Publipostage d'un courrier type avec une source de données Excel

L'exercice suivant consiste à adresser un courrier personnalisé à tous les clients d'une mutuelle, par voie
postale. Il s'agit dans un premier temps, de concevoir la mise en forme du courrier standard à partir d'un
texte brut qui sera fourni. Puis il s'agira de réaliser le lien avec la source de données issue d'Excel, en
implantant, dans la lettre standard, tous les champs de fusion destinés à faire correspondre les informations
personnelles de chaque client pour personnaliser le courrier.

• Créer un nouveau document vierge dans Word, saisir le contenu ci-dessus.

Mise en forme de la lettre type
• Sélectionner les trois premiers paragraphes, les formater en gras et taille 14.
• Sélectionner ensuite les trois paragraphes de [Civilité] à [Ville], les formater de la même façon en gras
et taille 14, leur appliquer un retrait gauche de 10 cm,
• Sélectionner le paragraphe commençant par [Cher(e)], en cliquant dans sa marge gauche, le
formater en gras par le raccourci clavier CTRL + G par exemple,
• Sélectionner le paragraphe de quatre lignes qui suit, de Afin à justificatifs, lui appliquer un
alignement justifié à l'aide de la section Paragraphe du ruban Accueil,
• Sélectionner les trois mots entre crochets, dans la formule de politesse après le tableau, les
formater en gras,
• Sélectionner les deux derniers paragraphes de texte,
• Les formater en gras et les aligner à 10 cm grâce à un retrait gauche,

Vous remarquez la présence d'informations entre crochets. Il s'agit des éléments dynamiques que
nous devrons remplacer par les champs de fusion, lorsque le courrier type sera relié à la base de
données Excel. Le publipostage permettra ainsi de répliquer autant de fois ce courrier modèle qu'il y
a de clients dans la base de données. Mais chacun de ces courriers sera personnalisé avec les
informations du client, grâce à ces champs de fusion. Ainsi, si nous avons 300 clients, nous
obtiendrons 300 courriers personnalisés, en ayant travaillé qu'une seule fois sur le courrier standard.
C'est tout l'intérêt du publipostage.

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Avant de commencer le publipostage, nous devons insérer et mettre en forme le tableau des
informations clients avec champs de fusion.

Le tableau est constitué de quatre lignes et quatre colonnes. Nous allons le créer à la volée,
comme nous l'avons appris dans un précédent support.

• Sélectionner le texte [Tableau] dans le document et le supprimer,

• Cliquer sur l'onglet Insérer pour activer son ruban,
• Cliquer sur le bouton Tableau,
• Puis glisser la souris sur une largeur et une hauteur de 4 cases chacune, puis cliquer,

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Le tableau est ainsi créé et déposé dans le document à l'emplacement où se trouvait le point
d'insertion, suite à la suppression du texte.

• Remplir ce tableau des mêmes informations que celles proposées par le modèle
• Sélectionner la première ligne du tableau en cliquant dans la marge gauche, en regard
de cette dernière,
• Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner la troisième ligne, formater
ces deux lignes en gras,
• Réduire légèrement la largeur de la première colonne grâce aux curseurs de la règle,
• Cliquer sur le petit symbole en haut à gauche du tableau pour le sélectionner
intégralement,
• Le centrer dans la largeur de la page à l'aide du ruban Accueil, section Paragraphe,

Avant de débuter à proprement parler du publipostage, il nous reste à réaliser l'entête et le

pied de page.
Double cliquer sur la partie supérieure vide du document, au-dessus du texte Les Mutuelles
Libre Sud,
Vous activez ainsi l'entête de la page.

• Cliquer sur l'onglet Insérer pour activer son ruban,

• Double cliquer sur le fichier logo-mutuelles.jpg, précédemment téléchargé, pour
l'insérer dans l'entête,
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 • Cliquer sur sa balise active, située en haut à droite de l'image,
• Dans la liste, choisir un habillage rapproché ou carré,

Ainsi, l'image et le texte peuvent cohabiter côte à côte, car nous devons encore ajouter des
informations dans l'entête de la page. De plus, cet habillage permet de déplacer l'image à
notre guise.
• Cliquer et glisser l'image, sur la droite de l'entête, dans les limites de la page, données
par les retraits sur la règles,

• Dans l'entête, saisir le texte Les Mutuelles Libre Sud ©,

• Le formater en taille 12 et lui appliquer un alignement centré,

Le symbole copyright se réalise très simplement avec Word. Il suffit de saisir la lettre c entre
parenthèses et lorsque vous enfoncez la barre d'espace, il se matérialise.

• Cliquer sur l'onglet Création pour activer le ruban dédié aux entêtes et pieds de page,
• Cliquer sur le bouton Atteindre le pied de page,

Vous basculez ainsi directement dans le pied de page, tout en bas du document.

• Saisir le texte Les Mutuelles Libre Sud - 26 Allée des pins - 06500 Juan,
• Le centrer dans la largeur de la page,
• Double cliquer sur le document pour valider la conception du pied de page,

Champs de fusion pour personnaliser dynamiquement chaque courrier

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L'image ci-dessus propose un extrait de la source de données Excel à lier avec cette lettre
type. Il s'agit de remplacer tous les termes marqués entre crochets afin de personnaliser le
courrier pour chaque client, en fonction des informations contenues dans les colonnes du
tableau pour que les champs de fusion puissent les relier.

• Cliquer sur l'onglet Publipostage pour activer son ruban,

• Cliquer ensuite sur le bouton Sélection des destinataires pour désigner la source de
données,
• Dans le menu, choisir Utiliser une liste existante,
• Double cliquer sur le fichier base-excel.xlsx à l'endroit où il a été téléchargé,
• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, accepter les choix par défaut en validant par
Ok,

Dans cette boîte de dialogue, Word indique en effet qu'il a détecté la ligne de titre. De plus il
confirme que le tableau va être importé depuis la feuille Base clients. C'est en effet son nom.
Encore une fois, si vous cliquez sur le bouton Modifier la liste des destinataires, vous obtenez
un aperçu de la source de données liée. Qu'il s'agisse donc d'un tableau Word ou d'un tableau
Excel, la manipulation, d'une grande simplicité, reste la même.

• A l'aide du bouton Insérer un champ de fusion du ruban Publipostage, remplacer tous

les termes entre crochets par leur champ correspondant de la source de données,

Seul le terme [Cher(e)] ne doit pas être modifié pour l'instant.

• Cliquer sur le bouton Aperçu des résultats du ruban Publipostage,

• Naviguer au travers des enregistrements à l'aide des boutons Suivant et Précédent du
ruban, pour faire défiler les courriers ainsi personnalisés,

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 • Cliquer de nouveau sur le bouton Aperçu des résultats pour stopper la simulation du
publipostage et revenir sur la conception de la lettre type,
• Sélectionner la deuxième ligne du tableau,
• Dans le ruban Disposition, section Alignement, cliquer sur le bouton Au centre à
gauche,
• Faire de même pour la quatrième ligne du tableau,
• Relancer la simulation du Publipostage à l'aide du bouton Aperçu des résultats
• Sélectionner le premier terme [Cher(e)] dans le courrier,
• Cliquer sur le bouton Règles dans le ruban Publipostage,
• Dans la liste, choisir Si...Alors...Sinon,
• Choisir le champ CIVILITE avec la liste déroulante Nom du champ,
• Conserver l'élément de comparaison est égal à,
• Taper Madame dans la zone Comparer avec,
• Saisir Chère dans la première Zone du dessous et Cher dans la seconde,
• Valider cette règle par Ok,
• Refaire la même chose pour le second terme [Cher(e)], dans la formule de politesse,

Nous décrivons par la règle l'accord que nous souhaitons réaliser pour le terme [Cher(e)]. Si le
champ CIVILITE pour le client est Madame, alors nous remplaçons le terme par Chère, sinon
cela signifie que le champ CIVILITE est Monsieur et donc, nous le remplaçons par Cher.
Remarque : Plutôt que de redéfinir la règle pour le second terme [Cher(e)], il est plus simple et
plus rapide, de copier et coller le champ résultant.
• Cliquer sur le bouton Aperçu des résultats du ruban Publipostage,
• Naviguer au travers des courriers ainsi personnalisés,

Il ne reste plus qu'à finaliser ce publipostage en imprimant tous ces courriers personnalisés
avec pour chacun, les informations d'un client différent.

• Cliquer sur le bouton Terminer et fusionner du ruban Publipostage,

• Dans la liste, choisir Imprimer les documents puis suivre les instructions des boîtes de
dialogues d'impression,

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