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Plan de acciones Inteligencia SGC Acciones Correctivas Auditora Interna 2011

PLAN DE ACCIONES ACCIONES CORRECTIVAS AUDITORA INTERNA 2011


NO NO CONFORMIDAD Problema 4.1 REQUISITOS GENERALES MATERIALES MTODO MEDIO AMBIENTE MAQUINARIA Y EQUIPO PERSONAL QU?
1. FALTA COMPROMISO DEL PERSONAL: COORDINAR CON LA DIRECCIN GRAL. REUNION GENERALL DE LA EMPRESA, UN TALLER DE CAPACITACIN AL SGC, Y LA IMPORTANCIA DE SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN.

ACCIONES CMO?
TALLER DE TRABAJO CON EL PERSONAL DE INTELIGENCIA PARA DESIGNAR ACTIVIDADES (COMPROMISOS) PARA IR RESOLVIENDO LAS NO CONFORMIDADES, RESULTADO DE LA AUDITORA.

EVIDENCIAS QUIN? CUANDO ?

SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

Se detectan los siguientes debilidades con la implementacin del SGC, declarado por la organizacin: - En general el personal no sabe interpretar los resultados de la medicin de sus procesos (estadsticos) por lo que no se asegura de que la mejora continua se de cmo resultado del anlisis de datos. - En algunos casos, se observo debilidades en el conocimiento de la aplicacin de los procedimientos de la Norma ISO 9001:2008, Ejemplo: desconocimiento del tiempo a la retencin y listados de control de los registros y desconocimiento de los procedimientos relacionados con la norma. - Asegurarse de que las modificaciones a procesos que son como resultado de las AC11007 acciones correctivas, preventivas y producto no conforme sean documentadas y difundidas al personal. El Manual de Gestin de la Calidad documentado por la empresa, no describe de forma clara el alcance del Sistema. - No se observa que el personal sea consciente de la importancia de sus actividades para el logro de los objetivos de calidad, as como de la importancia de su participacin en la ejecucin del sistema de gestin de calidad. Ejemplo: El personal no sabe como contribuye al logro de objetivos de calidad, y se observo escasa participacin en la reunin de apertura de la auditora y en algunos casos falta de apego a la agenda establecida en cuanto a horario.

REPRESENTANTE DIRECCIN: COORDINA DIRECTOR GENERAL Y PERSONAL DE INTELIGENCIA

REUNION GENERAL: 4 AGOSTO 2011

ENVIAR CORREO ELECTRNICO PARA ANUNCIAR EL TALLER. MINUTA DE REUNION DE TRABAJO CON ACUERDOS Y COMPROMISOS

EL 4 DE AGOSTO SE LLEVO A CABO LA REUNIN ACCION CERRADA

A) REVISIN DOCUMENTAL NO ADECUADA Y FALTA DE TIEMPO POR CARGA DE TRABAJO B) LA DIFUSIN DOCUMENTAL CON DEBILIDADES

BAJO COMPROMISO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA 2. REVISIN DETALLADA DE LA DOCUMENTACIN.

A) PROGRAMAR REVISIN DOCUMENTAL. B)DAR DE ALTA EN EL BLOG LA DOCUMENTACION LIBERADA. C) INFORMAR AL PERSONAL DE INTELIGENCIA, QUE LA DOCUMENTACION YA EST DADA DE ALTA PARA SU CONSULTA. D) AUDITORIAS DE PROCESO: REALIZAR UN PROGRAMA DE AUDITORIAS DE PROCESO, PARA FORTALECER LA IMPLEMENTACIN DEL SGC. PREPARAR LISTA DE VERIFICACIN PARA PROGRAMA AUDITORIAS

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN Y EQUIPO AUDITORIA INTERNA: SANDRA OCHOA, VALERY FERNANDEZ Y MARIO RAMIREZ.

A) REVISIN TERMINADA: 15 AGOSTO B) ALTA BLOG: LIMITE 30 AGOS.11 C) INFORMAR: 1 SEPT. 11 D) AUDITORIAS PROCESO: DEL 19 AL 23 SEPT.11

FIRMA DE LA CARPETA IMPRESA PARA LIBERAR DOCUMENTACN. PROGRAMA DE AUDITORAS Y LISTA DE VERIFICACIN LLENA

ESTAN EN PROCESO LA REVISIN DE LA DOCUMENTACION DEL SGC Y EN ESPERA DE ENTREGA DE MATERIALES PARA BLOG

NO

NO CONFORMIDAD Problema 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

MATERIALES

MTODO

MEDIO AMBIENTE

MAQUINARIA Y EQUIPO

PERSONAL QU? CMO?

ACCIONES QUIN? CUANDO ?

EVIDENCIAS

SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

El proceso PS-DG-012 Versin 1 Proceso Coordinacin de Programacin publicado en el medio de difusin no corresponde al documento autorizado por el dueo del proceso; por lo que no se asegura que las versiones publicadas sean las pertinentes, as mismo en algunos casos no se encontr la autorizacin del dueo del proceso para el documento publicado. AC11008 No todos los documentos publicados cuentan con la leyenda aplicable a su control por lo que no se asegura que la distribucin de los documentos sea controlada. Ejemplo: PSDG-013 Coordinacin de diseo y multimedia. No todos los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad se encuentran identificados y no indican la vigencia del documento, ejemplo: Manual de Calidad.

A) REVISIN DOCUMENTAL NO ADECUADA Y FALTA DE TIEMPO POR CARGA DE TRABAJO B) LA DIFUSIN DOCUMENTAL CON DEBILIDADES

A) REVISAR TODA LA DOCUMENTACION DEL SGC Y COLOCAR LA LEYENDA: "DOCUMENTO NO CONTROLADO". B) IMPRIMIR LA DOCUMENTACIN PARA QUE SEA FIRMADA Y PODER LIBERAR LA INFORMACIN. C) CONFIRMAR CON EL DUEO DEL PROCESO PARA CONTAR CON EL DOCUMENTO FINAL APROBADO POR EL.

A) PROGRAMAR REVISIN DOCUMENTAL. B )DAR DE ALTA EN EL BLOG LA DOCUMENTACION REVISADA. C) INFORMAR AL PERSONAL DE INTELIGENCIA, QUE LA DOCUMENTACION YA EST DADA DE ALTA PARA SU CONSULTA, A TRAVES DE UNA REUNIN DE TRABAJO. D) SOLICITAR AL DUEO DEL PROCESO ENVIAR EL DOCUMENTO FINAL PARA INCLUIRLO EN EL SGC.

RESPRESENTANTE DE LA DIRECCIN. MARIO VILLAGOMEZ (BLOG) ARTURO RAMREZ (DUEO PROCESO)

A) TERMINO REVISIN 15 AGOS. C) ENTREGA DE PROCESO FINAL PARA SGC (ENTREGADO)

A) DOCUMENTACIN CON LEYENDA. B) CARPETA FIRMADA (LIBERACIN DOCUMENTACIN) C) ENTREGA DEDOCUMENTO PROCESO PARA SGC.

PROCESO REVISADO Y LIBERADO. HASTA EL 30 DE AGOSTO PARA TENER DOCUMENTACION EN EL BLOG.

NO

NO CONFORMIDAD Problema 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

MATERIALES

MTODO

MEDIO AMBIENTE

MAQUINARIA Y EQUIPO

PERSONAL QU? CMO?

ACCIONES QUIN? CUANDO ?

EVIDENCIAS

SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

El registro Orden de trabajo F-DP-001 mostrado durante la auditoria no corresponde al formato publicado en el medio de difusin, por lo que no existe evidencia de la actividad de revisin y verificacin de los proyectos antes de su envi al cliente. El listado control de registros F-DG-005 no es del conocimiento del personal de la AC11009 empresa, por lo que no se asegura que el periodo de retencin sea aplicado. No se cuenta con todos los reportes de productividad semanal para la medicin del indicador productividad; ejemplo: no se cuenta con los reportes de productividad de un Jefe de proyectos.

DIFUSIN DE LA DOCUMENTACION CON DEBILIDADES

RETENCIN DE DOCUMENTACIN VIEJA, GENERANDO CONFUSIN EN EL USO DE LOS FORMATOS

EN LA REUNIN DE TRABAJO LIBERAR INFORMACIN, FIRMANDO CARPETA

1. PROGRAMAR REVISIN DOCUMENTAL PARA UNIFICAR LOS 1. REPRESENTANTE DE LA DOCUMENTOS DIRECCIN 2.RETIRAR DE LOS EQUIPOS DE 2. REPRESENTANTE DE LA COMPUTO DEL PERSONAL LA DIRECCIN Y PERSONAL DOCUMENTACIN NO VIGENTE Y EMPRESA. SOLAMENTE CONSULTARLA EN EL 3. MARIO VILLAGOMEZ (BLOG) BLOG DEL SGC. 4. GRUPO AUDITORES Y 3. REALIZAR AUDITORIAS DE PROCESO PERSONAL DE LA EMPRESA. (VER ACCION DE ARRIBA)

1. TERMNO REVISIN: 8 SEPT.11 2. ELIMINAR INFO. VIEJA:8 SEPT.11 3. AUDITORIAS A PARTIR DEL19 AL 23 SEPT 4. BLOG MARIO- 30 AGOST.

1. CARPETA IMPRESA SGC, FIRMADA. 2. BLOG CON INFO FINAL ACTUALIZADA. 3. PROGRAMA AUDITORAS LLENO.

EN PROCESO DE RETIRAR DOCUMENTACION VIEJA. 30 DE AGOSTO DEBE QUEDAR LISTO EL BLOG.

NO CONFORMIDAD NO Problema 6.2.2 COMPETENCIA FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA MATERIALES MTODO

MEDIO AMBIENTE

MAQUINARIA Y EQUIPO

ACCIONES PERSONAL QU? CMO?


A) PROGRAMAR REVISIN DOCUMENTAL PARA GENERAR LISTA DE FALTANTES. B) SOLICITUD AL PERSONAL MEDIANTE MEMO CON FECHA DE ENTREGA DE LA DOCUMENTACIN FALTANTE.

EVIDENCIAS QUIN? CUANDO ?

SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

1 de 2 expedientes muestreados no contienen la informacin completa del trabajador de acuerdo a lo indicado en el proceso correspondiente as como en la Descripcin de puestos vigente. Ejemplo: Coordinador de produccin multimedia sin evidencia de conocimiento del idioma ingles, Ejecutivo de Ventas sin evidencia de experiencia en ventas requerido en la descripcin de puestos. AC11010

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin no indica si la formacin y habilidades indicadas como resultado, son las que el trabajador requiere desarrollar o aquellas con las que el trabajador ya cuenta, por lo que no se asegura que los cursos programados en el plan de capacitacin F-GA001 vigente sea acorde a la competencia requerida para el personal.

A) REVISIN DOCUMENTAL NO ADECUADO. B) PROGRAMA PARA EVALUACIN DE INGLES (EXAMEN) C) EL FORMATO ESTA MAL PLANTEADO

ALGUNOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRAN EN PROCESO DE TRMITE

A) REVISIN DETALLADA DE EXPEDIENTES PERSONAL. B) PROGRAMA EXAMENES INGLES FALTANTES PARA EVIDENCIA.

GERENCIA ADMNISTRATIVA (MARIO RAMIREZ) VALERY GENERA AGENDA DE EXAMENES Y APOYO PARA REVISAR EXPEDIENTES

A) REVISIN EXPEDIENTES:8 AL 30 AGOS LISTA DE DOCUMENTOS FALTANTES B) MEMO SOLICITUD DOCUMENTOS: EVIDENCIAS DE 30 AGOS CONOCIMIENTOS(CONSTANCIAS EXAMENES) C) EXAMENES INGLES FALTANTES: 8 AL 30 AGOS

LISTA AGENDA DE EXAMEN INGLES. EN PROCESO REVISIN EXPEDIENTES, AGENDA PARA TRAMITES IMSS LISTA.

ADECUACIN DEL DOCUMENTO DE DNC

CORREGIR EL FORMATO DARLO A CONOCER Y REALIZAR NUEVAMENTE EL DNC

GERENCIA ADMNISTRATIVA ENTREGA DE FORMATO: 30 AGOS. (MARIO RAMIREZ) Y JEFAS DE SOLICITUD DE LLENADO: 30 AGOS EA (BEATRIZ AGUILAR Y SILVIA DNC LLENADOS: 30 AGOS SERRANO) SANDRA OCHOA

FORMATO CORREGIDO, DNC LLENAR FORMATOS DNC DEL PERSONAL A SU CARGO LAS JEFAS CORRECTAMENTE LLENADO, PROGRAMA DE DE PROYECTO, MARIO RAMIREZ Y SANDRA OCHOA. ENTREGAR 8 CAPACITACIN (COMPARACIN CON SEPTIEMBRE PROGRAMA DE COACH)

NO Problema 6.3 Infraestructura

NO CONFORMIDAD

MATERIALES

MTODO

MEDIO AMBIENTE

MAQUINARIA Y EQUIPO

PERSONAL QU?
FALTA DE INTERES DEL RESPONSABLE DEL AREA DE SOPORTE TECNICO

ACCIONES CMO?
SOLICITAR AL RESPONSABLE DEL REA, LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO (PREVENTIVO Y CORRECTIVO) Y LAS EVIDENCIAS CORRESPONDIENTES

EVIDENCIAS QUIN?
MARIO RAMIREZ SANDRA OCHOA, ANUNCIO SOLICITANDO PERSONAL DE SOPORTE TECNICO

SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

CUANDO ?
LA ENTREGA Y CALENDARIZACIN DE DICHO PROGRAMA. EVIDENCAS DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO

AC11011

Durante la auditoria, no fueron mostradas evidencias de los resultados de los mantenimientos correctivos y preventivos efectuados al hardware y software de la empresa

NO HAY PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

1. REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL HW, DE ACUERDO A LO DEFINDO EN EL PLAN.

4 AGOSTO PONER ANUNCIO

MARIO RAMIREZ, RESPONSABLE DE SOLICITAR A PACO MONTERO, PONER ANUNCIO PARA CUBRIR EL AREA. FECHA LIMITE 30 AGOSTO

No se cuenta con evidencia de que los requisitos del producto, se han revisado y aprobado por el cliente previo a la ejecucin del proyecto; Ejemplo: para el proyecto Netcash no se cuenta con la autorizacin del presupuesto por parte del cliente. AC11012 No se cuenta con evidencia de la accin derivada de las evaluaciones realizada a los proveedores en contra del requisito 7.4.1 de la Norma ISO 9001:2008; Ejemplo: Proveedor Alfredo Lpez Castellano con calificacin 66% sin plan de mejoras.

FALTA DE ORGANIZACIN EN LA NFORMACIN DE LOS PROYECTOS. ENCUESTAS DE PROVEEDORES REQUISITADAS INADECUADAMENTE FALTA DE REVISIN DE LOS RESULTADOS

A) REVISAR Y ADECUAR LAS EVALUACIONES DE PROVEEDORES REALIZADAS HASTA EL MOMENTO, B) SOLICITAR AL PERSONAL DE LAS REAS EN LA EMPRESA, ORGANIZAR LA ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN DE DOCUMENTACIN DE TODOS LOS LA EMPRESA POR PROYECTOS EN PROYECTOS EN UN CALENDARIO. CADA REA C) SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS VALERY FERNANDEZ D) LLENADO DE PIZARRN PRODUCCIN - VALERY FERNANDEZ

ORGANIZACIN INFORMACION: ORGANIZACIN DOCUMENTOS DAVID CHAVEZ, 30 AGOSTO TODOS DEPURACIN DE HOST DEPURACION HOST TVIP: ARTURO TVIP DEPURACION DE HOST RMZ. 4 AL 30 AGOSTO. DEPURACIN SMARTMEDIA HOST SMARTMEDIA: ARTURO RMZ. 4 AL 30 AGOS..

REALIZAR AUDITORAS INTERNAS PARA VERIFICAR LA ORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACIN. ENCUESTAS LLENAS CORRECTAMENTE Y GENERAR LISTA DE ASISTENCIA. CONTAR CON EL PIZARRN ACTUALIZADO SEMANALMENTE

EN PROCESO DE LIMPIEZA HOST SMARTMEDIA. FECHA LIMITE 30 AGOSTO

Plan de acciones Inteligencia SGC Acciones Correctivas Auditora Interna 2011

PLAN DE ACCIONES ACCIONES CORRECTIVAS AUDITORA INTERNA 2011


NO NO CONFORMIDAD Problema 4.1 REQUISITOS GENERALES MATERIALES MTODO MEDIO AMBIENTE MAQUINARIA Y EQUIPO PERSONAL QU? CMO? ACCIONES QUIN? CUANDO ? EVIDENCIAS SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

Se detectan los siguientes debilidades con la implementacin del SGC, declarado por la organizacin: - En general el personal no sabe interpretar los resultados de la medicin de sus procesos (estadsticos) por lo que no se asegura de que la mejora continua se de cmo No se cuenta con evidencia documental de los resultados de la verificacin al diseo y desarrollo AC11013 resultado del anlisis de datos. en la algunos casos, se observo debilidades en el conocimiento de la aplicacin de los - En orden de trabajo, de los proyectos desarrollados. procedimientos de la Norma ISO 9001:2008, Ejemplo: desconocimiento del tiempo a la retencin y listados de control de los registros y desconocimiento de los procedimientos relacionados con la norma. - Asegurarse de que las modificaciones a procesos que son como resultado de las AC11007 acciones correctivas, preventivas y producto no conforme sean documentadas y difundidas al personal. El Manual de Gestin de la Calidad documentado por la empresa, no describe de forma NO CONFORMIDAD clara el alcance del Sistema. NO - No se observa que el personal sea consciente de la importancia de sus actividades para 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos el logro de los objetivos de calidad, as como de la importancia de su participacin en la ejecucin del sistema de gestin de calidad. Ejemplo: El personal no sabe como contribuye al logro de objetivos de calidad, y se observo escasa participacin en la En algunos apertura de la auditora los indicadores de desempeo mostrados (graficas), no reunin de casos la medicin de y en algunos casos falta de apego a la agenda describen lo en cuanto a horario. establecida indicado en los procesos, ejemplo: La medicin de productividad indica un 80% para
AC11014

MATERIALES

FALTA DE APEGO A LO DEFINIDO EN EL PROCESO DE JEFATURA DE PROYECTOS. LLENARON LOS A) REVISIN FORMATOS VIEJOS DOCUMENTAL NO DE LAS ODTS ADECUADA Y FALTA DE TIEMPO POR CARGA DE TRABAJO B) LA DIFUSIN DOCUMENTAL CON DEBILIDADES MTODO

REALIZAR LLENADO DE FORMATOS ODT`S DE ACUERDO A LO ESTIPULADO EN EL PROCESO, USANDO LOS FORMATOS VIGENTES.

BAJO COMPROMISO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA


MAQUINARIA Y EQUIPO

A) ENTREGA DE LOS FORMATOS ADECUADOS. B) EN EL TALLER, EXPLICAR EL LLENADO Y LA IMPORTANCIA DEL FORMATO DE PRODUCTO NO CONFORME. JEFAS DE PROYECTO (BEATRIZ C) ENTREGA DE TODAS LAS ODTS EN AGUILAR Y SYLVIA SERRANO) LOS FORMATOS VIGENTES, D) EL PERSONAL INVOLUCRADO EN LOS PROYECTOS DEBER CONTAR CON LAS ODTS DE LOS PROYECTOS EN UNA CARPETA PARA FACIL BUSQUEDA
ACCIONES

ENTREGA 8 SEPT

LOS FORMATOS CORRECTOS DE ODT, DEBIDAMENTE LLENADOS Y LA LISTA DE PRODUCTO NO CONFORME MENSUAL.

ENTREGAR ODTS DE ENERO A JULIO CON EL FORMATO NUEVO, DEBIDAMENTE LLENADAS Y NOMBRADAS COMO EL SIGUIENTE EJEMPLO: ODT_012_B

MEDIO AMBIENTE

PERSONAL

EVIDENCIAS

SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES

QU?

CMO?

QUIN?

CUANDO ? A)YA SE ADECU EL FORMATO, SE USARA A PARTIR DEL MES DE MAYO B) CONFIRMAR EL USO DEL FORMATO NUEVO CON EL 80 Y 20. REPORTES MENSUALES DE PRODUCTIVIDAD. C) ENTREGA DE LOS FORMATOS POR EL PERSONAL QUE NO HA ENTREGADO: FEHA LIMITE 29 JULIO

actividades de proyectos y 20% para mejoras de la empresa, 7 de 8 reportes de productividad mostrados por el personal no indican el tiempo ocupado para la mejora de la empresa (revisin de documentos, investigacin etc.), as mismo el estadstico no indica el valor correspondiente al 20% de mejora continua.

EL FORMATO NO REFLEJA EL 20% DEDICADO A LA EMPRESA

REALIZAR GRAFICAS. YA NO DAR TIEMPO DE MS EN LA ENTREGA DE LOS ADECUAR EL FORMATO DE FORMATOS DE PRODUCTIVIDAD. SE PRODUCTIVIDAD CON EL 20% PARA ENTREGAN EL VIERNES DE CADA MEDIRLO A PARTIR DEL MES DE MAYO. SEMANA.

SANDRA OCHOA YA ESTA

EL FORMATO YA SE ADECU AL 80 - 20. SOLICITUD AL PERSONAL QUE FALTA POR ENTREGAR FORMATOS DE PRODUCTIVIDAD, ODTS Y SOLICITUD DE CAMBIOS. FECHA LIMITE 8 SEPT.