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LES VENTES

Questionnaire Contrô le Interne Vente 1

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1. Comment est organisée la structure commerciale ?

2. A quand remonte sa conception ? et à quelle date remonte sa mise en œuvre ?

3. L’organisation actuelle répond-elle aux missions de la structure ?

4. Si oui comment ?

5. Existe-t-il un manuel d’organisation ?

6. Si oui décrire ses composantes ?

7. Existe-t-il une ou des procédure(s) ? Les citer :

8. Sont-elles formalisées dans un recueil ?

9. Si oui, ce manuel ou ces procédures sont-elles mises à la disposition des

gestionnaires et sont-elles connues de tous les acteurs chacun pour les activités qui
le concernent ?

10. Les procédures sont elles régulièrement mises à jour ?

11. A quand remonte la dernière mise à jour ?

12. Est ce que l’organisation interne prévoit-elle des délégations de pouvoirs ?

13. Quand les délégations de pouvoirs ne sont pas formalisées comment le sont- elles ?

14. Citer les cas où les délégations de pouvoirs sont verbales et expliquer les
circonstances.

15. Les mécanismes de coordination et de communication sont-ils formalisés dans un

document officiel ?

Questionnaire Contrô le Interne Vente 2

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16. Les mécanismes de coordination se traduisent-ils par des réunions périodiques et
régulières et/ou par des réunions ponctuelles improvisées pour gérer les événements
d’urgence et de crise ?

17. S’il s’agit de réunions périodiques quelle en est la fréquence ?

18. Ces réunions sont-elles verbalisées ? Elles concernent quels niveaux hiérarchiques ?

19. Qui assure l’établissement des PV ? Qui assure le secrétariat ? Qui classe les PV ?

20. Qui gère la clientèle ? Et comment ?

21. Qui gère le fichier clientèle ? Est-il actualisé ?

22. Réclame-t-on systématiquement un bon de commande au client ?

23. Qui accepte les commandes ?

24. Existe-t-il un service spécialisé, chargé de la vérification des conditions de vente et

de paiement avant même l’acceptation de la commande client ?

25. Est-il tenu un registre des commandes ?

26. Fait-on des rappels au service des ventes en ce qui concerne les commandes non
livrées ?

27. Comment les expéditions sont-elles effectuées ?

28. Quel système de contrôle a-t-on mis en place pour prévenir les expéditions non
autorisées ?

29. Transmet-on- systématiquement à chaque expédition les documents nécessaires à

l’enregistrement comptable ?

Questionnaire Contrô le Interne Vente 3

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30. Les services commerciaux reçoivent-ils du service achat (fournisseur) une copie des
documents relatifs à des envois directs effectués par les fournisseurs aux clients ?

31. Ces mêmes services reçoivent –ils du service expédition une copie des bons
d’expédition relatifs à tout envoi effectué ?

32. Les documents d’expédition sont-ils pré numérotés ?

33. Les services commerciaux vérifient-ils la numérotation pour s’assurer qu’il ne

manque pas de liasse ?

34. Les services commerciaux rapprochent-ils les documents d’expéditions avec les
factures et les notes de débit émises afin de s’assurer que tout ce qui a été sorti a
été facturé ?

35. Comment se fait la vente ?

36. Comment est régie la vente à terme ? Comment est-elle décidée ? Existe-t-il une
politique de crédit?

37. Vérifie-t-on la numérotation des factures pour déceler les exemplaires manquants ?

38. Est-ce que les documents relatifs à l’acte de vente sont pré numérotés ?

39. L’annulation d’une facture est-elle approuvée par une personne habilitée ?et est-elle
conservée ? Citer les cas d’annulation ?

40. Comment détermine-t-on les prix de vente ?

41. Les prix qui ne sont pas établis d’après la tarification en vigueur sont-ils au préalable
approuvés par une autorité extérieure aux services commerciaux (vente)?

42. Comment les factures de vente sont-elles réglées ?

Questionnaire Contrô le Interne Vente 4

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43. Les copies de factures de vente sont-elles transmises systématiquement et

régulièrement au service chargé de la tenue des comptes clients ?

44. Comment sont déclenchés les avoirs Clients ? sont –ils avalisés et acceptés par une
personne dument habilitée ?

45. Les avoirs de marchandises sont-ils bien fondés et dument approuvés par les
responsables avant leur enregistrement comptables ?

46. A la suite de retours de marchandises, rapproche-t-on les avoirs établis avec les
bons de livraison signés du client ?

47. Comment sont traités les retours de marchandises clients, les avoirs clients?

48. Existe-t-il une procédure ?

49. Les services chargés de la tenue des comptes clients sont-ils informés ? Comment ?

50. Les sorties de marchandises non considérées comme des ventes, consignation, envoi
d’échantillons, facture pro format sont elles individualisées et exclues des ventes ?

51. Existe-t-il des contrôles appropriés pour s’assurer que les autres revenus ont été
encaissés (revenus autres que les ventes) :
 Déchets et rebuts,
 Vente et cession d’immobilisations,
 Redevances et loyer (locations)
 Remboursement par l’administration des taxes et dégrèvements fiscaux.

52. Existe-t-il un listing des effets à recevoir tenu par date d’échéance et par catégorie
d’encaissement (escompte et à l’encaissement) que l’on rapproche du grand livre ?

53. Fait-on vérifier périodiquement les effets et garanties reçues par une autre personne
que celle qui les détient ?

Questionnaire Contrô le Interne Vente 5

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54. Les comptes débiteurs sont-ils vérifiés et rapprochés mensuellement avec ceux du
grand livre ?

55. Prépare-t-on des balances clients par période, pour pouvoir déceler les créances par
ancienneté ?

56. Les créances commerciales sont-elles rapprochées avec celles des services
comptables ?

57. Ces relances sont-elles faites par une autre personne d’un autre service ? la quelle ?

58. Existe-t-il un service (autre que ceux qui s’occupent des ventes, de la tenue des
comptes débiteurs et de la trésorerie) chargé de vérifier toutes les informations
relatives aux comptes débiteurs, les effets impayés et les mesures prises pour leur
recouvrement ?

59. Suit-on le recouvrement des créances ? De quelle façon ?

60. De quelle manière procède-t-on au contrôle des créances sur les clients ? les agents
de la filiale ? Quelles mesures sont prises pour leur recouvrement ? Comment les
créances sont-elles suivies ?

61. Les recettes provenant des encaissements sont-elles versées à la caisse ou à la

banque, intactes et immédiatement ? ou bien séjournent-elles ? Où et pendant
combien de temps ?

62. Les encaissements en espèces sont-ils acceptés ?

63. Les encaissements sont-ils centralisés au niveau d’un agent n’ayant pas autorité
pour signer les chèques ? Cet agent n’a pas accès aux documents comptables ni de
rapport avec les rapprochements comptables.

Questionnaire Contrô le Interne Vente 6

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64. Comment sont gérés les chèques impayés ? Décrire les différentes étapes (phases),

65. Comment se fait le recouvrement des créances ?

66. Quelles sont les mesures prises pour le renforcement et l’amélioration du

recouvrement ?

67. Le service juridique est-il saisi régulièrement par le service commercial pour
engager la procédure judiciaire de recouvrement de créances ?

68. L’annulation d’une créance par le compte perte et profit est-elle au préalable
approuvée par un responsable dument habilité ? Qui ?

69. Les comptes soldés sont-ils quand même suivis ?

Les Contrats Commerciaux

1. la relation commerciale comment est-elle régie avec la clientèle ?

Questionnaire Contrô le Interne Vente 7

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2. la filiale soumissionne-t- elle à tous les appels d’offres ?

3. Comment et par Qui la filiale en est-elle informée ?

4. Qui prépare le dossier de soumission et comment ?

5. Les délais de soumission et de dépôts des offres est-il respectés ?

6. Comment se déroulent les négociations ? Qui participe aux négociations ?

7. Lors des négociations , le Procès verbal de réunion est-il établi ?

8. Ce Procès verbal contient-il toutes les informations ?

9. La filiale garde -t- elle une copie DU P.V ?

10. Comment sont établis les contrats commerciaux ?

11. Qui élabore les contrats commerciaux ?

12. Comment les intérêts de la filiale sont-ils protégés ?

13. Les contrats sont-ils menés à terme ? les obligations contractuelles sont elles respectées
par les parties contractantes ?

14. Si non, Quelles sont les obligations qui ne le sont pas ? Ont-elles abouties à un litige ou
une contestation ?

15. Ce litige porte sur quoi ?

16. Comment est-il réglé ?

17. A-t-il causé un préjudice ? De quelle nature et de quel ordre ?

Questionnaire Contrô le Interne Vente 8

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Questionnaire Contrô le Interne Vente 9