Gobierno establece nuevos requisitos ms estrictos para inscripcin y actualizacin del RUT

Por: actualicese.com Publicado: 1 de agosto de 2011

Con las modificaciones que el Decreto 2645 de julio 27 de 2011 le hizo al Decreto 2788 de agosto de 2004, de ahora en adelante las personas naturales y jurdicas al momento de inscribirse en el RUT o las que ya estn inscritas y necesiten actualizarlo, necesitarn tener cuenta corriente en algn banco y llevar recibos de servicios pblicos del domicilio que mantendrn reportado en el RUT. Estas medidas en algunos casos especiales sern imposibles de llevar a la prctica.

Infografa (haz click en la imagen para ampliar) Luego de haberlo advertido desde mayo de 2011, el Ministerio de Hacienda finalmente expidi su Decreto 2645 de julio 27 de 2011 a travs del cual se modificaron varios de los artculos contenidos en el Decreto 2788 de agosto 31 de 2004 buscando de esta forma que en los procesos de inscripcin y actualizacin del RUT existan mayores controles con los cuales se puedan evitar casos de fraudes tributarios como los que recientemente se dieron a conocer. En efecto, las noticias recientemente publicadas dan cuenta de que la DIAN ha estado teniendo inconvenientes con los casos de empresas ficticias que se inscriben en el RUT reportando direcciones de correo urbano ficticias y de esa forma la DIAN nunca obtena respuestas a las solicitudes de informacin que les haca a tales direcciones en especial la relacionada con los procesos de devoluciones de saldos a favor en IVA que presentaban otras empresas que supuestamente hicieron operaciones con esas empresas ficticias. Por ejemplo, el director nacional de Aduanas, Bernardo Escobar, le dijo al diario Portafolio en junio de 2011 lo siguiente: se nos estn registrando en el RUT personas con calidad de importadoras, a las que no se les ha verificado si el domicilio es o no el que reportan, qu trayectoria comercial y financiera tienen, lo

que ha dado lugar a que, como indic recientemente el director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, en solo Ccuta operaran alrededor de 500 Sociedades de Intermediacin Aduanera (SIA) fantasmas.

Cambios en el proceso de inscripcin en el RUT

La nueva versin del Artculo 9 del Decreto 2788 de 2004, luego de ser modificado con el Artculo 1 del Decreto 2645 de 2011, indica que de ahora en adelante, tanto para la inscripcin de una persona jurdica como de una persona natural, ya no se podr enviar a un tercero que reemplazaba al que verdaderamente deba ir a firmar el RUT y que se presentaba en la DIAN con una simple carta de autorizacin que tena solamente la firma autenticada en notara de quien no poda ir al trmite. Por el contrario, las nicas dos formas de poder cumplir ahora con la formalizacin de la inscripcin en el RUT ser mediante la presencia fsica del que directamente debe firmar el RUT o en caso contrario, con un tercero que se presentar en la DIAN si primero le han dado un poder en notara y en ese poder figuraran las firmas autenticadas de las dos personas (el que da el poder y el que lo recibe). En ambos casos, a la persona que finalmente firme el RUT se le tomarn sus huellas digitales (ver el pargrafo 4). Adems, tanto para la inscripcin en el RUT de una persona jurdica como de una persona natural, la norma ahora est exigiendo dos requisitos que nunca antes se haban exigido y que obviamente servirn para garantizar que quien se inscribe en el RUT s es alguien con operaciones reales y con domicilios fsicos reales. Esos requisitos son: a) Se debe presentar la certificacin de que esa persona jurdica o la persona natural son las titulares de una cuenta corriente en algn banco de los vigilados por Superfinanciera y que se trate de una cuenta corriente que s est teniendo movimientos (que est activa). Si se trata de una persona natural, solo se exige cuenta corriente cuando vaya a figurar como responsable del rgimen comn, pero en los dems casos podr utilizar una cuenta corriente o una cuenta de ahorros. La certificacin que les d el banco al respecto no debe ser superior a un (1) mes. A los nicos que se exonera de este requisito es a las personas naturales que tengan la necesidad de inscribirse en el RUT por causa de estar haciendo importaciones de forma ocasional (la norma define expresamente a cules se considera importador ocasional) e igualmente se exonera a los casos de la inscripcin en el RUT de una Sucesin Ilquida.

b) Se debe adjuntar el original de alguno de los recibos de servicios pblicos (energa o agua, telfono o gas) que se pagan por el local, oficina o vivienda donde se entiende que estar el domicilio principal de la persona jurdica o natural y la direccin que figure en ese recibo de servicios pblicos ser la misma que se reportar en el RUT (ver lo que dice el Artculo 13 del Decreto 2788 de 2004 que no fue modificado). Al respecto, no importa si el recibo est a nombre de otra persona pues perfectamente el contribuyente que quiere inscribirse en el RUT puede estar ubicado en locales alquilados. En todo caso, el recibo que se presente no debe tener antigedad mayor a dos (2) meses. Los Consorcios y Uniones Temporales, adicional a los requisitos anteriormente descritos, debern presentar copia del acta de adjudicacin de la licitacin o del contrato que van a ejecutar.

Imposibilidad de aplicar el primero de los nuevos requisitos

Ahora, sobre el primero de esos nuevos requisitos y al menos en el proceso de inscripcin de una persona jurdica, es claro que esa medida no se podr llevar a la prctica pues justamente es imposible para una persona jurdica, abrir una cuenta en un banco si todava no le han dado en la DIAN su respectivo Nmero de Identificacin Tributaria (NIT) y sucede que ese NIT solo se lo asignan cuando ya haya cumplido con su inscripcin en el RUT. Como quien dice, no se pueden poner los zapatos sin haberse puesto las medias. Y en el caso de las personas naturales, obligarlas a tener cuenta corriente puede ser un factor que cause muchos inconvenientes pues es sabido que los bancos no dejan a todo tipo de persona natural tener una cuenta corriente en sus bancos (si acaso les dejan tener cuenta de ahorros en las cuales no existe la posibilidad de sobregirarse). Adems, muchos son reacios a tener cuentas en los bancos pues no quieren tener que asumir los costos de los servicios financieros. Incluso, para el caso de personas naturales residentes en el exterior, el pargrafo 1 de la nueva versin del Artculo 9 del Decreto 2788 de 2004 sigue diciendo lo mismo que antes, es decir, que harn su proceso de inscribirse en el RUT acudiendo a la embajada o consulado que Colombia tenga en ese pas. Pero la norma no da a entender que esos que estn domiciliados en el exterior queden exonerados de los requisitos de tener cuenta corriente en un banco colombiano y de presentar recibos de servicios pblicos del domicilio que

reportarn en el RUT razn por la cual se entiende que hasta ese tipo de personas tendran que cumplir con esas normas lo cual nos parece bastante difcil de llevar a la prctica. Incluso, si se tiene presente que an contina vigente el Decreto 4715 de diciembre de 2008 en el cual se dispuso que la DIAN puede hacerles inscripcin de oficio en el RUT a las personas naturales que estando obligadas a figurar en el RUT no lo hacen, en ese caso tambin se puede ver que la DIAN misma no podr hacer esa inscripcin de oficio a esas personas, pues no tendr a la vista la prueba de que tales personas tengan cuenta corriente bancaria ni recibos de servicios pblicos. Por consiguiente, es posible esperar que la norma tenga que volver a ser modificada pues si la DIAN bloquea la inscripcin en el RUT por un asunto que se sale de las manos de parte del interesado, eso les impedira poder cumplir oportunamente con sus obligaciones fiscales ya que no tendran RUT y no podran presentar sus declaraciones e informes y con eso vendran injustamente las posteriores sanciones de la DIAN. Debe tenerse presente que el Decreto 2645 de 2011 no modific el Artculo 8 del Decreto 2788 de 2004 y por tanto los procesos de inscripcin en el RUT se podrn seguir haciendo directamente en las Cmaras de Comercio cuando el contribuyente es un contribuyente que primero debe inscribirse en las Cmaras de Comercio y obtener as su certificado de existencia y representacin legal. Ese es el caso de las personas jurdicas las cuales en un solo paso obtienen las dos cosas.

A los que ya tienen inscripcin en el RUT, si necesitan actualizarlo, les pedirn los mismos nuevos requisitos de los que se inscriben por primera vez
Se entiende que estos nuevos requisitos solo se empezarn a exigir a las nuevas personas jurdicas y naturales que necesiten inscribirse por primera vez en el RUT. Sin embargo, a quienes ya tienen hace tiempo su inscripcin en el RUT, si llegan a tener necesidad de hacerle actualizaciones a dicho RUT y sin importar cul de las seis pginas del RUT sea la que necesiten actualizar, en ese caso la DIAN aprovechar y le pedir esos mismos nuevos requisitos (cuenta corriente bancaria y recibo de servicios pblicos).

Lo anterior se sustenta en lo que ahora dice el primer inciso del Artculo 10 del Decreto 2788 de 2004 luego de ser modificado con el Artculo 2 del Decreto 2645 de 2011. All se lee lo siguiente: Articulo 10. Actualizacin del Registro nico Tributario-RUT. Es el procedimiento que permite efectuar las modificaciones o adiciones a la informacin contenida en el Registro nico Tributario y se adelantar ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y dems entidades autorizadas por sta, acreditando los documentos exigidos para la inscripcin a que se refiere el Artculo 9 del presente Decreto. (El subrayado es nuestro) Adems, como el proceso de actualizacin del RUT es algo que se puede hacer tambin por el portal de internet de la DIAN (sin importar si se tiene firmas digitales o si no se tienen), en ese caso el mismo Artculo 10 del Decreto 2788 advierte ahora lo siguiente: La actualizacin de la informacin relativa a los datos de ubicacin y de las calidades de usuario aduanero en el Registro nico Tributario, se realizar en forma presencial. En cualquier actualizacin presencial que se efecte en el RUT, a quien firme los procesos de actualizacin le tomarn sus huellas digitales (ver pargrafo 4 del Artculo 9 del Decreto 2788)

Actualizacin de oficio
Con el Decreto 2645 de 2011 se adicion un nuevo Artculo 10-1 al Decreto 2788 de 2004 para indicar que la DIAN podr actualizar de oficio el RUT de un inscrito en la DIAN en los siguientes casos: 1. Cuando se hayan realizado envos de correos a la direccin informada en el RUT y stos hubieren sido objeto de devolucin por causales como: direccin inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicacin del inscrito. La actualizacin de la direccin se realizar a partir de la consulta de por lo menos dos (2) fuentes de informacin coincidentes (vase tambin los Artculos 17 y 18 del mismo Decreto 2788 de 2004).

2. Cuando en alguna de las reas de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales se establezca que la informacin contenida en el Registro nico Tributario -RUT -est desactualizada o presenta inconsistencias. 3. Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales o por orden de autoridad competente. 4. Por informacin suministrada por el interesado, a las entidades con las cuales la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, tenga convenio de intercambio de informacin. De conformidad con lo previsto en el Artculo 562-1 del Estatuto Tributario, una vez efectuada la actualizacin de oficio, se comunicar al interesado a travs de alguno de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Comunicada la actualizacin al interesado, la misma tendr plena validez legal. Al respecto, debe recordarse, aunque la norma no lo diga expresamente, que si alguna persona natural o jurdica est obligada a actualizar sus datos del RUT y no lo hace oportunamente, en ese caso se le podrn aplicar las sanciones del Artculo 658-3 del Estatuto Tributario en cuyo numeral 3 se lee actualmente lo siguiente: 3. Sancin por no actualizar la informacin dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualizacin, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro nico Tributario, RUT: Se impondr una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin. Cuando la desactualizacin del RUT se refiera a la direccin o a la actividad econmica del obligado, la sancin ser de dos (2) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin.

Suspensin de la inscripcin en el RUT

A pesar de que en el pasado el Artculo 2 del Decreto 4715 de diciembre de 2008 ya haba establecido la figura de la suspensin de la inscripcin en el RUT (diciendo que proceda si lo peda alguna autoridad distinta a la DIAN), sucede que con el Artculo 4 del Decreto 2645 de 2011 se ha adicionado un nuevo Artculo 10-2 al Decreto 2788 de 2004 para indicar que la suspensin tambin aplicar si la DIAN lo decide.

La suspensin de la inscripcin en el RUT a un contribuyente por parte de la DIAN, la cual durar hasta que se subsanen las causales que la originaron, le traer las siguientes consecuencias: 1. No podr tramitar solicitudes de devolucin y/o compensacin. 2. No se aceptarn los impuestos descontables, costos ni deducciones en las cuales figure como proveedor o prestador de servicios de solicitantes de devolucin. 3. No podr realizar operaciones de importacin y exportacin. 4. No podr solicitar resolucin de autorizacin y/o habilitacin de facturacin. Esa suspensin le ser comunicada al inscrito por cualquiera de los medios con que cuenta la entidad y se producir si la DIAN detecta cualquiera de las siguientes situaciones: 1. Cuando los responsables del Rgimen Comn del IVA o los agentes de retencin, estando obligados a presentar declaracin, no cumplan con esta obligacin formal durante el ltimo ao o los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a presentar la declaracin no cumplan con esta obligacin durante los ltimos dos (2) aos.Al respecto, debe tenerse presente que los Artculos 20 y 22 de la Ley 1430 de diciembre de 2010 modificaron los Artculos 601 y 606 del Estatuto Tributario y desde esa fecha ya no se deben seguir presentando en ceros las declaraciones de IVA ni de retenciones en la fuente en los bimestres o meses en que no haya operaciones para declarar. Eso significa que si alguien va a pasar todo un ao sin tener que presentar esas declaraciones porque en realidad ya no estar haciendo operaciones gravadas con IVA, en ese caso lo mejor ser que actualice su RUT y remueva esa responsabilidad 11-Rgimen comn en su RUT para que as la DIAN no le suspenda su RUT. Sin embargo, frente a las responsabilidades 07, 08 y 09, que son las que indican que son agentes de retencin, el problema es que la DIAN no le deja remover esas responsabilidades a las personas jurdicas mientras estn activas y puede suceder que pasen un ao sin que efecten operaciones sujetas a retencin. Por tanto, antes de que la DIAN les suspenda su RUT, consideramos que tendr que indagar por qu no han presentando esas declaraciones de retencin en la fuente. 2. Cuando las comunicaciones, citaciones o notificaciones de actos administrativos enviados a la direccin informada en el RUT, hubieren sido

objeto de devolucin, por causales de: direccin inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicacin del inscrito. 3. Cuando en las visitas realizadas por los funcionarios de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que la direccin registrada en el Registro nico Tributario es inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicacin del inscrito. 4. Cuando mediante visitas o requerimientos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que el contribuyente no cuenta con la capacidad locativa o la infraestructura necesaria para el desarrollo de la actividad en que se encuentra inscrito. Esto s ser algo que generar muchas controversias pues en la prctica se sabe que muchos contribuyentes dan a entender que tienen negocios dentro de sus pequeas casas de habitacin. 5. Cuando la personera jurdica ha sido cancelada por autoridad competente. 6. Cuando las personas naturales o sucesiones ilquidas, sean declaradas proveedores o exportadores ficticios (ver Artculo 671 del Estatuto Tributario). 7. Tambin proceder cuando el exportador o su representante legal hayan sido sancionados judicialmente por exportaciones ficticias o de contrabando. 8. Cuando las personas jurdicas y asimiladas sean declarados proveedores o exportadores ficticios. 9. Por orden de autoridad competente.

Cancelacin del RUT

El Decreto 2645 de 2011 tambin modific el Artculo 11 del Decreto 2788 de 2004 indicando que tambin habr lugar a la cancelacin del RUT cuando se produzca la finalizacin del contrato por el cual un consorcio o unin temporal tuvo que inscribirse en el RUT o se produzca la finalizacin de cualquier otro contrato de colaboracin empresarial. Adems, indica que esa cancelacin se producir de oficio cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existi suplantacin en la inscripcin en el Registro nico Tributario.

Por ltimo, es importante mencionar que el Decreto 2645 de 2011 tambin modific el Artculo 14 del Decreto 2788 indicando que la prueba de inscripcin en el RUT, cuando alguien la solicite, se seguir satisfaciendo con la entrega de una copia de la primera pgina del RUT pero en esa primera pgina, cuando la inscripcin se encuentre suspendida o cancelada, as se dar a conocer. Si no est ni suspendida ni cancelada, entonces siempre aparecer la leyenda Certificado.