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Amélioration Basée Sur ITIL
Amélioration Basée Sur ITIL
86 SEPTEMBRE 2008
ITIL
Méthode d’amélioration
des services de TI, basée
sur ITIL, dans les entreprises
québécoises
Y V E S B . D E S F O S S É S , C L A U D E Y. L A P O R T E , A L A I N A P R I L
ET NABIL BERRHOUMA
Résumé : La gestion des services informatiques dans les entreprises d’aujourd’hui est de plus en plus complexe.
La diversité des applications des technologies de l’information (TI) s’étend de mois en mois. Les gestionnaires
de TI vont au plus urgent sans avoir les ressources nécessaires pour être proactifs. Les systèmes sont peu ou pas
documentés. Toutes ces situations font partie des difficultés auxquelles les entreprises font face dans la gestion
des TI. Le référentiel ITIL recommande des bonnes pratiques mais a été développé pour les grandes entre-
prises. Le présent article fait un survol de l’état de l’art dans l’amélioration des services de TI. Nous proposons
une méthode pour améliorer les pratiques de gestion des TI dans des entreprises ayant une équipe TI d’environ
10 personnes. Nous suggérons aussi des outils pour y arriver.
Mots clés : Les services TI, amélioration de processus, ITIL, ITIL et les petites et moyennes entreprises.
qu’il n’y a pas assez d’automatisation. En effet, cord avec l’énoncé : « Nos investissements en TI
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rapportent à l’entreprise. » On a beau prétendre ITIL est un ouvrage grandement inconnu des
qu’on veut s’améliorer, mais par rapport à quoi ? petites et moyennes entreprises. Nous avons choisi
Où en sommes-nous ? Quelles sont les autres de rendre plus accessibles les pratiques ITIL dans des
façons de faire ? Toutes ces questions font réfé- entreprises ayant des équipes de TI d’environ dix
rence à l’évaluation des processus en place dans personnes. À titre indicatif, ces entreprises emploient
l’entreprise. généralement de trois à cinq cents personnes utili-
sant un ordinateur personnel pour leur travail.
Brenner et al. [6] écrivent que l’amélioration
comparative est difficile en raison de la difficulté La recherche présentée dans cet article com-
de trouver des partenaires comparables ayant de porte deux étapes. La première est la collecte de
meilleures pratiques et qui acceptent de participer. données. Nous voulons savoir ce qui se fait déjà
Il y a, au Québec, un système de diagnostic intitulé dans l’industrie pour implanter ITIL dans les entre-
le Qualimètre dont Gilles St-Amant [7] nous fait la prises visées1. Dans la deuxième étape, nous décri-
présentation sur son site. On y apprend que Quali- vons une méthode pour améliorer la gestion des TI
mètre [8] est une adaptation du système « Mal- en utilisant ITIL comme guide.
colm Baldrige Award » des États-Unis [9] et que
c’est « un système de mesure de la performance Le référentiel « Microsoft Operation Frame-
des organisations ». Tout en étant très valable, si on work » (MOF) [11] est un modèle de gestion des
veut avoir une vue systémique d’une entreprise, services de TI de Microsoft. Il est basé sur ITIL ;
dans le cadre qui nous occupe (c’est-à-dire une Microsoft en a pris 10 processus et en a ajouté 10
équipe en TI d’environ 10 personnes), c’est d’une autres. Le tableau 1 montre les nouveaux processus
portée trop grande. Le « Malcolm Baldrige Award » dans la colonne de droite et les processus récupé-
est aussi mentionné dans l’appendice D du livre rés d’ITIL dans la colonne de gauche :
ITIL sur la fourniture de services [10] parce qu’il
a son équivalent en Europe sous le nom de « Euro- Les processus constituant MOF sont séparés
pean Quality Award » maintenant le (« EFQM Qua- en quatre secteurs comme montré dans la figure 2
lity Award ») et est relié au « European Foundation tirée de la documentation de Microsoft France.
for Quality Management (EFQM) ». MOF ajoute à ITIL (version 2) tout le volet de
l’exploitation. Ces processus s’appliquent à la
L’« Office of Government Commerce » (OGC) gestion de l’infrastructure et viennent complé-
britannique a publié une compilation de bonnes menter les processus ITIL de gestion de la confi-
pratiques de gestion des TI intitulé « Information guration, de la capacité et de la disponibilité.
Technologies Infrastructure Library » (ITIL). Cette
compilation définit des paramètres qui visent à aug- 1.1 DÉMARCHE
menter la satisfaction des utilisateurs et à rendre La documentation sur l’amélioration des presta-
efficiente l’utilisation des TI. La figure 1 montre en tions de services TI n’est pas abondante. Nous
grisé les livres d’ITIL version 2 : avons donc décidé de faire appel à des gestion-
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d’une compagnie qui vend des produits [16] ou les arguments au vendeur du projet, ou
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champion, pour persuader les personnes jusqu’à quel point la direction appuie le pro-
visées d’aller de l’avant avec le projet. jet en termes de budget et d’allocation de
3- Doit-on impartir ? ressources et une liste des mesures de miti-
• Produit livrable : Un document d’analyse gation prévues lorsque l’appui de la direc-
sur le pour et le contre de l’impartition du tion n’est pas plein et entier ou s’il diminue.
service de TI ? 6- Qui sont le vendeur, le communicateur et les
4- Est-ce faisable ? spécialistes ?
• Produits livrables : une liste des projets • Produits livrables : Preuve d’acceptation
tenant compte de la disponibilité des res- des rôles et acceptation des responsabilités
sources nécessaires prévues. Pour chaque du vendeur, du communicateur et des spé-
projet, il devrait y avoir la réponse aux trois cialistes.
questions suivantes : 7- Le niveau de connaissance en processus des
- Est-ce financièrement envisageable ? participants est-il suffisant ?
- L’organisation est-elle capable de le • Produit livrable : Résultats de formation ou
faire ? de questionnaires qui démontrent les
- Est-ce techniquement faisable ? connaissances des participants clés au pro-
5- Quel est l’engagement de la direction ? jet sur les sujets suivants :
• Produits livrables : une évaluation qui décrit - Ce qu’est un processus
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- Quels sont les processus ITIL ? • Produit livrable : Plan de projet révisé et
- Connaissance du processus à améliorer. approuvé comprenant les renseignements
8- Les buts du projet ont-ils bien été communi- suivants :
qués à l’entreprise ? - Liste des personnes participant au projet
• Produits livrables : exécution d’une partie du et pour quel rôle ;
plan de communication décrit dans le plan - Budget du projet
de projet TI. S’il y a lieu, mise en place des - Échéancier du projet.
mesures de mitigation. 2- Faire l’analyse d’écart pour le processus à amé-
9- Rédaction du plan de projet liorer
• Produit livrable : Plan de projet approuvé • Produits livrables : Quatre analyses d’écart
contenant ce qui est généralement compris et une révision des buts du projet à la lumière
dans un tel plan ; certaines sections sont à des écarts trouvés. Le plan de projet révisé et
l’état d’ébauche et seront complétées à la approuvé.
prochaine étape. 3- Quels sont les buts spécifiques à atteindre ?
• Produits livrables : Plan de projet révisé et
Difficultés courantes dans cette étape : approuvé. Liste des facteurs clés de succès et
• Un engagement insuffisant de la direction des indicateurs de performance nécessaires
• Des attentes irréalistes de la direction pour juger du succès du projet d’amélioration.
• Trop peu de formation offerte
• On s’attend à ce qu’avoir des processus définis Difficultés courantes dans cette étape :
rende les personnes interchangeables • Difficulté à définir le processus à analyser ;
• Les avantages attendus sont mal définis. Il n’a • Hésitation à pointer les failles dans l’organisa-
pas été déterminé s’il faut réduire les délais, tion ou les personnes ;
augmenter la qualité, réduire les risques, etc. • Pensée critique inadéquate ;
• Utilisation insuffisante d’outils d’abstraction et de
3.2 ÉTAPE D’ÉVALUATION méthodes formelles comme les standards, les
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• Le chef de projet ne donne pas assez de temps ; 3- Documentation des nouveaux rôles et respon-
• L’implantation est retardée parce qu’elle n’est sabilités
pas prioritaire ; • Produits livrables : Organigramme de la nou-
• Il n’y a pas assez de formation offerte ; velle organisation des responsabilités. Docu-
• Des personnes qui devraient être impliquées sont menter les interfaces entre les personnes ou
absentes ; rôles.
• L’évaluation de la maturité, selon la norme 4- Conception et rédaction du plan de formation
ISO/CEI 15504 ou l’approche proposée par OGC • Produits livrables :
(ITIL), est inefficace. - Liste des connaissances à transmettre.
- Matériel de cours et horaire de la forma-
3.3 ÉTAPE DE PLANIFICATION tion à donner.
C’est à cette étape que la préparation des change- - Liste des participants visés pour chaque cours.
ments s’effectue. Il faut modéliser et documenter les - Liste des simulations du processus amé-
nouveaux processus identifiés à l’étape d’initia- lioré en fonction du plan de test (voire pro-
tion, les tester et trouver quels aspects peuvent être totypage)
automatisés à profit. Il faut aussi penser à la for- 5- Mettre en place l’environnement de test
mation des personnes touchées par le changement. • Produits livrables :
- Liste de vérification pour les tests d’auto-
1- Faire comprendre la nécessité du projet à toutes matisation du processus amélioré.
les parties prenantes - Requête pour obtenir l’équipement infor-
• Produits livrables : Procès-verbaux de ren- matique ou autre qui simulera l’environne-
contres avec les parties prenantes. Rapport ment de production dans le cadre du test
sur les situations problématiques, s’il y a lieu. des processus qui ont été modifiés.
2- Concevoir et documenter les processus à amé- - Équipement et les logiciels installés et
liorer configurés.
• Produits livrables pour chaque processus : - Document d’approbation, par les virtuoses
- Une description textuelle des activités ou impliqués, que l’équipement de test repro-
sous-processus duit l’environnement de production aux fins
- Une liste des activités et, pour chaque de tests.
activité les intrants, les extrants, les 6- Tester les processus améliorés
mesures, les critères de déclenchement • Produits livrables :
et les critères d’achèvement - Liste des tests sur le processus amélioré
- Une description graphique simple des - Échéancier des tests et un rapport des
activités ou des sous-processus résultats des tests et, au besoin, recom-
- Une liste des rôles et responsabilités mandations
- Facteurs clés de succès 7- Automatiser des processus
- Un plan de test et cas d’utilisation. • Produit livrable :
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Figure 5 : Diagramme-synthèse des problèmes auxquels font face les gestionnaires de service de TI quand ils implantent des changements
- Liste des activités automatisées. un rapport des résultats des tests et, au
- Processus révisés pour tenir compte de besoin, recommandations
l’automatisation. 9- Concevoir et documenter le plan d’action pour
- Liste des nouveaux tests et cas d’utilisa- l’implantation des processus révisés
tion. • Produit livrable : Plan d’action d’implan-
8- Tester les processus automatisés tation approuvé et un plan de retour en
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• Pas de plan de retour en arrière ; • Produit livrable :
• Manque d’employés compétents pour faire le - Organigramme du comité de gouvernance
changement. des TI.
- Rôles et responsabilités du comité de gou-
3.5 ÉTAPE D’OPÉRATION vernance des TI.
À cette étape, les nouveaux processus sont en pro- 2- Amélioration continue
duction. Les parties prenantes participent aux pro- • Produit livrable : Propositions pour de pro-
cessus. En même temps, l’équipe d’amélioration chains projets d’amélioration de processus.
mesure les performances des nouveaux proces-
sus. Il est possible qu’à l’usage il faille faire des Difficultés courantes dans cette étape :
ajustements aux processus en opération. L’étape n’est pas jugée nécessaire.
1- Collecte des mesures.
• Produit livrable : Mesures des performances 4. RECOMMANDATIONS
des processus et du projet. Nous recommandons de tester la méthode propo-
2- Vérification de l’utilisation des nouvelles pra- sée dans des conditions réelles. Nous suggérons de
tiques. contacter des entreprises possédant une équipe de
• Produit livrable : Rapport de conformité TI d’environ 10 personnes et ayant un parc d’en-
aux nouvelles pratiques et recommandations viron 400 ordinateurs et serveurs. Lors de cette
au besoin. étude, une section pourrait inclure les risques et
Difficultés courantes dans cette étape : mitigations rencontrées lors de l’utilisation de la
• Pas ou peu de suivi des changements aux proces- méthode que nous proposons.
sus ;
• Non respect des processus ; Un examen des outils d’automatisation des
• Manque de temps pour prendre les mesures ; processus de TI permettrait de dresser une liste
• Mauvaise utilisation des nouveaux équipements des produits existants et de déterminer lesquels
et processus ; sont les plus appropriés pour les entreprises visées
• Manque de compétences sur les nouveaux pro- dans notre recherche.
cessus.
Dans la version 3 d’ITIL, les livres de base
3.6 ÉTAPE DE REVUE portent sur : « Les stratégies de gestion (en TI) »,
L’étape de revue est le moment de prendre du « Le design des processus », « Les transitions »,
recul et de déterminer ce qui a bien fonctionné et « Les opérations » et « L’amélioration continue »
ce qui a moins bien fonctionné. C’est le temps de (Service Strategies, Service Design, Service Tran-
ressortir les facteurs clés de succès du projet et sition, Service Operation et Continual Service
de les comparer avec la réalité. Improvement). C’est une refonte du modèle et il
1- Interprétation des mesures de performance des faudra adapter la méthode que nous proposons
nouvelles pratiques pour en tirer parti.
• Produit livrable : Tableau montrant les indi-
cateurs clés de performance. La publication de la norme ISO/CEI 20000
2- Évaluation de la satisfaction des parties pre- apporte son lot d’opportunités et de problèmes.
nantes. Avec cette norme, il est maintenant possible de
• Produit livrable : Résultats des évaluations certifier la qualité des services de TI. Par contre,
de satisfaction des parties prenantes. cette norme est mal alignée avec les autres normes
3- Leçons apprises ISO. Comme elle se veut un pendant ISO à ITIL,
• Produit livrable : Rapport d’avancement du il sera nécessaire d’en suivre l’évolution.
projet qui décrit l’état de la situation des
pratiques par rapport aux buts fixés au 5. CONCLUSION
départ. Une série de recommandations pour La méthode proposée se base sur des études anté-
mieux faire à la prochaine fois. rieures [18, 22] et des propositions d’améliora-
tion de processus faites par différents intervenants
Difficultés courantes dans cette étape : L’étape dans le domaine. Les propositions faites par des
n’est pas jugée nécessaire. consultants s’arrêtent généralement à l’étape de
l’implantation.
3.7 ÉTAPE DE PÉRENNITÉ
Une fois que les nouveaux processus sont en place Les informations collectées durant la revue
et qu’ils fonctionnent bien, il faut s’assurer qu’ils de littérature ont été corroborées par les com-
ne se dégraderont pas ou que les anciennes habi- mentaires des gestionnaires et des experts consul-
tudes ne referont pas surface. L’étape de pérennité tés. Les gestionnaires nous ont permis de connaître
met en place des lignes de conduite pour s’assu- et d’ordonner les problèmes d’opérations courants
rer que les pratiques ne régressent pas. dans les services de TI. Les gestionnaires ont aussi
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d’amélioration des processus dans leur entreprise. très petites entreprises (Software Life Cycles for
Nous avons utilisé ces informations pour alimen- Very Small Enterprises) (moins de 25 personnes)
ter la discussion avec les experts. Ils ont ajouté du secteur logiciel. http://profs.logti.etsmtl.ca/
des éléments qui sont tirés de leur expérience dans claporte/VSE/index.html
les entreprises du Québec. Bien sûr, ces situations • Alain April est professeur à l’École de techno-
ne sont peut-être pas uniques au Québec. logie supérieure. Il est coéditeur des chapitres sur
la qualité et sur la maintenance du « Guide to the
Il ressort que les problèmes fondamentaux Software Engineering Body of Knowledge
sont le manque de structure organisationnelle et (SWEBOK) » et détient un doctorat sur l’amé-
le manque de documentation. Nous pensons qu’il lioration de la maintenance du logiciel.
y a des gains à faire par une meilleure gouver- • Nabil Berrhouma a obtenu une maîtrise en génie
nance du service de TI et une meilleure commu- logiciel de l’École de technologie supérieure. Il
nication entre les services de l’entreprise. En possède plus de huit années d’expériences en
utilisant la méthode que nous proposons, nous développement et en gestion de services en TI.
espérons améliorer la situation en vendant le pro- Il possède une certification ITIL Foundation.
jet à la haute direction, en se concentrant sur les
aspects problématiques et en commençant par de 7. RÉFÉRENCES
petits objectifs qui présentent de bons retours sur [1] Office of Government Commerce : ITIL Ser-
investissement. vice Support: The Stationery Office, 2000
[2] King Research : Automating Repetitive IT Tasks
Cependant, comme la méthode n’a pas été - A Survey of Desktop and Server Management.
validée par des experts internationaux, ni testée Consulté le 12 07 2006, de http:// www.
dans des entreprises, il est difficile de savoir jus- kace.com/pdf/kace_survey_v2.pdf
qu’à quel point elle est utilisable et à quel point [3] M. Baard (24.9.2003) : Overworked, Unders-
elle aide les services de TI à s’améliorer. Il y a taffed CIOs try to keep the peace. Consulté le
donc un élément de risque à l’utiliser tant que des 12.07.2006, de http://searchcio.techtarget.com
validations et des tests en environnement réel /originalContent/0,289142,sid19_gci929211,0
n’auront pas été faits. Il n’en demeure pas moins 0.html
que, parce qu’elle énonce des problèmes fré- [4] P. Bramhall (10.05.2006) : Why do business
quemment rencontrés dans l’amélioration de pro- managers hate IT. Consulté le 7.7.2006, de
cessus, notre recherche est très utile pour ceux www.itsmwatch.com/itil/article.php/ 3605226
qui décideraint d’entreprendre un tel projet. [5] R. F. Flores (27 11 2005) : IT Service Catalog
- Know your audience. Consulté le 6.7.2006
Nous projetons d’élaborer des suggestions [6] M. Brenner, I. Radisic & M. Schollmeyer : A
quant aux outils et tactiques à utiliser pour chaque criteria-catalog-based methodology for analy-
activité. À chaque activité, nous voulons ajouter zing service management processes ; Actes de
une section décrivant les techniques à appliquer ou 13th IFIP/IEEE International Workshop on Dis-
les questionnaires utilisables dans le contexte. tributed Systems: Operations & Management
Une section décrirait aussi comment interpréter (DSOM), octobre 2002, Montréal, Canada.
les résultats, comment les intégrer à la vue d’en- [7] G. St-Amant M.Sc. PhD, (2004) : Qualimètre ;
semble et à quoi s’attendre en fonction des résul- consulté le 4.9.2006, de http://www.er.uqam.
tats possibles. ca/nobel/r20014/ReferentielTI/ qualimetre.html
[8] Mouvement québécois de la qualité. (2006) :
La présente recherche est plus solide dans ses Qu’est-ce que le Qualimètre ? Consulté le
aspects de recherches que dans la méthode pro- 2006/09/04, de www.qualite.qc.ca/quali/
posée. C’est cependant un point de départ pour qualimetre.htm
ceux qui voudraient tester la méthode dans des [9] National Institute of Standards and Techno-
conditions réelles. logy (NIST). (2006) : Frequently Asked
Questions about the Malcolm Baldrige Natio-
6. LES AUTEURS nal Quality Award. Consulté le 2006/09/04,
• Yves B. Desfossés a obtenu une maîtrise en Tech- de http://www.nist.gov/public_affairs/
nologie de l’information de l’École de technolo- factsheet/baldfaqs.htm
gie supérieure. Il est consultant en service TI et [10] Office of Government Commerce : ITIL Ser-
possède plus de 20 ans d’expériences en TI. Il vice Delivery; The Stationery Office, 2000
est titulaire d’une certification ITIL Practitioner. [11] Microsoft. (2005) : MOF executive overview
• Claude Y. Laporte est professeur de génie logiciel version 3.0, de : http://www.microsoft.com/
à l’École de technologie supérieure. Il a été l’ins- mof
tigateur du « centre de génie logiciel appliqué ». [12] Quality Process Assessments Inc. (2003) :
Il est l’éditeur d’un groupe de travail ISO (WG24) Information and Communications Techno-
qui élabore une norme internationale sur le déve- logy Service Management (ICTSM) Process
loppement de cycles de vie des logiciels pour les Reference Model (PRM), p.8.
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[13] ITGI, I. G. I. (2003) : Cobit Quickstart ; IT dologies, techniques, and tools ; MIS Quar-
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nois [22] S. Alter : Pitfalls in analyzing systems in
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York, Free Press, 1985. Francisco, 2003
[15] R. Riedl, M. Kobler et F. Roithmayr : An [23] J. Gremba et C. Myers : The IDEAL model:
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Johannes Kepler University, 2005. [24] B. McFeeley : IDEAL: A user’s guide for soft-
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International Network Services, 2005 2 La base de configuration est un des éléments
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Business process change: A study of metho- gements.
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