Projets Si Fiche Produit

Assistance aux 7 cls de succs dun projet Systme dInformation
Fiche produit
Parc dEntreprises Val dEurope 4 bd Michael Faraday 77716 Marne la Valle Cedex 4 Numro SIREN: 480 726 835 Tl : 01.60.42.87.89 Fax : 01.60.42.87.80 Mail : contact@alby-conseil.com
Assistance aux 7 cls de succs dun projet SI
Contexte & Objectifs Depuis lapparition des systmes automatiss, linteraction homme / machine est devenu un sujet de proccupation important dans les entreprises. Au fil du temps, la composante Systme dInformation est devenue un axe majeur de la performance dune entreprise. Pour faire face aux contingences mtier mais galement lvolution des technologies, lentreprise doit constamment faire voluer ses Systmes dInformation, quil sagisse des systmes de production ou des systmes support, tels les systmes comptables, achats, ressources humaines, Pour grer cette volution, le chef dentreprise est confront la notion de projet, qui obit des caractristiques et des modes de fonctionnement propres. Dans une PME-PMI, un projet mal conu, mal pilot, mal expliqu peut avoir des consquences dramatiques. Nous avons identifi sept cls de succs dun projet quil convient dadresser. Notre exprience dans le pilotage de projets dentreprise nous a permis de mettre au point trois niveaux de prestation pour chacune de ces cls, afin daider les patrons de PME-PMI russir leur projet de rnovation ou dextension de leur Systme dInformation. Prsentation des 7 cls de succs dun projet Systme dInformation Les 7 cls de russite dun projet Systme dInformation sont prsentes dans le schma cidessous. Vous observerez que ces 7 cls ne sont pas uniformment rparties sur la dure de vie du projet. Elles correspondent aux sujets que, vous, chef dentreprise, devez traiter, dans lintrt de laboutissement attendu du projet et de la manifestation concrte des rsultats auprs de vos quipes. Chacune dentre elles fait lobjet dun module qui se dcline en un, deux ou trois niveaux de prestations en fonction de son ampleur. Il vous est possible de nous consulter pour un ou plusieurs modules, chacun dentre eux au niveau de prestation que vous souhaitez.
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Contenu, dmarche et livrables Chaque module identifi est dcrit dans un tableau travers les informations suivantes : - la liste des activits raliser, - ses facteurs cl de succs, - pour chaque niveau de prestation concern : o la nature de lassistance que nous vous fournissons, o la liste des livrables associs.
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Module 1 - DECIDER
Le projet est-il opportun compte tenu des besoins et des rsultats attendus ?
Commentaires Facteurs cl de succs Cette formalisation, rarement effectue, permet de
clarifier le sujet. Les rsultats sentendent en termes qualitatifs et quantitatifs (base de calcul du ROI).
Activits Exprimer le besoin et identifier les

rsultats attendus
Nature assistance Livrables Rencontre dirigeant

Compte rendu entretien besoins
Nature assistance Livrables
Mettre en perspective le besoin et

les rsultats au regard de la stratgie de lentreprise
Cette activit suppose la formalisation pralable de la

stratgie de lentreprise. Il sagit alors, en lui superposant le rsultat de lactivit prcdente, de vrifier si le projet se situe sur la trajectoire stratgique.
Rencontre dirigeant
Compte rendu entretien opportunit
Sans objet
Sans objet
Identifier les pistes de rponse

aux besoins
Le projet peut prendre plusieurs formes. Il peut

galement ne pas tre opportun, auquel cas dautres voies de rponse aux besoins seront identifies.
Rencontre acteurs mtier et SI

concerns (maximum 5) Comptes rendus entretiens mtier et SI
Dcider de la suite donner
La dcision sopre sur la base dun dossier de choix

rcapitulant les points prcdents.
Rdaction dossier de dcision

Dossier de dcision
Prsentation dossier au dirigeant

Synthse (support de prsentation)
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Module 2 - CHOISIR
Quelle est la solution la mieux adapte mes objectifs ?
Commentaires Facteurs cl de succs La liste doit tre exhaustive et mettre en vidence les
particularits de fonctionnement dans lentreprise.
Activits Exprimer les fonctionnalits

couvrir
Nature assistance Livrables Rencontre acteurs mtier (4 max)

Compte rendu entretiens
Identifier les contraintes

techniques
Envisage-t-on une externalisation ? Sous quelles

conditions ? Si lexploitation est envisage dans lentreprise, quelles sont les limitations humaines et techniques ?
Rencontre acteurs SI (2 max)

Compte rendu entretiens
Examiner les solutions internes

lentreprise
Mme si cette voie est de plus en plus rare, il ne faut

pas les oublier si elles existent.
Rencontre responsables solutions

(2 max) Compte rendu entretiens
Consulter les diteurs
La consultation sera effectue au moyen dun dossier

de consultation complt ventuellement par des sances de dmonstration des produits
Consolidation dossier consultation

Dossier de consultation consolid
Consolidation dossier consultation

Dossier de consultation consolid Organisation dmos produit (3 max) Ordre du jour et compte rendu
Prparation dossier consultation

Dossier de consultation
Organisation dmos produit (4

max) Ordre du jour et compte rendu
Analyser les propositions
La cl de succs de cette analyse est une grille

dvaluation prenant en compte lensemble des critres de choix (obligatoires, non obligatoires mais ncessitant une voie de contournement, facultatifs).
Consolidation analyse effectue

Grille danalyse consolide
Analyse des propositions

Grille danalyse valorise
Analyse des propositions

Grille danalyse valorise
Choisir la solution

rsumant les points importants de lanalyse.

Dossier de dcision Prsentation dossier au dirigeant Synthse (support prsentation)

Rdaction dossier de dcision Prsentation dossier au dirigeant

Synthse (support prsentation) Dossier de dcision
Contractualiser avec lditeur
Le contrat doit contenir de manire explicite les

engagements de lditeur en matire dassistance au projet de mise en place, de formation et de hot line.
Consolidation du contrat
Contrat consolid
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Module 3 - CONTRACTUALISER
Quel engagement pour mes prestataires ? Quelle implication pour mes quipes ?
Commentaires Facteurs cl de succs Cette prparation vise dlimiter le primtre de la
consultation, dresser la liste des socits candidates, identifier leffort supportable par les quipes internes et dfinir un budget.
Activits Prparer la consultation
Nature assistance Livrables Information du dirigeant et de son

charg de mission Support dinformation la gestion de la consultation
Nature assistance Livrables Rencontre du dirigeant et de son

charg de mission Note de prsentation (primtre, socits, effort interne, budget)
Nature assistance Livrables Rencontre du dirigeant et de son

charg de mission Note de prsentation (primtre, socits, effort interne, budget)
Rdiger lappel doffre
Lappel doffre doit bien spcifier lensemble des

composantes du projet, expliciter les attendus vis-vis du prestataire et proposer un modle de rponse. La qualit de lappel doffre est un lment dterminant de la russite de la prestation.
Consolidation appel doffres

Appel doffre consolide
Information sur le contenu de

lappel doffres Modle appel doffres comment Consolidation appel doffres Appel doffres consolid
Rdaction de lappel doffre

Appel doffre pour validation
Grer le processus administratif

de la consultation
Il sagit ici de prendre en charge la fabrication des

supports constitutifs de lappel doffres, leur expdition et lorganisation du processus de questions / rponses durant la rflexion des socits candidates.
Analyser les propositions
La cl de succs de cette analyse est une grille

dvaluation prenant en compte lensemble des critres de choix (obligatoires, non obligatoires mais ncessitant une voie de contournement, facultatifs). Cest au cours de cette tape que seront organiss des oraux de prsentation des propositions par les socits candidates. rsumant les points importants de lanalyse.

Grille danalyse consolide

Grille danalyse consolide Gestion des oraux (3 max) Ordre du jour et compte rendu des oraux
Analyse propositions
Grille danalyse complte
Gestion des oraux (4 max)

Ordre du jour et compte rendu des oraux
Choisir le prestataire


Dossier de dcision Prsentation dossier au dirigeant Synthse (support prsentation) contrat Support dinformation Consolidation contrat Contrat consolid
Rdaction dossier de dcision Prsentation dossier au dirigeant

Synthse (support prsentation) Dossier de dcision
Contractualiser avec la socit de

services
Le contrat doit tre le plus prcis possible en ce qui

concerne le partage des responsabilits, la description des livrables et les modalits de pilotage de la prestation.
Information sur le contenu du
Rdaction contrat
Contrat pour validation
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Module 4 - LANCER
Quelle organisation pour le projet ? Comment lamorcer ?
Commentaires Facteurs cl de succs Ces chantiers couvrent tout le cycle de vie du projet,
depuis les tudes initiales jusqu latteinte du rgime de croisire des utilisateurs avec le nouveau systme. Ils concernent la fois les aspects mtier et les aspects purement informatiques.
Activits Dfinir les chantiers constituant le

projet
Nature assistance Livrables Commenter le dcoupage

standard au CDP et identifier les amnagements ncessaires Liste chantiers standard commente

standard au CDP et effectuer les amnagements ncessaires Liste chantiers projet

standard au CDP, effectuer les amnagements ncessaires et rdiger les fiches de description dtaille des chantiers Liste chantiers projet et fiches chantiers
Planifier le projet
Le premier exercice consiste enchaner logiquement

les chantiers sur un calendrier, ce qui permettra didentifier les dates cl, et notamment celle de dmarrage du nouveau systme. Il sagira ensuite de rpartir la charge prvisionnelle sur ce planning, en la ventilant par types de profils.
Informer le CDP des principes de

planification Modle de planning comment

planification et effectuer la planification calendaire Planning calendaire du projet

planification, effectuer la planification calendaire et la rpartition des charges Planning valoris du projet
Structurer le projet (nominations,

instances)
Chaque chantier devra avoir un responsable nomm,

charge lui ensuite dorganiser celui-ci. Les principales instances spcifier sont la runion davancement du projet (instance oprationnelle) et le comit de pilotage (instance dcisionnelle).
Echanger avec le CDP sur la

pertinence des nominations prvues et lui commenter les instances standard Compte rendu structuration projet
Assister le CDP pour effectuer les

nominations et rdiger les fiches instances du projet Compte rendu nominations et fiches instances projet
Assister le CDP pour effectuer les

nominations, prparer les entretiens et rdiger les fiches instances du projet Compte rendu nominations et fiches instances projet
Grer laction de communication

initiale lentreprise
Cette communication doit couvrir le pourquoi du

projet, ses principes directeurs (rgles intangibles auxquelles toute dcision doit se rfrer), son planning et sa structuration.
Commenter le support de
communication standard au CDP et identifier les amnagements ncessaires Support de communication standard comment
communication standard au CDP et effectuer les amnagements ncessaires Support communication initiale projet
communication standard au CDP et effectuer les amnagements ncessaires Support communication initiale projet
Effectuer la runion de lancement
Il sagit du premier comit de pilotage projet au cours

duquel le planning et la structure sont prsents en dtail aux responsables de chantier et o les premiers chantiers sont officiellement dmarrs.
Prparer l'ordre du jour et animer

la runion de lancement Ordre du jour runion lancement
Prparer l'ordre du jour, animer la

runion de lancement et rdiger le compte rendu Ordre du jour et compte rendu runion lancement
Prparer l'ordre du jour, assister

les premiers responsables de chantier lancer leur chantier, animer la runion de lancement et rdiger le compte rendu Ordre du jour et compte rendu runion de lancement
Lgende : CDP = Chef de Projet, nomm par le dirigeant de lentreprise pour conduire le projet.
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Module 5 - PILOTER
Comment mesurer lavancement ? Comment identifier et traiter les points durs ?
Commentaires Facteurs cl de succs Les informations doivent pouvoir tre collectes
facilement avec les moyens dont dispose lentreprise ou en adaptant ces moyens de faon lgre.
Activits Dfinir les indicateurs du projet et

mettre en place les outils de collecte
Nature assistance Livrables Prsenter les outils de pilotage

standard au CDP et les amnager Tableaux de bord adapts

standard au CDP, les amnager et dcrire le circuit de collecte des informations Tableaux de bord adapts et note "circuit de collecte"

standard au CDP, les amnager et dcrire le circuit de collecte des informations Tableaux de bord adapts et note "circuit de collecte"
Collecter les informations de

pilotage, constituer et analyser les tableaux de bord
Les indicateurs sont prsents sur des tableaux de

bord faciles constituer et adapts aux diffrentes problmatiques de pilotage.
Ajuster avec le CDP le

fonctionnement du reporting (4 itrations) Fiche dentretien
Assister le CDP dans la mise en

place du processus Processus oprationnel
Organiser les instances du projet
Il existe principalement 3 types dinstance : la

coordination oprationnelle du projet, le pilotage des prestations et le pilotage du projet.
Prsenter les outils de gestion

type de ces runions au CDP et les amnager ODJ et CR type adapts


Raliser les runions de

coordination projet
Participants : CDP et responsables de chantiers. Objectif : traiter les points oprationnels permettant de Participants : CDP et responsables oprationnels et
commerciaux des socits prestataires. Objectif : mesurer lavancement des prestations au regard du projet et des contrats de prestations. Priodicit : mensuelle ou trimestrielle. garantir le respect du contenu, du dlai et du budget. Priodicit : hebdomadaire ou bi mensuelle.

fonctionnement des runions de coordination projet (4 max) Fiche dentretien
Assister le CDP dans la gestion

de 4 runions ODJ et CR runions
Raliser les runions de pilotage

des prestations

fonctionnement des runions de pilotage des prestations (2 max) Fiches dentretien

Raliser les comits de pilotage

projet
Participants : CDP et le dirigeant de lentreprise. Objectif : informer de lavancement du projet et de

traiter les dcisions relatives aux volutions de contenu, de dlai ou de budget. Priodicit : mensuelle ou bimestrielle.

fonctionnement des comits de pilotage projet (2 max) Fiches dentretien

Lgende : CDP = Chef de Projet, nomm par le dirigeant de lentreprise pour conduire le projet / ODJ = Ordre du Jour / CR = Compte Rendu
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Module 6 - MOTIVER
Comment assurer et maintenir la mobilisation des mes quipes ?
Commentaires Facteurs cl de succs La communication adresse les acteurs du projet mais
galement lensemble de lentreprise. Elle doit tre effectue aux moments cl du projet.
Activits Dfinir le plan de communication

du projet
Nature assistance Livrables Dfinir avec le CDP les fentres

de communication et le contenu des actions Planning de communication

de communication et le contenu des actions Planning de communication

de communication et le contenu dtaill des actions Planning de communication et fiches actions
Drouler le plan de
communication du projet
Les actions de communication sont orientes sur le

contenu du projet, son avancement et la prsentation des actions venir court terme.
communication standard au CDP et effectuer les ajustements ncessaires Support de communication type ajust

de 4 actions de communication sur le projet Supports de communication, ordre du jour et compte rendu

de 4 actions de communication sur le projet Supports de communication, ordre du jour et compte rendu
Organiser la participation des

utilisateurs la phase de spcifications
Il sagit de formaliser les connaissances des

utilisateurs cl au bon moment et sans trop les perturber dans leur quotidien.
Dfinir avec le CDP les modalits

de la participation des utilisateurs aux spcifications Modle dossier de spcifications et planning

de la participation des utilisateurs aux spcifications Modle dossier de spcifications et planning

de la participation des utilisateurs aux spcifications, lancer et clturer la phase de spcifications Modle dossier de spcifications, planning, support lancement et clture
Organiser la participation des

utilisateurs la phase de recette
La recette doit permettre de valider la solution au

regard des spcifications. Son organisation doit tre la plus dtaille possible de manire conomiser le temps de prsence des utilisateurs.

de la participation des utilisateurs la recette Modle dossier de recette et planning

de la participation des utilisateurs la recette Modle dossier de recette et planning

de la participation des utilisateurs la recette et l'assister dans la communication auprs des utilisateurs concerns Modle dossier de recette, planning et support de communication
Piloter les utilisateurs durant la

phase de recette
Ce pilotage est fondamental pour permettre

lidentification des vraies anomalies et non des dtails de fonctionnement et pour viter que les utilisateurs, au contact dune solution non encore oprationnelle, ne vhiculent auprs de leurs collgues des messages inappropris.
Organiser avec le CDP le

lancement de la phase de recette Support de lancement
Assister le CDP dans le

lancement et la clture de la phase de recette Support de lancement et PV de recette
Assister le CDP dans le

lancement de la phase, le pilotage des utilisateurs et la clture de la phase Support lancement, base anomalies et PV recette
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Module 7 - DEMARRER
Comment sassurer des conditions de dmarrage ? Comment arriver rapidement au rgime de croisire ?
Commentaires Facteurs cl de succs Il sagit ici de savoir si la mise en route la date
prvue est scurise compte tenu de lavancement rel du projet, sur toutes ses composantes (fonctionnelles, techniques, humaines).
Activits Vrifier la compatibilit entre

lavancement du projet et la date de dmarrage prvue
Nature assistance Livrables Analyser les lments de pilotage

et effectuer le diagnostic Rapport de diagnostic et plan dactions
Nature assistance Livrables Analyser les lments de pilotage

et effectuer le diagnostic Rapport de diagnostic et plan dactions
Nature assistance Livrables Analyser les lments de pilotage,

effectuer le diagnostic et suivre avec le CDP le plan d'actions correctives Rapport de diagnostic et plan d'actions jour
Vrifier la prparation des quipes

dexploitation
Exploitation en interne : le matriel doit tre install,

les quipes formes et organises. Exploitation distance : le rseau doit tre prt faire transiter les donnes et le contrat dinfogrance sign.
Passer les actions standard en

revue et effectuer le diagnostic Rapport de diagnostic et plan dactions


revue, effectuer le diagnostic et suivre avec le CDP le plan d'actions correctives Rapport de diagnostic et plan d'actions jour
Vrifier la prparation des

utilisateurs
Cette prparation concerne surtout la formation des

diffrentes populations dutilisateurs au nouveau systme mais les aspects lis la logistique doivent galement tre pris en compte (matriel, locaux).



revue, effectuer le diagnostic et participer au plan d'actions correctives Rapport de diagnostic, plan d'actions jour et supports ncessaires
Grer les oprations de

bascule
Il sagit ici de rdiger et de drouler le script dtaill

de lensemble des oprations lmentaires permettant de passer de lancien systme au nouveau systme.
Prsenter au CDP les lments

relatifs au plan de bascule et l'organisation de la bascule Plan de bascule et note organisation standards
Initialiser le plan de bascule et

organiser la bascule avec le CDP Plan de bascule, note organisation bascule et support lancement
Initialiser le plan de bascule,

organiser la bascule et suivre son droulement avec le CDP Plan de bascule, note organisation bascule, support lancement et note de suivi
Grer la priode de post

dmarrage
Cette priode (qui ne doit pas excder 3 mois) doit

faire lobjet dun suivi particulier pour faire face tout problme humain, fonctionnel ou technique. Elle se termine lorsque le suivi entre dans les processus standard de lentreprise. Le rgime de croisire est alors atteint avec le nouveau systme.
Prsenter au CDP les modalits

d'organisation de la phase de post dmarrage Note d'organisation standard commente
Organiser la phase de post

dmarrage avec le CDP, la lancer et assister au suivi au cours du premier mois Note organisation post dmarrage, support lancement et fiches entretien
Organiser la phase de post

dmarrage avec le CDP, la lancer et effectuer le suivi lors des deux premiers mois Note d'organisation post dmarrage, support lancement et fiches entretien
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Planning Le planning de nos prestations est tudi en fonction du planning de votre projet, dans lequel il sintgre.
Budget & Modalits de paiement Quel que soit le module choisi, le budget standard pour nos trois niveaux de prestations est le suivant : Prestation Prestation Prestation 4.000 euros HT 8.000 euros HT 16.000 euros HT
Il sagit dun budget au forfait rparti en fonction du planning de la prestation. Ce budget sentend hors frais de subsistance et de sjour en dehors de la rgion parisienne, qui seront rembourss sur la base des justificatifs de paiement.
Pour un projet donn, chaque prestation ralise vous permet de capitaliser le nombre dtoiles correspondant la mission commande. Sur cette base, nous appliquons un barme de rductions commerciales calcul selon le tableau suivant : Nombre acquises Entre 3 et 5 Entre 6 et 8 Entre 9 et 11 12 et plus Rabais sur prestation suivante 5% 10% 15% 20%
Un entretien pralable nous permettra de transformer cette fiche produit en proposition commerciale, partir du (des) module(s) qui vous intresse(nt). Nous pourrons cette occasion ajuster le contenu et le budget afin de prendre en compte vos besoins spcifiques.
Fiche produit
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Activits Exprimer le besoin et identifier les

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Mettre en perspective le besoin et

Cette activit suppose la formalisation pralable de la

Identifier les pistes de rponse

Le projet peut prendre plusieurs formes. Il peut

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Identifier les contraintes

Envisage-t-on une externalisation ? Sous quelles

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Mme si cette voie est de plus en plus rare, il ne faut

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Analyse des propositions

Analyse des propositions

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Rdaction dossier de dcision

Rdaction dossier de dcision Prsentation dossier au dirigeant

Contractualiser avec lditeur

Le contrat doit contenir de manire explicite les

Assistance aux 7 cls de succs dun projet SI

Activits Prparer la consultation

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Nature assistance Livrables Rencontre du dirigeant et de son

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Rdiger lappel doffre

Lappel doffre doit bien spcifier lensemble des

Consolidation appel doffres

Information sur le contenu de

Rdaction de lappel doffre

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