dge HOACH BINH VA KIEM SOAT CONG ViEC MOI VIEC TRONG TAM TAY BANHOC DE THANH CONG | HOC DE GIAU HOACH BINH VA KIEM SOAT CONG WIEC MOI VIEC TRONG TAM TAY BAN (Tdi ban lan thit nhdi) NHA XUAT BAN TREBd phan Dao tao Linh hoat Pergamon Tric thudc Butierworth-Heinemann Cao 8¢ Linacre, Jordan Hill, Oxford OX2 SDP 225 Bai 1) Wildwood, Woburn, MA 01801-2041 M6tbé phan ciia Elsevier Limited Thanh vién cia Reed Elsevier Group Ple OXFORD AUCKLAND BOSTON JOHANNESBURG MELBOURNE NEW DELHI Ban in tiéng Anh: In lan tnt nat 1986 In lan thet hai 1991 In lAn thét ba 1997 “Tai ban 1998, 1999, 2000 (2 ldn), 2001 © NEBS Management 1986, 1991, 1997 Ban in ting Viet: Tn lan thi nhat 2003, Cutin sich nay dugc blo ho bdi Lust Bin Quyén. Nghiém edfm sao chep cui moi hinh thie (bao gém sao chup hode Ina tt bing ofc phuting tién dign i hay bat ky hinh thite nio khéc dd vé doh hay of ¥) néw Khdng duge phép bing van ban ela phdp ahan afin git be quyén., ngoai try outing hop tua theo cdc diéu Khodn eda Luat Copyright, Designs and Patents Act 1988 ho&c da theo nhitng quy dinh cila giy phép cp bdi Copyright Licensing Agency Ltd, s0' 90 Budng Tottenham Court, Luan Bon WIP OLP. Bun xin cd gigy phép ti bin phii duge gi vé dia chl cia Pergamon. Ban in NEBSM Supcrscries 2 (22 cu6n) do NEBS Management xuSi ban theo tho thugn vdi Elsevier Science Lid, The Bovlevard, Langford Lane, Kidlington, OXS 1GB, Anh. Nbifng quan diém win bay trong sich nay IA nhiing quan dim ciia cdc tic gid va khéng whit chit phan dnb quan diém cha National Examining Board for Supervision ard Management hay ofa nha xuét ban. Nhom xuft bin cai Viet Nam: Gidm déc B@ phan HO trg Doanh nghiép: John McKenzie Chuyén vies NOi dung: ‘Ths. Pham Thi Digu Thdy Thictké Chung tinh: Ths, Nguyén Hoai Phytdng Quan ly Du 4a: TS. Trin Phuong Trinh C8 van Kj thuat: Mark Nielsen Nha xudt ban: NXB Tré SRIFC Kip ee bao tg xudt ban. Conic ee th A (Cudn sich duge bién soan difa trén ti liu nguyén bin cia nhém xudt ban tai Anh: Giam dc Dy dn NEBS Management: Diana Thomas Tac gi: Joe Johnson Bién tip: Fiona Carey Bién tip b6 sich: Diana Thomas Dua theo 18i ligu true day cla Joe Johnson, ‘Vas Prabhu, va Robert TwittyYOUR WN whee SoOwADaHaYN Muc Luc GiGi thiéu cuén sach Cuén sdch nay cdn thiét cho ai? Gidi thiéu chung Mue tiéu cuén sich Chudn bi cde bai ip Toi sé tim duge gi ti cudn sdch? Phuong phdp hoc Hay dat muc tiéu hoe cho minh! Phan A Hoach dinh va kiém soat qui trinh cing vic Din nhap Cac hé thong kiém sodt Cc giai doan tong kiém sodt Tom tat Suy ngim Phan B Hoach dinh va kiém soat viée sit dyng cde ngudn lyc Din nhap Kiém sodt nguyén vat liéu Kiém sodt chat lugng Kiém sodt nha xu@ng va trang thiét bj Kiém sodt cdc phuong phép lam viée Lap lich teinh c6ng viée Kiém soat va con ngudi Dong gop cia ban Tom tit Suy ngim 1 1 l 5 26 27 29 29 29 36 43 49 51 56 64 69 70Seer aAwa wn ub wre Phan © Hoach dinh va kiém soat dy an Dan nhap Quan ly dy an Khdi nguén cia mét dit an Hay xdc dinh minh muén dat duge diéu gi Hoach dinh dy an Chi phf cho du 4n Kiém soat dy an Phan mém quan ly dy 4n Tom tat Suy ngim Banh gid két qua Bai kiém wa nhanh Bai tp inh hudng Hay tom Ive va suy ngam T6m luce va suy ngim Ké hoach hanh dong Dap dn bai tap ty danh gid Dap 4n dai kiém tra nhanh Dp 4n bai tap tinh hudng va) n 7 75 17 78 89 94 95 99 101 103 103 107 109 109 4 117 121 1231 Cuén sch nay can thiét cho ai? Nim trong bé .séch Tang Hiéu Qua Lam Viéc Ca Nhan, cuén Hoach dinh va Kiém sodt Cong viée duge thiét ké danh riéng cho: = chi doanh nghiép = Cudn sdch nay cdn = cdc nha quan ly trong cdc doanh nghiép thiét cho ai? vita va nhé = Gidi thigu chung v6i muc dich trang bi cho ho nhiing céng tt a «1 va kin thite quan ly A om titeroassdeh cu va kién thie quan ly co bin Tuy nhién, nhan vién lam yiéc trong cdc doanh nghiép vita va nhé va sinh vién nghién citu linh vue quan tri cing c6 thé = T6i sé tim dugc gi tit cuén sdch? enor tee tham khdo cu6n sdch nay, n6 c6 thé git = Hay dat muc tiéu hoc cdc ban c6 c4i nhin téng thé vé cdc van 4é cho minh! quan ly. Cuén s4ch nay sé hitu ich néu ban muén trang bi nhifng hiéu biét co ban vé lap ké hoach va kiém sodt cong viéc, tit d6 c6 thé dé ra phuong thifc hoach dinh hiéu qua trong cOng viée cla ban. 2 Gidi thiéu chung Hoach dinh 1A thiét 1p cdc muc dich va muc tiéu, tién liéu nhiing viéc sé xdy ra va lip ké hoach hanh dong dé dat duge diéu ban mong dgi. Kiém soat 1a so sinh két qua cong viéc thyc t€ véi k& hoach, tién hanh cdc diéu chinh nhim dat ké hoach da dé ra Hoach dinh va kiém soét 1a hai chife ning chi yéu cia cong téc quan ly. Ching ta phai quyét dinh xem minh muén céi gi, phai lap ké hoach nhu thé nao dé dat duge diéu minh muén, va ké d6 la phai gidm sat cong viée dé ké hoach duge thyc hién nhu mong dgi.Gidi thiéu cudn sdch La trvGng nhém, ban hau nhw phai lap céc k& hoach mdi ngiy, phdi chiu tréch nhiém theo déi va kiém sodt céc hoat déng cla nhém minh. Nhu dinh nghia vita néu trén, kiém sodt ia kiém tra két qua cGng viéc va dua ra cdc hanh d6ng khic phuc phi bgp. C6 nhiéu phudng phap dé dat dugc ciing mét muc tiéu cud cling. Phugng phdp phi hop véi nhém nay sé cé thé khong pha hop véi nhém khdc; tuy thé, cdc nguyén tie cd ban cla hoach dinh va kiém sodt duge 4p dung réng rdi cho moi trudng hop. Quyén s4ch nay bao gdm ba phan, Phan A dé cap dén cdc hé thong kiém sodt va bay giai doan trong kiém soat cOng viée, trong dé hai giai doan du 1a: “X4c dink muc tiéu” va “Lap ké hoach”. Phin B chi yéu n6i vé viée hoach dinh va kiém soat cdc nguén lye: con ngudi, nguyén vat liéu va trang thiét bi. Trong phan nay, chiing ta cing xem xét dén cdch kiém sodt cht lugng, cdc phyiong phép lam viée va tinh ty cng viéc. Trong phan C ching ta Om hiéu viéc hoach dinh va kim soat dy 4n, Dy 4n 1A viée thyfc hién mOt cOng viée c6 muc tiéu xde dinh, phdi duge hoan thanh trong mt khodng thdi gian gidi han. Mac di. quan ly dy an thudng duge coi nh mét chi dé chuyén su trong nhiéu quyén sdch gido khoa, céc phudng phdp tiép cin cd ban va ky thuat dé cap 6 day c6 thé sit dung cho tit eA cdc tinh hudng. 3 Myc tiéu cudn sach Sau khi hoan tat quyén sdch nay, ban sé c6 kha nang tt hon trong vide: ® xéc dinh cdc bude can thiét trong qué tinh hoach dinh va kiém sodt cOng viéc, va mé tA viée ting dung ching 4 noi lam viéc cia ban; w gidi thich cach kiém sodt ede nguén lye sfn c6 cho ban vA nhém eda minh; = nhan biét tm quan trong cla viée thiét lap cdc chudn myc va kiém tra cng viée so véi cfc chudn mute di dude thdng nhat; xc dinh cac cdng viée cha ngudi quan ly du 4n; va mé (2 cdch hoach dinh vA kiém sodt céc dy 4n ma ban tham gia.Gidi thiéu cuén sdch 4 Chugn bi cdc bai tap C&e bai thife hanh dudi day cAin cé sy chudn bj urude, = Bai thye hanh 6 yéu cdu ban suy nghi vé c4c phudng phdp truyén dat théng tin cd higu qua cho nbém va céch dé ban cai én cde phugng phap nay. = Bai thyc hanh 11 yéu cdu ban xem xét céch ban da dé xudt cdi ti€n céng viéc, va xdc dinh Min sau ban sé c6 cfch dé xudt khac nhy thé nao. = Bai thye hanh 27 dé nghij ban xem lai phvong phdp hoach dinh va cdch thttc 4€ hoan chinh kj nang hoach dinh cua minh. m= Trong bai thyc hanh 33 ban sé phdi trinh bay cdch sit dung céc ngudn luc vA phudng phap dé cdi thién hiéw qua céng viée cha minh. 5 Toi sé tim duge gi tiv cuén sach? Cuén s4ch nay dugc chia thanh nhiéu phan tip trung vio ting chi dé cy thé fién quan dén muc tiéu cila cudn sdch. Trong ting phén, ban sé tim thay: = lf thuyét bao gdm nOi dung chi ti€t, gidi thich va vi dy vé cdc khdi nigm cha yéu; . = bai thyc hanh dude dan xen vao ndi dung nhiim gidp ban chi déng suy nghi vé kh4i niém va vén dé dang duge thio luan; m bai tp ty ddnh gid nbiim gidp ban ddnh gid nbiing ki€n thie ma ban tiép thu duge ti mdi phiin cila cudn sich; = t6m tit cdc diém quan trong trong nOi dung cila titng phan; = co héi dé ban suy ngim nhiing diéu tam dic trong ting phan cla cuén sdch, tit d6 xAy dung k& hoach hanh ng cho céng viée cia ban. Ngoai ra, ban cing sé fim théy trong phén cudi cudn sch: = bai kiém tra nhanh dé kiém tra sy hiéu biét cla ban vé céc khdi niém trong cuén sdch; = bai tp nh huGng cho phép ban 4p dung kién thite va ky ning cda ban vao viéc phan tich mét tinh hudng cu thé; itiGidi thigu cuén sdch e) (@) ea = ca h0i dé suy ngdm va ddnh gié mite 46 dat dude cdc muc tiéu hoc t4p cia ban ddi véi cudn sich; = ké hoach hanh dng nhim dp dung nhitng kién thie trong cudn sdch vao thie én céng viée cla ban; ddp 4n tham Khao cho cdc bai tap tw d4nh gid, kiém tra nhanh va bai tp tinh hudng. Dé gip ban tién theo doi ndi dung cia cudn sdch, cdc bigu tugng sau day duge st dung: Hay tp trung nd Ive lam c4c bai tp thuc hanh, bai kiém tra nhanh va bai tip tinh hudng. Hay ty danh gid mite 46 tiép thu kién thite cda ban sau mdi phin hoe, Hay ghi nhé cée ndi dung chinh eda tig phan hoc. Sau méi phan hoc, ban hay danh 5 phit ng&dm nghi vé nhing diéu ban tam diic vA muén 4p dung. (S| 6. Hay uu ¥ 6 Phuong phap hoc 1 Téi nén hoc 6 dau? Bat cit not ndol Cuéh séch nay duge thiét k& dyc biét theo phugng phép tw hoc, cho nén ban co thé nghién citu cudn sich nay 6 moi noi. Tuy nbién dé dat dugc higu qué cao nhat, ban nén tap trang, tanh bi phan tim béi ede yéu té xung quanh.Gidi thiéu cuén séch 6.2 TOi nén hee khi nao? Bat cv hic nao! M&i ngudi sé c6 thi gian thich hgp riéng dé nghién ctu cudn sich m6t c4éch hiéu qua. Tét nhdt 1a ban nén lap ké hoach wudc va danh mt khodng thdi gian nhdt dink dé hoc cuén sdch nay. Ban dimg bd qua cdc bai thuc hank trong ting phdn, béi vi ching giip ban cing c& igi kién thitc vita hoc va ddn ddt ban sang néi dung tiép theo. Cling khéng nén lo [Ang néu nbu ban mit thai gian cho mét bai thyc hanh nao 46 hai lau hgn so véi thdi gian dy kién. Hay nghién cifu cuén sfich theo kha nang tiép thu cfia ban. 6.3 Téi nén hoc nh thé nao? Bat cut ciich nado! CuGn sch nay dude thiét ké dé w hoc trong thdi gian 10 tiéng, nhung khéng cé nghia 1A ban phdi c& gdng danh dung 10 ti€ng lién tuc dé hoan thanh cuén sdch. Tét nhat ban nén bat dau bing mét thdi gian biéu déu din, vi du mdi lan chi hoc mét tiéng. Hoc déu dan sé cé két qua tét hon nhiéu so véi thinh thong hoc dén trong m6t thai gian dai. Tuy nhién, ban cing khong nén kéo dai thdi gian hoc cuén sch, néu khong ban sé cam thay ch4n nan Khi sit dung cuén séch nay, ban nén cé sin trong tay cay but chi cé tay (g6m) dé cé thé ghi chép hodc linh hoat thay déi nhiéu 1dn phdn bai tp thie hanh va cdc bai tap khdc. Cuén sich sé din dat ban qua cdc hoat déng hoc tfp sau: hoc, doc, ghi chép, lam cdc bai thyc hanh, bai tip ty danh gid, bai kiém tra nhanh, bai tap Onh hu6ng, phdn (6m luge va suy ngdm. Sau mdi phdn hoc, ban hay ding lai ft phit 6 trang suy ngdm dé diém lai nhiing digu ban cam thay tam dc nhdt va nbiing du dinh ma ban muén 4p dung vao thic tién céng viéc. Diéu nay gitip ban titng bude xy dung Ké hoach Hanh déng sau khi nghién cifu xong cuén sdch. Hay thdo Iman cdc ¢ tudng va kinh nghiém thc té véi déng nghiép hoc cong sy cla ban. Diéu d6 sé gidp ban nang cao su hiéu biét va khée sfu nbimg gi ban di hoc. Nén tim mOt ngudi cing hoc dé gidp ban duy tf tinh than hoc tip cho d&n khi két thiic cuén sdch.Gidi thigu cudn sdch vi Khi ban 4% hoc xong cuén sdch, ban sé 06 co hdi dé 4p dung nhitng digu ban hoc theo hai c4ch thie sau: gidi quyét vain dé dat ra trong bai tap tinh hung: Jap k€ hoach hanh dong. Bai tép tink hudng sé m6 té mot tinh hudng thy t& xdy ra trong c&c doanh nghiép Viét Nam. N6 sé gidp ban xem xét tat cA nhitng diéu ban 48 hoc va két hop véi cdc kinh nghiém ctia ban dé xay dyng mét gidi phdp thie té cho m6t van dé phitc tap. Ké hoach hanh dng 1a mét co héi dé ban dp dung ly thuyét vao thue tién va tao ra su thay déi tai noi lam viéc cia ban! Néu can thiét, ban c6 thé tao d6i vdi déng nghiép hodc cong sy dé xAy dung k€ hoach hanh dOng. Hay cy thé héa ké hoach hanh déng thanh tifng bude va dinh Ivgng thdi gian hoan thanh cho mdi bude. Luu ¥ ring ké hoach hanh déng 1A m6¢ cOng cu hung din linh hoat, chit kh6ng phai [A m6t khuén khé evtng nh4c. Hay treo k& hoach hanh d6ng tai noi lam viéc ca ban, thudng xuyén kiém tra lai va diéu chinh néw thay can thiét. 6.4 Al 66 thé giip toi? Bai cit ngudi ndo! Ban co thé tim su gidp d@ tir rt ohiéu ngudi: Chinh ban thin ban. Khi gap phdi vn dé chua hiéu, hay cd ging doc lai. Ding bé cudc. Néu ban vin chya hiéu, hay tam ngung, thi gidn r6i doc lai ln nita. Gia dinh, ban bé hoge déng nghiép. Ngay ca khi ho khong biéu chad dé ma ban dang trao déi thi trong qué «inh thio lun biét dau cau td 1di lai Iée Ién ngay trong dau ban. vu hé trg. Mét sé td chifc dio tao va gido duc sé gitp ban p cin véi cdc nha chuyén mén dé gidi d4p cdc cau héi va cc van dé vuéng mac. Ban 6 thé lién hé véi Business Fdge 4é biét théng tin vé cdc dich vu nay. (Xem dia chi lién lac ella Business ' Edge & bla cuén sdch).Gidi thiéu cudn sdch 6.5 Viée hoc cia téi sé dugc danh gid nhu th® nao? Néu ban nghién citu cuén sdch mOt cfch déc lap, thi chinh cdc bai thc hanh, cdc bai tp ty danh gid, cde bai kiém tra nhanh va ké hoach hanh d6ng sé gitip ban uf danh gid ti€n b6 cha minh. Céc bai tap thudng khong c6 cau tra 18i chinh x4c duy nhat. Dap An cho cA bai tip chi mang tinh tham khdo va hung din, do vay cdu tra Ii ctla ban cé thé khéng hoan toan giéng nhw ddp 4n. 7 Hay d4t muc tiéu hoc cho minh! Nao bay gid, ban hay danh {t phiit suy nghi va viet ra nhifag mong agi cia minh. Ly do t6i nghién cifu cuén sach la: C&c két qua ma t6i mudn dat duge cho ban thin t6i 1a: (vi du: tai mudn hiéu rd nhiing cach thie lap ke hoach trong céng viéc) Cae két qua ma t6i muén dat duge cho doanh nghiép cia téi 1a: (vt du: 161 mudn cde nhdn vién cia ti biét cdch lap ké hoach cho céng vie cua ho) viiGidi thigu cudn sdch viii Chic ban thanh céng! Ching t6i hy vong ring ban sé thich cudn sdch nay. Di ban hoc 6 dau, hoc lic nao, hoc vi ai, va hoc bing cach nao, ban Iuén kham ph4 va gt hAi nhitng diéu moi mé va 66 ich. Chtic ban thanh céng theo phudng thife Agc fink hoat.ee Hoach dinh va kiém soat qui LTO CL = Ddn nhap = Céc hé thong kiém sodt = Céc giai doan trong kiém sodt = Tém tdt = Suy ngdm 1 Dan nhap Hoach dinh 1a Mp ké hoach hanh d6ng 4é dat dude muc dich ban muén vuon téi trong tudng lai. Hoach dinh 1a dé tra 1di cho cfu he am thé nao dé ching ta hodn thanh nhiém vu?". Nhung cau héi ‘lam thé nao’ sé din dén cau hdi ‘ai lam viéc gi?’ va ‘khi ndo thi am xong?’ ... Thong thudng néu mot ké hoach con thiéu s6t thi dé 1a do trudng nhém, hoac 1a do cd nhém (hoe ca hai) da khéng xem xét nhifng cau hdi nay dén noi dén chén dé 6 cau tra Idi 15 rang va cy thé (Adair, 1983:83). Néu ké hoach thét bai chting ta chi c6 thé ty trach minh. Viéc khong kiém soat duge cong vide thudng 1 do khong dau tu di thoi gian va nd luc cho giai doan hoach dinh ban dau. Muc tiéu Khi hoan thanh phan nay, ban sé cé kha ning tét hon dé: = xdc dinh bay buGc cAn thiét trong qua trinh hoach dinh va kiém sodt cong viée; = m6 td c&ch dp dung ching vao céc tinh hudng c6ng viéc thyc t€ thong qua cdc chi din hitu ich. 2 Cac hé théng kiém soat Chiing ta sé bat ddu voi mét ft ly thuyét vé hé thong kiém sodt, sau d6 sé xem xét mot m6 hinh bay buGc cho cOng tac hoach dinh va kiém soat.Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viée 2.1 Vong lap hd va kin Hay tung tugng ring ban muén nuéng banh bing 1d nudng dién ty d6ng. Ban dat m6t vi bénh chua nuéng vao 1d, n dinh thdi gian, rdi an ndt hoat dong. Khi dii théi gian, 1d sé wr dong tat. Thue hanh 1 2 pht & Khi ban da dat vi binh vao 1d nu6ng va an nit hoat dng, 1am thé nado dé kiém sot 46 vang cia bénh? Théng thutng ban c6 thé diéu chinh 1d nuéng truéc khi dit banh vao bing cdch d&t thoi gian hoat dng va nhiét 46 hoat déng cia 1d. Tuy nhién ban khong kiém sot duge dé vang cia banh khi da bat dau nuéng. Nhu vay, 10 nuéng khong thé do dug ‘46 vang’. NG van hoat dong di ban quén khong dat banh yao. Day 1A mot thi du vé hé thdng vong lap hd — ly do sé dude gidi thich ré rang ngay sau day. Ching ta c6 thé vé mot so 46 don gidn vé qué tinh nuéng banh nay: Dau vao banh banh da nuéng Tir 46 dé dang ve duge mét sd dd téng qudt hon, c6 thé Ap dung duge cho bat ky hé thong vong lap hd khac. Diu vao Dau ra Bay gid hay tung tung ban dang sit dung voi tém hoa sen. Trong trudng hgp nay thi muc dich cia ban 1 c6é nuéc tim 6 nhiét 46 thich hgp. Dé lam due viéc nay ban phai gidm sat (cAm nhan) duge nhiét 46 r6i diéu chinh voi van, Nhu vay 3 day ban kiém sodt duge nhiét d6 cia nude.Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viée So 46 cia vic tim bing voi hoa sen thé hién sy giém sdt va diéu chinh nhy sau: Nong Dong nuéc Nuc 6 nhiét 6 thich hgp Ban gidm sat dong nuéc ra khéi vdi hoa sen va diéu chinh voi van 4é c6 nhiét 46 mong mudn Viéc ding vi hoa sen 1a mét thi du cho hé théng vong lap kin Tir su minh hoa nay ta cé thé vé mét so dé téng quét hon: Dau vao vong lip kiém sodt thong tin phan hdi Vong lp c6 cdc thanh phin ‘giém sat’ va ‘diéu chinh’ duge goi 1a vong lip kiém soat thong tin phan hdi, M6t s6 thOng tin cia dau ra dude phan hdi va sit dung dé diéu chinh dau vao. Chinh vong lap kiém sodt thong tin phan hdi 1a su khéc biét giitfa hé thong vong lip hé va hé thong vong lap kin. Hé thong ving lip kin c6 sy phan hdi, gidm sat va kiém sodt trong khi h¢ thong vong lip hd thi khong c6. Trong quyén séch may ching ta sé ban dén nhing van dé ‘kiém soat’ trong viéc quan ly doanh nghiép. Mot hé thong kiém soat hoat dong gidng nhv bat ky hé thOng vong lap kin ndo khdc. D6 1a: lap ké hoach dé moi viéc dugc thitc hign dung quy trinh, sau 46Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viée ngudi quan ly phai gidm sat cdc két qua, néu cn thiét thi phai sita 46i quy trinh dé dim bao ké hoach di ding huéng. Nhung khi n6i dén hé théng vong lap kin, ching ta cin xem xét mét yéu t6 nifa. D6 1a chudn myc. 2.2 So sdnh véi chuén muc Tr lai hé thong vdi hoa sen, dau ra la ‘nuéc 6 nhiét 46 thich hdp’. Nhung lam céch nao dé biét nhiét 46 nao Ja thich hop? MOt thi dy khdc 1a khi Idi xe, ching ta cO ging di theo dudng thing. Nhung ‘thing’ 6 day nghia 1a gi? Thue hanh 2 4 phut & Khi thiét l4p mét quy trinh lam viéc, ban cé thé huéng din nhom, cung cap cho ho cdc nguén luc (ching han ndi 1am viéc, trang thiét bj vA nguyén vat li¢u), réi cho phép ho bat dau céng viéc. Hay nghi dén mt nhiém yu nao d6 ma nhém ctia ban phai hoan thanh (vé sinh nha xuGng dén khdch tham quan, t6 chite m6t khéa hudn Inyén ndi b6, t6 chic mét budi tiée cudi nam, chudng tinh dua sin pham mi ra thi trvdng, tham gia vAo mOt vu dau thau...) Chic 1a ban sé ‘dé mat dén moi viéc’, it nh&t 1a khi bat dau, dé dam bao ring moi viéc déu tt dep. Tuy nhién, sau khi quan sat nhifng gi dang dién ra, lam sao ban biét duge moi viéc cé dang tién trién t6t hay khong? Cau tra 10i ctia ban c6 thé Ia: ‘Bing kinh nghiém, t0i biét r5 vé diéu t6i muén n6 xdy ra’ hodc ‘Céc chudn mu cla céng viée da duc dua ra m6t cdch rd rang’. Dé kiém sodt viéc gi 46, ban cin c6 céch dé kiém tra xem qué trinh 6 duge thyc hién nhy ¥ ban mu6n khong. Céch ban kiém tra 1 soHoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viéc Chuan myc nay cé thé chi 6 trong dau ban, hodc c6 thé 1a mot dai lugng do lu8ng dudgc. Néu kh6ng cé chudn mvc nay, ban khong thé kiém soat dude gi ca. sdnh két qua va hiéu qua thyc hién cong viéc vdi mOt chudn myc. ry Chting ta sé b6 sung vao so dé mét yéu t6 nita: Dau vao Chugn myc Vong lip kiém sodt thong tin phan hdi So dé loai nay nhim gitp ta nhan ra ring moi hé théng kiém sodt déu nh nhau, di trong quan ly, ky thuat, hay bat ct hoat dong nado khdc cia con ngu@i. Diéu quan trong can phai nhé 1a: moi hé théng dugc kiém sodt bang cach thiét lap m6t chudn muc mong muén va so sinh cdc két qua véi chudn myc nay. 3 Cac giai doan trong kiém soat Bay gid ching ta hay chuyén ti hé thOng kiém sodt cOng viéc wén ly thuyét sang hé thdng kiém sodt cOng viée trong thuc té. Thuc hanh 3 5 phut & Vao sdng thit Hai, anh Sang, m6t quan ly van phong, nhan nhiém vu d6i chiéu, ghi dia chi, kiém tra, bé yao phong bi va giti qua dung buu dién 20.000 ban thong tin dén khéch hang. Cong viée phai thuc hin xong truéc chiéu thit S4u. Sang khdi dau khé t6t. Anh lap m6t ké hoach hon chinh cho nhiém vu nay, lén thi gian biéu cho ting phan cong viéc. Anh giao viéc nay cho bén nhén vién va hvéng din ho ky long. Cong viéc sé dude thie hién theo cée qui the va chudn mye duge x4c dinh truée cing sif tr gitip cla cdc trang thiét bj vain phdng sin c6.Hoach djnh va kiém sodt qui trinh céng viéc Sang ty tin ring anh da thu xép moi viée dau aa dity va céng viéc sé tin trién nh k€ hoach nén anh dé mic cho nhan vién lam viéc, Vai ngay tri qua, Sang thy ring ‘nh6m gui thu’ vin dang 1am viéc tit bat, Thit Sau da d€n va Sang bat ngd khi nhan ra aing ho méi chi giti di dude khoang 13,000 thy. Khong cdn c4ch ndo khéc anh phai yéu cdu nhan vién lam thém gid vao chiéu t6i thi Sau va ngay thi Bay dé c6 thé gifi di hét s6 con lai- dts ays vit cham métngay. Néu ban la Sang va ban da biét hé thong kiém soagneh Gita sire hiéu, ban sé lam gi dé dim bdo c6ng viée sé hoa thank ding thi han? Hay dua ra hai dé nghi. ; Ban cé thé nghi ra nhiéu cach khdc nhau dé khdc phuc van dé nay. Hay xem nhitng gi chting ta da thdo ludn vé hé thong kiém sot, ching ta c6 thé thay ddu vao cia ‘qué tinh’ 1a 20.000 bite thy can duge chudn bj. Dau ra 1a hoan thanh c6ng viéc diing nhu yéu cdu, tic 1a kip thdi han. Sang nghi ring anh da 1am nhiing viéc cdn thiét dé dat duge két qua mong muén ma khéng cAn phai can thiép gi thém. Nhung anh di quén ring kiém sodt nghia 14 gidm sdt nhifng gi dang dién ra, hoc 14 anh da sai lim khi cho ring khdng cén phdi giém sét. Dat moi thit ding chd va bam nuit thdi thi chia di. Sang biét 1a moi ngudi déu vit bat, nhung anh da khong dé mit dén ti€n d6 céng viéc. N&u dé ¥ thi anh da c6 thé diéu chinh k& hoach ban dau cia minh khi can thiét. Ching han, néu trua thi Tu anh biét 14 ho chi mdi giti dugc mot phin ba s6 thu, trong khi m6t mia thdi gian da troi qua, thi anh da 6 thé ddy nhanh tién d6 bing cach diéu thém ngudi. Tinh hu6ng khé khan nay minh hoa céc giai doan cn thiét dé kiém sodt cong viéc. Dé 1a:Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viée xdc dinh muc tiéu; lap ké hoach; truyén dat cho nhan vién dé ting ngudi déu biét phin viéc cia minh; dat ra chudin mu vé higu qua céng viéc; thu th4p dif liéu dé do ludng tién 46 thyc hién cong viéc; so sanh két qua vdi chudn myc va muc tiéu; Day la qué trinh : «2g a tién hanh diéu chinh va chinh sita k& hoach, kafm sodt néu can, 42 dat muc tiéu. So dé sau sé téng hop cdc giai doan trén. 1. X4c dinh muc tiéu 2. Lap ké hoach ita Adi k€ hoach, néu cin 4. Dat chudn myc vé hiéu qua cong viée 5. Thu thap di liéu 4é dé do ludng tién 46 6. So sénh két qua véi chudn muc va muc Néu cé sy sai léch ... Bay gid ching ta sé xem xét m6t cach chi tiét ting giai doanHoach djnh va kiém sodt qui trinh céng viéc A 3.1 Xdc dinh muc tiéu Trong c6ng viéc, muc tiéu cila ban va nhém cia ban cé thé do [1 x4e lan mye du cc myc tiéu nay nén 1a gi? ngudi khdc dinh ra, ching han nhu cp trén cia ban. MOt sO nhém muén duge ty x4c dinh chi tiéu phdn du hay myc tiéu cia minh. Muc tiéu cila ban 1a gi sé phu thudc vao céng viée cila ban va doanh nghiép ma ban lam viéc. C6 thé c6 nhimg muc tiéu chung cho nhém hay cho doanh nghiép. D6 1a cdc muc tiéu téng quat va phi hgp cho ca mét giai doan dai. Thi du nhu m6t cOng ty phan phéi my phém muén trd nén Idn hon va hing manh hon cdc déi thi ciia ho; mét céng ty san xudt vat ligu xay dung mudn trd thanh mOt trong nim cong ty hang diu trong nganh vé chat Ivgng san phdm va dich vy,... Loai tuyén bé nay d6i khi dugc nang lén thanh ‘stt ménh’: dién té nhitng ly tuéng va hoi bdo cilia doanh nghiép. Thue hanh 4 5 phut & Hay viét ra c4c muc tiéu dai han cho nhoém cla ae Néu nhom ban chua bao gid dat ra c4c muc tiéu ee 6 thé nell xem Vide b ban biét va c6 thé xde dinh cdc muc tiéu ciia minh ei quan trong. Néu ban khong biét r6 vé muc tiéu, tét nhdt ban nén thao luan viéc nay véi c&ip trén, hay vdi ton nh6m. Di lién v6i céc muc tiéu dai han cé thé 1a nhitng myc tiéu ng&n han cu thé hon. Céng ty phan phéi my phdm ndi trén c6 thé c6 muc tiéu ngdn han la mé thém 3 chi nhénh méi trong ndm tdi, cdn cong ty sdn xudt vat ligu xay dung c6 muc tiéu ng&n han 1a dude chting nhan hé théng quan ly chat lugng theo tiéu chudn ISO 9001:2000 trong vong 12 thang tdiHoach dinh va kiém sodt qui trinh cong viéc V6i trvOng hgp cia anh Sang, ngudi quan ly van phdng, muc tiéu téng quét cha anh cé thé IA ‘cung cp dich vu van thu va hanh chénh mé6t c4ch hiéu qua cho kh4ch hang trong vA ngoai cOng ty’. Mot trong c4c muc tiéu truéc m4t cho tuan nay 1a chudn bi va giti 20.000 ban théng tin dén khdch hang truéc thit Séu. Dé kiém sodt tét can phai cé muc tiéu 16 rang. Khi xdc dinh y dinh va muc tiéu cho bat otf viée gi, diéu c6t yeu chang ta cdn phai quan tam 1a: ‘Ching ta lam viée nay cho ai?” Tat cA moi viéc 4€u mang lai Idi ich cho ai d6. Trong hdu hét cdc doanh nghiép, cu tra 10i don gian nbdt Ia: ‘Ching ta lam viée nay cho khdéch hang cia minh’ ‘Kndedliiing@ Moi ngudi du cé kh4ch hang cia minh. Néu ban phuc vy trong tung tim eda m6t cita hang, kh4ch hang 1a nhifng ngudi dén mua hang héa hay tone vite = dich vy. Néu ban lam vige trong kho clia cifa hang, khéch hang tre ~~ tiép cla ban cé thé 1a cdc nhan vién cia hang, nhitng nguoi phu thudc vao dich vu do ban cung c&p. Thay vi chi cé m6t, m6t sé nguvi c6 nhiéu nh6m khach hang, thi du mét thi ky try dién thoai, méy fax phdi dam bao tiép nhan va chuyén céc cugc dién thoai, fax tir cde A6i téc bén ngoai cho céc nhan vién lién quan trong céng ty cing nhu chuyén céc cudc dién thoai, fax tir phfa cOng ty cho céc d6i tac bén ngoai, Nhu vay, cO thu ky truc dién thoai cé 2 nhom khach hang: c4c d6i téc bén ngoai va cdc nhan vién trong cOng ty. Do vay khi x4c dinh muc tiéu, ban can phai lam r6 cA hai van dé la ban muén dat dude diéu gi, va ai 1A khéch hang — ngudi sé huéng Igi tix céng viéc cia ban, Day 1a digu rit quan trong, vi ban sé phai bdo dam ring cc chuan myc cia ban it nhét cing phai bing chudn mye cla khdéch hang. 3.2 Lap k& hoach M6t phan céng viéc cia ban c6 thé 1a chuyén cdc muc ti€u vao ké hoach. K€ hoach 1a mé6t lich trinh chi tiét nhiing viée cin lam dé dat duge mét muc tiéu, thuéng kém theo phuong phdp thyc hién nhiing viéc d6. K€ hoach sé bao gém viéc x4c dinh: chinh x4c 1a phai lam viée gi;Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viéc 10 tai sao phdi lm viée d6; vi Igi ich ca ai; ai sé lam viée gi: cdch lam: phudng ph4p ti€p cn, quy tinh va ky thudt duge sit dung; Khi nao b&t dau va hoan thanh, va cé thé Ja thdi han cho titng diém m6c quan trong ciia dy an; ngi thc hién. Dé hiéu 16 hon vé qui winh lap ké hoach, ching ta hy xem qua vi dy vé ké hoach ha gid thanh sAn xuft cha nha mdy Thanh Giang. Trong trvéng hdp nay: Vige gi? mye tiéu ca nha may Thanh Giang Ia ha gid thanh san xudt, it what la 10% trong nam 200X, bing ecdch: gidm tén kho; giam chi phi mua hang; tang nang sudt, tiét kiém nguyén vat liéu; gidm chi phi hoat déng. Tai sao? Céng ty phdi tim c4ch ha gid thanh, 46 uing ste canh tranh véi cdc d6i thi khde. Ai lam vige gi? Viéc ha gié thanh c6 lién quan d€n nhiéu phdng ban-khdc nhau: phdng ké hoach vat tu tim cach gidm lung hang héa tn kho, tanh dé hang héa chim ludn chuyén vi tién chén vao tén kho khong mang lai Igi ich, va ving chi phi git tn kho. Phong cung ing tim c4ch mua hang v6i gid cd va cdc diéu khodn tét hn. phdng sdn xuét tim céch tang nang suat lao déng, gidm phé phdm, hao hut vv... c&c phdng cdn Jai tim cd4ch gidm chi phi hoat d6ng...Neay ci khi ban i bist 15 ting Kbia canh cba cong vie, ban eo chéc ring ih Noi thutc hin: bém ct ung ty Jac quan nhit vay khong? Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viée Céch lam phong ké hoach vat tu cé thé sit dung cdc cong cu va ky thuat kiém soat ton kho, dé dat cic muc tiéu cu thé vé sO lugng va gid ti t6n kho. phdng cung ting diing ky thuat phan tich va dam phan, dé dat céc muc tiéu cy thé vé giém gid mua hang hay ting thdi han thanh ton. phdng san xudt ding céc bién phép dinh mic, gidm sét, hudn luyén, khuyén khich nang cao ning suat ... cdc phdng ban tim céch kiém sodt dé gidm nhiing chi phi khong hgp ly. Khi nao thyc hiégn va hodn thanh? K€ hoach due bat dau tiy thang1/200X va két thiic 12/200X. Sau mdi thing cin kiém tra Jai qué tinh thyc hién dé diéu chinh khi cén thiét. nha may Thanh Giang. Ké hoach nén lién tuc. Néu ban quan ly m6t phan xuéng sin xudt va nhan vién cia ban Ia nhting nhan vién méi qua thdi gian hoc viéc thi ban kh6ng thé thay 4éi phuong thife diéu hanh phan xuéng thudng xuyén, ma ban phai di timg bude. Mat khdc, k€ hoach phai dugc lap mOt c4ch chi tiét, va phai tinh dén nhiing tinh hudng bat ng’, nhu IA may méc héng lién tuc, hay mét bi ro nghiém trong. Sé Ia sai lim 16n néu ban cho ring minh khong céin d&n ké hoach, béi vi tt c& cdc van dé nhu viée gi, tai sao, ai, cach nao, khi nao va 6 dau déu qué rd rang. N6i chung, ké hoach cén phai: lam cho tft cd moi ngu’i dudi quyén ban déu tham gia; thu t€ va kha thi, trong kha n’ing cho phép cia doanh nghiép ban; quan tam d€n nang luc cia nhém, va nhu cu phat trién cia nhan vién. Di nhién 1 ban khOng cn phai lap ra thdi gian biéu chi tiét cho tiing céng viéc nhd, hodc phai theo duéi nhitng cuéc thdo luan lan man vé nhitng van dé nhé nhat. Déi vdi nhitng céng viéc thudng xuyén thi ban chi cin quan tim dén nhiing khia canh mdi la ho&c khOng binh thudng, ching han nhu: nhan vién mdi, nhing tinh hudng khéc, hay thdi han hoan thanh eo hep. C6 thé khéng ilHoach dinh va kiém sodt qui trinh cong viéc cdn phai viét ra ké hoach cho cdc tinh hudng ndy nhung ban phai thu hiéu n6. Nguy co chinh 6 day Ja su théa man hodc nham chén sé lAm cho céc tiéu chuan chat lugng di xuéng. Tuy nhién, véi bat ky céng viée khong thu@ng xuyén nao, tot nhat ban nén viét ra k€ hoach dé chic chin ring ban da xét doin dén moi khia canh cOng vi 3.3 Truyén dat ké hoach cia ban PS Trayde Gat Kt hoacn trong ndi 40 nh Ching ta sé xem xét lai qué trinh lép ké hoach phan C, Con bay gid hay cing xem xét viéc truyén dat ké hoach trong nhém. Thue hanh 5 6 phat & Néu phi diéu hanh mét nhom lam viéc, chic ban sé ding nhiéu cf@ch khac nhau dé truyén dat k€ hoach cho nhém. Hay cho biét ban c6 4p dung cdc phuong phdp dugc ligt ké dudi day khong. Sau d6 hay cho biét céc tinh hudng cé thé thich hyp vdi ting phuong phép. a Dua ra céc myc tiéu téng quat va dé céc nhfn vién xtic tién cOng viée véi cae muc tiéu téng quat nay, Oo b Lap K€ hoach so b6 nhtim t6i cde mue tiéu va dé céc nhan vien ty vach ra ké hoach chi tiét cho ho. Oo ¢. Lap ké hoach chi tiét va dua ra cée hudng din that cu thé cho tiing nhan vién, oOoHoach dinh va kiém sodt qui trinh cong vigc phu thuéc rat nhiéu vao phong cach quan ly cia ban, ky ning cila G day khong c6 cau tra 18i sai. Cach té chite cong viée trong nhém nH c&e nhan vién, va loai cong viéc phai lam. Ngudi khéng cé kinh nghiém 16 rang 1a phdi cin cdc thong tin va huGng din cy thé hon nhing ngudi di Lm cOng viée 6 trong nhiéu nam. Lugng thong tin chi tit, mitc dO va t0c d6 truyén dat ké hoach cdn phai phd hdp véi nhiing ngudi cé lién quan. Ti then chét 6 day 1a truyén dat. Chui y ring truyén dat 1a mét qué trinh hai chiéu, ngu ¥ ring théng tin dugc truyén tdi theo hai hung: nghe va ndi. La ngudi quan ly gidi, ban phai biét ring néu chi néi ra ¥ cla ban thi chua du. Ban cing can xem lai xem cc nhan vién cé hiéu ban n6i gi khéng. Viéc nay c6 thé phai duge thue hién thu8ng xuyén vao nhifng thdi diém thich hgp. Thuc hanh 6 15 phut & Trong cong viée cia minh, hay gidi thich ng&n gon xem lm c4ch nao dé ban: = giai thich cc yéu cdu ciia cong viéc cho nhan vién véi day di chi tiét, 6 mife 46 va cach thie thich hgp cho tig ngudi. = ch&c chin ring nhiing ngudi cd lién quan hiéu 16 céc yéu cdu cla cOng viéc, va cam két dap tng cdc yéu cau d6.Hoach djnh va kiém sodt qui trink céng viéc Bay gid hay suy nghi vé hiéu qué cia cdc phuong phdp truyén dat yéu cdu cOng viéc cho nhém, va c& g&ng tim cdch dé cai ti€n nhiing phuong phép trén. Gidi thich nhitng diéu ban dinh lam khac di so vdi cdc phuong phdp hién dang dude 4p dung. 3.4 Xay dying chuan myc vé két qua céng viéc 14 Chting ta déu biét ring rat kho dé d4nh gid mOt cong viéc thanh cOng hay khéng néu khéng c6 m6t chudn muc 16 rang dé so sdnh. DE c6 thé sit dung t6t, cdc chudn myc cAn duge miéu t& mot céch 1S rang va t0t nhét 1a c6 thé do ludng dude. Thue hanh 7 4 phit 8 Nghi vé noi lam viéc cfia ban trong vai phut va viét ra hai chudn. myc vé két qué cong viée dugc sit dung 6 d6. Hay cho biét méi tiéu chudn c6 cach do ludng duge khong va dén vi do lwdng 1d 9. DuGi day 1a vi du vé mét sé tiéu chudn c6 thé do ludng dude tit nhiéu nganh khéc nhau:Hoach dinh va kiém sodt qui trinh cong viée Chi tiéu do D6 tap cht trong héa chat san | Chat lugng hay dé tinh khiét xudt ra phai nhd hon 0,001%. ‘Thi gian trung binh dé dat ché | Thdi gian xi ly may bay 18 hai phit. Khéng cé tai nan tai noi [am g Tie tai nan vige. Gia thanh s&n xudt phai it hon | Gia thanh san xudt ngfin sdch cho phép. Bénh nhan xuat vién khong phai | Thdi gian chi Tl an dap ting dap tng trong vong 10 phi Trong méi tnvdng hgp phai 4p dung mot chi tiu do lung khéc nhau, Ciing cé thé sit dung cdc chi tiéu khc, nhu 1a ti lé sai s6t, mite d6 phé phdm, va sé lugng ban. Trong thyfc té thydng phdi cho phép c6 46 sai léch so vdi chudn mic 4a xéc dinh. ‘D6 sai léch cho phép’ nay duge goi 1a dung sai. Hay xem xét mot thi du vé cach sit dyng dung sai. Gid sit ban c6 mOt nha may d6ng chai loai chai 500 ml. Ban c6 dung sai 1a +3 ml. Diéu ndy cé nghia 1a cdc chai c6 dung tich ti 497 ml (500 - 3) dén 503 ml (500 + 3) déu dude chp nhan. Dung sai nay 1a can thiét dé chap nhan nhifng sai léch khéng thé tranh dugc trong qui trinh déng chai. Ding ti€c 1a viéc xdc dinh cfc chudn muc hiéu qua céng viéc cé thé do lung duge theo cdch nay iai khéng thé 4p dung duge cho moi cOng viéc. Ching han ban phai lam sao dé do ludng ‘su sin sing gitip d3 khdch hang’, ‘th4i 0 d6i vdi céng viée’ hoc ‘kha ning lam viée dudi 4p Ive cao’? Chuan muc thudng mang tinh chi quan; néi céch khéc, chudén myc 1a do ai 46 dua ra. Nhu vay 1A m6t ngudi ndo dé sé phdi dénh gid 15Hoach dinh va kiém sodt qui trinh cong viée — va dénh gid cia mét ngudi vé mot két qué cOng viée hay mot inh hudng cy thé thi hiém khi tring v6i danh gid cia mot ngudi khac. Vi vay, bat ctf khi ndo cé thé: hay xc dinh r6 va miéu td mOt céch chinh x4c chudn muc vé két qua céng viéc. Néu khéng dap tng dude yéu cdu nay, chudn muc 6 thé duge xAy dyng bing vi du. Chang han m@t sé doanh nghiép miéu td viéc phuc vy khéch hang t6t hay xéu bang céch dua ra cdc bang hinh c6 nhiéu thi du vé céc céch phuc vu khéc nhau. Hai chi dé tiép theo — thu thap dif ligu va so sanh két qua - 14 mét phan ctia qué trinh gidm sét. 3.5 Thu thap dif liéu Mi khi ban ky tén lén thé cham cong, phiéu cong viéc, phiéu yéu cau vat tu, hay nhat ky ca 1a ban dang chju trach nhiém vé tinh chinh xc clla cc thong tin nay bang quyén han ciia minh, Mac di cong vie nay c6 vé nham chén va binh thudng, né lai 1a mét phn khong thé thiéu dude ciia qué tinh kiém sodt. Cong viéc c6 hoan tat dude hay khéng phu thuéc vao mite d6 chinh xdc va hiéu qua khi ban thyc hién thi tuc nay. Nhung thu thap dif liéu khéng chi c6 thé. Thue hanh & 3.phut & Ban st dung phugng phdp ndo dé thu thip dif liéu vé cac cong viéc dang tién hanh 6 ndi lam viée ciia ban? Viét ra mot phyong phap thu thap di liéu cia ban i thé no ban biét duge nhitng gi dang dién ra?)Hoach dink va kiém sodt qui trinh cOng viéc Ban cé thé nghi dén nhiéu phuong phdp thu thdp dit liéu, vi du nhu ndéi chuyén véi moi ngudi, hop dinh ky dé nghe théng tin phan hdi tir nhan vién hodc yéu céu ho bdo cdo. M6i ngv¥i quan ly déu c6 phugng ph4p riéng cua minh. Mét phudng phdp théng dung va ciing 1a cach tét nbat dé biét dude nhitng gi dang dién ra lA ‘di ciing céng viéc’. Nguéi qudn ly tre tiép ‘dao quanh’ ndi lam viéc nhiéu lan trong ngay va lién tc iép xtic véi cdc sur vide dé tip hop mét long ldn c4c thong tin hitu fch vé hiéu qua cong viée cia nhém. Bang cdch lam nhu vay ban 6 thé: dvia ra cdc hudng din dua tén ki€n thie va kinh nghiém rong hon cilia ban; biét duge cdc vin dé vA ¥ tudng méi, biét duge cdc ké hoach cla nhém dang tién hanh ra sao; cé thé tién hanh nhiing diéu chinh hay sita chita nhd dé k& hoach di dung hudng. Ti€p xc hang ngay, hang gid véi nhan vién 1 viéc lam binh thudng va can thiét trong céng tac quan ly. Mét cach khdc dé thu thap dif ligu la yéu cdu nhan vién bdo céo Neudi quan ly phai biét: ligt ké nbttng thong tin ho c4n biét, thOng tin nay phuc vu cho ké hoach, dy dn, cOng viéc kiém sodt ndo; tin sudt b4o cdo thong tin nb thé nao; ai IA ngu®i chiu tréch nbiém béo c4o nhitng théng tin 46; néu cdn phai thiét ké biéu mAu b4o c4o thich hgp. 3.6 So sanh két qua véi chudn myc va muc tiéu Viéc so sdnh nén dé lam, véi diéu kién: muc uéu cong viéc duge xdc dinh 13; tiéu chudn thyc hi€n cOng viéc phdi rd rang va chinh xéc; do lvOng ké&t qua chinh xéc.Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viéc Sau day 1a hai thi du: M6t tiéu chudn cia mét ngan hang 1a khong c6 khdch hang ndo phai x6p hang ché l4u hon nam phiit. Hién nay, thdi gian chd cia khdch hang trung binh 1a ba phiit. Ngan hang nay rat ty hao vi ho dang duy ti duge chudn muc rét cao ma ho da dat ra. MOt nha may ché bién thuc pham dat chi tiéu sin xudt 5000 thing banh mot ngdy. Néu sin lugng thyc chi 1a 15.000 thiing trong 5 ngay thi da c6 mt sy sai Iéch Ién — duge goi Ia sw sai biét — gitta chi titu va két qua thyc hién. Tinh hu6ng nay cin dugc quan tim ngay. Nhung bao lau thi ching ta nén kiém tra két qua cong viéc mOt lin? Ngan hang c6 cAn phi do IuWng ‘thdi gian xp hang cho” & mOi chi nhdnh vao tat cd cdc ngay trong tuan — hay chi can lay mau ngiu nhién 1 duge réi? Ngudi quan ly phan xu@ng banh phai ghi mic sin lugng méi tudn — hay méi gid? Thyc hanh 9 3 phut & Du6i day 1a ba tinh huéng ma ban muén dénh gid két qui cong viéc. Theo ban mite 46 thudng xuyén ciia viéc kiém tra két qua cong viéc hodc tién trién cong viéc trong méi tinh huéng bao lau 1A hop ly, dénh d&u vao 6 thich hgp. Cé bao nhiéu nguvi ving mat, A nhiing nguvi nao? May nao ngung lam viéc? Nguyén vat ligu nao bj thiéu hut? 18 Mac di khéng c6 mét nguyén thc 6 dinh nado dé x4c dinh mite 46 thudng xuyén cila viéc kiém tra, ban sé nhan ra hai diém cét yéu 1a:Hoach dinh va kiém sodt qui trinh céng viéc lam viée gi cling mét thdi gian, do vay ban khéng muén kiém tra qua thudng xuyén m6t céch khéng cdn thiét; ban cén tién hanh danh gid hi¢u qua cong viéc truéc khi qua wé dé sifa sai. Dv6i day a cau tra 10i ca anh Hing, gidm st sin xudt cla cOng ty Thanh Giang. Hay xem cdc cau tra li dui day c6 phd hgp véi cong viée cia ban khéng. C6 bao nhiéu ngudi ving mit, 1a nhiing ngudi ndo? Hang ngay. Ban khong thé kiém tra hang gid, cdn néu kiém tra hang tuan, hang thang hay hang nim thi c6 thé ban sé khong kip thdi xit ly van dé ti le ving mat cao anh hu@ng dén viéc thuc hién ké hoach sdn xuat va nang suat lao déng. Méy nao ngung lam viéc? Hang gid. Phdi khan truong stta chita may méc va bé tri lai cong viéc. Kiém tra hang ngay, hang tun, hay hang thdng 1A khdng thich hop vi khéng kip théi c6 phuong dn diéu chinh dé dat ké hoach sin xuat & mtfe t6t nhat. Nguyén vat liéu nao bi thi€u hut? Hang ngay. Tuong ty, céng viéc nay cn duge gidm sat that chat ché va viéc kiém tra hing ngy cé 1é 1a thich hgp véi moi trudng hgp. Tuy nhién, cdc cAu tra 18i nay cdn c6 rit nhiéu vin dé dé tranh luan. N6 phu thuéc rét nhiéu vao cdc tinh hudng cy thé, va ban cé thé dya vao kinh nghiém dé dinh ra mic d6 kiém tra thudng xuyén cho minh, Diém can ghi nhé 1a: chi phi va nd Ife cho viée giém sat phai can bing véi Igi ich ma né dem lai cho viéc kiém soat. . Lai ich of iém soat ‘Chi phi 6 vugt qué lgi ich ? So s4nh két qua cOng viéc véi chudn myc qué thudng xuyén sé phat sinh chi phi va céng viéc khéng cdn thiét ma ching dem lai Igi fch thyc t€ nao. So sdnh qué it thi sé bd qua cdc d&u hiéu nguy hiém, va vi vay c6 thé lam gidm nang sudt va san lvdng. 19Tie Hoach dinh va kiém sodt qui trinh cong viée 20 3.7 Tién hanh diéu chinh Bay gid hiy xem chiing ta sé ti€n hanh diéu chinh nhu thé nao. Thuc hanh 10 4 phit & Gia si ban chiu tréch nhiém vé sin xuat tai mot ctfa hang banh va nh6ém eta ban c6 mudi ngudi. Ngudi quan ly cia ban ndi ring ning suat cila bO phan san xudt khOng dat ti€u chudn. Ban cdn tm nguyén nhan ciia sy sai Iéch gitfa mtfc ning sudt mong mu6n va mifc nang suat hién tai. Hay néu ba van dé ma ban mun kiém tra dé xem ban c6 thé dm ra nguyén nhan cita sut sai léch khong, Day la mét sé van dé ma ban c6 thé xem xét: C6 thiét bi nao hu héng khong? C6 thiét bj ndo bi sit dyng khéng ding cdch khong? Ty 1é vang mat 1a bao nhiéu? C6 nhan vién nao khdng 6 kinh nghiém, chua duge dao tao khéng? C6 sit dung phwng phép nao sai khong? Nguyén vat liéu c6 diing tiéu chudn khéng? C6 sit dung nguyén vat li¢u mot c4ch tit kiém khéng?