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Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS DG - 003 Versin 1A Fecha 30 agosto 2010 PROCESO DE JEFE DE PROYECTO

Seccin
1. Mapa del proceso. 2. Descripcin del proceso. 3. Requisitos: de los clientes, del producto, Legales y reglamentarios. 4. Mediciones del proceso. 5. Producto no-conforme. 6. Procedimientos relacionados. 7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso. 8. Mejora: Acciones correctivas y preventivas. 9. Autorizaciones.

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1. Mapa proceso.
Nombre del proceso Propsito del proceso Dueo del proceso Jefe de Proyectos Coordinar los proyectos; visualizando, conceptualizando y supervisando la ejecucin de los productos respetando los requisitos del cliente, basndose en los objetivos, metas y polticas de calidad de la empresa. Jefe de Proyectos - Beatriz Aguilar / Silvia Serrano

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2. Descripcin del proceso

ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMO
Solicitud de trabajo (Verbal, Correo electrnico, Telfono, reunin de trabajo). Brief Requisitos del producto, materiales (Videos, fotos, Texto) Manual de identidad del cliente Requisitos de CONAR, AMAP aplicables Solicitud de definicin de recursos (recurso humano, equipos, servicios externos para el proyecto)

PROCESO
ACTIVIDADES Anlisis de Necesidad y Determinacin Recursos
Revisin y anlisis solicitud de trabajo. Visualiza y desarrolla el concepto y la imagen de cada proyecto.

SALIDAS
PRODUCTO OBTENIDO CLIENTE

Cliente Direccin Creativa Gerencia General Direccin General

Aceptacin del pedido Brief Men, guion, story board

Cliente Direccin Creativa Gerencia General Direccin General

Gerencia General Direccin General

Elabora orden de trabajo (plan de trabajo) en coordinacin con la Gerencia General (matriz de trfico). Determina recursos humanos e infraestructura y lo necesario para proyecto. Desarrollo de idea creativa, men, guin, Story Board, maqueta del producto.

Definicin de recursos (Recurso humano, Equipos, Servicios externos para el proyecto)

Gerencia General Direccin General

Gerencia General Coordinacin de Produccin Coordinacin de Diseo

Planificacin de las fases del Proyecto

Solicitud de plan de trabajo, orden de trabajo Determina fases del proyecto. Desarrolla plan de trabajo con todas las fases del proyecto.

ODT Plan de trabajo con fases de proyecto

Gerencia General Coordinacin de Produccin Coordinacin de Diseo

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Desarrollo del Proyecto

Asignacin de trabajo y coordina actividades de las reas que intervienen en el proyecto en coordinacin con la Gerencia General. Seguimiento de cada proyecto, revisin y correccin del mismo. Dirigir y desarrollar el concepto e imagen de las presentaciones para clientes. Dirigir y desarrollar el concepto e imagen de la carpeta de agencia. Revisa ejecuciones de actividades de acuerdo a lo planificado en la Odt (plan de trabajo) Identifica posibles desviaciones en el plan de trabajo. Propone acciones para el cumplimiento del plan de trabajo. Comunica cambios en plan de trabajo a la Gerencia General y enva solicitud de cambios a los involucrados.

Coordinacin de produccin

Odt (plan de trabajo) Material, requisitos y necesidades del cliente. Cambios y/o correcciones de cada proyecto Informacin para presentaciones a clientes. Informacin para la carpeta de agencia

Orden de trabajo Formato solicitud de cambios de cada proyecto Entrega del material para las presentaciones Entrega de los materiales para la carpeta de agencia Productos terminados

Coordinacin de produccin

Gerencia General

Solicitud de avances de proyecto (Pizarrn de produccin / pendientes)

Status de Proyecto (Pizarrn de produccin / pendientes) Ordenes de trabajo Listado de Servicios y productos. Odt (plan de trabajo) Productos terminados Formato de solicitud de cambios de cada proyecto Entrega del material para las presentaciones Entrega de los materiales para la carpeta de agencia

Gerencia General

Coordinacin Administrativa
Odt (plan de trabajo) Material, requisitos y necesidades del cliente. Cambios y/o correcciones de cada proyecto. Informacin para presentaciones a clientes Informacin para la carpeta de agencia Llenado de rdenes de trabajo para los involucrados de cada rea y para registro en la matriz de trfico. Apoyo en el listado de servicios y productos, as como la propuesta de el costo para el tarifario.

Coordinacin de diseo

Coordinacin de diseo

Innovar constantemente los medios, formas, conceptos e imagen de los productos y servicios para promocin de la empresa.

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Diseador

Editor

Odt (plan de trabajo) Material, requisitos y necesidades del cliente. Cambios y/o correcciones de cada proyecto Informacin para presentaciones a clientes Informacin para la carpeta de agencia Odt (plan de trabajo) Material, requisitos y necesidades del cliente Cambios y/o correcciones de cada proyecto Informacin para presentaciones a clientes Informacin para la carpeta de agencia Requisitos y necesidades (pedido) Nuevos pedidos Solicitud de informacin proyectos (material)

Desarrollar los productos necesarios para la promocin de la empresa en actividades como: ferias, convenciones, exposiciones, etctera.

Grficos y/o material para cada proyecto Entrega del material para las presentaciones Entrega de los materiales para la carpeta de agencia Graficos y/o material de cada proyecto Entrega del material para las presentaciones Entrega de los materiales para la carpeta de agencia Cotizacin para validacin Producto terminado Propuestas novedosas Material e informacin para cada proyecto

Diseador

Editor

Cliente

Cliente

Gerencia General

Requisitos y necesidades (pedido) de cada cliente Status proyectos (pizarrn de produccin / pendientes).

Ordenes de trabajo con el plan de trabajo. Informacin status proyectos (pizarrn de produccin / pendientes). Reporte de productividad Entrega de productos para carpeta agencia Entrega de producto para presentaciones Reporte de trabajos adicionales para cobro. Productos para Carpeta de agencia Productos Presentaciones para clientes potenciales

Gerencia General

Director General

Directrices y lineamientos Metas Requisitos y necesidades (Pedido) de cada cliente

Director General

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Ejecutivo de cuenta

Requisitos y necesidades (Pedido) Solicitud de informacin a clientes (material)

Informacin para cada proyecto (material) Status proyectos (pizarrn de produccin / pendientes) para seguimiento con el cliente Formato solicitud de cambios y/o correcciones Expediente personal orden de compra o requisicin necesidades para proyectos Solicitud de insumos de cada rea Solicitud de servicios de mantenimiento

Ejecutivo de cuenta

Gerencia Administrativa

Entrega de papeles para expediente Solicitud necesidades para proyectos. insumos necesarios de cada rea Servicios equipo de mantenimiento Soporte tcnico al equipo de cada rea Programas, hardware y software necesarios Requisitos, necesidades e informacin a clientes y/o proveedores

Gerencia Administrativa

Coordinacin de Mantenimiento

Cordinacin de mantenimiento

Coordinacin de Soporte Tcnico

Solicitud de Soporte Tcnico Material para entrega al cliente y/o proveedores en coordinacin con la Gerencia General, para organizar ruta. Solicitud de servicios y asignacin de trabajos Informacin y/o material para desarrollar cada proyecto

Coordinacin de soporte tecnico

Mensajera

Mensajera

Proveedores de Servicios y/o Productos

Informacin y/o material solicitado de acuerdo a lo establecido

Proveedores externos

Cierre de Proyecto y Entrega de Resultados

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Representante de la Direccin

Solicitud de grficos del desempeo Solicitud de acciones correctivas y preventivas Documentos del Sistema de Gestin Programa de auditoria Plan de de auditoria

Medicin, Anlisis y Mejora

- Anlisis de grficos de mediciones de proceso - Definicin de acciones correctivas y preventivas

Grficos del desempeo de los procesos Acciones correctivas y preventivas Solicitud de cambio y/o actualizacin de documentos Reporte de productos noconforme

Representante de la Direccin

3. Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios

Requisitos del cliente
Calidad (Innovacin y Vanguardia) Tiempo Servicio Innovacin Precio

Requisitos del producto

Velocidad Funcionalidad Operatividad Requisitos visuales y auditivos

Requisitos legales y reglamentarios

Manual de identidad de cliente Requisitos de CONAR, AMAP aplicables

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4. Mediciones del proceso.

Nombre de la medicin Indicador Total de horas laborales por trabajador dedicadas a los proyectos Tiempo invertido en los proyectos Total de horas dedicadas a la documentacin y promocin de productos de la empresa Eficiencia Tipo de Indicador Meta 80% del tiempo del personal dedicado a proyectos de clientes. 20% dedicado documentacin y promocin de productos de la empresa Mensual Jefe de Proyectos Frecuencia Responsable

Tiempo entrega

Total de tareas de Produccin cubiertas en tiempo entre el total de Productos asignados en el mes

Eficacia

100%

Mensual

Jefe de Proyectos

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5. Producto No Conforme
Producto noconforme Concepto
Faltas de ortografa, faltan prrafos o palabras, no se incluy

Tratamiento
Checar contra el guin final autorizado y realizar el ajuste Men autorizado para evitar retraso en la entrega del producto. Revisar con el cliente y confirmar la informacin. Revisar el brief y/o material entregado por el cliente. Respetar las fechas de revisin, verificacin, antes de entregar al cliente. - Ajuste de interfaz e interiores para su navegacin. - Compresin de archivos y vdeos para aligerar la descarga del proyecto. - Se deben checar todas las ligas o links en el proyecto.

Responsable

Aprobacin de la interfaz e interiores. CONTENIDO Informacin incorrecta (texto, imgenes, locucin). Generar una revisin antes de entregar al cliente.

Jefe de Proyecto

Pgina con elementos muy pesados que hacen que su descarga sea muy lenta. FUNCIONALIDAD Archivos adjuntos marcan error al descargarse y/o no abren

Jefe de Proyecto Coordinador de Programacin y Diseo.

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Las ligas rotas y elementos no encontrados, Se visualiza la pgina pero algunos elementos no se ven, aparece una cruz o algunos botones no funcionan o nos llevan a una pgina no encontrada. Compatibilidad de plataforma y formatos no adecuada. La actualizacin no se realiz, revisar y realizarla en su caso, Sonido, imgenes y locucin en video o flash.

- Es necesario localizarlos y programarlos.

- Revisar que el peso de descarga sea el que acepte el ftp del cliente. - Hacer un refresh a la pgina

- Se recomienda navegar el proyecto para confirmar que todo est bien linkeado. - Elementos de navegacin acorde al proyecto, ubicacin de elementos grficos bsicos como el home, regreso y msica.

Locucin no coincide con algunas partes del guin

Archivos rotos al subirlos al hosting nuestro para su revisin.

- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partes en el guin. - Checar locucin que coincida con el guin. - Tal vez el sonido o las imgenes son de origen y no hay nada que hacer ms que suplirlos por otros. - Msica aprobada con el cliente. - Adaptacin de elementos en el proyecto interactivo para su versin web - Probar desde otra u otras computadora(s) por la existencia de cookies. - Que el usuario no tenga acceso restringido, es decir en algunos casos

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De su ubicacin en la Web Revisar que el formato sea compatible con el equipo del cliente, solo para revisin, porque el producto tiene que funcionar para el usuario final. Entrega de contraseas del ftp del cliente para subir el proyecto a su hosting. Checar que no faltan archivos Comprimir los archivos y eliminar los fantasmas, antes de enviarse al cliente. Demasiado trfico en la red, verla en otro momento. Checar que la direccin ftp enviada sea la correcta. Est viendo la liga de la anterior versin y no conoce la nueva liga. Que el servidor no se haya cado. Manejo de elementos o material (psd, ai, fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos) en el proyecto. -

puede haber una clave para entrar, drsela al cliente. Revisar que est correcta la direccin ftp del proyecto. Localizacin del proyecto en el ftp del cliente o en el nuestro. Eliminar direcciones ftp de prueba, generalmente tienen terminacin de numero. Se recomienda la espera del servidor no est saturado en horas pico. El navegador o el servidor del usuario no ha refrescado la nueva informacin, se requiere que borre el historial, las cookies e incluso la memoria RAM para poder visualizarla. El procesador del usuario no tiene suficiente capacidad, solicitar que cambie de mquina.

DISEO

Diseo de imagen no corresponda a los lineamientos del cliente o del manual de identidad.

- Revisar con el cliente la interfaz autorizada y justificar porque se realiz de esa forma, en caso de que el error persista, negociar el ajuste a un punto en el que no signifique reestructurar toda la pieza. - Correcto uso de colores en base a los valores proporcionados por el cliente - Se manda una o dos imgenes del proyecto (o de la pieza a producirse) para Vo. Bo. del cliente y posteriormente se manda a programacin.

Jefe de proyecto Coordinacion diseo y multimedia

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6. Procedimientos relacionados. Nombre del procedimiento Nmero del documento

Procedimiento de control de documentos PN-DG-002 Procedimiento de control de registros PN-DG-003 Procedimiento de producto no-conforme PN-DG-007

pn_dg_001_elabo_docus 30agos10.doc

pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc

pn_dg_007_noconforme_25oct10.doc

7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso.

Nombre de la Herramienta
Office

Descripcin
Microsoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficina desarrollado para plataforma Windows y Mac. Los programas incluidos son: Word, Excel, PowerPoint Outlook. Transmit / para subir o bajar archivos de los servdiores DropBox / para subir archivos pesados que se vana compratir (se envia una liga). Mail / para enviar y recibir correo. Skype / comunicacin instantanea interna y externa. Navegadores: Chorne, Opera, Safari, Firefox / para revisar el comportamiento de las piezas en diferntes navegadores.
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Aplicacin de comunicacin virtual

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Media y varios

DvxDV / Para extraer videos de dvds. Cacophony / para editar sonido. YemuZip / para comprimir archivos. Quiktime / lector de videos.

8. Mejora a travs: Acciones correctivas y preventivas

(Realizar al mejora de los proceso a travs de lo establecido en los siguientes procedimientos) Nombre del documento Documento

Procedimiento de acciones correctivas PN-DG-005 Procedimiento de acciones preventivas PN-DG-004

pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc

9. Autorizaciones
Elabor: Beatriz Aguilar y Silvia Serrano Jefe de Proyectos Revis: Sandra Ochoa F. Gerente General
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Aprob: Francisco Montero G. Direccin General

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