Guide du porteur

D I S P O S I T I FS
R É G I O N AU X D ’A C T I O N
I N T E R N AT I O N A L E
2 3

La Région Île-de-France fonde sa stratégie internationale sur 4 grands objectifs :

E D I TO
Objectif n°1
« La Région souhaite accompagner les initiatives des
Renforcer la
acteurs de son territoire engagés à l’international en position de l’ Île- Objectif n°3
Objectif n°2
créant un dispositif qui leur est dédié. Ce dispositif a pour de-France sur la
Objectif n°4
objectif de soutenir en particulier les projets contribuant scène Préserver une
internationale en Mettre l’accent
à atteindre les objectifs de développement durable capacité d’action
capitalisant sur sur le Promouvoir la
en matière de
(ODD), adoptés par l’Assemblée Générale des Nations les liens forts développement
solidarité
francophonie
économique
Unies en 2015 ainsi que des projets concourant à la qui unissent de internationale
nombreux
promotion de la Francophonie conformément à la
Franciliens à leurs
Stratégie adoptée en la matière. pays d’origine

La stratégie géographique de la Région vise à la fois à

renforcer les liens avec les pays d’origine des Franciliens, à
cibler des zones ayant un intérêt économique fort pour les
acteurs de l’Île-de-France et à promouvoir la Francophonie
à travers le monde.»
Ce guide a pour vocation d’accompagner le porteur de projet de solidarité (objectifs 1, 3
et 4) et lui fournir les réponses aux questions et anticiper les difficultés qu’il pourrait
rencontrer dans sa démarche de recherche de financement auprès de la Région Île-de-
France.

Anne-Louise MESADIEU
Déléguée spéciale en charge du développement solidaire
Toutes les informations sur les programmes opérationnels régionaux sont disponibles sur :
www.iledefrance.fr/actions-internationales
Le service Coopération internationale et européenne accompagne les porteurs de projets
dans leurs demandes de subvention. Pour toute demande, écrire à :
actionsinternationales@iledefrance.fr
4 5

L ES D I S P O S I T I FS R EG I O N AU X :

Dispositif AIF Dispositif AIF

Fonds Minorités
Volet Actions Internationales Volet Francophonie
Algérie, Arménie, Brésil, Canada, Chine,
Côte d’Ivoire, Corée du Sud, Etats-Unis,
Zone d’intervention Inde, Israël, Japon, Liban, Madagascar,
Tous les pays
Irak, Syrie, Turquie, Liban, Jordanie, Iran,
Mali, Maroc, Mauritanie, Russie, Egypte
Sénégal, Territoires palestiniens,
Tunisie, Vietnam.
Siège du porteur
de projet Région Île-de-France Région Île-de-France France

50% max. du montant total : 80% max, min 25 000€*

Taux de participation - investissement : min 25 000€ *Seuls les projets d’investissement 50% du montant total
régionale - fonctionnement : min 10 000€ peuvent être soutenus

Concourt à l’apprentissage de la langue

Concourt, à portée immédiate ou par
française, au rayonnement de la culture
l’accompagnement dans la durée, au
francophone, à l’affirmation de
Concourt à l’atteinte d’un ou plusieurs soutien à des populations victimes de
Prérequis nouvelles solidarités, à la promotion des
des 17 ODD violences religieuses, ethniques et
échanges dans les secteurs de la
sexuelles au Moyen-Orient, en
recherche et de l’innovation et aux
Avis favorable de l’ambassade française particulier les Chrétiens et les Yézidis.
échanges économiques francophones.
sur place
Avis favorable de l’ambassade française
Avis favorable de l’ambassade française
sur place
sur place
Durée conseillée
du projet Fonctionnement : maximum 2 ans
Investissement : maximum 3 ans
 6 SOMMAIRE

VIE D’UN PROJET

VO L E T I

1. La demande de subvention sur Mesdemarches ........................... p. 9

1
2. Calendrier d’une demande de subvention ………………..………......... p. 15
3. L’instruction de la demande de subvention ................................. p. 16
4. La signature d’une convention de subventionnement ………………. p. 22
5. La gestion et le paiement du projet ............................................. p. 24
7. L’archivage du projet .................................................................. p. 29
8. Le règlement des litiges .............................................................. p. 29

Comment constituer un
dossier de demande de
VO L E T I I

LES RÈGLES À RESPECTER

1. Les règles d’éligibilité du porteur………...……………………………………
2. Les règles d’éligibilité du projet ………....……………………………………
p. 32
p. 33
subvention ?
3. L’engagement de recrutement des stagiaires ………...………..……… p. 34
4. La charte de la laïcité ………...……………………………….………………….. p. 36
5. Les types de dépenses ………...…………………………..……………………… p. 37
6. Le calcul de l’aide ………...…………………………..……………………………. p. 41
3. Les règles en matière de communication ………...……………………… p. 42

Contacts utiles ………...………………………………………………………….……… p. 43

4 9

1. La demande de subvention sur Mesdemarches

PAR QUOI COMMENCER ?

Où déposer une demande de financement ?

Pour effectuer une demande de financement auprès du Conseil régional Créer un compte Créer une demande de
d’Île-de-France, il suffit de se rendre sur la plateforme: personnel subvention
Pour une première demande de
www.mesdemarches.iledefrance.fr subvention sur la plateforme régionale Pour créer une demande de
Mesdemarches, il sera nécessaire de subvention, cliquer sur « Déposer une
créer un compte personnel qui demande d’aide », présent dans
donnera accès à l’espace de la l’accueil de chaque espace.
structure porteuse du projet. La création d’un dossier de demande
de subvention s’organise en deux
étapes :
Attention ! Une adresse mail ne
peut être reliée qu’à un seul
• Étape 1 : demande de subvention /
numéro SIRET. Veuillez indiquer
identification du dispositif d’aide :
Quand déposer une demande ? tout changement de numéro SIRET
Actions internationales,
ou de personne référente au sein
Francophonie ou Fonds de soutien
Les candidatures sont ouvertes en continu et il n’y a donc pas de date du service instructeur de votre
aux minorités du Moyen-Orient.
structure.
butoir à respecter. Les dossiers déposés sont instruits au fil de l’eau dans
la perspective d’une commission. Cette dernière se réunit tous les deux Une fois la connexion établie, il est • Étape 2 : renseigner le formulaire de
mois environ entre mars et novembre. alors possible de commencer une demande de subvention. Il faudra y
demande de subvention. joindre des pièces justificatives telles
qu’indiquées.
Les phases d’instruction et de préparation des commissions engendrant
différents impératifs, le dépôt des dossiers doit être effectif 3 mois avant
la commission concernée.
Les champs signalés par un astérisque sont obligatoires.

Attention à bien enregistrer les saisies à chaque étape. Ce n’est qu’après la validation
effective du dossier que le service instructeur pourra en prendre connaissance et procéder à
son instruction.

Pour tout problème sur la plateforme Mesdemarches, contacter

mesdemarches@iledefrance.fr
10 11

SELECTIONNER LE DISPOSITIF D’AIDE Item 2 : Contact

CONCERNE (TELESERVICE) :
Renseigner le représentant légal de l’opération (habilité à engager la structure, ex. le ou la
Vous avez la possibilité de rechercher
présidente de l’association) ainsi que le référent de l’opération en charge de la gestion de la
le téléservice soit :
Sélectionnez le téléservice sur lequel demande de subvention (du dépôt de la demande de subvention au paiement). Tout
• par libellé ;
vous souhaitez déposer une demande changement de personne ou de coordonnées doit être signalé à l’autorité de gestion.
• par famille de tiers, c’est-à-dire le
type de personne : particulier ou d’aide : Actions internationales,
Francophonie ou Fonds de soutien aux Les dispositifs internationaux de la Région Île-de-France ne s’adressent pas aux personnes
structure (association, entreprise,
minorités du Moyen-Orient. physiques.
collectivité territoriale…).

La liste de choix ne fait apparaître que

les téléservices ouverts (appel à projets
Item 3 : Projet
en cours).
 Dates prévisionnelles

Renseigner les dates prévisionnelles de début et de fin de réalisation physique du projet,

FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION
Le projet renseigné concourt dans tous ses éléments à la politique internationale de la
Région et aux priorités énoncées dans la stratégie internationale régionale. Il est dès lors
important de rappeler aussi souvent que nécessaire le lien entre les actions, besoins et
ressources du projet et ces priorités.
c’est-à-dire la période pendant laquelle les dépenses sont réalisées. Pour rappel, la Région
Île-de-France ne soutient pas des projets déjà entamés.
Décrire également le déroulement du projet et ses différentes phases depuis son démarrage
jusqu’à sa fin. Chaque phase reprend les différentes actions nécessaires à la réalisation du
projet.
 Localisation

Renseigner la localisation du projet, et non de la structure.

Item 1 : le porteur
Les informations permettent d’identifier la structure bénéficiaire de l’aide financière.
• Dans le cas où votre compte est déjà lié à une structure, vous aurez la possibilité de
modifier vos informations dès l’espace personnel en cliquant sur « éditer »
• Dans le cas où votre compte n’est pas encore lié à une structure, vous devrez compléter
l’ensemble des champs obligatoires concernant votre structure.
 Description détaillée du projet
Il s’agit de présenter plus en détail le contexte précis du projet (contexte institutionnel, état
des lieux, contraintes, etc.) ainsi que les actions concrètes mises en œuvre dans le cadre du
projet et leurs objectifs. Une attention toute particulière devra être portée au renseignement
des ressources humaines et des moyens matériels et techniques employées sur le projet,
ainsi que de l’expertise francilienne et française (entreprises, associations sollicitées pour le
projet) mobilisée.

 Avis de l’ambassade du pays concerné et/ou le Centre de crise et de soutien

Pour une personne morale le n° SIRET est obligatoire et contrôlé dès cet écran.
Les autres champs obligatoires doivent être complétés au moins avant le dépôt
de la demande. Ils diffèrent selon le type de structure.
Il est essentiel d’informer l’ambassade de France du pays concerné de votre projet. La preuve
de la prise de contact est à joindre avec les pièces du dossier. L’avis de l’ambassade sera
recueilli par la Région. Nous vous conseillons de solliciter le service de coopération de
l’ambassade pour lui présenter votre projet en amont de l’instruction.
12 13

 Plan financier
Dès le début de la demande de subvention, il est important d’anticiper les pièces à joindre,
Un projet comprend un plan de financement équilibré en dépenses et en ressources, l’obtention de certaines d’entre elles pouvant nécessiter certains délais.
conforme au règlement du dispositif. Ces éléments sont essentiels à l’instruction du dossier.

• Les dépenses

Toutes les dépenses liées au projet ne sont pas éligibles, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent pas Les pièces justificatives sont :
toutes être prises en compte dans la demande de subvention.

Les dépenses éligibles constituent la base subventionnable par la Région. La base

subventionnable diffère selon qu’il s’agit d’un projet d’investissement ou de fonctionnement.
Le soutien de la Région ne peut porter que sur l’un des deux types de dépense.

Document attestant Délégation

la capacité du représentant légal éventuelle de signature

RIB/IBAN/Code BIC Accord concernant

la mesure 100 000 stages et
• Les ressources prévisionnelles la charte de la laïcité

Le tableau des ressources prévisionnelles doit renseigner l’ensemble des financements

intégrés au projet, qui couvrent la même période et la même assiette éligible que les
dépenses.
Attestation de non récupération Document attestant de
Les ressources doivent être accompagnées des pièces justifiant de l’engagement de chaque
de la TVA, le cas échéant l’engagement de chaque financeur
cofinanceur, privé ou public (notification, convention, proratisation, attestations…).

QUELLES SONT LES PIÈCES JUSTIFICATIVES

ACCOMPAGNANT UNE DEMANDE DE SUBVENTION ?
Justificatifs de chacune des Gouvernance (convention de
dépenses prévues partenariat notamment) et preuve
Il est nécessaire de joindre plusieurs pièces additionnelles à toute candidature : il convient de
d’information aux autorités locales
justifier de la capacité administrative, juridique et financière à déposer une demande de
subvention.
Indicateurs prévisionnels du projet et Plan de financement
éléments sur la pérennité du projet du projet
(Projet d’investissement : business
plan à 3 ans et gouvernance)
 15

2. Calendrier d’une demande de subvention

Tout dossier reste modifiable sur la plateforme jusqu’à l’envoi au service instructeur. À cette issue,
il sera uniquement consultable. Le dossier pourra ensuite être complété lors de l’instruction, en
lien avec le service instructeur.

1
POUR LES ENTREPRISES POUR LES ASSOCIATIONS Dépôt sur
mesdemarches.iledefrance.fr
Extrait KBIS, ou inscription au Statuts, copie de publication au JO
registre ou répertoire concerné, ou récépissé de déclaration en Le traitement des dépôt se fait au fil de
dernière liasse fiscale complète de préfecture, liste des membres du l’eau 2
l’année écoulée, rapport. CA.
Instruction
Durant cette phase, l’administration
mène l’instruction de votre projet en
3 examinant particulièrement : la
complétude, l’éligibilité des dépenses
et la qualité du projet.
POUR L’ENSEMBLE DES PORTEURS DE PROJET
Soumission pour avis
Il convient de justifier du caractère réaliste des projections effectuées pour Si le dossier est complet, votre projet
déterminer le plan de financement : est soumis à l’avis de l’éxécutif qui
choisit de l’inscrire ou non à l’ordre du 4
- Justificatifs de l’assiette des dépenses (factures, devis) ; jour d’une CP.
- Justificatifs des taux d’affectation (ex : lettre de mission) ; Commission Permanente
- Justificatifs des projections effectués pour déterminer le plan de
financement prévisionnel (ex : devis, bulletins de paie). Les Commissions permanentes ont lieu
environ tous les deux mois entre mars et
5 novembre.
Si le dossier a été inscrit à l’ordre du jour,
votre projet est soumis au vote des élus.
Communication de la décision
Vous recevez soit un courrier de
notification de la subvention accordée,
soit un courrier de rejet.
Les services peuvent vous tenir
informé de l’inscription de votre projet
à l’ordre du jour de la prochaine CP.
16
3. L’instruction de la demande de subvention
L’INSTRUCTION DE LA DEMANDE
Au cours de l’instruction, le service instructeur analyse l’éligibilité et l’opportunité de la
demande. À ce stade, des échanges peuvent avoir lieu, notamment au sujet du plan de
financement.
L’instruction par les services se divise en trois phases successives :
-La recevabilité ; vérification de la présence de l’ensemble des pièces obligatoires, sans
analyse de celles-ci
-L’éligibilité ; vérification de la concordance du projet avec les critères du dispositif et
analyse des justificatifs fournis
-L’opportunité ; analyse de la qualité du projet et de sa pertinence pour l’atteinte des
objectifs de la politique régionale au regard des critères définis par les élus.
L’ensemble des critères utilisés par les services sont définis dans le règlement
d’intervention du dispositif que vous pouvez obtenir sur simple demande. Voir :
www.iledefrance.fr/actions-internationales-et-francophonie
L’objectif de l’instruction est à la fois d’identifier les projets qui participent à la mise en
œuvre de la politique décidée par les élus, et de vous accompagner dans la préparation
de votre dossier. Ainsi c’est une phase d’échange avec les services au cours de laquelle
vous pourrez être sollicités par mail et téléphone pour apporter des pièces
complémentaires ou des précisions sur votre projet.
17
LES CRITÈRES D’INSTRUCTION
Cohérence avec les besoins identifiés sur le terrain et les politiques locales du
territoire d’intervention : il est important que votre projet réponde à un besoin réel et
que les conditions locales (institutionnelles, politiques, sociale, etc) soient prises en
compte dans les moyens mis en œuvre pour répondre à ce besoin.
Expérience et capacité opérationnelle, technique et financière du bénéficiaire et de
ses partenaires, sur le territoire et sur la thématique : pour assurer le bon
déroulement, la faisabilité du projet, le service instructeur de la Région évalue les
capacités des acteurs à mettre en place un projet. Des avis extérieurs peuvent être
sollicités sur les bénéficiaires et partenaires du projets (Ambassade de France
notamment).
Qualité du volet suivi/évaluation du projet, notamment sur la pertinence des
indicateurs : il est important que les projets s’inscrivent dans le temps et aient un
effet durable sur le territoire. La meilleure façon de s’en assurer/de convaincre/ de
prouvé la durabilité est de prévoir des indicateurs de réussite/de mesure d’impact
concrets.
Appropriation par le territoire ou la population ; rôle du partenaire et l’articulation
avec l’action des pouvoirs publics locaux.
Faisabilité et crédibilité budgétaire : la meilleure manière de prouver la faisabilité et
la crédibilité d’un budget est d’en produire un le plus détaillé possible (tous les postes
de dépenses) et avec le plus de justificatifs disponibles (devis, fiches de paie, etc). Un
plan de viabilité post financement de la Région est également un plus qui renforce la
crédibilité.
Envergure du projet au travers notamment du nombre de bénéficiaires ciblés.
18
Quand le projet présente une certaine technicité, l’instructeur peut solliciter une expertise
ou un conseil externe au service instructeur.
À l’issue de l’instruction, le dossier peut obtenir un avis motivé au regard de l’éligibilité
et de l’opportunité du projet.
LA RECEVABILITÉ DE LA DEMANDE
Le service instructeur acte dans un premier temps, la conformité et la complétude de la
demande d’aide, sans préjuger de son éligibilité.
Si le dossier n’est pas recevable en l’état, le service instructeur demandera de transmettre
dans les plus brefs délais les éléments manquants. Les demandes de subvention incomplètes
en absence de réponse du porteur de projet pourront être rejetées.
D’autre pièces justificatives, notamment relatives aux dépenses et ressources, pourront
être sollicitées durant la phase d’instruction.
19
L’ÉLIGIBILITÉ
Lors de la phase d’éligibilité, le service instructeur étudie la conformité de la demande aux
critères suivants :
- L’éligibilité du porteur de projet : type de structure, durée d’existence, adresse ;
- L’éligibilité du projet : type de projet, pays de réalisation, participation à l’atteinte des
ODD ;
- L’éligibilité du partenariat (sauf Fonds de soutien minorités) : nature du partenaire,
qualité de la convention ;
- L’éligibilité du budget : concordance avec les critères d’intervention en montant et en % ;
- L’éligibilité du calendrier du projet : le projet ne doit pas avoir débuté avant le vote et ne
doit pas dépasser une période de réalisation de 2 ans en fonctionnement, 6 en
investissement ;
- L’éligibilité au regard des politiques régionales : charte des valeurs de la République et de
la laïcité, engagement au titre de l’initiative 100 000 stages.
L’OPPORTUNITÉ
L’analyse en opportunité est une analyse relative dont le but est d’identifier les meilleurs
projets. Ceux-ci seront retenus au regard des critères fixés mais aussi de la qualité des autres
projets déposés, du budget disponible, des priorités de l’exécutif régional. Les critères
utilisés sont les suivants :
▪ La cohérence avec les besoins identifiés sur le terrain et les politiques locales du
territoire d’intervention : le projet doit répondre à un besoin local identifié et qualifié si
possible par des travaux d’analyse du territoire. Le porteur de projet doit également
présenter l’inscription du projet dans le contexte institutionnel local et montrer
comment il participe aux politiques locales à travers a minima une lettre de soutien de
la mairie du lieu de réalisation du projet.
20 21
3

Qu’est-ce qu’une convention

régionale ?
22
4. La signature d’une convention de subventionnement
A l’issue de la Commission Permanente, un courrier de notification vous fait part
de la décision prise concernant votre projet.
Le représentant légal de la structure bénéficiaire de la subvention devra signer la
convention transmise par la Région, sans y mettre de date, puis la retourner pour
signature de la présidente du Conseil régional. Elle sera alors datée.
Cette convention est un acte juridique qui engage la structure pendant
toute la réalisation du projet. Elle lie le bénéficiaire au Conseil régional.
Elle contient des informations précieuses pour la bonne exécution du
projet : un objet, une période de réalisation, le montant de la subvention,
les modalités de paiement de cette subvention, les conditions de
versement de cette aide et les obligations du bénéficiaire.
Il est important de la conserver car il pourra être nécessaire de s’y
référer au cours de l’avancement du projet.
23
3
LA PÉRIODE DE RÉALISATION DU PROJET
La mise en œuvre du projet ne peut démarrer avant la date de la commission
permanente ayant attribué la subvention. Les dates de début et de fin du projet
sont contractuelles et sont précisées dans la convention.
LE MONTANT DE LA SUBVENTION RÉGIONALE
Le montant de la subvention régionale fait l’objet d’un article de la convention.
Celui-ci précise le coût total éligible du projet, le montant maximum prévisionnel
de la subvention et le pourcentage de cette subvention par rapport au coût total
éligible.
Si le plan de financement est modifié, il est nécessaire d’en informer le service
instructeur, afin que le dossier soit réexaminé. Le montant de la subvention n’est
pas définitif mais constitue un plafond. Il sera recalculé au moment de la
demande de paiement en fonction du montant des dépenses qui auront été
réalisées et justifiées et des cofinancements reçus. Ainsi, si le montant des
dépenses est moins élevé que prévu ou si le projet a obtenu plus de
cofinancements, le montant de la subvention régionale sera revu à la baisse.
Attention ! La transmission des informations relatives au suivi du projet
est obligatoire. Dans le cas contraire, la subvention peut être suspendue.
24
UNE CONVENTION EST-ELLE MODIFIABLE ?
En cas de modification du projet intervenant en cours d’exécution et portant sur ses
objectifs, ses dates de réalisation ou ses caractéristiques techniques et financières, il sera
nécessaire d’informer le service instructeur. La commission permanente décidera de la
modification de la convention, par voie d’avenant.
Si le bénéficiaire demande une prorogation au service instructeur, il doit le faire bien avant la
date de fin prévue à la convention et justifier le retard.
En cas d’abandon du projet, une résiliation de convention est possible, par voie écrite. Il sera
alors demandé de reverser les montants déjà perçus, le cas échéant.
5. La gestion et le paiement du projet
COMMENT ASSURER UN BON SUIVI DU PROJET ?
Tout bénéficiaire de fonds régionaux doit transmettre des informations aux services
instructeur et gestionnaire.
1. Lors d’une demande d’avance
• Une demande d'avance peut être consentie sous réserve de la production
d’un plan de trésorerie en français et en euros démontrant l’insuffisance de
trésorerie.
2. Lors d’une demande d’acompte
• Une demande de versement de subvention (DVS) dûment remplie, datée et
signée par le représentant légal de l’organisme bénéficiaire ;
• Un état récapitulatif des dépenses effectuées (dernière page de la DVS)
dûment rempli, daté et signé par le représentant légal de l’organisme
bénéficiaire et par son trésorier (ou expert-comptable ou commissaire aux
comptes). A vérifier dans la convention selon les cas.
• Une attestation de dépôt des offres de stage sur la plateforme
MesDemarches
25
3
Il s’agit de lister les factures avec, pour chacune : nom du fournisseur, date, référence,
intitulé de la nature de la dépense, montant TTC en euros. Il doit être signé par le
président et par le trésorier (ou expert-comptable ou commissaire aux comptes selon
le cas) de la structure bénéficiaire.
3. Lors de la demande de versement de solde
• Une demande de versement de subvention dûment remplie, datée et
signée par le représentant légal de l’organisme bénéficiaire ;
• Un état récapitulatif des dépenses effectuées dûment rempli, daté et signé
par le représentant légal de l’organisme bénéficiaire et par son trésorier
(ou expert-comptable ou commissaire aux comptes selon le cas) ;
• Un rapport technique et financier, signé par le représentant légal de la
structure et par le trésorier (ou expert-comptable ou commissaire aux
comptes selon le cas) de la structure bénéficiaire ;
• Le compte-rendu d’exécution de la Charte régionale des valeurs de la
République et de la laïcité, dûment complété et signé ;
A fournir qu’une seule fois par année civile (lors de la première demande de
solde de ladite année), quel que soit le nombre de subventions attribuées – les
bénéficiaires étrangers en sont exemptés.
• Une copie des conventions de stage ;
• Des photos des réalisations ;
• Une délégation de signature s’il y a lieu ;
• Tout autre document utile à l’examen de la demande.
26 27
3

COMMENT SE PASSE LE VERSEMENT ? LE CALCUL DES AVANCES

Tout au long du projet, celui-ci peut faire l’objet de visites sur place, ainsi que d’autres
• Frais de fonctionnement
contrôles. Le contrôle de service fait, une fois la demande de paiement déposée, vérifie
l’exactitude des éléments fournis et détermine le montant de subvention dû.

Le versement de la subvention régionale est effectué sur demande du bénéficiaire. Première étape : calcul du montant de l’avance

Chaque demande de versement de subvention est complétée, datée et signée par le Le calcul est opéré par application du taux de la subvention au montant des dépenses prévues,
représentant légal du bénéficiaire qui certifie la réalité de la dépense et son affectation à indiqué sur la demande de versement de subvention.
l’opération subventionnée. Elle est revêtue du nom et de la qualité du signataire, et le cas
échéant, du cachet de l’organisme. Deuxième étape : détermination du montant retenu

Le montant de l’avance retenu et pouvant être versé est celui obtenu par le calcul ci-dessus, s’il est
Le traitement de la demande de paiement s’effectue dans un délai de 90 jours à compter du inférieur ou égal à XX % de la subvention. Dans le cas contraire, il est limité à XX % de la
dépôt de la demande complète. subvention.

Ce délai est interrompu à chaque demande de pièce complémentaire.

Deux cas possibles avec une hypothèse d’un plafond à 40 % de la subvention :

Exemple 1 : Exemple 2 :

Une base subventionnable de 200 000 €
Un taux de subvention régionale de 38 %
Une subvention de 50 000 €
Plafond défini par convention à 40% : 20k€
Dépenses prévues : 25 000 €
Une base subventionnable de 200 000 €
Un taux de subvention régionale de 38 %
Une subvention de 50 000 €
Plafond défini par convention à 40% : 20k€
Dépenses prévues : 150 000 €

Calcul du montant de l’avance Calcul du montant de l’avance

25 000 € X 38 % = 9 500 € 150 000 € X 38 % = 57 000 €
Montant retenu : 9 500 € Montant retenu : 20 000 €
inférieur à 20 000 € inférieur à 20 000 € ;

Les dépenses prévues sont essentielles au calcul du montant de l’avance.

28
• Frais d’investissement
Première étape : définition de la base de calcul
Elle correspond au montant des dépenses que l’organisme prévoit de réaliser dans les trois mois
suivant la date de sa demande, limité à 30% du montant de la subvention.
Seconde étape : calcul du montant de l’avance
Le montant de l’avance est calculé par application du taux de la subvention au montant de base
obtenu ci-dessus.
Deux cas possibles :
Exemple 1 :
Une base subventionnable de 2 000 000 €
Un taux de subvention régionale de 50 %
Une subvention de 1 000 000 €
Dépenses prévues dans les 3 mois : 900k€
Base de calcul de l’avance limitée à 300k€ :
1 000 000 € X 30% = 300 000 €
Calcul de l’avance pouvant être versée
300 000 € X 50% = 150 000 €
Pour les interventions d’urgence, l’avance peut être portée à 50% du montant
subventionné.
Exemple 2 :
Une base subventionnable de 2 000 000 €
Un taux de subvention régionale de 50 %
Une subvention de 1 000 000 €
Dépenses prévues dans les 3 mois : 180k€
Base de calcul de l’avance limitée à 300k€ :
1 000 000 € X 30% = 300 000 €
Calcul de l’avance pouvant être versée
180 000 € X 50% = 90 000 €
(180 000 € étant inférieur à 300 000 €)
29
3
6. L’archivage du projet
QUEL ARCHIVAGE PRÉVOIR POUR LE
PROJET?
Les dossiers financés par du la Région peuvent être contrôlés jusqu’à 10 ans après la
signature de la convention. La convention prévoit les règles minimales de conservation des
pièces par les porteurs de projet. Attention à bien les conserver classées : ces informations
doivent être tenues à disposition d’éventuels contrôleurs, conformément aux dispositions de
la convention.
LE PROJET PEUT-IL ÊTRE CONTRÔLÉ APRÈS
SON ACHÈVEMENT ?
Après paiement du projet, il peut encore être l’objet de contrôles : au plan national par la
Direction Régionale des Finances Publiques (DRFIP).
7. Le règlement des litiges
Si au cours du projet, un porteur de projet souhaite contester une décision prise par les
services, plusieurs voies sont envisageables.
SAISINE DU MÉDIATEUR DE LA RÉGION ÎLE-DE-
FRANCE
Il est possible de saisir le médiateur de la Région Île-de-France. Ce médiateur est une
personnalité qualifiée indépendante qui cherche à régler à l’amiable les litiges dont il est
saisi, opposant les usagers et l’administration régionale. Il agit dans le respect de la légalité
et en tenant compte de l’équité.
Deux moyens permettent de saisir le médiateur :
• Par courrier postal : Monsieur le Médiateur de la Région Île-de-France / 2 rue Simone-Veil /
93400 Saint-Ouen
• Par internet en remplissant un formulaire : www.iledefrance.fr/saisirlemediateur. Dans les
deux cas, la réclamation devra être exprimée de la façon la plus claire et la plus précise
possible, en joignant au courrier les documents nécessaires à la compréhension de la demande
30
& 31
3

RECOURS GRACIEUX

Il est également possible d’engager un recours gracieux par l’envoi d’un courrier aux services

2
régionaux sollicitant un réexamen de la décision prise. Ce recours doit expliquer les raisons
de droit et les faits qui conduisent à contester la décision litigieuse. Il est alors nécessaire de
joindre la décision concernée et les pièces jugées utiles pour faire réviser la décision. En
application des dispositions du code des relations entre le public et l’administration, le
recours gracieux introduit dans le délai imparti pour l’introduction d’un recours contentieux
interrompt le cours de ce délai.

RECOURS CONTENTIEUX Les règles à respecter

Il est enfin possible d’engager un recours contentieux devant le tribunal administratif
territorialement compétent.

Ce recours doit être engagé :

• dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision contestée ;

• ou bien, en cas de saisine du Médiateur de la Région Île-de-France, dans un délai de

deux mois à compter de la date à laquelle soit l’une des parties ou les deux, soit le
médiateur, déclarent que la médiation est terminée ;

• ou enfin, en cas d’introduction d’un recours gracieux sans saisine préalable du

Médiateur de la Région Île-de-France, dans un délai de deux mois à compter de la
décision de rejet du recours gracieux.
32 33
3

1. Critères d’éligibilité du projet

Critères d’éligibilité du porteur

Siège basé en Île- de-France

Association déclarée au Journal officiel depuis plus d’un an Critères d’éligibilité Sont exclus :
du projet
Association loi 1901
ou • Projets visant uniquement à
Personne morale de droit public octroyer une somme d’argent
ou • Projet à but non lucratif ; (bourse par ex.) pour soutenir une
Fondation cause ou des individus ;
ou • Contribution au développement
Entreprise pour des projets à buts non lucratifs local et retombées économiques / • Échanges entre populations sans
sociales / culturelles ; autre finalité que la rencontre ;

Partenaire local obligatoire + Convention (sauf Fonds de
soutien aux minorités)
Il est également possible de travailler avec un ou plusieurs
partenaires franciliens
Engagement au respect de la charte régionale de la
laïcité et des valeurs de la République et m’applique
à sa mise en œuvre obligatoire
• Implication du partenaire local* ;
• Aval des autorités locales et
notifications au Service de
Coopération et Actions Culturelles
de l’ambassade française sur le
territoire d’action.
• Reportages photographiques ;
• Projets à finalité politique,
ethnique ou religieuse ;
• Projets mis en œuvre par des
mineurs ;
• Rallyes sous toutes les formes ;

• Projets d’échanges culturels ;

Engagement obligatoirement à recruter un ou des
stagiaires* résidant en Île-de-France pour une durée • Stages et les projets de volontariat
minimale de deux mois et prévoir ses conditions n’ayant d’autre finalité que celle
d’accueil de l’intéressé ;
• Les Fonds minorités ne nécessite
pas obligatoirement un partenaire • Suites de projets financés
local précédemment par la Région.
34 35
3

OBLIGATIONS DU PORTEUR DÉMARCHE DE RECRUTEMENT D’UN STAGIAIRE

Cadrage du Saisie sur la

Le porteur s’engage à :
1 Engagement
2 calendrier
3 plateforme
4 Vérification

Après le vote, le Le respect de

• Recruter un ou des stagiaires pour une durée minimale de deux mois bénéficiaire saisit le l’obligation est vérifié
Le bénéficiaire fournit contenu des stages au moment de
• Respecter la charte régionale de la laïcité et des valeurs de la République Les stages (ou les sur la Plateforme des l’instruction de la
un engagement de
contrats) doivent Aides Régionales pour demande de
recruter au moment débuter après la
• Mentionner le soutien de la Région Île-de-France dans toutes ses publication sur le versement du solde.
du dépôt de la date d’attribution de portail dédié à la Vous devrez à ce
communications, et sur tous supports (numériques et papier) et d’ajouter le logo demande de la subvention diffusion des offres de moment-là fournir
régional (lien vers la page Région du logo) subvention. stages. Cette saisie une copie des
est vérifiée pour conventions de stages
verser l’acompte. dûment signées.

Attention : le recrutement de stagiaire est une des conditions d’attribution et de versement de la

Obligation de recrutement de stagiaires subvention régionale. Si vous ne recrutez pas de stagiaire, vous perdez le droit de percevoir la
subvention. Les sommes déjà versées, avances et acomptes, devront être remboursées à la Région.

Les élus régionaux ont adopté, dans le cadre du rapport n°CR 08-16 du 18 février Le dépôt des offres sur la plateforme Mesdemarches est obligatoire mais l’identification des candidats
2016, une mesure «100 000 nouveaux stages pour les jeunes Franciliens», qui vise à stagiaires peut se faire sur la plateforme de votre choix;
favoriser l’accès des jeunes au marché du travail. Le principe est le suivant : chaque
bénéficiaire de subvention doit recruter au moins un stagiaire, pendant une période de
deux mois minimum, quel que soit le montant de la subvention. Combien de stagiaires recruter ?
Par « stage » s’entendent :
• Les stages relevant du code de l’éducation (étudiant et lycéens professionnels par
exemple)
• Les stages d’application réalisés dans le cadre de la formation professionnelle
continuent par des stagiaires de moins de 25 ans et sans limite d’âge si le stagiaire
0 € et 23 000 €
est en situation de handicap,
• Les périodes de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP) pour les jeunes Votre subvention
de moins de 25 ans dans le cadre d’un parcours de formation et accompagnés par 23 001 € et 100 000 €
la Mission locale
régionale est
• Les formations en alternance (contrat d’apprentissage et contrat de comprise entre au-delà de 100 001 €
professionnalisation).
36 37
3

LA CHARTE RÉGIONALE DE LA LAÏCITÉ

2. Les types de dépenses

La Région Île-de-France s’engage à préserver et défendre les valeurs inscrites dans les
textes fondateurs de la République que sont la Déclaration des Droits de l’Homme et
du Citoyen de 1789, le Préambule de la Constitution du 27 octobre 1946 et la
Constitution du 4 octobre 1958, ainsi que le principe de laïcité garanti par la loi du 9
décembre 1905 .
La Charte régionale des valeurs de la République et de la laïcité est l’expression de cet
engagement et s’impose à tous ses agents, ses usagers ainsi que les partenaires dont
elle soutient financièrement l’action. Elle prend particulièrement sens dans un
contexte où la République française subirait des provocations et/ou des atteintes
régulières dont le but serait de remettre en cause les valeurs qui la fondent.
La laïcité repose sur trois principes :
1. la liberté de conscience et de culte,
2. la séparation des institutions publiques et des organisations religieuses,
3. l’égalité de tous devant la loi quelles que soient leurs croyances ou leurs
convictions.
L’article 2 de la délibération n° CR 2017-51 du 9 mars 2017 relative à la Charte
régionale des valeurs de la République et de la laïcité subordonne l’attribution de
subvention régionale à tout organisme au respect et à la promotion de cette charte,
dans la limite et le respect des lois et règlements en vigueur.
La demande portera sur l’une ou l’autre de ces catégories de dépenses :
- Les dépenses d’investissement : « Actions internationales » ,
Francophonie ou Fonds Minorités
= construction, réhabilitation, aménagement, acquisition,
équipement, études architecturales d’un projet de réalisation
d’équipement ou d’infrastructures.
- Les dépenses de fonctionnement, uniquement pour des projets
«Actions internationales » ou « Fonds Minorités »
= formations, études d’opportunité et/ou de faisabilité,
déplacements, charges locatives, frais de personnel,
communication, suivi-évaluation, etc.
Vous aurez besoin de justifier de l’utilisation de toute la somme pour obtenir
la subvention régionale. Il est donc conseillé de demander une subvention
sur des dépenses absolument certaines, établies sur la base de coûts
directement liés et indispensables à la réalisation du projet. En effet, dans le
cas où des dépenses prévues n’auraient pas lieu, le montant de la
subvention se verrait alors réduit.

À cette fin, tout organisme sollicitant une subvention du conseil régional annexe à sa
demande un exemplaire de la charte signée par son représentant légal.

Tout manquement avéré au respect des valeurs de la charte conduit au non-versement

ou à la restitution de la subvention régionale accordée, dans les conditions précisées
par le règlement budgétaire et financier de la Région Île-de-France.
38
Les frais de personnel
 Quel est le personnel impliqué dans le projet ?
Les dépenses de personnel nécessaires à la mise en œuvre d’un projet sont
éligibles, dans la mesure où le temps minimum consacré au projet est d’au
moins 7 % par personne.
Seules peuvent être intégrées dans les dépenses, les ressources humaines de la
structure porteuse (ou des partenaires dans le cas d’un projet collaboratif)
directement impliquées dans la mise en œuvre du projet tels les formateurs, les
chargés de mission ou encore les chefs de projet.
Les fonctions supports de type secrétaire, comptable ou directeur de la
structure, ne sont pas prises en compte dans l’assiette de dépenses directes de
personnel. Elles seront cofinancées dans le cadre du forfait de dépenses
indirectes. Des dérogations sont possibles sur présentation des lettres de mission
listant les tâches opérationnelles liées au projet.
Les frais de fonctionnement de le structure porteuse du projet ne sont pas
éligibles.
 Comment calculer les frais de personnel ?
Les dépenses de personnel sont établies par personne. Chaque dépense
de personnel se calcule de la manière suivante : base salariale x (la
durée d’activité liée à l’opération / la durée d’activité totale de la
personne).
39
3
LES DÉPENSES INÉLIGIBLES
• Au titre des subventions d’Investissement :
• Frais financiers et crédits bancaires divers (agios, cession de
créance, leasing, crédit-bail, intérêts d’emprunt…) ;
• Impôts et taxes ;
• Redevances ;
• Assurances.
Éventuellement les postes de dépenses suivants selon les cas :
• Rémunération d’intermédiaire, honoraires Syndic ;
• Révisions et taxes (TLE, CAUE, TDENS…) ;
• Redevance parking ;
• Sujétion voirie ;
• Révision, divers, actualisations, imprévus ;
• Démolitions ;
• Concours de concepteurs ;
• Assurance dommage-ouvrage ;
• Frais de déménagement ;
• Frais de commercialisation ;
• Frais de gardiennage, porte anti-intrusion ;
• Dépenses de charge foncière réalisées dans un délai antérieur
au vote de la subvention (acquisitions de terrain et/ou
bâtiments, frais notariaux y compris VEFA) ;
• Dépenses d’études pré-opérationnelles et honoraires
réalisées dans un délai antérieur au vote de la subvention
(études de programmation, analyse du site, sondages et
études de sol, études thermiques, hydrauliques, acoustiques,
de matériaux, diagnostic et les honoraires des intervenants en
phase programmation et conception) ;
• Dépenses liées à la charge foncière (acquisitions) dans un
délai antérieur au vote de la subvention ;
• Equipement liés à la communication ;
• Coût de fonctionnement de la structure.
40
& 41
3

• Au titre des subventions spécifiques de fonctionnement : 3. Le calcul de l’aide

• Frais financiers et crédits bancaires divers (agios, cession de

créance, moratoires, crédit bail, intérêts d’emprunt…) ;
La mobilisation d’autres sources de financement est fortement recommandée.
• Impôts et taxes non strictement liés à l’opération ou au projet
• Dotations aux amortissements et provisions ; La Région intervient en dernier financeur : tous les autres organismes sollicités
• Contributions volontaires (en nature, personnel, locaux, devront donc avoir confirmé leur participation au financement du projet pour
que le dossier de demande de financement soit considéré comme complet.
mobilier, immobilier…) ;
• Salaires et charges afférents aux emplois tremplins (prévoir le
retrait des produits afférents) ;
Projet Investissement Fonctionnement
• Salaires et charges : pour les actions portées par des
structures publiques (sauf dispositifs dédiés) ; Actions Montant
internationales de l’aide ≥ 25 000 € ≥ 10 000 €
• Autres primes versées par la collectivité régionale.
/ dépenses
éligibles ≤ 50% ≤ 50%

Francophonie Montant
de l’aide ≥ 25 000 €

/ dépenses
X
€ éligibles ≤ 80 %

Fonds Montant Selon la teneur, l’ampleur et la qualité

Minorités de l’aide
€ du projet

/ dépenses
éligibles ≤ 50% ≤ 50%
42

4. Les obligations de communication

La convention prévoit des obligations de communication et de publicité

concernant le subventionnement du projet par la Région.
Vos contacts
Tous vos supports en lien avec le projet doivent mentionner ce cofinancement.

- Vous devez apposer le logo www.iledefrance.fr/logotype-de-la-region-

Île-de-France sur tous les supports liés à votre projet :
Si votre projet concerne… Personne référente
…le Maghreb Arnaud HURE :
• Documents administratifs : feuille d’émargement, rapport,
arnaud.hure@iledefrance.fr
lettre...,
• Documents d’information : diaporama de présentation, supports …l’Afrique hors Maghreb Frédéric LAGRANGE :
de formation…,
• Documents de communication : brochure, dépliant, affiche,
frederic.lagrange@iledefrance.fr
rapport, vidéo, site internet...
…l’Europe Stevens BERGER
- Pour les projets d’investissement, vous devez également apposer une stevens.berger@iledefrance.fr
affiche ou une plaque permanente, visible par le public, mentionnant le
soutien de la Région avec l’apposition du logo.
…le Moyen-Orient, le Caucase et Anne-Claire BOUCHAUD :
l’Amérique du Nord anne-claire.bouchaud@iledefrance.fr

Ces documents vous seront demandés pour l’obtention du solde de la …l’Asie et l’océan Indien Pauline MAY :
subvention. pauline.may@iledefrance.fr

Conseil régional d'Île-de-France

2 rue Simone Veil 93400 Saint-Ouen sur Seine