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INSTRUCCIONES GENERALES. 1. 2. 3. 4. 5. 6. El trabajo deber contener mnimo 15 mximo 40 hojas. Hojas tamao carta con normas icontec.

Letra arial 12 espacio sencillo. Nmero mximo de integrantes por grupo 2. Fecha unica de entrega MAYO 5 DE 2011. El trabajo deber tener contenidos de legislacin nacional, doctrina y jurisprudencia. 7. Debe evitarse al mximo la transcripcin de documentos y pginas de internet. 8. Debe indicarse en citas o documento aparte la bibliografa utilizada.

MEDIO DE PRUEBA: EL DOCUMENTO 1. CONCEPTO La palabra documento tiene diferentes acepciones, ya sea como objeto o instrumento. Como medio probatorio se denomina documento a todo objeto representativo del sentimiento o del pensamiento, como el jeroglfico, los planos, los mojones, los escritos, las huellas, los datos, el documento electrnico, en los que un objeto permite advertir que este se ha constituido en registro de un hecho natural o humano. En fin, documento es la materializacin de un pensamiento mediante signos exteriores corrientes o convenidos 1 El artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil 2 (CPC), dispone: Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares Segn la Ley 906/20043 en su artculo 424, se entiende por documento los textos manuscritos, mecanografiados o impresos; las grabaciones magnetofnicas, los discos de todas las especies que contengan grabaciones; las grabaciones
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Rosenberg, Tratado I. Cdigo de Procedimiento Civil, Editorial Leyer 3 http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2004/ley_09060_204a.html

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fonpticas o videos, las pelculas cinematogrficas; las grabaciones computacionales, los mensajes de datos, el telex, telefax y similares; las fotografas; las radiografas, las ecografas, las tomografas, los electroencefalogramas y cualquier otro objeto similar o anlogo a los anteriores.

2. FUNCIN JURDICA Teniendo en cuenta la finalidad que con l se persigue, el documento desempea dos funciones distintas: a. Una de carcter extraprocesal; de naturaleza sustancial y solemne. b. Otra de carcter procesal y probatorio. Cuando se incorpora a un proceso para la demostracin de un hecho (porque ese medio lo exija la ley sustancial para la existencia del acto o contrato, o simplemente con un criterio ad probationem). Es bien sabido que un documento es solemne cuando, para la existencia de determinado acto material, la ley impone que se celebre por medio de un documento especfico, verbigracia, la escritura pblica para la venta de bienes inmuebles, Es simplemente probatorio cuando la ley as lo exige en una especie de tarifa, o cuando se constituye un objeto permanente de representacin como medida de seguridad o por cualquier otro motivo. 3. REQUISITOS Requisitos para la existencia jurdica del documento Son requisitos necesarios para que exista jurdicamente un documento, entendido como medio de prueba judicial, los siguientes: a. Que se trate de una cosa o un objeto, con aptitud representativa, formado mediante un acto humano. No hace falta que se tenga la intencin de pre constituir una prueba, ni que sea declarativo (lo ltimo es requisito nicamente de la clase especial de documentos conocidos como instrumentos o escritos pblicos y privados); generalmente son cosas muebles, pero un cuadro o un escrito estampado en una pared y una escultura son tambin documentos, aunque no puedan agregarse al expediente ni transportarse al despacho del juez, sino que deben probarse mediante inspeccin judicial y, en ocasiones, con el auxilio de peritos. b. Que represente un Hecho cualquiera: Se toma el concepto de hecho en su ms amplio significado, que incluya la expresin o representacin de un pensamiento, un deseo, un acto de voluntad, una narracin sobre hechos

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humanos o de la naturaleza, una declaracin de ciencia, una opinin o un concepto sobre cuestiones de hecho o de derecho, etc. c. Que tenga una significacin Probatoria: Este requisito es consecuencia de los anteriores y rige para toda clase de pruebas. No puede existir un medio de prueba, ni por lo tanto un documento en estricto sentido, sin ninguna significacin probatoria; pero el que la tenga no significa que necesariamente resulte eficaz para probar el hecho que se quiso documentar, es decir, para producirle al juez el convencimiento sobre tal hecho.

4. CLASIFICACIONES La clasificacin de los documentos deriva tanto de la forma como la eficacia probatoria exigida u otorgada por la ley. Segn sea el caso, los documentos sern: a. b. c. d. e. Segn su procedencia: pblicos o privados Segn su contenido: Declarativos o representativos Segn la certeza de su procedencia: Autnticos o no autnticos Segn su originalidad: Originales, copias o falsos. Segn el mrito probatorio: Ad substantiam actus y ad probationem

5. DOCUMENTO PBLICO Es aquel otorgado por un funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Son funcionarios pblicos los servidores del Estado que ejercen funciones en su nombre, a distincin de aquellos trabajadores que realizan labores para el Estado pero que no lo representan. Ejemplo de estos son los tcnicos de las empresas de servicios que no lo son. Para que un documento tenga el carcter de pblico es necesario que el funcionario que lo otorga o interviene en l est en ejercicio de sus funciones. No ser pblico el documento que, a pesar de ser otorgado por quien tiene tal calidad, no la ejerce al momento de crearlo, como quien adquiere vivienda o firma pagar a ttulo personal. Son ejemplos de documentos pblicos: Certificaciones
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Resoluciones Decretos Sentencias Constancias Sellos de oficinas pblicas o notariales Actas de matrimonio Partidas de matrimonio o de bautizo (tan solo las catlicas apostlicas romanas en virtud de que han sido expedidas por autoridad eclesistica vaticana bajo concordato vigente. Las dems sern documentos privados registrables.) Documentos creados por autoridad civil, administrativa o judicial extranjera

a. Clasificacin De conformidad con el artculo 251 del C. de P.C., es documento pblico el otorgado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con intervencin. Si es un escrito, se denomina instrumento, y cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pblica. Los dems son documentos privados. Los documentos pblicos pueden ser de varias clases: a. Documentos no instrumentales, que no revisten la forma escrita, como planos, cuadros, fotografas, etc., siempre que en su formacin haya intervenido un funcionario pblico autorizado; b. Escrituras pblicas; c. Instrumentos pblicos diferentes de las anteriores; d. Declarativos (todos los instrumentales) y no declarativos o simplemente representativos (los no instrumentales); e. Los declarativos se subdividen en declarativos puros o que contienen una simple declaracin de ciencia (como las constancias de los funcionarios pblicos y las escrituras pblicas que otorgan los particulares para hacer constar hechos pasados) y constitutivos o dispositivos, si lo documentado es un acto de voluntad que tiene por fin producir efectos jurdicos sustanciales (como las escrituras pblicas sobre contratos de cualquier gnero y las resoluciones administrativas que otorgan licencias o reconocen propiedad intelectual o liquidan impuestos. f. Ad probationem o Ad Substantiam actus, segn la funcin que desempeen. g. Autgrafos (como las actas en que el funcionario deja constancia de sus propias actividades) y hetergrafos (como las escrituras pblicas que el notario elabora sobre contratos de particulares o de entidades oficiales).

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b. Valor probatorio ARTCULO 264 CPC. ALCANCE PROBATORIO. Los documentos pblicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza. Las declaraciones que hagan los interesados en escritura pblica, tendrn entre estos y sus causahabientes el alcance probatorio sealado en el artculo 258 del CPC; respecto de terceros; se apreciarn conforme a las reglas de la sana crtica. Segn Devis Echanda para que exista Valor Probatorio en los documentos se requiere: a. Que (si es declarativo o dispositivo) no se haya elaborado en estado de inconsciencia, ni en virtud de la fuerza, la coaccin o el dolo. b. Que se haya llevado al proceso por un modo legal. La adicin al juicio del documento debe hacerse de manera que no se viole el derecho de propiedad que sobre el mismo tenga una de las partes o un tercero; es decir, sin usar violencia, coaccin o dolo para obtener el documento que est legtimamente en poder de otra persona. c. Que si se trata de Instrumentos Pblicos se hayan cumplido las formalidades exigidas por la ley para su formacin bajo sancin de nulidad. d. Que (si se trata de copias), se hayan cumplido los requisitos exigidos por la ley para su expedicin. Generalmente las copias tienen el mismo valor probatorio del original, cuando el original o la otra copia que sirvi para expedir aqulla obraban en un protocolo notarial o en una oficina pblica y se expiden con las formalidades que la ley exige (C.C. Art. 2599 a 2605; CPC. Arts. 648 y 657). e. Que hayan sido llevados y admitidos al proceso en oportunidad y con los requisitos legales. Porque si bien su incumplimiento no vicia de nulidad el documento en s mismo, si causa una nulidad procesal de su aportacin que le quita su valor como prueba; no importa cul de las partes haya presentado el documento o si el juez lo incorpor al proceso oficiosamente, a menos que est protegido por una reserva legal, pues entonces y mientras esa reserva no se levante con los requisitos legales, slo la parte a cuyo favor exista sta puede aportarlo lcitamente. Adicionalmente: a) Que est establecida o presumida su autenticidad: Esa autenticidad puede estar legalmente presumida, lo que ocurre en los documentos e instrumentos pblicos y en Colombia tambin en los instrumentos negociables. Los instrumentos pblicos gozan de la presuncin de autenticidad, mientras no se demuestre la falsedad material de la firma del funcionario que los autoriza o la de

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su contenido, lo ltimo, por ejemplo, cuando se trata de documentos pblicos sin firma. Todo documento pblico, sin que la contraparte lo tache de falso, por s mismo tiene pleno mrito de su otorgamiento en cuanto a su fecha, a su otorgamiento, a la presencia e identidad de los otorgantes y a las declaraciones en el mismo contenidas y realizadas por el funcionario que los autoriza con las formalidades legales. c. La Escritura Pblica Cuando el instrumento pblico es otorgado ante un notario o ante un funcionario que haga sus veces, de manera que ste lo autoriza con su firma e interviene en su elaboracin material y luego lo incorpora al respectivo protocolo, se llama escritura pblica (C. C. colombiano, art. 1768 art. 2577). Por consiguiente, stas son una subespecie de los documentos pblicos y una especie de instrumentos pblicos. La escritura pblica es una especie de instrumento pblico, que se distingue por la calidad del funcionario que interviene y por su ingreso al especial protocolo puesto bajo el cuidado del mismo. Es el documento que, adems de estar suscrito por el Notario, se inscribe en el protocolo. Protocolo es el registro en libros que llevan las notarias sobre todos los actos pblicos que all se realizan.

6. DOCUMENTO PRIVADO Es aquel que no rene los elementos para ser pblico, es decir, aquel que no ha sido otorgado por funcionario pblico o por funcionario que no se encuentra en ejercicio de sus funciones. No sern documentos pblicos: Diplomas de universidades no estatales Certificados y constancias de universidades no estatales Certificaciones mdicas Constancias de trabajo Documentos expedidos o creados en el extranjero en los que no interviene autoridad pblica, salvo los notariales

a. Clasificacin

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Hay documentos privados firmados y no firmados, autnticos y no autnticos. Los hay tambin que gozan de presuncin de autenticidad, por lo cual no es necesario su reconocimiento ni la atestacin de un funcionario pblico, como los instrumentos negociables en Colombia. Esta clasificacin influye en el valor probatorio del documento privado. Los hay tambin manuscritos, impresos y escritos a mquina; de origen mecnico sin escritura (grabaciones, pelculas, etc.) y manuales pero no escritos (planos, cuadros, etc.). Ejemplos de instrumentos privados sin firma son los libros de Contabilidad, los papeles domsticos, los asientos de corredores de comercio, las notas escritas sin firma en un documento pblico o en uno privado, las contraseas, los tiquetes de pasajes para transportes areos o terrestres, los tiquetes para entrar a espectculos, los discos, las pelculas, etctera. b. Valor probatorio El documento privado autntico tiene el mismo valor que las pblicos, tanto entre quienes lo suscribieron o crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros. La fecha del documento pblico es la que figura en l y quien pretenda demostrar que es otra, debe tachar el documento de falso y demostrar tal condicin. La fecha del documento privado autntico, entre las partes, es la que figura en l. Segn el hecho que se quiera realizar o probar, la ley asigna un valor o mrito de conviccin a ciertos documentos: El documento ser necesario para la celebracin de un determinado acto y por lo tanto no se admitir prueba distinta (conducencia) en los siguientes eventos: a. Compraventa, permuta, donacin, anticresis, usufructo, hipoteca de inmuebles b. Venta o cesin de derechos herenciales c. Testamento d. Capitulaciones matrimoniales e. Declaracin de la Unin Marital de Hecho y la Sociedad Patrimonial de Hecho. No se admiten declaraciones extrajuicio (L 979 de 2005). Solo se admiten: Sentencia judicial, acta de conciliacin en derecho y escritura pblica otorgada ante notario. f. Matrimonio g. Reconocimiento de hijos extramatrimoniales h. Promesa de celebrar contrato

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Constitucin de sociedades comerciales, salvo lo previsto en la ley 1014 de 2006 (sociedades unipersonales y por documento privado) y la empresa unipersonal (L. 222/95). j. Silencio administrativo positivo (escritura pblica). k. Ttulos valores: Cheques, pagars, etc. l. Prueba de la representacin legal y gerencia. La prueba ser el certificado de cmara de comercio. m. Cesin de cuotas o acciones en sociedades comerciales, salvo ley 1014 de 2006. n. Constancia de pago de ttulos valores L. 527/99, art. 6. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la informacin que ste contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas prevn consecuencias en el caso de que la informacin no conste por escrito.

c. Autenticidad Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artculo 252 del cdigo de procedimiento civil: Documento autntico. Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento pblico se presume autntico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

El documento privado es autntico en los siguientes casos: 1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se orden tenerlo por reconocido. 2. Si fue inscrito en un registro pblico a peticin de quien lo firm. 3. Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289 CPC. Esta norma se aplicar tambin a las reproducciones mecnicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmndose que corresponde a ella. 4. Si fue reconocido implcitamente de conformidad con el artculo 276 CPC. 5. Si se declar autntico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con

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audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artculo 274 CPC. Se presumen autnticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de plizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y ttulos de inversin en establecimientos de crdito y contratos de prenda con stos, cartas de crdito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de stas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignacin y comprobantes de crditos, de dbitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, ttulos valores, certificados y ttulos de almacenes generales de depsito, y dems documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presuncin. En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni autenticacin. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relacin con los documentos emanados de terceros. Se presumen autnticos todos los documentos que renan los requisitos establecidos en el artculo 488 CPC, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo ejecutivo. Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirn autnticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirn de presentacin personal o autenticacin. La autenticidad de los documentos pblicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puesto que el merito probatorio de cualquier documento est en funcin de su autenticidad, algo muy necesario en procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa. Aqu vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autentico [contrario al documento pblico], y para que el documento privado sea considerado autentico y por consiguiente goce de algn valor probatorio, debe ser autentico, y para ello deber observar los aspectos contemplados por el artculo 252 del cdigo de procedimiento civil. Artculo 11 de la ley 446 de 1998 afirma sobre la autenticidad de los documentos: 4 En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para
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ley 446 de 1998. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1998/ley_0446_1998.html

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ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni autenticacin. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relacin con los documentos emanados de terceros. El artculo 83 de la Constitucin Poltica reza: "Las actuaciones de los particulares y de las autoridades publicas debern ceirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumir en todas las gestiones que aquellos adelanten ante estas". Se presumen autnticos los siguientes documentos: a. Los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma b. El contenido y las firmas de plizas de seguros y recibos de pago de sus primas c. Los certificados, recibos, bonos y ttulos de inversin en establecimientos de crdito d. Los contratos de prenda con stos e. Las cartas de crdito f. Los contratos de cuentas corrientes bancarias g. Los extractos del movimiento de stas y de cuentas con aquellos establecimientos, h. Los recibos de consignacin i. Los comprobantes de crditos, de dbitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos de crdito j. Los ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por stas k. Los ttulos valores, certificados y ttulos de almacenes generales de depsito, y l. Todos los documentos que renan los requisitos establecidos en el artculo 488 del CPC, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo ejecutivo. m. Los memoriales presentados para que formen parte del expediente, salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirn de presentacin personal o autenticacin.

d. Libros y papeles del comerciante

Todo comerciante debe llevar una contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros, de acuerdo con las normas del Cdigo de Comercio. Estas normas podrn autorizar el uso del sistemas tales como la microfilmacin que faciliten la conservacin. De igual manera, se permite la utilizacin de cualquier otro procedimiento de reconocido valor tcnico-contable, idneo para asentar las operaciones, siempre que se garantice el conocimiento y

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prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Son libros de comercio los que la ley determina como obligatorios y los auxiliares que se requieran necesarios para el completo de los obligatorios. Estos libros son: Libro Mayor y de Balances Libro Diario Libro de Inventarios y Balances

EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIO. Eficacia entre comerciantes.

Los libros y papeles de comercio constituirn prueba de las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial y extrajudicialmente. En materia civil, an entre comerciantes, dichos libros y papeles slo tendrn valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable. Eficacia en cuestiones mercantiles con persona no comerciante.

En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros slo constituirn un principio de prueba a favor del comerciante, que deber ser complementado con otras pruebas legales. ARTCULO 271 CPC. LIBROS DE COMERCIO. <Artculo modificado por el artculo 1, numeral 121 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 59 del Cdigo de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estn llevados en legal forma. En los dems casos, solamente harn fe contra el comerciante que los lleva. Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partes no estn llevados en legal forma, se estar a los de la contraparte, siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba en contrario. En los dems casos, si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, el juez decidir segn el mrito que suministren las otras pruebas. Al comerciante no se le admitir prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros.

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Principio de indivisibilidad.

La fe debida a los libros es indivisible, en consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros y papeles de su adversario, estar obligada a aceptar todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales. Doble contabilidad.

Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles slo tendrn valor en su contra. Habr doble contabilidad cuando un comerciante lleve dos o ms libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos. La contabilidad tiene en si, un principio de unidad, lo que conduce a la prohibicin para el comerciante de llevar una doble contabilidad, es decir tener simultneamente varios juegos de libros, o libros iguales en los que se registran de forma diferente las mismas operaciones contables, o cuando se tiene distintos comprobantes sobre los mismos actos. Llevar una doble contabilidad es contrariar lo dispuesto en le ley que determina que en los libros se asentarn en orden cronolgico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, en relacin con los comprobantes de contabilidad que las respalden. El Decreto 2649 de 1993, reglamenta la forma como deben llevar la contabilidad los comerciantes y dems personas naturales y jurdicas obligadas a ello. Examen Ordenado Por Autoridad Competente. Los funcionarios judiciales y administrativos slo podrn ordenar de oficio la presentacin y examen de los libros y papeles del comerciante en los siguientes casos: Para la tasacin de impuestos con el fin de verificar la exactitud de las declaraciones. Para determinar la vigencia de los establecimientos de crdito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad comn. En la investigacin de delitos conforme a las disposiciones del Cdigo de Procedimiento Penal y

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En los procesos civiles conforme a las normas del Cdigo de Procedimiento Civil. Exhibicin General: Los Tribunales o Jueces Civiles podrn ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibicin general de los libros y papeles del comerciante en los casos de liquidacin obligatoria (hoy Rgimen de Insolvencia Empresarial) y de liquidacin de sucesiones, comunidades y sociedades. Exhibicin Parcial: En situaciones distintas de las arriba sealadas, solamente podrn ser examinados los libros y papeles del comerciante, mediante exhibicin ordenada por los tribunales o jueces, a peticin de la parte legitimada para ello, pero esa exhibicin y examen se limitar a los documentos relacionados con la controversia. La exhibicin de los libros podr solicitarse antes de iniciado el juicio, con el fin de pre constituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditar la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos. Prctica De La Exhibicin: El examen de los libros se practicar en las oficinas o establecimientos del comerciante y en su presencia o la de su representante. El juez o funcionario har constar los hechos y asientos verificados y adems, el estado general de la contabilidad o de los libros a fin de apreciar si se llevan conforme a la ley y, en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente. Renuencia A La Exhibicin: Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesin. Quien solicite la exhibicin de los libros y papeles de un comerciante. Se entiende que pone a disposicin del juez los propios.

7. DOCUMENTO COMO TITULO EJECUTIVO Ttulo ejecutivo, es el instrumento por medio del cual se busca hacer efectiva una obligacin sobre cuya existencia no hay duda alguna. La obligacin debe ser clara, expresa y exigible para que del documento que la contenga, pueda predicarse la calidad de ttulo ejecutivo. Si es clara debe ser evidente que en el ttulo consta una obligacin sin necesidad de acudir a otros medios para comprobarlo. Que sea expresa se refiere a su materializacin en un documento en el que se declara su existencia. Y exigible cuando no est sujeta a trmino o condicin ni existan

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actuaciones pendientes por realizar y por ende pedirse su cumplimiento en ese instante.

8. OPORTUNIDAD Y FORMA DE ALLEGAR EL DOCUMENTO AL PROCESO JUDICIAL PRESENTACIN POR LA PARTE INTERESADA El prrafo 20 del artculo 183 del CPC. establece: "Si se trata de prueba documental o anticipada, tambin se apreciarn las que se acompaen a los escritos de demanda o de excepciones o a sus respectivas contestaciones, o a aquellos en que se promuevan incidentes o se les d respuesta". A su turno, el artculo 77, numeral 60, del mismo estatuto, al hablar de los anexos de la demanda, establece que se deben acompaar "los documentos y las pruebas anticipadas que se pretenda hacer valer y que se encuentren en poder del demandante". En este sentido, la Ley 712 de 2001 acogi el planteamiento que "Las pruebas documentales y las anticipadas que se encuentren en poder del demandante" debern aportarse por ste como un anexo de la demanda. El Cdigo Contencioso Administrativo en los artculos 37y 139 establece que en la demanda se debe hacer la peticin de las pruebas que se pretenda hacer valer en el proceso. Y que aqulla deber acompaarse con una copia del acto acusado, con las constancias de su publicacin, notificacin u ejecucin, si son del caso; y los documentos, contratos y pruebas anticipadas que se pretenda hacer valer y que se encuentren en poder del demandante. En materia penal, con la demanda de parte civil se debe acompaar la prueba que acredite la legitimacin en la causa. El artculo 48 del CPP dice "... Los medios que acrediten la representacin judicial, si fuere el caso. Igualmente, deber acompaarse la prueba de la representacin legal de los incapaces, de existencia o representacin de las personas jurdicas, cuando ello sea necesario. Si quien pretende constituirse en parte civil fuere un heredero de la persona perjudicada, deber acompaar a la demanda las pruebas que, de conformidad con la ley civil, demuestren su calidad de tal". Aportacin que se logra mediante pedimento del juez: La persona interesada puede indicarle al juez la oficina pblica en donde se encuentra el documento, a fin de que ste oficie a la entidad respectiva, ordenando la expedicin de una copia. Ejemplo elocuente de ello es lo dispuesto por el numeral 1 del artculo 78 del CPC., para cuando en la demanda se diga que no es posible acompaar la prueba de la existencia o de la representacin del demandado; si se indica la
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oficina donde puede hallarse dicha prueba, el juez librar oficio para que se expida copia. DOCUMENTOS INCORPORADOS DURANTE DILIGENCIA DE INSPECCION JUDICIAL Para que se puedan tener corno oportunamente incorporados documentos al proceso, con ocasin de una diligencia de inspeccin judicial, se requiere: a. Que mientras se est practicando la diligencia (durante ella) se reciba el documento. b. La recepcin puede decretarse a peticin de parte o de oficio por el juez. c. Que el documento se refiera a los hechos objeto de la inspeccin. No se trata de una nueva oportunidad para mejorar la prueba documental, sino, solamente, de recaudar aquellos documentos que se refieran (que sean pertinentes) a los hechos objeto de la inspeccin. No se trata de la pertinencia general para el proceso, sino la especifica que surge de relacionar el objeto de la inspeccin con el documento que se pretende aportar; esta limitacin rige, inclusive, para el juez, ya que no otra cosa significa la frase utilizada en el artculo 246, numeral 3, el CPC, cuando dice: "... Siempre que unos y otros se refieran a los hechos objeto de la misma". En materia procesal penal, es posible que el funcionario en desarrollo de una inspeccin judicial ordene la apertura de la correspondencia a que se refieren los artculos 299 y 300 del CPP., y la que se relacione con los hechos investigados se incorporar al expediente. SENTENCIA DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SOBRE LA OPORTUNIDAD PARA APORTAR LOS DOCUMENTOS 9. RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS DECRETO 960 DE 1.970 El reconocimiento expreso: (Expreso, del latn expressus)". Es el que se hace en forma clara, patente, especificada; puede ser espontneo o provocado, por citacin judicial a solicitud de parte. El reconocimiento provocado est consagrado en los artculos 272, 273 y 296 del CPC. El reconocimiento ficto: (Ficto, del latn ficto. De fingir). Se da cuando se presentan los eventos contemplados en el artculo 274 del Cdigo de Procedimiento Civil. RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS: El notario podr autorizar el reconocimiento que los usuarios hagan de sus firmas puestas en un documento y del reconocimiento del texto del mismo.
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El reconocimiento se realiza entre otros en los siguientes casos:


Documentos privados pre-elaborados. Otorgamiento de poderes especiales. Permiso de salida de los hijos menores al exterior. Contratos de arrendamiento Contratos comerciales o civiles. Autorizaciones a terceros para realizar trmites.

La huella slo se imprime a peticin del usuario. Diligencia de reconocimiento de personas sordas, ciegas o que no saben leer: Las personas limitadas en su visin, en su odo o que no sepan leer, puedan solicitar al notario el reconocimiento de sus documentos privados. (Art.70 del decreto 960 del 70. Si se trata de personas ciegas, el notario leer de viva voz el documento y si fuere consentido por el declarante, anotar esta circunstancia. Si se trata de una persona sorda, ella misma leer el documento y expresara su conformidad. Si es una persona sorda que no sabe leer, se traducir el documento en lenguaje de seas y se dejar constancia de lo mismo. Si se trata de una persona que no sabe leer, manifestarn al notario su intencin para que se establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore el asentimiento de ellos, tanto para obligarse en los trminos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma. Generalidades sobre el reconocimiento de documento. Tiene por objeto admitir o negar un documento ofrecido como prueba. Este reconocimiento est a cargo de personas fsicas o morales y por lgica es la contraparte de quien ofrece la prueba documental. Implica una manifestacin de la voluntad por el que reconoce. Ejemplo: Juan ofrece un contrato privado como prueba documental entonces, Luis que es su contraparte en el juicio, ser quien debe reconocer. En nuestra legislacin procesal civil est reconocida como un medio de prueba.

El reconocimiento est sujeto a varias disposiciones legales, las mismas que se deben de observar si se quiere realizar dicho reconocimiento y sobre todo para que tenga validez legal.

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I.

II.

III.

IV.

El reconocimiento debe ser a peticin de parte. Quien ofrece la prueba puede pedir se le ordene a la contraparte que reconozca el documento en cuestin. El reconocimiento debe recaer sobre documentos originales solamente. Por lo tanto, no opera sobre copias de documentos. Ser correcto? Por qu limitar? El reconocimiento deber mostrarse en su totalidad. Lo anterior es porque el reconocimiento ser tanto en contenido como en firma; no se le puede mostrar parcialmente y que slo reconozca una parte. Se puede crear una presuncin legal de reconocimiento. Esta se da cuando no se objeta el documento por la persona a quien se le atribuye o a quien le cause perjuicio procesal.

Cuando se ofrece un documento, generalmente, el rgano jurisdiccional, ordena dar vista a la parte contraria para que manifieste lo que conforme a derecho e inters convenga, luego entonces esta es la oportunidad para objetar el documento y calificarlo de falso o improcedente; por lo tanto cuando no se objeta dicho documento se presume entonces como reconocido. El reconocimiento que se hace es tcito pero surte efectos como si fuere expreso. V. Para el reconocimiento aplican ciertas reglas de la confesin.

a. El reconocimiento debe ser personal, por apoderado (cuando legalmente sea procedente), por conducto de exhorto a travs de otro juez (si el que ha de reconocer est ausente del lugar del juicio). b. Al momento de la diligencia del reconocimiento se pueden realizar posiciones quien pidi el reconocimiento. c. El reconocimiento se tiene por realizado cuando: i. No s de la compareca y no exista justificacin de quien deba reconocer. ii. Cuando el que comparece a reconocer se niega a hacerlo. iii. Cuando el que comparece a reconocer no responde a las posiciones elaboradas. OBSERVACIN: sera ms prudente por parte de nuestro legislador regular de manera concreta o especfica al respecto y no establecer analogismos. VI. Las personas que pueden reconocer los documentos son: a. El que lo firma. b. El que ordena expedir. c. El representante autorizado para ello. - Copias: Las copias no se presumen autnticas, ni siquiera en los casos en que el documento reproducido proviene de una de las partes. Ese carcter lo adquieren por reconocimiento (implcito, tcito, expreso, presunto o declaracin judicial).
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- Un documento extendido en idioma distinto del castellano, slo puede ser apreciado si obra en el proceso con su correspondiente traduccin oficial (artculo 260 del C.P.C.). - Documentos pblicos extranjeros: Pases signatarios de la Convencin de La Haya de 1961 (ley 455 de 1998, vigente desde el 30 de enero de 2001): apostillado. Otros pases: autenticacin consular, abonada por el Ministerio de Relaciones Exteriores. ARTCULO 272 CPC. CITACION PARA RECONOCIMIENTO. <Artculo modificado por el artculo 1, numeral 122 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> El que presente un documento privado en original o reproduccin mecnica, podr pedir su reconocimiento por el autor, sus herederos, un mandatario con facultades para obligar al mandante en actos de la misma ndole, o el representante de la persona jurdica a quien se atribuye. El juez sealar fecha y hora para la diligencia, mediante auto que se notificar por estado a las partes; cuando se trate de un tercero, la notificacin se le har como disponen los numerales 1 y 2 del artculo 320. Si el documento est suscrito por mandatario, se podr citar indistintamente a ste o a su mandante, y el reconocimiento que hiciere el primero producir todos sus efectos, si aparece probado el mandato en la fecha del documento. ARTCULO 273 CPC. DILIGENCIAS DE RECONOCIMIENTO. La declaracin del citado ser recibida previo juramento. Si el documento est firmado a ruego de una persona que no saba o no poda firmar, sta deber declarar si se extendi por su orden, si el signatario obr a ruego suyo y si es cierto su contenido; cuando el citado no pudiere o no supiere leer, el juez deber leerle el documento. En los dems casos, bastar que el compareciente declare si es o no suya la firma o el manuscrito que se le atribuye. El reconocimiento de la firma har presumir cierto el contenido. Si a los sucesores o al mandatario no les consta que la firma o el manuscrito no firmado proviene de su antecesor o mandante, as podrn expresarlo. a. Clases de reconocimiento Judicial o notarial. Inscripcin en un registro pblico a peticin del que lo firm. Reconocimiento tcito: cuando una parte (A) no tacha de falso el documento que la otra parte (B) aporta al proceso, afirmando que fue suscrito o manuscrito por A. Reconocimiento implcito: aportar al proceso un documento privado, en original o en copia, a menos que al hacerlo se alegue simultneamente su falsedad (artculo 276 CPC).
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Reconocimiento ficto o presunto: cuando el citado a reconocer un documento no comparece, o da respuestas evasivas (artculo 274 CPC). Si se trata de documentos dispositivos o representativos (artculo 277 CPC, numeral 1), para ser valorados por el juez, es indispensable que medie reconocimiento. Si son declarativos, se pueden apreciar sin ratificar su contenido, a menos que la otra parte solicite oportunamente su ratificacin. Dispositivo: dispone de un derecho. Representativo: imgenes Declarativos: testimoniales. Otros documentos privados slo son autnticos si han sido reconocidos (artculo 252 CPC).

10. Tramite: EXHIBICIN DEL DOCUMENTO Y SU TRMITE Se entiende por disponibilidad del documento, la posibilidad jurdica de aducirlo como prueba en los procesos de cualquier clase, bien sea presentndolo original o en copia, o verificando su existencia y contenido mediante una diligencia judicial (exhibicin e inspeccin). Puede decirse que, en principio, todo documento est a disposicin de las partes y del juez, como medio de prueba, en virtud del derecho abstracto de probar que tienen los litigantes en procesos civiles o laborales y las personas que sean partes en un proceso penal. Sin embargo, es necesario distinguir varias situaciones: Cuando el documento pertenece a la parte interesada y lo quiere aducir como prueba y se encuentra en su poder, su disponibilidad no presenta problemas, porque se reduce a un acto de voluntad propia. Cuando el documento est en poder de un tercero o de la parte contraria, pero le pertenece a la parte que desea aducirlo como prueba, su disponibilidad es tambin absoluta, pero si stos no lo suministran voluntariamente, es indispensable exigir previamente su entrega por medio de un procedimiento de polica o judicial, o solicitar su exhibicin antes o en el curso del proceso. Cuando la parte interesada en presentar el documento como prueba a su favor, lo tiene en su poder, pero no le pertenece, su disponibilidad es relativa y depende de que no exista una reserva legal o un secreto
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profesional que le impida hacerlo pblico, pues en caso afirmativo deber obtener el consentimiento de quien puede levantar la reserva o dicho secreto. Cuando el documento est en poder de terceros, a quienes pertenece, se debe considerar tambin si existe o no una reserva legal o un secreto profesional y es necesario obtener su prstamo voluntario o pedir su exhibicin por procedimiento previo o dentro del mismo proceso, de manera que su disponibilidad es relativa. Cuando el documento est en poder de la parte contraria, a quien le pertenece, su disponibilidad es relativa, porque depende de que no exista una reserva legal o un secreto profesional que lo ampare, pero en caso negativo se puede exigir su exhibicin, bien por procedimiento previo o dentro del mismo proceso.

Cuando el documento pertenece a terceros, existe sobre stos un deber jurdico de facilitarlo, para los fines del proceso, similar al deber jurdico de testimoniar (C.C. colombiano, art 306). Cuando el documento pertenece a la parte contraria o al sindicado, que puede perjudicarse con l, se presenta el problema jurdico de saber si puede ser constreido a suministrarlo o exhibirlo. Para sostener la conclusin negativa se invoca nemo tenetur Okre contra (nadie puede ser obligado a suministrar pruebas contra s mismo); pero esta solucin desconoce el carcter de inters pblico que el derecho moderno le reconoce a la jurisdiccin y a toda cIase de procesos judiciales. As como no existe el deber jurdico de confesar, tampoco existe el de suministrar el documento que puede perjudicar a su dueo; sin embargo, en la generalidad de los pases se impone una carga procesal de exhibir el documento, sujeta al cumplimiento de cierto trmite procesal, garantizada con la imposicin de consecuencias adversas a quien no la cumpla, que en materias civiles adquiere la naturaleza de una confesin ficta y en lo penal de un indicio en contra el sindicado (cfr., nm. 363). Tambin puede el juez penal apoderarse coactivamente de los documentos en poder del sindicado, sea que le pertenezcan o que correspondan a terceros (lo ltimo si tienen inters para la investigacin y no gozan de reserva legal). El procedimiento para la exhibicin en materia laboral, contencioso-administrativa y fiscal es el mismo que rige en lo civil y su estudio se hace en el curso de derecho procesal civil 238.

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Si se trata de cartas, debe tenerse en cuenta lo expuesto acerca de su carcter confidencial y de la reserva legal que las ampara (efl.,nm. 360).

11. IMPUGNACIN DEL DOCUMENTO

a. Formas

b. Tramite en especial tacha de falsedad

12. DOCUMENTO ELECTRNICO a. Definicin El documento electrnico debe entenderse como toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurdica. Bajo documento electrnico se comprenden datos (o bien informaciones) que tienen relevancia jurdica, los cuales son transmitidos o registrados por va electrnica, especialmente a travs del procesamiento electrnico de datos, pero tambin por medio de simples soportes de sonido". "El documento electrnico es el que est en la memoria de la mquina y cuyo contenido o texto est en lenguaje de mquina, el que puede ser pasado a lenguaje natural y eventualmente ser impreso para facilitar su utilizacin y lectura por parte de los usuarios"

b. Diferencia con el documento escrito Se pueden encontrar muchas diferencias, pero preferimos hacerlas en una forma muy abstracta; si tenemos un documento escrito en papel, tenemos acceso a l en forma directa, en cambio si se encuentra en "lenguaje" electrnico, se requiere hacer una especie de "traduccin", utilizando aparatos. Excepcionalmente en los documentos tradicionales hacemos esta especie de traduccin cuando se encuentra en idioma extranjero. La mquina, que hace la "traduccin" a lenguaje comn percibe por el hombre,

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c. Como se exhibe En caso de ser necesario, como cuando se trata de establecer la autenticidad del documento, o establecer su tacha, es posible inspeccionar por ejemplo la CPU de un ordenador central de una entidad bancaria, lo cual se har con peritos. Los documentos electrnicos y el artculo 11 de la Ley 446 de 1998: Si un documento est firmado, de conformidad con lo establecido en el artculo 28 de la Ley 527 de 1999, se presume autentico por su aportacin al proceso. Si un documento est firmado, de conformidad con lo establecido en el artculo 28 de la Ley 527, y adems se encuentra certificado por una entidad acreditada, ingresara como autentico, tal y cual como si se hubiera hecho presentacin de un documento escrito en una notaria y hubiera sido autenticado.5 d. Como se aporta El documento est en la memoria RAM, pero es normal que se grabe en el disco duro y despus pasarlo a un CD. La manera de aportarlo es la siguiente: 1. En un C.D. 2. En papel impreso, donde se vierta en idioma natural lo que contiene el soporte electrnico. 3. En papel impreso extrado de la pantalla, cuando se trate de documentos representativos, o mixtos. 4. El mtodo empleado, explicado con forma juiciosa (que no significa abundante) y ponderada, 5. Si se encuentra firmado digitalmente, explicando qu clase de criptografa se emple, si la simtrica o asimtrica (esto fundamentalmente para pensar en la presuncin de autenticidad al cual se refiere el artculo 11 de la Ley 446 de I 998). Se debe expresar el software y el hardware usado en su confeccin. 6. Si tiene certificado de autenticidad de la firma electrnica. 7. Si se trata de documento electrnico sin firma digital, explicar en forma minuciosa, el mtodo empleado y qu signos que ayuden a imputar autora, se encuentran en el documento, corno por ejemplo, el nmero del correo electrnico, etc. (esto con el fin de que pueda operar el reconocimiento del artculo 269 del CPC. e. Como se valora probatoriamente. Criterios para valorar un mensaje de datos

Sentencia C-662 de junio 8 de 2000. Mag. Pon. Dr, Fabio Moron Diaz

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El artculo 10 de la Ley 527 de 1999, regla: Los mensajes de datos sern admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la es la otorgarla en las disposiciones del Captulo VIII del ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo del Cdigo de Procedimiento: "En toda actuacin administrativa o judicial, no se negar eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de informacin en forma de mensaje de datos, por el solo hecho que se trata de un mensaje de datos o en razn de no haber sido presentado en su forma original". El Art. 11 dice: "Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. "Para la valoracin de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrn en cuenta las reglas de la sana critica y dems criterios reconocidos legalmente para la apreciacin de las pruebas. Por consiguiente habrn de tenerse en cuenta la confiabilidad en la forma que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la informacin, la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente". En Colombia el valor probatorio lo dan los artculos 10 y 6 de la ley 527 de 1999 por el principio de equivalencia funcional entendido este en el sentido de posibilitar que los mensajes de datos como el envo y recepcin de datos por medio electrnico, puedan ser jurdicamente equiparables a cualquier comunicacin escrita. Requisito para que una grabacin pueda ser usada en un proceso judicial: La que se realiza entre las partes, aunque una de ellas no haya pedido autorizacin a la otra. Tambin se acepta la grabacin si la parte contra quien se aduce la acepta en el proceso. La aceptacin se logra mediante un interrogatorio de parte anticipado o el interrogatorio en el proceso.

Jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia en materia documental

Corte Suprema de Justicia, Sala de Casacin Civil, sentencia del 20 de noviembre de 2000, Magistrado Ponente Dr. Nicols Bechara Simancas, Rad. 5664.6
A grandes rasgos, los documentos pueden clasificarse como pblicos y privados. Mientras la autenticidad del documento pblico se presume a trminos del inciso primero del artculo 252 del Cdigo de Procedimiento Civil, el privado es autntico a raz de su reconocimiento, de su inscripcin en un registro pblico, de la declaratoria judicial de autenticidad y de la presuncin establecida en la ley. Ntese entonces que el documento pblico nace amparado con la presuncin de autenticidad, mientras que

http://www.dmsjuridica.com/JURISPRUDENCIA/SALA_CIVIL/docs/2000.htm

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el privado, salvo aquel que la ley presume autntico, lo es por causas sobrevinientes a su constitucin. Si el documento privado nace desprovisto de autenticidad y una de las vas para dotarlo de ella es la del reconocimiento, la ley, en guarda del equilibrio de las partes y para garantizarle a estas su defensa, necesariamente deba prever, como lo hizo, la posibilidad de que el mismo no fuese autntico. De ah que estableciera, en el artculo 252-3 del Cdigo de Procedimiento Civil, dos hiptesis discriminadas as: es autntico, en virtud de su reconocimiento implcito, el documento que se aporta al proceso afirmando que fue manuscrito o suscrito por la parte contra quien se opone, si sta, la parte, no lo tacha de falso oportunamente, o cuando los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289, cual es que a quienes no les conste que la firma o el manuscrito no firmado proviene de su causante, podrn expresarlo as al contestar la demanda. Se comprende entonces que la autenticidad del documento privado, en el evento legal predicho, se produce con el silencio de la parte o de los sucesores del causante, que no son, valga decirlo, exclusivamente los herederos. Esa forma de reconocimiento es calificada como implcita en el artculo 276-2 del cdigo citado y, cuando no se estructura, bien porque la parte tacha de falso el documento, ora porque los sucesores del causante a quien se atribuye manifiestan que no les consta que la firma proviene de l, se produce el efecto contrario, esto es, el desconocimiento del mismo; evento en el cual, al tenor del artculo 275 de la obra en cita, se proceder a verificar su autenticidad en la forma establecida para la tacha de falsedad, si el interesado lo pide dentro de los tres das siguientes a la diligencia (la subraya no es del texto). La vigencia de las normas antedichas no fue suspendida por el artculo 25 del decreto 2651 de 1991. Este texto simplemente exima a la parte, demandante o demandada, de la carga de presentar personalmente o ya autenticado cualesquier documento distinto al poder, tuviere o no como finalidad la de servir de prueba; arrimado el documento, entonces, se reputaba autntico respecto de quien lo haba presentado, sin que para tal efecto se pudiese exigir la autenticacin o la presentacin personal. Lo anterior se deduce de la propia norma citada, cuyo tenor no suprime la va que puede conducir a la autenticacin de un documento privado carente de ella; pero adems as fluye del contexto del decreto, el cual, obvio, impide afirmar que todo acto procesal de una parte queda autenticado con la mera presentacin personal del contrario, dado que ello implicara un severo recorte al principio de contradiccin de la prueba y, por ende, al derecho de defensa, por lo que slo podra entenderse establecido con norma expresa que en el decreto no aparece. As, por ejemplo, el desistimiento en el cual se pide no condenar en costas por acuerdo con el demandado; la solicitud de aceptacin de una transaccin; el memorial donde quien obtuvo una cautela pide levantarla sin recibir condena en costas, etc., son documentos todos eficaces y atendibles, respecto al contrario de quien los presenta, solo cuando ste ltimo genera la autenticidad del respectivo escrito por cualesquier modo de los previstos en la ley para el efecto. Es de considerar tambin que la interpretacin extensiva del artculo 25 choca con el espritu singular de otras disposiciones del Decreto 2651 de 1991; se recuerda, por ejemplo, que el artculo 3 de tal decreto exige presentacin de escrito autenticado cuando las partes solicitan, de consuno, el trmite de conciliacin; igual sucede en el caso de informes periciales presentados de comn acuerdo por las partes, que

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debern allegarse autenticados como se dispone para la demanda (artculo 21, numeral 1); y lo mismo cuando se trata de documento que deba ser reconocido, el que podr acompaarse a otro documento autntico proveniente de quien deba reconocerlo, en el cual conste su reconocimiento en los trminos del artculo 273 del Cdigo de Procedimiento Civil (numeral 3 del artculo 2l). Es pues notorio que el precitado artculo 25 no suprimi, de manera expresa, el trmite para dotar de autenticidad a documentos privados carentes de ella; tambin, que a su regulacin escapa el documento que deba ser reconocido, pues a ste ltimo alude el artculo 21 y, por cierto, con redaccin que reafirma como regla general el deber ser del reconocimiento y crea la posibilidad de lograrlo por la va all diseada, pero, indudablemente, sin suspender las disposiciones que rigen la materia en el procedimiento civil, porque apenas establece un nuevo mecanismo supletorio de ellas a voluntad de las partes.

Autenticidad y firma de los documentos: Jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia.7


La eficacia probatoria de un documento privado depende, formalmente, de su origen y de su contenido. Tratndose de documentos que emanen de las partes, su mrito probatorio est condicionado, en todos los casos, a su autenticidad (arts. 252 y 279 C.P.C.), puesto que mal podra generar convencimiento al Juez un documento del que no se sabe con certeza quin es su autor. En esta ltima hiptesis, apenas constituyen prueba sumaria, en la medida en que hayan sido suscritos ante dos testigos (inc. 2 art. 279 ib.). Por el contrario, si el documento proviene de un tercero, la posibilidad de apreciarlo est dada por su naturaleza, como quiera que slo cuando son de contenido dispositivo o representativo, se requerir que sean autnticos (nral. 1 art. 277 ib.), mientras que si son simplemente declarativos, podr el Juez concederles valor, siempre que la parte contra quien se oponen no solicite, oportunamente, su ratificacin (nral. 2 art. 10 ley 446/98, derogatorio del nral. 2 del art. 277 ib.). Ahora bien, excepcin hecha de los documentos emanados de terceros al mismo tiempo de la que ulteriormente se referir por la Corte-, el legislador, en desarrollo de la arraigada presuncin constitucional de buena fe en las actuaciones de los particulares ante las autoridades pblicas (art. 83), estableci, primero en el Decreto 2651 de 1991 (art. 25) y luego -con algunas diferencias- en la ley 446 de 1998 (arts. 11 y 12), que se reputaban autnticos los documentos presentados por las partes dentro del marco de un proceso con el propsito de que sirvieran de prueba, como antao se haba preceptuado frente a los documentos pblicos (art. 252 C.P.C.). Ms, para que dicha presuncin pueda predicarse, es indispensable que el documento se encuentre firmado por la parte contra quien se opone, en la medida en que mediante la firma "el que suscribe no slo aprueba y hace suyo lo que en el escrito se contiene, sino que pone un signo visible y reconocible, el cual demuestra que el escrito parte de l y que est conforme con sus intenciones. Suprimida la firma, el escrito puede ser un proyecto de documento, un borrador, pero nunca el documento, porque nadie lo ha 8 aprobado ni lo ha hecho propio" (Se subraya). De ah que el artculo 269 del Cdigo

http://190.24.134.121/webcsj/Documentos/Novedades/Archivo/DOCUMENTO%20ELECTR%C3%93NICOautenticidad%20y%20veracidad.pdf 8 Francisco Ricci. Tratado de las pruebas. Madrid. T. I. Pgs. 249 y 250.

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de Procedimiento Civil, acorde con lo expresado, exija el reconocimiento expreso para que pueda ser apreciado un instrumento que no ha sido firmado, ni manuscrito por la parte contra quien se presenta. La firma es, pues, requisito imprescindible para que un documento tenga valor probatorio, ya que sin ella, salvo aceptacin expresa de la parte o de sus causahabientes -segn el caso-, no podr establecerse con certeza quin es el autor, esto es, lisa y llanamente su autenticidad, siendo necesario recordar que, por firma, se entiende la expresin del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o smbolo empleado como medio de identificacin personal (Art. 826 C. Co.), omnicomprensiva nocin -ex lege- que est a tono, en la hora de ahora, con el empleo de los adelantos tecnolgicos (cibernticos, robticos, informticos, etc.), en virtud de los cuales se ha desarrollado el concepto de firma electrnica digital que, segn la ley 527 de 1999, se acota de paso, tiene idntica fuerza y efectos de la firma manuscrita, cuando se renan los requisitos -claro estall sealados relativos a la verificacin de la individualidad de la misma. En este orden de ideas, cumple afirmar a continuacin, que para que un documento se considere firmado por su autor, no es necesario, en todos los casos, que aparezca su signo personal. El legislador, consciente de que las limitaciones intelectuales o fsicas no pueden impedir la participacin de una persona en el trfico jurdico, posibilit que, si sta no saba o no poda firmar, cualquiera que fuere el motivo, otra, a peticin de aquella, poda hacerlo en su lugar. Es el caso de la firma a ruego, que es, por decirlo as, la prolongacin del otorgante que por no saber firmar o por otra causa no puede poner la suya, y tanto es ello as que con una expresin como 'firm a ruego' se designa indistintamente tanto al rogado como al que rog, entendiendo respecto de este ltimo que las cosas han sucedido cual si l personalmente hubiese ejecutado el acto mecnico de firmar" (LXIII, pgs. 357 y 358). Ms, para que la firma impuesta de esa manera se pudiese tener por tal, fueron establecidos unos requisitos, no uniformes ni generales, a los que deba y debesujetarse el acto de signar, como lo corrobora el tercer inciso del artculo 826 del estatuto comercial, norma segn la cual, si el suscriptor de un documento no pudiere o no supiere firmar, lo har otra persona a su ruego, dando fe de ello dos testigos, y se imprimirn en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante. En sentido similar, previ el artculo 39 del Decreto 960 de 1970, aplicable en materia de otorgamiento de escrituras pblicas, que en tales hiptesis el instrumento ser suscrito por la persona a quien l ruegue, cuyo nombre, edad, domicilio e identificacin se anotarn en la escritura. El otorgante imprimir a continuacin su huella dactilar, de lo cual se dejar testimonio escrito con indicacin de cual huella ha sido impresa. Y son precisamente estas particularidades, tanto de procedibilidad como de configuracin, las que permiten afirmar que, tratndose de documentos privados firmados a ruego, no puede aplicarse la presuncin de autenticidad, ya referida, entre otras razones porque, salvo el caso del reconocimiento implcito, esto es, de aquel que se predica cuando una de las partes aporta al proceso un documento privado suscrito por ella sin alegar su falsedad o sin desconocerlo (inc. 1 art. 276 C.P.C.) -por oposicin al tcito, que se configura cuando la parte contra quien se aduce no lo tacha de falso o no lo desconoce (nral. 3 art. 252 ib.)-, en todos los dems, como de tiempo atrs lo viene sosteniendo esta Corporacin (LX, pg. 381), es menester que quien presente el documento afirmando haber sido suscrito o manuscrito por su contraparte (nral. 3 art. 252 ib.), acredite que se extendi por orden de sta; que el signatario lo hizo por encargo de aquel y que el contenido es cierto (art. 273 ib.), requisitos a los

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que debe agregarse, que si se trata de un documento que instrumente un negocio mercantil, es indispensable, adems, que se hubiere cumplido con las formalidades establecidas en el transcrito inciso 3o. del artculo 826 del Cdigo de Comercio. Y es que no poda ser de otra manera, toda vez que frente a documentos privados as suscritos, no basta, no puede ser suficiente, para los efectos de saber quin es el autor, la simple afirmacin del aportante del documento, en el sentido de haber sido firmado a ruego de su contraparte, como quiera que ninguna disposicin o precepto habilita presumir el acto rogatorio, el cual, necesariamente, debe ser acreditado. Por tanto, si un documento privado en el que no aparece la signatura de la persona que se afirma es su autora, llega a ser autntico, es porque se estableci, en primer trmino, que la persona que firm lo hizo autorizado por l, motivo por el cual, si obr como representante, ser menester acreditar el acto de representacin, y si lo hizo a ruego, a su turno, la rogatoria misma, esto es, el acto constitutivo de la rogacin. Pero adems, si la firma es expresin de asentimiento en la elaboracin y contenido del documento, resulta indispensable que se demuestre, adicionalmente, que el rogante autoriz la factura de aquel y que lo expresado en l corresponde, con exactitud y precisin, a la manifestacin de voluntad de su autor -que en este caso siempre ser el rogante, as materialmente lo suscriba otra persona, a ttulo meramente instrumental- . Al fin y al cabo, si aquel no lo firm fue porque no saba o no poda hacerlo, circunstancias que invitaban a establecer, en proteccin de la misma persona -o de sus causahabientes-, exigencias como las descritas, cuyo propsito medular no es otro que evitar prcticas lesivas, como quiera que es "posible que se haya abusado del que no saba o no poda firmar hacindole creer que el contenido es el que oy 9 leer y no lo era" . Esta conclusin se hace ms evidente cuando el documento en cuestin se presenta contra los herederos de la persona por quien se firm a ruego (rogante), pues si en la hiptesis del documento firmado -directa y personalmente- por el causante, no es necesario que sus herederos lo tachen de falso, siendo suficiente con que lo desconozcan (inc. 2 arts. 273 y 289 C.P.C.), con mayor razn debe descartarse la presuncin de autenticidad en la hiptesis de la firma a ruego, de suyo una operacin compleja, porque a la ausencia -ontolgica- de la propia firma del de cujus, se suma, como se anot, que quien lo hizo por l afirma haberlo hecho porque se le rog, hecho este que, a no dudarlo, es temario de prueba, sujeto -por lo dems- a las reglas de carga probatoria, en principio, en cabeza de quien pretende beneficiarse de dicha probanza. Las mismas razones expuestas para afirmar que no es posible presumir la autenticidad de un documento firmado a ruego, sirven para descartar, mutatis mutandis, la ocurrencia o materializacin de un reconocimiento tcito, es decir, de aquel que proviene del silencio de la parte contra quien se aduce (nral. 3 art. 252 C.P.C.), mxime si se trata de sus sucesores, dado que la carga de tachar de falso el documento tiene su fundamento en la posibilidad cierta que tiene la contraparte de refutar la afirmacin que hace quien presenta el documento, en el sentido de que est firmado o manuscrito por ella. Pero si son los herederos quienes plantean o soportan la pretensin, como nadie es obligado a lo imposible -lo reza la mxima milenaria-, de ellos ni siquiera se puede exigir la manifestacin de desconocimiento, pues, se insiste, el documento -materialmente- no est firmado por el causante.

Antonio Rocha. De la prueba en derecho. Lerner. 1967. Pgs. 482 y 483.

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De manera pues que enfrente de documentos firmados a ruego, que se presenten contra los sucesores de quien se predica ser el signatario, no es posible presumir su autenticidad, ni deducirla por reconocimiento tcito, siendo necesario que quien presente el documento acredite, cabalmente, que ste se extendi por orden del rogante; que quien firm lo hizo por ruego de aquel y que el contenido es cierto. Por supuesto que para el cumplimiento de esta carga, puede acudirse a cualquier medio probatorio, incluyendo el testimonio de quien firm a ruego o de los testigos del acto, declaraciones que debern ser escrutadas con arreglo a las reglas propias de la prueba testimonial, sin que sea necesario, ni suficiente, que uno y otros reconozcan la firma que plasmaron en el documento, dado que tal acto, a lo sumo, dar certeza de que las firmas que aparecen en el escrito corresponden a las personas que obraron bajo tales calidades, pero nada agrega, stricto sensu, al propsito de establecer quin es, a ciencia cierta, el autor y, por ende, el rogante. Para que esto ltimo se pueda predicar, se repite, las pruebas que con tal propsito se practiquen deben llevar al convencimiento de que el acto rogatorio existi y de que la persona a quien se hizo el ruego, fue la que firm, adems de que el documento se extendi por orden del rogante y de que el contenido, de suyo, es cierto. La falla en cualquiera de estos requisitos, impide establecer la autenticidad y, por consiguiente, la eficacia probatoria del documento.

Mrito probatorio de las copias: Jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia.

Corte Suprema de Justicia, Sala de Casacin Civil, sentencia del 22 de abril de 2002, Magistrado Ponente Dr. Carlos Ignacio Jaramillo, Rad. 6636.10
para que la copia de la providencia tenga mrito probatorio, es necesario que cumpla las formalidades establecidas en la ley, especficamente que se encuentre autenticada, calidad que, tratndose de actuaciones judiciales, nicamente se puede predicar si el Juez las ha ordenado previamente y, en cumplimiento de ello, el secretario las autoriza con su firma. En efecto, de conformidad con el artculo 254 del Cdigo de Procedimiento Civil, Las copias tendrn el mismo valor probatorio del original,, 1o. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de polica, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada, norma que guarda concordancia con el numeral 7 del artculo 115 del mismo estatuto, a cuyo tenor, Las copias autnticas requerirn auto que las ordene y la firma del secretario (se subraya). Se trata, entonces, de un acto mixto o, si se quiere, de naturaleza compleja, habida cuenta que la autenticacin de la copia de un documento que obre en un expediente judicial, reclama la participacin del Juez, en orden a posibilitar mediante providencia previa- que la copia sea expedida con tal carcter, as como del secretario del respectivo Juzgado, quien cumple la funcin de extender la diligencia de
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http://www.dmsjuridica.com/JURISPRUDENCIA/CONSEJO_DE_ESTADO/docs/2007/SECCION%20TERCER A/MAYO/25000-23-26-000-2001-01042-01%2831217%29.html

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autenticacin directamente o utilizando un sello, precisando que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista, segn lo establece el artculo 35 del Decreto 2148 de 1983, tras lo cual proceder a suscribirla con firma autgrafa, que es en lo que consiste la autorizacin propiamente dicha. Establecidas, pues, las condiciones bajo las cuales debe producirse este tipo de prueba, para que ella tenga mrito probatorio, se requiere que exista constancia de que los dos actos se verificaron, esto es, tanto el relativo a la orden del Juez, como el concerniente a la autorizacin del Secretario, dada la estrecha y acerada vinculacin que existe entre uno y otro. En tal sentido, la sla presencia del ltimo, ayuna de toda referencia a la sealada actuacin judicial, no permite otorgarle a una copia la calidad de autenticada, puesto que, en tal supuesto no hay forma de verificar si, efectivamente y como al unsono lo disponen los citados artculos 115 (num 7) y 254 (num. 1), la reproduccin de esas copias fue ordenada por el respectivo Juez, quedando sin demostracin no slo la existencia de la supraindicada providencia, sino an el hecho mismo de que ella hubiera sido expedida con anterioridad al momento en que el secretario procediera a acometer la comentada labor de autenticacin, todo lo cual lleva a concluir que, en la hiptesis as planteada, de conformidad con el artculo 174 de la misma codificacin, no habr lugar a apreciar como prueba las copias en esta forma autenticadas, mxime cuando, acorde con el propio artculo 115, numeral 5, frente al nico evento en que el secretario puede prescindir de la mencionada orden judicial, es decir, entratndose de la expedicin de copias simples, stas no tendrn valor probatorio de ninguna clase.

RELACIN BIBLIOGRFICA Documentos electrnicos en Internet

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