TEMA 1: Efectividad personal

1.2 El problema Reglas para mejorar la efectividad personal

Gestiona la tarea la primera vez que la toques o la leas. Si no vas a hacer nada respecto a los documentos que tienes sobre tu escritorio, no pierdas el tiempo leyndolos. Si no piensas contestar a los mensajes de voz, no pierdas el tiempo oyndolos. No compliques tu da con cosas que no vas a hacer. En lugar de esto, dedcate a lo que si piensas hacer y hazlo ya.

Empieza por tu escritorio o tu rea de trabajo Lo primero que puedes hacer es ordenar tu escritorio. Hgalo ya significa hgalo ya, constantemente, siempre, con regularidad, da tras da. El no hacer las cosas en seguida es lo que fue la causa de los problemas iniciales. Tu bandeja de cosas pendientes es, estrictamente, para las tareas que no puedes hacer ahora, para los asuntos que no controlas. Por ejemplo, devuelve la llamada de Mara el lunes porque es cuando ella regresa de sus vacaciones, no porque el lunes te parezca un buen da para ello. Eso es algo que est pendiente.

Supera la tendencia a posponer el trabajo El simple hecho de posponer la tarea que hay que cumplimentar es probable que consuma ms tiempo que ninguna otra cosa en el lugar de trabajo. Si eres una persona que tiene el hbito de posponer muchas tareas, encontrars en hgalo ya un elemento clave para averiguar en qu aspectos de tu trabajo acostumbras demorar la solucin de los asuntos y eso te ayudar a eliminar este mal hbito. S igual de inteligente por lo que respecta a terminar tareas como lo has sido a la hora de posponerlas.

Hazlo una sola vez. Volver a leer, sin necesidad, todo lo que tienes sobre tu escritorio o mesa de trabajo, antes de hacer algo al respecto no te aporta nada. La primera vez que mires una carta de queja de un cliente, ya sabes lo que hay que hacer. Si lees la misiva dos veces o haces otra cosa que duplique el tiempo que dedicas a la lectura, la correspondencia sigue sin respuesta.

Pgina 1 de 7

Aclara tu mente. Piensa en cuntas tareas y proyectos tienes relacionados con tu trabajo. Cien? Doscientos? Ahora recuerda en cuntas tareas, actividades incompletas o cosas de tu lista de deseos estn relacionadas con su familia. Las tareas deben hacerse o no deben hacerse. Si hay fechas lmite por medio hay que tenerlas en cuenta, pero si algo es lo bastante importante para que se haga. hazlo! De lo contrario no lo hagas. La mejor manera de eliminar la sobrecarga de trabajo es suprimir esas pequeas cosas que te agobian y apartan tu atencin de las tareas importantes. Ocpate de esas cosas menores, menos importantes y haz una lista de ellas, dedcales algn momento de tranquilidad y termnelas una por una, o decide que no vas a hacer una y descrtala para siempre. La concentracin, en su forma ms pura y no adulterada, significa que se eres capaz de concentrar la mente en una sola y nica cosa. Si eres capaz de concentrarte en lo que ests intentando hacer, podrs aplicar a esa tarea uno de los elementos ms crticos del xito.

Soluciona los problemas cuando an sean pequeos. A medida que vayas incrementando tu experiencia en un trabajo, aprenders a detectar esas pequeas banderitas rojas que le advierten que algo va mal y no har otra cosa que empeorar, a menos que intentes algo al respecto. Acostmbrate a actuar sobre estas cosas y atrapars los problemas cuando an son pequeos, antes de que se conviertan en grandes crisis que consumen mucho tiempo, y el resultado ser que tendrs tiempo para concentrarte en las tareas importantes.

Reduce las interrupciones. Una queja comn que se escucha es la de las interrupciones. La mayora de la gente admite que les es difcil evitar o prevenir las interrupciones. Si quieres evitar las interrupciones, solventa las tareas que se relacionan con ellas, as podrs dedicar ms tiempo a resolver asuntos y menos tiempo a explicar el motivo de que no hayas podido terminarlos. Gnate la reputacin de terminar tu trabajo puntualmente y reducirs an ms las interrupciones al eliminar esas molestas solicitudes de informes sobre el avance de los proyectos.

La eliminacin del trabajo atrasado. Pasos para eliminar el trabajo atrasado Pgina 2 de 7

a. Identificar el trabajo atrasado. b. Establecer prioridades para los trabajos que se van a poner primero al corriente. c. Programar un tiempo. d. Identificar la causa del trabajo. e. Hacer lo que sea necesario.

Empieza a operar viendo al futuro y no al pasado. Cuando se tiene el trabajo atrasado, la atencin se concentra en el pasado, no en el futuro, esto se puede observar en la siguiente figura, donde la x simboliza las tareas que deberan haberse realizado, tu concentracin est nublada porque va arrastrada constantemente al pasado. Los psiclogos dicen que una seal de la salud mental de una persona es el grado en que vive en el pasado en lugar de vivir en el presente y en el futuro. Se considera que es sano operar desde el presente dirigindose al futuro.

Deja de preocuparte por ello. Una vez que se limpia la carga de trabajos atrasados es mucho ms fcil concentrarse en las tareas actuales y futuras.

Pgina 3 de 7

Casi todo el mundo tiene tendencia a posponer las tareas desagradables. Enfrentarse a ellas y terminarlas no es fcil, pero las consecuencias de no hacerlas pueden ser mucho peores que haberse limitado antes a enfrentarse a lo desagradable.

Ahora, sintete mejor contigo mismo. El ir retrasando las cosas disminuye de manera inevitable la autoestima de cada persona, lo que da por resultado una prdida de optimismo, de felicidad y de energa creativa. Las personas que tienen la costumbre crnica de ir retrasando las cosas que tienen que hacer y no hacen nada al respecto, encuentran que cada vez les resulta ms difcil luchar por alcanzar los objetivos personales o, a menudo, incluso el formularlos (Sapadin, 1997). El hecho de posponer ciertos trabajos y las excusas que se inventan para ello, crean una acumulacin de emociones negativas que no siempre resultan evidentes en la superficie. Saber cundo no hay que trabajar duro, es tan importante como saber cundo hay que hacerlo

No todo puede o debe hacerse ya. Por lo general es deseable hacerlo todo ahora, pero algunas veces existen restricciones o impedimentos que escapan a nuestro control. Adems las prioridades juegan un papel muy importante en el papel productivo y a la hora de alcanzar resultados. El xito proviene de conseguir que se hagan las cosas y las personas con frecuencia, no logran que se hagan porque no las hacen! No actan ahora

Pgina 4 de 7

1.3 Establece hbitos

Los hbitos son pautas consistentes, a menudo inconscientes, que de modo constante y cotidiano expresan nuestro carcter y generan nuestra efectividad... o inefectividad. Definiremos hbito como una interseccin del conocimiento, capacidad y deseo.

El conocimiento es el paradigma terico; el quehacer y el por qu. La capacidad es el cmo hacer. El deseo es la motivacin, el querer hacer.

Componentes de Hbitos Efectivos

CONOCIMIENTOS (qu, por qu)

HBITOS
CAPACIDADES (cmo) DESEO (querer)

Los hbitos de efectividad pueden aprenderse. El modelo de los ocho hbitos (Covey, S., 2005) estn basado en el principio eterno llamado la Ley de la Cosecha; tendemos a cosechar lo que sembramos.

Siembra una idea y cosechars una accin; siembra una accin y cosechars un hbito; siembra un hbito y cosechars un carcter; siembra un carcter y cosechars una vida.

Pgina 5 de 7

Hbito

Descripcin
Hbito de las responsabilidad Hbito del liderazgo personal Hbito de la administracin personal Hbito del beneficio mutuo Hbito de la comunicacin efectiva Hbito de interdependencia. Hbito de la mejora continua

Resultado
Libertad Sentido a la vida Priorizar lo importante vs. lo urgente Bien comn. Equidad. Respeto. Convivencia. Logros. Innovacin. Balance. Renovacin

1 2 3 4 5 6 7 8

Proactividad Empezar con un fin en mente Establecer primero lo primero Pensar en ganar/ganar Procurar primero comprender, y despus ser comprendido Sinergizar Afilar la sierra Encuentre su voz e inspire a los dems a encontrar la suya

Ver y aprovechar el poder Hbito de la relevancia de una 3 dimensin de los personal nica 7 hbitos en la actualidad.

Incorpora la decisin a tus hbitos de trabajo Las personas de xito, tardan poco tiempo en tomar una decisin, pero tardan mucho en cambiarla una vez que la han adoptado. Mucha gente tiene miedo a tomar decisiones. Despus de todo si se decide algo tendr que vivir con las consecuencias. La tcnica de Benjamn Franklin, el famoso inventor, poltico y filsofo del siglo XVIII, tena un mtodo que le ayudaba a tomar decisiones. Toma una hoja de papel y dblala por la mitad en sentido vertical para hacer dos columnas. En un lado haz una lista de todas las razones para tomar la decisin y en el otro, confecciona una relacin de todas las razones en contra. Al comparar ambas, es frecuente que veas con claridad en qu direccin debera usted ir.

Hay gente decidida a tomar decisiones errneas, pero resulta bastante interesante comprobar que, casi siempre, consiguen lo que se proponan al tomar las decisiones, o sea, su objetivo. La perfeccin Es posible que algunos piensen que existe un conflicto inherente entre hacer las cosas ya y hacerlas bien. Los perfeccionistas son dados a extremos en su pensamiento: si van a ejecutar algo, su razonamiento es que deberan hacerlo lo mejor posible. Para ellos no existe un trmino medio aceptable Si se enfrentan a una tarea exigente, los perfeccionistas se hallan inevitablemente desgarrados entre dos extremos: dar todo lo que tienen y pueden o rendirse completamente. Hazlo bien, pero investiga qu es hacerlo bien, y Hazlo ya!

Pgina 6 de 7

Para lograrlo, como el deportista, es necesaria la disciplina para establecer una rutina, lo que se crea, es una costumbre nueva y el hbito, te ayuda a mantener la nueva rutina. Algunas sugerencias:

Ejercicios 1. Empieza, observando tu escritorio o rea de trabajo y revisa todos los papeles que estn encima de l y en toda tu rea de trabajo. Toma el primer papel y determina qu es y qu es lo que hay que hacer para procesarlo hasta terminar. Haz lo que sea necesario para terminar la tarea y conseguir que ese papel desaparezca de tu mesa y no tengas que volver a verlo jams. Si hay alguna tarea que necesita varias horas, programa el tiempo o el momento adecuado para hacerla.

2. Repasa todos los mensajes guardados; electrnicos, de voz, faxes y dems, de uno en uno, y empieza a manejarlos hasta que los hayas solucionado. Si alguno de ellos exige horas de trabajo, progrmalo en tu calendario para actuar del modo correcto en un momento ms apropiado.

Decide qu tareas deben realizarse y delimita qu debes hacer para procesar cada una de ellas hasta que estn terminadas. Haz la tarea hasta donde puedas y si te encuentras con un obstculo, comprtate de manera inteligente y piensa: De qu otra manera puedo terminar este trabajo?. Si decides delegarlo en otra persona, acuerda con ella mantener un seguimiento eficaz.

Pgina 7 de 7