Teknologi Tinggi A&D

Ringkasan bisnis plan:

Chris Johnson, manajer proyek teknologi berpengalaman untuk A&D High Tech, diminta
bertemu dengan manajer senior untuk membahas pengambilalihan proyek situs web baru
perusahaan. Tujuan proyek ini adalah mendirikan toko online untuk meningkatkan penjualan
melalui internet. Segera setelah pertemuan transisinya dengan manajemen senior, CIO Matt
Webb memberi tahu Chris bahwa CEO perlu mengetahui apakah dia dapat menyelesaikan
proyek sebelum Natal, yang tinggal 6 bulan lagi. Meskipun rencana tersebut memiliki jadwal
kerja dari Mei 2003 hingga Juni 2005, Chris perlu menentukan apakah layak untuk mengurangi
jadwal tersebut menjadi 15 bulan untuk memenuhi kebutuhan CEO-nya.

Pernyataan masalah:

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi kemungkinan bahwa A&D HighTech akan
dapat mengimplementasikan toko online, sebanding dengan para pesaingnya, pada saat musim
belanja liburan tahun 2003.

Masalah Utama:

* Pesaing mendapatkan pangsa pasar dengan kemampuan online mereka yang terus
meningkat
* Perusahaan menjual layanan pelanggan yang ramah yang sulit diterjemahkan ke internet
* A&N perlu memiliki penjualan internet agar tetap kompetitif melalui pengurangan biaya
SG&A

Masalah kunci:

* Kurva pembelajaran yang curam untuk manajer proyek

* Pakar materi pelajaran tidak lagi terlibat sebagai manajer proyek
* Apakah membangun pilihan yang tepat?
* Perusahaan memiliki landasan sebagai pemain regional
* Waktu dan ruang lingkup proyek sangat penting
* Apakah semua risiko dan biaya yang tepat telah dievaluasi saat membuat keputusan build vs.
buy
* Mengapa opsi beli/bangun campuran tidak dipertimbangkan

Latar belakang:

Tim setuju untuk bertemu dan berbagi informasi secara virtual menggunakan halaman wiki.
Menggunakan situs Google memungkinkan tim mengakomodasi keterbatasan waktu anggota
tim. Selanjutnya tim menetapkan garis waktu untuk penyelesaian proyek. Untuk melakukan ini,
kertas dipecah menjadi beberapa komponen dan tanggung jawab untuk menyelesaikan
berbagai bagian diberikan kepada anggota. Ada beberapa nomenklatur MS Project yang asing
bagi grup sehingga kami masing-masing meluangkan waktu untuk menyegarkan pengetahuan
kami tentang cara memasukkan proyek Start-to-Start / Finish-to-Finish dan cara menentukan
alokasi sumber daya. Terakhir, setelah membaca kasus tersebut, Chris dan John melakukan
beberapa riset online terbatas tentang nuansa pengintegrasian paket ERP ke dalam organisasi
dan apa saja sisi positif dan negatif dari membangun versus membeli paket yang sudah ada
sebelumnya. Kami tidak menemukan informasi baru yang belum dibahas dalam kasus tersebut.

Metodologi:

Untuk memeriksa kasus ini, pertama-tama kami perlu membuat bagan MS Project Gantt dari
semua aktivitas yang dirinci dalam struktur perincian kerja Johnson (pameran kasus 9). Kami
memasukkan informasi sumber daya (nama, tingkat pembayaran, dll) diikuti oleh semua tugas
dan perkiraan durasi spesifiknya. Selanjutnya kami mengalokasikan sumber daya untuk setiap
tugas sebagaimana diuraikan dalam pameran kasus 9. Langkah selanjutnya adalah memasukkan
pendahulu tugas dan kemudian memasukkan penundaan leveling. Akhirnya kami memverifikasi
keakuratan entri data kami. Setelah bagan Gantt selesai, kami dapat menentukan jalur kritis
kami, durasi proyek, mencari alokasi sumber daya, dan menghitung total biaya tenaga kerja
untuk proyek tersebut. Akhirnya kami membahas hambatan dalam proyek dan melakukan
brainstorming kemungkinan solusi atau modifikasi proyek yang dapat membawa toko online ke
publik lebih cepat.

Hasil:
Menurut analisis tim terhadap proyek tersebut, tidak ada kemungkinan penggelaran toko
online pada Desember 2003. Total durasi proyek adalah 531 hari. Dikurangi 80 hari untuk
penyelesaian proyek, situs web akan aktif pada tanggal 2 Februari 2005, terlambat bahkan
untuk musim liburan tahun 2004. Sebagian besar waktu dihabiskan untuk pengembangan,
pengujian, dan implementasi. Jelas bahwa karena keputusan untuk membangun solusi in-
house, fase pengujian dari proses ini sangat kritis dan tidak dapat dilakukan secara paralel
dengan tugas lainnya. Jalur kritis proyek (yang memetakan rangkaian peristiwa yang jika
ditunda akan menunda penyelesaian total proyek) adalah 13, 14, 16, 17, 19, 23, 24, 26, 27, 29,
32, 33, 54, 55, 56, 57, 58, 59. Rantai peristiwa ini diilustrasikan pada tabel 1.
Total biaya tenaga kerja proyek ini adalah $3.644.535 – sebagian besar berasal dari tugas
pengujian dan penyebaran. Biaya modal proyek ini adalah $98.500 yang berasal dari biaya
workstation dan server.
Saat memeriksa beban kerja tim, Ryan Neff, Stacy Lyle, dan Developer 2 semuanya dijadwalkan
untuk bekerja lebih dari 8 jam sehari pada beberapa kesempatan. Stacy, anggota tim dengan
alokasi paling banyak memiliki 8 kesempatan di mana dia dijadwalkan bekerja lebih dari 8 jam,
biasanya 16 atau 24 jam. Pada salah satu kesempatan itu, Ryan tidak mengerjakan apa pun,
begitu pula anggota tim lainnya. Untuk mencegah penundaan leveling, masuk akal untuk
mengidentifikasi alokasi berlebih ini dan menugaskan tanggung jawab bersama untuk
penyelesaian tugas dengan anggota tim lain yang memiliki keahlian yang diperlukan.

Kesimpulan:
Jawaban atas pertanyaan CEO Ted Walter, "Bisakah kita menyelesaikan ini sebelum Natal?"
adalah ya, tetapi bukan tanpa A&D dengan asumsi risiko signifikan terhadap kualitas,
mengurangi ruang lingkup, dan meningkatkan biaya proyek. Menurut konsep Triple
Constraint, ketika salah satu dari tiga kendala (waktu, biaya, dan ruang lingkup) diubah maka
perlu menyesuaikan dua kendala lainnya untuk mencapai tujuan proyek. Untuk meluncurkan
situs web pada musim liburan 2003 (NLT 1 Desember 2003), A&D harus menambah biaya dan
mengurangi ruang lingkup untuk memenuhi tujuan manajemen senior.
Dengan asumsi prioritas utama CEO meluncurkan situs pada musim liburan 2003 sambil
mempertahankan semua persyaratan bisnis (Jeffery, 2006), Chris Johnson dapat
merekomendasikan untuk meningkatkan kebutuhan personel proyek dan mengurangi
kebutuhan beberapa tugas. Meningkatkan jumlah pekerja akan meningkatkan biaya, tetapi
juga akan mengurangi waktu untuk menyelesaikan tugas dan akan menghasilkan lebih banyak
tugas yang diselesaikan secara bersamaan. Mengurangi kebutuhan tugas-tugas tertentu akan
mengurangi ruang lingkup proyek dan akan mengurangi waktu untuk menyebarkan situs web.
Contohnya adalah untuk mengurangi kebutuhan atau ruang lingkup persyaratan pengujian
A&D. Saat ini, ada 13 subtugas yang dikhususkan untuk pengujian yang terdiri dari 476 unit
hari kerja. Meskipun mengurangi penekanan pada pengujian akan mempersingkat jadwal,
A&D harus bersedia menerima tingkat risiko yang signifikan jika mereka memilih tindakan ini.
A&D harus bersedia mengambil risiko bahwa situs web mungkin tidak berjalan sesuai rencana
saat diluncurkan. Daripada meningkatkan penjualan selama musim liburan, A&D berpotensi
kehilangan penjualan jika pelanggan tidak dapat menavigasi situs atau jika ada masalah dengan
sistem ERP yang menerima pesanan mereka.
Rekomendasi:
Karena biaya yang signifikan untuk mempekerjakan staf tambahan dan risiko kegagalan yang
tinggi tanpa pengujian yang memadai, meringkas proyek ini menjadi 15 bulan bukanlah
tindakan yang layak. Rekomendasi kami adalah agar Chris Johnson memberi tahu manajer
seniornya bahwa pendekatan tambahan untuk meluncurkan situs web adalah alternatif terbaik.
Juga dikenal sebagai pengembangan spiral (tabel 5), persyaratan bisnis diprioritaskan sehingga
situs web diluncurkan secara bertahap atau ketika tim proyek memenuhi persyaratan peringkat
pertama atau teratas. (The Defence Acquisition University) Situs web diperbarui saat tugas
persyaratan bisnis berikutnya diselesaikan hingga situs web berfungsi penuh.

Misalnya, jika prioritas A&D adalah:

1: Luncurkan situs pada musim liburan 2003
2: Tampilkan konfigurasi dan harga
3: Mengintegrasikan sistem ERP untuk manufaktur dan manajemen pesanan
4: Pemrosesan pembayaran waktu nyata
5: Tanggal pengiriman berdasarkan waktu tunggu standar
6: Mengumpulkan data prospek tentang pelanggan
- Fase I: Ketika situs diluncurkan pada tanggal 1 Desember 2003, pelanggan memiliki akses ke
katalog perusahaan dengan informasi konfigurasi dan harga. Pelanggan juga diberikan nomor
telepon layanan pelanggan A&D untuk melakukan pemesanan.
- Fase II: situs ditingkatkan untuk menerima pesanan saat tim proyek menyelesaikan tugas yang
terkait dengan mengintegrasikan sistem ERP untuk manufaktur dan manajemen pesanan serta
pemrosesan pesanan waktu nyata.
- Fase III: situs web berfungsi penuh saat ditingkatkan untuk menyediakan pelanggan dengan
tanggal pengiriman berdasarkan waktu tunggu standar dan mampu menangkap data
pelanggan.

Tujuan mendasar dari proyek ini adalah agar A&D mendapatkan pangsa pasar online. Semakin
lama waktu yang dibutuhkan A&D untuk memasuki arena internet, risiko kehilangan calon
pelanggan online semakin besar. Menggunakan pendekatan inkremental mungkin tidak
memberi A&D situs web yang memenuhi semua persyaratan bisnis mereka lebih cepat, tetapi
hal itu memungkinkan mereka melangkah lebih cepat.