TALLER 2 .PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 1.

DATOS GENERALES

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional:

TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA .

Competencia: Actividad de Aprendizaje: Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin:

Aplica rigurosamente las normas de cortesa en todos los eventos de comunicacin. Duracin de la evaluacin: 1 HORAS

Nombre del Aprendiz(a) en formacin: _Leidy Marcela Rey, Yuri Tatiana Moreno_____________________________________ No. de ficha: _______________________________________________________________ Centro de formacin: _________________________________________________________ Regional: ___________________________________________________________________ Nombre del Formador (a): ______________________________________________________

1. Elabore un cuadro comparativo en la produccin manual y la produccin automatizada de documentos teniendo en cuenta los siguientes parmetros:SOPORTE DOCUMENTAL CREACIN DISEO NORMALIZACIN DE LA PRODUCCION AUTORIZACIN DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTOS VARIABLES MNIMAS DE DESCRIPCIN ASIGNACIN DE FECHA RADICACIN FIRMA . 2. Empiece a elaborar el portafolio de evidencias digital del tema denominado los archivos electrnicos, para ello aplique la siguiente tabla de retencin documental. SERIE PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS AG AC AH E D S CT

CODIGO 010100

010101

Portafolio de evidencias archivos electrnicos CERTIFICACIONES

010200

Taller #2
temas CREACIN
PRODUCCIN MANUAL
Es la identificacin de quien produce tales documentos. Definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos. En este proceso de produccin o fabricacin de documento se debe permitir validaciones para los datos bsicos diplomtica documental. Documento autntico es su integridad. En documentos tradicionales como un contrato o un cheque, si se aprecian modificaciones o tachones, dichos documentos son prcticamente invalidados.

PRODUCCIN AUTOMATIZADA

Para la creacin automatizada se tuvieron en cuenta dos aspectos primordiales como: El anlisis del flujo de informacin para ver cmo se afecta y que hay que tener en cuenta, en el momento de automatizar.

DISEO

En un documento electrnico donde por errores de transmisin, fallas en el medio de almacenaje o donde intencionadamente se modifica el contenido original del documento, ste pierde su integridad y por tanto su autenticidad.

NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN

Esta es la produccin documental en trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos

El cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un mdulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos Este es un proceso de autenticacin consiste en que mediante un programa de cmputo se alimentan documento firmado y la llave pblica del supuesto firmante el programa indica si es autntico o no es autntico Aqu tenemos que tener en cuenta su etapa de produccin que son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a los metadatos. Por ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de tipo documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igual que aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte En la automatizada no la da el computador cuando cuando enviamos el documento

AUTORIZACION DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

El sistema deber establecer la posibilidad de crear y manejar expedientes a nivel de cada dependencia, para dar distribucin a un lugar determinado de la empresa

VARIABLES MINIMAS DE DESCRIPCION

En el procedimiento manual se destacan algunos elementos o variables que hay que tener en cuenta en la etapa de produccin son, datos de contexto e informacin de contenido. La fecha no la dan manualmente el da que se entrega el documento

ASIGNACION DE FECHAS RADICACION FIRMA

Es cuando nos da la firma del recibido manualmente

En la automatizada nos envan y cuando abramos el documento vendrn la firma y la autorizacin de los cdigos