Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

Prazos, Custos e Qualidade

A gesto das questes relativas a prazos, custos e qualidade determinante para o sucesso do projecto. Uma parte significativa dos objectivos do projecto liga-se normalmente com o cumprimento de prazos, respeitando um oramento aprovado e satisfazendo a especificao eestabelecida para o produto ou servio objecto do projecto. Gerir correctamente estas vertentes por isso essencial tendo presente que o processo de gesto iterativo, vai sofrendo modificaes e adaptaes face marcha do projecto e implica uma escolha permanente entre opes de conflito que requerem a adopo de compromissos equilibrados por parte da gesto. Vamos passar de forma muito resumida os tpicos que sobre estas reas de conhecimento o PMBOK Guide 2004 considera

1. Gesto dos Prazos (Time Management)

A gesto dos prazos centra-se nos processos conducentes ao cumprimento dos prazos associados ao projecto e suas actividades. Compreende os seguintes processos: Definio das Actividades Sequenciao das Actividades Estimao dos Recursos para as Actividades Estimao da Durao das Actividades Desenvolvimento do Plano de Actividades Controlo do Plano de Actividades Vamos, nas pginas seguintes, sumariamente referir as entradas, sadas e ferramentas e tcnicas associadas a cada um destes processos.
____________________________________________________________________________________________________________ 2008 1/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

Definio das Actividades

Trata-se de identificar e documentar o trabalho planeado, identificando as entregas ao nvel mais baixo da WBS, designado por pacote de trabalho. Estes pacotes de trabalho so planeados em componentes, constituindo o plano de actividades que permite uma base para a estimativa, planeamento, execuo e controlo do trabalho do projecto, com vista a serem atingidos os objectivos fixados. As entradas, ferramentas e sadas inerentes Definio de Actividades so:
Entradas Factores Ambientais da empresa Experincia organizacional em projectos Descrio do mbito WBS Dicionrio WBS Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Tcnicas de Decomposio Templates Planeamento interactivo Avaliao especializada Sadas Lista de Actividades Atributos das Actividades Lista de milestones Pedido de Alteraes

Sequenciao das Actividades

Este processo visa a identificao e documentao das relaes lgicas entre as actividades, como relaes de precedncia, sobreposies possveis entre actividades e tempos interactividades a respeitar, que nomeadamente permitam planeamento posterior mais realista. Pode ser executada manualmente ou suportada por software adequado. As entradas, ferramentas e sadas inerentes Sequenciao de Actividades so:

Entradas Descrio do mbito Lista de Actividades Atributos das Actividades Lista de milestones Pedidos de Alteraes aprovados

Ferramentas e Tcnicas Mtodo de nodos-actividades Mtodo de setas-actividades Templates de redes Determinao de dependncias Aplicao de sobreposies e folgas

Sadas Diagramas de rede do projecto Pedidos de alteraes Lista de actividades (actualizaes) Atributos das Actividades (actualizaes) Pedidos de alteraes

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 2/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

Estimao dos Recursos para as Actividades

A estimao dos recursos necessrios execuo das actividades envove a avaliao dos tipos de recursos materiais, pessoas, equipamentos necessrios e as quantidades respectivas para a execuo de cada actividade. um processo em estreita coordenao com a Estimao de Custos As entradas, ferramentas e sadas inerentes Estimao de Recursos so:
Entradas Factores Ambientais da empresa Experincia organizacional em projectos Lista de Actividades Atributos das Actividades Disponibilidade dos Recursos Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Avaliao especializada Anlise de alternativas Dados ligados com taxas de utilizao de reursos Software de apoio gesto de projectos Avaliao bottom-up

Sadas Necessidades em recursos para as actividades Atributos das actividades (actualizaes) Estrutura de recursos Calendrio de recursos (actualizaes) Pedidos de alteraes

Estimao da Durao das Actividades

A estimao da durao das actividades usa informao da gesto do mbito (compreenso do trabalho inerente actividade), recursos envolvidos e quantidades e disponibilidade desses recursos. um processo afinvel ao longo do tempo, medida que que os dados e conhecimento das actividades se vo tornando mais precisos. As entradas, ferramentas e sadas inerentes Estimao da Durao das Actividades, so:
Entradas Factores Ambientais da empresa Experincia organizacional em projectos Descrio do mbito Lista de Actividades Atributos das Actividades Necessidades em recursos para as actividades Calendrio de recursos Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Avaliao especializada Estimativa por analogia Estimativa paramtrica Estimativa 3 pontos Reservas de contingncia Sadas Estimativas de durao das actividades Atributos das actividades (actualizaes)

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 3/11

Desenvolvimento do Plano de Actividades

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

um processo iterativo que determina as datas de incio e fim das actividades do projecto. Este processo pode implicar que a durao das actividades seja revista, bem como a utilizao planeada de recursos com vista ao ajustamento duma linha base que permita o seguimento do projecto. O processo mantem-se activo enquanto o trabalho vai progredindo e dele resultam as actualizaes decorrentes em termos do plano de gesto, necessidades em recursos e calendarizaes. As entradas, ferramentas e sadas inerentes ao Desenvolvimento do Plano de Actividades so:
Entradas Experincia organizacional em projectos Descrio do mbito Lista de Actividades Atributos das Actividades Diagramas de rede do projecto Necessidades em recursos para as actividades Calendrio de recursos Estimativas de durao das actividades Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Anlise de diagramas de rede Metodologias anlise caminho e cadeia crticos Tcnicas de compresso do plano Anlises what-if Nivelamento de recursos Software de gesto de Projectos Calendarizao Ajustamento de folgas e sobreposies Modelao de planos Sadas Plano do Projecto (Diagrama de rede, Gantt, diagrama de barras, diagrama de marcos) Modelo de dados do plano Linha base do plano Necessidades em recursos (actualizaes) Atributos das Actividades (actualizaes) Calendrio do Projecto (actualizaes) Pedidos de alteraes Plano de Gesto (actualizaes)

Controlo do Plano de Actividades

Este processo respeita s questes de determinao do estado do plano do projecto e sua execuo, da gesto das mudanas que ocorrem no plano e sua actualizao e da influncia sobre os factores que criam alteraes no plano. um sub-processo do processo de Controlo Integrado das Alteraes. As entradas, ferramentas e sadas inerentes ao Desenvolvimento do Plano de Actividades so:
Entradas Plano de Gesto Linha base do plano Relatrios de execuo Pedidos de alteraes aprovados Ferramentas e Tcnicas Relatrios de Progresso Controlo de alteraes Medidas de execuo Software de gesto de Projectos Anlise de varincia Critrios comparao de diagramas Sadas Modelo de dados do plano(actualizaes) Linha base do plano (actualizaes) Medidas de execuo Pedidos de alteraes Aces correctivas recomendadas Experincia organizacional em projectos (actualizaes) Lista de actividades (actualizaes) Atributos das Actividades (actualizaes) Plano de Gesto (actualizaes)

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 4/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

Nesta sntese descritiva que fizemos da Gesto dos Prazos no abordamos questes que, embora referidas nos quadros entradas/sadas apresentados dos processos, mereceriam um tratamento mais cuidado:

Algumas notas sobre a Gesto dos Prazos

A questo da avaliao da durao das actividades e da quantidade dos recursos utilizados configura um trade-off complexo; quase sempre podemos reduzir duraes aumentando as taxas de recursos usados, mas teremos seguramente reflexos em custos. A compresso do caminho crtico pode, em muitos casos, ser particularmente importante ... outros caminhos crticos podem surgir ... tudo isto para dizer que, em determinadas situaes de maior responsabilidade/valor/complexidade, pode justificar-se o recurso a modelao matemtica para procurar optimizar o problema a resolver. Os recursos so utilizveis por mltiplas actividades. Para cada recurso resulta um plano de cargas somatrio dos tempos de utilizao requeridos por todas as actividades que usam o recurso. Alguns recursos so suficientemente flexveis para que a sua capacidade possa ser ajustada ao plano de cargas; para outros esta adaptao pode no ser possvel e necessrio examinar se podemos recorrer a recursos alternativos, adquirir/subcontratar novos recursos ou replanear o projecto aceitando diferimento de prazos ...

A estimao da durao das actividades, no pressuposto da disponibilidade dos recursos necessrios numa taxa pr-estabelecida, pode ser uma tarefa difcil para a qual h porm vrias tcnicas possveis, desde a experincia dos agentes de mtodos e cronometristas intervenientes aos mtodos de estimativa paramtrica e de sntese de tempos elementares. Referimos, pela simplicidade e por ser prtico em muitos casos, um mtodo associado tcnica PERT, o mtodo dos trs pontos: DE=(TO+4TM+TP)/6, em que DE a durao estimada, TO um tempo optimista, TP pessimista e TM um tempo razoavelmente provvel.

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 5/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

2. Gesto dos Custos

A gesto dos custos centra-se nos processos que respeitam estimao, oramentao e controlo dos custos por forma a que o projecto seja completado de acordo com o oramento aprovado. Compreende os seguintes processos: Estimao dos Custos Oramentao dos Custos Controlo dos Custos Vamos sumariamente referir as entradas, sadas e ferramentas e tcnicas associadas a cada um destes processos.

Estimao dos Custos

A estimao dos custos das actividades envolve o desenvolvimento duma aproximao aos custos dos recursos utilizados para a sua execuo, tendo em conta as causas de variao dos custos estimados, incluindo riscos. Estes custos estimados vo beneficiando de refinamentos ao longo do projecto em funo do maior detalhe que vai sendo conhecido, aumentando o seu grau de preciso. Todos os recursos usados devem ser tidos em conta pessoal, materiais, equipamentos, servios e outros meios usados, bem como categorias ou expresses especiais de custo (inflao ou um custo de contingncia). As entradas, ferramentas e sadas inerentes Estimao dos Custos so:
Entradas Factores Ambientais da empresa Experincia organizacional em projectos Descrio do mbito WBS Dicionrio WBS Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Estimativa por analogia Determinao das taxas de custos Estimativa top-down Estimativa paramtrica Software de gesto de Projectos Anlise de reserva Custos da qualidade

Sadas Custos estimados para as actividades Fundamentao detalhada do processo de estimao Pedidos de alteraes Plano de gesto dos custos (actualizaes)

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 6/11

Oramentao dos Custos

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

A oramentao dos custos consiste na agregao dos custos estimados para as actividades ou pacotes de trabalho com vista ao estabelecimento dum linha base de custos de acordo com uma estrutura adequada gesto e controlo da execuo do projecto. A descrio do mbito proporciona o oramento sumrio e este processo de oramentao produz as exigncias de detalhe requeridas. As entradas, ferramentas e sadas inerentes Oramentao dos Custos so:
Entradas Descrio do mbito WBS Dicionrio WBS Custos estimados para as actividades Fundamentao detalhada do processo de estimao Plano do Projecto Calendrio dos Recursos Contratos Plano de gesto dos custos Ferramentas e Tcnicas Tcnicas de agregao de custos Anlise de reserva Estimativa paramtrica Reconciliao de fundos

Sadas Linha base de custos Necessidades em fundos Plano de gesto dos custos (actualizaes) Pedidos de alteraes

A figura abaixo representada mostra o com+ortamento esperado entre custos acumulados (linha base de custos) o cash flow e as decorrentes necessidades em fundos

Valores acumulados

Linha base de custos

Necessidades em fundos

Cash flow esperado

Tempo

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 7/11

Controlo dos Custos

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

O Controlo dos Custos inclui:

Este processo de Controlo de Custos procura obter as causas das variaes de custos e parte do processo de Controlo Integrado de Alteraes. Por exemplo, respostas inadequadas s variaes de custos podem, mais tarde, causar problemas de qualidade ou prazos ou originar um nvel de risco inaceitvel no projecto.

Influenciar os factores que criam alteraes linha base de custos Assegurar que as alteraes pedidas foram acordadas Gerir as alteraes efectivas na medida em que ocorrem Assegurar que movimentos de fundos no excedem os limites autorizados Monitorizar e execuo dos custos para detectar e explicar variaes linha base de custos Registar o reflexo de todas as alteraes na linha base de custos Impedir a incluso de alteraes incorrectas ou no autorizadas Informar os stakeholders adequados das alteraes aprovadas Actuar no sentido de corrigir desvios de custos

As entradas, ferramentas e sadas inerentes ao Controlo dos Custos so:

Entradas Linha base de custos Necessidades em fundos Relatrios de execuo Informao da execuo do trabalho Pedidos de alteraes aprovados Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Sistema de controlo de alteraes de custos Anlise de medidas de execuo Tcnicas de Previses Revises de execuo Software de gesto de Projectos Gesto de varincia Sadas Custos estimados (actualizaes) Linha base de custos (actualizaes) Medidas de execuo Previses para o resto da execuo Pedidos de alteraes Aces correctivas recomendadas Experincia organizacional em projectos (actualizaes) Plano de Gesto (actualizaes)

As tcnicas de medio da execuo e desempenho ajudam a avaliar os desvios que invariavelmente ocorrem e a sua grandeza. Vamos referir a tcnica do valor criado ou valor ganho earned value muito til para o controlo de custos e de progresso num projecto.

A utilizao desta tcnica no quadro de controlo dum projecto (ou parte) num dado instante t, envolve a utilizao dos conceitos do custo planeado, do custo efectivo e do prprio valor ganho para esse instante. Vamos analisar cada um destes conceitos e relaes sobre eles construdas.

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 8/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

Valores acumulados

OT Oramento total CE Custo planeado

CP

Custo efectivo VG

Valor ganho t Tempo

O custo planeado o comportamento do custo oramentado para o projecto ao longo do tempo; CP o custo planeado pata o instante t, que supomos ser o instante da anlise. O custo efectivo o comportamento do custo que, de facto ocorreu na execuo do projecto ao longo do tempo; CE o custo efectivo pata o instante t. O valor ganho no instante t o custo planeado para o estado efectivo de progresso do projecto no instante t. Para cada instante do perodo anterior a t houve tambm lugar ao conceito descrito, expresso pela curva figurada do valor ganho. Podemos ento definir em t:

E tambm os ndices respectivos de execuo de custo IC=VG/CE e de execuo do plano IP=VG/CP. Em termos de previso podemos falar em custos estimados para completar o projecto:

Desvio de Custo: VG-CE que corresponde diferena do valor do custo planeado para o estado de progresso efectiva do projecto em t e o custo efectivo aplicado at t; Desvio de Plano: VG-CP que corresponde diferena do valor do custo planeado para o estado de progresso efectiva do projecto em t e o custo planeado para t;

Se no ocorrerem desvios na parte remanescente do projecto, isto OT-VG; Se se mantiver o nvel de desvios constatados em t, isto (OT-VG)/IC ou Com pressupostos semelhantes calcular valores para oramento total corrigido.

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 9/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

3. Gesto da Qualidade

Os processos de Gesto da Qualidade incluem todas as actividades que determinam as polticas, objectivos e responsabilidades da qualidade por forma a que o projecto satisfaa todos os requisitos que lhe foram estabelecidos. Compreendem os seguintes trs processos: Planeamento da Qualidade Garantia da Qualidade Controlo da Qualidade

A gesto da qualidade visa gesto do projecto e do produto ou servio do projecto.

Vamos sumariamente referir as entradas, sadas e ferramentas e tcnicas associadas a cada um destes processos. Planeamento da Qualidade

Envolve a identificao dos standards de qualidade que so relevantes para o projecto e a forma de os satisfazer. um processo chave do grupo de Planeamento, que se mantem ao longo da execuo do projecto e processado em paralelo e ligao com os restantes processos do grupo planeamento. P. ex. as alteraes necessrias no produto para satisfao dos standards de qualidade podem requerer ajustamentos de custos ou prazos ou reviso da anlise de riscos. As entradas, ferramentas e sadas inerentes ao Planeamento da Qualidade so:
Entradas Factores Ambientais da empresa Experincia organizacional em projectos Descrio do mbito Plano de Gesto Ferramentas e Tcnicas Anlise custos-benefcios Benchmarking Projecto de experincias Custos da Qualidade Ferramentas de Planeamento

Sadas Plano de Gesto da Qualidade Mtricas da Qualidade Listas de Verificao Plano de melhoria Linha base da qualidade Plano de Gesto (actualizaes)

Garantia da Qualidade

A garantia da qualidade a aplicao sistemtica das actividades da qualidade planeadas que asseguram que o projecto usa todos os processos necessrios satisfao dos requisitos. As entradas, ferramentas e sadas inerentes realizao da Garantia da Qualidade so:

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 10/11

Sntese recolhida e adaptada de PMBOK Guide, 2004 ______________________________________________________________________________________ Entradas Plano de Gesto da Qualidade Mtricas da Qualidade Plano de melhoria Informao execuo do trabalho Pedidos de alteraes aprovados Resultados do controlo da qualidade Pedidos de alteraes implementados Aces correctivas implementadas Correces de defeitos implementadas Aces preventivas implementadas Ferramentas e Tcnicas Tcnicas de planeamento da qualidade Auditorias da qualidade Anlise de Processos Tcnicas e ferramentas de controlo da qualidade Sadas Pedidos de alteraes

Gesto de Projectos

5. Prazos, Custos e Qualidade

Aces correctivas recomendadas Experincia organizacional em projectos (actualizaes) Plano de Gesto (actualizaes)

Controlo da Qualidade

O controlo da qualidade compreende a monitorizao de resultados especficos do projecto para determinar se satisfazem os standards de qualidade relevantes e a identificao de medidas para eliminar causas de resultados insatisfatrios. Os standards de qualidade respeitam aos processos do projecto e objectivos do produto/servio do projecto. Os resultados do projecto incluem as entregas e os resultados da gesto como comportamento dos custos e prazos. As entradas, ferramentas e sadas inerentes realizao da Garantia da Qualidade so:
Entradas Plano de Gesto da Qualidade Mtricas da Qualidade Listas de Verificao Experincia organizacional em projectos Informao execuo do trabalho Pedidos de alteraes aprovados Entregas Ferramentas e Tcnicas Diagramas Causa-Efeito Cartas de controlo Diagramas de fluxos Histogramas Anlise de Pareto Cartas de Ocorrncias Tcnicas de Correlao Amostragem Inspeco Reviso de correces

Sadas Resultados do controlo da qualidade Correces de defeitos validadas Linha base da qualidade (actualizaes) Acces correctivas recomendadas Acces preventivas recomendadas Pedidos de alteraes Correces de defeitos recomendadas Experincia organizacional em projectos (actualizaes) Entregas validadas Plano de Gesto (actualizaes)

____________________________________________________________________________________________________________ 2008 11/11