IMPLANTACION DE SISTEMA ERP

CASO EMPRESA S.A.

LOS SISTEMAS EN EMPRESA S.A.

En los ltimos 5 aos, Empresa S.A. ha adquirido 3 sistemas Administrativos Financieros Contables, los mismos que Contables, por razones de inherencia directa al software, han fracasado o cumplieron su vida til en muy poco tiempo, tal es el tiempo, caso del actual sistema Contable que por su arquitectura, no cumple con los arquitectura, requisitos necesarios ya que la compaa est experimentando un crecimiento acelerado. acelerado.

ERP Enterprise Resource Planning

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad, gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos del negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de que Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo.

OBJETIVOS
Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias (o redundantes). Reduccin de tiempos y de los costos de los procesos (mediante procesos de reingeniera). Control de todos los procesos que posee la compaa.

PROPOSITO DEL ERP

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo tanto a los clientes internos o externos de la compaa, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

VENTAJAS DE UN ERP
BASES DE DATOS CENTRALIZADAS INFORMACION EN TIEMPO REAL INDICADORES DE GESTION BALANCED SCORE CARD (BSC) INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BI) DOCUMENTACION DE PROCESOS (FACILITAR LA OBTENCION DE UNA CALIFICACIN ISO)

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS BI
La Inteligencia de Negocios, es una alternativa tecnolgica y de administracin, que permite manejar la informacin para la toma de decisiones acertadas en todos los niveles de la organizacin En el mbito empresarial, las decisiones se toman en alguno de los tres niveles organizacionales: estratgico, estratgico, tctico u operativo. Las decisiones operativo. estratgicas se centran en la direccin del negocio a largo plazo siendo labor de los ejecutivos de la alta gerencia. Las decisiones tcticas corresponden a los gerentes de nivel medio y se enfocan en la planeacin, anlisis y produccin de proyectos; a nivel operativo los empleados toman decisiones cotidianas que se requieren para convertir los planes en accin.

BI ESTRATEGICO
Con la Inteligencia de Negocios, a nivel estratgico, los ejecutivos de la alta gerencia de la compaa pueden analizar y evaluar tendencias, patrones y relaciones del negocio, anticipar problemas potenciales y hacer los correctivos necesarios, convirtiendo las decisiones inteligentes en una ventaja competitiva. En el nivel estratgico estas herramientas comprenden mtricas, indicadores de desempeo, tableros de control, entre otros, que ayudan al mejoramiento del desempeo de la empresa a travs de: la alineacin de la planeacin estratgica de la empresa con la actividad real del negocio, la visualizacin y el rastreo del cumplimiento de indicadores, la asignacin de metas a usuarios y la comunicacin de resultados a lo largo de las reas funcionales de la empresa.

BI TACTICO
Las soluciones de Inteligencia de Negocios tiles a nivel tctico de la compaa son bsicamente herramientas de consulta y anlisis, que permiten a los analistas y cargos medios interactuar con informacin y responder preguntas de negocio por s mismos, sin intervencin del departamento de Sistemas, con un mnimo conocimiento de las fuentes y estructura de datos empresariales. Un gran segmento de usuarios empresariales, desde analistas experimentados hasta usuarios de negocio, pueden fcilmente crear consultas y desarrollar clculos sin tener que entender los complejos lenguajes de desarrollo de informes y sus estructuras.

BI A NIVEL OPERATIVO
Las personas en el nivel operativo de la organizacin son responsables de acceder a informacin crtica del negocio y tener la capacidad de distribuir dicha informacin a los diferentes niveles de la organizacin y usuarios, para asegurar la toma de decisiones basada en informacin exacta, confiable y oportuna que puede impactar el desarrollo y el xito del negocio. Los requerimientos de informacin en este nivel de la organizacin, en las diferentes reas funcionales, estn basados en reportes operativos que respondan bsicamente preguntas predefinidas de la actividad del negocio en un perodo determinado de tiempo.

BALANCE SCORE CARD

El Balance Score Card es una metodologa de trabajo que ayuda a las organizaciones a traducir la estrategia en trminos de mediciones, de modo que impulse el comportamiento y el desempeo de las personas hacia el logro de los objetivos estratgicos.

Es la Organizacin Enfocada en la Estrategia.

IMPLANTACION DE UN ERP
Para que la implantacin de un ERP tenga un 100% de xito, es necesario el compromiso por parte de los ms altos ejecutivos de la empresa y formar un equipo con personal altamente conocedor del rea a la que representa, es decir comprometer directamente a los jefes de cada una de las secciones de la empresa. Con este requerimiento, el equipo quedara conformado de la siguiente manera:

EQUIPO EMPRESA S.A.

Director Ejecutivo

Director de Proyecto Secretara del proyecto Directores por rea funcional

Usuarios Clave por rea funcional

Usuarios Finales

FUNCIONES DIRECTOR EJECUTIVO

Es el principal agente del cambio asociado con el nuevo sistema, inicia el proyecto y promueve el compromiso de la empresa, asegura la obtencin de los recursos humanos y financieros necesarios y designa los miembros claves del equipo de trabajo. Esta funcin se asigna a la persona de ms alto rango de la empresa. Sus funciones durante la ejecucin del Proyecto son a tiempo parcial (5%): Participar en el desarrollo de la Definicin del Proyecto. Participar en las reuniones del Comit Ejecutivo. Nombrar al Director del Proyecto del CLIENTE y apoyarle en sus funciones durante la ejecucin del proyecto. Si las circunstancias ameritan, asignar recursos adicionales al Proyecto y/o involucrar a la alta gerencia del CLIENTE. Coordinar los trabajos que requieren la intervencin de personal interdepartamental de su empresa.

DIRECTOR DEL PROYECTO

Ejecutivo de la empresa; amplio conocedor del giro del negocio; ser responsable de la planificacin, control, coordinacin de actividades del equipo de trabajo, asignacin de recursos y administracin cotidiana del proyecto. Es el responsable de la ejecucin del mismo. Sus funciones dentro del proyecto son a tiempo completo, y es responsable de: Promover el xito del proyecto con su apoyo en la toma de decisiones importantes, en la especificacin de objetivos y prioridades y en la asignacin de recursos humanos y econmicos. Formar parte del Comit Ejecutivo y ser el mximo responsable por el xito del proyecto. Prepara, con el ASESOR el Plan de Trabajo definitivo, dirige y controla su desenvolvimiento. Conforma y dirige sus Equipos de Trabajo. Es la mxima autoridad operativa de su empresa durante el Proyecto y el personal que conforma sus equipos de trabajo, debern reportarse a l. Establece los horarios y fechas de reuniones y labores a realizarse. Pormenoriza el plan durante su ejecucin con suficiente anticipacin, para asignar los trabajos a realizarse por parte de cada miembro de sus equipos de trabajo. Coordina y controla la relacin con el ASESOR. Est en continuo contacto con el ASESOR y se preocupa que el trabajo en equipo logre los mejores beneficios para el proyecto. Prepara la agenda y dirige las reuniones del Comit Ejecutivo. Califica la preparacin de los Equipos de Trabajo para arrancar cada fase y determina el momento de inicio de los procesos en vivo.

DIRECTORES POR AREA FUNCIONAL

Para cada uno de los procesos considerados en el proyecto, se deber asignar un Director, el mismo que establece los objetivos y prioridades del proceso a su cargo, y se responsabiliza de la implementacin del Sistema en su rea. Dentro del proyecto, las funciones de los Directores de Proceso son a tiempo parcial (30%), y sus responsabilidades incluyen: Establecer los objetivos detallados de su proceso, enmarcados dentro de los objetivos globales del proyecto. Fijar las prioridades, coordinar y dirigir el equipo de trabajo asignado a su proceso por la duracin del proyecto. Asistir a las reuniones del Comit Ejecutivo y a los cursos para Ejecutivos. Asistir, en lo posible, a los cursos detallados por mdulo (APE), del proceso que dirige. Participar en el desarrollo de los planes para los Prototipos y Simulacros y los Criterios de Aceptacin relacionados con su proceso. Planificar, asignar y controlar la labor de su equipo de trabajo. Desarrollar, conjuntamente con su equipo de trabajo y el CONSULTOR, la documentacin requerida para el buen manejo de su proceso, la misma que incluye: Objetivos del Proceso y Factores de Medicin de Desempeo Definicin y Resultados de Prototipos y Simulacros Requerimientos y Definiciones para Programacin Flujo de Documentos y Manuales de Procedimientos Controles de Auditora y Definicin de Parmetros del Sistema Listados de datos estticos Diseo de Formularios y Criterios de Aceptacin Cualquier otro documento relacionado y preparado durante el transcurso del Proyecto Mantener reuniones peridicos con el personal de su Equipo de Trabajo para tomar decisiones, controlar el avance del proyecto y resolver problemas. Participar activamente en las reuniones de discusin, especialmente inmediatamente despus de los Cursos y el Prototipo con el objetivo de establecer los procedimientos administrativos requeridos. Reporta al Director del Proyecto para todo asunto relacionado con el proyecto por la duracin del mismo.

USUARIOS CLAVE
Personal competente en la operacin de cada una de las reas, involucrados en la ejecucin de las diversas actividades programadas durante la implementacin del nuevo sistema en su rea especfica, son los que participan en la capacitacin, levantamiento de informacin, revisin de las normas y procedimientos, preparacin y ejecucin del prototipo y soporte a la implementacin del Sistema. Las funciones de los usuarios clave en el Proyecto son a medio tiempo (50%), y sus responsabilidades incluyen: Asistir y aprobar los cursos detallados de los mdulos a su cargo y en lo posible de los mdulos directamente relacionados. Participar activamente en los Prototipos de los mdulos a su cargo, desde la definicin del prototipo hasta su evaluacin y aceptacin. Dirigir la preparacin, validacin e ingreso de los datos estticos relacionados con sus mdulos. Preparar, ingresar y controlar los parmetros de sistema de sus mdulos. Participar activamente en el los Simulacros relacionados con sus mdulos, desde su definicin hasta su evaluacin y aceptacin. Participar en las reuniones del Equipo de Trabajo de su proceso. Elaborar el Manual de Procedimientos de su Proceso en conjunto, con el resto de su Equipo de Trabajo incluidos los ASESORES del rea. Identificar y documentar cambios administrativos y/o de programacin requeridos para la implementacin exitosa de sus mdulos dentro del proceso. Adiestrar a los Usuarios Finales de su proceso en el correcto desempeo de sus funciones dentro del nuevo ambiente de trabajo con el sistema, tanto en lo que se refiere al manejo operativo del sistema como en la administracin adecuada de su labor, en relacin con los procedimientos. Certificar, antes del arranque en vivo del proyecto:
El buen funcionamiento tcnico del Sistema y cualquier modificacin o extensin en programacin para el manejo del mdulos. La consistencia de los procedimientos, diseo y flujos de documentos desarrollados para la operacin de sus mdulos. La calidad y conocimientos en el manejo operacional del Sistema y la administracin de los procedimientos. La calidad de los datos estticos preparados previamente

Participar activamente en el arranque en vivo del proyecto y en su control y mejoramiento continuo posterior. Apoyar a los Usuarios Finales durante el proceso de arranque y posteriormente, para resolver cualquier inquietud sobre el manejo y operacin del sistema. Reporta al Director del Proceso mientras dure el proyecto.

SECRETARIA DE PROYECTO
El CLIENTE debe asignar por lo menos una persona para desarrollar las funciones de asistente durante el Proyecto. Las funciones se requieren casi a tiempo completo (de 90 a 100%), e incluyen las siguientes responsabilidades: Distribuir las agendas de las reuniones del Comit Ejecutivo, preparadas por los Directores de Proyecto. Preparar las actas de las reuniones del Comit Ejecutivo y hacerlas firmar por parte de los asistentes. Coordinar las actividades internas de su empresa para lograr la ptima participacin de los Equipos de Trabajo en los cursos de capacitacin: Avisar, con anticipacin, al Director del Proceso y al personal asignado sobre las fechas, duracin, horarios, ubicacin y temario de los cursos a dictarse. Entregar al ASESOR la lista de asistentes a los cursos. Recibir los medios magnticos del ASESOR con la documentacin sobre los cursos y sacar las copias impresas necesarias antes del inicio de cada curso. Recibir y registrar las evaluaciones de los cursos. Archivar en forma ordenada toda la documentacin que se prepara durante la ejecucin del proyecto (Carpeta de Proyecto). Reporta al Director del Proyecto del CLIENTE para asuntos relacionados con el proyecto. Coordinar las asignaciones semanales de labores de los miembros de los equipos de trabajo. Apoyo en el desarrollo y documentacin de los procedimientos.

EMPRESAS QUE PARTICIPAN EN LA LICITACION

COTIZACIONES ERP
PROVEEDOR PROGRAMA VALOR COMUNICACIONE S OBSERVACIONES IMPLANTACIONES

AAA

ERP 1

$ 201.500,00

POR MEDIO DE TERMINAL SERVICES

EL PROGRAMA SE COMUNICA POR MEDIO DE TERMINAL SERVICES Y LOS REPORTES SE ALMACENAN EN UN SERVIDOR DATAWAREHOUSE CON DIFERENTES DATA MARTS QUE SE ACTUALIZAN DE ACUERDO A PROGRAMACION.

AGROINDUSTRIAL

BBB

ERP 2

$ 205.000,00

SE PUEDE PUBLICAR A INTERNET LOS REPORTES QUE SE SOLICITE SE PUEDE PUBLICAR A INTERNET LOS REPORTES QUE SE NECESITEN O CON WEB PORTAL SE PUBLICA TODA LA APLICACIN POR MEDIO DE TERMINAL SERVICES

ESCOGEMOS LOS REPORTES QUE SE INSTALAN EN UNA PAGINA WEB. EL PROGRAMA SE COMUNCA POR MEDIO DE TERMINAL SERVICES. PARA COMUNICARSE CON USUARIOS REMOTOS, EL PROGRAMA PUEDE UTILIZAR WEB PORTAL Y EMULAR TERMINAL SERVICES, PERMITIENDO A LA APLICACIN UTILIZAR LOS RECURSOS PROPIOS DE MAQUINA DISMINUYENDO EL USO DE ANCHO DE BANDO DE INTERNET. REPORTES LIMITADOS POR LA ARQUITECTURA DEL PROGRAMA

AGROINDUSTRIAL, FLORICOLA

CCC

ERP 3

$ 210.675,00

AGROINDUSTRIAL

DDD

ERP 4

$ 95.000,00

INDUSTRIAL

COSTOS DE ACTUALIZACION ANUAL

LOS COSTOS DE ACTUALIZACION ANUALES POR UPGRADE DE SOFTWARE OSCILA ENTRE UN 20% DEL COSTO DE LAS LICENCIAS. (USD 15.000,oo ANUALES APROX.)

COSTOS OCULTOS
GENERALMENTE DESPUES DE UNA COTIZACION DE SOFTWARE SIEMPRE EXISTEN COSTOS OCULTOS, LOS MISMOS QUE EN LA MAYORIA DE LAS IMPLEMENTACIONES NO SON TOMADOS EN CUENTA Y SON UNA ATENUANTE PARA FINALIZAR LA IMPLEMENTACION DE UN ERP. GENERALMENTE SE ESTIMA EN UN 15% DEL VALOR DEL SOFTWARE.

GRACIAS