Aspectos Generales Registro nico Tributario - RUT

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Qu es el RUT? Qu es el NIT? Para qu sirve el RUT? Quines estn obligados a inscribirse en el RUT? Quines no estn obligados a inscribirse en el RUT? En qu momento debo inscribirme en el RUT? Qu vigencia tiene la inscripcin en el RUT? Cmo me inscribo? Qu documentacin se requiere para diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT? 10. Qu es y cmo se efecta la formalizacin de la inscripcin? 11. Para formalizar debo presentarme personalmente? 12. En qu evento debo actualizar el RUT? 13. Cmo realizo la actualizacin del RUT? 14. Qu sanciones pueden presentarse con respecto al Registro nico Tributario RUT-? 1. Qu es el RUT? El Registro nico Tributario -RUT- constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, los pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

2. Qu es el NIT? El Nmero de Identificacin Tributaria - NIT constituye el nmero de identificacin de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artculo 4 del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.

3. Para qu sirve el RUT? Permite contar con informacin veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestin efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las

obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias as como la simplificacin de trmites y reduccin de costos.

4. Quines estn obligados a inscribirse en el RUT? Segn el Artculo 5 del Decreto 2788 de 2004, estn obligados a inscribirse en el Registro nico Tributario -RUT:

Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regmenes comn o simplificado, Los agentes retenedores, Los importadores y exportadores, Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedicin de NIT, cuando por disposiciones especiales estn obligadas a expedir factura, Los profesionales en compra y venta de divisas, y las dems personas naturales o jurdicas que participen en las operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero; los agentes de carga internacional, los agentes martimos, los depsitos habilitados pblicos y privados, las comercializadoras internacionales (C.I.), los comerciantes de las zonas de rgimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrs, Providencia y Santa Catalina, los intermediarios de trfico postal y envos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediacin aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio pblico o privado, los transportadores en el rgimen de importacin o exportacin, los transportistas nacionales para operaciones del rgimen de trnsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas econmicas especiales de exportacin y dems usuarios aduaneros.

Tambin podrn inscribirse en el Registro nico Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedicin de NIT, cuando por disposiciones especiales estn obligadas a expedir factura. La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales podr requerir la inscripcin de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este artculo.

5. Quines no estn obligados a inscribirse en el RUT?

Para efectos de las operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero, no estarn obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: los extranjeros no residentes, diplomticos, misiones diplomticas, misiones consulares y misiones tcnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al rgimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancas bajo la modalidad de trfico postal y envos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importacin y/o exportacin de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrn identificarse con el nmero de pasaporte, nmero de documento de identidad o el nmero del documento que acredita la misin. Lo anterior sin perjuicio de la inscripcin que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estn sujetos.

6. En qu momento debo inscribirme en el RUT? Tratndose de nuevos obligados, la inscripcin deber efectuarse:

En forma previa al inicio de la actividad econmica. Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN. A la realizacin de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente ao gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrn plazo para inscribirse en el Registro nico Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaracin. Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de registrarse por una calidad diferente.

7. Qu vigencia tiene la inscripcin en el RUT? Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripcin en el Registro nico Tributario -RUT- tendr vigencia indefinida y en, consecuencia, no se exigir su renovacin (Art. 6 Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004).

8. Cmo me inscribo? La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentacin ante la Administracin, Cmaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto, y la formalizacin de la inscripcin. (Art. 1 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007).

El diligenciamiento del formulario oficial para la solicitud de inscripcin en el Registro nico Tributario, RUT, se realiza a travs de los servicios informticos electrnicos, de manera virtual o presencial. La opcin presencial implica, en todo caso, el diligenciamiento de la solicitud de inscripcin a travs de los servicios informticos electrnicos en forma asistida, en las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales, cmaras de comercio o Puntos de Contacto habilitados para el efecto (Art. 2 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007). Si se encuentra obligado a inscribirse en Cmara de Comercio, la solicitud de Inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT se realiza mediante el diligenciamiento del formulario con la leyenda EN TRAMITE PARA CAMARA a travs de:

Puntos de ConTacto, de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados para tal efecto. A travs del portal de la DIAN www.dian.gov.co Directamente en las Cmaras de Comercio a nivel Nacional.

Para estos casos la formalizacin de la inscripcin se realizar directamente en las Cmaras de Comercio, donde se entregar el original del formulario de inscripcin al cliente debidamente formalizado con leyenda CERTIFICADO. La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales que no requieran de matricula mercantil, (tanto personas naturales como jurdicas) realizarn la formalizacin de la inscripcin a travs de los Puntos de ConTacto, de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados, previo cumplimiento de los requisitos.

9. Qu documentacin se requiere para diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT? El formulario de inscripcin del Registro nico Tributario, debe presentarse con los siguientes documentos (Art. 4 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007):

El original del documento de identificacin, cuando se trate de persona natural, que se exhibir cuando el trmite lo realice directamente el interesado. Poder debidamente otorgado, cuando se acte a travs de apoderado. Documento con autenticacin de firma del interesado o de quien ejerza la representacin legal, cuando se acte a travs de terceros. Documento que acredite la constitucin de la sociedad y/o representacin legal con informacin vigente cuando se trate de personas jurdicas, o del documento de creacin en el caso de entidades pblicas. Documento de identificacin del representante legal, cuando se trate de persona jurdica y el trmite lo realice directamente el representante.

10. Qu es y cmo se efecta la formalizacin de la inscripcin? Se entiende por formalizacin el proceso de autenticacin del obligado ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y dems entidades autorizadas con la expedicin del respectivo documento con leyenda CERTIFICADO. La formalizacin se efecta una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados. El funcionario competente de la DIAN, de la Cmara de Comercio y de las dems entidades facultadas, revisar y validar la informacin, confrontando los datos que figuran en el documento de identificacin con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la calidad de la informacin incorporada en el Registro nico Tributario - RUT. Una vez verificada la informacin, el funcionario competente proceder a formalizar la inscripcin en el registro, para lo cual imprime el formulario con leyenda CERTIFICADO que debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, segn el caso, y por el funcionario facultado. Una copia del documento ser entregada al interesado y otra reposar en la DIAN. Para aquellos obligados que an no cuentan con registro mercantil ni con Nmero de Identificacin Tributaria - NIT, y requieren de ello, la formalizacin podr realizarse en Cmara de Comercio presentando el formulario diligenciado o el nmero del mismo. Para el efecto, el funcionario competente de Cmara de Comercio procede a enviar la informacin requerida a la DIAN para la asignacin del Nmero de Identificacin Tributaria - NIT, que deben solicitar a ms tardar dentro los dos (2) das calendario siguientes a la asignacin de la matrcula mercantil.

11. Para formalizar debo presentarme personalmente? Existen las siguientes alternativas:

Personalmente por el interesado para persona natural, o por quien ejerza la representacin legal, acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurdica. A travs de tercero autorizado debidamente acreditado. A travs de terceros previa autenticacin de la firma del interesado o quien ejerza la representacin legal, en el cuerpo del formulario.

Tratndose de la inscripcin de personas jurdicas u otras entidades al momento de formalizar la inscripcin ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o representacin legal. Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrn presentar el formulario de inscripcin, previo diligenciamiento, en el Consulado del pas de residencia y a travs de ste se har entrega del certificado. En su defecto, enviarn la solicitud de inscripcin a travs del correo electrnico al buzn rut_extranjeros@dian.gov.co habilitado para tal efecto y por medio de ste se enviar el documento formalizado.

12. En qu evento debo actualizar el RUT? Cuando la informacin inicialmente registrada en el RUT haya sufrido algn tipo de modificacin ya sea de identificacin, ubicacin o clasificacin. La actualizacin del Registro nico Tributario - RUT tambin procede en los siguientes eventos, en los cuales se requiere realizar las verificaciones consagradas en la normatividad vigente:

Por cambio de rgimen comn a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registro nico Tributario - RUT, pretenda obtener el cambio de rgimen de comn a simplificado de que trata el artculo 505 del Estatuto Tributario.

Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas. Cuando la persona inscrita en el Registro nico Tributario - RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarn previamente las verificaciones de que trata el Art. 614 del E.T. Cancelacin de la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT. Cuando se pretenda cancelar la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT, en los eventos sealados en el artculo 11 del Decreto 2788 de 2004.

Las dems que seale la ley. En todo caso, la solicitud deber ser presentada acreditando los requisitos especiales que para cada evento consagran las disposiciones legales.

Actualizacin de oficio. La actualizacin de oficio en el Registro nico Tributario RUT, (Artculo 8 de la Resolucin 01887 del 22 de febrero de 2007), proceder entre otros, en los siguientes casos:

Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales o a informacin reportada por autoridad competente.

Cuando en alguna de las reas de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de un proceso, se establezca que la informacin contenida en el Registro nico Tributario - RUT est desactualizada.

Para efectos de la actualizacin de oficio a que se refiere el numeral 2 del presente artculo, el funcionario que tenga conocimiento dejar constancia de los hechos verificados y las pruebas pertinentes, debiendo informar y remitir la documentacin respectiva, a ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a su conocimiento,

a las reas de Fiscalizacin para lo de su competencia y a la de Gestin y Asistencia al Cliente de la Administracin competente, para que proceda a la actualizacin del Registro, a ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes al recibo del informe. Efectuada la actualizacin de oficio, de manera inmediata se comunicar al interesado a travs de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Tambin se informar al rea que puso en conocimiento el hecho y al rea de fiscalizacin. De la misma manera se proceder cuando se reciba informacin de terceros, evento en el cual la actualizacin tendr lugar una vez el rea competente realice las comprobaciones y verificaciones a que haya lugar. Comunicada la actualizacin al interesado, la misma tendr plena validez legal.

13. Cmo realizo la actualizacin del RUT? El diligenciamiento del formulario para actualizar el Registro nico Tributario - RUT deber realizarse a travs de los servicios informticos electrnicos o en forma personal asistida por un funcionario acreditado, en los Puntos de Contacto habilitados de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, consulados y otras entidades pblicas o privadas facultadas para el efecto.

14. Qu sanciones pueden presentarse con respecto al Registro nico Tributario -RUT? Art. 49. Ley 1111 del 27 Diciembre de 2006. Que adicion el artculo 658-3 al Estatuto Tributario:

Sancin por no inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien est obligado a hacerlo, se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el trmino de un (1) da por cada mes o fraccin de mes de retraso en la inscripcin, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la inscripcin, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

Sancin por no exhibir en lugar visible al pblico la certificacin de la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT, por parte del responsable del rgimen simplificado del IVA. Se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el trmino de tres (3) das. Sancin por no actualizar la informacin dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualizacin, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro nico Tributario - RUT. Se impondr una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin. Cuando la

desactualizacin del RUT se refiera a la direccin o a la actividad econmica del obligado, la sancin ser de dos (2) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin.

Sancin por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT se impondr una multa equivalente a cien (100) UVT.

http://www.dian.gov.co/descargas/ayuda/guia_rut/content/Generalidades1.htm#1