Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.

H.Olguin LA CONTABILIDAD es una tcnica auxiliar de la Economa, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administracin de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La informacin que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organizacin. Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresndolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente caractersticas financieras y de interpretar sus resultados. OBJETIVO Proporcionar una imagen numrica de la que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones. Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. Proporcionar la justificacin de la correcta gestin de los recursos de la empresa. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN CONTABLE 1. Exacta Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros) 2. Verdadera y fidedigna Los registros e informes deben expresar la real situacin de los hechos. 3. Clara La informacin debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el comn de los miembros de la empresa. 4. Referida a un nivel Elaborada segn el destinatario. 5. Econmica Con un costo inferior al beneficio que reporta. 6. Oportuna Que est disponible al momento en que se requiera su informacin. PRINCIPIOS CONTABLES Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujecin a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptacin general. Los principios son pocos y representan las presunciones bsicas sobre las que descansan las normas. Necesariamente derivan de los factores econmicos y polticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios. A continuacin se resumen los Principios Contables de Aceptacin General, los que son determinados por las caractersticas del medio ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad. 1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto. 2.- Entidad Contable: Los estados financieros se refieren a entidades econmicas especficas, que son distintas al dueo o dueos de la misma. 1

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin 3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un lmite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad econmica y por consiguiente, las cifras presentadas no estn reflejadas a sus valores estimados de realizacin. En los casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deber dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situacin financiera. 4.- Bienes Econmicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos monetarios. 5.- Moneda: La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador. 6.- Perodo de Tiempo: Los estados financieros resumen la informacin relativa a perodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros. 7.- Devengado: La determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del perodo aunque stos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan. 8.- Realizacin: Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto realizado participa del concepto de devengado. 9.- Costo Histrico: El registro de las operaciones se basa en costos histricos (produccin, adquisicin o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de realizacin). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos. 10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente. 11.- Criterio Prudencial: La medicin de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre perodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparacin de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la seleccin de la base a emplear para lograr una decisin prudente. Esto involucra que ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presuncin que los estados financieros podran ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplic. 12.- Significacin o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicacin de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable. 13.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este hecho y su efecto. 14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone nfasis en el contenido econmico de los eventos aun cuando la legislacin puede requerir un tratamiento diferente. 15.- Dualidad Econmica: La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y est constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de stos, las cuales tambin son demostrativas de los diversos pasivos contrados. 2

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin 16.- Relacin Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situacin financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si. 17.- Objetivos Generales de la Informacin Financiera: La informacin financiera est destinada bsicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. Tambin se presume que los usuarios estn familiarizados con las prcticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la informacin presentada. 18.- Exposicin: Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos delante a que se refiere

LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA Dentro del macro-sistema empresa existen una variedad de Subsistemas de Informacin Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Informacin Contable.

PATRIMONIO 1 Concepto. Elementos que concurren para su existencia: personas, propiedades, obligaciones, valor econmico. Todo ente persigue fines diversos con el propsito de lograr uno o varios objetivos determinados. Para el desarrollo de las actividades, que para ello son necesarias, les resulta imprescindible tomar decisiones. Para tomar buenas decisiones, el ente debe contar con informacin til, la que es brindada por un buen sistema de informacin. La Contabilidad Patrimonial se vale de un procedimiento para informar sobre la composicin y el valor del Patrimonio del ente, sus cambios cualitativos y cuantitativos, as como tambin los bienes 3

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias, con vistas a servir de base para tomar decisiones, controlar la gestin y planificar. De la lectura de la definicin de Contabilidad expresada anteriormente, surge el concepto Patrimonio del Ente y su evolucin como principal objeto de estudio de la misma. El Patrimonio es elemento de la economa reglado por el derecho, cuya existencia deriva principalmente de la capacidad jurdica de las personas de ser propietarios de bienes con valor econmico y de contraer obligaciones, tambin con valor econmico. El Patrimonio como riqueza de las personas existe independientemente de cualquier sistema de informacin contable. El Patrimonio, es un concepto abstracto, que indica el valor neto de la riqueza de una persona, sea fsica o jurdica, que surge precisamente de contraponer el valor de sus bienes y derechos, con el valor de sus obligaciones contradas. Estos bienes y derechos, y obligaciones, constituyen los dos nicos elementos concretos que lo componen, conformando: a) por un lado un elemento con sentido positivo en la cuantificacin del patrimonio, dado por el valor econmico de los bienes y derechos de propiedad de una persona (ACTIVO), y b) por otro lado un elemento con sentido negativo en la cuantificacin del patrimonio, dado por el valor econmico de las obligaciones de esa misma persona (PASIVO) 2 Ecuacin Patrimonial. Determinacin del Patrimonio. Elementos Integrantes (Activo y Pasivo). Concepto de Valor. Resolucin de la ecuacin. La expresin Ecuacin del Patrimonio surge porque el Patrimonio constituye una incgnita que es despejada cuando se asignan valores a los Activos y Pasivos, de modo tal que se plantea econmicamente como: ACTIVO PASIVO = PATRIMONIO NETO Los Activos son elementos mensurables, cuantificables en moneda, de libre utilizacin por parte del ente que le permiten cumplir los objetivos a travs de su actividad especfica. Todo Activo posee un valor. Esto significa que representa dinero o tiene aptitud para generarlo. Dicho valor puede derivar de la posibilidad de canjearlo por dinero o por otro activo o utilizarlo para cancelar una obligacin o distribuirlo a los propietarios del ente (valor de cambio); o bien emplearlo en alguna actividad productiva (valor de uso). Se llaman Activos dado que activamente contribuyen al logro de los fines del ente. Los Pasivos estn constituidos por los derechos que los terceros poseen sobre los Activos del ente. De ello se desprende que Pasivos, son las obligaciones del ente hacia otros entes ya sea de dar (entregar dinero u otros bienes) o de hacer (prestar servicios). Ellos contribuyen pasivamente al logro de los fines del ente, de all su nombre. La igualdad Patrimonial Contable. Fundamentos y enunciacin. Los Activos del ente son utilizados en forma dinmica, para tratar de cumplir con los objetivos que se han propuesto los propietarios, al crear el ente. Ello provoca constantes cambios en la magnitud y en la composicin de los distintos elementos que componen no solo el Activo sino tambin el Pasivo. Consecuentemente, los cambios del Activo y del Pasivo, provocan cambios similares en la magnitud y composicin del Patrimonio. Los bienes econmicos que dispone el ente y utiliza para desarrollar la actividad, para tratar de lograr su objetivo, son aportados por los propietarios y por terceros ajenos al ente. En todo momento de la vida de un ente, el valor econmico de los bienes y derechos propiedad del ente, es igual, al valor econmico de los derechos que sobre dichos bienes tienen, terceros y propietarios del ente.

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin

En funcin al origen del Patrimonio, es posible establecer la composicin del mismo, en un momento dado, de la siguiente manera: Capital. Resultados Acumulados a travs de la vida del ente que se mantienen en el patrimonio. Los componentes de la Igualdad Patrimonial Contable cambian constantemente durante la vida del ente. Dichos cambios son conocidos por las personas vinculadas al ente por medio de la informacin que ste emite peridicamente. La informacin sobre los distintos aspectos referidos al Patrimonio, cuando su contenido es de carcter general, es emitida al transcurrir periodos iguales de tiempo, a los efectos de su anlisis comparativo. Estos perodos regulares de tiempo se denominan ejercicios econmicos. Por consiguiente el ejercicio econmico es el perodo de tiempo de igual duracin, que existe entre una determinacin del patrimonio y esa misma determinacin, anterior o posterior. LA CUENTA Es una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relacionados a una persona o situacin de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o ttulo que los identifica. Ejemplo: Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrar en la cuenta llamada Caja. Los dineros que estn depositados en el Banco, se registrarn en Cuenta Banco. TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS Se representa por una T. esquemtica que tiene dos partes: .

DEBE y HABER Los que slo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin

CONCEPTOS a) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos. b) Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos. c) La suma de los cargos se llama: dbitos d) La suma de los abonos se llama: crditos e) La diferencia entre dbitos y crditos se llama saldo. f) Cuando los dbitos son mayores, se llama saldo deudor. g) Cuando los crditos son mayores, se llama saldo acreedor h) Cuando dbitos y crditos son iguales, se dice que la cuenta est saldada

a) Cuentas de Activo Cuando aumentan, se cargan, Cuando disminuyen, se abonan. b) Cuentas de Pasivo Cuando disminuyen se cargan Cuando aumentan, se abonan. 6

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin c) Cuentas de Resultado Cuando hay prdidas, se cargan Cuando hay ganancias, se abonan GANANCIAS > PRDIDAS = UTILIDAD DEL EJERCICIO GANANCIAS < PRDIDAS = PRDIDAS DEL EJERCICI

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin

-------------------------------------------------------------------------------DESCRIPCION CODIGO DE CODIGO JERARQUIA CUENTA -------------------------------------------------------------------------------ACTIVO 1.0.00.00.000 10000 +--ACTIVO CORRIENTES 1.1.00.00.000 11000 +--CAJA Y BANCO 1.1.01.00.000 11100 +--DEUDORES POR VENTAS 1.1.01.01.000 11301 +--CAJA 1.1.01.02.000 11101 +--CAJA EN MONEDA EXTRANJERA 1.1.01.03.000 11102 +--BANCOS 1.1.01.04.000 11103 +--BANCO PROVINCIA CTA, CTE 1.1.01.04.001 11104 +--BIENES DE CAMBIO 1.1.02.00.000 11300 +--MERCADERIA 1.1.03.00.000 11505 +--OTROS CREDITOS 1.1.04.00.000 11400 +--IVA SALDO A FAVOR 1.1.04.01.000 11401 +--IVA CREDITO FISCAL 1.1.04.02.000 11402 +--ACTIVO NO CORRIENTE 1.2.00.00.000 12000 +--BIENES DE USO 1.2.01.00.000 12400 +--RODADOS 1.2.01.01.000 12401 +--AMORTIZ ACUM ROADADOS 1.2.01.02.000 12405 +--MUEBLES Y UTILES 1.2.01.03.000 12406 +--AMORT ACUM MUEBLES Y UTILES 1.2.01.04.000 12407 +--INSTALACIONES 1.2.01.05.000 1215 PASIVO 2.0.00.00.000 20000 +--PASIVO CORRIENTE 2.1.00.00.000 21000 +--CUENTA A PAGAR 2.1.01.00.000 21100 +--PROVEEDORES 2.1.01.01.000 21101 +--DOCUMENTOS A PAGAR 2.1.01.02.000 2104 +--REMUNERAC Y CARGAS SOCIALES 2.1.01.03.000 21300 +--SUELDOS Y JORNALES 2.1.01.04.000 21111 +--CARGA FISCAL 2.1.02.00.000 21130 +--INGRESOS BRUTOS A PAGAR 2.1.02.01.000 21132 +--IVA A PAGAR 2.1.02.02.000 21133 +--DEBITO FISCAL 2.1.02.03.000 21131 +--PROVEEDORES 2.1.03.00.000 22100 +--PASIVO NO CORRIENTE 2.2.00.00.000 22000 PATRIMONIO NETO 3.0.00.00.000 30000 +--RESULTADO DEL EJERCICIO 3.1.00.00.000 32000 +--RESULTADOS NO ASIGNADOS 3.2.00.00.000 34000 +--CAPITAL SOCIAL 3.3.00.00.000 31000 RESULTADO 4.0.00.00.000 40000 +--RESULTADO POSITIVO 4.1.00.00.000 41000 +--VENTAS 4.1.01.00.000 41100 +--RESULTADO NEGATIVO 4.2.00.00.000 42000 +--COSTO DE MERCADERIAS VENDIDAS 4.2.01.00.000 42100 +--GASTOS GENERALES 4.2.02.00.000 42300 +--FLETES 4.2.03.00.000 42500 +--IMPUESTOS INGRESOS BRUTOS 4.2.04.00.000 42400 +--COMISIONES BANCARIAS 4.2.05.00.000 42700 +--ALQUILERES PAGADOS 4.2.06.00.000 42800 +--AMORTIZACIONES 4.2.07.00.000 42600 --------------------------------------------------------------------------------

METODO DE REGISTRACION CONTABLE PARTIDA DOBLE El sistema de partida doble es el mtodo o sistema de registro de las operaciones ms usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aqu tiene que ver dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar, cargar o deudora, entre otras palabras dbito. El haber es acreditar,abonar, entre otras palabras crdito. El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribi el primer tratado contable. 8

Administracin Contable CEPAHO 14 Prof. Cr. Miguel H.Olguin Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras). Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operacin que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificacin en los elementos patrimoniales de la misma. El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operacin: al Debe de una cuenta y al Haber de otra. Por ejemplo, si nos conceden una subvencin pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses ms tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesin y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estar recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen. Cuando se emplea este sistema, se dice que seguimos el criterio de devengado, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se d el pago o el cobro.