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A. INTRODUCCIN A.1. Finalidad A.2. Botones utilizados en el sistema A.3. Ingreso al sistema 1. ACTUALIZA BASE DE DATOS 1.1. Estado de Documentos 1.2. Situacin de Letras 1.3. Tipos de Anexos 1.4. Cuentas de Gastos 1.5. Conceptos de pagos 1.6. Tipos de Cambios 1.7. Responsable de Compras 1.8. Tablas Generales 2. TRANSACCIONES 2.1. Registros de Documentos 2.2. Aprobacin de Documentos 2.3. Consultas 2.3.1. Proyeccin de Pagos segn fecha de Vencimiento 2.3.2. Estado de cuenta pendiente por anexo 2.4. Contabilizar 2.5. Programacin de Pagos 2.5.1. Programacin por Anexo 2.5.2. Programacin por fecha de Vencimiento 2.6. Pagos de Documentos 2.7. Mantenimiento de Letras 2.7.1. Canjear Documentos por Letras 2.7.2. Administracin de canjes 3. REPORTES 3.1. Pendientes por Pagar 3.1.1. Por Pagar a la Fecha 3.1.2. Resumen por Anexo a un Corte de Fecha 3.1.3. Reporte de Letras por pagar 3.1.4. Documentos pendientes por Pagar 3.2. Programacin de Pagos 3.2.1. Documentos por Anexos 3.2.2. Documentos por Fecha 3.3. Pagos de Documentos 3.3.1. Documentos por Anexos 3.3.2. Documentos por Fecha 3.3.3. Detalle de pagos 3.4. Reporte de Libros 3.4.1. Registros de Compras 3.4.2. Registros de Recibos por Honorarios 3.4.1. Registros de Letras 3.5. Reporte Varios 3.5.1. Documentos por Fecha de Recepcin 3.5.2. Documentos por Fecha de Emisin
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Pg. 4. PROCESOS ESPECIALES 4.1. Modificacin de Comprobantes de Compras 4.2. Registro de Documentos Iniciales 4.3. Transferencia de Compras 5. CONFIGURACIN 5.1. Crear 5.1.1. Administradores 5.1.1. Empresa 5.1.2. Usuario 5.2. Cambiar de Empresa Activa 5.3. Cambiar de Fecha de Trabajo 5.4. Importar / exportar movimientos 5.5. Cambiar fondo del Sistema 36 36 37 39 39 40 40 41 41 43 43 43 44
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FINALIDAD
La presente Gua de Operacin del Software StarSoft - Cuentas por Pagar versin SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del Software, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de Informacin.
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Botn para visualizar un reporte. Botn para generar un comprobante contable. Botn para transferir a la contabilidad.
Nota.- La tecla [F1] o doble click del mouse sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la informacin a ingresar.
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Esta opcin del Men Principal sirve para actualizar las tablas de la Base de Datos requeridas para el funcionamiento del modulo de Cuentas por Pagar.
1.1.
ESTADO DE DOCUMENTOS
Esta pantalla muestra los diferentes estados por lo que pasa un documento por pagar. Estos estados son propios del sistema y se recomienda no eliminarlos.
NOTA: Es posible modificar los datos de los estados de documentos ya existentes (excepto el cdigo), para esto se necesita seleccionar el estado de documento a modificar y luego hacer click en la opcin editar.
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Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Clave : Registra el cdigo interno, asignado por la empresa.
Descripcin : Registra la descripcin de un estado de documento. Obligatorio : Registra si el estado de un documento por pagar es obligatorio durante su proceso. Fecha : Registra la fecha de ingreso del estado de documento. Hora : Registra la hora de ingreso del estado de documento.
1.2.
SITUACION DE LETRAS
En esta pantalla se registra los diferentes estados en los que puede pasar una letra por pagar. Cada letra es identificada mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crearlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.
Es posible crear nuevas situaciones de letras, modificar los datos de las situaciones ya existentes (excepto el cdigo), eliminarlas.
Descripcin : Registra la descripcin de una situacin de la letra. Fecha Hora : Registra la fecha del sistema de la situacin de la letra. : Registra la hora del sistema de la situacin de la letra.
1.3.
TIPOS DE ANEXO
Mediante esta tabla registramos los Tipos de Anexos que le van a permitir un mayor control y anlisis. Ej. Anexo de Proveedores, Trabajadores, Terceros, etc.
Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en esta tabla. Contiene los siguientes elementos:
Cdigo
Descripcin : Se registra la descripcin del tipo de anexo, puede ser cliente, proveedor, trabajador.
Para ingresar la relacin de anexos (como la relacin de proveedores) se da doble click en el anexo que se desee y se abrir una nueva ventana.
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1.4.
CUENTAS DE GASTOS
En este men se ingresan los conceptos de gastos, los cuales van enlazados con las respectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar segn el plan de cuentas de cada empresa).
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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de Pago. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos: Cdigo Descripcin Honorario Moneda : Registra el cdigo del concepto de gasto. : Registra el nombre del concepto de gasto. : Registra si el concepto incluye documentos de Honorarios. : Registra la moneda que se aplicar al concepto de gasto.
Cuenta Contable : Registra la cuenta contable a la que ser abonado el documento por pagar. Impuesto 1 (%) : Registra un impuesto que afecta al documento. Por ejemplo en facturas por pagar, el 19% de IGV; en Honorarios, el 10 % de impuesto a la renta de 4ta. categora, etc.
Las cuentas contables registran todas las cuentas del Sistema de Contabilidad, est tabla se obtendr presionando F1.
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1.5.
CONCEPTOS DE PAGOS
En este men se ingresan los conceptos de pagos, los cuales van enlazados con las respectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar segn el plan de cuentas de cada empresa).
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: Registra la fecha del tipo de cambio. : Registra el valor de compra. : Registra el valor de venta.
En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un dato de la tabla. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
Cdigo Nombre
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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto general. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
Cdigo Descripcin
: Registra el cdigo del concepto general. : Registra el nombre del concepto general.
Tipo de Concepto : Registra el tipo del concepto general. Contenido : Registra el contenido del concepto general.
Cabe indicar que esta tabla es configurada por personal de Enterprise Solutions.
Por esta opcin podemos darle mantenimiento a los tipos de documentos que existen en el sistema
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2.1.
REGISTRO DE DOCUMENTOS
En esta opcin registramos los documentos por pagar como facturas, recibos por honorarios, notas de crdito, letras etc. con los datos que a continuacin detallamos.
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:Nmero de registro generado por el sistema. :Se presiona la tecla F1 y se elige el tipo de concepto de gasto. :Se presiona la tecla F1 y se elige el anexo correspondiente, en caso de ser un nuevo anexo, se digita el cdigo del anexo (se recomienda que este sea igual que su RUC) y se abrir una ventana donde se ingresarn los datos del anexo, como su cdigo , descripcin y su RUC.
RUC
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001 Op. Grav. Dest. Grav.: Operacin Gravada con Destino Gravada (ej. facturas) 002 Op. Grav. Dest. Mixto : Operacin Gravada con Destino Mixto, parte de mi IGV es considerado como impuesto y la otra parte es considerada como gasto. 003 Op. Grav. Dest. No Grav.: Cuando todo el IGV es considerado como gasto. 004 Oper. No Gravadas: Operacin Gravada (ej. boletas) 005 Importacin: Cuando se registra importaciones. 006 Rent. Honorar. Comp: Cuando se registran recibos por honorarios que estn afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat. 007 Rent. Honorar: Cuando se registran recibos por honorarios que solamente estn afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat. Detraccin: Cuando el documento est afecto a detraccin. IGV por Aplicar Monto IGV Tasa IGV Base Imponible Responsable Forma de Pago Glosa Monto Total I.R. 4ta Referencia Anexo Ref. :Pregunta si el IGV se va aplicar al mes siguiente : Se digita el monto del IGV. : Porcentaje del IGV. : Se digita la base imponible del documento que se esta registrando. : Se presiona F1 y se elige el cdigo del responsable de la compra. :Se digita la condicin de pago: contado, crdito. :Comentario. :Monto. :Importe total del recibo por honorario. :Impuesto de retencin 4ta. categora :Es un documento de referencia puede ser una factura, una nota de crdito, etc. :
2.2
APROBACIN DE DOCUMENTOS
Se aprueba el documento solicitando al responsable del documento a pagar, donde nos muestra el nmero de registro del sistema, la descripcin del anexo, la fecha y el nmero del documento.
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Se ingresa el cdigo del responsable, y saldr la relacin de documentos que estar a cargo, luego se selecciona el documento a aprobar y se hace click en el botn Aprobar, saldr la siguiente ventana, donde despus de verificar los datos se da click en el botn Aprobar.
Nota.- La aprobacin de documentos es opcional, esto se configura en: Actualiza Base de Datos / Estado de Documentos
2.3.
CONSULTAS
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2.4
CONTABILIZAR
En esta pantalla se generan los asientos contables de los documento por pagar. Se contabiliza documento por documento y siempre y cuando haya sido aprobado.
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Se selecciona el documento que se va a contabilizar y se presiona el botn Registrar donde nos mostrar la siguiente pantalla con la cuenta por pagar (dependiendo de la moneda en que se registr), la cuenta de impuestos por pagar (de acuerdo al concepto de gasto).
Para ingresar la cuenta contable que falta para cuadrar el asiento, se da click en el botn Nuevo y se registra los siguientes datos:
Secuencia Cuenta
:Nmero de secuencia del comprobante contable. :Se presiona F1 y se elige la cuenta contable, que se asigna al gasto
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Al cerrar el reporte del registro contable queda habilitado el botn de transferencia del registro al modulo de contabilidad (si lo tuviera).
2.5
PROGRAMACIN DE PAGOS
En esta opcin se ingresan las fechas en que se realizaran los pagos de los documentos registrados en el sistema Este primer cuadro viene acompaado del total de programacin en moneda nacional y moneda extranjera. La programacin se puede efectuar por anexo o por fecha de vencimiento.
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Luego se selecciona la fecha en la cual queremos ingresar la programacin de pagos y hacemos click en el botn de Detalle y nos mostrar una ventana en donde se ingresarn los documentos que se cancelarn en esa fecha..
Para elegir que documentos se programarn, se da click en el botn Nuevo y aparecer una ventana donde estarn todos los documentos pendientes por programar, y se elegir el que se desee
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2.6.
PAGOS DE DOCUMENTOS
En esta opcin se presenta un cuadro, en el cual ingresaremos los pagos de documentos haciendo clic en el botn nuevo
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Se elige el tipo de cancelacin que se usar. Para cancelacin de documento aparecer la siguiente ventana:
Donde se elegir el documento a pagar del anexo seleccionado Si se elige aplicacin de documentos aparece la siguiente ventana:
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En este caso se elegir el anexo y luego el documento pendiente y a favor que se aplicarn.
2.7.
MANTENIMIENTO DE LETRAS
En este men se realiza el proceso de las letras por pagar. Canjear Documentos por Letras Administracin de canjes
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Luego vemos dos cuadros bien marcados, la ventana superior donde nos mostrara los documentos a ser canjeados, y la ventana inferior donde nos mostrara las letras para reemplazar a los documentos de un anexo. En los dos cuadros se displaya el nmero de registro, nmero de documento, fecha de vencimiento, importe, moneda del documento y la cuenta contable asignada. En el cuadro superior damos click en el botn Nuevo y saldr una pantalla donde seleccionaremos los documentos que sern canjeados por una o ms letras.
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Despus de seleccionar el documento a canjear, en el cuadro inferior se da clic en el botn Nuevo y aparecer un recuadro donde seleccionaremos las letras canjeadas.
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Se tiene que ingresar los nmeros de letras a canjear, para esto hacer click en en el botn editar y aparecer la siguiente ventana para llenar con los datos respectivos.
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Despus de enumerar las letras, se da click en el botn Procesar y aparecer un cuadro donde se ingresar el concepto de gasto, lo cual asignar automticamente la cuenta contable. Una vez editadas las letras, en la pantalla inicial se hace click en el botn Canjear, se registra a qu subdiario corresponde, y nos muestra el comprobante para ser transferido a Contabilidad.
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Seleccionamos el cdigo y tipo de anexo. Nos situamos en la letra correspondiente y mediante el botn cambiar estado podremos administrar los estados de las letras, nos mostrar una pantalla con los siguientes datos: el documento con su serie y nmero de registro del sistema, fecha de emisin, vencimiento, y recepcin, forma de pago, moneda, importe ya registrados. Para completar el registro debemos de llenar los siguientes datos:
:Nos permite cambiar la situacin de la letra. Como por ejemplo letras en cartera, en cobranza, protestada, etc. :Se registra el banco segn la situacin de la letra.
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Luego, el sistema pregunta si se contabiliza el cambio de situacin de la letra, si es afirmativo digitamos el tipo de cambio, la fecha de contabilizacin, la cuenta contable de la nueva situacin de la letra, y el subdiario correspondiente para finalmente generar el comprobante y transferirlo al sistema de Contabilidad.
3.
REPORTES
En este submen nos muestra todos los reportes de los documentos por pagar, en cada reporte el botn IMPRIMIR genera una nueva pantalla con algunas opciones para la impresin. Pendientes por pagar Programacin de Pagos Pagos de Documentos Reporte de Libros Reporte Varios
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Una vez seleccionado la opcin que desea como reporte, hacer clic en el botn REPORTE entonces se obtendr el siguiente reporte:
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Una vez seleccionado los cdigos por anexo del proveedor sobre los que se desea hacer la consulta y el corte de fecha hacer click en REPORTE, se obtendr el reporte correspondiente.
3.1.4. DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR Emite un listado del reporte de documentos pendientes por pagar. El reporte se selecciona por tipo de anexos, desde el primer proveedor hasta el ltimo proveedor. Tambin se le da una ruta de fechas.
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3.4.3.REGISTRO DE LETRAS
Se obtiene una relacin del registro de letras de la empresa. El cuadro contiene los siguientes datos para seleccionar el detalle del reporte :
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3.5.3. REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn los Cheques Diferidos.
4.
PROCESOS ESPECIALES
Modificacin de Comprobantes de Compras Registro de Documentos Iniciales Transferencia de compras Contabilizacin de Cheques Diferidos
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4.2
Se registran los documentos pendientes (con saldo del ao anterior) que necesariamente tienen que ser programados cuando el sistema empieza a ejecutarse al inicio del ejercicio.
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Para crear un nuevo documento inicial hacer click en el botn nuevo, donde nos mostrar:
Nmero Concepto Anexo RUC Documento Serie-Nmero F. Emisin Das Fecha Venc. Fecha Recepcin Moneda T. Conversin Valor Monto IGV
:Nmero de registro generado por el sistema o manual. :Tipo de concepto de gasto. :Se registra tipo de anexo (Prov.,Prof., etc.) y su respectivo cdigo. : Ruc del Anexo :Tipo de documento por pagar. Puede ser factura, letra, N/C, etc. :Nmero de serie y nmero de documento. :Fecha del documento :Nmero de das a vencer. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. :Fecha de recepcin. :Tipo de moneda. :Tipo de Conversin : Compra, Venta, Especial. :Valor del tipo de cambio seleccionado :Valor del IGV del documento
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4.4 CONTABILIZACION DE CHEQUES DIFERIDOS Este proceso permite transferir los cheques diferidos.
5.
CONFIGURACION
Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parmetros y configurar el sistema segn las caractersticas de cada empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte tcnico.
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5.1.
CREAR
Encontramos las siguientes opciones Crear Administradores Crear Empresa Crear Usuarios
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: Registra el nombre del administrador. : Registra el password con el que se identificar el ..administrador. : Se confirma el password con el que se identificar el ..administrador.
Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
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Durante la actualizacin es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente. Las tres opciones tienen los mismos campos. Para ingresar un usuario nuevo hacer click en Nuevo y se obtendr
Se cuenta con las siguientes opciones: Cdigo Usuario : Registra el cdigo de usuario. Cuenta con 8 caracteres. Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendr acceso al sistema. Password Usuario : Registra el password con el que se identificar el usuario. Confirmar : Se confirma el password con el que se identificar el usuario. En la parte inferior se marca las opciones a las cuales se desea que el usuario tenga acceso.
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