Manual de operaciones de franquicia

Manual de operaciones

Tabla de contenido

El contenido de un Manual de operaciones de franquicia personalizado suele ser más complicado

de lo que la mayoría de la gente cree. El esquema a continuación es solo un esquema de
MUESTRA que utilizamos como punto de partida para crear su esquema personalizado. En el
caso de una reescritura manual, usaríamos su esquema existente como punto de partida y luego
extraeríamos de este esquema los títulos o contenidos faltantes.

Puede hacer clic en el título "Formulario de establecimiento de negocios" a continuación para ver
un extracto de muestra.

1. 1. INTRODUCCIÓN AL MANUAL

o Organización manual
o Propiedad del manual
o Propósito de este Manual
o Importancia de la confidencialidad Mantener el manual actualizado
o Envío de sugerencias
o Descargo de responsabilidad
2. 2. INTRODUCCIÓN A SU SISTEMA DE FRANQUICIA

o Carta de bienvenida
oh Historia de la empresa
oh A quién llamar
o Descripción general de los servicios prestados a los franquiciados
■ Selección del sitio
■ Aprobación de arrendamiento
■ Entrenamiento inicial
■ Otro apoyo inicial
■ Apoyo para la gran inauguración
■ Capacitación y soporte continuos
■ Precios minoristas sugeridos
■ Proveedores aprobados
■ Marketing
 ■ Internet

o Descripción general de sus responsabilidades

o Visitas nuestras
o Tarifas
3. 3. PROCEDIMIENTOS PREVIOS A LA APERTURA

o Introducción
o Establecimiento de forma comercial
■ Estructura de negocio
■ Descripción general de las opciones de entidades
■ Protección de responsabilidad
■ Impuesto sobre la renta
■ Administración
■ Otros factores en la elección de entidad
■ Línea de fondo
■ Dónde formar su entidad
■ Nombrar su entidad
■ Certificado de nombre supuesto
o Proceso de selección del sitio
■ Criterios de selección del sitioa
■ Análisis de mercado
■ Buscando aprobación de sitios propuestos
■ Consideraciones de arrendamiento
■ Buscando aprobación de arrendamiento
o Licencias, Permisos e Impuestos
■ Introducción
■ Licencias y Permisos Comerciales
■ Certificaciones opcionales
■ Altas y Pagos de Impuestos
■ Sitios web de información estatal
■ Recursos adicionales
o Formación
■ Programación de capacitación inicial
■ Programa de formación inicial
■ Capacitación en seguridad alimentaria
o Configuración de sus instalaciones
■ Construcción de las instalaciones
 ■ Especificaciones de construcción
■ Accesorios, mobiliario, equipos y servicios necesarios
■ POS y sistemas informáticos
■ Requisitos de señalización
■ Lista de proveedores aprobados
o Inventario inicial y suministros
■ Objetos requeridos
■ Lista de proveedores aprobados
o Utilidades / Servicios
o Uniformes
oCuentas bancarias
■ Cuenta comercial principal
■ Cuenta operativa
o Cobertura de seguro
■ Requisitos generales de seguro
■ Montos mínimos de cobertura
■ Requisitos de la compañía de seguros
o Gran Inauguración
■ Notificación
■ Dos semanas antes: correo directo
■ Apertura suave – Publicidad
■ Semana uno
■ Semana dos
■ Semana tres
■ Invitaciones VIP
■ La primera reunión de empresa
o Lista de verificación previa a la apertura
4. 4. PERSONAL

o Introducción
o Conceptos básicos de la legislación laboral
■ Derechos de los empleados/responsabilidades del empleador
■ Reglamento Federal sobre Relaciones Laborales
■ Leyes estatales de empleo
OSHA

■ Estándares federales
 ■ Programas estatales de OSHA
o Preparándose para contratar a su primer empleado
o Responsabilidades laborales y perfiles ideales de empleados

■ Responsabilidades
■ Perfil de empleados ideales
■ Descripciones de trabajo
o Reclutamiento de empleados

■ Fuentes de candidatos a empleados

■ Anuncios de empleo
■ Requisitos para anunciar puestos vacantes o solicitudes de empleo

■ Formulario de aplicación
■ Confidencialidad de las solicitudes
o Entrevistar a los solicitantes de empleo

■ Preparación para entrevistas

■ Realización de entrevistas exitosas
■ Preguntas a evitar
o Verificación de antecedentes de los solicitantes de empleo

■ Consejos generales sobre verificación de antecedentes

■ Reglas especiales para ciertos registros
o Pruebas previas al empleo
o Problemas diversos de contratación
o Papeleo para nuevos empleados
o Pasos adicionales en el proceso de contratación
oh Orientación para nuevos empleados
oh Capacitación para nuevos empleados
o Políticas de Personal

■ Introducción
■ Comunicar las reglas de trabajo
o Pagar a sus empleados

■ Salarios
■ Salario mínimo

■ Beneficios
oh Empleado Planificación
oh Empleado Formularios de Gestión
 oh Empleado Moral / Motivación

■ Introducción
■ Factores de buena moral
■ Signos de mala moral
■ Mejorar la moral y la motivación
o Evaluaciones de Desempeño
o Disciplina de los empleados
o Renuncia / Terminación

■ Resignación
■ Terminación
■ Procedimientos posteriores a la separación
■ Cheques de pago finales
■ Explicar el despido a otros empleados
■ Dar referencias
o Resumen de buenas prácticas de gestión de empleados o Obtener ayuda legal con
cuestiones de derecho laboral

5. 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DIARIOS

oh Introducción
o Días/Horas de Operación Requeridos
oh Procedimientos de atención al cliente

■ Filosofía de servicio al cliente

■ Comentarios de los clientes
■ Quejas de clientes
■ Nuestra política de quejas de clientes
■ Solicitudes de reembolso
o Servicios varios al cliente

■ Limpieza en seco
■ Objetos perdidos
o Procedimientos de servicio

■ Saludo a los clientes

■ Contestar el teléfono

■ Atmósfera
■ Comprender las ofertas de productos
■ Trabajar / Interactuar con Clientes
 ■ Descripciones de trabajo
■ Técnicas de venta sugerente
■ Venta pasiva versus venta activa o procedimientos de comercialización

■ Estándares de comercialización visual

■ Productos de comercialización
■ Usando señalización
o Procedimientos de preparación de comidas (esta sección se aplicaría solo a empresas de
servicios de alimentos)

■ Procedimientos de preparación
■ Configuración de estaciones de preparación
■ Recetas para todos los artículos
■ Procedimientos de preparación para todos los artículos
■ Mantener el inventario
■ Procedimientos de lavado/saneamiento
o Listas de verificación de apertura/cierre

■ Lista de verificación de apertura

■ Lista de verificación de cierre
o Realizar transacciones de ventas

■ Ingresar pedidos usando el sistema POS

■ Procedimientos de manejo de efectivo
■ Aceptar cheques personales
■ Aceptar tarjetas de crédito
■ Precios sugeridos
o Certificados de regalo

■ Emitir certificados de regalo

■ Canjear certificados de regalo
o Gestión de inventario

■ Procedimientos de pedido de productos

■ Realizar pedidos a proveedores aprobados
■ Cambio de proveedores aprobados
■ Procedimientos de recepción de productos
■ Procedimientos de almacenamiento
■ Etiquetado e inventario rotativo
■ Deterioro
o Informes Operativos y Financieros
 ■ Características del sistema POS
■ Generando informes
■ Análisis de informes
■ Informes de muestra
o Tarifas de franquicia y requisitos de presentación de informes
■ Pago de regalías
■ Tarifa de marketing
■ Informes requeridos
■ Estados financieros
o Técnicas de Prevención de Pérdidas
■ Dinero
■ Inventario
o Limpieza y mantenimiento requeridos
■ Limpieza y mantenimiento diarios
■ Limpieza y mantenimiento semanal
■ Limpieza y mantenimiento mensual
o Procedimientos de seguridad
■ Prevención de accidentes y lesiones
■ Política de gestión de crisis
■ Reportar Accidentes
■ Problemas de compensación laboral
■ Seguridad contra incendios
■ Robo / Hurto
■ Clientes rebeldes
■ Usando el sistema de alarma
6. 6. PROCEDIMIENTOS DE VENTAS

o Introducción
o El proceso de ventas
■ Identificar las necesidades del cliente
■ Construyendo una relación con el cliente
■ Manejando objeciones
o Comprender a su competencia
o Ventajas Competitivas

7. 7. COMERCIALIZACIÓN

o Promoción de nuestro negocio en su área

 ■ Sus obligaciones generales
■ Directrices para el uso de marcas
■ Estándares de marketing
oh Especificaciones del logotipo
oh Gastos de marketing requeridos

■ Comercialización del sistema

■ Requisitos de marketing local
■ Publicidad cooperativa regional
■ Marketing de gran inauguración
oMercadeo Local

■ Introducción
■ Correo directo
■ Radio
■ Televisión
■ vallas publicitarias
■ Revistas
■ Periódicos
■ Páginas Amarillas
■ Internet
■ Redes
■ Boca a boca / Referencias de clientes
o Relaciones Públicas / Participación Comunitaria

■ Comunicados de prensa
■ Oficina de Mejores Negocios
■ Cámara de Comercio Local
■ Patrocinios de equipos
■ Servicio comunitario/actividades caritativas o obtención de aprobación de
marketing
8. 8. RECURSOS ADICIONALES
 oh Sitios web para organizaciones
oh Sitios web para leyes laborales
o Sitio web para información fiscal

9. 9. DOCUMENTOS DE GESTIÓN

o Hoja de caja diaria

o Política de Ausencias
o Divulgación de información del solicitante
oh Modelo de carta de rechazo de solicitante
oh Modelo de carta de reconocimiento del solicitante
COBRA
o Modelo de carta de cobro
o Tiempo empleado durante las horas de trabajo
oh Cliente Encuesta de satisfacción
oh Disciplina Formulario de documentación
oh Examen de drogas Formulario de consentimiento
oh Electrónico Autorización de transferencia de fondos
o Instrucciones de emergencia
oSolicitud de Empleo
o Reglas Generales de Trabajo
o Política de vacaciones/vacaciones
o Hoja de trabajo de inspección de baños
o Política de acoso sexual
o Política de fumar
o Lista de verificación de la reunión de terminación
o Registros de tiempo de los empleados
o Lista de verificación para manejar reclamos de compensación laboral
o Normas de seguridad en el trabajo
o Formulario de datos del empleado
Establecimiento de formulario comercial

El siguiente es un extracto de la Sección 3: PROCEDIMIENTOS PREVIOS A LA APERTURA.

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Estructura de negocio
Antes de comenzar a operar el negocio franquiciado, probablemente desee formar una entidad que actúe como
operador. Una entidad es una ficción legal que permite que una empresa adopte una existencia separada de sus
propietarios, aunque los propietarios todavía controlen la empresa.

Hay muchos tipos diferentes de entidades reconocidas por las leyes de la mayoría de los estados (y por el IRS).
Sin embargo, para la mayoría de los franquiciados que optan por formar una entidad, la mejor opción suele ser
entre: una corporación C; o

una corporación S; o

una sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

Si bien esta sección proporciona información general sobre la selección y formación de una entidad comercial, no
hay sustituto para el asesoramiento de un abogado comercial y contador público certificado con experiencia. Le
sugerimos que consulte con sus propios asesores profesionales para obtener información más detallada sobre
este tema.

Descripción general de las opciones de entidades

Empresa unipersonal: si decide no formar una entidad para operar el negocio de franquicia, se le considerará una
empresa unipersonal (si la franquicia es propiedad de una sola persona). Una empresa unipersonal existe cuando
un solo individuo opera un negocio y posee todos los activos. Un propietario único es personalmente responsable
de todas las deudas y obligaciones de la empresa. En una empresa unipersonal, la vida del negocio se limita a la
vida del propietario individual. La empresa unipersonal no hace distinción legal entre deudas personales y
comerciales, y no requiere una declaración de impuestos por separado.

Sociedad General: Una sociedad general existe cuando dos o más personas o empresas se unen para operar un
negocio. Una sociedad general es una entidad comercial separada, pero los acreedores aún pueden recurrir a los
activos personales de los socios para satisfacer sus deudas. Si la franquicia es propiedad de dos o más personas,
entonces las personas generalmente serán consideradas socios en una sociedad general. Los socios colectivos
comparten equitativamente los ingresos y los pasivos. Una sociedad general debe presentar una declaración
anual del impuesto sobre la renta de la sociedad (separada de las declaraciones personales de los socios).

Sociedad en comandita: una sociedad en comandita es similar a una sociedad general, pero 1 o más de los socios
serán socios generales y 1 o más de los socios serán socios comanditarios. Los acreedores aún pueden recurrir a
los bienes personales de los socios generales para satisfacer sus deudas, mientras que los socios comanditarios
suelen estar protegidos de este tipo de responsabilidad. Una sociedad limitada debe registrarse en la oficina
gubernamental correspondiente (generalmente la oficina del secretario de estado o el departamento estatal de
corporaciones). Una sociedad limitada debe presentar una declaración anual de impuestos sobre la renta de la
sociedad (separada de las declaraciones personales de los socios).

Corporación: Una corporación se crea cuando dos o más individuos, sociedades u otras entidades se unen para
formar una entidad separada con el propósito de operar un negocio. Una corporación tiene una identidad legal
separada de la de sus propietarios. La corporación ofrece protección a los activos personales de los dueños de
negocios contra deudas y obligaciones relacionadas con la operación de la corporación. Una corporación debe
estar registrada en la oficina gubernamental correspondiente (generalmente la oficina del secretario de estado o el
departamento estatal de corporaciones). La tributación de la corporación depende del tipo de corporación formada.

Compañía de responsabilidad limitada: una LLC es una entidad comercial no incorporada que comparte algunos
de los aspectos de las corporaciones y sociedades, pero que tiene más flexibilidad. La LLC está diseñada para
brindar a sus propietarios responsabilidad limitada y pasar a través de ventajas fiscales sin las restricciones
impuestas a las corporaciones y sociedades limitadas. Una LLC debe estar registrada en la oficina gubernamental
correspondiente (normalmente la oficina del secretario de estado o el departamento estatal de corporaciones).

Protección de responsabilidad

La razón más importante por la que podría querer operar el negocio franquiciado a través de una entidad (en lugar
de como propietario único) es protegerse de la responsabilidad personal por las deudas u otras obligaciones del
negocio franquiciado. Una corporación C, una corporación S o una LLC ofrecen este tipo de protección. Una
sociedad general o una sociedad limitada no ofrece este tipo de protección para todos los propietarios.

Si opera el negocio franquiciado como propietario único, por ejemplo, sería personalmente responsable de todas
las deudas y otras obligaciones del negocio franquiciado. Esto significa que usted sería personalmente
responsable de las deudas impagas (como alquiler, salarios e impuestos), reclamaciones contractuales (como
contratos de suministro y contratos de servicios) y daños y perjuicios (como si un cliente resultase lesionado como
resultado de su Actividades de negocio). La mayoría de los dueños de negocios buscan evitar este tipo de
responsabilidades personales mediante el uso de una entidad legal para poseer y operar el negocio.

Compare este ejemplo con la situación en la que el negocio franquiciado se opera como una entidad, como una
corporación o una sociedad de responsabilidad limitada. En esta situación, la entidad (y no sus propietarios) sería
responsable de las deudas impagas, reclamaciones contractuales y daños y perjuicios. Cualquier demanda u otra
acción legal para recuperar esta responsabilidad se presentaría contra la entidad y no contra sus propietarios.
Sólo los activos de la entidad estarían en riesgo para la satisfacción de este pasivo. (Por supuesto, si existen
fundamentos legales independientes para imponer responsabilidad a los propietarios, entonces una entidad no
puede proteger a los propietarios de las consecuencias de sus propias malas acciones).

Impuesto sobre la renta

El método de tributación de una entidad puede tener un impacto significativo en su decisión. Por ejemplo, las
corporaciones C generalmente pagan impuestos de manera diferente que las corporaciones S, las LLC y las
sociedades (pero una LLC puede optar por pagar impuestos como una corporación C si así lo desea).

Una corporación C paga impuestos sobre sus ingresos a nivel corporativo a tasas corporativas especiales. Si la
corporación C realiza distribuciones a sus propietarios, entonces estas distribuciones normalmente se tratarían
como dividendos y se gravarían (nuevamente) a nivel de propietarios. Esto da como resultado una “doble
imposición” de los mismos fondos. Por esta razón, las corporaciones C no suelen ser la opción más eficiente
desde el punto de vista fiscal. Sin embargo, las corporaciones C tienen otros beneficios fiscales: a saber, las
corporaciones C pueden proporcionar ciertos tipos de beneficios a los empleados (como beneficios médicos,
planes de jubilación y pagos de matrícula) libres de impuestos.

Las corporaciones S pagan impuestos de manera diferente. No están sujetos a impuestos a nivel corporativo. En
cambio, se consideran un “pase a través de entidad”. Esto significa que los ingresos (o pérdidas) de la corporación
S “pasan” a través de la corporación a los propietarios, quienes luego pagan impuestos al nivel del propietario. Por
tanto, el uso de una corporación S evita el problema de la doble imposición. Además, las corporaciones S son más
fáciles de administrar. Pero no califican para los beneficios para empleados libres de impuestos que sí tienen las
corporaciones C. Otro beneficio de las corporaciones S es que los dividendos pagados a sus propietarios están
exentos de impuestos de seguridad social (suponiendo que los propietarios de las corporaciones S reciban un
salario razonable).

Las sociedades generales y las sociedades limitadas también son entidades de transferencia. No pagan
impuestos a nivel de sociedad. En cambio, los ingresos y las pérdidas del negocio se transmiten a los socios.

Las LLC generalmente pueden optar por pagar impuestos como una corporación (es decir, una corporación C) o
una sociedad (es decir, una sociedad de pase). a través de entidad). La mayoría de las LLC optan por pagar
impuestos como sociedad para evitar el problema de la doble imposición.

Administración

Las corporaciones son relativamente caras de administrar. Además, existen reglas bastante rígidas para mantener
las formalidades corporativas, como requisitos para reuniones periódicas de la junta directiva, reuniones de
accionistas, actas corporativas, registros de accionistas, etc. Si no se mantienen las formalidades corporativas,
existe el riesgo de que la entidad corporativa sea ignorada y los propietarios puedan ser considerados
personalmente responsables de las deudas u otras obligaciones de la corporación. Las reglas para las LLC, por
otro lado, son mucho más relajadas. Las LLC son mucho más fáciles de administrar que las corporaciones.

Otros factores en la elección de entidad

Hay muchos factores que pueden afectar su elección de entidad. Por supuesto, no todos los factores tienen el
mismo nivel de importancia y no todos los factores son importantes para todas las personas. Aquí hay una lista de
otros factores que pueden ser importantes en su decisión de formar una entidad: el número y la relación de los
copropietarios;

el tamaño y complejidad de la entidad; y

cualquier requisito reglamentario relacionado con la actividad empresarial en particular.

Línea de fondo
En la mayoría de los estados, las LLC son baratas, brindan la mejor protección de activos y tienen la flexibilidad de
pagar impuestos como sociedad o corporación. Pero debe consultar con su abogado y contador público certificado
para averiguar qué es lo mejor para su situación particular.
Dónde formar su entidad

Las leyes relativas a la organización y administración de entidades varían de un estado a otro. Algunos estados,
como Delaware y Nevada, tienen fama de ser favorables a las empresas, debido a las leyes estatales que
protegen la privacidad de la información de propiedad de las entidades, los impuestos estatales bajos (o nulos),
etc. Pero, a menos que su empresa esté ubicada en Delaware o Nevada, habrá pocas razones para que forme
una entidad en cualquiera de esos estados. Generalmente, la mejor opción es formar la entidad en su propio
estado.

Nombrar su entidad

Si elige formar una entidad y ha determinado qué tipo de entidad formar, deberá seleccionar un nombre para su
entidad. Existen restricciones sobre el nombre que puede utilizar.

No utilice el nombre que sea igual o similar al nombre de otra entidad que ya esté registrada en su estado. Esto
está prohibido según la ley estatal.

No utilice las palabras "corporación" o "constituida" (o cualquier abreviatura de estas palabras) a menos que su
entidad sea una corporación. Esto está prohibido según la ley estatal.

No utilice ninguna de nuestras Marcas en nombre de su entidad. Esto está prohibido según el contrato de
franquicia.

Elija un nombre que suene profesional. El nombre de su entidad aparecerá en sus contratos y en otros lugares
donde sus clientes y proveedores lo verán.

No elijas un nombre que sea largo o confuso.

No utilice malas palabras ni juegos de palabras subidos de tono en el nombre de su entidad.

Certificado de nombre supuesto

Independientemente de si operará el negocio franquiciado como propietario único, corporación, sociedad o LLC,
debe presentar un certificado de nombre falso ante la oficina gubernamental correspondiente. El certificado de
nombre supuesto a veces se denomina certificado de nombre comercial o certificado de nombre comercial ficticio
o registro ad/b/a. La oficina gubernamental correspondiente suele ser el secretario del condado, pero es posible
que deba presentar la solicitud a nivel estatal y/o municipal. El propósito de esta presentación es informar al
público en general sobre el agente registrado de una empresa y dónde se puede establecer contacto oficial con la
empresa.

Cada jurisdicción utiliza un formulario diferente. Generalmente, la información requerida incluye el nombre de la
empresa, la dirección postal de la empresa, el nombre de los propietarios de la empresa, el tipo de empresa que
se realizará y el período previsto de operación. El período previsto de operación debe corresponder al plazo inicial
del Contrato de Franquicia. Por lo general, cada propietario debe firmar el certificado y todas las firmas deben
estar certificadas ante notario. Las tarifas generalmente oscilan entre $10 y $100. En algunas jurisdicciones, será
necesario publicar un aviso con un nombre ficticio en un periódico local durante un período de tiempo
determinado.

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