Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

Suite Word : Le publipostage

1. Définition

Le publipostage désigne une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser
automatiquement les termes d’une lettre-type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects.

Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients (la source des données) sont
intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant
de lettres personnalisées qu’il y a de clients enregistrés dans le fichier.

2. Exemple de publipostage

Prenons l’exemple d’une invitation à une soirée réception pour offrir un cadeau à un groupe de
clients d’une petite entreprise : vous êtes responsable de l’envoi de l’invitation à chaque client de la
base clients de l’entreprise, 170 personnes en tout.

Avec Word il est assez simple d’envoyer cette invitation à tous les clients, chacun d’entre eux recevant
soit un courrier postal personnalisé soit un message électronique personnalisé, uniquement adressé à
lui.

3. Les étapes du publipostage Word

Le processus de fusion comporte les 6 étapes suivantes :

BATALI Ibtissam – Inf.G 1

Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

Cliquez sur l’onglet publipostage puis sur démarrer la fusion et publipostage, puis enfin sur Assistant
fusion et publipostage pas à pas :

3.1-Etape 1 : Publipostage Word : sélection du type de document

Sur quel type de document travaillez-vous ?

 Lettres
 Messages électroniques
 Enveloppes
 Etiquettes
 Répertoires

Cliquez sur lettre pour envoyer une lettre à un groupe de personnes ou cliquez sur messages
électroniques pour envoyer un e-mail.

BATALI Ibtissam – Inf.G 2

Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

3.2 Étape 2 : Publipostage Word : sélection du document de base

Comment souhaitez-vous composer vos lettres

 Utiliser le document actuel

 Utiliser un modèle
 Utiliser un document existant

Cliquez sur utilisez le document actuel

3.3- étape 3 du publipostage Word : sélection des destinataires

 Utilisez une liste existante

 Utiliser les contacts Outlook
 Saisie d’une nouvelle liste

Cliquez sur saisie d’une nouvelle liste.

3.3.1 Personnaliser la liste d’adresses

Pour ajouter de nouvelles colonnes à la liste (ici un titre long qui prendra 2 valeurs : Monsieur ou
Madame), cliquez sur personnaliser colonnes et l’écran suivant apparait :

BATALI Ibtissam – Inf.G 3

Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

1. Cliquez sur Ajouter (un champ)

2. Entrez un nom de champ (ici titre long)

3.3.2 Modification d’une liste des destinataires

1. cliquez sur la liste des destinataires concernée

2. puis cliquez sur le bouton Modifier

3.4- Etape 4 : Publipostage Word : écriture de votre lettre

Si vous ne l’avez pas encore fait, écrivez votre lettre maintenant

Pour ajouter à votre lettre des informations personnelles concernant le destinataire, cliquez sur une
zone de la lettre puis cliquez sur un des éléments ci-dessous :

 Bloc d’adresses (ex :

 Formule d’appel (ex : Cher Mr Lindon)
 Affranchissement électronique
 Autres éléments (ajout de champs divers de la liste des destinataires : cadeau, titre long …)

BATALI Ibtissam – Inf.G 4

Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

Une fois la composition de votre lettre achevée, cliquez sur suivant

3.5- Etape 5 : Publipostage Word : aperçu de votre lettre

Une des lettres fusionnées est affichée en aperçu ici.

BATALI Ibtissam – Inf.G 5

Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

Pour voir une autre lettre et passer au destinataire suivant, cliquez sur une des flèches :

3.5.1 Insérer une règle de publipostage Word

Dans notre exemple, la lettre-type dit : “vous êtes l’un de nos plus fidèles clients”.

Vous avez la possibilité d’insérer une règle sur le mot l’un pour écrire l’un si le destinataire est Mr ou
écrire l’une si le destinataire est Mme.

Pour cela, sélectionner le texte concerné par la règle : ici l’un

1. Cliquez ensuite sur Règle dans l’onglet publipostage

2. Choisissez une règle : ici si … alors xx sinon yyy

3- cliquez sur OK

BATALI Ibtissam – Inf.G 6

Lycée Abdellah Guennoun-Khémisset 1ère BTS – Comptabilité et Gestion/2021-2022/

3.6- Etape 6 : publipostage Word : Fin de la fusion

La fonction de fusion et de publipostage est prête à créer vos lettres individuelles ;
 Pour personnaliser vos lettres une à une, cliquez sur modifier les lettres individuelles.
 Pour les modifier en une fois, revenez au document original (de base).

3.6.1 Fusionner vers l’imprimante

1. Cliquez sur Imprimer

2. Puis cliquez sur
o Tous (une lettre individuelle sera imprimée pour chaque destinataire de la liste)
o Ou sur l’enregistrement en cours (pour le destinataire sur lequel l’aperçu est positionné)
o Ou sur De : xx à : yy pour sélectionner un groupe de destinataires.

3- Enfin, sélectionner votre imprimante et validez

3.6.2 Fusionner avec vos messages électroniques

La fonction de fusion et de publipostage est prête à créer vos messages électroniques.

1. Cliquez sur messages électroniques pour fusionner

2. Puis cliquez sur
o Tous (un e-mail sera envoyé à chaque destinataire de la liste)
o Ou sur l’enregistrement en cours (seul le destinataire sur lequel l’aperçu est positionné recevra un
e-mail)
o Ou sur De : xx à : yy pour sélectionner un groupe de destinataires.

BATALI Ibtissam – Inf.G 7