UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia

PIM I Application Project Performance, On-Time & On-Budget (Performance em Projetos de Aplicao, No Prazo & Dentro do Oramento)

4 PERODO

Plo Guarulhos 2011 UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia

PIM I Application Project Performance, On-Time & On-Budget (Performance em Projetos de Aplicao, No Prazo & Dentro do Oramento)

Sergio Murilo Monteiro Coelho RA: 0912438 Gesto de Tecnologia da Informao 4 Semestre

Plo Guarulhos 2011 Resumo Este projeto apresentado como requisito legal para a obteno do titulo de Gestor e ir analisar, a partir de matria publicada em fevereiro de 2011 no site do Instituto Gartner, as dificuldades que as organizaes de TI tem para cumprir cronogramas, manter o oramento inicial, enfrentar situaes imprevisveis e estabelecer um canal de comunicao entre parceiros, clientes e unidade de negcios para o desenvolvimento de projetos de aplicativos em TI. Palavras chaves: projetos de TI, comunicao e oramento.

Abstract This project site of Gartner, the is presented as a legal requirement to obtain the

title of Manager and will analyze, from an article published in February 2011 on the organizations have to meet schedules, keep the original budget, deal with unpredictable situations and establish a channel of communication between partners, customers, business unit for the development of IT application projects. Keywords: IT project, communication and budget.

Sumrio 1. INTRODUO ....................................................................................................... 6 2. DESENVOLVIMENTO ...........................................................................................7 2.1 O mercado brasileiro ......................................................................................... 7 2.1.1 62% das empresas estouram oramentos de projetos .................................. 7 2.1.2 No cumprimento dos prazos o principal problema na gesto de projetos..8 2.1.3 64% das empresas brasileiras possuem falhas de comunicao ...................9 2.2 Proposta tcnica e outras solues ..................................................................10 2.2.1 Metodologias .................................................................................................10 2.2.2 Sistemas Operacionais ..................................................................................10 2.2.3 Evitando o excesso de custo no projeto ....................................................... 11 2.2.4 Processos essenciais para evitar excessos ................................................. 11 CONCLUSO.............................................................................................................14 REFERNCIAS..........................................................................................................15

1. Introduo O desempenho de um projeto freqentemente medido em termos de oramento ou de tempo de entrega, mas a maioria das unidades de negcios no consegue compreender as repercusses das mudanas do projeto aps o trabalho que j foi iniciado (1). Partindo desta premissa buscarei neste trabalho propor solues e identificar necessidades nas unidades de negcio utilizando e envolvendo mltiplas disciplinas como a Lgica, a Comunicao Aplicada e os Fundamentos de Sistemas Operacionais evitando assim, o excesso de custos dos projetos e a entrega nos prazos estabelecidos. Terei como base mercadolgica a realidade de TI nas organizaes no Brasil onde no se diferencia de outros pases quando o assunto oramento e prazos de entrega, pois sabemos que historicamente os projetos de TI so caracterizados por atrasos terrveis e descaso para com o oramento.

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Veja no site: http://www.gartner.com/technology/metrics/application-development-projects.jsp

2. Desenvolvimento 2.1 - O mercado brasileiro Foram levantados alguns pontos que demonstram claramente, quando analisamos no mercado brasileiro, a inabilidade das organizaes na execuo de seus projetos em cumprir os requisitos oramentrios, prazo de entrega e falhas na comunicao conforme descrito abaixo. 2.1.1 - 62% das empresas brasileiras estouram oramento de projetos. Segundo estudo do PMI, 59% das companhias no utilizam solues especficas para gesto do conhecimento em projetos. Os nmeros so alarmantes: 79% das organizaes brasileiras costumam ter problemas no cumprimento dos prazos estabelecidos para os projetos, enquanto 62% afirmam estourar os oramentos definidos. o que mostra o estudo de benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2009, realizado pelo PMI (Project Management Institute). O levantamento ouviu 300 companhias que atuam no Pas. De acordo com a pesquisa, 32% dos projetos estouram em at 10% do valor previsto e 28% afirmaram que o rombo geralmente maior do que isso. Por outro lado, 59% das empresas brasileiras no costumam ter problemas de qualidade no que entregue. A satisfao com os resultados tambm no deixa a desejar. Problemas que ocorrem com mais freqncia citados pelos respondentes tocam comunicao (76%), prazos (71%), mudanas de escopo (70%), escopo no definido adequadamente (61%) e concorrncia entre o dia a dia e o projeto na utilizao de recursos (52%). Iniciativas que as empresas pretendem desenvolver nos prximos 12 meses passam por desenvolvimento e reviso de metodologia de gerenciamento (60%), programas de capacitao em gerenciamento de projetos (57%), implantao de indicadores (50%).

Outro dado relevante da edio do estudo mostra que 42% dos projetos esto sempre alinhados s estratgias da organizao. Alm disso, 62% dos entrevistados afirmam no utilizar balanced scorecard (BSC). Mesmo assim, 83% das empresas utilizam algum software para gerenciamento de projetos. Entre as ferramentas utilizadas esto MS Project (60%), software desenvolvido internamente (26%), MS Project Server (23%) e Oracle Primavera Systemas (8%). Todavia, 59% das companhias no utilizam solues especficas para gesto do conhecimento em projetos, mas pretende adot-la no futuro. Alm disso, 33% das reas de TI possuem um PMO (Project Management Office). O departamento tambm o que mais utiliza metodologia de Gerenciamento de Projetos (63%). Os aspectos considerados na metodologia esto prazo (97%), escopo (94%), custo (83%), riscos (70%), comunicao (68%), qualidade (64%), recursos humanos (62%), integrao (57%) e aquisies (48%). 2.1.2 - No cumprimento dos prazos o principal problema na gesto de projetos. Pesquisa anual de benchmarking do Project Management Institute aponta comunicao e gerenciamento de conflitos como principais falhas. O no cumprimento dos prazos representa o principal problema dos projetos conduzidos nas empresas brasileiras. Dentre os outros fatores que atrapalham o sucesso, a associao lista as constantes mudanas de escopo (58%), problemas de comunicao (58%), escopo no definido adequadamente (52%), riscos no avaliados corretamente (46%), recursos humanos insuficientes (44%), concorrncia entre o dia a dia e o projeto na utilizao de recursos (43%), no cumprimento do oramento (41%), mudana de prioridade constante ou falta de prioridade (35%), estimativas incorretas ou sem fundamento (30%) e problemas com fornecedores (29%). Para o estudo, a PMI ouviu 373 empresas, de oito indstrias e nove estados brasileiros. Metade das companhias que participam do estudo possui oramento acima de R$ 1 milho para projetos. De acordo com a associao, 49% das empresas tm mais de 500 funcionrios e 53% verifica faturamento anual superior a R$ 100 milhes.

Ainda de acordo com a associao, as principais deficincias encontradas nos profissionais de gesto de projeto atrelam-se comunicao (47%), gerenciamento de conflitos (41%), conhecimento em gerenciamento de projetos (38%), capacidade de integrar as partes (36%), negociao (29%), poltica (24%), liderana (23%), atitude (21%), organizao (18%), conhecimento tcnico (15%), iniciativa (15%) e trabalho em equipe (14%). 2.1.3 - 64% das empresas brasileiras possuem falhas de comunicao Estudo do PMI aponta ainda que 78% das organizaes dizem ter problemas de prazo em seus projetos O no cumprimento de prazos (66%), falhas de comunicao (64%) e mudanas constantes de escopo (62%) so as principais deficincias em gesto para empresas brasileiras como Petrobrs, Nestl, Vale, Votorantim, Lojas Renner, Natura, Gerdau, IBM, HP e BNDES. O estudo revela ainda que 78% das organizaes dizem ter problemas de prazo em seus projetos, 64% de custo, 44% problemas de qualidade e 39% insatisfao do cliente. Em contrapartida, as empresas pesquisadas afirmaram que os benefcios mais claros obtidos com o gerenciamento de projetos foram o maior comprometimento com objetivos e resultados (81%); a disponibilidade de informaes para tomada de deciso (78%); e o aumento da satisfao do cliente (75%), seja ele interno ou externo. Alm disso, grandes avanos na rea de gesto de projetos e seus benefcios passaram a investir em metodologias slidas para gerir seus projetos. Em 2003, por exemplo, 72% das organizaes pesquisadas afirmaram ter prazos prorrogados em seus projetos. Em 2007 esse ndice baixou para 66%. Em relao a retrabalho, o ndice caiu de 72% em 2003 para 26% no ltimo levantamento. Segundo o Estudo de Benchmarking do PMI, as habilidades mais valorizadas pelas empresas so liderana (89%), comunicao (78%) e conhecimento tcnico em gesto de projetos (75%). Por outro lado, comunicao (53%), gesto de conflitos (42%) e capacidade para integrar as reas (35%) so as habilidades que as empresas consideram mais deficientes nos gestores de projetos.

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2.2 - Propostas Tcnicas e outras Solues 2.2.1 - Metodologias Seja qual for o cenrio vigente, a escolha da estratgia adequada considera tanto o contexto interno quanto o externo, isto implica na concepo detalhada do processo, que contempla uma crescente gama de decises estratgicas. A metodologia utilizada abrange a coleta de informaes geradoras de oportunidades dos ambientes polticos, econmicos e tecnolgicos. Essas, quando confrontadas com as vantagens competitivas internas, permitiro estabelecer possibilidades que formaro os cenrios futuros. A escolha do cenrio mais adequado seguir de acordo com o modelo mental do gestor da empresa. Para anlise desta relao, o estudo optou pela combinao de mtodos indutivos, porque neles os eventos seguem uma ordem temporal com relaes de causa e efeito e dedutivos, porque neles, os cenrios so apresentados por meio de descries cruciais e manipulao de dados que estabelecem uma relao de se /ento. A escolha se deu pelo entendimento de que esta a melhor maneira de analisar um ambiente complexo como o brasileiro, que apesar da unidade lingstica, contempla grandes diferenas culturais, sociais, econmicas, polticas, que podem interferir, entre outras coisas, na capacidade das empresas em captar mo de obra especializada, capaz de atender os projetos no prazo combinado e dentro do oramento. Ratifica esta opo ao sugerir que a combinao de mtodos indutivos e dedutivos, a mais apropriada para a elaborao de cenrios que envolvam projetos complexos. 2.2.2 - Sistemas Operacionais As comparaes entre os sistemas operacionais Linux e Windows so inevitveis. Alguns apontam pontos fortes e fracos de cada SO, outros partem para o

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ataque, mas so poucas, porm, as informaes que realmente tiram as dvidas de quem utiliza os dois sistemas. A maior diferena entre o Linux e o Windows que no primeiro voc tem acesso completo ao cdigo fonte. graas licena GNU Public License (GPL) onde permite que todos os usurios de qualquer lugar do planeta possam acessar o cdigo fonte Kernel (ncleo do Sistema Operacional). J o Windows por ser um sistema operacional proprietrio no permite que voc tenha acesso ao cdigo fonte (Kernel). A viabilizao das distribuies Linux como um negcio para o TI das empresas se deu devido a sua estabilidade, segurana, modularizao e custo acessvel quando optamos por este Sistema Operacional nos projetos de TI, levando-se em considerao a relao prazo de entrega e oramento, principalmente no que se refere a oramento. Comparando com o Unix, sistema no qual o Linux se baseia, apresenta uma srie de vantagens sobre seus concorrentes proprietrios: Windows e Mac OS: 1) um sistema multiusurio: possibilita o acesso de vrias pessoas mesma mquina com privacidade assegurada por logins e senhas pessoais; 2) multitarefa: permite a utilizao de diversos aplicativos simultaneamente; 3) multiplataforma: o usurio tem flexibilidade para escolher os fabricantes. 4) confivel: seus processos so escalonveis de acordo com suas prioridades; v) robusto: elimina a necessidade de REBOOT das mquinas, muito comuns nas verses Windows; vi) um sistema maduro, uma vez que abriga uma enorme comunidade voltada s solues de possveis falhas do sistema, conferindo maior segurana contra invases de hackers ou contaminaes por vrus. 2.2.3 Evitando o excesso de custo no projeto De acordo com os especialistas os projetos de desenvolvimento de aplicaes, muitas vezes no so concludos no prazo e no oramento, prova disso que em muitas empresas de mdio e pequeno porte, um tero dos projetos excede o oramento e cronogramas. Felizmente o pessoal experiente de TI pode ajudar a reduzir o risco de derrapagens de custos e falhas definitivas, atravs de um processo de planejamento minucioso, que envolve no s o TI, mas todos os servios afetados pelo projeto.

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2.2.4 - Processos essenciais para evitar excessos a) Estabelecer o escopo e os recursos antes de comear a trabalhar. Os lderes de TI precisam estabelecer um comit diretor no departamento e envolver as partes interessadas no projeto como um primeiro passo para definir os requisitos. Os atrasos nos projetos, porque geralmente so resultado de fatores fora da equipe do projeto, o comit gestor pode fornecer a "organizao de buy-in" que necessrio para manter o projeto em andamento. O projeto uma vez que os requisitos e as caractersticas so mapeados, o prximo passo colocar as exigncias, por escrito e com um representante de cada signo comunidade de usurios fora. "Se no est escrito, ento no real" a primeira regra de gerenciamento de projetos. b) Preparar a equipe tcnica para fazer o seu melhor

O processo inicial de planejamento do projeto incentiva as partes interessadas para tomar decises como definio dos requisitos. A prxima fase envolve a obteno de pessoal tcnico para responder em capacidades e responsabilidades. fundamental ter um conhecimento profundo dos sistemas e ferramentas que sero utilizadas para desenvolver o projeto. O pessoal tcnico necessrio para validar as potencialidades e fragilidades do ambiente de desenvolvimento. Deve-se levar em conta no s as capacidades do pessoal, mas personalidades, desejos e estilos durante esta fase. Com esses elementos em mos, voc pode ento atribuir equipes, determinar horrios, e ainda proporcionar ambientes de trabalho que oferecem o melhor potencial para o sucesso. Por exemplo, se algumas pessoas funcionam melhor entre meio-dia e a meia-noite, deve-se

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fornecer a flexibilidade de trabalhar esses horrios para melhor produtividade. c) Investigar exaustivamente as capacidades de um fornecedor Enquanto o Comit pode ajudar os lderes de tecnologia em preparar adequadamente a equipe do projeto, alguns esforos de TI so realizados sem a ajuda de um fornecedor externo. Se os vendedores esto fornecendo os componentes de hardware ou software, uma boa idia, avanar com cautela. Os fornecedores podem se tronar uma das causas principais no excesso de custos, com aumento do escopo. d) importante ficar atento sobre como manter o projeto no caminho certo. Mesmo que o planejamento inicial inclui a participao da unidade de negcios, as equipes do projeto ainda tm que se proteger contra a demora na execuo depois que o projeto est em andamento. Acredita que o aumento de escopo sempre ser um problema, devido prpria natureza da TI.

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Concluso Conclu que Projetos de TI so diferentes e merecem tratamento diferenciado. Mas, estes projetos possuem os mesmos desafios que todos os outros projetos tm, independentemente do porte da empresa, da sua cultura de TI e da poltica praticada. A soluo para os responsveis nas organizaes bem como os profissionais da rea so de ficar atento aos pecados clssicos historicamente cometidos e passar a praticar a boa gerncia de projetos. Assim reduzir-se- o nmero de fracassos e aumentar-se- a probabilidade de realizar os objetivos definidos no projeto e atendam aos parmetros de custo, prazo e qualidade.

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Referncias IT WEB. http://www.itweb.com.br/noticias/index.asp?cod=67733 Gartner..http://www.gartner.com/technology/metrics/application-developmentprojects.jsp