Vous êtes sur la page 1sur 114

APPEL D'OFFRES SANCO/2009/A1/005

Cahier des charges Appel d'offres pour des contrats cadre d'assistance externe concernant des activits de communication externe dans le domaine de la sant et des consommateurs
Lot N1: Graphisme multimdia, matriel d'information et sites web Lot N2: Confrences, expositions et autres manifestations Lot N3: Services audio-visuels et formation mdia

Pouvoirs adjudicateurs: Direction gnrale Sant et Consommateurs de la Commission Europenne (dnomme "DG SANCO") et Agence excutive pour la sant et les consommateurs (dnomme "l'Agence")

TABLE DES MATIERES


Partie I: Description Technique I.1 Introduction I.2 Contexte I.3 Objet du march I.4 Description des lots Lot N1: Graphisme multimdia, matriel d'information et sites web Lot N2: Confrences, expositions et autres manifestations Lot N3: Services audio-visuels et formation mdia I.5 Publication et copyright I.6 Gestion de projet Partie II : Modalits administratives et contractuelles II.1 Conditions gnrales de soumission d'une offre II.2 Absence d'obligation de passation de march II.3 Contrat cadre multiple et systme de "cascade" II.4 Commande de services II.5 Offres conjointes et sous-traitance II.6 Stabilit du service II.7 Lieu des prestations II.8 Dure des contrats II.9 Montants maximums du march II.10 Modalits de paiement II.11 Suspension des services II.12 Gnralits concernant l'offre II.13 Contenu de l'offre II.13.1 proposition administrative (partie 1) II.13.2 proposition technique (partie 2) II.13.3 proposition financire (partie 3) Partie III : Procdures d'valuation et attribution du march III.1 Droulement de la procdure III.2 Critres d'exclusion III.3 Critres de slection III.3.1 Preuve daccs au march III.3.2 Preuve de la capacit conomique et financire III.3.3 Preuve de la capacit technique et professionnelle

III.4 Critres d'attribution III.4.1 Score qualitatif III.4.2 Score financier Tableau N1: Critres d'valuation de l'approche gnrale pour les lots 1 et 3 Tableau N2: Critres d'valuation de l'approche gnrale pour le lot 2 Tableau N3: Etudes de cas pour le lot 1 Tableau N4: Etudes de cas pour le lot 2 Tableau N5: Etudes de cas pour le lot 3 Partie IV : Projet de contrat-cadre Partie V : Annexes au cahier des charges Liste des annexes Annexe 1 : Formulaire de soumission dune offre Annexe 2 : Identification bancaire Annexe 3 : Formulaire pour les personnes physiques Annexe 4 : Attestation relative aux critres dexclusion Annexe 5 : Remboursement des frais de dplacement Annexe 6 : Spcifications techniques d'import vers CMS (lot1) Annexe 7 : Spcifications techniques pour les produits audio-visuels (lot 3) Annexe 8 : Lignes ditoriales d'EUTube (lot 3) Annexe 9 : Modle de CV europen Annexe 10 : Bordereau de prix du lot 1 Annexe 11 : Bordereau de prix du lot 2 Annexe 12 : Bordereau de prix du lot 3

PARTIE I DESCRIPTION TECHNIQUE


I.1 Introduction
Le prsent appel doffres est interinstitutionnel et lanc par la DG Sant et Consommateurs de la Commission europenne(DG SANCO) en coopration avec lAgence excutive pour la sant et les consommateurs ci-aprs dnomme "l'Agence". L'appel d'offres ainsi que les contrats-cadre s'y rattachant seront grs par la DG SANCO. Lobjectif du prsent appel doffres est la conclusion de contrats-cadres avec des socits capables dassister la DG SANCO et l'Agence en matire de conseil, de prparation et de mise en uvre d activits dinformation et de communication dans les domaines politiques suivants: droits des consommateurs, sant publique, scurit des denres alimentaires et des aliments pour animaux, protection des plantes, sant et bien-tre des animaux. Lassistance attendue doit permettre la DG SANCO et l'Agence dtendre et damliorer leur politique dinformation et de communication dans ces domaines. Le prsent appel d'offres porte sur trois lots : Lot N1: Graphisme multimdia, matriel d'information et sites web Lot N2: Confrences, expositions et autres manifestations Lot N3: Services audio-visuels et formation mdia Les soumissionnaires peuvent prsenter des offres pour un ou plusieurs lots. Chaque lot doit faire l'objet d'une offre distincte mentionnant clairement le nom et le numro du lot.

I.2 Contexte
La mission de la DG SANCO consiste amliorer la qualit de vie dans lUnion europenne par llaboration de politiques, d'actes lgislatifs et de programmes relevant de ses trois principaux domaines dactivit: sant publique, scurit alimentaire et droits des consommateurs. Pour plus d'information sur http://ec.europa.eu/dgs/health_consumer/index_en.htm la DG SANCO:

La mission de l'Agence est la mise en uvre des programmes europens relatifs la sant publique et aux consommateurs ainsi qu' la scurit alimentaire (Initiative "Better training for safer food"). Pour plus d'information sur l'Agence excutive: http://ec.europa.eu/eahc/ Les services fournir dans le cadre de cet appel doffres soutiendront la stratgie de communication de la DG SANCO envers les citoyens et les parties prenantes concernant les diffrents domaines de responsabilit de cette DG, visant :

renforcer le pouvoir des consommateurs, protger et amliorer la sant humaine, garantir une alimentation sre et saine, promouvoir les normes europennes de scurit alimentaire lchelle mondiale, protger la sant des animaux et des vgtaux, favoriser le traitement dcent des animaux. Les diffrents outils et actions dvelopper l'issue du prsent appel d'offre (produits d'information et matriel promotionnel, site web, matriel audio-visuel, organisation de confrences, d'expositions et d'autres manifestations) devront contribuer une meilleure visibilit et comprhension des actions communautaires en matire de sant humaine, de scurit alimentaire, de sant et de bien-tre des animaux et de droits des consommateurs. Ces outils et actions devront galement contribuer renforcer et enrichir le dialogue entre la Commission, les autorits nationales comptentes, les parties prenantes, les organisations internationales et les citoyens europens. 1

I.3 Objet du march


A l'issue de cet appel d'offres, des contrats-cadre multiples pourront tre conclus pour chacun des 3 lots conformment aux dispositions nonces au point II.3. Sur la base de ces contrats-cadre, les socits pourront tre sollicites selon les besoins de la DG SANCO ou de l'Agence selon les modalits dfinies au point II.4.

I.4 Description des lots


Les services faisant l'objet du prsent appel d'offres sont regroups en 3 lots:

Lot 1 : Graphisme multimdia, matriel d'information, sites web


Les actions envisages concernent la conception, la rdaction, et la production sur tout support de produits dinformation et de matriel de promotion relatifs aux domaines politiques lists au point I.1. Elles concernent galement la cration et l'adaptation de contenu pour les pages web de la DG SANCO sur le site Europa ainsi que la conception, la ralisation et l'hbergement de sites thmatiques lis des oprations de communication spcifiques. Le respect par le contractant des rgles du Code de rdaction interinstitutionnel est indispensable pour toute activit rdactionnelle et/ou de traduction afin de garantir la qualit linguistique et ditoriale des produits dinformation. La plupart des travaux seront faits en anglais et dans une moindre mesure en franais. En outre, le contractant devra avoir la capacit de faire traduire toute langue dans les autres langues officielles de lUE, ainsi que dans celles de lAELE/EEE, des pays candidats et ventuellement dautres pays (voir galement critres de slection en III.3).

A noter : La campagne de lutte contre le tabagisme "HELP", qui fait lobjet dune procdure distincte, nentre pas dans le cadre du prsent appel doffres.

Pour information, le code de rdaction interinstitutionnel peut tre consult ladresse http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm et la liste des langues ladresse http://publications.europa.eu/code/pdf/370000en.htm. Ces actions peuvent comprendre (la liste nest pas exhaustive) : La recherche, la collecte et lanalyse dinformations et de documents. La rdaction, la traduction, la rvision et ladaptation de tout type de matriel dinformation : rapports, magazines, newsletters, mmos, brochures, dpliants, fiches, posters, annonces publicitaires, sous-sites web, affiches, bannires etc La conception et la production de prsentations (PowerPoint, animations flash etc). La conception graphique, la recherche, lachat et ladaptation ou la cration dimages et dillustrations pour tout type de matriel dinformation. La conception graphique de logos, identits visuelles et chartes graphiques. La mise en page des produits dinformation susmentionns en vue dune publication sur support papier ou sur le web. La production des fichiers lectroniques correspondants (QuarkXPress, Adobe InDesign, pdf press optimised etc). Limpression en tirages limits et rapide (maximum 72 heures) ainsi que le transport ou l'envoi du matriel dinformation produit. Ladaptation de toutes les ralisations susmentionnes en vue de leur mise sur des sites web et/ou sur des supports lectroniques (CD-ROM, DVD tous formats, cls USB etc). La cration de produits multi-mdia offline (CD-Rom etc) La ralisation de reportages photographiques et de prises de vues pour publications et site web. La mesure de l'impact et de l'efficacit des produits dvelopps auprs des publics cibles. Dans certains cas, il pourra galement tre demand au contractant de proposer des solutions de dissmination du matriel produit afin de maximiser l'impact des actions et outils dvelopps dans le cadre du prsent appel d'offres y compris par la recherche et la location despaces publicitaires, par exemple dans la presse crite et sur le web. En ce qui concerne spcifiquement les travaux lis au web, ceux-ci peuvent couvrir (liste non exhaustive) : La cration ou l'adaptation de contenu (ditorial et graphique) pour les pages web de la DG SANCO qui sont publies sur le serveur Europa (y compris la cration de nouvelles pages, l'amlioration de la navigabilit et de la clart des textes). L'tude, la conception, la ralisation, l'hbergement et la maintenance de sites web thmatiques lis des oprations de communication spcifiques. Le dveloppement de fonctionnalits multimdia et interactives L'analyse et l'adaptation de sites aux besoins des diffrents publics-cible (graphisme, ergonomie, navigabilit, fonctionnalits etc) La cration de rapports statistiques sur l'utilisation du web. La cration, la publication et la gestion de sondages et de votes en ligne.

L'attention du soumissionnaire est attire sur les points suivants : Le contractant devra travailler sur le design web et la publication lectronique en se tenant jour des dveloppements technologiques dans le secteur. Comme rgle gnrale, le contractant devra respecter la politique des technologies d'information de la Commission europenne (voir http://ec.europa.eu/dgs/informatics/index_fr.htm). Les travaux du contractant devront tre conformes aux rgles IPG (Information Providers Guide) et WAI (Web Accessibility Initiative). Une documentation complte devra tre fournie la Commission/Agence, de faon rgulire et dcide au pralable, sur tous les outils dvelopps dans le cadre de ce contrat, ainsi qu' la fin de ce contrat. De plus, le contractant devra transfrer la Commission/Agence tout le matriel (fichiers source, images libres de droits d'auteur, programmes, droits, etc.) ncessaire afin de permettre la Commission/Agence et dautres intervenants ventuels de continuer dvelopper et utiliser les outils produits par le contractant. Le contractant doit tre capable de dmontrer une grande exprience en multimdia et gestion de contenu, ainsi que dans l'utilisation de nouvelles technologies multimdia et Internet, qui lui permette de dvelopper des outils web de qualit (voir galement critres de slection en III.3)

En ce qui concerne spcifiquement les travaux pour des pages web de la DG SANCO : Le contractant devra respecter les rgles tablies pour le serveur Europa de la Commission europenne. Le contractant doit tenir compte du fait que la SANCO a l'intention de migrer ses sites web existants vers le "Content Management System" (CMS) standard utilis par la Commission europenne et qui est bas sur le produit Documentum, et ce probablement au cours du contrat. Toutes les fonctionnalits dveloppes par le contractant devront permettre de garantir une prsentation ditoriale cohrente et compatible avec la charte du site Europa et devront aussi permettre l'import des contenus labors par le contractant vers le CMS de la Commission selon les spcifications techniques figurant lannexe N6. L'exprience en XML, XSL/XSLT, XML Schma, XHTML et CSS est indispensable. L'exprience dans l'utilisation d'un CMS et des oprations d'changes structures entre CMS de types diffrents constitue galement une exprience indispensable (voir galement critres de slection en III.3).

Lot 2 : Confrences, expositions et autres manifestations


Pour soutenir leurs actions de communication, la DG SANCO et l'Agence peuvent dcider dorganiser elles-mmes des vnements (confrences, workshops, sminaires, expositions et autres manifestations) ou de prendre part des vnements organiss par des tiers. Les actions couvertes par ce lot concernent la conception et lorganisation dvnements ainsi que la conception et la production de stands d'exposition de diffrentes tailles et de diffrentes qualits professionnelles (standard ou haut de gamme) en fonction de lvnement concern, du sujet trait et du lieu choisi.

L'attention du soumissionnaire est attire sur le fait qu'il devra faire preuve d'une grande flexibilit pour rpondre rapidement et avec professionnalisme aux demandes d'interventions de la DG SANCO (ou de l'Agence) dans les dlais impartis. Ces actions peuvent comprendre (la liste nest pas exhaustive) : Le conseil pour dvelopper un concept dvnement original en fonction des objectifs et des publics cibles. La planification de l'vnement pour les aspects budgtaire et oprationnel. La recherche de lieux, la ngociation des tarifs et la location des prix tout compris (ie y compris la fourniture deau, dlectricit et de moyens de tlcommunications, les assurances de responsabilit civile ) La dcoration, lquipement et lamnagement des lieux y compris la mise en place dune signaltique adquate. La coordination gnrale avec la DG SANCO (ou l'Agence), les services de la Commission impliqus (SCIC, OIB etc), les intervenants (gestion des prsentations), d'autres contractants participant ventuellement au projet. Lorsqu'il s'agit d'vnements organiss par des tiers : la coordination des questions logistiques, techniques et comptables avec les organisateurs avant, pendant et aprs la manifestation. La gestion et le suivi des participants, englobant toutes les tches lies linscription des participants (p. ex. : mise en place dun site denregistrement en ligne, relations avec les participants, envoi dinvitations personnalises par courriel et/ou courrier postal, rappels, confirmations, renseignements pratiques, appels tlphoniques, rponse aux questions des participants, tablissement dune liste dinvits, liste dfinitive des participants,). L'accueil des participants sur le lieu de la manifestation par un personnel multilingue, la fourniture des badges, programmes, kits des participants et autres articles promotionnels. Lorganisation du catering et des repas des participants. L'organisation de l'hbergement et des dplacements (avion ou train) des participants (y compris mise disposition des billets de train ou d'avion) ainsi que l'organisation des transports locaux sur le lieu de lvnement. La prparation des dossiers de remboursement des participants dont tout ou partie des frais sont pris en charge par la Commission et leur transmission la Commission pour paiement. La promotion de la manifestation y compris par le biais de l'internet (publipostage, publipostage en ligne, site Internet ou autres mthodes) La conception, la production et la mise disposition de stands fixes (nouveaux ou adapts) ou de stands mobiles (de type parapluie ou autre). La fourniture de matriel supplmentaire par rapport l'quipement standard d'un stand fixe (comptoir d'accueil, tabourets, tables, chaises, armoires etc). La conception graphique et/ou production dimprims (invitations, affiches, badges, programmes,), et de matriel promotionnel dans les langues officielles de lUE ainsi que les langues de pays tiers selon le lieu de la manifestation (cf Point II.7). La conception graphique, linstallation et la dsinstallation de bannires sur les lieux de la manifestation (immeubles de la Commission ou autre emplacement).

La cration, l'hbergement et la gestion (y compris les mises jour rgulires) dun site web consacr la manifestation permettant de sinscrire en ligne, fournissant toutes les informations utiles relatives la manifestation dans une ou plusieurs langues. Le stockage et le transport de matriel, dquipement et de documentation vers le lieu de la manifestation et partir de ce lieu, y compris lemballage, le dballage, linstallation des publications sur les tagres avant la manifestation et le remballage aprs la manifestation. La fourniture, l'installation et la maintenance de tout le matriel technique ncessaire la manifestation (informatique, tlcommunication, audio-visuel etc) ainsi qu' sa retransmission (web-streaming). La fourniture de services dinterprtation simultane de/vers diverses langues (langues officielles de l'Union Europennes ou autres selon le lieu de la manifestation) y compris tout le matriel ncessaire (cabines, casques etc). L'enregistrement et la traduction des interventions des participants en vue de leur diffusion ultrieure. Le suivi de la manifestation par la diffusion/publication de comptes rendus, discours, etc La fourniture de services de photographie professionnels comprenant lenvoi quotidien de photos de la manifestation par courriel la personne responsable du site web pendant et aprs la manifestation, la compilation de toutes les photos prises sur un CD-ROM remettre aux services de la Commission dans un dlai maximum de 2 semaines suivant la manifestation. La mesure de l'impact et de l'efficacit des actions menes auprs des publics cibles.

Lot 3 : Services audio-visuels et formation mdia:


Les actions envisages ont pour objectif d'intresser davantage les chanes de tlvision europennes aux activits de l'Union europenne relatives la sant humaine, la sant et au bien tre des animaux, la scurit alimentaire et aux droits des consommateurs. Il s'agira de concevoir et de produire des reportages, des documentaires, des films d'animation, des Video News Releases (VNRs) et autres produits audio-visuels pour une diffusion sous diffrentes formes (DVD, CD-ROM, sites web, web-TV etc). Le contractant devra galement tre capable dorganiser des sessions de formation mdia pour le personnel de la SANCO (ou de l'Agence). Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive): Le conseil et l'assistance la DG SANCO (ou l'Agence) en vue de dvelopper sa stratgie vis--vis des chanes de tlvision. La recherche de cibles, par exemple de journalistes/producteurs de chanes de tlvision intresss par les sujets europens avec identification de leurs besoins. Le conseil et l'assistance la DG SANCO (ou l'Agence) pour le dveloppement de produits spcifiquement adapts au grand public notamment en vue d'une diffusion via Internet (EUTube ou autre). La production de reportages, de documentaires, de vidos, de VNRs, de spots tlvisuels, de films danimation, de clips promotionnels et autres matriaux audio-

visuels en vue d'une diffusion sur DVD ou sur le web2 dans n'importe quelle langue officielle de l'Union europenne (y compris traduction et/ou adaptation de textes, commentaires, sous-titrage etc). La duplication des produits en tout format appropri et leur envoi. La mdiatisation, y compris la rdaction, l'impression et l'envoi de communiqus ou de dossiers de presse pour promouvoir la diffusion gratuite des produits en particulier auprs des chanes de tlvision de lUE. Le suivi de chaque mdiatisation, le rapport des diffusions gnres et le suivi des retombes mdiatiques. La mesure de l'impact et de l'efficacit des produits dvelopps auprs des publics cibles. La formation du personnel de la DG SANCO (ou de l'Agence) aux techniques de relations mdia, en particulier aux techniques de l'interview, sur des sujets spcifiques relevant des domaines de comptence de cette DG.

Tous les services fournis par le contractant dans le cadre de ce lot devront correspondre aux spcifications techniques listes en annexe N 7. En ce qui concerne spcifiquement les formations aux techniques de relations avec les mdia : Il pourra tre demand au contractant dorganiser des sessions de formation pour des membres du personnel de la DG SANCO (ou de l'Agence) afin de les aider mieux communiquer avec les mdia. Les formations porteront sur l'identification des besoins et des attentes des journalistes, la conception de messages cls et de produits audio-visuels adapts leur audience ainsi que sur la matrise des techniques de l'interview appliques aux thmatiques spcifiques de cette DG. Les formations devront notamment prparer le personnel s'exprimer devant des journalistes ou rpondre leurs questions lors d'vnements organiss dans les Etats membres (eg initiative du type "going local"). Les sessions de formation se drouleront dans les locaux de la Commission Europenne ou de l'Agence Bruxelles ou Luxembourg sur une ou deux journes par groupe de 8-10 personnes. Les services fournir comprendront : La dfinition du programme et des thmes de la formation en accord avec la DG SANCO ou lAgence. Lorganisation administrative et logistique en liaison avec la DG SANCO ou lAgence (convocation des participants, rservation des salles et des quipements de type PC ou autre) La prparation du contenu des sances en franais ou en anglais sur base des informations communiques par la DG SANCO ou lAgence. La prparation et la reproduction de la documentation et des supports pdagogiques. L'animation des sances (connaissances thoriques et exercices pratiques) en franais ou en anglais par deux formateurs. La production d'un rapport d'valuation sur chaque session.
2

Par exemple sur le site audiovisuel de la Commission Europenne http://ec.europa.eu/avservices/home/index_en.cfm, EU tube http://www.youtube.com/eutube

10

I.5 Publication et copyright


Tous les rsultats ou droits y affrents, notamment les droits d'auteur et autres droits de proprit intellectuelle ou industrielle, obtenus dans le cadre de l'excution du contrat sont la proprit exclusive de la Commission ou de l'Agence selon le cas, qui peut les exploiter, les publier ou les cder son gr, sans limitation gographique ou d'une autre nature, sous rserve de l'existence de droits antrieurs la conclusion du contrat. Le contractant doit s'assurer que toutes les prestations fournies sont livres libres de droits y compris copyright et autres droits de proprit intellectuelle ou industrielle. Au cas o, dans le cadre des activits couvertes par le prsent appel doffres, le contractant envisagerait d'utiliser des lments (images, illustrations ou autre) dont le copyright ou tout autre droit de proprit appartient un tiers, le contractant devra demander par crit l'accord pralable de la Commission ou de l'Agence selon le cas. En cas d'accord de la Commission ou de l'Agence, le contractant devra confirmer par crit qu'il a obtenu toutes les autorisations ncessaires de la part des dtenteurs de ces droits avant d'utiliser ces lments. Tous les frais lis l'obtention de ces autorisations seront supports par le contractant et devront tre clairement identifis dans ses factures.

I.6 Gestion de projet


Avant toute commande ou signature d'un contrat spcifique, la Commission ou l'Agence pourra demander au contractant de rencontrer le chef de projet ainsi que tous les membres de l'quipe afin de vrifier ou de complter les lments indiqus dans les CV joints l'offre des soumissionnaires. Pour ce faire la Commission ou l'Agence pourra recourir aux moyens qu'elle jugera les plus appropris (entretiens, tests d'aptitude ou autre) et se rserve le droit de demander le remplacement de toute personne dont les aptitudes s'avreraient non conformes aux profils dcrits dans l'offre des soumissionnaires. En ce qui concerne la gestion des projets, pour chaque projet, les lments suivants pourront tre demands: - des comptes-rendus de runions (approuvs par la Commission ou l'Agence), - les versions prliminaires des produits/services (approuves par la Commission ou l'Agence), - la version finale des produits/services (approuve par la Commission ou l'Agence), - spcifications fonctionnelles, - spcifications techniques, - plan de qualit.

11

PARTIE II MODALITS ADMINISTRATIVES ET CONTRACTUELLES


II.1 Conditions gnrales de soumission d'une offre
La participation au prsent appel d'offres est ouverte galit de conditions toutes les personnes physiques et morales relevant du domaine d'application des traits et toutes les personnes physiques et morales d'un pays tiers qui aurait conclu avec les Communauts un accord particulier dans le domaine des marchs publics, dans les conditions prvues par cet accord. La soumission dune offre vaut acceptation de lensemble des conditions nonces dans le prsent cahier des charges (annexes comprises) et renonciation du soumissionnaire toute autre condition. La soumission de l'offre lie le soumissionnaire pendant l'excution du march s'il en devient l'attributaire. Les modifications apportes aux offres ne seront acceptes que si elles sont reues au plus tard la date de clture de soumission des offres. Les frais dcoulant de la prparation et de la prsentation des soumissions ne sont pas rembourss. Aucune information de quelque nature que ce soit ne sera donne sur lavancement de lvaluation des offres. Il est possible que la Commission europenne demande, des fins de traduction en vue de l'valuation, une version lectronique de l'offre ou d'une partie de celle-ci. Ds sa rception par la Commission, loffre est considre par cette dernire comme confidentielle et devient proprit de la Commission.

II.2 Absence d'obligation de passation de march


La mise en adjudication ou la procdure d'appel d'offres n'oblige en rien la Commission attribuer le march. La Commission nest redevable daucune indemnisation lgard des soumissionnaires dont les offres nont pas t retenues. Il en est de mme si elle renonce la passation du march.

12

II.3 Contrat cadre multiple et systme de "cascade"


Pour chacun des lots, un seul et unique contrat-cadre multiple sera conclu avec les trois soumissionnaires ayant obtenu la meilleure classification lors de lvaluation des offres (voir Partie III). Par "contrat-cadre multiple", on entend la situation dans laquelle un contrat-cadre est conclu sparment, mais en termes identiques pour chacun des lots, entre la Commission europenne et plusieurs prestataires de services, en vue dassurer lexcution dun march par lun ou lautre des contractants selon les conditions prdtermines. En cas dindisponibilit du premier contractant figurant sur la liste de priorit tablie l'issue du prsent appel d'offres (cf point III.4) ou en cas de malfaon constate lors de lexcution d'une commande ou d'un contrat spcifique prcdent (voir point II. 11 : suspension des services) - ce qui nimplique toutefois pas la rsiliation du contrat-cadre - la demande de prestations sera adresse automatiquement au deuxime contractant de la liste ("systme de cascade"). Si ncessaire, la mme procdure s'appliquera ensuite au contractant suivant.

II.4 Commande de services


Chaque besoin de prestation fera l'objet dune demande crite de la Commission ou de l'Agence spcifiant le type de services requis et le calendrier respecter en vue de signer un contrat spcifique ou de passer une commande. La demande sera adresse au contractant selon les modalits de la cascade dtailles prcdemment et selon la procdure dtaille cidessous (voir galement Art 1.4 du Contrat cadre en partie IV du prsent cahier des charges). Dans le cas d'une commande : Le contractant disposera de 5 jours ouvrables compter de l'envoi de la commande par la Commission ou l'Agence pour soit notifier son acceptation en retournant le bon de commande sign soit refuser la commande. En cas d'acceptation, le renvoi de la commande signe par le contractant aura alors valeur d'obligation contractuelle. Dans le cas d'un contrat spcifique : Le contractant disposera de 3 jours ouvrables compter de l'envoi de la demande de la Commission ou de l'Agence pour notifier son intention de soumettre une offre et de 7 jours ouvrables supplmentaires pour soumettre son offre en indiquant le dtail des ressources allouer. Le projet de contrat spcifique envoy par la Commission ou par l'Agence au contractant devra tre sign et retourn par le contractant dans les 5 jours ouvrables suivant la date d'envoi. En cas de non respect par le contractant de l'un ou l'autre de ces dlais ou en cas de dsaccord sur l'allocation des ressources, le contractant sera considr comme indisponible et la Commission ou l'Agence pourra alors s'adresser au contractant suivant dans l'ordre de la cascade. Les commandes ou contrats spcifiques seront tablis sur la base des prix unitaires indiqus dans les bordereaux de prix figurant lannexe N10 pour le lot 1, lannexe N11 pour le lot 2 et lannexe N12 pour le lot 3. Lors de l'tablissement d'une commande ou d'un contrat spcifique, la demande de la Commission ou de l'Agence et sous rserve de l'accord du contractant, ce dernier pourra proposer la fourniture de services ou produits complmentaires de type similaire ceux

13

prvus dans le prsent cahier des charges mais qui ne figurent pas dans les bordereaux de prix, dans la mesure o ces prestations complmentaires ne reprsentent pas une modification substantielle aux termes fixs dans le contrat-cadre. Dans ce cas, les autres contractants de la cascade seront galement invits prsenter dans les 3 jours ouvrables compter de la demande de la Commission ou de l'Agence, une offre de prix correspondant aux spcifications nonces (nature des prestations et dlais). Les prestations complmentaires seront attribues l'offre la plus basse rpondant aux spcifications techniques nonces. Toute soumission d'offre par l'un des contractants aura valeur d'engagement contractuel fournir les prestations complmentaires demandes dans les dlais requis au cas o son offre serait retenue.

II.5 Offres conjointes et sous-traitance


Les groupements, quelle que soit leur forme juridique, peuvent soumettre une offre. Des soumissionnaires peuvent, aprs avoir form un groupement, soumettre une offre commune, sous rserve que les rgles de concurrence soient respectes. Dans ce cas, lun des candidats devra assumer le rle de chef de file et sera dsign comme contractant principal. Une copie du mandat autorisant le candidat chef de file soumettre une offre conjointe au nom des autres devra imprativement tre fournie. En cas d'attribution, le contrat sera sign par le contractant principal, qui sera, vis--vis de la Commission, la seule partie contractante responsable de l'excution du march. Les offres prsentes par des consortiums d'entreprises ou des groupements de prestataires de services, de contractants ou de fournisseurs doivent prciser le rle, les qualifications et l'exprience de chaque membre du consortium ou du groupement. La preuve daccs au march (cf Point III.3.1), la dclaration concernant l'absence de conflits d'intrt, ainsi que les documents relatifs aux critres d'exclusion et aux critres de slection (cf Points III.3.2 et III.3.3) , devront tre fournis par chacun des membres. Lorsque cela savre ncessaire, le contractant pourra faire appel des sous-traitants. La soustraitance devra obligatoirement faire lobjet de laccord crit pralable de la Commission ou de l'Agence. Le contractant devra mentionner dans son offre les types/parties de tches quil entend ventuellement sous-traiter en prcisant le nom, ladresse et le statut juridique des sous-traitants ventuels. Les personnes morales doivent produire un document contenant une liste des qualifications professionnelles du sous-traitant et, en particulier, de la (ou des) personne(s) contractuellement responsable(s). Le contractant sera bien entendu responsable de la qualit du travail de ses sous-traitants. L'offre devra galement contenir un document sign par le(ou les) sous-traitants avec lacceptation de la mission de sous-traitance et des conditions nonces dans le prsent document. Une fois le contrat sign, l'article II.13 du contrat cadre (cf partie IV) rgit la sous-traitance.

II.6 Stabilit du service


La Commission ou l'Agence et le contractant effectueront le transfert rciproque de leurs connaissances ncessaires pour les prestations de services. Pendant toute la dure du contratcadre, ils maintiendront les connaissances au niveau requis et la disposition de l'autre partie pour l'excution des prestations de services. La mise niveau et le transfert des connaissances ne donneront pas lieu un paiement.

14

Le contractant sassurera pour toute la dure du contrat-cadre que les lments ncessaires la stabilit du service et la bonne excution des contrats spcifiques soient maintenus. Le contractant a lobligation dinformer sans tarder les services de la Commission ou l'Agence de tout nouvel lment modifiant la capacit technique sur base de laquelle il a t slectionn. A cette fin, le contractant assurera, le cas chant, un remplacement progressif du personnel et prendra en charge les priodes de transfert de connaissances ncessaires l'excution des prestations de services et les frais relatifs. En aucun cas le contractant ne pourra invoquer un changement de personnel pour se soustraire l'une de ses obligations, notamment le respect des dlais et la qualit des prestations. Pour toutes les tches faible degr de substituabilit, comme par exemple la conception, la mise en place et la gestion de projets, le contractant veillera ce que le changement de personnel nintervienne qu'en cas d' imprieuse ncessit.

II.7 Lieu des prestations


En rgle gnrale, les services devront tre fournis dans les 27 Etats membres de lUnion europenne et occasionnellement dans les pays de lAELE/EEE (Suisse, Islande, Liechtenstein et Norvge), dans les pays candidats ladhsion (Croatie, ancienne Rpublique yougoslave de Macdoine et Turquie). Des services peuvent galement concerner titre exceptionnel des pays voisins de l'Union ou des pays du bassin mditerranen, et dans des circonstances dment justifies et trs limites, des pays situs ailleurs dans le monde. Il est noter cependant que le travail de coordination se fera avec les services de la Commission ou l'Agence situs Bruxelles et Luxembourg.

II.8 Dure des contrats


Chaque contrat-cadre sera conclu pour une priode de deux ans dater de sa signature, renouvelable deux fois par priode d'un an.

II.9 Montants maximums du march


Les montants maximums du march pour chacun des 3 lots pour les quatre ans sont les suivants : Lot 1 : 7 millions d'Euros (dont 1 million maximum pour l'achat d'espaces publicitaires) Lot 2: 10 millions d'Euros Lot 3: 15 millions d'Euros Toutes les dpenses remboursables telles que les frais de dplacements et de sjour sont comprises dans ces montants. Aucun contrat spcifique ne sera sign une fois ces montants atteints.

15

II.10 Modalits de paiement


Les paiements au titre du contrat-cadre sont effectus conformment l'Article II.4 du projet de contrat-cadre (voir Partie IV). Les demandes de paiement sont irrecevables si des paiements dus au titre de commandes ou de contrats spcifiques antrieurs n'ont pas t effectus en raison d'un manquement ou d'une faute du contractant.

II. 11 Suspension des services


Ds qu'un contractant aura excut des prestations avec un retard dommageable pour les rsultats de laction par rapport au dlai stipul dans la commande ou le contrat spcifique, et condition que ce retard ne soit pas imputable aux services de la Commission (ou de l'Agence selon le cas), ou qu'il aura fait l'objet d'un constat de malfaon dans lexcution d'une commande ou dun contrat spcifique, la Commission (ou l'Agence selon le cas) pourra suspendre de plein droit, au moyen d'une lettre recommande, l'attribution des trois prestations suivantes ce contractant et consulter le contractant suivant sur la liste de priorit.

II.12 Gnralits concernant l'offre


Une socit pourra soumettre une offre pour l'un des trois lots ou pour plusieurs lots. Dans ce cas, une offre distincte pour chacun des lots concerns et prcisant le numro du lot devra tre soumise. Les groupements (ou consortiums), quelle que soit leur forme juridique, peuvent soumettre une offre en respectant les spcifications dcrites au point II.5 Le soumissionnaire tant jug sur le contenu de son offre, celle-ci doit faire clairement apparatre qu'il est en mesure de satisfaire aux exigences du cahier des charges. Les offres doivent tre rdiges dans l'une des langues officielles de l'Union europenne. Cependant, l'utilisation de l'anglais ou du franais faciliterait et acclrerait la procdure d'valuation, sans toutefois influer sur le processus d'valuation. lissue du processus d'attribution des marchs, tous les changes d'informations officiels entre la Commission ou l'Agence et le contractant concernant le contrat devront se faire en anglais ou en franais, sauf mention contraire de la Commission ou de l'Agence.

II.13 Contenu de l'offre


Cette partie revt une importance essentielle pour l'valuation des offres, l'attribution des marchs, ainsi que l'excution de tout contrat ou commande qui en rsulterait. Certaines lignes directrices sont exposes ci-aprs, mais l'attention des soumissionnaires est galement attire sur les critres d'attribution, qui dfinissent les parties de la proposition technique auxquelles ils devront tre particulirement attentifs. Toute offre doit comprendre trois parties : une partie administrative (partie 1) une partie technique (partie 2)

16

une partie financire (partie 3)

II.13.1 proposition administrative (partie 1)


Cette partie doit contenir l'ensemble des informations et documents ncessaires permettant au pouvoir adjudicateur d'analyser les offres sur la base des critres dexclusion et de slection viss aux Points III.2 et III.3

II.13.2 proposition technique (partie 2) :


Cette section est dune importance capitale pour ce qui est de lvaluation des offres, de lattribution du march et de lexcution future de tout contrat qui en rsultera. La proposition technique doit rpondre lensemble des spcifications dcrites au point I.4 (Description des lots) ainsi qu' au point III.4 (Critres d'attribution): tableau N1 pour l'approche gnrale relative aux lots 1 et 2 et tableau N2 relatif l'approche gnrale du lot 3 ainsi que dans les tableaux relatifs aux tudes de cas (tableau N3 pour le lot 1, tableau N4 pour le lot 2 et tableau N5 pour le lot 3). Les offres devront tre prcises et ralistes tout en restant claires et concises, tant du point de vue du contenu que de la prsentation.

II.13.3 proposition financire (partie 3) :


Loffre de prix sera exprime en euros, y compris pour les pays qui ne font pas partie de la zone EURO. Pour les soumissionnaires de ces pays, le montant de loffre ne pourra pas tre rvis du fait de lvolution du taux de change. Le choix de ce taux de change appartient au soumissionnaire, qui assume les risques ou opportunits de variation de ce taux. Les prix devront tre prsents sur la base des bordereaux de prix figurant lannexe N10 pour le lot 1, lannexe N11 pour le lot 2 et lannexe N12 pour le lot 3. Les prix indiqus dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais gnraux lis lexcution des prestations y compris cots de gestion, dassurance, frais administratifs et de tlcommunication. Les frais gnraux doivent galement couvrir les frais de voyage et de sjour ncessaires la participation des runions rgulires avec la Commission ou l'Agence Bruxelles ou Luxembourg aux fins de la prparation et du suivi des travaux. Les autres frais de voyages et de sjour encourus par le contractant au titre de l'excution des prestations seront rembourss selon les rgles spcifies en annexe N5 (Remboursement des frais de dplacement) Les prix doivent tre indiqus hors taxes, droits et autres charges, c'est--dire galement hors TVA, les Communauts tant exonres de ces prlvements dans l'UE en vertu des articles 3 et 4 du protocole sur les privilges et immunits des Communauts europennes du 8 avril 1965 (JO L 152 du 13 juillet 1967). Cette exonration est accorde la Commission europenne par les gouvernements des tats membres, soit par voie de remboursement sur pices justificatives, soit par exonration directe. Dans les pays o la lgislation nationale prvoit une exonration par remboursement, le montant de la TVA sera indiqu sparment. En cas de doute quant au rgime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact avec les autorits de son pays pour obtenir des claircissements sur l'exonration de TVA dont bnficie la Communaut europenne.

17

PARTIE III PROCDURE D'VALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCH


III.1 Droulement de la procdure
Lvaluation sera base sur loffre de chaque soumissionnaire. Toutes les informations seront values par rapport aux critres dfinis dans le prsent cahier des charges. La procdure d'attribution du march, qui ne concernera que les offres admissibles, se fera en trois tapes successives. Seules les offres satisfaisant aux critres d'une tape seront examines l'tape suivante. Chacune de ces tapes tend respectivement : 1) vrifier, la premire tape (critres d'exclusion), la possibilit pour les soumissionnaires de participer la procdure de passation du march et, le cas chant, de se voir attribuer le march (voir critres dexclusion au point III.2); 2) vrifier, la deuxime tape (critres de slection), la capacit technique et professionnelle, comme la capacit conomique et financire de chaque soumissionnaire ayant pass avec succs la phase d'exclusion (voir critres de slection au point III.3); 3) valuer chaque offre ayant pass avec succs les phases d'exclusion et de slection, sur la base des critres d'attribution (voir critres d'attribution au point III.4); En cas doffre manant d'un consortium ou de recours la sous-traitance, les soumissionnaires devront respecter lensemble des dispositions nonces au point II.5.

III.2 Critres d'exclusion


III.2.1 Sont exclus de la participation un march les soumissionnaires:
a) qui sont en tat ou qui font l'objet d'une procdure de faillite, de liquidation, de rglement judiciaire ou de concordat prventif, de cessation d'activit, ou sont dans toute situation analogue rsultant d'une procdure de mme nature existant dans les lgislations et rglementations nationales; b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononce par un jugement ayant autorit de chose juge pour tout dlit affectant leur moralit professionnelle; c) qui, en matire professionnelle, ont commis une faute grave constate par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier; d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de scurit sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impts selon les dispositions lgales du pays o ils sont tablis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays o le march doit s'excuter; e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorit de chose juge pour fraude, corruption, participation une organisation criminelle ou toute autre activit illgale portant atteinte aux intrts financiers des Communauts;

18

f) qui font actuellement lobjet dune sanction administrative vise larticle 96, paragraphe 1, du Rglement financier (Le pouvoir adjudicateur peut infliger des sanctions administratives ou financires : a) aux soumissionnaires qui se trouvent dans les cas viss au point III.2.3. b); b) aux contractants qui ont t dclars en dfaut grave dexcution de leurs obligations en vertu de marchs financs par le budget. Toutefois, dans tous les cas, le pouvoir adjudicateur doit dabord mettre la personne concerne en mesure de prsenter ses observations.) Les points a) et d) ne sappliquent pas en cas dachat de fournitures des conditions particulirement avantageuses, soit auprs dun fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs des curateurs ou liquidateurs dune faillite, par le truchement dun concordat judiciaire ou dune procdure de mme nature prvue par les lgislations nationales. Les soumissionnaires doivent attester qu'ils ne se trouvent pas dans une des situations prvues ci-dessus en compltant et en signant le formulaire de l'annexe N4 ("Attestation relative aux critres d'exclusion"). Pour les marchs d'une valeur suprieure ou gale 133.000 ou si le pouvoir adjudicateur le dcide: Le soumissionnaire retenu devra galement apporter la preuve qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations dcrites aux points a), b), d) et e) ci-dessus au moment de l'attribution du march. Ces preuves doivent revtir une des formes dcrites au point III.2.2 cidessous.

III.2.2 Moyens de preuves:


a) Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire auquel le march est attribuer ne se trouve pas dans un des cas mentionns au point III.2.1 a), b) ou e), un extrait rcent du casier judiciaire ou, dfaut, un document quivalent dlivr rcemment par une autorit judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il rsulte que ces exigences sont satisfaites. b) Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionn au point III.2.1 d), un certificat rcent dlivr par l'autorit comptente de l'tat concern. Lorsque le document ou le certificat vis au premier alina n'est pas dlivr par le pays concern, et pour les autres cas d'exclusion viss au point III.2.1, il peut tre remplac par une dclaration sous serment ou, dfaut, solennelle faite par l'intress devant une autorit judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifi du pays d'origine ou de provenance. c) Suivant la lgislation nationale du pays d'tablissement du soumissionnaire, les documents numrs au point III.2.2 concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, dans les cas o le pouvoir adjudicateur l'estime ncessaire, les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de reprsentation, de dcision ou de contrle du soumissionnaire.

III.2.3 Sont exclus de l'attribution d'un march, les soumissionnaires qui, l'occasion de la procdure de passation de ce march:
a) se trouvent en situation de conflit d'intrts;

19

b) se sont rendus coupables de fausses dclarations en fournissant les renseignements exigs par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au march ou n'ont pas fourni ces renseignements; c) se trouvent dans lun des cas dexclusion de la procdure de passation de ce march viss au point III.3. 1. Les soumissionnaires doivent apporter la preuve qu'ils ne se trouvent pas dans une situation dcrite au point a) ci-dessus en compltant et en signant le formulaire de l'annexe N4 ("Attestation relative aux critres d'exclusion").

III.3 Critres de slection


III.3.1 Preuve d'accs au march
Le soumissionnaire indique dans quel Etat se trouve son sige social ou son domicile et en prsente une preuve acceptable conformment sa lgislation nationale (voir annexe N1 ( Formulaire de soumission dune offre ). De plus, il est demand aux soumissionnaires de: - indiquer leur numro de TVA (voir annexe N1); - indiquer le nom et la fonction de la personne autorise signer le contrat (voir annexe N1); - indiquer leur compte bancaire ainsi que ladresse de la banque (R.I.B. ou formulaire standard en annexe N2); - pour les personnes physiques, le formulaire standard en annexe N3 doit galement tre complt et retourn.

III.3.2 Preuve de la capacit conomique et financire


Tout soumissionnaire doit apporter la preuve de sa capacit conomique et financire en prsentant les documents suivants: bilans ou extraits de bilans des deux derniers exercices clos au moins dans le cas o la publication des bilans est prescrite par la lgislation sur les socits du pays o le soumissionnaire est tabli. dclaration du chiffre daffaires global et du chiffre daffaires ralis sur les travaux, fournitures ou services qui font lobjet du march pour une priode ne pouvant tre suprieure aux trois derniers exercices. Un chiffre daffaires annuel minimum de 300 000 euros pour le lot 1, de 750 000 euros pour le lot 2 et de 1 000 000 euros pour le lot 3 pour des services couverts par chacun des lots est requis. Si, pour une raison exceptionnelle que la Commission estime justifie, un soumissionnaire nest pas en mesure de produire lun ou lautre des documents susmentionns, il est autoris prouver sa capacit conomique et financire par tout autre document considr comme appropri par la Commission.

20

III.3.3 Preuve de la capacit technique et professionnelle


La capacit des soumissionnaires excuter les prestations objet de cet appel doffres sera value sur base de chacun des critres et documents lists ci-dessous. Les candidats nayant pas la capacit de satisfaire tous les critres eux seuls peuvent former un groupement (consortium) ou faire appel des sous-traitants. Les offres manant de groupements ou incluant des sous-traitants devront imprativement prciser lintitul, le rle et lexprience de chaque membre et respecter lensemble des spcifications nonces au point II.5 (Offres conjointes et sous-traitance). La capacit technique et professionnelle des soumissionnaires tant value sur base des documents demands ci-dessous, lattention du ou des soumissionnaires est attire sur le fait que toute omission d'information, totale ou partielle, imputable un ou plusieurs prestataires de services concerns par l'offre, pourra conduire la Commission exclure l'offre de la suite de la prsente procdure

Lot 1 : Graphisme multimdia, matriel d'information, sites web


Critres
Critre 1

Dtail des critres de slection et documents fournir pour le lot 1


Comptences en matire de produits dinformation : Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans la cration de produits dinformation et de matriels de promotion en plusieurs langues (minimum 3) et destins plusieurs pays. Documents fournir : 1) La liste des principaux clients et des principaux services prests au cours des trois dernires annes, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou priv) de chacun de ces services. 2) Des exemples de travaux excuts au cours des trois dernires annes sur tout type de support (Papier, DVD, CD-ROM). Si ces travaux ont t excuts en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium dentreprises) ou par des sous-traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont t le rle et la contribution de chacun. Les projets rfrencs doivent comprendre une personne de contact pouvant ventuellement attester lexistence des prestations 3) Curriculum vitae du personnel dencadrement et autres membres de lquipe propose par le soumissionnaire (cf modle joint en annexe N 9) 4) Dans le cas de groupement (consortium), ou de recours la sous-traitance, une dclaration prcisant la fonction, les qualifications et lexprience de chacun des membres.

Critre 2

Comptences en matire de site web : Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans la conception, cration (contenu ditorial et graphique) et maintenance de site web multilingue y compris matrise des langages XML, XSL/XSLT, XML Schma, XHTML et CSS et exprience dans l'utilisation d'un CMS et des oprations d'changes structures entre CMS de types diffrents. Documents fournir : idem critre 1

Critre 3

Capacits techniques : Avoir les comptences techniques ncessaires pour excuter les services demands (cf point I.4- Description des lots Lot 1).

21

Documents fournir : 1) Dclaration indiquant la liste du matriel et de l'quipement technique dont le soumissionnaire dispose pour excuter les services envisags (configuration matrielle et logicielle) 2) Inventaire dtaill des licences logicielles dtenues par le soumissionnaire pour xcuter le services envisags. Le pouvoir adjudicateur pourra demander au soumissionnaire de fournir les documents de preuve ncessaires. 3) Dclaration dcrivant les services que le soumissionnaire peut raliser directement et ceux que le soumissionnaire entend ventuellement sous-traiter. 4) Les cas chant, description des sous-traitants d'ores et dj slectionns par le soumissionnaire et auxquels il fera ventuellement appel pour raliser certains types de travaux 5) Dclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire de services dont les effectifs du personnel dencadrement Critre 4 Capacits linguistiques en anglais et franais Avoir la capacit de rdiger et/ou adapter tous types de textes en anglais ou en franais afin de produire le matriel dinformation objet de cet appel doffre (niveau langue maternelle ou quivalent). Documents fournir : 1) Dclaration tablissant les capacits linguistiques du soumissionnaire relatives la matrise du franais et de langlais. 2) Des exemples de travaux prcdents en anglais et en franais. Critre 5 Capacits multilingues Etre capable de travailler en utilisant toutes les langues de lUE et tre en mesure de mobiliser rapidement les ressources ncessaires pour excuter les services demands dans toutes les langues de lUE, ainsi que dans celles de lAELE, des pays candidats et ventuellement dautres pays. Documents fournir : 1) Dclaration tablissant les capacits linguistiques du soumissionnaire. 2) Des exemples de travaux prcdents dans des langues communautaires autres que celle du soumissionnaire. 3) Description du processus prvu pour slectionner et mobiliser les comptences linguistiques ncessaires.

Lot 2 : Confrences, expositions et autres manifestations


Critres
Critre 1

Dtail des critres de slection et documents fournir pour le lot 2


Comptences en matire dorganisation dvnements Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans l'organisation d'vnements dans plusieurs pays et plusieurs langues (y compris la gestion des invitations, des inscriptions, du transport, du logement et des repas des participants). Documents fournir : 1) La liste des principaux clients et des principaux services prests au cours des trois dernires annes, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou priv) de chacun de ces services. 2) Des exemples de travaux excuts au cours des trois dernires annes sur tout type de support (Papier, DVD, CD-ROM). Si ces travaux ont t excuts en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium dentreprises) ou par des sous-traitants,

22

le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont t le rle et la contribution de chacun. Les projets rfrencs doivent comprendre une personne de contact pouvant ventuellement attester lexistence des prestations 3) Curriculum vitae du personnel dencadrement et autres membres de lquipe propose par le soumissionnaire (cf modle joint en annexe N 9) 4) Dans le cas de groupement (consortium), ou de recours la sous-traitance, une dclaration prcisant la fonction, les qualifications et lexprience de chacun des membres. Critre 2 Comptences en matire de stands dexposition Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans la conception, la production et la gestion de stands dexposition dans plusieurs pays et plusieurs langues. Documents fournir : idem critre 1 Critre 3 Comptences en matire de site web Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans la conception, cration (contenu ditorial et graphique) et maintenance de site web multilingue y compris matrise des langages XML, XSL/XSLT, XML Schma, XHTML et CSS. Documents fournir : idem critre 1 Critre 4 Capacits techniques Avoir les comptences techniques ncessaires pour excuter les services demands (cf (cf point I.4- Description des lots Lot 2). Documents fournir : 1) Dclaration indiquant la liste du matriel et de l'quipement technique dont le soumissionnaire dispose pour excuter les services envisags. 2) Dclaration dcrivant les services que le soumissionnaire peut raliser directement et ceux que le soumissionnaire entend ventuellement sous-traiter. 3) Les cas chant, description des sous-traitants d'ores et dj slectionns par le soumissionnaire et auxquels il fera ventuellement appel pour raliser certains types de travaux 4) Dclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire de services dont les effectifs du personnel dencadrement Critre 5 Capacits linguistiques en anglais et franais Avoir la capacit de rdiger en anglais ou en franais afin de produire tout type de matriel li lorganisation dvnements (niveau langue maternelle ou quivalent). Documents fournir : 1) Dclaration tablissant les capacits linguistiques du soumissionnaire relatives la matrise du franais et de langlais. 2) Des exemples de travaux prcdents en anglais et en franais. Critre 6 Capacits multilingues Avoir les comptences linguistiques ou tre capable de mobiliser rapidement les ressources ncessaires pour excuter les services envisags dans toutes les langues officielles de l'Union europenne, ainsi que dans celles de lAELE/EEE, des pays candidats et ventuellement d'autres pays. Documents fournir : 1) Dclaration tablissant les capacits linguistiques du soumissionnaire. 2) Des exemples de travaux prcdents dans des langues communautaires autres que celle

23

du soumissionnaire. 3) Description du processus prvu pour slectionner et mobiliser les comptences linguistiques ncessaires.

Lot 3 : Services audio-visuels et formation mdia:


Critres
Critre 1

Dtail des critres de slection et documents fournir pour le lot 3


Comptences en matire de services audio-visuels Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans la conception, le tournage, la production et la mdiatisation de produits audio-visuels dans plusieurs pays et plusieurs langues. Documents fournir : 1) La liste des principaux clients et des principaux services prests au cours des trois dernires annes, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou priv) de chacun de ces services. 2) Des exemples de travaux excuts au cours des trois dernires annes sur tout type de support (Papier, DVD, CD-ROM). Si ces travaux ont t excuts en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium dentreprises) ou par des sous-traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont t le rle et la contribution de chacun. Les projets rfrencs doivent comprendre une personne de contact pouvant ventuellement attester lexistence des prestations 3) Curriculum vitae du personnel dencadrement et autres membres de lquipe propose par le soumissionnaire (cf modle joint en annexe N 9) 4) Dans le cas de groupement (consortium), ou de recours la sous-traitance, une dclaration prcisant la fonction, les qualifications et lexprience de chacun des membres.

Critre 2

Comptences en matire de formation mdia Avoir une expertise et une exprience d'au moins trois ans dans lorganisation de formations aux techniques de relations avec les mdia en anglais et en franais dans un contexte multi-culturel. Une exprience en matire de relation avec les mdia dans diffrents pays serait apprcie. Documents fournir : idem critre 1

Critre 3

Capacits techniques Avoir les comptences techniques ncessaires pour excuter les services demands (cf (cf point I.4- Description des lots Lot 3). Documents fournir : 1) Dclaration indiquant la liste du matriel et de l'quipement technique dont le soumissionnaire dispose pour excuter les services envisags conformment aux spcifications techniques de lannexe N7 2) Dclaration dcrivant les services que le soumissionnaire peut raliser directement et ceux que le soumissionnaire entend ventuellement sous-traiter. 3) Les cas chant, description des sous-traitants d'ores et dj slectionns par le soumissionnaire et auxquels il fera ventuellement appel pour raliser certains types de travaux 4) Dclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire de services dont les effectifs du personnel dencadrement

Critre 4

Capacits linguistiques en anglais et franais Avoir une excellente matrise de l'anglais ou en franais afin de raliser tous types de

24

prestations lies au lot 3 (niveau langue maternelle ou quivalent). Documents fournir : 1) Dclaration tablissant les capacits linguistiques du soumissionnaire relatives la matrise du franais et de langlais. 2) Des exemples de travaux prcdents en anglais et en franais. Critre 5 Capacits multilingues Avoir les comptences linguistiques ou tre capable de mobiliser rapidement les ressources ncessaires pour excuter les services envisags dans toutes les langues officielles de l'Union europenne, ainsi que dans celles de lAELE/EEE, des pays candidats et ventuellement d'autres pays. Documents fournir : 1) Dclaration tablissant les capacits linguistiques du soumissionnaire. 2) Des exemples de travaux prcdents dans des langues communautaires autres que celle du soumissionnaire. 3) Description du processus prvu pour slectionner et mobiliser les comptences linguistiques ncessaires.

III.4 Critres d'attribution


Les offres seront compares et classes sur une liste de priorit en fonction du score total de points obtenus, compos d'un score qualitatif et d'un score financier. Cette liste servira ensuite de base l'attribution des marchs conformment la procdure dcrite au point II.3 (Contrat cadre multiple et systme de "cascade) Les offres seront examines d'un point de vue qualitatif afin d'attribuer chacune un score qualitatif calcul selon les modalits dtailles au point III.4.1 (Score qualitatif) ci-dessous. L'valuation portera ensuite sur le volet financier selon les modalits dtailles au point III.4.2 (Score financier) ci-dessous. Les offres obtenant un score qualitatif total de moins de 65 points ainsi que celles n'ayant pas le minimum de points requis spcifis pour les diffrents critres seront exclues du reste de la procdure d'valuation et ne seront donc pas prises en compte pour l'attribution du score financier.

III.4.1 Score qualitatif


Pour chaque lot, la qualit des propositions sera value sur base de 100 points rpartis de la faon suivante: un maximum de 30 points sera accord pour l'approche gnrale en fonction des critres figurant dans le tableau N1 pour les lots 1 et 3 et dans le tableau N2 pour le lot 2 un maximum de 70 points sera accord pour la proposition technique faite pour les deux tudes de cas en fonction des spcifications et des critres noncs dans les tableaux suivants : tableau N3 pour le lot 1, du tableau N4 pour le lot 2 et du tableau N5 pour le lot 3.

25

L'attribution des points qualitatifs se fera sur base dune comparaison entre les offres pour chaque critre de notation, la meilleure offre tant susceptible de recevoir le maximum de points spcifis sur chacun des critres. Les soumissionnaires doivent dvelopper tous les aspects abords dans le prsent cahier des charges, de manire obtenir un maximum de points. Ne reprendre que les exigences exposes dans le cahier des charges, sans entrer dans les dtails ou proposer de valeur ajoute, ne permettra d'obtenir qu'un total de points trs faible. En outre, si certains points essentiels du prsent cahier des charges ne sont pas expressment traits dans l'offre, les valuateurs peuvent dcider d'attribuer la note de zro pour les critres d'attribution qualitatifs concerns. Il incombe aux soumissionnaires de prparer leurs propres organisation, mthodologie et propositions techniques dtailles en vue de remplir les conditions gnrales exposes dans ce cahier des charges. Des instructions dtailles figurent au points II.12 ("Gnralits concernant l'offre") et II.13 ("Contenu de l'offre"). Le score qualitatif sera calcul de la faon suivante : Nombre de points obtenus pour l'approche gnrale + nombre de points obtenus pour les tudes de cas.

III.4.2 Score financier


Le soumissionnaire tablira un bordereau de prix en compltant l' annexe N10 pour le lot 1, l'annexe N11 pour le lot 2 et l'annexe N12 pour le lot 3, et fournira les hypothses de prix pour chacune des tudes de cas du lot auquel se rfre son offre en compltant les tableaux figurant la fin de chacune de ces annexes. Les offres qui passent avec succs l'valuation qualitative sont alors values d'un point de vue financier sur la base des hypothses de prix remises pour chacune des tudes de cas. Les cots cumuls des deux tudes de cas seront pris en compte pour comparer les offres financires et attribuer un score financier chacune d'elles. Les hypothses de prix remises par les soumissionnaires serviront galement de rfrence lors de l'analyse des offres relatives des commandes ou contrats spcifiques ultrieurs. Afin de garantir l'galit de traitement des soumissionnaires et la comparabilit de leurs offres financires, les hypothses de prix remises par les soumissionnaires devront imprativement correspondre aux spcifications suivantes: Couvrir l'ensemble des prestations demandes dans chaque tude de cas. Etre exclusivement bass sur les prix unitaires des bordereaux de prix standards (cf annexe N10 pour le lot 1, annexe N11 pour le lot 2 et annexe N12 pour le lot 3) Etre le plus dtaill possible pour permettre au pouvoir adjudicateur de vrifier que toutes les tches demandes dans les tudes de cas sont incluses. Correspondre en tout point aux spcifications techniques indiques pour chaque tude de cas. Correspondre en tout point la proposition technique faite par le soumissionnaire pour chaque tude de cas.

Les offres qui ne respectent pas l'une ou l'autre de ces spcifications sont susceptibles d'tre considres non conformes et pourront tre exclues de la procdure d'attribution.

26

Le score financier sera calcul de la faon suivante : la meilleure offre financire (c'est--dire l'offre la plus basse parmi les offres juges conformes ayant reu un minimum de 65 points qualitatifs avec le minimum de points requis pour chaque tude de cas) recevra un score financier gal au nombre de points qualitatifs reus par la meilleure offre qualitative (eg l'offre ayant reu le score qualitatif le plus lev). Les autres offres juges conformes recevront un score financier calcul comme suit : (prix de la meilleure offre financire / prix de l'offre ) x score qualitatif le plus lev. Pour chaque lot, les offres seront classes par ordre de priorit en fonction du score total obtenu calcul de la faon suivante : Score total = score financier+score qualitatif La liste de priorit ainsi tablie servira ensuite de base l'attribution des marchs conformment la procdure dcrite au point II.3(Contrat cadre multiple et systme de "cascade")

27

Tableau N1 Critres d'valuation de l'approche gnrale pour les lots 1 et 3


Lot 1: Graphisme multimdia, matriel d'information, sites web Lot 3: Services audio-visuels et formation mdia
Critres d'valuation 1. Qualit et pertinence de l'approche propose (9 points) Informations fournir

Le soumissionnaire dcrira ici les grandes lignes de l'approche propose pour


rpondre aux objectifs poursuivis par la Commission europenne et raliser les services et/ou produits demands dans le cadre de cet appel d'offre. solutions en formulant toute suggestion pertinente.

Le soumissionnaire identifiera les dfis/obstacles majeurs et proposer les Le soumissionnaire devra galement expliciter les mcanismes de contrle

qualit qui seront mis en uvre pour garantir la qualit des services et/ou des produits ainsi que le respect des dlais. 2. Crativit de Le soumissionnaire expliquera comment il entend dvelopper une approche l'approche crative pour fournir des produits attractifs, originaux et de qualit (par (7 points) exemple en dtaillant la mthodologie qu'il prvoit d'employer pour concevoir un prototype de produit). 3. Qualit de Description de l'organisation de l'quipe propose pour assurer la meilleure l'organisation efficacit en termes de cots, de rapidit et de qualit des services demands. du travail Description des diffrentes mesures de gestion du personnel prises afin de (7 points) garantir un niveau de prestation durablement lev (ex systmes de rapport et de suivi des prestations, formation, coaching etc)

Le cas chant, description dtaille de la partie des tches qui serait sous-

traite ainsi que des mcanismes envisags pour contrler la qualit du travail ralis par les sous-traitants. 4.Impact et Le soumissionnaire indiquera les moyens (mthodes, outils et indicateurs) qu'il efficacit des envisage pour mesurer l'impact et la performance des actions ralises en terme actions qualitatif, quantitatif, et de rapport cot/efficacit. (5 points) 5. Clart et Les offres devront rpondre toutes les spcifications du cahier des charges tout concision de en restant claires et concises, tant du point de vue du contenu que de la prsentation l'offre (cf Points II.12 et II.13). (2 points) Concernant la prsentation, les offres comprendront notamment un index, les pages seront numrotes en continu et assembles de manire cohrente (par exemple relies, agrafes etc)

les pices jointes l'offre (annexes sur papier, CD-ROM, DVD) devront tre rfrences avec le N du lot, le N de la pice jointe et son contenu.
Total : 30 points Minimum requis : 15 points

28

Tableau N2 Critres d'valuation de l'approche gnrale pour le lot 2


Confrences, expositions et autres manifestations
Critres d'valuation 1. Qualit, pertinence et crativit de lapproche
(11 points)

Informations fournir

Le soumissionnaire dcrira la mthode propose pour tre en mesure de

rpondre dans les dlais et de faon professionnelle tout type de demandes d'organisation d'vnements (y compris cration de stands d'exposition), dans diffrents lieux et quel qu'en soit l'chance. L'approche devra tre pertinente et rigoureuse y compris en ce qui concerne la planification des travaux.

Le soumissionnaire identifiera les dfis/obstacles majeurs, mettra en


vidence la crativit dont il compte faire preuve dans son approche et son travail pour proposer des solutions et formulera toute suggestion pertinente.

2. Qualit de Description de l'organisation de l'quipe projet propose pour assurer la l'organisation, meilleure efficacit en termes de cots, de rapidit et de qualit des services du travail et demands. de la logistique Description des diffrentes mesures de gestion du personnel prises afin de garantir un niveau de prestation durablement lev (ex systmes de rapport et de (9 points) suivi des prestations, formation, coaching etc)

Le cas chant, description dtaille de la partie des tches qu'ils envisagent


de sous-traiter en prcisant quels seront les mcanismes de slection des soustraitants/fournisseurs locaux permettant d'obtenir les prestations attendues dans les meilleures conditions, notamment en termes de rapport qualit/prix (il peut s'agir par exemple de centres de confrences, de bureaux de traduction, de socits de transport, de traiteurs, de services de nettoyage).

Description des mcanismes envisags pour contrler la qualit du travail

ralis par les sous-traitants/fournisseurs locaux et tre capable d'assurer rapidement le remplacement d'un ou de plusieurs d'entre eux en cas de dfaillance. 3.Impact et Le soumissionnaire indiquera les moyens (mthodes, outils et indicateurs) qu'il efficacit des envisage pour mesurer l'impact et la performance des actions ralises en terme actions qualitatif, quantitatif, et de rapport cot/efficacit. (7 points) 4. Clart et Les offres devront rpondre toutes les spcifications du cahier des charges concision de tout en restant claires et concises, tant du point de vue du contenu que de la l'offre prsentation (cf Points II.12 et II.13). (3 points) Concernant la prsentation, les offres comprendront notamment un index, les pages seront numrotes en continu et assembles de manire cohrente (par exemple relies, agrafes etc)

les pices jointes l'offre (annexes sur papier, CD-ROM, DVD) devront tre rfrences avec le N du lot, le N de la pice jointe et son contenu.
Total : 30 points Minimum requis : 15 points

29

Tableau N3 : Etudes de cas pour le lot 1


Graphisme multimdia, matriel d'information, site web Il est demand au soumissionnaire de faire une proposition technique spcifique pour chacune des deux tudes de cas ci-dessous et de fournir le dtail des cots (hypothses de prix) relatifs chacune de ces deux propositions techniques. NB : Les tudes de cas ont t labores uniquement pour les besoins de la procdure d'attribution du prsent march. Elles sont entirement fictives et ne peuvent en aucun cas tre considres comme une indication des priorits ou de la nature exacte des actions futures. La proposition technique devra : Dtailler l'approche, les tapes et les mthodes de travail que le soumissionnaire envisage de mettre en uvre pour raliser l'ensemble des travaux demands dans l'tude de cas en prcisant les parties du travail qui seront sous-traites. Dtailler pour chaque tape, la composition de l'quipe projet et laffectation du personnel quil envisage de mettre en place en prcisant le nombre dunits (homme/ jour) par catgorie de personnel. Proposer un planning en indiquant les dlais qu'il juge ncessaire par tape en tenant compte du temps ncessaire aux changes avec les services de la Commission et des diffrentes tapes de validation. Fournir les chantillons / extraits de travaux demands

Le dtail des cots (hypothses de prix) devra : Comprendre toutes les tches et travaux que le soumissionnaire doit raliser pour la prsente tude de cas Etre prsent sparment pour chaque tude de cas en compltant les tableaux figurant la fin de l'annexe N10. Etre entirement conforme aux spcifications nonces au point III.4.2 ("score financier"). Le soumissionnaire est invit relire attentivement ces spcifications avant d'tablir son dtail de cots.

Contexte des deux tudes de cas : La DG SANCO lance une campagne d'information l'chelle de l'Union europenne pour promouvoir la nouvelle directive sur les droits des consommateurs 3. Cette campagne vise informer les consommateurs des avantages que leur confre cette nouvelle directive et inciter les citoyens europens faire valoir et respecter leurs droits en particulier lors de transactions commerciales transfrontalires, qu'il s'agisse d'achats dans des magasins classiques ou en ligne.
3

Il s'agit d'un scnario entirement fictif pour les besoins de l'tude de cas, la directive en question devant encore tre formellement adopte par le Conseil et le Parlement europen.

30

La campagne se droulera sur deux semaines avec un lancement simultan dans les 27 pays de l'Union europenne en partenariat avec les Reprsentations de la Commission europenne, les membres du rseau ECC-Net (http://ec.europa.eu/consumers/redress_cons/index_en.htm ) et les organisations de consommateurs l'chelon national et local. Pendant ces deux semaines, diffrentes animations pour le grand public seront organises Bruxelles et dans les Etats membres (ateliers, concours, jeux etc) et du matriel promotionnel sera distribu au public (brochures, posters, cartes postales, auto-collants, gadgets.). La campagne sera lance l'occasion d'une confrence de presse donne par la Commissaire en charge des consommateurs et sera suivi d'une srie de confrences de presse organises dans les Etats membres avec les Reprsentations de la Commission. A l'occasion de cette campagne, un site web spcifiquement ddi cette nouvelle directive sera lanc.

Etude de cas N1: Cration d'une identit visuelle et dveloppement de matriel d'information
Le contractant devra dvelopper une identit visuelle spcifique pour la campagne d'information avec un logo, un slogan et trois messages cls qui seront utiliss lors des diffrentes actions de communication ainsi que dans les diffrents supports promotionnels (brochures, cartes postales, posters). Il devra galement concevoir et produire le matriel promotionnel de la campagne, l'adapter et le traduire dans toutes les langues de l'UE et en imprimer une srie limite (la production grande chelle sera assure par l'Office des Publications de la Commission). Les lments prendre en compte sont les suivants : Le public cible de la campagne est le grand public (eg les consommateurs europens). Le logo, le slogan et les messages cls devront tre comprhensibles dans toutes les langues de lUE Le soumissionnaire s'appuiera sur les informations relatives la directive disponibles la page http://ec.europa.eu/consumers/rights/cons_acquis_en.htm pour dvelopper ses propositions graphiques et rdactionnelles. Les textes rdiger devront tre bass sur les informations mises la disposition du soumissionnaire mais ne devront en aucun cas tre une copie de tout ou partie de textes existants. La DG SANCO prvoit de produire diffrents types de matriel d'information dont une brochure, une carte postale et un poster 4. La brochure sera en quadrichromie, format A5, 20 pages hors couverture avec une illustration par page. Son texte sera entirement rdig par le soumissionnaire (65 000 caractres). Le poster (format A2 quadrichromie) et la carte postale (format 10 x 15 cm recto quadrichromie, verso N&B) seront dvelopps sur base d'un graphisme identique et devront illustrer un des trois messages cls dvelopps par le soumissionnaire. Les illustrations (photos ou graphisme) sont au libre choix du soumissionnaire sous rserve d'tre fournis libres de droits.

Un clip vido promotionnel et d'autres gadgets (portes cls, cls USB etc) seront produits par d'autres contractants et ne sont pas considrer pour la prsente tude de cas.

31

Les nombres de caractres spcifis sentendent espaces compris et sont respecter avec une tolrance de +/- 10%. Pour chiffrer son offre, le soumissionnaire devra tenir compte des lments suivants : Il devra prsenter trois concepts de base diffrents pour le logo et deux concepts de base diffrents pour la maquette de la brochure et pour la maquette du poster. La DG SANCO choisira un concept de base et pourra ensuite demander au contractant jusqu trois itrations successives sur base de ce concept. Ces diffrentes tapes devront apparatre clairement dans les hypothses de prix mais les chantillons remis illustreront uniquement le rsultat final.

Tches excuter par le soumissionnaire: NB : Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire. Conseil, prparation du projet (contenu et budget), suivi des travaux et coordination du projet tout au long de sa dure. Dveloppement d'une identit visuelle (y compris le logo) pour la campagne, cration d'un slogan et de trois messages cls. Conception, dveloppement et production (textes et graphisme) du matriel d'information suivant : une brochure, un poster et une carte postale5 y compris rdaction des textes, cration des illustrations et mise en page. Adaptation et traduction du slogan, des trois messages cls, de la brochure, du poster et de la carte postale dans les 23 langues officielles de l'UE. Relecture, vrification et correction des preuves de la brochure, du poster et de la carte postale dans les 23 langues avant impression ("proof-reading") Production et livraison la DG SANCO d'une preuve couleur ainsi que des fichiers lectroniques (format pdf pour le web, format pdf haute dfinition pour impression et format InDesign ou quivalent) de la brochure, du poster et de la carte postale dans les 23 langues. Impression et livraison la DG SANCO dans un dlai de 72 heures compter du bon tirer d'une srie limite de la brochure (500 copies EN, 300 copies FR, 200 copies DE, 200 copies ES, 200 copies IT, 50 copies par langue pour les autres versions linguistiques), du poster (100 exemplaires EN, 50 ex FR, 30 ex DE, 20 ex ES, 20 ex IT, 10 ex par langue pour les autres versions linguistiques) et de la carte postale (1000 exemplaires EN, 500 ex FR, 300 ex DE, 200 ex ES, 200 ex IT, 100 ex par langue pour les autres versions linguistiques)

Echantillons / extraits de travaux fournir (en anglais uniquement): 5

Un slogan et trois messages cls. La maquette de la mise en page de la brochure ( page de couverture + modle de page intrieure) Une proposition de structure de contenu de la brochure (avec une brve description du contenu de chaque partie)

Un clip vido promotionnel et d'autres gadgets (portes cls, cls USB etc) seront produits par d'autres contractants et ne sont pas considrer pour la prsente tude de cas.

32

Le texte de la page d'introduction de la brochure (3000 caractres) Le texte d'une page de contenu de la brochure (5000 caractres) La maquette du poster (texte et illustration)

Critres de notation sur 35 points- Minimum requis 20 points : Qualit, cohrence et pertinence de l'approche et des mthodes de travail (6 points) Pertinence du slogan et des messages cls (5 points) Pertinence de la structure de la brochure (6 points) Qualit et pertinence des textes proposs pour l'introduction et la page de contenu (6 points) Qualit, pertinence et crativit de la maquette de la brochure (6 points) Qualit, pertinence et crativit de la maquette du poster (6 points)

Etude de cas N 2 : Cration d'un site web


Dans le cadre de la campagne d'information dcrite plus haut (cf contexte), un nouveau site web sera cr. Le site sera majoritairement destin au grand public (les consommateurs) cibl par cette campagne mais il devra galement comprendre quelques pages pour un public professionnel (organisations de consommateurs, entreprises et journalistes). Les lments prendre en compte sont les suivants : Le contenu du site doit permettre au grand public de disposer d'une information complte, claire et comprhensible sur les dispositions de la directive qui le concernent directement et mettre en vidence les amliorations apportes par ces dispositions. Le site contiendra galement des liens vers les sites des partenaires de la campagne d'information (Reprsentations de la Commission europenne dans les Etats Membres, organisations de consommateurs nationales et locales, membres du rseau ECC-Net) Le site comprendra un espace spcifique pour un public professionnel (organisations de consommateurs, entreprises et journalistes) Le site sera constitu d'une page d'accueil donnant accs 15 pages de niveau(x) infrieur(s) dont 10 pages pour le grand public et 5 pages pour le public professionnel. Le site comprendra 5 graphiques anims crer par le soumissionnaire, 5 photos et 10 documents attachs (formats pdf texte, pdf image et .doc). Les 10 pages destines au grand public seront disponibles dans toutes les langues officielles de l'Union europenne. Le reste sera disponible en anglais uniquement. Le site comprendra des outils interactifs suggrer par le soumissionnaire (simulations ou autre). Son contenu sera rdig dans un langage simple et sans jargon adapt au grand public. L'organisation du site y compris le nombre de niveaux est la libre discrtion du soumissionnaire qui devra s'appuyer sur les informations relatives la directive disponibles la page http://ec.europa.eu/consumers/rights/cons_acquis_en.htm. Le graphisme du site est la libre discrtion du soumissionnaire. Celui-ci pourra mais ne devra pas ncessairement reprendre les propositions faites pour l'tude de cas N1.

33

Pour chiffrer son offre, le soumissionnaire devra tenir compte des lments suivants : Il devra prsenter deux concepts graphiques de base diffrents pour la maquette du site. La DG SANCO choisira un concept de base et pourra ensuite demander deux itrations successives sur base de ce concept avant de lancer le dveloppement du site. Ces diffrentes tapes devront apparatre clairement dans les hypothses de prix mais les chantillons remis illustreront uniquement le rsultat final.

Tches excuter par le soumissionnaire: NB : Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire. Conseil, prparation du projet (contenu et budget), suivi des travaux et coordination du projet tout au long de sa dure. Ralisation du site de A Z : tude, conception, production (textes et graphisme). Traductions, adaptation, relecture/vrification du contenu des pages dans les diffrentes versions linguistiques. Cration des 5 graphiques anims et des 5 illustrations. Proposition, conception et dveloppement d'outils interactifs, suggrer par le soumissionnaire dans son offre (simulations ou autre). Hbergement et maintenance du site pendant une anne avec prise en charge de l'ensemble des dmarches lies l'identification et l'achat d'une adresse url spcifique et ainsi que toute autre tche ncessaire l'hbergement du site.

Echantillons / extraits de travaux fournir (en anglais, sur CD-ROM) : Structure et contenu dtaill du site avec une description des diffrentes fonctionnalits. Maquette statique de la page d'accueil (avec texte et graphisme) en format html. Maquette statique d'une page de contenu au choix (avec texte et graphisme) en format html. Le (ou les) fichier(s) d'export des donnes en format lectronique conforme(s) aux spcifications techniques de l'annexe N6 contenant cinq pages de contenu lies entre elles sur 3 niveaux avec une image et 5 documents attachs dont au moins un par type (pdf texte, pdf image et .doc)

Critres de notation sur 35 points- Minimum requis 20 points : Qualit, cohrence et pertinence de l'approche et des mthodes de travail (5 points) Pertinence et navigabilit de la structure du site (5 points) Qualit et pertinence du contenu du site (5 points) Pertinence et crativit de la page d'accueil (5 points) Pertinence et crativit de la page de contenu (5 points) Conformit du (ou des) fichier(s) d'export avec les spcifications de l'annexe N6 sur base dun test lectronique effectu par les valuateurs (10 points)

34

Tableau N4 : Etudes de cas pour le lot 2


Confrences, expositions et autres manifestations Il est demand au soumissionnaire de faire une proposition technique spcifique pour chacune des deux tudes de cas ci-dessous et de fournir le dtail des cots (hypothses de prix) relatifs chacune de ces deux propositions techniques. NB : Les tudes de cas ont t labores uniquement pour les besoins de la procdure d'attribution du prsent march. Elles sont entirement fictives et ne peuvent en aucun cas tre considres comme une indication des priorits ou de la nature exacte des actions futures. La proposition technique devra : Dtailler l'approche, les tapes et les mthodes de travail que le soumissionnaire envisage de mettre en uvre pour raliser l'ensemble des travaux demands dans l'tude de cas en prcisant les parties du travail qui seront sous-traites. Dtailler pour chaque tape, la composition de l'quipe projet et laffectation du personnel quil envisage de mettre en place en prcisant le nombre dunits (homme/ jour) par catgorie de personnel. Proposer un planning en indiquant les dlais qu'il juge ncessaire par tape en tenant compte du temps ncessaire aux changes avec les services de la Commission et des diffrentes tapes de validation. Prsenter une valuation des risques et difficults susceptibles de compromettre la russite du projet et proposer des solutions. Fournir les chantillons / extraits de travaux demands.

Le dtail des cots (hypothses de prix) devra : Comprendre toutes les tches et travaux que le soumissionnaire doit raliser pour la prsente tude de cas. Etre prsent sparment pour chaque tude de cas en compltant les tableaux figurant la fin de l'annexe N11. Etre entirement conforme aux spcifications nonces au point III.4.2 ("score financier"). Le soumissionnaire est invit relire attentivement ces spcifications avant d'tablir son dtail de cots.

Etude de cas N1 : Organisation d'un sminaire d'experts internationaux


Contexte : La DG SANCO envisage dorganiser Bruxelles un grand sminaire de rflexion avec diffrents ateliers de travail sur le thme : "quelles actions de prvention efficaces pour protger les jeunes de l'alcool ?" 150 experts reconnus sur le plan europen et mondial du domaine de la sant, de l'ducation, de la recherche, ainsi que des reprsentants d'association de jeunes et d'organismes gouvernementaux (national et

35

international) participeront au sminaire. Le sminaire devra permettre d'identifier les bonnes pratiques et dboucher sur des conclusions qui serviront de base la Commission europenne pour lancer une large consultation sur un futur plan d'action europen. Site DG SANCO sur l'alcool http://ec.europa.eu/health/ph_determinants/life_style/alcohol/alcohol_en.htm Les lments prendre en compte sont les suivants : Le sminaire et les ateliers se drouleront sur deux jours dans un btiment de la Commission europenne situ dans le quartier europen Programme des deux jours : matine du premier jour en sance plnire suivie dateliers-dbats laprs-midi qui se poursuivront le lendemain toute la journe avec une conclusion en sance plnire. Nombre de participants : 150 personnes rparties en 5 ateliers d'une trentaine de personnes. Les salles seront rserves par la DG SANCO et seront quipes avec tout le matriel ncessaire. La Commission fournira linterprtation en 3 langues (franais, anglais et allemand) pour les sances plnires (les ateliers se drouleront en anglais) Une liste de 200 participants potentiels sera tablie par la Commission en coopration avec le contractant. La Commission prend sa charge lensemble des frais de dplacement et de logement des 150 participants ainsi que le catering (pauses cafs, djeuners et diner). :

Tches excuter par le soumissionnaire: NB : Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire. Cependant les cots ne dpendant pas du soumissionnaire tels que les prix des billets de transport, des htels, des boissons et repas et location de salle pour le diner ne doivent pas tre inclus dans les hypothses de prix. En revanche, la rmunration du contractant lie toutes ces prestations, en particulier pour l'organisation de l'hbergement et des dplacements des participants (y compris les ventuels frais d'agence et/ou autres commissions sur les billets de transport) devra tre incluse. Conseil, planification et organisation gnrale de la confrence et des ateliers y compris prparation du budget et du plan de travail, gestion administrative et financire, suivi et coordination avec les services de la Commission, les diffrents prestataires et les intervenants (gestion des prsentations). Gestion des inscriptions des participants y compris envoi dinvitations personnalises une liste de 200 personnes par courriel, rappels par courriel et tlphone, confirmations, renseignements pratiques, gestion des inscriptions pour les diffrents ateliers, tablissement dune liste dfinitive de participants (y compris noms, adresses, tlphone etc)

36

Organisation du logement des 150 participants : slection dune srie dhtels situs proximit du lieu de la manifestation, ngociation des tarifs, rservation, paiement des factures (pr-financement par le contractant). Organisation des voyages pour 130 participants : recherche des meilleurs prix, rservation, mise disposition des billets de transport (billets d'avion pour 100 participants, e-tickets, classe conomique et billets de train pour 30 participants, 1re classe) avec prfinancement par le contractant. Constitution des dossiers de remboursement des 20 autres participants dont les frais de dplacements sont pris en charge par la Commission et transmission la Commission pour paiement. Conception (y compris cration graphique), dveloppement, installation/dsinstallation d'un stand portable de type "Nomadic" ou quivalent dans le hall d'entre de la salle de confrence. Organisation du catering sur le lieu de la confrence avec pauses caf et djeuners en liaison avec le prestataire de la Commission oprant lintrieur des locaux de la Commission europenne. Organisation du dner sur base d'un budget prdfini par la Commission: recherche dun lieu, recherche de prestataires, amnagement et dcoration de la salle, supervision de la prestation sur place. Prsence permanente tout au long des deux jours y compris accueil/enregistrement des participants, supervision de la logistique et des prestataires locaux. Cration, hbergement, mise jour rgulire et maintenance dun site web en anglais ( dbut : 2 mois avant le sminaire, fin : une semaine aprs) fournissant toutes les informations utiles sur la confrence et permettant linscription en ligne des participants et l'accs tous les documents relatifs au sminaire. Production des badges, conception graphique et production du matriel d'information pour le sminaire: une affiche A1 pvc avec plastification en 10 exemplaires, 200 sacs de confrence qualit suprieure contenant stylo, brochure 4 pages A5/135g quadrichromie, dossier de documentation contenant 16 pages A4/135g bichromie. Production, sur base de textes fournis par la DG SANCO, dun rapport en 500 exemplaires (60 pages format A5/80g, couverture quadrichromie/200g, intrieur N&B) contenant les actes du sminaire. Production dun rapport final sur lorganisation de lvnement.

Echantillons / extraits de travaux fournir (en anglais): La page daccueil du site web ainsi que la page pour linscription des participants au format html (sur CD-ROM) Une maquette du poster pour le stand portable (texte et graphisme)

Critres de notation sur 35 points- Minimum requis 20 points : Qualit, cohrence et pertinence de l'approche et des mthodes de travail (10 points) Qualit et pertinence de lvaluation des risques et des solutions proposes (8 points)

37

Qualit et pertinence de la page daccueil et de la page d'inscription des participants (8 points) Qualit et crativit de la maquette du poster (9 points)

Etude de cas N2 : Organisation d'une confrence avec un stand d'exposition


Contexte : La DG SANCO envisage dorganiser une confrence de haut niveau Londres pour marquer les 30 ans du systme dalerte rapide RASFF qui est un pilier de la politique de scurit alimentaire de l'UE. La confrence runira 500 participants provenant de l'Europe et du reste du monde (Afrique, Amrique Latine et Asie) ainsi que diffrentes personnalits politiques, des reprsentants des Etats membres, de l'industrie agro-alimentaire, des associations de consommateurs ainsi que la presse. Site DG SANCO sur RASFF : http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm Les lments prendre en compte sont les suivants : La confrence se droulera sur une journe (sance plnire uniquement) dans un lieu de bon standing permettant d'accueillir 500 personnes, d'organiser une grande confrence de presse ainsi que diffrents interviews de personnalits (lieux VIP). L'ensemble du "catering" y compris un lunch-buffet, un cocktail et un diner devront tre organiss par le soumissionnaire sur les locaux de la confrence et seront pris en charge par la Commission. La salle de confrence devra tre quipe de cabines d'interprtes pour une interprtation simultane en anglais, franais, allemand, espagnol, portugais et chinois (Dure approximative : 3 heures le matin + 3 heures l'aprs-midi avec deux pauses d'une demi-heure). Le lieu devra galement permettre l'installation d'un stand d'exposition haut de gamme de 25 m2 directement accessible depuis la salle de confrence. Le stand sera et restera la proprit du contractant. Il sera pourvu de 5 panneaux comprenant chacun une affiche (photographie+texte) et de tout le mobilier ncessaire (type haut de gamme) ainsi que du matriel suivant : un PC connect Internet, un lecteur DVD, un cran plat 42 " et un cran de projection standard (2mx3m) Une liste de 700 participants potentiels sera tablie par la Commission en coopration avec le contractant. La DG SANCO prendra sa charge les frais de voyage et de logement de 100 personnes ayant le statut d'experts. Les participants organiseront eux-mmes leur voyage et leur logement l'exception des 10 intervenants (organisation par le soumissionnaire).

Tches excuter par le soumissionnaire: NB : Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire. Cependant les cots ne dpendant pas du soumissionnaire tels que

38

les prix des billets de transport, des htels, des boissons et repas et location de salle ne doivent pas tre inclus dans les hypothses de prix. En revanche, la rmunration du contractant lie toutes ces prestations, en particulier pour l'organisation de l'hbergement et des dplacements des participants (y compris les ventuels frais d'agence et/ou autres commissions sur les billets de transport) devra tre incluse. Conseils, planification de l'vnement, dtermination des mesures prendre, dploiement du personnel, prparation du budget, recherche des prestataires, demandes de devis, suivi et coordination avec les services de la Commission, les diffrents prestataires et les intervenants (gestion des prsentations), gestion administrative et financire de l'vnement. Proposition d'un lieu adapt aux besoins de l'vnement (ce lieu devra tre prcisment identifi dans la proposition du soumissionnaire). Gestion des inscriptions des participants y compris envoi dinvitations personnalises une liste de 700 personnes par courriel, rappels par courriel, confirmations, renseignements pratiques, gestion des inscriptions en ligne, tablissement dune liste dfinitive de participants. Organisation du logement et des voyages des 10 intervenants (voyage en avion, classe conomique, mission e-tickets) dont les billets d'avions et les chambres d'htels seront prfinancs par le soumissionnaire. Organisation du catering, du cocktail et diner en fonction du budget indiqu par la DG SANCO. Organisation de l'interprtation simultane. Constitution des dossiers de remboursement des 100 personnes ayant le statut d'experts (collecte et vrification des formulaires et pices justificatives) et transmission la Commission pour paiement. Conception du stand (y compris cration graphique pour les 5 d'affiches), production, transport, installation et dmontage. Maintenance du stand et des quipements et prsence d'une htesse/d'un steward pendant toute la dure de la confrence. Transport de 500 kg de documentation depuis les locaux de la DG SANCO Bruxelles. Prsence permanente tout au long de la journe pour assurer l'accueil/enregistrement des participants et superviser l'ensemble de la logistique ainsi que les prestataires locaux. Cration, hbergement, mise jour rgulire et maintenance dun site web en anglais (dbut : deux mois avant l'vnement, fin : une semaine aprs), fournissant toutes les informations utiles sur la confrence et permettant linscription en ligne des participants ainsi que l'accs tous les documents relatifs la confrence. Production des badges, conception graphique et production du matriel d'information pour la confrence : une affiche A1 papier plastifi en 300 exemplaires, 600 sacs de confrence qualit suprieure contenant stylo, brochure 4 pages A5/135g quadrichromie, dossier de documentation contenant 16 pages A4/135g bichromie. Production dun rapport final sur lorganisation de lvnement.

39

Ralisation d'une vido de la confrence.

Echantillons / extraits de travaux fournir (en anglais): La maquette de l'affiche de la confrence La maquette du stand avec son implantation sur le lieu de la confrence identifi par le soumissionnaire.

Critres de notation sur 35 points- Minimum requis 20 points : Qualit, cohrence et pertinence de l'approche et des mthodes de travail (10 points) Qualit et pertinence de lvaluation des risques et des solutions proposes (8 points) Pertinence et crativit de la maquette de l'affiche (7 points) Crativit et qualit de la maquette du stand et de son implantation (10 points)

40

Tableau N5 : Etudes de cas pour le lot 3


Services audio-visuels et formation mdia Il est demand au soumissionnaire de faire une proposition technique spcifique pour chacune des deux tudes de cas ci-dessous et de fournir le dtail des cots (hypothses de prix) relatifs chacune de ces deux propositions techniques. NB : Les tudes de cas ont t labores uniquement pour les besoins de la procdure d'attribution du prsent march. Elles sont entirement fictives et ne peuvent en aucun cas tre considres comme une indication des priorits ou de la nature exacte des actions futures. La proposition technique devra : Dtailler l'approche, les tapes et les mthodes de travail que le soumissionnaire envisage de mettre en uvre pour raliser l'ensemble des travaux demands dans l'tude de cas en prcisant les parties du travail qui seront sous-traites. Dtailler pour chaque tape, la composition de l'quipe projet et laffectation du personnel quil envisage de mettre en place en prcisant le nombre dunits (homme/ jour) par catgorie de personnel. Proposer un planning en indiquant les dlais qu'il juge ncessaire par tape en tenant compte du temps ncessaire aux changes avec les services de la Commission et des diffrentes tapes de validation. Fournir les chantillons / extraits de travaux demands

Le dtail des cots (hypothses de prix) devra : Comprendre toutes les tches et travaux que le soumissionnaire doit raliser pour la prsente tude de cas. Etre prsent sparment pour chaque tude de cas en compltant les tableaux figurant la fin de l'annexe N12. Pour ltude de cas N1, tre prsent en 3 parties spares: 1) budget pour le VNR, 2) budget pour le clip et 3) budget estimatif des frais de dplacement lis au tournage du VNR selon les rgles spcifies l'annexe N 5. Etre entirement conforme aux spcifications nonces au point III.4.2 ("score financier"). Le soumissionnaire est invit relire attentivement ces spcifications avant d'tablir son dtail de cots.

Contexte des deux tudes de cas : Pour marquer le lancement de son Plan d'Action Communautaire pour la protection et le bientre des animaux, la DG SANCO organise avec l'aide des Reprsentations et des Dlgations de la Commission, et en partenariat avec les autorits nationales comptentes une srie de confrences et d'ateliers dbats dans les Etats membres ainsi que dans plusieurs pays situs en

41

dehors de l'UE. La DG SANCO souhaite cette occasion produire un "Video News Release" (VNR) pour les chanes de tlvision europennes ainsi qu'un clip video promotionnel pour le grand public. En marge des confrences et ateliers dbats, seront galement organises des rencontres avec les mdia locaux auxquelles participeront des membres du personnel de la SANCO. Pour plus d'information : Sur le bien tre animal http://ec.europa.eu/food/animal/welfare/index_en.htm Sur le Plan d'action IP/06/64 et MEMO/06/21

Etude de cas N1 : production d'un VNR et d'un clip grand public


L'objectif est de dvelopper un produit vido en deux versions diffrentes : une version de type VNR pour les chanes de tlvision europennes et EBS, et une version grand public de type clip promotionnel pour le grand public. Le VNR visera promouvoir le Plan d'Action Communautaire pour la protection et le bien- tre des animaux auprs des chanes de tlvision europennes et d'EBS. Le clip devra promouvoir les actions de l'UE dans le domaine du bien tre animal auprs du grand public et sera diffus sur Internet, notamment sur EUTube. EBS : http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm EUTube http://www.youtube.com/eutube Farmland : IP/08/1670 et http://farmland-thegame.eu/ Les lments prendre en compte sont les suivants : Le scnario du VNR (dure maximum : 12 mn) est au libre choix du soumissionnaire. Le clip (dure maximum 1:30 mn) devra tre divertissant et cratif et correspondre la ligne ditoriale de EUTube (cf Annexe N8). Il ne devra pas tre un simple extrait du VNR. Le clip sera produit en utilisant essentiellement le matriel audio-visuel rassembl pendant le tournage du VNR ainsi qu'ventuellement quelques lments d'archive (son/image) sous rserve de l'obtention par le soumissionnaire des autorisations ncessaires relatives au copyright et autres droits. Le clip sera centr sur un seul message/slogan adapt au grand public, au libre choix du soumissionnaire. Le tournage du VNR et les interviews seront raliss dans le pays d'origine du soumissionnaire ainsi que dans trois autres pays de son choix. La dure totale du tournage pour le VNR ne dpassera pas 8 jours (temps de dplacement inclus). Le VNR ne contiendra pas d'images d'archives. Les interviews sont au libre choix du soumissionnaire et devront tre ralises dans la langue des personnes interviewes. La version originale pourra tre produite dans n'importe quelle langue officielle de l'Union europenne.

42

Tches excuter par le soumissionnaire pour le VNR: NB: Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire. Conseil, prparation du projet (contenu et budget), suivi des travaux et coordination du projet tout au long de sa dure. Ecriture du scnario sur base d'informations collectes par le soumissionnaire luimme. Ralisation des interviews et de l'ensemble du tournage. Production des commentaires, narration en "voice over" et sous-titrages des interviews. Production dune version internationale et de 4 versions linguistiques diffrentes (Anglais, Franais, Allemand et Espagnol) avec commentaires et narration dans chaque langue et sous-titrage des interviews. Proposition d'un titre pour le VNR dans chaque version linguistique. Mdiatisation du VNR auprs des chanes de tlvision des 27 Etats membres y compris : rdaction des communiqus de presse (en franais, anglais, allemand, espagnol) production et envoi des copies par courrier express (estimation 120 BETA DIGITAL dont 40 en EN, 30 en FR, 30 en DE, 20 en ES). Production d'un master BETA numrique pour chaque version linguistique et livraison la DG SANCO Bruxelles Sur la base du master, production de quatre DVD (un par langue) et livraison de 10 exemplaires de chaque version linguistique (40 DVD au total) la DG SANCO. Production et livraison des versions lectroniques correspondantes pour une mise en ligne (format AVI ou RM).

Tches excuter par le soumissionnaire pour le clip: NB Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire. Conseil, prparation du projet (contenu et budget), suivi des travaux et coordination du projet tout au long de sa dure. Conception du scnario du clip. Production du clip en anglais, franais, allemand et espagnol (sous-titrage et "voice over"). Production des lments annexes au clip en vue de leur mise sur EUTube (titre, rsum, mots cls, liens web). Le rsum (600 caractres maximum espaces inclus) dcrira le contenu du clip dans un langage populaire sans jargon ni terme technique. Remise du produit dans les diffrentes versions linguistiques sous forme d'un master BETA numrique ainsi que sous forme d'un fichier MPEG2 file (8 Megabit/seconde)

43

Sur la base du master, production d'un DVD pour chaque version linguistique (Diva Box ou quivalent avec label couleur) et livraison de 1000 exemplaires la DG SANCO (500 EN, 300 FR, 100 DE, 100 ES).

Echantillons / extraits de travaux fournir (en anglais ou en franais): Description dtaille du contenu du VNR y compris proposition des sujets spcifiques traiter, des personnes interviewer, des lieux de tournage et esquisse de scnario. Description dtaille du contenu du clip y compris thme, message/slogan. Elments annexes au clip (titre, rsum, mots cls, liens web)

Critres de notation sur 40 points Minimum requis : 25 points : Qualit, cohrence et pertinence de l'approche et des mthodes de travail (10 points) Pertinence et qualit du contenu du VNR (15 points) Pertinence et crativit du contenu du clip (10 points) Pertinence et qualit des lments annexes au clip (5 points)

Etude de cas N2 : organisation d'une formation mdia


Il s'agit d'organiser une formation pour les membres du personnel de la DG SANCO qui participeront aux confrences et ateliers dbats dans le cadre du lancement du Plan d'Action Communautaire pour la protection et le bien-tre des animaux. L'objectif de la formation est de prparer le personnel de la DG SANCO rencontrer des journalistes. Les formateurs devront aider les participants bien communiquer leurs messages et rpondre aux questions susceptibles d'intresser les mdia sur le thme du bien tre animal. Les participants seront galement entrans aux techniques de l'interview. Les lments prendre en compte sont les suivants : La formation concernera deux groupes de 8 personnes pralablement identifies par la DG (un groupe anglophone et un groupe francophone). Le profil type des participants est le suivant : administrateurs ayant une exprience dans le domaine de la communication orale avec le public mais non professionnels des relations mdia. Environ la moiti des participants sont des spcialistes de la sant et du bien tre des animaux, les autres n'ayant pas d'expertise spcifique dans ce domaine. La formation se droulera sur deux sessions de deux journes chacune (une session en franais et une session en anglais) dans les locaux de la Commission europenne Bruxelles. Deux formateurs animeront ensemble chaque session.

Tches excuter par le soumissionnaire: NB : Toutes ces tches doivent tre clairement identifies dans les hypothses de prix tablies par le soumissionnaire.

44

Conseil, prparation (contenu et budget), suivi et coordination du projet tout au long de sa dure. Proposition d'un programme la DG SANCO, prparation du contenu de la formation, prparation et reproduction de la documentation et des supports pdagogiques ncessaires. Organisation administrative et logistique en liaison avec la DG SANCO (convocation des participants, rservation des salles et des quipements de type PC ou autre) Animation des sances. Production d'un rapport d'valuation la fin de la formation.

Echantillons / extraits de travaux fournir (en anglais): Proposition dtaille du programme de la formation avec le timing de chaque journe. Description dtaille du contenu de la formation ainsi que des mthodes pdagogiques, outils et supports de cours que le soumissionnaire envisage d'utiliser. Une slection de 5 questions susceptibles d'tre poses par les journalistes avec des propositions de rponses.

Critres de notation sur 30 points Minimum requis : 18 points : Qualit, pertinence et cohrence de l'approche et des mthodes de travail (10 points) Pertinence et qualit du programme ainsi que du contenu, des outils et des supports (10 points) Pertinence des questions/rponses (10 points)

45

PARTIE IV PROJET DE CONTRAT CADRE


FRAMEWORK SERVICE CONTRACT

CONTRACT NUMBER [complete] The European Community (hereinafter referred to as "the Community"), represented by the Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the Commission"), which is represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full, function, department], And The Executive Agency for Health and Consumers (hereinafter referred to as "the Agency") represented by the Commission, of the one part, and [official name in full] [statutory registration number] [official address in full] [VAT registration number] (hereinafter referred to as "the Contractor"6), [represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full and function,]] of the other part,

In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be added below the identification of the parties: The parties identified above and hereinafter collectively referred to as the Contractor shall be jointly and severally liable vis--vis the Commission for the performance of this contract.

46

HAVE AGREED the Special Conditions and the General Conditions below and the following Annexes: Annex I Annex II Annex III Annex IV Annex V Annex VI Annex VII Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete]) Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) Schedule of prices Request for service form - template Specific contract - template Order form template Reimbursement of travel expenses

Annex VIII Financial identification form which form an integral part of this contract (hereinafter referred to as the Contract). The terms set out in the Special Conditions shall take precedence over those in the other parts of the Contract. The terms set out in the General Conditions shall take precedence over those in the Annexes. The terms set out in the Tender Specifications (Annex I) shall take precedence over those in the orders (Annex VI) and specific contracts (Annex V), the orders and specific contracts taking precedence over the Contractor's Tender (Annex II). Subject to the above, the several instruments forming part of the Contract are to be taken as mutually explanatory. Ambiguities or discrepancies within or between such parts shall be explained or rectified by a written instruction issued by the Commission, subject to the rights of the Contractor under Article I.8 should he dispute any such instruction. The Contract shall be applicable to the Contractor, to the Commission and to the Agency.

47

I SPECIAL CONDITIONS
ARTICLE I.1 - SUBJECT I.1.1 I.1.2 The subject of the Contract is [short description of subject according to lot ]. Signature of the Contract imposes no obligation on the Commission and on the Agency to purchase. Only implementation of the Contract through orders and specific contracts is binding on the Commission and on the Agency. Once implementation of the Contract has been asked or has commenced, the Contractor shall reply and execute the tasks in accordance with all terms and conditions of the Contract. The Contract does not confer on the Contractor any exclusive right to provide the services described in Annex I to the Commission and to the Agency.

I.1.3

I.1.4

ARTICLE I.2 - DURATION I.2.1 I.2.2 The Contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last contracting party. Under no circumstances may implementation commence before the date on which the Contract enters into force. Execution of the tasks may under no circumstances begin before the date on which the order or specific contract enters into force. The Contract is concluded for a period of two years with effect from the date on which it enters into force. This contractual period and all other periods specified in the Contract are calculated in calendar days unless otherwise indicated. The orders or specific contracts shall be returned signed before the Contract to which they refer expires. The Contract shall continue to apply to such orders and specific contracts after its expiry, but no later than 6 months. I.2.5 The Contract may be renewed up to two times, each time for a period of one year, only before expiry of the Contract and with the express written agreement of the parties. Renewal does not imply any modification or deferment of existing obligations.

I.2.3

I.2.4

ARTICLE I.3 PRICES I.3.1 The prices of the services shall be based on the price schedule (Annex III) as complemented by mutual agreement between the Commission and the Contractor following the order of additional or complementary services by the Commission according to the provisions of Point II.4 of the Tender Specifications (Annex I) Prices shall be expressed in EUR. Prices shall be fixed and not subject to revision for implementation during the first year of duration of the Contract.

I.3.2 I.3.3

48

From the beginning of the second year of duration of the Contract, each price may be revised upwards or downwards each year, where such revision is requested by one of the contracting parties by registered letter no later than three months before the anniversary of the date on which it was signed. The Commission shall purchase on the basis of the prices in force on the date on which orders or specific contracts are signed. Such prices shall not be subject to revision. This revision shall be determined by the trend in the harmonised consumer price index MUICP published for the first time by the Office for Official Publications of the European Communities in the Eurostat monthly bulletin at http://www.ec.europa.eu/eurostat/. Revision shall be calculated in accordance with the following formula: Ir Pr = Po (0,2+0,8 ) Io where: Pr Po Io Ir = = = = revised price; price in the original tender; index for the month in which the validity of the tender expires index for the month in which the revised prices take effect.

I.3.4. In addition to the total amount specified in each order or specific contract, travel, subsistence and shipment expenses shall be reimbursed in accordance with Annex VII up to a maximum amount that will be specified in the specific contracts. ARTICLE I.4 IMPLEMENTATION OF THE CONTRACT I.4.1 Specific contracts

The Commission or the Agency shall specify the services needed (type of services and timetable) and send a written request to the Contractor to submit an offer according to the form in annex IV. From the sending of the request, the Contractor shall have 3 working days to notify the Commission its willingness to submit an offer and 7 additional working days to make the offer including the resources to be allocated with particulars in support. Within 5 working days of a draft specific contract being sent by the Commission or by the Agency to the Contractor, the Commission or the Agency shall receive it back, duly signed and dated. In the event of failure by the Contractor to observe either of these deadlines or disagreement on the allocation of resources, the Contractor shall be considered unavailable and the Commission or the Agency shall be entitled to send the request to the next contractor on the list as a result of the award procedure of the invitation to tender (see Annex I). In order to be considered by the Contractor, all requests for offers must originate either from the Directorate General Health and Consumers of the Commission (DG SANCO) or from the Agency. Specific contracts between the contractor and other Directorates General of the Commission will only be valid if DG SANCO has given its prior consent in writing.

49

I.4.2 Orders The Commission or the Agency shall specify the services needed and the delivery time in an order according to the form in annex VI. From the sending of the order, the Contractor shall have 5 working days to accept the order in signing and sending back the form or to refuse it. In the event of refusal or non observance of the 5 working days deadline, the Contractor shall be considered unavailable and the Commission shall be entitled to send an order to the next contractor on the list as a result of the award procedure of the invitation to tender (see Annex I). The period allowed for the execution of the tasks shall start to run on the date the Contractor signs the order form, unless a different date is indicated on the form. In order to be considered by the Contractor, all orders must originate either from the Directorate General Health and Consumers of the Commission (DG SANCO) or from the Agency. Orders coming from other Directorates General of the Commission will only be valid if DG SANCO has given its prior consent in writing. I.4.3 Additional services By the establishment of an order or of a specific contract, at the request of the Commission or of the Agency and subject to the contractor's agreement, the latter may offer to provide additional services or products similar to those provided for in these specifications but which are not included in the price schedules, provided that these additional services do not represent a substantial change of the terms set out in the framework contract. In this case, the other contractors of the cascade will also be invited to present an offer corresponding to the specifications stated (nature of services and deadlines) within 3 working days from the request by the Commission or the Agency. The additional services will be attributed to the lowest offer corresponding to the technical specifications stated. The submission of an offer by a contractor will have a contractually binding value: in case its offer is selected, the contractor will be bound to provide the additional services requested within the deadlines specified. ARTICLE I.5 PAYMENT PERIODS Payments under the Contract shall be made in accordance with Article II.4. Payments shall be executed only if the Contractor has fulfilled all his contractual obligations by the date on which the invoice is submitted. Payment requests may not be made if payments for previous orders or specific contracts have not been executed as a result of default or negligence on the part of the Contractor. I.5.1 Pre-financing For orders or specific contracts for a total amount of less than EUR 80 000 : There shall be no pre-financing.

50

For orders or specific contracts for a total amount of EUR 80 000 or more : The Contractor may request a pre-financing payment of 20% of the total cost of the services, excluding his travel and subsistence expenses and any unforeseen expenditure.

I.5.2 Interim payment For orders or specific contracts for a total amount of less than EUR 80 000 : No interim payment shall be made.

For orders or specific contracts for a total amount of EUR 80 000 or more : No interim payment shall be made for work lasting less than six months. For services lasting six months or more, the Contractor may request an interim payment of 30% of the total cost of the service, excluding his travel and subsistence expenses and any unforeseen expenditure.

Requests for interim payment by the Contractor shall be admissible only if accompanied by the interim technical report produced in accordance with the instructions in the order or specific contract or by the acknowledgement of receipt of the services provided by the Commission or by the Agency. In the case of a technical report, the Commission or the Agency shall have twenty days from receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have ten days in which to submit additional information or a new report. The interim payment corresponding to 30% of the total amount of the order or specific contract, excluding the Contractor's travel or subsistence expenses and any unforeseen expenditure, shall be made within forty five days of the date of approval of the report or acceptance of the services by the Commission or by the Agency. I.5.3 Payment of the balance

The balance shall be paid after performance of the work by the Contractor and acceptance thereof by the Commission or by the Agency within thirty days of receipt of the request for payment. The request for payment of the balance shall be admissible if accompanied by: either the final technical report in accordance with the instructions laid down in the order or specific contract, or an acknowledgement of receipt of the service provided by the Commission or by the Agency; statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7; the relevant invoices, indicating the reference number of the Contract and of the order or specific contract to which they refer.

51

In the case of a technical report, the Commission or the Agency shall have twenty days from receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have ten days in which to submit additional information or a new report. The balance corresponding to the relevant invoices shall be paid within forty five days of the date on which the report is approved or the service is accepted by the Commission or by the Agency. [For Contractors established in Belgium, the orders shall include the following provision: En Belgique, lutilisation de ce bon de commande vaut prsentation dune demande dexemption de la TVA n 450 or an equivalent statement in Dutch or German. The Contractor shall include the following statement in his invoice(s): Exonration de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA or an equivalent statement in Dutch or German.] I.5.4 Financial guarantee

In the case of pre-financing in excess of EUR 50 000 (fifty thousand euros), the Commission or the Agency shall demand a financial guarantee equal to the amount of the pre-financing and provided by a bank, an authorised financial institution or a third party. It shall be released on the payment of the balance of the specific contract. ARTICLE I.6 BANK ACCOUNT Payments shall be made to the Contractors bank account denominated in euro, identified in the financial identification form in Annex VIII. ARTICLE I.7 GENERAL ADMINISTRATIVE PROVISIONS Any communication relating to the Contract or to its implementation shall be made in writing and shall bear the Contract and order or specific contract numbers. Ordinary mail shall be deemed to have been received by the Commission or by the Agency on the date on which it is registered by the department responsible indicated below. Communications shall be sent to the following addresses: Commission: European Commission Directorate-General for Health and Consumers Directorate [complete] Unit [complete] [Postcode and city] Agency : Executive Agency for Health and Consumers Directorate or Unit [complete]

52

[Postcode and city] Contractor: Mr/Mrs/Ms [complete] [Function] [Company name] [Official address in full] ARTICLE I.8 APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES I.8.1 I.8.2 The Contract shall be governed by Community law, complemented, where necessary, by the national substantive law of Belgium. Any dispute between the parties resulting from the interpretation or application of the Contract which cannot be settled amicably shall be brought before the courts of Brussels.

ARTICLE I.9 DATA PROTECTION Any personal data included in or relating to the Contract, including its execution, shall be processed pursuant to Regulation (EC) No 45/2001 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data. It shall be processed solely for the purposes of the performance, management and follow-up of the Contract by the Commission or by the Agency acting as data controller without prejudice to possible transmission to internal audit services, to the European Court of Auditors, to the Financial Irregularities Panel and/or to the European AntiFraud Office (OLAF) for the purposes of safeguarding the financial interests of the Community. The Contractor shall have the right of access to his personal data and the right to rectify any such data that is inaccurate or incomplete. Should the Contractor have any queries concerning the processing of his personal data, he shall address them to the Commission or to the Agency as indicated under I.7. The Contractor shall have right of recourse at any time to the European Data Protection Supervisor. http://www.cc.cec/dataprotectionofficer ARTICLE I.10 TERMINATION BY EITHER CONTRACTING PARTY Either contracting party may, of its own volition and without being required to pay compensation, terminate the Contract by serving a three months formal prior notice. Should the Commission terminate the Contract, the Contractor shall only be entitled to payment corresponding to the services ordered and executed before the termination date. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions for the services rendered up to the date on which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.

53

ARTICLE I.11 LEGAL AUTONOMY OF ORDERS AND SPECIFIC CONTRACTS In the event of the Contractor having a complaint against an Institution, Body or Agency in relation to the conclusion, execution or termination of Specific Contracts or orders, the Contractor remains bound to his obligations under the Framework contract and Specific Contracts or orders concluded with the other Institutions, Bodies or Agencies. Without prejudice to Article I.7 of the Special Conditions, the Contractor expressively renounces hereby to compensate or suspend the execution of Specific Contracts or orders related to the other Institutions, Bodies or Agencies. ARTICLE I.12 SUSPENSION OF SERVICES If a contractor performs services with a delay in relation to the deadline stipulated in the order or specific contract which is damaging to the results of the action, and provided that this delay is not caused by the Commission (or the Agency) or if the contractor is found to be in faulty execution of an order or of a specific contract, the Commission (or the Agency) may automatically suspend by registered letter the award of the next three services to this contractor and consult the next contractor on the priority list. This clause applies without prejudice to Articles I.11 (Legal autonomy of orders and specific contracts), II.15 (Termination by the Commission or by the Agency) and II.16 (Liquidated damages). ARTICLE I.13 OWNERSHIP OF THE RESULTS INTELLECTUAL PROPERTY Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights obtained in performance of the contract shall be owned solely by the Commission or by the Agency as the case may be which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other limitation, except where rights already exist prior to conclusion of the contract. The contractor should ensure that any work or component of work delivered is original and or free of rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights. Should the contractor envisage using elements (images, illustrations or others) covered by a copyright or by another property right owned by a third party, the contractor should send a written request for prior consent to the Commission or the Agency as the case may be. In case the Commission or the Agency agrees, the contractor will have to confirm in writing that he obtained the authorisation of the holder of these rights before using these parts. Any costs arising from obtaining this authorisation shall be borne by the Contractor and clearly identified on his invoice.

54

55

II GENERAL CONDITIONS

ARTICLE II. 1 PERFORMANCE OF THE CONTRACT II.1.1 The Contractor shall perform the Contract to the highest professional standards. The Contractor shall have sole responsibility for complying with any legal obligations incumbent on him, notably those resulting from employment, tax and social legislation. II.1.2 The Contractor shall have sole responsibility for taking the necessary steps to obtain any permit or licence required for performance of the Contract under the laws and regulations in force at the place where the tasks assigned to him are to be executed. II.1.3 Without prejudice to Article II.3 any reference made to the Contractors staff in the Contract shall relate exclusively to individuals involved in the performance of the Contract. II.1.4 The Contractor must ensure that any staff performing the Contract have the professional qualifications and experience required for the execution of the tasks assigned to him. II.1.5 The Contractor shall neither represent the Commission/the Agency nor behave in any way that would give such an impression. The Contractor shall inform third parties that he does not belong to the European public service. II.1.6 The Contractor shall have sole responsibility for the staff who execute the tasks assigned to him. The Contractor shall make provision for the following employment or service relationships with his staff: staff executing the tasks assigned to the Contractor may not be given orders direct by the Commission or the Agency; the Commission or the Agency may not under any circumstances be considered to be the staff's employer and the said staff shall undertake not to invoke in respect of the Commission or the Agency any right arising from the contractual relationship between the Commission or the Agency and the Contractor.

II.1.7 In the event of disruption resulting from the action of a member of the Contractor's staff working on Commission or the Agency premises or in the event of the expertise of a member of the Contractor's staff failing to correspond to the profile required by the Contract, the Contractor shall replace him without delay. The Commission or the Agency shall have the right to request the replacement of any such member of staff, stating its reasons for so doing. Replacement staff must have the necessary qualifications and be capable of performing the Contract under the same contractual conditions. The Contractor shall be responsible for any delay in the execution of the

56

tasks assigned to him resulting from the replacement of staff in accordance with this Article. II.1.8 Should any unforeseen event, action or omission directly or indirectly hamper execution of the tasks, either partially or totally, the Contractor shall immediately and on his own initiative record it and report it to the Commission or the Agency. The report shall include a description of the problem and an indication of the date on which it started and of the remedial action taken by the Contractor to ensure full compliance with his obligations under the Contract. In such event the Contractor shall give priority to solving the problem rather than determining liability. II.1.9 Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract in accordance with the provisions laid down therein, the Commission or the Agency may - without prejudice to its right to terminate the Contract - reduce or recover payments in proportion to the scale of the failure. In addition, the Commission or the Agency may impose penalties or liquidated damages provided for in Article II.16. ARTICLE II. 2 LIABILITY II.2.1 The Commission or the Agency shall not be liable for damage sustained by the Contractor in performance of the Contract except in the event of wilful misconduct or gross negligence on the part of the Commission or the Agency. II.2.2 The Contractor shall be liable for any loss or damage caused by himself in performance of the Contract, including in the event of subcontracting under Article II.13. The Commission or the Agency shall not be liable for any act or default on the part of the Contractor in performance of the Contract. II.2.3 The Contractor shall provide compensation in the event of any action, claim or proceeding brought against the Commission or the Agency by a third party as a result of damage caused by the Contractor in performance of the Contract. II.2.4 In the event of any action brought by a third party against the Commission or the Agency in connection with performance of the Contract, the Contractor shall assist the Commission or the Agency. Expenditure incurred by the Contractor to this end may be borne by the Commission or the Agency. II.2.5 The Contractor shall take out insurance against risks and damage relating to performance of the Contract if required by the relevant applicable legislation. He shall take out supplementary insurance as reasonably required by standard practice in the industry. A copy of all the relevant insurance contracts shall be sent to the Commission or the Agency should it so request. ARTICLE II. 3 - CONFLICT OF INTERESTS II.3.1 The Contractor shall take all necessary measures to prevent any situation that could compromise the impartial and objective performance of the Contract. Such conflict of interests could arise in particular as a result of economic interest, political or national affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or shared interest.

57

Any conflict of interests which could arise during performance of the Contract must be notified to the Commission or the Agency in writing without delay. In the event of such conflict, the Contractor shall immediately take all necessary steps to resolve it. The Commission or the Agency reserves the right to verify that such measures are adequate and may require additional measures to be taken, if necessary, within a time limit which it shall set. The Contractor shall ensure that his staff, board and directors are not placed in a situation which could give rise to conflict of interests. Without prejudice to Article II.1 the Contractor shall replace, immediately and without compensation from the Commission or the Agency, any member of his staff exposed to such a situation. II.3.2 The Contractor shall abstain from any contact likely to compromise his independence. II.3.3 The Contractor declares: that he has not made and will not make any offer of any type whatsoever from which an advantage can be derived under the Contract, that he has not granted and will not grant, has not sought and will not seek, has not attempted and will not attempt to obtain, and has not accepted and will not accept, any advantage, financial or in kind, to or from any party whatsoever, where such advantage constitutes an illegal practice or involves corruption, either directly or indirectly, inasmuch as it is an incentive or reward relating to performance of the Contract.

II.3.4 The Contractor shall pass on all the relevant obligations in writing to his staff, board, and directors as well as to third parties involved in performance of the Contract. A copy of the instructions given and the undertakings made in this respect shall be sent to the Commission or the Agency should it so request. ARTICLE II. 4 INVOICING AND PAYMENTS II.4.1 Pre-financing: Where required by Article I.5.1, the Contractor shall provide a financial guarantee in the form of a bank guarantee or equivalent supplied by a bank or an authorised financial institution (guarantor) equal to the amount indicated in the same Article to cover prefinancing under the Contract. Such guarantee may be replaced by a joint and several guarantee by a third party. The guarantor shall pay to the Commission or the Agency at its request an amount corresponding to payments made by it to the Contractor which have not yet been covered by equivalent work on his part. The guarantor shall stand as first-call guarantor and shall not require the Commission or the Agency to have recourse against the principal debtor (the Contractor). The guarantee shall specify that it enters into force at the latest on the date on which the Contractor receives the pre-financing. The Commission or the Agency shall release the

58

guarantor from its obligations as soon as the Contractor has demonstrated that any prefinancing has been covered by equivalent work. The guarantee shall be retained until the pre-financing has been deducted from interim payments or payment of the balance to the Contractor. It shall be released the following month. The cost of providing such guarantee shall be borne by the Contractor. II.4.2 Interim payment: At the end of each of the periods indicated in Annex I the Contractor shall submit to the Commission or the Agency a formal request for payment accompanied by those of the following documents which are provided for in the Special Conditions: an interim technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I; the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order or specific contract to which they refer; statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7. If the report is a condition for payment, on receipt the Commission or the Agency shall have the period of time indicated in the Special Conditions in which: to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and request additional information; or to reject it and request a new report. If the Commission or the Agency does not react within this period, the report shall be deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations or information enclosed. Where the Commission or the Agency requests a new report because the one previously submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions. II.4.3 Payment of the balance: Within sixty days of completion of the tasks referred to in each order or specific contract, the Contractor shall submit to the Commission or the Agency a formal request for payment accompanied by those of the following documents, which are provided for in the Special Conditions: a final technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I; the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order or specific contract to which they refer; statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7. If the report is a condition for payment, on receipt the Commission or the Agency shall have the period of time indicated in the Special Conditions in which: to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and request additional information; or to reject it and request a new report.

59

If the Commission or the Agency does not react within this period, the report shall be deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations and information enclosed. Where the Commission or the Agency requests a new report because the one previously submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions. ARTICLE II. 5 GENERAL PROVISIONS CONCERNING PAYMENTS II.5.1 Payments shall be deemed to have been made on the date on which the Commission or the Agency's account is debited. II.5.2 The payment periods referred to in Article I.5 may be suspended by the Commission or the Agency at any time if it informs the Contractor that his payment request is not admissible, either because the amount is not due or because the necessary supporting documents have not been properly produced. In case of doubt on the eligibility of the expenditure indicated in the payment request, the Commission or the Agency may suspend the time limit for payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is eligible. The Commission or the Agency shall notify the Contractor accordingly and set out the reasons for the suspension by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent. Suspension shall take effect from the date of dispatch of the letter. The remainder of the period referred to in Article I.5 shall begin to run again once the suspension has been lifted. II.5.3 In the event of late payment the Contractor shall be entitled to interest, provided the calculated interest exceeds EUR 200. In case interest does not exceed EUR 200, the Contractor may claim interest within two months of receiving the payment. Interest shall be calculated at the rate applied by the European Central Bank to its most recent main refinancing operations (the reference rate) plus seven percentage points (the margin). The reference rate in force on the first day of the month in which the payment is due shall apply. Such interest rate is published in the C series of the Official Journal of the European Union. Interest shall be payable for the period elapsing from the calendar day following expiry of the time limit for payment up to the day of payment. Suspension of payment by the Commission or the Agency may not be deemed to constitute late payment. ARTICLE II. 6 RECOVERY II.6.1 If total payments made exceed the amount actually due or if recovery is justified in accordance with the terms of the Contract, the Contractor shall reimburse the appropriate amount in euro on receipt of the debit note, in the manner and within the time limits set by the Commission or the Agency.

60

II.6.2 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for reimbursement, the sum due shall bear interest at the rate indicated in Article II.5.3. Interest shall be payable from the calendar day following the due date up to the calendar day on which the debt is repaid in full. II.6.3 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for reimbursement, the Commission or the Agency may, after informing the Contractor, recover amounts established as certain, of a fixed amount and due by offsetting, in cases where the Contractor also has a claim on the Communities that is certain, of a fixed amount and due. The Commission or the Agency may also claim against the guarantee, where provided for.

ARTICLE II. 7 - REIMBURSEMENTS II.7.1 Where provided by the Special Conditions or by Annex I, the Commission or the Agency shall reimburse the expenses that are directly connected with execution of the tasks on production of original supporting documents, including receipts and used tickets. II.7.2 Travel and subsistence expenses shall be reimbursed, where appropriate, on the basis of the shortest itinerary. II.7.3 Travel expenses shall be reimbursed as follows: a) travel by air shall be reimbursed up to the maximum cost of an economy class ticket at the time of the reservation; b) travel by boat or rail shall be reimbursed up to the maximum cost of a first class ticket; c) travel by car shall be reimbursed at the rate of one first class rail ticket for the same journey and on the same day; d) travel outside Community territory shall be reimbursed under the general conditions stated above provided the Commission or the Agency has given its prior written agreement. II.7.4 Subsistence expenses shall be reimbursed on the basis of a daily allowance as follows: a) for journeys of less than 200 km (return trip) no subsistence allowance shall be payable; b) daily subsistence allowance shall be payable only on receipt of a supporting document proving that the person concerned was present at the place of destination; c) daily subsistence allowance shall take the form of a flat-rate payment to cover all subsistence expenses, including accommodation, meals, local transport, insurance and sundries;

61

d) daily subsistence allowance, where applicable, shall be reimbursed at the rate specified in Article I.3. II.7.5 The cost of shipment of equipment or unaccompanied luggage shall be reimbursed provided the Commission or the Agency has given prior written authorisation. ARTICLE II. 8 OWNERSHIP OF THE RESULTS - INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights, obtained in performance of the Contract, shall be owned solely by the Community, which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other limitation, except where industrial or intellectual property rights exist prior to the Contract being entered into. ARTICLE II. 9 CONFIDENTIALITY II.9.1. The Contractor undertakes to treat in the strictest confidence and not make use of or divulge to third parties any information or documents which are linked to performance of the Contract. The Contractor shall continue to be bound by this undertaking after completion of the tasks. II.9.2. The Contractor shall obtain from each member of his staff, board and directors an undertaking that they will respect the confidentiality of any information which is linked, directly or indirectly, to execution of the tasks and that they will not divulge to third parties or use for their own benefit or that of any third party any document or information not available publicly, even after completion of the tasks. ARTICLE II.10 - USE, DISTRIBUTION AND PUBLICATION OF INFORMATION II.10.1 The Contractor shall authorise the Commission or the Agency to process, use, distribute and publish, for whatever purpose, by whatever means and on whatever medium, any data contained in or relating to the Contract, in particular the identity of the Contractor, the subject matter, the duration, the amount paid and the reports. Where personal data is concerned, Article I.9 shall apply. II.10.2 Unless otherwise provided by the Special Conditions, the Commission or the Agency shall not be required to distribute or publish documents or information supplied in performance of the Contract. If it decides not to publish the documents or information supplied, the Contractor may not have them distributed or published elsewhere without prior written authorisation from the Commission or the Agency. II.10.3 Any distribution or publication of information relating to the Contract by Contractor shall require prior written authorisation from the Commission or Agency and shall mention the amount paid by the Community. It shall state that opinions expressed are those of the Contractor only and do not represent Commission or the Agency's official position. the the the the

62

II.10.4 The use of information obtained by the Contractor in the course of the Contract for purposes other than its performance shall be forbidden, unless the Commission or the Agency has specifically given prior written authorisation to the contrary. ARTICLE II. 11 TAXATION II.11.1 The Contractor shall have sole responsibility for compliance with the tax laws which apply to him. Failure to comply shall make the relevant invoices invalid. II.11.2 The Contractor recognises that the Commission or the Agency is, as a rule, exempt from all taxes and duties, including value added tax (VAT), pursuant to the provisions of Articles 3 and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Communities. II.11.3 The Contractor shall accordingly complete the necessary formalities with the relevant authorities to ensure that the goods and services required for performance of the Contract are exempt from taxes and duties, including VAT. II.11.4 Invoices presented by the Contractor shall indicate his place of taxation for VAT purposes and shall specify separately the amounts not including VAT and the amounts including VAT. ARTICLE II. 12 FORCE MAJEURE II.12.1 Force majeure shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the control of the contracting parties which prevents either of them from performing any of their obligations under the Contract, was not due to error or negligence on their part or on the part of a subcontractor, and could not have been avoided by the exercise of due diligence. Defects in equipment or material or delays in making it available, labour disputes, strikes or financial problems cannot be invoked as force majeure unless they stem directly from a relevant case of force majeure. II.12.2 Without prejudice to the provisions of Article II.1.8, if either contracting party is faced with force majeure, it shall notify the other party without delay by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, stating the nature, likely duration and foreseeable effects. II.12.3 Neither contracting party shall be held in breach of its contractual obligations if it has been prevented from performing them by force majeure. Where the Contractor is unable to perform his contractual obligations owing to force majeure, he shall have the right to remuneration only for tasks actually executed. II.12.4 The contracting parties shall take the necessary measures to reduce damage to a minimum. ARTICLE II. 13 SUBCONTRACTING

63

II.13.1 The Contractor shall not subcontract without prior written authorisation from the Commission or the Agency nor cause the Contract to be performed in fact by third parties. II.13.2 Even where the Commission or the Agency authorises the Contractor to subcontract to third parties, he shall none the less remain bound by his obligations to the Commission or the Agency under the Contract and shall bear exclusive liability for proper performance of the Contract. II.13.3 The Contractor shall make sure that the subcontract does not affect rights and guarantees to which the Commission or the Agency is entitled by virtue of the Contract, notably Article II.17. ARTICLE II. 14 ASSIGNMENT II.14.1 The Contractor shall not assign the rights and obligations arising from the Contract, in whole or in part, without prior written authorisation from the Commission or the Agency. II.14.2 In the absence of the authorisation referred to in 1 above, or in the event of failure to observe the terms thereof, assignment by the Contractor shall not be enforceable against and shall have no effect on the Commission or the Agency. ARTICLE II. 15 TERMINATION BY THE COMMISSION OR BY THE AGENCY II.15.1 The Commission or the Agency may terminate the Contract, a pending order or a specific contract in the following circumstances: (a) where the Contractor is being wound up, is having his affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations; where the Contractor has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which he is established or with those of the country applicable to the Contract or those of the country where the Contract is to be performed; where the Commission or the Agency has evidence or seriously suspects the Contractor or any related entity or person, of professional misconduct; where the Commission or the Agency has evidence or seriously suspects the Contractor or any related entity or person, of fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests;

(b)

(c) (d)

64

(e)

where the Commission or the Agency has evidence or seriously suspects the Contractor or any related entity or person, of substantial errors, irregularities or fraud in the award procedure or the performance of the Contract; where the Contractor is in breach of his obligations under Article II.3; where the Contractor was guilty of misrepresentation in supplying the information required by the Commission or the Agency as a condition of participation in the Contract procedure or failed to supply this information; where a change in the Contractors legal, financial, technical or organisational situation could, in the Commission or the Agencys opinion, have a significant effect on the performance of the Contract; where execution of the tasks under a pending order or a specific contract has not actually commenced within fifteen daysof the date foreseen, and the new date proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission or the Agency; where the Contractor is unable, through his own fault, to obtain any permit or licence required for performance of the Contract; where the Contractor, after receiving formal notice in writing to comply, specifying the nature of the alleged failure, and after being given the opportunity to remedy the failure within a reasonable period following receipt of the formal notice, remains in serious breach of his contractual obligations.

(f) (g)

(h)

(i)

(j) (k)

II.15.2 In case of force majeure, notified in accordance with Article II.12, either contracting party may terminate the Contract, where performance thereof cannot be ensured for a period corresponding to at least to one fifth of the period laid down in Article I.2.3. II.15.3 Prior to termination under point c), d), e), h) or k), the Contractor shall be given the opportunity to submit his observations. Termination shall take effect on the date on which a registered letter with acknowledgment of receipt terminating the Contract is received by the Contractor, or on any other date indicated in the letter of termination. II.15.4 Consequences of termination: In the event of the Commission or the Agency terminating the Contract or a pending order or specific contract in accordance with this Article and without prejudice to any other measures provided for in the Contract, the Contractor shall waive any claim for consequential damages, including any loss of anticipated profits for uncompleted work. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions for the tasks executed up to the date on which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date. The Commission or the Agency may claim compensation for any damage suffered and recover any sums paid to the Contractor under the Contract.

65

On termination the Commission or the Agency may engage any other contractor to execute or complete the services. The Commission or the Agency shall be entitled to claim from the Contractor all extra costs incurred in doing so, without prejudice to any other rights or guarantees enforceable under the Contract. ARTICLE II.15a SUBSTANTIAL ERRORS, IRREGULARITIES AND FRAUD ATTRIBUTABLE TO THE CONTRACTOR Where, after the award of the Contract, the award procedure or the performance of the Contract prove to have been subject to substantial errors, irregularities or fraud, and where such errors, irregularities or fraud are attributable to the Contractor, the Commission or the Agency may refuse to make payments, may recover amounts already paid or may terminate all the contracts concluded with the Contractor, in proportion to the seriousness of the errors, irregularities of fraud. ARTICLE II. 16 LIQUIDATED DAMAGES Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract within the time limits set by the Contract, then, without prejudice to the Contractor's actual or potential liability incurred in relation to the Contract or to the Commission or the Agency's right to terminate the Contract, the Commission or the Agency may decide to impose liquidated damages of 0.2% of the amount of the relevant purchase per calendar day of delay. The Contractor may submit arguments against this decision within thirty days of notification by registered letter with acknowledgement of receipt or equivalent. In the absence of reaction on his part or of written withdrawal by the Commission or the Agency within thirty days of the receipt of such arguments, the decision imposing the liquidated damages shall become enforceable. These liquidated damages shall not be imposed where there is provision for interest for late completion. The Commission or the Agency and the Contractor expressly acknowledge and agree that any sums payable under this Article are in the nature of liquidated damages and not penalties, and represent a reasonable estimate of fair compensation for the losses that may be reasonably anticipated from such failure to perform obligations. ARTICLE II. 17 CHECKS AND AUDITS II.17.1 Pursuant to Article 142 of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, the European Court of Auditors shall be empowered to audit the documents held by the natural or legal persons receiving payments from the budget of the European Communities from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last implementation. II.17.2 The Commission or the Agency or an outside body of its choice shall have the same rights as the European Court of Auditors for the purpose of checks and audits limited to compliance with contractual obligations from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last implementation.

66

II.17.3 In addition, the European Anti-Fraud Office may carry out on-the-spot checks and inspections in accordance with Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 and Parliament and Council Regulation (EC) No 1073/1999 from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last implementation. ARTICLE II. 18 AMENDMENTS Any amendment to the Contract shall be the subject of a written agreement concluded by the contracting parties. An oral agreement shall not be binding on the contracting parties. An order or a specific contract may not be deemed to constitute an amendment to the Contract. ARTICLE II. 19 SUSPENSION OF THE CONTRACT Without prejudice to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may at any time and for any reason suspend execution of the Contract, pending orders or specific contracts or any part thereof. Suspension shall take effect on the day the Contractor receives notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, or at a later date where the notification so provides. The Commission may at any time following suspension give notice to the Contractor to resume the work suspended. The Contractor shall not be entitled to claim compensation on account of suspension of the Contract, of the orders or specific contracts, or of part thereof.

SIGNATURES For the Contractor, [Company name/forename/surname/function] signature[s]: _______________________ Done at [Brussels], [date] In duplicate in English.

For the Commission, [forename/surname/function] signature[s]:_____________________ Done at [Brussels], [date]

67

ANNEX I
Tender Specifications

68

ANNEX II
Contractor's Tender (No [complete] of [complete])

69

ANNEX III
Schedule of prices

70

ANNEX IV
Resquest for service FORM (Template) No :
governed by the provisions of Framework Contract No [complete] signed on [complete] . Requesting serviceName of lot (Commission/Agency)

Request Form ID Framework Contract N

To

Company:

XXXXXXXX

Phone n: FAX n:

XXXXXXXX XXXXXXXX

Contact person: XXXXXXX Description of required service

Specification (reference to attached Technical Annex): Approximate start date: Delivery date (depends on the start date): Place of delivery :

XXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX XXXXXXXX XX/XX/XXXX

Date for acceptation or refusal to present an offer: (*) Offer presentation date: (*)

XX/XX/XXXX

From

DG SANCO/ ECDC/PHEA Contact person: Signature: XXXXXX

Phone n: FAX n: Date (dd/mm/yy):

XXXXXXXXXXX

Accepted by the company on Refused by the company on

Date Signature Name infull and complete Function Company seal

We wish to remind you that this Request Form does not constitute any firm order. A specific contract has to be signed by both parties before work can begin.

71

ANNEX V
SPECIFIC CONTRACT No [template] implementing Framework Contract No ... [The European Community (hereinafter referred to as "the Community"), represented by the Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the Commission"), which is represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full, function, department], [The Executive Agency for Health and Consumers (hereinafter referred to as "the Agency"), which is represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full, function, department] of the one part, and [official name in full] [official legal form]7 [statutory registration number]8 [official address in full] [VAT registration number] (hereinafter referred to as "the Contractor"9), [represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full and function,]] of the other part, HAVE AGREED ARTICLE III.1: SUBJECT III.1.1 This specific contract implements Framework Contract No [complete] signed by the Commission [the Agency] and the Contractor on [complete date] [and renewed on complete date]. III.1.2 The subject of this specific contract is [short description of subject]. III.1.3 The Contractor undertakes, on the terms set out in the Framework Contract and in this specific contract and the annex[es] thereto, which form an integral part thereof, to perform the tasks specified in Annex I] ARTICLE III.2: DURATION III.2.1 This specific contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last contracting party
7 8

Delete if contractor is a natural person or a body governed by public law. Delete if contractor is a body governed by public law. For natural persons, indicate the number of their identity card or, failing that, of their passport or equivalent. In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be added below the identification of the parties: The parties identified above and hereinafter collectively referred to as the Contractor shall be jointly and severally liable vis--vis the Commission for the performance of this contract.

72

III.2.2 The duration of the tasks shall not exceed [days/months]. Execution of the tasks shall start from [date of entry into force of this specific contract] or [indicate date]. The period of execution of the tasks may be extended only with the express written agreement of the parties before such period elapses. ARTICLE III.3: PRICE III.3.1 The total amount to be paid by the Commission [the Agency]under this specific contract shall be EUR [amount in figures and in words] covering all tasks executed. III.3.2 In addition to the price [no reimbursable costs are foreseen] [costs up the an amount of EUR will be reimbursed according to the provisions of the Framework contract] [For Contractors established in Belgium, the provisions of this contract constitute a request for VAT exemption No 450, provided the Contractor includes the following statement in his invoice(s): Exonration de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA or an equivalent statement in the Dutch or German language.] ARTICLE III.4: ANNEXE[S] Annex A Technical annex Annex B Contractors offer SIGNATURES For the Contractor, [Company name/forename/surname/function] signature[s]: _______________________ Done at [Brussels], [date] In duplicate in English. For the Commission,[the Agency] [forename/surname/function] signature[s]:_____________________ Done at [Brussels], [date]

73

ANNEX VI
ORDER FORM No [complete]
governed by the provisions of Framework Contract No [complete] signed on [complete]

European Commission / Agency Directorate-General [complete] [Directorate [complete]] [Unit [complete]] [Postcode and city]

Mr/Mrs/Ms [complete] [Function] [Company name] [Official address in full]

Pursuant to the provisions of Articles 3 and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Communities, the Commission is exempt from all taxes and dues, including value added tax, on payments due in respect of this order form. [In Belgium, use of this order form constitutes a request for VAT exemption. The invoice must include the following statement: "Commande destine l'usage officiel des Communauts europennes. Exonration de la TVA; article 42 3.3 du code de la TVA".]

Description of the services

Quantit y

Price

TOTAL PRICE
[Fixed price without reimbursable costs] [Reimbursable costs up to a maximum amount of EUR to be added to the price according to the conditions laid down in the Contract]

[The duration of the tasks shall not exceed complete]. [Execution of the tasks shall start from [the date of Contractors signature of this order form] [complete date].]

Other details:

Acceptance of this order implies that the Contractor waives all other terms of business or of execution of the services. For the Commission [the Agency], For the Contractor, [forename/surname/function] [Company name/forename/surname/function] signature[s]:_____________________ Done at [Brussels], [date] signature[s]: _______________________ Done at [Brussels], [date]

74

75

ANNEX VII Reimbursement of travel expenses


Travel and subsistence expenses will be reimbursed in euros. Train Transport costs are reimbursed on the basis of a first class ticket, by the shortest route in terms of cost/effectiveness. Costs are reimbursed on presentation of supporting documents. Air Air travel is in economy class or equivalent, at the lowest available rates at the time of reservation. Costs are reimbursed on presentation of supporting documents. Car In the event of the use of the Contractor's vehicle, reimbursement is on the basis of a 0.42, nonrevisable allowance per kilometre. Car rental: costs are reimbursed on presentation of an invoice. Taxis: reimbursement on presentation of invoices only when large amounts of luggage are involved. Accommodation The limit on hotel expenses is 120 a night. If this limit is exceeded in exceptional circumstances, proper justification must be provided. Costs are reimbursed on presentation of supporting documents. Per diem allowance The per diem allowance is a fixed, non-revisable amount of 90 and is paid on an individual basis. It covers breakfast, two main meals and any other personal expenditure. No allowance is due for journeys to places that are less than 50 km (one-way) from the Contractor's place of origin (by public transport). The allowance is not paid for journeys of six hours or less. The allowance is calculated in accordance with the following table: More than 6 hours but no more than 12 hours More than 12 hours but no more than 30 hours More than 30 hours but no more than 36 hours More than 36 hours but no more than 54 hours More than 54 hours but no more than 60 hours More than 60 hours but no more than 78 hours Etc. 0.5 1 1.5 2 2.5 3

76

ANNEX VIII
Financial identification form

77

PARTIE V ANNEXES AU CAHIER DES CHARGES


Liste des annexes Annexe 1: Formulaire de soumission dune offre Annexe 2: Identification bancaire Annexe 3: Formulaire pour les personnes physiques Annexe 4: Attestation relative aux critres dexclusion Annexe 5: Remboursement des frais de dplacement Annexe 6: Spcifications techniques d'import vers le "Content Management System" CMS (lot1) Annexe 7: Spcifications techniques pour les produits audio-visuels (lot 3) Annexe 8: Lignes ditoriales d'EUTube (lot 3) Annexe 9: Modle de CV europen Annexe 10: Bordereau de prix du lot 1 Annexe 11: Bordereau de prix du lot 2 Annexe 12: Bordereau de prix du lot 3

78

ANNEXE 1 Formulaire de soumission d'offre


Un original sign et deux copies de ce formulaire doivent tres fournis. 1 SOUMIS par Nom* Adresse du Sige social Ville Code postal Pays N TVA * En cas de consortium, indiquer le nom agr de ce consortium 2 PERSONNE DE CONTACT (pour cet appel d'offres) Nom Adresse Tlphone Fax e-mail 3 PERSONNE AUTORISE SIGNER LE CONTRAT Nom Adresse Tlphone Fax e-mail 4 DCLARATION Je, soussign, en tant que signataire autoris du soumissionnaire susmentionn (y compris de tous les partenaires du consortium, le cas chant), dclare par la prsente que nous avons examin et accept sans rserve ni restriction la totalit du contenu du dossier d'appel d'offres pour la procdure mentionne ci-dessus. Nous proposons de fournir les services requis dans le dossier d'appel d'offres sur la base de notre offre. Nom Signature Date Merci de joindre, le cas chant, une copie de vos statuts.

79

ANNEXE 2 Formulaire d'identification bancaire


Le formulaire est disponible l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm

80

ANNEXE 3 Formulaire pour personne physique


(Charge des travaux, directement ou pour compte de personne morale)
DONNEES PERSONNELLES Nom : Prnom : Sexe : M F

Numro de personne physique (N SIRE) : ETAT CIVIL * Mari / Clibataire / Autre ( spcifier) :

ADRESSE Rue : Ville : Nationalit : DATE ET LIEU DE NAISSANCE Date Lieu de naissance Ville: DOCUMENTS A JOINDRE - curriculum vitae - copie du certificat de naissance - copie carte didentit ou passport ou permis de conduire PRESTATIONS ANTERIEURES Avez-vous dj effectu des prestations antrieures auprs des services de la Commission ? OUI NON dans l'affirmative, nous communiquer les informations indiques en annexe * biffer la mention inutile Pays : Code postale : Pays : n

81

PRESTATIONS ANTERIEURES (veuillez complter une table par contrat) TYPE DE CONTRAT * Auxiliaire / END / Intrimaire / Autre (spcifier) :

DUREE ET LIEU Du : Direction Gnrale: au : Nombre de jours : Lieu de prestations : TYPE DE CONTRAT * Auxiliaire / END / Intrimaire / Autre (spcifier) :

DUREE ET LIEU Du : Direction Gnrale: au : Nombre de jours : Lieu de prestations : TYPE DE CONTRAT * Auxiliaire / END / Intrimaire / Autre (spcifier) :

DUREE ET LIEU Du : Direction Gnrale: au : Nombre de jours : Lieu de prestations : TYPE DE CONTRAT * Auxiliaire / END / Intrimaire / Autre (spcifier) :

DUREE ET LIEU Du : Direction Gnrale: au : Nombre de jours : Lieu de prestations : TYPE DE CONTRAT * Auxiliaire Du : Direction Gnrale:
* biffer la mention inutile

END

/ au :

Intrimaire

Autre (spcifier) : Nombre de jours : Lieu de prestations :

DUREE ET LIEU

82

ANNEXE 4 Attestation relative aux critres d'exclusion


Le soussign: [ complter] Nom de la socit ou de l'organisme: [ complter ou crire "Sans objet"] Adresse lgale: [ complter] Numro d'enregistrement: [ complter] Numro de TVA: [ complter] Nom du signataire du prsent formulaire: [ complter] Fonction: [ complter] (reprsentant lgalement habilit reprsenter le soumissionnaire vis--vis des tiers et agissant au nom de la socit ou de l'organisme prcit), [cocher la case si applicable] atteste par la prsente [veuillez cocher l'une des deux cases] qu'il que la socit ou l'organisme qu'il reprsente a) n'est pas en tat ni ne fait l'objet d'une procdure de faillite, de liquidation, de rglement judiciaire ou de concordat prventif, de cessation d'activit, et ne se trouve dans aucune situation analogue rsultant d'une procdure de mme nature existant dans les lgislations et rglementations nationales; b) n'a pas fait l'objet d'une condamnation prononce par un jugement ayant autorit de chose juge pour tout dlit affectant la moralit professionnelle; c) n'a pas, en matire professionnelle, commis une faute grave constate par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier; d) a rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de scurit sociale et ses obligations relatives au paiement des impts selon les dispositions lgales du pays o il est tabli ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays o le march doit tre excut; e) n'a pas fait l'objet d'un jugement ayant autorit de chose juge pour fraude, corruption, participation une organisation criminelle ou toute autre activit illgale portant atteinte aux intrts financiers des Communauts; f) qui font actuellement lobjet dune sanction administrative vise larticle 96, paragraphe 1, du Rglement financier (Le pouvoir adjudicateur peut infliger des sanctions administratives ou financires : a) aux candidats ou soumissionnaires qui se trouvent dans les cas viss au point 14.3 b); b) aux contractants qui ont t dclars en dfaut grave dexcution de leurs obligations en vertu de marchs financs par le budget. Toutefois, dans tous les cas, le pouvoir adjudicateur doit dabord mettre la personne concerne en mesure de prsenter ses observations.)

83

Les points a) et d) ne sappliquent pas en cas dachat de fournitures des conditions particulirement avantageuses, soit auprs dun fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs des curateurs ou liquidateurs dune faillite, par le truchement dun concordat judiciaire ou dune procdure de mme nature prvue par les lgislations nationales.

En outre, le soussign atteste sur l'honneur: g) qu' la date de soumission de l'offre, ni lui ni la socit ou l'organisme qu'il reprsente ni le personnel propos pour cette offre ne se trouvent en situation de conflit d'intrts dans le contexte du prsent appel doffres; le soussign sengage informer immdiatement la Commission de tout changement de cette situation aprs la date de soumission de loffre. h) que les renseignements fournis la Commission dans le cadre du prsent appel doffres sont exacts, sincres et complets. En signant le prsent formulaire, le soussign reconnat avoir pris connaissance des sanctions administratives et financires prvues au paragraphe 12 du cahier des charges, qui pourront tre appliques si des attestations faites ou des informations fournies se rvlent fausses. Nom complet [ complter] Date [ complter] Signature [ complter]

84

ANNEXE 5 Remboursement des frais de dplacement Reimbursement of travel expenses (in English only)
Travel and subsistence expenses will be reimbursed in euros. Train Transport costs are reimbursed on the basis of a first class ticket, by the shortest route in terms of cost/effectiveness. Costs are reimbursed on presentation of supporting documents. Air Air travel is in economy class or equivalent, at the lowest available rates at the time of reservation. Costs are reimbursed on presentation of supporting documents. Car In the event of the use of the Contractor's vehicle, reimbursement is on the basis of a 0.42, nonrevisable allowance per kilometre. Car rental: costs are reimbursed on presentation of an invoice. Taxis: reimbursement on presentation of invoices only when large amounts of luggage are involved. Accommodation The limit on hotel expenses is 120 a night. If this limit is exceeded in exceptional circumstances, proper justification must be provided. Costs are reimbursed on presentation of supporting documents. Per diem allowance The per diem allowance is a fixed, non-revisable amount of 90 and is paid on an individual basis. It covers breakfast, two main meals and any other personal expenditure. No allowance is due for journeys to places that are less than 50 km (one-way) from the Contractor's place of origin (by public transport). The allowance is not paid for journeys of six hours or less. The allowance is calculated in accordance with the following table: More than 6 hours but no more than 12 hours More than 12 hours but no more than 30 hours More than 30 hours but no more than 36 hours More than 36 hours but no more than 54 hours More than 54 hours but no more than 60 hours More than 60 hours but no more than 78 hours Etc. 0.5 1 1.5 2 2.5 3

85

ANNEXE 6 Spcifications techniques d'import vers le "Content Management System" (CMS) pour le Lot 1
The specifications are available at the following web address (in English only):
Site packaging import process: http://ec.europa.eu/ipg/tools/authoring/wcm/documentation/site_packaging_import_pro cess_en.pdf Site packaging pivot format and package structure : http://ec.europa.eu/ipg/tools/authoring/wcm/documentation/pivot_format_and_package _structure_en.pdf

86

ANNEXE 7 Specifications techniques pour les produits audio-visuels (lot 3)


(Available in English only)

1. SPECIFICATIONS FOR FILMED AND/OR EDITED MATERIAL


1.1 Picture and sound The standard use is 625/50 SD or 1080p50 or 720p50 HD - unless otherwise specified by the Commission - and must comply with the EBU's standards for professional broadcasting. 1.2. Cassettes, cameras, editing systems 1.2.1. The formats required are: - for shooting (cameras): professional or industrial digital format - for editing: format corresponding to the cameras 1.2.2. For documentaries and spots, the contractor will provide a viewing copy on DVD as well as the master. 1.2.3. All the original cassettes and edit masters must be handed to the Commission. 1.2.4. The Commission reserves the right to change the formats and standards required, in consultation with the contractor. 1.2.5. Most subjects are in 16:9. 1.2.6 The camera and related equipment required must be of professional or industrial quality corresponding to the final use of the product. In any case, the basic equipment required by a film crew is as follows (the formats listed below concern shooting only and not necessarily editing and mastering; for post production, see point 2.1 above) IMAGE - Broadcast or industrial quality digital camera (with shutter synchronisation unit for filming TV screens/PC monitors). - Lens: 13x9, 14x8, .with 2x converter. - Professional tripod - Portable lighting (on camera) : 50,100 or 150 W 12 V + dichroic filter - Battery for torch and camera - Lighting set (case) : 3 sources 650/800 W + gels - Battery-operated portable colour TV monitor with loudspeaker - Sufficient camera batteries for a full days' shooting without recharging - Essential accessories: Rain protection for the camera, extension cables for lighting - Recommended accessories: set of graduated neutral density filters, polarising filters etc SOUND - portable mixer - Microphones 1 hand mike + windshield 2 tie-mikes 1 rifle-mike 2 radio mikes - Telescopic boom: +/- 0.5 m to 3.5 m - Essential accessories: headsets, batteries for mike, extension leads etc

87

1.2.7 If an SNG mobile unit is required for the project, it must be licensed in the country in which it is operating. It must be digital with at least 4 audio channels and have an on-board power generator. 1.3. Technical report All cassettes whether originals, edits or copies, must be accompanied by a technical report containing the following information: - The Commission reference, which will be specified in due time - a detailed description of the various sound tracks used and their characteristics - the recording time of the cassette 1.4. Time code All cassettes must have a time code. The Commission uses a longitudinal time code for its shotlists. 1.5. Shotlists and content analysis A typed shotlist in English or French will be sent by electronic means in a format agreed between the parties and compatible with the system used by the Commission. The list will also indicate "good" and "bad" shots. Information on formatting and content will be sent to the contractor in due time.

2. ADDITIONAL SPECIFICATIONS FOR VNRs AND OTHER DOCUMENTARIES


For the production of a VNR and other documentary, the Contractor must provide the Commission with the following: 2.1. The original edited master (file or tape) for each language version. The master soundtrack may be mono or stereo or 5.1. Soundtracks must be mixed. 2.2. The international version has no title or credits (unless they can be easily amended - e.g. completely separated from the pictures). 2.3. The commentary MP3 file. 2.4. All the rushes accompanied by a shotlist (in English or French) as specified under point 1 here above 2.5 A written statement transferring all rights (images and sound) to the Commission 2.6 A list of all the music used (in English or French) giving its origin and a statement of rights 2.7 A transcript of the commentary together with titles subtitles and credits (to be sent by e-mail) 2.8 A technical report and a summary of the content (in English or French) as specified in point 1.3 hereabove. (to be sent by e-mail)

88

ANNEXE 8 Lignes ditoriales pour EUTube (Lot 3) Editorial lines for EUTube (Available in English only)
The average viewer of EUTUBE is a man between 25 and 55 years old. They have a very short attention span and are mainly looking for entertainment/infotainment. Standard video news releases (VNR) or documentaries are therefore not really suitable for the EU Tube public. You would need therefore to make a special product for EUTUBE alongside with your standard VNR or documentary. We do count on your good judgement and that you will honestly scrutinise and screen the clips and videos before sending an upload request to DG COMM. Ask yourself: Is this unique and innovative? Is this really, really good? Would I send it to any of my peers? Is it truly relevant or entertaining for the target group? When you can answer positively to all these questions, then the chances are bigger that your clip or video will eventually end up on EU Tube. What are we looking for: Content: catchy description of policy, campaign or action (so no VNRs). Use the clip on EUTUBE to drag people to your website, for example to see a full length video clip, to read more about the subject, Length: The attention span of viewers is very short. The average length of clips and videos that get a lot of viewers on Youtube is between 1 and 2 minutes.. Languages: provide an EN, FR and DE version. The videos should come with English, French and German subtitles or voiceover. Each video has to be accompanied by:

A snappy,short title

A short, descriptive text maximum length 600 characters including spaces in popular EN, DE and FR according to the language of the video (avoid jargon and add link to more information). Do say what people will see in the clip/video.

A deep link to a website providing more information

Tag words (key words for the search engine): identify the 5 10 words that people are likely to type into a search engine (add EU and European Commission by default)

89

ANNEXE 9 Modle de CV Europen

Les modles sont disponibles sous : http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/ CVTemplate.csp

90

ANNEXE 10 Bordereau de prix standard et hypothses de prix pour le lot 1


Graphisme multimdia, matriel d'information, sites web Tous les lments de cette annexe doivent tre complts par le soumissionnaire et doivent tre inclus dans la partie 3 de son offre (Proposition financire) Firme: _____________________________________________________________ Nom et prnom: _____________________________________________________ Date: ______________________________________________________________ Signature: __________________________________________________________ L'ensemble des rubriques du bordereau de prix standard ci-dessous doivent tre compltes en respectant les spcifications nonces au point II.13.3 (proposition financire)
NB: une page papier ou web rdiger ou traduire signifie 1.500 caractres sans espaces. Entre 0 et 1.499 caractres, le prix indiqu sera divis par deux.

Rubriques du bordereau de prix standard lot 1 prix unitaire en Hors TVA

Personnel : . directeur de projet . chef de projet . assistant chef de projet . rdacteur en chef . journaliste junior . journaliste senior . copywriter . collecteur dinformations10 . enquteur 11 . assistant/secrtaire . concepteur graphique . crateur graphique (laboration de graphiques, de tableaux, de dessins, etc.) . graphiste/metteur au net . concepteur structure HTML et navigation
.
10

Units /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour

Par exemple recherche sur Internet, recherche dans des archives, recherche dexemples concrets, recherche dillustrations, recherche de personnes susceptibles dtre interviewes, recherche de photographies ou autres illustrations, etc. Pour la ralisation de comptages, d'enqutes ou de sondages (face face ou par tlphone)

.
11

91

photographe12 . illustrateur . analyste senior . analyste d'interfaces d'utilisation, ergonomie et accessibilit . consultant stratgique . architecte web . dveloppeur web senior . dveloppeur web junior . webmaster/administrateur de site . web designer . intgrateur de contenu . rdacteur technique . diteur technique A daptation dun texte13 C orrection typographique, orthographique et grammaticale14 Correction stylistique et "fact-checking/internal crosschecking" Recherche d'illustrations et photographies Achat d'illustrations et photographies sur base de frais rels Relecture dpreuves C ration d'un logo 15
E

/personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /personne/jour /page /page /page /personne/jour /unit /page / unit

laboration ou adaptation dune charte graphique pour les publications et le matriel promotionnel : . laboration dune nouvelle charte graphique 16 . adaptation dune charte graphique existante 17 Traductions :
.
12

/unit /unit

Ce poste sera aussi utilis pour lachat des droits pour la publication sur papier ou web de photographies existantes, qui sera donc calcul en quivalent "euros/personne/jour". Peut ncessiter la rcriture de lensemble du texte. Nimplique pas un travail de rcriture. Le prix devra comprendre la prsentation initiale de trois concepts diffrents puis jusqu' trois itrations successives sur la base d'un des trois concepts choisi par la Commission. Le prix devra comprendre la prsentation initiale de deux concepts diffrents puis jusqu' trois itrations successives sur la base d'un des deux concepts choisi par la Commission Le prix devra comprendre la prsentation initiale de deux concepts diffrents puis jusqu' trois itrations successives sur la base d'un des deux concepts choisi par la Commission

A
13

C
14

C
15

E
16

17

92

Traduction et adaptation par langue de l'UE Traduction et adaptation vers russe Traduction et adaptation vers chinois Traduction et adaptation vers turc Traduction et adaptation vers d'autres langues Taux de majoration ventuellement applicable une traduction urgente en 24H Numrisation de photographies/illustrations : . pour publication papier (300 dpi) . pour publication web (72 dpi) Retouche de photographies Location de photographies sans copyright (provenant par exemple dune mdiathque appartenant au soumissionnaire) Mise en page partir de support lectronique (texte uniquement) : . format 10 x 15 (carte postale) . format 21 x 10 . format A5 . format A4 . format A3 . format A2 . format A1 . format A0 . format B5 . format C5 Mise en page partir de support lectronique (texte + illustrations) : . format 10 x 15 (carte postale) . format 21 x 10 . format A5 . format A4 . format A3 . format A2 . format A1 . format A0 . format B5 . format C5

/page /page /page /page /page +% /unit /unit /unit /unit

/page /page /page /page /page /page /page /page /page /page

/page /page /page /page /page /page /page /page /page /page

93

Epreuve couleur (qualit preuvage pour impression de type Iris, Epson ou autre) : . format 10 x 15 (carte postale) . format 21 x 10 . format A5 . format A4 . format A3 . format A2 . format A1 . format A0 . format B5 . format C5 Impression rapide (maximum 72 heures) . Publication format A5 (couverture Quadri 250 g. couch mat, intrieur Quadri 100 g. couch mat) . 1-100 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages . 101-300 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages . 301-500 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages . 501-1000 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages

/unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

94

- entre 80 et 100 pages . Publication format A4 (couverture Quadri 250 g. couch mat pelliculage mat, intrieur Quadri 100 g. couch mat) . 1-100 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages - entre 100 et 300 pages . 101-300 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages - entre 100 et 300 pages . 301-500 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages - entre 100 et 300 pages . 501-1000 exemplaires: - entre 8 et 12 pages - entre 12 et 20 pages - entre 20 et 40 pages - entre 40 et 60 pages - entre 60 et 80 pages - entre 80 et 100 pages - entre 100 et 300 pages Reproduction dun poster (Quadri, papier 135 g.) . format A2 : . moins de 100 exemplaires . 101-300 exemplaires . 301-500 exemplaires . 501-1000 exemplaires

/unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

95

. format A1 : . moins de 100 exemplaires . 101-300 exemplaires . 301-500 exemplaires . 501-1000 exemplaires . format A0 : . moins de 100 exemplaires . 101-300 exemplaires . 301-500 exemplaires . 501-1000 exemplaires . format 70 * 100 cm : . moins de 100 exemplaires . 101-300 exemplaires . 301-500 exemplaires . 501-1000 exemplaires Reproduction dune carte postale format 10 x 15 cm (Recto Quadri, Verso N&B, papier 300 g. cartonn) : . moins de 100 exemplaires . 101-300 exemplaires . 301-500 exemplaires . 501-1000 exemplaires Commission du soumissionnaire sur les impressions rapides (maximum 72 heures) pour tout autre format et qualit papier Production dun CD-ROM de prsentation contenant: . 15 textes + 15 graphiques/illustrations crer sur mesure . 20 textes + 20 graphiques/illustrations crer sur mesure . 40 textes + 40 graphiques/illustrations crer sur mesure . 100 photographies Production d'un DVD-R/Dual Layer/Blue Ray incluant authoring et programmation, contenant: . 15 textes + 15 graphiques/illustrations crer sur mesure . 20 textes + 20 graphiques/illustrations crer sur mesure . 40 textes + 40 graphiques/illustrations crer sur mesure . 100 photographies

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) % des frais rels

/unit /unit /unit /unit

/unit /unit /unit /unit

96

Copie de documents/publications sur les supports tels que: cls USB, cartes SD Duplication de CD-ROM par pressage, fourniture dans une jewel box comprise : . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-1000 exemplaires Duplication de CD-ROM par gravure (procdure en urgence), fourniture dans une jewel box comprise : . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-1000 exemplaires Duplication de DVD-R/Dual Layer/Blue Ray par pressage, fourniture dans une jewel box comprise : . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-1000 exemplaires Duplication de DVD-R/Dual Layer/Blue Ray par gravure (procdure en urgence), fourniture dans une jewel box comprise : . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-1000 exemplaires Impression et apposition dune tiquette quadrichromie sur un CD-ROM/DVD : . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-1000 exemplaires Impression et insertion dune jaquette 4 pages et un label arrire quadrichromie sur la jewel box pour un CD-ROM/DVD : . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-1000 exemplaires Transport de matriel :

/unit

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

/unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai) /unit(dlai)

97

(ces prix s'entendent tout compris; des frais de retour ne peuvent pas tre rajouts) . entre 0 et 0,5 m . entre 0,6 et 1 m . entre 1,1 et 1,5 m . entre 1,6 et 2 m . entre 2,1 et 3 m . entre 3,1 et 5 m . entre 5,1 et 10 m . entre 10,1 et 15 m . entre 15,1 et 20 m . entre 20,1 et 30 m . entre 30,1 et 50 m

/km /km /km /km /km /km /km /km /km /km /km

Achat d'espace publicitaire et de photos : La Commission ou l'Agence peut avoir besoin d'acheter des espaces publicitaires afin de promouvoir les actions excutes dans le cadre de cet appel d'offres ou des photos/images/illustrations pour la conception de ces mmes actions. Dans ce cas, le paiement sera effectu sur facture sur base des frais rels. Expdition de matriel : Dans certains cas, il pourra tre demand au contractant de se charger de l'envoi du matriel produit. Les frais d'expdition seront alors rembourss sur facture sur base des frais rels. Le soumissionnaire est autoris joindre son offre sa propre liste de prix pour des produits ou des prestations complmentaires qui ne sont pas couverts par le bordereau de prix standard. Hypothses de prix pour les tudes de cas Sur base du bordereau de prix standard ci-dessus, le soumissionnaire est invit tablir des hypothses de prix pour chacune des 2 tudes de cas selon les indications dtailles prcdemment. Hypothse de prix pour l'tude de cas N1 du lot 1 Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

98

Hypothse de prix pour l'tude de cas N2 du lot 1 Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

99

ANNEXE 11 Bordereau de prix standard et hypothses de prix pour le lot 2


Confrences, expositions et autres manifestations Tous les lments de cette annexe doivent tre complts par le soumissionnaire et doivent tre inclus dans la partie 3 de son offre (Proposition financire) Firme: _____________________________________________________________ Nom et prnom: _____________________________________________________ Date: ______________________________________________________________ Signature: __________________________________________________________ L'ensemble des rubriques du bordereau de prix standard ci-dessous doivent tre compltes en respectant les spcifications nonces au point II.13.3 (proposition financire)
NB: une page papier ou web rdiger ou traduire signifie 1.500 caractres sans espaces. Entre 0 et 1.499 caractres, le prix indiqu sera divis par deux.

Rubriques du bordereau de prix standard Lot 2 Prix unitaire en hors TVA

Personnel -

Units

Gestionnaire principal de projet Gestionnaire adjoint de projet Assistant projet Secrtaire/assistant Expert TI et audiovisuel Graphiste Enquteur 18 Rdacteur/diteur Technicien (assistance sur site) Interprte langues de lUE-27 Interprte autres langues

/homme/jour /homme/jour /homme/jour /homme/jour /homme/heure /homme/ heure /homme/ heure /homme/ heure /homme/ heure /homme/ heure /homme/ heure /homme/ heure

Htesse/steward, portant l'uniforme, ayant une bonne matrise de langlais et du franais ainsi que de la langue du pays dans lequel se droule la manifestation

Organisation de la manifestation et gestion des participants Prix Units unitaire


18

Pour la ralisation de comptages, d'enqutes ou de sondages (face face ou par tlphone)

100

Prparation et organisation gnrale de la manifestation : aide la dfinition du concept, recherche d'un lieu, prparation du budget et du plan de travail, identification des prestataires( catering et repas, transports locaux etc), organisation et gestion de la promotion, gestion administrative et financire, suivi et coordination avec les services de la Commission, les prestataires et les intervenants (gestion des prsentations) - Jusqu' 50 participants - De 51 100 participants - De 101 300 participants - De 301 500 participants - De 501 700 participants Encadrement et gestion logistique sur le site de la manifestation : amnagement/dcoration du lieu, accueil et enregistrement des participants, distribution des badges et des kits, supervision de l'ensemble de la logistique y compris quipements techniques, pause caf et repas ainsi que de tous les prestataires locaux - Jusqu' 50 participants sur 1 journe - Jusqu' 50 participants sur 2 journes - De 51 100 participants sur 1 journe - De 51 100 participants sur 2 journes - De 101 300 participants sur 1 journe - De 101 300 participants sur 2 journes - De 301 500 participants sur 1 journe - De 301 500 participants sur 2 journes - De 501 700 participants sur 1 journe - De 501 700 participants sur 2 journes Gestion des invitations: cration dune adresse lectronique pour la manifestation, relations avec les participants, envoi dinvitations personnalises par courriel et/ou courrier postal, rappels, confirmations, renseignements pratiques, appels tlphoniques, rponse aux questions des participants, tablissement dune liste dfinitive des participants - Jusqu' 50 participants - De 51 100 participants - De 101 300 participants - De 301 500 participants - De 501 700 participants

/homme/jour par catgorie de personnel

/homme/jour par catgorie de personnel

/homme/jour par catgorie de personnel

101

Organisation du logement des participants : interface avec les participants, recherche dhtels, ngociation des tarifs, rservations et prfinancement.Attention : Le prix indiqu devra comprendre les frais de commission et/ou la rtribution de l'agence de voyage agissant ventuellement comme intermdiaire. Organisation du dplacement des participants voyageant en train : interface avec les participants, rservation, prfinancement et mise disposition des billets de train (1re classe) Attention : Le prix indiqu devra comprendre les frais de commission et/ou la rtribution de l'agence de voyage agissant ventuellement comme intermdiaire. Organisation du dplacement des participants voyageant en avion: interface avec les participants, rservation, mise disposition des billets d'avion (classe conomique, e-ticket si possible). Attention : Le prix indiqu devra comprendre les frais de commission et/ou la rtribution de l'agence de voyage agissant ventuellement comme intermdiaire. Constitution des dossiers de remboursement des participants dont tout ou partie des frais sont pris en charge par la Commission/l'Agence et transmission des dossiers la Commission/l'Agence pour paiement. Fourniture de badges nominatifs avec clip ou cordon dans quatre couleurs avec logo de la DG ou logo de la manifestation : - Badge en plastique (90 x 60 mm, quadri) - Badge en papier (90 x 60 mm, quadri) Fourniture de plaquettes nominatives dactylographies (bichromie) Rdaction dun rapport final sur lorganisation de la manifestation en anglais ou franais (10 pages) Gestion du site web, photos, services de traduction

/participant

/participant

/participant

/participant

/unit /unit /unit /rapport

Prix Units unitaire /homme/heure /semaine /homme/ heure

Cration du site web consacr la manifestation et aux inscriptions Hbergement du site web sur le serveur du soumissionnaire Gestion du site web et fourniture de toutes les informations utiles sur la manifestation dans une ou plusieurs langues. Mise jour une fois par semaine en moyenne - une langue Gestion du site web et fourniture de toutes les informations utiles sur la manifestation dans une ou plusieurs langues. Mise jour une fois par semaine en moyenne langue supplmentaire Cration dune prsentation PowerPoint (donnes fournies)

/homme/ heure /diapositive

102

Recherche de photos en vue dune location/dun achat de photos Location dune photo pour un panneau A1 (utilisation unique) Photographe Envoi quotidien de photos de la manifestation par courriel la personne responsable du site web Traduction dune langue officielle de lUE-27 vers une autre langue de l'UE Impression, reproduction et publipostage Impression et envoi d'invitations/programmes - Publipostage (lettre dinvitation, projet de programme couleur de 4 pages, enveloppe avec vignette) - Brochure, 4 pages A5, quadri, 135 g/m - Dossier de documentation, A4, quadri, 200 g/m - Invitations 110 x 225 mm ; papier 240 g/m - Couverture A4, 200 g/m, quadri - 4 pages A4, 135 g/m - bichromie - 4 pages A4, 135 g/m - quadrichromie - 8 pages A4, 135 g/m - bichromie - 8 pages A4, 135 g/m - quadrichromie - 16 pages A4, 135 g/m - bichromie - 16 pages A4, 135 g/m -quadrichromie Affiches/bannires/signalisation - Papier A0 170 g/m, avec plastification - A0 pvc avec plastification - Papier A1 170 g/m, avec plastification - A1 pvc avec plastification - Papier A2 170 g/m, avec plastification - A2 pvc avec plastification - Papier A3 150 g/m, avec plastification

/homme/ heure /unit /homme/ heure /homme/ heure /page Prix Units unitaire / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires / exemplaires 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

/ 100 exemplaires / 10 exemplaires / 100 exemplaires / 10 exemplaires / 100 exemplaires / 10 exemplaires / 100 exemplaires

103

- A3 pvc avec plastification - PVC non standard avec plastification (base : 5 exemplaires) - Bannire en tissu, quadri (base : 1 exemplaire) Comptes rendus de confrence/rapports : mise en page (texte fourni par la Commission/l'Agence) et impression pour un format A5, couverture quadri 200g/ m, intrieur N&B papier 80g/ m - 40 pages intrieures - 60 pages intrieures - 80 pages intrieures Blocs de feuillets adhsifs, 50 pages intrieures : - 75 x 75 mm quadri avec couverture rigide - 100 x 100 mm quadri avec couverture rigide Blocs-notes, 25 pages intrieures : - A4, bichromie - A5, bichromie Cration dun DVD reprenant tous les documents relatifs la manifestation (compte rendu, prsentations, photos, etc) Enregistrement de la manifestation (base : une heure) et production d'un DVD Reproduction de DVD

/ 10 exemplaires /cm /m

/ 100 exemplaires / 100 exemplaires / 100 exemplaires / 500 exemplaires / 500 exemplaires / 100 exemplaires / 100 exemplaires /unit /unit / 100 exemplaires

104

Stands fixes : conception et montage Conception et ralisation du stand : Structure en panneaux, branchements pour lclairage et llectricit, plancher, quipements de base compris 19 Construction dune pice de stockage avec tagres Montage du stand Location du stand entirement quip Dmontage du stand Transport : < 50 m distance aller-retour < 3 000 km < 50 m distance aller-retour entre 3 000 et 5 000 km < 50 m distance aller-retour > 5 000 km > 50 m distance aller-retour < 3000 km > 50 m distance aller-retour entre 3 000 et 5 000 km >50 m distance aller-retour > 5 000 km Panneaux pour construction modulaire avec cblage interne Nettoyage du stand Cadre photo en aluminium 70 x 100 cm Plancher technique Cadre en aluminium Spot 100 watts Mobilier supplmentaire pour stand fixe Comptoir - standard Comptoir - haut de gamme Chaise - standard Chaise - haut de gamme Tabouret bas - standard Tabouret bas - haut de gamme Tabouret haut - standard Tabouret haut- haut de gamme Table (120 x 80 cm) standard Table ronde (80 cm de diamtre) standard Espace dtente 1 table basse Espace dtente 4 fauteuils/divans Table bar Ecran dordinateur
19

Prix Units unitaire /m /m /m /m/jour /m /km /km /km /km /km /km /m linaire /m/heure /unit /m /m /unit Prix Units unitaire /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour

Les quipements de base suivants doivent tre compris dans le prix : 1 bureau d'accueil, 1 table pour PC, une table pour TV, 1 cran plasma, une moquette en une pice, signaltique gnrale, panneaux photos, prsentoirs pour documentation, 1 structure de rangement verrouillable avec tagres, 1 porte manteau, 1 corbeille papier.

105

Vitrine - standard Vitrine - haut de gamme Porte-brochures - standard Porte-brochures - haut de gamme Armoire mtallique avec verrou (0,5 m) Tribune pour orateur Corbeille papier Machine caf Rfrigrateur Cuisinire lectrique Equipements techniques cran plat 42" avec support et lecteur de DVD/connexion PC Lecteur de DVD PC multimdia 17" avec connexion Internet Haut-parleurs Microphone avec branchement pour haut-parleurs couteurs Projecteur cran de projection - format standard 2 x 3 m cran de projection - grand format 4 x 6 m Photocopieuse (de bureau) Imprimante laser - noir et blanc Imprimante laser - couleur Stand/structures portables Structure classique de type Nomadic ou quivalent comprenant un support magntique, des panneaux imprims, 2 lampes, 2 prises, un botier roulettes Systme Display Quick ou quivalent pour bannires (80 x 191 cm), y compris sac en nylon Impression (600 ppp) de panneaux Impression (600 ppp) de bannires

/unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour Prix Units unitaire /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour /unit/jour Prix Units unitaire /structure /article /m /m

106

Articles promotionnels avec logo/slogan/adresse Internet Prix Units imprims en quadrichromie unitaire Cl USB 1 GB / exemplaires Sac de confrence (min 30 x 37 cm) - standard / exemplaires Sac de confrence (min 30 x 37 cm) - qualit suprieure / exemplaires T-shirt coton 150 gr / exemplaires Sac provisions en coton (35 x 40 x 10 cm) / exemplaires Sac provisions en papier (35 x 40 x 10 cm) / exemplaires Parapluie (petit) / exemplaires Lampe torche dynamo / exemplaires Stylo bille - plastisque, standard / exemplaires Stylo bille - plastisque, qualit suprieure / exemplaires Crayon / exemplaires Lampe USB pour PC / exemplaires Commission du soumissionnaire sur les articles promotionnels ne figurant pas dans la liste, achets la demande de la Commission/Agence auprs de tiers % du cot

100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

Le soumissionnaire est autoris joindre son offre sa propre liste de prix pour des produits ou des prestations complmentaires qui ne sont pas couverts par le bordereau de prix standard Hypothses de prix pour les tudes de cas Sur base du bordereau de prix ci-dessus, le soumissionnaire est invit tablir des hypothses de prix pour chacune des 2 tudes de cas selon les indications dtailles prcdemment.

Hypothse de prix pour l'tude de cas N1 du lot 2 Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

107

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

Hypothse de prix pour l'tude de cas N2 du lot 2 Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

108

ANNEXE 12 Bordereau de prix standard et hypothses de prix pour le lot 3


Services audiovisuels et formation mdia Tous les lments de cette annexe doivent tre complts par le soumissionnaire et doivent tre inclus dans la partie 3 de son offre (Proposition financire) Firme: _____________________________________________________________ Nom et prnom: _____________________________________________________ Date: ______________________________________________________________ Signature: __________________________________________________________ L'ensemble des rubriques du bordereau de prix standard ci-dessous doivent tre compltes en respectant les spcifications nonces au point II.13.3 (proposition financire) Rubriques du bordereau de prix standard lot 3 Personnel Prix Units unitaire en hors TVA personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour

Chef de projet Journaliste Documentaliste Scnariste Ralisateur Assistant ralisateur Scripte Directeur de production Charg de production Assistant de production Chef de plateau Directeur de la photographie Camraman Assistant camra Technicien prompteur Chef lectricien lectricien Chef machiniste Machiniste Oprateur son Styliste - Accessoiriste

109

Maquillage Dcorateur Comdien Figurant Enquteur 20 Taux de majoration pour les heures supplmentaires au-del de 10 heures de travail par jour Taux de majoration applicable aux samedis, dimanches et jours fris, aprs accord de la Commission europenne/Agence

personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour personne/jour +%

+%

quipements de tournage (assurance comprise) Camera digital broadcast SD Camera HD (720p50) broadcast Camera HD (1080p60) Camera HD 720p50 industrial Prompteur Objectifs grand angle x 0,8 Matriel son de base (table de mixage portable, 1 micro main, 1 bonnette, 1 microcravate, 1 perche) Micro HF Matriel d'clairage pour reportage /jour /jour /jour /jour /jour /jour /jour

/unit /jour

Unit de production mobile HD Vhicule quip de camras TV numriques HD (3 camras) + rgie + son + personnel ncessaire Kilomtres /jour

/Km

Unit de production mobile SD Vhicule quip de camras TV numriques HD (3 camras) + rgie + son personnel ncessaire Kilomtres /Km

Montage vido HD

20

Pour la ralisation d'enqutes ou de sondages (face face ou par tlphone)

110

Montage compris) Monteur Montage vido SD Montage compris) Monteur

numrique

HD(monteur

/heure personne/jour

numrique

SD

(monteur

/heure personne/jour

Images graphiques Palette graphique 2 D HD Graphiste 2D Palette graphique 3 D HD Graphiste 3D /heure personne/heure /heure personne/heure

Post-Production Son Speaker Traduction - adaptation langue UE Transcription Technicien son Studio son Studio mixage multipistes Technicien effets sonores Studio effets sonores Conseil en programmation TV et coproduction Chef de projet (coordination gnrale) Expert TV Assistant

/heure / page /heure personne/jour /heure /heure personne/jour /heure

personne/jour personne/jour personne/jour

Cration DVD Compression Authoring/programmation Cration BLU RAY Compression Authoring/programmation

/min personne/jour

/min personne/jour

Fournitures Cassette DVC Pro Cassette DVCam

/unit /unit

111

Cassette XDCam Cassette MiniDV Cassette Beta SP Fichier MPEG2 Fichier MPEG4 DVD video DVD Rom DVD BluRay Cration d'un master pour 500 copies DVD (disque de verre)

/unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit /unit

Duplication: COPIES et TRANSCODAGE


COPIES > BETACAM SP numrique

15 COPIES > DVC Pro

30

60

15

30

60

COPIES DVD

1 250 250 500 500 +

Le soumissionnaire est autoris joindre son offre sa propre liste de prix pour des produits ou des prestations complmentaires qui ne sont pas couverts par le bordereau de prix standard. Formation media Prix forfaitaire incluant l'ensemble des tches relatives l'organisation, la prparation, l'animation (prsence de 2 formateurs par session) et l'valuation des formations

112

Type de formation

Prix Units unitaire en hors TVA /session Session de formation mdia pour 1 groupe de 8-10 participants Bruxelles ou Luxembourg dure : 1 journe /session Session de formation mdia pour 2 groupes de 8-10 participants Bruxelles ou Luxembourg dure : 1 journe Session de formation mdia pour 3 groupes de 8-10 participants Bruxelles ou Luxembourg dure : 1 journe Session de formation mdia pour 1 groupe de 8-10 participants Bruxelles ou Luxembourg dure : 2 journes Session de formation mdia pour 2 groupes de 8-10 participants Bruxelles ou Luxembourg dure : 2 journes Session de formation mdia pour 3 groupes de 8-10 participants Bruxelles ou Luxembourg dure : 2 journes /session

/session

/session

/session

Le soumissionnaire est autoris joindre son offre sa propre liste de prix pour des produits ou des prestations complmentaires qui ne sont pas couverts par le bordereau de prix standard. Hypothses de prix pour les tudes de cas Sur base du bordereau de prix standard ci-dessus, le soumissionnaire est invit tablir des hypothses de prix pour chacune des 2 tudes de cas selon les indications dtailles prcdemment.

Hypothse de prix pour l'tude de cas N1 du lot 3 Produit VNR Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

113

Hypothse de prix pour l'tude de cas N1 du lot 3 Produit clip Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

Estimation des frais de dplacement lis au tournage du VNR (Etude de cas N1 du lot 3) Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

Hypothse de prix pour l'tude de cas N2 du lot 3 Tches excuter Nombre dunits Cot unitaire en Sous-total euros HTVA euros HTVA en

Montant pour imprvus (5% du montant total) Total en euros

114