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ABARROTES CHUY 1. QUINES SON LOS CLIENTES? La poblacin en general del municipio de Zacualtipn y sus alrededores 2. EDAD PROMEDIO Personas en general. 3. CULES SON LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES? Obtener un servicio econmico El producto y el servicio deben ser de calidad Ofertas o promociones un servicio rpido Un servicio amable y eficaz
Buscan un servicio cordial y amable en todo momento. El precio sea apropiado de acuerdo al producto que se le ofrece. Un servicio rpido y eficaz. Que se les ofrezca una variedad de productos Accesibilidad, para la adquisicin de los productos. Cortesa del personal al tratar los clientes con atencin, respeto y consideracin y con una actitud y disposicin basada en la amistad.
ORGANIZACIN EMPRESARIAL
Misin Llevar a la mayor parte de la poblacin de Zacualtipn y sus alrededores, productos de calidad a los precios ms bajos en forma permanente. -Rentabilidad Justa -Servicio Amable y eficiente Visin Servir cada vez a un mayor nmero de personas, al ofrecer la mejor experiencia de compra para el cliente y el mejor lugar para trabajar para nuestros empleados, derivado de una constante innovacin. .Valores Confianza: cumplir puntualmente con los compromisos adquiridos. Honestidad: son congruentes entre lo que se piensa, siente, dice y se hace hacia el bien comn. Lealtad: identificarse con la empresa y trabajar con amor, pasin, alegra y compromiso. Servicio: Actuar con atencin oportuna y personalizar con quien tenga contacto con nosotros.
Innovacin: Se desarrolla mejores maneras de hacer las cosas y estamos en constante cambio. Calidad: Estar obsesionados con los clientes ofreciendo siempre lo mejor.
OBJETIVO GENERAL Proporcionar un servicio completo a sus clientes, adaptando cada producto a sus necesidades. Su flexibilidad y habilidad para ofrecer el producto a los clientes. OBJETIVOS ESPECFICOS
Enfoque al cliente: abarrotes Chuy depende de sus clientes, por lo tanto debemos atender y satisfacer sus requisitos as como detectar sus expectativas para poder as trabajar acorde con ello y poder tenerlos satisfechos. Liderazgo: Se ha creado, un ambiente interno en el cual nuestro personal est involucrado en el logro de los objetivos de esta organizacin. Participacin del personal: El personal con el que se cuenta es el alma de la empresa. Su compromiso con esta, hace posible que sea para el beneficio de la organizacin con esto podemos asegurar un servicio de calidad hacia el cliente. Mejora continua: mejorar la atencin al cliente, para lograr de esta manera cumplir con el objetivo general de la organizacin.
De esta manera pretendemos implementar y perfeccionar la mejora del sistema y asegurar la satisfaccin del Cliente.
AUTORIZO GGE001
REVISIN DAD001
Pgina 1-2
PROCESO
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INSTRUCTIVO
REGISTRO
Ofrecer al cliente calidad y variedad INDVE001 Realizar pedido en los productos, a los mejores INDVE002 Suministrar pedido precios respecto a la competencia. INDVE003 Entrega y pago del pedido
REDVE001 Registro de pedido REDCO006 Registro de Faltantes REDVE002 Orden de salida REDVE003 Orden de entrega REDVE004 Registro de ventas
GESTIN COMERCIAL
Brindar al cliente la mejor atencin INDVE004 Atencin a clientes postventa, permitiendo as, fortalecer la relacin y lograr su gusto y INDVE005 Procesamiento de la informacin preferencia. INDVE006 Resolucin y sugerencia al cliente
REDVE006 Inventario de clientes REDVE007 Encuestas de deteccin de necesidades REDVE008 Encuesta del servicio REDVE009 Registro de resultados REDEVE0010 sugerencias. Resoluciones y
AUTORIZO GGE001
REVISIN DAD001
Pgina 2-2
Cdigo:
PRDECO001
1.- Objetivo: Ofrecer al cliente calidad y variedad en los productos, a los mejores precios respecto a la competencia.
2.- Alcance: El procedimiento de gestin de proveedores abarca desde la identificacin de prospectos hasta la seleccin de proveedores.
3.- Polticas de operacin. La identificacin de prospectos solo se realizar con los proveedores variables. Se deber realizar una lista prospectos antes de contactarse con ellos. Se pedir una cotizacin a cada uno de los prospectos. Los proveedores con los que se realicen tratos de debern ser los que ofrezcan mayores beneficios para la organizacin. La seleccin de proveedores deber ser autorizada por el gerente general.GGE01 El inventario de proveedores deber incluir datos personales y generales de cada uno de los proveedores.
GGE001
Identificacin de prospectos
Lista de Prospectos
Cotizacin
Cotejo de proveedores
6 No7
Inventario de Si Proveedores
Fin
Secuencia de etapas 1.
Actividad Realizar una investigacin para identificar los Posibles prospectos. Elaborar una la lista con los proveedores prospectos. Contactar a los prospectos va telefnica, personal o email. Pedir una cotizacin posibles proveedores. a los
Responsable DCO001
2. 3. 4. 5.
Realizar un cotejo de proveedores para identificar a los que ms le convenga a la empresa. Realizar la seleccin de proveedores, Con elaboracin de una tabla de los proveedores seleccionados. La tabla de seleccin de proveedores deber ser Autorizada. Realizacin del inventario de proveedores incluyendo datos generales y personales.
6.
DCO001
7.
GGE001
8.
DCO001
6.- Documentos de referencia INDCO001 Identificar Prospectos INDC002 Cotizacin a Proveedores INDC003 Seleccin de Proveedores
Lista de posibles prospectos Tabla de cotizacin Cotejo de proveedores Tabla de seleccin Inventario de proveedores
1 Ao 1 Ao 1 Ao 3 Aos 5 Aos
Abarrotes CHUY Instructivo Identificar Prospectos Objetivo: Identificar a tiempo la necesidad de la empresa de contar con un nuevo proveedor variable e identificar todos los prospectos. Alcance: La identificacin de prospectos abarca desde identificar la necesidad de un nuevo proveedor, hasta la realizacin de la tabla de prospectos. Puesto Responsable: DCO001 INDVE001 A 18 / 07 / 2011.
AAL001 Realiza un anlisis del mismo cada seis meses para determinar inconformidades con los proveedores, o se determina las necesidades de nuevos proveedores. AAL001 Informa al DCO001 sobre las necesidades de contar con nuevos proveedores, e identifican prospectos. DCO001 Tiene una semana para empezar la identificacin de prospectos.
DCO001 Analiza las necesidades del AAL001 y selecciona las de mayor prioridad. DCO001 Selecciona los productos que requieren buscar de un nuevo proveedor. DCO001 Realiza una investigacin para encontrar posibles proveedores, empezando con la revisin de directorios, la consulta de pginas en internet y recomendaciones. DCO001 Analiza a cada uno de los posibles prospectos identificando sus ventajas y desventajas.
Elaboro DCO001
Reviso DAD001
Autorizo GGE001
Revisin A
Pag 1-1
Objetivo: Identificar a los prospectos que se acerquen mas a los parmetros requeridos por la empresa. Alcance: La cotizacin a proveedores abarca desde que se establecen los criterios a considerar hasta que se elabora el cotejo de proveedores. Puesto Responsable: DCO001
INDC002 - A
18 / 07 / 2011.
DCO001 Revisa REDCO001 para identificar a cada uno de los prospectos. DCO001 Establece los aspectos a considerar en cada uno de los prospectos, como son: Producto, Cantidad, Precio, Tiempo de entrega, etc. DCO001 Establece los estndares a considerar en cada uno de los aspectos evaluados en los prospectos.
DCO001 Elabora REDCO002 considerando los aspectos establecidos. DCO001 Contacta a los prospectos va telefnica o email para solicitarle la cotizacin.
DCO001 Enva REDCO002 a cada uno de los prospectos va email o personalmente. DCO001 Recibe REDCO002 y analiza a cada uno de los prospectos considerando los estndares establecidos. DCO001 Ordena a los prospectos considerando primero los que ms se acercan a los parmetros establecidos. DCO001 Realiza REDCO003 Incluyendo solo los que se acercan ms a los parmetros establecidos. Reviso DAD001 Autorizo GGE001 Vo. Bo. DAD001 Revisin A Pag 1-1
Elaboro DCO001
Objetivo: Identificar al proveedor que cumpla con todos los estndares requeridos por la empresa. Alcance: La seleccin de proveedores abarca desde el establecimiento de los estndares requeridos para la seleccin hasta la elaboracin del inventario de proveedores. Puesto Responsable: DCO001.
INDCO003 A 18 / 07 / 2011.
DCO001 Revisa REDCO003 y Analiza a cada uno de los proveedores. DCO001 Establece estndares para la seleccin de proveedores. DCO001 Establece los datos generales y personales que se tendrn que incluir en REDCO005.
DCO001 Analiza REDCO003 y de acuerdo a los estndares establecidos selecciona al proveedor que cumpla con estos o que ms se acerque a estos. DCO001 Realiza REDCO004 y se lo enva a GGE001 para su autorizacin. Si GGE001 no autoriza REDCO004 se vuelve a analizar REDCO003 y realiza otra seleccin. GGE001 autoriza REDCO004 y lo enva a DCO001. DCO001 revisa los datos generales y personales que se deben conocer del proveedor. DCO001 Contacta al proveedor para solicitarle sus referencias. DCO001 Realiza REDCO005 Reviso DAD001 Autorizo GGE001 Vo. Bo. DAD001 Revisin A Pag 1-1
Elaboro DCO001
ABARROTES CHUY
Fecha:
Responsable:
Clave 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 Elabor: DCO001
REDCO001-A
Nombre de prospecto
Producto (s)
Telfono
Direccin
Revis: DAD001
Pg. 1- 1
Fecha:
Proveedor: Direccin: Email: Producto 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Total. Elabor: DCO001 Proveedor: PVE001 Tamao Cantidad
Revis: DCO001
REDCO002-A
Pg. 1- 1
Fecha:
Departamento: Compras
Producto (s)
Cantidad
Descuento
Total
Aprob
Elabor: DCO001
Revis: DCO001
REDCO003-A
Pg. 1- 1
Fecha:
Departamento: Compras
Proveedor: Direccin: Telfono: Producto: Precio Total: Email: Cantidad: Descuento Unitario: Fax: Precio Unitario: Descuento Total:
ELABOR DCO001
REVIS DAD001
AUTORIZO GGE001
REDCO004-A Fecha: / /
Pg. 1- 2 .
Empresa Proveedora: Nombre del Proveedor: Direccin: Telfono 2: Nacionalidad: Estado civil: Email: Escolaridad: Producto: Telfono 1: Fax: Edad: Descuento:
ELABORO DCO001
REVISO DAD001
AUTORIZO DCO001
REDCO005
Pg. 2- 2
2.- Alcance: El procedimiento de gestin de compras abarca desde la deteccin de las necesidades y orden de compra hasta pago de proveedores.
3.- Polticas de operacin. Mantener actualizado el inventario de mercancas Evitar las sobre cargas de productos en al almacn Justificar las compras realizadas Mantener la relacin de los pagos efectuados a proveedores Conservar un orden diario de las notas, facturas y otras Conservar un registro de entradas al almacn
DCO001
PROVEEDOR
DFI001
Realiza solicitud de requisicin de productos faltantes Revisa la orden y verifica en el rea de almacn
Suministra pedido.
s el
no
la
factura
Fin
Secuencia de etapas 1
Actividad
Verifica la inexistencia de productos y realiza la requisicin de pedido y manda al rea de compras. Recibe la requisicin de pedido y verifica la existencia de productos en almacn. Si se cuenta con los productos en almacn se manda el pedido de productos al rea de ventas. En caso de inexistencia de los productos de manera inmediata se contacta al proveedor y se manda el pedido. Nuestro proveedor recibe, verifica y realiza el pedido. El rea de almacn verifica el orden y especificacin del pedido. Realiza y comprueba el registro de entrada de productos en almacn y despus manda el pedido al rea de ventas. El departamento de compras recibe y verifica la factura de pedido. Manda al proveedor a realizar el cobro al departamento de finanzas confirma y efecta el pago y posteriormente registra la cuenta. El departamento de finanzas manda la factura al departamento de compras, recibe y archiva.
Responsable
DVE001
DCO001
DCO001
DCO001
PROVEEDOR
DCO001, DVE001
PROVEEDOR, DCO001
6.- Documentos de referencia INDCO006 Deteccin de necesidades y orden de compra INDCO007 Verificacin de productos y almacenaje INDCO008 Pago a proveedores
Responsable de controlarlo
DCO001 DCO001 DCO001 DCO001 DCO001
Cdigo de registro
REDCO00 6 REDCO007 REDCO008 REDCO009 REDCO0010
Objetivo: Revisar el nivel de inventarios de almacn para que no existan faltantes para abastecer al rea de ventas. Cdigo: INDCO001-A Fecha: 18/07/11 Alcance: La deteccin de necesidades y orden de compra abarca desde el nivel de inventarios hasta realizar la orden de compra. 7.4.1 Proceso de compras
Objetivo: Analizar y revisar que los productos cumplan con las especificaciones mencionadas para poder ser almacenadas. Cdigo: INDCO002-A Fecha: 18/07/11 Alcance: La verificacin de productos y almacenaje abarca desde 7.4.3 Verificacin productos comprados Puesto Responsable: DCO001 de
1. Recibir el pedido. 2. Revisar y verificar pedido. 3. Entrada de los productos al rea de almacn.
1. El almacenista ALM01 debe de estar a tiempo para recibir al proveedor con el pedido. 2. El almacenista ALM01 debe de verificar y revisar la orden REDCO008 orden de pedido
que cumpla con las especificaciones mencionadas y confirmar al DCO001
Objetivo: Verificar que el proveedor reciba el pago del pedido en el rea de finanzas para evitar reclamos hacia la empresa. Cdigo: INDCO003-A Fecha: 18/07/11 Alcance: El pago de proveedores abarca desde el recibo de la factura de pedido hasta efectuar el pago al proveedor. 7.4. Compras.
2. Verificar que el pedido sea el mismo al REDCO008 0rden de compras y revisar que se
encuentre en almacn. 3. Efectuar pago y firma.
2. Confirma con el rea de almacn si el pedido lleg. 3. Mandar al proveedor al DFI001 que revisa y efecta el pago donde firma el proveedor.
No.
Descripcin
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18
REDCO006-A
001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 0018
Pg. 1- 1 Abarrotes CHUY
No. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
REDCO007-A
Descripcin
Pg. 1- 1
Abarrotes CHUY
Orden de compra
No. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 Autoriz:
REDCO008-A
Descripcin
Abarrotes CHUY
Calidad
rea: Responsable: Puesto: Fecha: Hora:
No. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Clave del articulo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018
REDCO009-A
Pg. 1- 1
Abarrotes CHUY
Inventario
No .
Precio unitario
Entrada
Salida
Existencia
Observaciones:
I.V.A % TOTAL
REDCO010-A
Pg. 1- 1
1.- Objetivo: Ofrecer al cliente calidad y variedad en los productos, a los mejores precios respecto a la competencia. 2.- Alcance: Este procedimiento va desde tomar el pedido del cliente hasta, la entrega y cobro del mismo. 3.- Polticas de operacin. o Realizar mensualmente un anlisis de la competencia del entorno, para mantener los mejores precios respecto a la competencia. o Revisar semanalmente el desempeo de los trabajadores para incrementar la competitividad.
o Realizar una encuesta previa a la venta, para detectar las necesidades del cliente. o Las ventas por un monto mayor a $ 2,000.00, pagadas en una sola exhibicin al contado, tendrn un descuento del 10%.
DVE001
Inicio
DCO002
Deteccin de necesidades
SI
Fin
Secuencia de etapas 1
Actividad Responsable El cliente aborda el establecimiento y cuestiona sobre la existencia expresa el los productos DVE001 que desea. Se realizar conforme al INDVE001.
DVE001
El pedido que se ha registrado, se enviar al almacn, para confirmar los productos DVE001 existentes.
Si los productos existen, la actividad se debe DCO002 llevar acabo conforme al INDVE002.
En caso de que no existan algunos productos, se anotarn en el REDCO006, para pedirlos en DCO002 la prxima orden de compra.
DVE001
REDEVE001 Registro de pedido REDEVE002 Registro de Faltantes REDEVE003 Orden de salida REDEVE004 Orden de entrega REDEVE005 Registro de ventas
7.- Registros Registro Registro de pedido Registro de Faltantes Orden de salida Orden de entrega Registro de ventas Tiempo de retencin 1 ao DVE001 1 ao DVE001 1 ao DVE001 2 aos DVE001 4 aos DVE001 REDEVE005 REDEVE004 REDEVE003 REDEVE002 Responsable de controlarlo DVE001 REDEVE001 Cdigo de registro
REALIZAR EL PEDIDO
Objetivo: Ofrecer al cliente calidad y variedad en los productos, a los mejores precios respecto a la competencia. Alcance: Este procedimiento va desde tomar el pedido del cliente hasta, la entrega y cobro del mismo. Puesto Responsable: DVE001
INDVE001 25/07/2011
Para realizar el pedido que el cliente necesita, hay que identificar sus necesidades en un ambiente de respeto y cordialidad, con los materiales necesarios y al alcance, para proporcionarle toda la informacin que necesite dar alternativas, respecto a los productos permitiendo facilitar el desarrollo.
o o o
Identificar las necesidades del cliente. Anotar en el REDVE001, todos los productos que el cliente desea adquirir. El siguiente paso ser percatarse de que los productos requeridos en el REDVE001 estn en almacn.
ELABOR DVE001
AUTORIZ GGE001
Vo.Bo. DAD001
REVISIN DAD001
Revisin
Pag 1-3
Objetivo: Ofrecer al cliente calidad y variedad en los productos, a los mejores precios respecto a la competencia. Alcance: Este procedimiento va desde tomar el pedido del cliente hasta, la entrega y cobro del mismo. Puesto Responsable:DVE001
INDVE002-A 25/07/2011
Para suministrar el pedido, hay que verificar que el REDVE001, este correctamente lleno y con las especificaciones claras, as como contar con el personal y materiales necesarios para realizar la actividad.
o o
Se identificarn los productos existentes en el REDVE001. Se llena el REDVE002 que se mandara al almacn para ir surtiendo los productos. Estos se acomodarn se empacarn tomando en cuenta, el grado de fragilidad, el volumen y peso, especificaciones que el cliente estipule.
ELABORO DVE001
AUTORIZO GGE001
Vo.Bo. DAD001
REVISIN DAD001
Revisin
Pag 2-3
INDVE003-A 25/07/2011
Para realizar la entrega del pedido habr que cerciorarse que los productos especificados en el REDVE002 son los que se encuentran fsicamente en cantidad y forma.
o Primero habr que llenarse el REDVE003, que especificar el monto y la forma de pago. a si como el lugar y fecha de entrega. o Una vez entregado el pedido se llenar el REDVE004 para ingresar la venta.
ELABOR DVE001
AUTORIZ GGE001
Vo.Bo. DAD001
REVISIN DAD001
Revisin
Pag 3-3
REGISTRO NO. Cdigo: REDVE001 Y FIRMA NO. LAS EXHIBICIONEStrega; Tel: 774 7420171 C.P. 43200
Colonia: Centro
FECHA:
DE
REGISTRO NO.
Cdigo: REDCO006 NO. DESCRIPCIN PRECIO UNITARIO IMPORTE FIRMA LAS Plaza de la constitucin # 2 Colonia: Centro Y Tel: 774 74 20171 Control de emisiones EXHIBICIONEStrega; Zacualtipn de ngeles Hidalgo. C.P. 43200 Revis Autorizo DAD001 GGE001
TOTAL
FECHA:
DE
DE
CLAVE
DESCRIPCIN
CANTIDAD
UNIDAD DE MEDIDA
ABARROTES DOA CHUY ORDEN DE SALIDA Plaza de la constitucin # 2 Colonia: Centro Tel: 774 74 20171 C.P. 43200 Control de emisiones Revis DAD001
Autorizo GGE001
FECHA:
DE
DE
CLIENTE:
ORDEN NO. Cdigo: REDVE003 ORDEN DE ENTREGA NO. Y FIRMA LAS 20171 Plaza de la constitucin # 2 Colonia: CentroUNIDAD 774 MEDIDA Tel: DE 74 CANTIDAD EXHIBICIONEStrega; Control de emisiones Zacualtipn de ngeles Hidalgo. C.P. 43200 Revis Autorizo DAD001 GGE001
FECHA:
DE
DE
NOMBRE Y FIRMA DEL CLIENTE: FECHA DE ENTREGA: LUGAR DE ENTREGA: TOTAL A PAGAR: FORMA DE PAGO:
ABARROTES DOA CHUY REGISTRO DE VENTAS Control Tel:emisiones de 774 74 20171 Plaza de la constitucin # 2 Colonia: Centro Elaboro Revis DVE001 Zacualtipn de ngeles Hidalgo. C.P. DAD001 43200
REGISTRO NO. Cdigo: REDVE004 NO. Y FIRMA LAS Autorizo EXHIBICIONEStrega; GGE001
FECHA:
DE
DE