Le système de gestion de la qualité doit englober la structure organisationnelle,
les procédures, les processus et les ressources, ainsi que les activités nécessaires pour garantir que le produit livré conserve sa qualité et son intégrité et reste dans la chaîne d'approvisionnement légale pendant le stockage et/ou le transport. Le système de qualité doit être entièrement documenté et son efficacité doit être contrôlée. Toutes les activités liées au système qualité doivent être définies et documentées. Un manuel de qualité ou une approche documentaire équivalente doit être établi. Une personne responsable doit être désignée par la direction, qui doit avoir une autorité et une responsabilité clairement définies pour garantir la mise en œuvre et le maintien d'un système de qualité. La direction du distributeur doit s'assurer que toutes les parties du système de qualité sont dotées d'un personnel compétent, de locaux, d'équipements et d'installations appropriés et suffisants. La taille, la structure et la complexité des activités du distributeur doivent être prises en considération lors du développement ou de la modification du système de qualité. Un système de contrôle des changements doit être mis en place. Ce système doit intégrer les principes de gestion des risques de qualité, et être proportionné et efficace.