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FORMAO DE PREOS PLANILHA DE CUSTOS

INTRODUO
Voc deve estar refletindo sobre a necessidade e utilidade de participar de um curso sobre formao de preos. O momento scio econmico ainda, extremamente delicado. As famlias que so clientes da escola particular tm interesse em manter seus filhos ou a si prprios na rede particular. Seu padro de vida vem sendo corrodo pela perda na renda; que estava crescendo e mostra sinais de menor crescimento, sendo que os nossos custos crescem de forma descoordenada. Some-se a isso a exigncia da nossa clientela exigindo uma maior qualificao da escola. Com isso, a cada dia, somos obrigados a mostrar um diferencial em relao escola pblica, e esta, a cada dia oferecendo maior nmero de vagas. A reforma tributria, que nunca acontece, cria incertezas, pois nunca sabemos qual o humor dos legisladores e, principalmente do governo, quanto ao real interesse na arrecadao de impostos. Fala-se muito em reduo dos mesmos, mas, o que vemos a cada ano o aumento da taxao das empresas em nosso pas. Conseguimos incluir a escola no SIMPLES numa luta difcil e que criou uma alquota superior s exigidas s outras empresas e ainda, limitando a incluso do nosso segmento at o ensino fundamental. No segmento das escolas filantrpicas o grau de incerteza permanece. H uma clara inteno de acabar com esse direito. Na operao das escolas temos uma legislao que incentiva a inadimplncia, trazendo prejuzos operao da escola. Outra questo que merece nossa anlise de onde vem a nossa clientela. Nos ltimos anos a taxa de natalidade tem decrescido, principalmente na classe mdia. Somando-se a diminuio da renda das famlias, nossa clientela est restrita matrcula hoje existente na rede particular, isso na educao bsica. No ensino superior apesar do considervel contingente de jovens que terminam o ensino mdio, suas famlias, ou eles prprios, no possuem condies de financiar seus estudos. importante notar que as greves na educao pblica, quando ocorrem, no trazem ganho de matrcula no nosso segmento. Com a concorrncia no segmento est acirrada, acrescida ainda por um aumento na oferta de vagas nas escolas sem a devida contrapartida na procura por essas vagas esto exigindo, mais do que nunca, a qualificao da escola e a forma como vamos nos apresentar nossa clientela. (projeto pedaggico, preo, relacionamento). Com isso, a operao da escola particular vai exigir uma gesto profissional da nossa parte, quer seja no mbito interno quer seja no externo.

2 Dentro desse panorama a escola tem que fixar seu preo, que tem vigncia ANUAL; agravado ainda pela antecipao na divulgao do preo, antes mesmo de se conhecer o nus que pode ser efetivado atravs dos acordos salariais, da possvel reforma tributria, da falta de uma legislao definitiva para o setor, da Lei 9.870 Lei do Calote, do ambiente de certeza da Economia Mundial e ainda, pela constante tentativa do governo em tutelar a escola particular. Com todas essas incertezas imprescindvel escola conhecer sua estrutura de custos e o seu preo este em relao ao mercado e rentabilidade desejada (ou poderamos dizer: possvel). Nosso objetivo ser o de definir critrios para a apropriao de insumos com a finalidade de determinar, via estrutura de custos, o preo a ser praticado por cada estabelecimento de ensino para a sua anuidade escolar. A meta demonstrar, atravs da construo de um modelo que reproduza, de modo satisfatrio, a realidade dos custos de prestao de servios educacionais, reduzindo a margem de erro na execuo dos clculos, e por conseqncia, o erro na fixao do preo da anuidade escolar. A diversidade de estabelecimentos quanto ao tamanho dos investimentos, sua localizao, sua proposta pedaggica, sua clientela ou gama de cursos, determinar apurao de custos e preos diferenciados. Os critrios para apurao dos custos e a sistemtica de formao do preo devero ser transparentes e tecnicamente inquestionveis, quer seja para o conhecimento da comunidade educativa (NO NECESSRIO MOSTRAR A PLANILHA PARA ALUNOS E PAIS) quer seja para os rgos de controle do governo. Os encargos educacionais devem, obrigatoriamente, compatibilizar o preo com os custos, acrescidos dos tributos e da margem de remunerao (lucro). O que veremos nesse curso deve ser adaptado realidade da escola e sua estratgia.

APURAO DOS CUSTOS

Os custos com pessoal devem refletir o projeto pedaggico da instituio e adequados grade curricular do estabelecimento. Nas Despesas Gerais e Administrativas como elas ocorrem de modo irregular algumas sazonais importante que a apurao seja efetuada pela mdia mensal, tomando-se como base o consumo ou dispndio anual dos insumos, calculados pelo valor atual do consumo e/ou atualizados por ndice que reflita a variao efetiva dos custos no correr do perodo.

3 Aps a atualizao dos valores, estes devero refletir o planejamento para o ano seguinte. IMPORTANTE: A planilha de apurao de custos deve ser bem detalhada explicitando os custos apurados, pormenorizando as despesas.

PLANO DE CONTAS
O plano de contas deve refletir o que de fato acontece no dia-a-dia do estabelecimento. Aps a atualizao dos valores para o ano seguinte, o plano de contas da instituio dever ser agrupado de acordo com o definido nos Anexos do Decreto 3.274 de 6 de dezembro de 1999.

REGIME TRIBUTRIO
A direo da instituio deve analisar criteriosamente o regime tributrio da escola que definido no incio de cada exerccio fiscal. Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional so as formas de tributao. Converse com o seu Contador e veja em qual deles a sua escola melhor se enquadra. Lembre-se, uma escolha errada no regime de tributao poder ocasionar maior recolhimento de tributos por parte da escola.

DISCRIMINAO DAS CONTAS A SEREM APURADAS 1. DESPESAS COM PESSOAL

MUITO CUIDADO COM ESSA CONTA. Muitos, sem notar, inviabilizamse em funo de ao longo do tempo, estabelecer uma relao perversa entre as despesas com pessoal e a sua receita. Tradicionalmente recomenda-se que a escola gaste 34% da sua receita com pessoal sem encargos sociais. (cada escola tem encargos sociais que so pertinentes sua realidade). CASO A SUA ESCOLA ESTEJA DESPENDENDO VALOR SUPERIOR A ESTE, ACENDA O SINAL VERMELHO. A escola dever procurar criar estratgias que visem adequao e compatibilizao das despesas de pessoal com a receita.

1.1. PESSOAL DOCENTE

necessrio avaliar o impacto do possvel aumento salarial dos docentes. Para isto importante avaliar o comportamento a inflao. Os Tribunais do Trabalho, habitualmente, em caso de dissdio, repem o salrio, via sentena, pela variao do INPC/IBGE ocorrido no perodo da data-base. Outra questo que merece anlise criteriosa a tendncia das negociaes salariais. Habitualmente, quando a economia apresenta sinais de aquecimento, os sindicatos profissionais tendem a reivindicar aumentos reais de salrios, como ocorreu no ltimo acordo salarial de 2007, celebrado pelo SINEP-MG com o SINPROMG.

4 importante analisar tambm a evoluo do adicional por tempo de servio, pois essa rubrica alterada automaticamente quando o pessoal da casa completa 5, 10, 15, 20 anos. Com isso, caso no ocorresse correo dos salrios pela inflao, a folha de pagamento seria onerada em funo desse adicional. Quanto maior o tempo de contratao, maior o nus. No Ensino Superior a anlise do plano de carreira docente e a sua evoluo tambm impactam de forma contundente a estrutura de custos de pessoal da instituio. Some-se ainda as exigncias feitas pelo MEC em termos de tempo de dedicao do professor, o que implica em tempos fora da sala de aula bem como a exigncia de titulao. OBS.: No caso das escolas vinculadas a mantenedoras filantrpicas, devero ser atribudas aos religiosos, remunerao compatvel com as funes exercidas.

1.2. PESSOAL TCNICO ADMINISTRATIVO

Aplica-se o mesmo tratamento dado aos docentes. OBS.: No caso das escolas vinculadas a mantenedoras filantrpicas, devero ser atribudas aos religiosos, remunerao compatvel com as funes exercidas.

1.3. ENCARGOS SOCIAIS E TRABALHISTAS

Cada estabelecimento de ensino tem um percentual de encargos sociais prprio. Portanto importante que esta conta seja bem analisada a fim de se evitar apurao no compatvel com a situao real. Veja o anexo.

2. DESPESAS GERAIS E ADMINISTRATIVAS 2.1. DESPESAS COM MATERIAL

Lanar aqui as despesas com: material didtico, material de expediente, material de esporte, lazer, etc. veja como o comportamento desta rubrica. Deve-se levar em conta o aumento ou diminuio do nmero de alunos, aumento de pessoal, etc.

2.2. CONSERVAO E MANUTENO

Lanar aqui as despesas com material de limpeza, material de conservao e manuteno, peas e acessrios, ferramentas de consumo, etc.

2.3. SERVIOS DE TERCEIROS

Lanar aqui as despesas com servios de contabilidade, jurdico, manuteno, pintura, prestao de outros servios como informtica, servios terceirizados, etc.

2.4. SERVIOS PBLICOS

Lanar aqui as despesas com gua, luz e telefone. Muito cuidado com essa rubrica, pois esses preos so administrados pelo Governo e so corrigidos pela variao do IGPM-FGV.

2.5. OUTRAS DESPESAS TRIBUTRIAS

Lanar aqui as despesas com IPTU (quando for o caso), taxas, contribuies (inclusive contribuies ao sindicato econmico [contribuio social e contribuio sindical]), IPVA, taxa de limpeza urbana, IOF e PIS (sobre a folha de pagamento exclusivo para escolas sem fins lucrativos).

2.6. ALUGUIS
Lanar aqui as despesas com aluguis de imveis, mquinas e equipamentos, arrendamentos mercantis, etc. Ateno: aluguis de imveis defasados ou com questionamento judicial podero ser lanados pelo valor de mercado, obtido atravs de cotao de no mnimo, trs imobilirias da cidade, com imvel compatvel com o da escola.

2.7. DEPRECIAO
Lanar aqui a depreciao. Para tanto, contate seu contador. Devem ser computados todos os itens que compem o ativo da escola. Equipamentos com obsolescncia acelerada (+ ou 3 anos percentual de 33,33% a.a. ou 2,78% a.m. (ex.: equipamentos de informtica). Mveis, utenslios, ferramentas, mquinas e equipamentos percentual de 10% a.a. ou 0,83% a.m.. Veculos percentual de 20% a.a. ou 1,67% a.m. e imveis e benfeitorias percentual de 4% a.a. ou 0,33% a.m).

2.8. PR-LABORE
Lanar aqui a remunerao dos administradores. Somente podem ser computados os valores pagos a scios que trabalhem na instituio. Os valores pagos devem ser compatveis com os do mercado. A critrio da escola podem ser observados os limites previstos na legislao do IR para fins de aplicao do lucro real.

2.9. OUTRAS DESPESAS

Lanar aqui despesas com vale transporte, fretes e carretos, combustvel, lanches e refeies, jornais, revistas e peridicos, treinamento, cursos, publicidade, fotocpias e autenticaes, viagens e estadias, seguros, editais, comisses e taxas bancrias, sade do trabalhador, proviso para devedores duvidosos. No caso da inadimplncia, em funo dos altos ndices registrados nos ltimos anos, imperioso que as escolas provisionem perdas, tomando como base no ndice de inadimplncia registrado nos anos

6 anteriores. Vale ressaltar que a legislao do IR prev, para fins de deduo na apurao do Lucro Real, a alquota de 1,5% sobre a receita contratada. Caso o estabelecimento queira utilizar ndice superior, dever comprovar a incidncia real da inadimplncia, desde que esgotadas todas as possibilidades de cobrana (ex.: cobrana, protesto, execuo) sem o seu efetivo recebimento.

3. ENCARGOS SOBRE A RECEITA 3.1. ISS

As alquotas variam de cidade para cidade. (ex.: BH 2%, Juiz de Fora 5%). Podem variar entre 2% a 6%. As escolas filantrpicas so isentas desse imposto. Ateno: as escolas que esto no Regime Tributrio do Simples Nacional recolhem esse tributo em conjunto com os demais tributos, em uma nica guia.

3.2. PIS
Alquota de 0,65% sobre o faturamento. No caso das filantrpicas o recolhimento desse tributo efetuado com base em 1% do valor da folha de pagamento.

3.3. COFINS
Alquota de 3%. Filantrpicas so isentas.

3.4. CONTRIBUIO SOCIAL SOBRE O LUCRO

Para efeito de formao do preo utilizaremos a alquota das escolas que optarem pelo Lucro Presumido. 1,08%. As filantrpicas so isentas.

3.5. IMPOSTO DE RENDA

Para efeito de formao do preo utilizaremos a alquota das escolas que optarem pelo Lucro Presumido. 4,8%. As filantrpicas so isentas.

3.6.

SIMPLES NACIONAL

As escolas que podem optar pelo sistema diferenciado SIMPLES NACIONAL recolhem os impostos acima com base nas alquotas definidas no ANEXO III da Lei 123/2006, de acordo com sua faixa de receita. [os itens de 3.1 a 3.5 esto contemplados nessas alquotas].

3.7. VALOR LOCATIVO

Este componente de custo um custo econmico e pode ser apropriado de trs maneiras:

7 I. Considerando-se o valor de mercado do aluguel do imvel, determinado pela cotao fornecida por, pelo menos, trs imobilirias locais; II. Adotando-se o percentual de at 1% (um por cento) do valor de venda do imvel. Tambm deve ser baseado em trs avaliaes efetuadas por, no mnimo, trs peritos ou empresas especializadas; III. Adotando-se a alquota de 8% (oito por cento) da receita. Escolas que possuem imvel prprio podem apropriar na formao do preo, remunerao de 8% sobre a receita projetada.

3.8. MARGEM
O preo de qualquer bem ou servio determinado pelos custos de produo acrescidos de uma margem de lucro. Este o princpio da livre iniciativa.

PREO = CUSTO + LUCRO

Para a manuteno e expanso de qualquer atividade econmica fundamental a estabilidade da relao preo/custo e margem de lucro. O conceito de lucratividade est ligado diretamente ao investimento, pois, como se sabe, o objetivo maior de todo sistema capitalista o lucro, como condio essencial para que haja investimento, restando definir o que remunerar, a que taxa remunerar e como remunerar. Nosso segmento no muito afeito a anlise de custos. Isto dificulta a administrao da atividade e do negcio, reduzindo ainda a capacidade d argumentao organizada frente s sucessivas intervenes governamentais. A excessiva interveno criou um conceito errado da relao custo/preo. O segmento passou a entender que quanto maior o custo, maior seria a margem de lucro. Esse conceito fere a realidade atual que exige, determina, otimizao dos custos (mantida a qualidade), como forma de maximizar o lucro, mantendo os preos compatveis com o poder aquisitivo de nossa clientela e ou mercado. Outras questes importantes na determinao do lucro ou supervit: A compatibilizao dos preos com os custos dever ser feita levando-se em conta com o planejamento pedaggico, financeiro e econmico do estabelecimento; A compatibilizao dos preos dever levar em conta a clientela, a concorrncia e o momento scio econmico que estamos vivendo; Estratgia da escola no tocante poltica de subsdios para sries iniciais, objetivando criar clientela cativa; Projetos definidos para implantao a curto e mdio prazos de: ampliao das atividades ou das instalaes, reformas, pesquisas,

8 compra ou substituio de equipamentos e veculos, processos de informatizao, etc. Previso para evaso e inadimplncia.

A estabilizao da economia gera segurana para a atividade empresarial, mas, em contrapartida elimina a possibilidade de ganho especulativo, prprios de economias com altos ndices inflacionrios. No existe mais ganho no mercado financeiro, mas apenas ganho com o resultado operacional. As escolas filantrpicas devero computar este item, a ttulo de resultado, para a sua manuteno competitiva no mercado.

DIMENSIONAMENTO DA MARGEM DE LUCRO

a. A escolha da margem de lucro a ser atingida no tarefa fcil, pois envolve sempre alguma dose de arbitrariedade, porm, isto no significa dizer que no se possa refletir sobre o assunto e estabelecer alguns princpios bsicos que orientem a escolha em questo. b. Como primeiro passo, importante definir de maneira simples a noo de retorno da atividade. natural que comecemos por a, uma vez que a remunerao da atividade um guia fundamental para se aferir se essa economicamente compensadora ou no. c. Vamos definir as seguintes relaes: Margem lquida (l) = Lucro Lquido Faturamento Giro (g) = Faturamento Ativo Retorno (r) = Lucro Lquido x Lquido Faturamento Onde: Lucro Lquido = Lucro deduzido dos impostos; Faturamento = Receita da atividade e, Ativo = Total dos bens e direitos da instituio. Ento, poderemos escrever: r = l g Faturamento = Lucro Ativo

Ativo

9 A expresso acima auxilia em muito, a compreenso do problema em pauta. Antes de tudo, revela que a taxa de retorno no depende apenas da margem de lucro. Depende tambm do giro do negcio, isto , da relao entre o faturamento num dado perodo de tempo e o total do ativo investido. A taxa de retorno de diferentes atividades determinada ento por distintas combinaes de l e g. um retorno elevado, por exemplo, pode ser o resultado de uma margem baixa e um giro muito alto e vice-versa. Em geral l e g so condicionados por caractersticas particulares de cada atividade econmica. Um caso clssico, sempre citado como exemplo, o dos supermercados. Esses estabelecimentos geralmente operam com uma margem baixa. Em compensao, o seu giro elevadssimo. Por outro lado, outras atividades apresentam um giro bastante reduzido, principalmente as que possuem expressivas imobilizaes em prdios, instalaes, equipamentos, etc. Neste caso seria necessria uma margem mais elevada de forma a proporcionar um retorno adequado. O que seria um retorno adequado? Esta noo varia muito de lugar para lugar e de perodo para perodo. Por um lado, economias jovens, em rpido processo e crescimento, geralmente apresentam taxas de retorno mais elevadas do que as de economias maduras, j desenvolvidas. Por outro lado, em perodo de instabilidade econmica os riscos crescentes fazem com que as margens tendam a se elevar. No incomum tomar as aplicaes financeiras como padro de referncia bsica para comparaes sobre o retorno do capital na produo, no comrcio e na prestao de servio. Neste caso, o referencial mais comum a caderneta de poupana que proporciona um retorno real de 6% ao ano. Este retorno no elevado porque o risco na caderneta de poupana praticamente nulo. Outras aplicaes, com liquidez semelhante da caderneta, porm sem as mesmas garantias, oferecem retornos superiores. No simples calcular o retorno real lquido mdio das mltiplas modalidades de aplicaes financeiras existentes no Brasil nos ltimos anos. Entretanto, certamente no estaramos muito longe da realidade se vissemos a admitir que tivesse oscilado entre 9% e 12%. Considerando que os riscos da atividade empresarial so normalmente superiores aos de uma aplicao financeira, seria, ento, razovel admitir que uma rentabilidade de 12% fosse algo que pudesse ser considerado adequado. Conhecido o giro, atravs de informaes contbeis e estabelecido o nvel de retorno desejado, a margem lquida seria ento fixada de forma a produzir aquele nvel de retorno. Os giros de diferentes unidades de um mesmo setor de atividade certamente se

10 diferenciaro uns dos outros em funo da maior ou menor imobilizao patrimonial. Quanto maior (menor) o giro, menor (maior) a imobilizao, e, portanto, menor (maior) a margem requerida para atingir o retorno desejado. Do ponto de vista tcnico o clculo de g simples, bastando para isso a utilizao de informaes contidas nos balanos contbeis. Todavia, no caso das instituies de ensino existem dificuldades. Devido ao controle governamental na fixao de preos, o faturamento corrente das escolas apresenta distores, no devendo, por isso, ser utilizado no clculo de g, porm, sabe-se que as instituies de ensino possuem um giro bastante reduzido, possivelmente no muito distante de 1 (um). Assim sendo, caso admitssemos que g fosse aproximadamente igual a 1 (um), r poderia ser considerado igual a l e fixado tambm em 12%. O valor de 12% para o retorno da atividade, aqui proposto, est muito abaixo do que sugere um estudo apresentado na VI Reunio Conjunta dos Conselhos de Educao1 que prope 18%, sendo 10% a ttulo de cota de risco devido evaso escolar e 8% como rentabilidade propriamente dita. Neste estudo, o relator, Padre Vasconcelos (posteriormente Presidente do Conselho Federal de Educao), reconhece que redito ou lucro, constitui incentivo necessrio a qualquer organizao e meio indispensvel de expanso e de desenvolvimento. Reconhece, alm disso, que o problema, em qualquer setor, mas, sobretudo no educacional, estabelecer-lhe o quantum razovel, evitando abusos. 1 Pe. Jos Vasconcelos, VI Reunio Conjunta dos Conselhos de Educao, Rio de Janeiro, 1969.

INSERO DA MARGEM
A partir da definio, por parte da escola, do percentual da Margem de Lucro/Resultado, o mesmo deve ser lanado como parte do preo e no do custo.

4. OUTRAS DEFINIES IMPORTANTES NMERO DE ALUNOS

imprescindvel que a escola determine, por estimativa, o nmero de alunos. Ele serve para o rateio dos custos e apurao da receita necessria (total dos alunos pagantes). Uma avaliao pormenorizada do comportamento da matrcula e transferncias, num perodo de, no mnimo 3 anos, alm da anlise do contexto poltico, econmico e social; que poder influenciar o acrscimo ou a diminuio da matrcula. Uma projeo mal elaborada neste particular poder levar a escola a insolvncia, na impossibilidade de correo do erro via majorao do valor da anuidade. O anexo, Previso de Alunos ser de grande utilidade na formao do preo da instituio.

11 As gratuidades, integrais ou parciais, concedidas por fora de exigncia legal ou a alunos comprovadamente carentes, devero ser computadas para clculo de alunos no pagantes.

GRADE CURRICULAR OU CURRCULO DO CURSO

Outra questo importante que dever merecer anlise acurada a grade curricular ou currculo do curso do estabelecimento. Esta dever ser compatvel com o projeto pedaggico da instituio. Cuidado para no oferecer aulas desnecessrias que s aumentem o custo da anuidade, sem resultado prtico no projeto pedaggico.

Elaborao:
Henrique Pinto dos Santos 1995 Revisado e atualizado em set/2000, set/2003, set/2007/,set/2008.