INALCEC Mejora Continua - Taller 17 Oct

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MEJORA CONTINUA
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OBJETIVOS DEL TALLER

Al terminar este capacidad de:
taller
Usted
estar
en
Aclarar cual es su papel en la administracin de la mejora continua. Utilizar metodologas y herramientas para la mejora continua Resolver un problema, posible problema u oportunidad de mejora mediante metodologas de mejora continua
Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec
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AGENDA
Fase en la cual se encuentra la mejora continua en la implementacin Conceptos afines a la mejora continua Aspectos bsicos para la mejora continua y articulacion con otros modelos Metodologas y herramientas para la mejora continua Vinculacin con objetivos de gestin
Consolidacin del sistema de gestin Certificacin del Sistema de gestin De la calidad Revisin del sistema Por parte del comit De Presidencia Auditorias internas de calidad Puesta en marcha de medicin anlisis y mejora
Polticas y objetivos del sistema
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11 10 9 8 7
Mapa de procesos
2 3
Anlisis de los procesos Documentacin Del sistema
PLAN DE ACCIN
4 5 6
Estructura Organizacional & comunicaciones
Puesta en marcha de la mejora continua

Divulgacin y puesta en marcha del sistema de gestin de la calidad
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MEJORA DE LA CALIDAD Parte de la gestin de la calidad enfocada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad
MEJORA CONTINUA Accin recurrente que aumenta la capacidad para cumplir los requisitos.
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CORRECCIONES O ACCIONES REMEDIALES

Accin tomada para conformidad detectada. eliminar una no
Notas: Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva Una correccin puede ser por ejemplo un reproceso, reparacin o reclasificacin.
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Acciones correctivas
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada y otra situacin no deseable. Problemas reales que haya vivido la organizacin Se priorizan los problemas reales Se establecen las posibles causas Se proponen las acciones correctivas para eliminar las causas del problema real Se realiza el seguimiento para determinar su efectividad
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Informacin de entrada para identificar Acciones Correctivas

Quejas Reclamos Devoluciones Resultados de las auditorias internas de calidad Resultados de la revisin del sistema de calidad Producto no conforme Encuesta sobre la satisfaccin del cliente
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CUNDO SE INICIA UNA ACCIN CORRECTIVA?
No conformidad
- Ocasiona altos costos - Se afecta el logro de las metas - Se afecta la imagen de la organizacin - Se origina prdida de clientes - Es recurrente
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Acciones preventivas
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial. Los usuarios, beneficiarios, padres de familia, pares acadmicos u otras IES, identifican problemas potenciales que puedan afectar adversamente a la institucin:

Se establecen las posibles causas o causas potenciales Se proponen las acciones preventivas para evitar las causas del problema potencial Se realiza su seguimiento para determinar su efectividad
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Informacin de entrada para identificar Acciones Preventivas

Visitas de padres de familia, empresas Visitas de referenciacin a otras IES Anlisis y valoracin de riesgos operativos, legales, estratgicos, entre otros Auditora a proveedores Auditora o evaluaciones a los servicios Encuesta sobre la satisfaccin del cliente
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Acciones de mejora
Acciones que se adelantan cuando los procesos o servicios estn bajo control y se desea innovar o mejorar las prcticas. Se viene midiendo la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos Permanentemente se realizan anlisis de las mediciones y se utilizan las tcnicas estadsticas Se observan oportunidades de mejora de procesos los cuales pueden o no tener impacto financiero Se proponen metas para mejorar Se establecen acciones de mejora Se mide nuevamente Se retroalimenta para acercarse a la meta propuesta
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Informacin de entrada para identificar Acciones de Mejora

Mediciones de eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos o servicios Mediciones realizadas alrededor de los objetivos de calidad o conectadas con los planes estratgicos Encuesta sobre la satisfaccin del cliente Referenciacin de otras IES
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Se utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos premisas: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. El aprovechamiento de los recursos utilizados para proporcionar valor agregado al producto o servicio Medida en la cual las actividades planificadas se llevan a cabo y se alcanzan los resultados planificados. Valora el logro de los objetivos
EFICIENCIA
EFICACIA EFECTIVIDAD
Medida del impacto de la gestion en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. En la Ley 872 de 2003 esta medicion se denomina medicion de resultados
Aspectos bsicos para la mejora continua

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HERRAMIENTAS BASICAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
Herramientas estadsticas y no estadsticas han sido utilizadas ampliamente para monitorear, analizar y mejorar la calidad y productividad de procesos u operaciones de prestacin del servicio. Estas herramientas son: Hojas de registro o de datos Diagrama de Pareto Histograma Diagrama de dispersin Diagrama causa efecto Matriz de decisiones, entre otros
INALCEC Planes de Mejoramiento
Matriz de decisiones Histogramas Diagrama de dispersin Causa y efecto Paretto Hojas de datos
HERRAMIENTAS DE MEJORA CONTINUA
Hojas de Datos
Escuela Tcnica Superior de Arquitectura Departamento de Construccin Y Tecnologas Arquitectnicas UNIVERSIDAD POLITCNICA DE MADRID
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V EDICION DEL MASTER / DIPLOMA DE ESTUDIOS AVANZADOS EN DIRECCIN DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS E INMOBILIARIAS
Apellidos: Nombres: Profesin: Ttulos acadmicos Universidad de egreso (si es egresado de la UCAB indique el nmero de expediente) Cdula de Identidad: Telfono de habitacin: Telfono celular: Direccin de habitacin: Nombre de la empresa para la cual trabaja: Direccin de oficina: Telfono de oficina: Correo Electrnico:
SOLICITUD DE ADMISIN
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Diagrama Pareto
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Diagrama Causa Efecto

Diagrama Causa-Efecto: Una vez se ha identificado un problema, se debe iniciar un estudio con el objetivo de analizar las posibles causas de tal efecto. Tiene por finalidad determinar en forma sistemtica y mediante un trabajo en equipo, las causas (primarias, secundarias, etc.) de un efecto.
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Diagrama Dispersin
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Histograma
Matrices de Decisin
Matriz de Decisin
SOLUCIN
Suceso 1 Suceso 2 20% Suceso 3 30% OPTIMISTA Decisin 1 Decisin 2 Decisin 3 Decisin 4 Beneficio estimado PESIMISTA LAPLACE 50%
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DATOS
Probabilidad (%) Decisin 1 Decisin 2 Decisin 3 Decisin 4
VME
1 0 -1 -5
2 4 0 10
3 5 1 12
3,00 5,00 1,00 12,00 12,00 Decisin 4
1,00 0,00 -1,00 -5,00 1,00 Decisin 1
2,00 3,00 0,00 5,67 5,67 Decisin 4
1,80 2,30 -0,20 3,10 3,10 Decisin 4
SOLUCIN =
MATRIZ DE PESARES
Suceso 1 Decisin 1 Decisin 2 Decisin 3 Decisin 4 Suceso 2 Suceso 3
SOLUCIN
SAVAGE Decisin 1 Decisin 2 Decisin 3 Decisin 4 Beneficio estimado
0 1 2 6
8 6 10 0
9 7 11 0
9,00 7,00 11,00 6,00 6,00 Decisin 4
Nota: Introducir los resultados esperados y las probabilidades de ocurrencia de cada suceso en el recuadro DATOS. La hoja de clculo en el recuadro SOLUCIN muestra la decisin a tomar y su beneficio esperado empleando los criterios optimista, pesimista, de Laplace, del Valor Monetario Esperado (VME) y del criterio de Savage basado en la matriz de pesares que tambin se muestra.
SOLUCIN =
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Plan de Mejoramiento
PLAN DE ACCION PROPUESTO
Declaracin del problema u oportunidad Objetivo del proyecto Impacto en usuario o beneficiario Impacto en la compaa Equipo integrado por Indicador operacional Frecuencia Medicin INDICADOR FINANCIERO
Fecha REAL entrega plan de accin: Fecha esperada cierre caso:
Nombre lder del equipo Firma:
ESPACIO PARA LA REVISION Y APROBACION DEL PLAN PROPUESTO
DETERMINACION DE ACCIONES - ELABORAR PLAN DE ACCION

No. Posible causa Valor % %Acum Como Responsable Dificultades Recursos adicionales requeridos Comienza Termina Decisin
Formular el objetivo especfico a alcanzar mediante el plan de accin propuesto Proponer situacin deseable a partir del problema, posible problema u oportunidad formulado. Establecer el objetivo y matricular con objetivo de gestin Definir la meta Proponer indicador Establecer responsable
Planes de Mejoramiento Articulacin con Otros Modelos

MECI-Subsistema Control de Evaluacion
INALCEC
Sistema Aseguramiento de la Calidad en la Educacion Superior
Plan de Mejoramiento MECI
INALCEC
PLAN INDIVIDUAL
Plan de Mejoramiento Sistema Aseguramiento Calidad en la Educacin

GESTION DIRECTIVA
INALCEC
GESTION ACADEMICA
GESTION COMUNIDAD
GESTION ADTVA Y FINANCIERA
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METODOLOGA
1. 2. 3.

Definir el problema real o potencial o identificar la posibilidad de mejora. (priorizar) Verificar coherencia con objetivos de calidad Realizar su valoracin y priorizacin frente a:
Tomar datos Analizar datos
4. 5.
Establecer plan de accin Formular objetivos y metas especficas Establecer indicador de seguimiento
Aprobar desde el Comit de Calidad
6.
Ejecutar plan y evaluar los resultados
1a. DEFINIR EL PROBLEMA

Cuestin que puede tener solucin Es describir el efecto provocado por una situacin adversa Es una descripcin que no da lugar a interpretacin. A partir de las fuentes definidas en el sistema de gestin, identificar los posibles problemas que pueden ser resueltos mediante la metodologa mejora continua
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Problema: oportunidad de mejora
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FUENTES (Tomar datos)

Quejas y reclamos Entrevistas cara a cara con usuarios o beneficiarios Encuestas de satisfaccin Estudios e inteligencia de mercado Referenciacin con otras IES Resultados de las auditorias internas y externas Mediciones obtenidas con los indicadores de desempeo (proceso, producto/servicio) Propuestas de los colaboradores
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TORMENTA DE IDEAS
Tcnica para el anlisis de problemas basada en el hecho que Trabajando en grupo se generan ms y mejores ideas creativas que trabajando aisladamente Generar ideas para la identificacin y solucin de problemas de una manera organizada y efectiva Agrupar la informacin, empleando diagramas de afinidad Identificar los factores sobre los cuales se desarrollar la formulacin del(os) problema(s) o posible(s) problema(s) u oportunidad(es) de mejora. Formular el problema
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DIAGRAMA DE AFINIDAD
MTODO
D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF
Conocimiento
D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF
Hardware
Comunicacin
D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS D+AKSJFLSAKJFALDS ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD D+AKSJFLSAKJFALDS DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF DFKAJSDKLFAJFD ASDFKADSJFSADJF ASDFKADSJFSADJF
Software
Competencias
Factores fundamentales
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DESCRIPCIN DE UN PROBLEMA
1 2 3 4 QU? CMO? Cul es el efecto? Cmo se identific el problema? Dnde est ocurriendo el efecto? Desde cuando viene ocurriendo el efecto? Qe es lo que est mal, qu es lo adverso Registros, evidencias objetivas
DNDE? CUNDO?
Identificar con la mayor precisin posible dnde est ocurriendo el problema Establecer desde cuando se viene presentando el problema, que antecedentes se tiene, que caracterstica tiene (un comportamiento definido) Estimar la frecuencia con que ha aparecido el problema. Qu se est incumpliendo?: Una especificacin, un principio, una directriz Qu riesgo est generando?
CUNTO?
Con qu frecuencia se viene presentando el efecto? Por qu es un problema?
POR QU?
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EJEMPLO DE PROBLEMA FORMULADO

En el departamento de Ingeniera Industrial de la Universidad Tercer Milenio durante los ltimos 5 aos, se ha venido disminuyendo el numero de estudiantes a ingresar en un 20% progresivamente, segn lo muestra el indicador de matriculas; en la pasada visita de pares acadmicos la calificacin de calidad obtenida fue muy baja y los resultados de las pruebas ECAES muestran un bajo desempeo de los estudiantes.
QUE COMO DONDE CUANDO CUANTO POR QUE
INALCEC
DESCRIPCIN DE UN POSIBLE PROBLEMA

1 2 3 4 5 6
QU?
Cul sera el efecto? Dnde ocurrira el efecto? Cmo se identific el posible problema? Desde cuando podra suceder?
Qe estara mal, qu sera lo adverso Identificar con la mayor precisin posible dnde podra ocurrir el problema Registros, evidencias objetivas
DNDE? CMO?
CUNDO?
Establecer desde cuando se podra presentar el problema, que antecedentes se tendra, que caracterstica tendra (un comportamiento definido) Estimar la frecuencia con que aparecera el problema. Qu se estara incumpliendo?: Una especificacin, un principio, una directriz Qu riesgo se generara?
CUNTO?
Con qu frecuencia se podra presentar? Por qu sera problema?
POR QU?
INALCEC
DESCRIPCIN DE UNA OPORTUNIDAD

1 2 2 3
QU?
Cul sera el efecto? Dnde ocurrira el efecto? Cmo se identific la oportunidad Desde cuando podra suceder?
Qu es lo aprovechable Identificar con la mayor precisin posible dnde se dara la oportunidad Registros, evidencias objetivas
DNDE? CMO?
CUNDO?
Establecer desde cuando se podra aprovechar la oportunidad, que antecedentes se tendra (quienes la estn aprovechando), que caracterstica tendra (un comportamiento definido) Estimar la frecuencia con presentara la oportunidad. que se
4 5
CUNTO?
Con qu frecuencia se podra presentar? Por qu sera una oportunidad?
POR QU?
Cual sera el beneficio?: que normas o especificaciones la regularan, un principio, una directriz Qu riesgo se generara?
INALCEC
Para redactar el problema responda las siguientes preguntas
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ENFOCARSE SOBRE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Identificar los factores de mayor incidencia (ver fuentes de datos) Clasificar (Ranking) y Seleccionar las oportunidades sobre las cuales se puede trabajar Describir el problema en forma clara y consistente (sin lugar a interpretaciones) Utilizar las herramientas: Diagrama de Pareto Matriz de decisin RESULTADO: Lista priorizada de problemas y descripcin clara del problema a analizar (objetivo a alcanzar)
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1b. PRIORIZAR LOS PROBLEMAS

PARETTO RESTRICCIONES JURDICA
98% 99% 100% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 1.75 38% 1.40 40% 30% 0.53 0.25 0.23 0.20 0.20 0.05 0.03 20% 10% 0% 4.50 4.00 3.50 3.00 2.50 2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 68% 79% 90% 85%
94%
APLAZAMIENTOS
DUDAS DE TEMA
NO CONFORMIDAD
INCUMPLIMIENTO CITA/AGENDA
ATENCION AL CLIENTE
ACTIVIDAD IMPREVISTA
PROBLEMA SOFTWARE
MTODO
RESTRICCIONES
F*IPP
%ACUM
RECURSO HUMANO
INALCEC
VALORACION DE POSIBILIDADES DE MEJORA

COSTO DE SOLUCION TIEMPO REQUERIDO PROBABILIDAD DE SOLUCION
Boto n es de coman d o
AHORRO INGRESO
FRECUENCI A
No
PROBLEMAS FORMULADOS
Registre aqu la valoracin de los criterios del ndice de prioridad de Pareto
2. DETERMINAR LAS CAUSAS RAICES
INALCEC Registre aqu las causas que en la tormenta de ideas se considero generan el problema Establezca impacto y frecuencia con la que se presentan para priorizar
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DETERMINAR LAS CAUSAS RAICES

Realizar anlisis causa-efecto Seleccionar factores fundamentales Diagrama de afinidad Identificar posibles causas (con datos) Tormenta de ideas Causa y efecto Seleccionar las causas reales con la mayor probabilidad de impacto sobre el problema seleccionado Utilizar herramientas: ... RESULTADO: Lista de causas reales a ser eliminadas o atenuadas
ciclo
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HERRAMIENTA DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

FACTOR FACTOR FACTOR FACTOR
PROBLEMA CAUSA
ULTRACAUSA
FACTOR
FACTOR
FACTOR
SUBCAUSA
POSIBILIDADES DE MEJORA
FACTORES O CAUSAS FUNDAMENTALES
CAUSAS
SUBCAUSAS
ULTRACAUSAS
INCIDENCIA EN INCIDENCIA EN FRECUENCIA DE EL PROBLEMA EL PROBLEMA LA CAUSA
Diferencias en el kardex entre lo fsico MTODO y el registro en sistemas
Diferencias en embalaje
PROBLEMA A RESOLVER FACTOR CAUSA
SUBCAUSA
ULTRACAUSA
No se informa de los Falta de comunicacin entre Cambios de mercadeo, directores embalaje de lneas y logstica No existen canales de comunicacin Falta de planeacin en las ofertas Falta de Falta de coordinacin entre comunicacin entre mercadeo, directores sistemas e de lneas y logstica investigacin y desarrollo La misma referencia Falta de actualizacin de los tiene dos embalajes hasta agotar cambios en el existencias en las sistema regionales Falta de informacin a los vendedores sobre referencias descontinuadas Falta de orden en el Ventas no tiene claro proceso de creacin conocimiento de los de la referencia tiempos de reaccin de las reas involucradas No existen procedimientos ni especificaciones que describan el proceso de creacin de la referencia No se conserva "memoria" de experiencias (ejemplo ofertas) y se vuelven a cometer los mismos errores o parecidos
2 2
INALCEC 10 20
TOTAL
FRECUENCIA 3 3 80 DE LA22 CAUSA 50

50
1 1
2 2
100 240 100
INCIDENCIA
100 100
4 4
120
480
3 3
80
240
2 2 30 60 Producto de la incidencia por la 3 3 80 240 frecuencia
INALCEC
ESTIMACIN DE LA INCIDENCIA
FRECUENCIA 1 3 6 BAJA MEDIA O INDIRECTA ALTA O DIRECTA VALORACIN 1 3 5
INALCEC
ESTIMACIN DE LA FRECUENCIA
FRECUENCIA VALORACIN
1 2 3 4 5 6
NUNCA CASI NUNCA ALGUNAS VECES MUCHAS VECES CASI SIEMPRE SIEMPRE
0 2 4 6 8 10
INALCEC
POSIBILIDADES DE MEJORA FACTORES O CAUSAS FUNDAMENTALES CAUSAS SUBCAUSAS ULTRACAUSAS INCIDENCIA EN INCIDENCIA EN FRECUENCIA DE EL PROBLEMA EL PROBLEMA LA CAUSA
TOTAL
Diferencias en el kardex entre lo fsico MTODO y el registro en sistemas
Diferencias en embalaje
Causas reales
No se informa de los Falta de Cambios de comunicacin entre embalaje mercadeo, directores de lneas y logstica No existen canales de comunicacin Falta de planeacin en las ofertas Falta de Falta de comunicacin entre coordinacin entre mercadeo, directores sistemas e de lneas y logstica investigacin y desarrollo Falta de La misma referencia actualizacin de los tiene dos embalajes cambios en el hasta agotar sistema existencias en las regionales Falta de informacin a los vendedores sobre referencias descontinuadas Falta de orden en el Ventas no tiene claro proceso de creacin conocimiento de los de la referencia tiempos de reaccin de las reas involucradas No existen procedimientos ni especificaciones que describan el proceso de creacin de la referencia No se conserva "memoria" de experiencias (ejemplo ofertas) y se vuelven a cometer los mismos errores o parecidos
2 2
10
20
2 2 3 3 2 2
50 80 50
100 240 100
1 1
100
100
4 4
120
480
3 3
80
240
2 2
30
60
3 3
80
240
INALCEC
DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

FACTOR FACTOR FACTOR CAUSA
ULTRACAUSA
FACTOR
PROBLEMA
CAUSA
ULTRACAUSA
SUBCAUSA FACTOR FACTOR FACTOR
SUBCAUSA
INALCEC
4. ESTABLECER PLAN DE ACCION SOLUCIONES

Desarrollar y seleccionar las soluciones posibles Establecer Qu y cmo (precisar) Cundo Quien Con qu Dnde Herramientas: Tormenta de ideas Diagramas de afinidad Formatos para la recoleccin de datos
INALCEC
PARTA DEL DIAGRAMA CAUSA EFECTO PARA DEFINIR SOLUCIONES

CMO
QUIEN CUANDO RECURSOS
FACTOR CAUSA
FACTOR CAUSA
FACTOR CMO CAUSA CMO
PROBLEMA CAUSA FACTOR SUBCAUSA

CAUSA FACTOR SUBCAUSA HER
INALCEC
DESCRIBA EL PLAN DE ACCION

OBJETIVO
META INDICADOR RESPONSABLE
Actualizar titulares
Propsito de las actividades Num ACTIVIDAD Responsables Comienzo Fin % AVANCE Notas SEGUIMENTO
INALCEC
PRIORIZAR SOLUCIONES
Realizar la valoracin de las soluciones, considerando criterios de valoracin:
INDICE DE PRIORIDAD DE PARETO - IPP
IPP= -------------------------COSTO * TIEMPO
AHORRO * PROBABILIDAD
INALCEC
REFERENCIAS PARA VALORAR INGRESOS Y AHORROS
INALCEC
REFERENCIAS PARA VALORAR PROBABILIDAD DE XITO
INALCEC
REFERENCIAS PARA VALORAR COSTOS
INALCEC
REFERENCIAS PARA VALORAR TIEMPO DE EJECUCIN
INALCEC
EJEMPLO PARA VARORACIN DE LAS POSIBLES SOLUCIONES

EJEMPLO:
MATRIZ DE DECISIN
INALCEC
5. FORMULAR EL OBJETIVO ESPECFICO

Formular el objetivo especfico a alcanzar mediante el plan de accin propuesto
METODOLOGA
Proponer situacin deseable a partir del problema, posible problema u oportunidad formulado. Establecer el objetivo y matricular con objetivo de gestin Definir la meta Proponer indicador Establecer responsable
INALCEC
Vincular con Objetivos de Gestin
OBJETIVO
META
INDICADOR
RESPONSABLE
Actualizar titulares
Propsito de las actividades Num ACTIVIDAD Responsables Comienzo Fin % AVANCE Notas SEGUIMENTO
Toda accin de mejora DEBE estar vinculada a uno o ms objetivos de gestin. En lo posible, todo proceso debe estar aportando a los objetivos de gestin
INALCEC
OBJETIVOS DE GESTIN Y PROYECTOS DE MEJORA

OBJETIVO OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 MEJORA PROYECTO DE MEJORA 1 ALTO NINGUNO BAJO OBJETIVO 3
PROYECTO DE NINGUNO MEJORA 2 PROYECTO DE MEJORA 3

BAJO
ALTO
BAJO
ALTO
BAJO
INALCEC
Asegurar los logros

Documentar, divulgar a reas que deban implementar Capacitar, entrenar al grupo humano Evaluar la implementacin del CMC (ciclo de mejora continua de la calidad) Identificar responsables para:

Monitorear resultados Implementar nuevas acciones
Utilizar herramientas: Grficos RESULTADO: Control de un nuevo nivel de desempeo, Recomendaciones, celebracin
ciclo
INALCEC
6. IMPLEMENTAR LA MEJORA Y ANALIZAR RESULTADOS
Inicio del Estudio Analizar causas

Se hacen cambios Mejoramiento: reducir variabilidad del proceso
INALCEC
TALLER No. 1 PLAN DE MEJORAMIENTO OBJETIVO Definir un plan de mejora para enfrentar problemas, posibles problemas u oportunidades de mejora.
METODOLOGA
30 minutos

Identifique el problema que va a trabajar y redactelo de acuerdo con la metodologia presentada Definir con claridad las causas raiz, utilice las herramientas presentadas Piense y escriba las posibles soluciones, cada persona aporta una idea la cual es registrada por el moderador en la hoja de Excel o formato entregado (plantilla mejora continua) y seleccione las ms importantes o representativas.

INALCEC Mejora Continua - Taller 17 Oct

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OBJETIVOS DEL TALLER

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Polticas y objetivos del sistema

Estructura Organizacional & comunicaciones

Puesta en marcha de la mejora continua

Divulgacin y puesta en marcha del sistema de gestin de la calidad

CORRECCIONES O ACCIONES REMEDIALES

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Informacin de entrada para identificar Acciones Correctivas

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

CUNDO SE INICIA UNA ACCIN CORRECTIVA?

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Informacin de entrada para identificar Acciones Preventivas

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Informacin de entrada para identificar Acciones de Mejora

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Aspectos bsicos para la mejora continua

HERRAMIENTAS BASICAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

INALCEC Planes de Mejoramiento

HERRAMIENTAS DE MEJORA CONTINUA

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Diagrama Causa Efecto

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

3,00 5,00 1,00 12,00 12,00 Decisin 4

1,00 0,00 -1,00 -5,00 1,00 Decisin 1

2,00 3,00 0,00 5,67 5,67 Decisin 4

1,80 2,30 -0,20 3,10 3,10 Decisin 4

9,00 7,00 11,00 6,00 6,00 Decisin 4

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Fecha REAL entrega plan de accin: Fecha esperada cierre caso:

Nombre lder del equipo Firma:

ESPACIO PARA LA REVISION Y APROBACION DEL PLAN PROPUESTO

DETERMINACION DE ACCIONES - ELABORAR PLAN DE ACCION

Planes de Mejoramiento Articulacin con Otros Modelos

Sistema Aseguramiento de la Calidad en la Educacion Superior

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Plan de Mejoramiento MECI

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Plan de Mejoramiento Sistema Aseguramiento Calidad en la Educacin

GESTION ADTVA Y FINANCIERA

Derechos de Inalcec Prohibida su reproduccin Sin autorizacin formal de Inalcec

Ejecutar plan y evaluar los resultados

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1a. DEFINIR EL PROBLEMA

Problema: oportunidad de mejora

FUENTES (Tomar datos)

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Con qu frecuencia se viene presentando el efecto? Por qu es un problema?

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EJEMPLO DE PROBLEMA FORMULADO

DESCRIPCIN DE UN POSIBLE PROBLEMA

Con qu frecuencia se podra presentar? Por qu sera problema?

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DESCRIPCIN DE UNA OPORTUNIDAD