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LES APPROVISIONNEMENTS

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 1

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1. Comment est organisée la structure approvisionnement ?

2. A quand remonte sa conception et à quelle date remonte sa mise en œuvre ?

3. L’organisation actuelle répond- elle aux missions de la structure ?

4. Si oui comment ?

5. Permet- elle la réalisation des objectifs stratégiques ?

6. Existe-il un manuel d’organisation ?

7. Si oui décrire brièvement ses composantes

8. Existe-t-il une procédure ou un manuel de travail ?

9. Les procédures sont-elles formalisées dans un document officiel (manuel de

procédure) ?

10. Si oui, ce manuel est-il mis à la disposition des gestionnaires et est-il connu de tous
les acteurs chacun pour les activités qui le concernent ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 2

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11. Les opérations afférentes à chaque procédure sont elles clairement décrites dans
l’ordre chronologique et logique de leur intervention ?

12. Les procédures sont elles régulièrement mises à jour ?

13. A quand remonte la dernière mise à jour ?

14. Est-ce que l’organisation interne prévoit-elle des délégations de pouvoirs ?

15. Est-il utile de déléguer certains pouvoirs à certains collaborateurs ?

16. Quand les délégations de pouvoirs ne sont pas formalisées comment le sont-elles ?

17. Citer les cas où les délégations de pouvoirs sont verbales et expliquer les
circonstances.

18. Les mécanismes de coordination et de communication sont-ils formalisés dans un

document officiel ?

19. Les mécanismes de coordination se traduisent-ils par des réunions périodiques et

régulières et/ou par des réunions ponctuelles improvisées pour gérer les événements
d’urgence et des cas de crise ?

20. S’il s’agit de réunions périodiques, quelle en est la fréquence ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 3
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21. Ces réunions de coordination sont elles verbalisées ?

22. Ces réunions concernent quels niveaux hiérarchiques ?

23. Précisez les membres de ces réunions de coordination

24. Qui assure l’établissement des PV, le secrétariat ?

25. Qui classe les PV ? et où ?

26. Par qui les approvisionnements sont-ils assurés ?

27. Quand est ce que les approvisionnements sont ils assurés ? Ils portent sur quoi ?

28. Comment est assuré chaque type d’approvisionnement ?

29. Quelle es la position du service achat dans l’organigramme ?

30. Quelle est la place du service achat dans la fonction approvisionnement ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 4

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31. De quelle hiérarchie dépend le service achat ?

32. Existe-t-il une séparation des fonctions achats, expédition, réception et

comptabilité ?

33. Quels types d’approvisionnement sont concernés par les bons de commandes ?

34. La procédure d’achat permet- elle de délimiter les responsabilités et identifier les
intervenants pour chacune des taches suivantes ?

 Emission d’une demande interne d’achat

 Autorisation de l’achat eu égard au besoin et au budget alloué
 Suivi de la consommation
 Choix des fournisseurs à consulter
 Envoi des lettres de consultations aux fournisseurs
 Réception des offres et devis émanant des prestataires de services et de
fournisseurs
 Sélection du fournisseur à retenir
 Etablissement du bon de commande
 Réception de la marchandise
 Contrôle quantitatif et qualitatif
 Certification de la facture
 Comptabilisation de la facture
 Approbation de la facture pour règlement

35. Quelle est la méthode préconisée ou utilisée pour obtenir les meilleurs prix et les
meilleures conditions auprès des fournisseurs ?

36. La séparation des fonctions est-elle assurée entre ces différentes taches ? (non
cumul des fonctions d’autorisation, d’enregistrement, de détention et de contrôle au
niveau d’un même acteur ?)

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 5

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37. Si un acteur cumule deux ou plusieurs taches détaillées ci-dessus, des contrôles
compensatoires sont-ils prévus afin de réduire le risque encouru du fait de ce cumul
des taches ?

38. Tout achat fait-il l’objet de création d’une fiche de suivi de l’achat ?

39. Toute demande d’achat est-elle signée par l’intéressé et son supérieur hiérarchique
avant son envoi à la structure chargée de l’achat ?

40. Si la demande d’achat concerne un bien stockable au niveau du magasin,

l’initialisation de l’achat est-elle toujours précédée par une vérification de la
disponibilité de ce bien en stocks ?

41. Existe-t-il un fichier fournisseurs ? Est-il régulièrement actualisé et mis à jour ?

42. Les fournisseurs sont-ils évalués ? par Qui ? Et Comment ?

43. Le responsable en charge de la gestion des achats établit-il pour chaque bon de
commande un dossier de mise en compétition des fournisseurs ?

44. Ce dossier comprend-il toutes les pièces nécessaires à savoir :

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 6

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 L’autorisation d’achat signée par les responsables habilités,
 Les lettres de consultation envoyées aux fournisseurs,
 Les offres et devis reçus,
 Le P.V d’ouverture des plis

45. La lettre de consultation est-elle :

 Rédigée conformément au besoin du service demandeur, à l’objet de la
commande et en précisant toutes les spécificités techniques et
caractéristiques des bien et/ou services à commander ?
 Destinée à des entreprises compétentes pour la livraison de cette
commande ?
 Signée par le responsable habilité ?
 Enregistrée et copie gardée avant l’envoi aux destinataires ?

46. Les offres reçues sont-elles datées et enregistrées sur le registre du courrier
arrivée ?

47. Une commission interne se réunit-elle pour examiner les offres et devis reçus ?

48. Comment sont désignés les membres de cette commission e en fonction de la nature
du bien et/ou de prestation commandée ?

49. Suite à l’ouverture des plis, un tableau comparatif des prix est-il établi ?

50. Un procès verbal de réunion est-il établi par cette commission?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 7

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51. Ce P.V précise-t-il les informations suivantes :

 Date de la réunion de la commission
 Tous les devis et offres reçus
 Le tableau comparatif des offres
 Le nom du prestataire sélectionné et les critères de choix retenus lors de
la sélection
 Nom et signature de tous membres de la commission

52. Le dossier de mise en compétence ainsi constitués est-il transmis au responsable

habilité pour signature avant son envoi au service comptable pour règlement ?

53. Décrire la démarche adoptée par la filiale et citer tous les cas de figures

54. Toutes les commandes de fournitures, produits, prestations de service sont-elles

centralisées au seul niveau des achats ?

55. Est-ce que les engagements effectués pour le compte de l’entreprise sont-ils
couverts par un bon de commande pré numéroté ?

56. Comment procèdent les utilisateurs pour une demande d’achat ? qui signe cette
demande d’achat ? Qui autorise l’achat ?

57. Les demandes sont-elles enregistrées ?

58. Existe-t-il des seuils au-delà duquel les personnes ne peuvent plus signer les bons
de commande ? Quelle personne de l’entreprise peut signer les bons de commande
sans limitation de somme ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 8

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59. Quelle est la répartition des exemplaires d’un bon de commande ?

60. Contrôle-t-on la numérotation des bons de commandes ?

61. Combien de commandes sont traitées journalière ment, hebdomadairement,

mensuellement ? Quelles sont leurs valeurs respectives ?

62. Existe-t-il des cas de litige ? Combien de cas ? Ils portent sur quoi ? Comment sont-
ils réglés ? Les intérêts sont-ils sauvegardés et protégés ?

63. Est-ce que les achats font l’objet d’un contrôle de conformité, d’une réception, de
service fait etc. ? Par Qui ? Ces personnes sont elles habilitées par une décision
officielle?

64. Comment procède-t-on au contrôle des réceptions des marchandises et travaux ?

65. Comment contrôle-t-on les expéditions effectuées par les fournisseurs ?

66. Vérifie-t-on les matières et marchandises ? Se livre-t-on à des opérations de mesure,

pesage et comptage ? vérifie-t-on la qualité des matières et marchandises ?

67. La structure réception reçoit-elle les doubles de bons de commandes sur lesquels
sont mentionnées les dates de réception ?

68. Les bons de commande sont-ils bien explicités et mentionnent-ils les quantités
exactes, la qualité des marchandises et produits commandés ainsi que les prix et
délais ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 9

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69. Vérifie-t-on les quantités portées sur les bons de commande et les bons de
livraison ?

70. Etablit-on des bons de réceptions à chaque opération ?

71. Si oui sont-ils pré numérotés ? Signés et datés ?

72. Au cas où les bons de réception ne sont pas établis, utilise-t-on un registre où sont
consignées toutes les réceptions avec le maximum de renseignement ?

73. Transmet-on les doubles de bons de réception ou des relevés de réceptions à la

structure achat, aux services comptables, au gestionnaire des stocks ?

74. La structure réception communique –t- elle tous les manquants et éventuellement
les rejets pour réclamation et enregistrement aux structure achat et comptabilité

75. Comment se font les règlements ?

76. Existe-t-il une priorisation des règlements des tiers ? est-elle formalisée ?

77. Les services comptables informent-ils la structure approvisionnement des règlements

effectués ?

78. Envoie-t-on directement aux services comptables les factures dès leur réception ?

79. Contrôle-t-on les imputations pour s’assurer qu’un compte de charge n’a pas été
débité au lieu d’un compte de tiers ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 10

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80. Comment suit-on la régularisation de ces comptes du passif ?

81. Les services comptables effectuent-ils des contrôles sur les factures reçues ?

82. Rapprochent-ils les factures avec les doubles des bons de commandes et des bons
de réceptions quant aux quantités, prix, taxes ,délais etc.… ? les documents sont-ils
regroupés pour faire un dossier justificatif ?

83. Comment sont traitées les réceptions partielles de matières et marchandises ?

Qu’elles sont les structures qui en sont informées ?

84. Le rapprochement des dettes fournisseurs sont –ils effectués avec les services
comptables ? Quelle est la périodicité ? Est-il verbalisé ?

85. Est-ce que les termes des contrats d’achats et des conventions ont bien été
respectés sur les plans : prix, conditions de financement, avances etc.… ?

Questionnaire Contrô le Interne Approvisionnement 11