DEDICATORIA

A nuestros padres que da a da nos brindan su apoyo directo, para podernos forjar en un futuro no muy lejano en ser profesionales.

INTRODUCCION

Abastecimiento y compras son dos rubros muy importantes dentro del desarrollo de una empresa. El presente trabajo tiene por finalidad explicar y argumentar fehacientemente la funcin logstica y le aprovisionamiento, as mismo esboza claramente el concepto de abastecimiento y analiza, la alta logstica aplicada que consecuentemente llevan a un constante control y respeto de las normas econmicas en el abastecimiento. El presente trabajo explica los conceptos generales del

abastecimiento, as mimo detalla las responsabilidades del manejo de este aprovisionamiento, asimismo la metodologa del clculo y las decisiones empresariales y la metodologa en general. Si bien es cierto este es un tema que no se toca mucho acadmicamente, a travs de este trabajo se profundiza y se analizar el tema con el fin de llegar a conclusiones mas certeras y coherentes que simplifiquen y hagan mas comprensible este tema que en la actualidad tiene mucha relevancia por que se le esta dando mucha importancia a la empresa privada.

INDICE

CAPITULO I: ABASTECIMIENTO SECCION 1: ABASTECIMIENTO 1. 2. 3. 4. Conceptos Generales Organizacin del Abastecimiento Responsabilidad de Abastecimiento Economa del Abastecimiento

SECCION II: Actividad del Abastecimiento 5. 6. 7. 8. Calculo de Necesidades Obtencin o Recepcin Despacho y Distribucin Control de Stock.

CAPITULO I: ABASTECIMIENTO SECCION I : ABASTECIMIENTO 1. CONCEPTOS GENERALES Abastecimiento, o aprovisionamiento, como tambin se le llama, es la funcin logstica, mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto des sinnimo de provisin o suministro. Incluye las actividades siguientes: a. b. c. d. e. f. g. Clculo de Necesidades Compra o Adquisicin Obtencin o Recepcin Almacenamiento Distribucin o Entrega Control de stock, de artculos de todo tipo; y Disposicin final. No debe confundirse con la acepcin de abastecimiento, (en plural), con lo cual se quiere significar, todos aquellos artculos necesarios para el equipamiento, mantenimiento y operacin (o funcionamiento), de una parte o del conjunto de una empresa.

2.

ORGANIZACION DEL SISTEMA La organizacin del sistema de abastecimiento, debe comprender: a. Un eficaz procedimiento de pedido.

b.

Un rgano ejecutivo (compras), encargado de atender los pedidos, ordenando su entrega o efectuando las adquisiciones, segn se disponga o no, de los artculos solicitados.

c. d.

Un sistema de control de stock, capaz de proporcionar la informacin actualizada; y Personal y facilidades para gestionar, recibir, almacenar, mantener y distribuir los artculos.

3.

RESPONSABILIDAD DE ABASTECIMIENTO En toda empresa de ciertas proporciones, debe existir un Jefe o Gerente de Abastecimiento, dependiente del Gerente Logstico, responsable de asegurar que la empresa disponga en todo momento, de un adecuado apoyo de abastecimiento. Es el Gerente de Abastecimiento, el encargada de recomendar los niveles de abastecimiento para cada uno de los artculos, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. En un nivel inmediato inferior, se cuenta normalmente con un Ejecutivo, controlar adecuadas. Las responsabilidades en los altos niveles logsticos, hacen respetar las normas de economa de abastecimientos, mediante una accin de cada artculo, a fin de evitar exceso de acumulacin y conseguir una efectiva economa de abastecimientos y facilidades en su empleo. las abastecimiento, quien se encarga de orientar, ejecutar y o actividades normas propias y de mediante planes, directivas operaciones

4.

ECONOMA DE ABASTECIMIENTO La economa de abastecimiento es consecuencia de la aplicacin del fundamento logstico de igual nombre, mediante el cual, se busca la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos, de parte de todos los elementos que participan en el sistema de abastecimiento. serie de Se obtiene,

mediante el entrenamiento y la practica continuada en una normas, hasta que llegue a constituirse en hbitos. Comprende la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y empleo de todos los artculos utilizados por la empresa. La funcin logstica de abastecimiento, comprende las actividades sealadas anteriormente, las mimas que van a ser tratadas independientemente en forma mas detallada, debido a la importancia que cada una de ellas adquiere. De estas actividades, algunas de ellas se realizan especficamente dentro del ciclo de almacenamiento. SECCION II: ACTIVIDAD DE ABASTECIMIENTO 5. CALCULO DE NECESIDADES a. Generalidades El clculo de necesidades es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento, involucra todo aquello que se requiere para el funcionamiento, mantenimiento y operacin o funcionamiento de la empresa, en cantidades especificas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada o para completar un determinado proyecto.

Estos clculos se efectan con diferentes fines, pero en todo caso, son motivo de estudios efectuados por personal especialistas, que normalmente se constituyen formando comits. El clculo de necesidades se materializa con los pedidos o solicitud de compra y su cumplimiento, siempre se espera que sea atendido "el mismo da". b. Naturaleza Las necesidades de abastecimiento para un empresa determinada, pueden hacerse de acuerdo a la naturaleza siguiente: 1. 2. 3. 4. 1. Necesidades Iniciales Necesidades de Consumo y Reemplazo Necesidades de Reserva o Seguridad, y Necesidades para Proyectos.

Necesidades Iniciales Son los clculos de necesidades que se efectan al inicio de las actividades de cualquier empresa, o peridicamente, para completar cualquier dficit inicial de materiales o equipo. Para esta operacin se debe tener en cuenta: La organizacin de la empresa y las rotaciones , para dada dependencia. Estado del material y equipo, con que cuenta de la empresa. Fechas en que deben iniciarse las actividades propias de la empresa. Perodos para los cuales se hacen los clculos se y

2.

Planes de produccin u ocupacin.

Necesidades de Consumo y Reemplazo El xito de una empresa, exige que se disponga de los abastecimientos necesarios para el apoyo de las operaciones sucesivas son que debe realizar. Si los las abastecimientos recibidos diariamente,

necesidades pueden ser satisfechas con el nivel de abastecimiento mnimo; pero cuando son recibidas a intervalos de tiempo mayores, se hace necesario mantener un nivel suficiente y procurar su oportuno recompletamiento. El clculo se base en factores tales como: Dotacin o nivele autorizados Produccin, actividades comerciales o de servicio previstas, para cada perodo considerado. Cambios previstos en las operaciones de produccin. Condiciones especiales de clima de la zona Revisin de los promedios de consumo, como resultado de la experiencia. Los jefes de produccin y almacenes,

proporcionaran para este evento, los datos estadsticos necesarios, o expondrn su conocimiento, fruto de su experiencia, que les permitan prever las necesidades con toda anticipacin. 3. Necesidades de Reserva o Seguridad Son los calculase que se efectan para determinar y mantener el nivel de seguridad de cada uno de los

abastecimientos que fueren necesarios. En este tipo de necesidades, se incluyen artculos con fines especiales, tales como conjuntos completos de equipo, para hacer frente a futuras expansiones. La gerencia de Produccin, es la que normalmente determina o prescribe el mantenimiento de estas directivas para su reservas, as como de impartir acumulacin y recompletamiento. Estos abastecimientos se establecen, en base a un porcentaje, respecto a las necesidades de consumo y de reemplazo. En otras ocasiones, se hace determinando el nmero de das durante los cuales se prev su empleo.

4.

Necesidades para Proyectos. Estas necesidades representan los abastecimientos no incluidas en las dotaciones normales, pero que son necesarios para cumplir objetivos o metas especificas de la empresa. Estas necesidades se consideran aprobadas, cuando han sido autorizadas por el Directorio o por la Gerencia General de la empresa. Pueden referirse a abastecimientos que tengan relacin con: a. Necesidades para proyectos de producciones

especiales, (equipo adicional para la produccin).

b.

Necesidades

para

proyectos

de

desarrollo,

(construcciones, ampliaciones, modificaciones de instalaciones, etc). c. Necesidades para proyectos de mantenimiento, si es que se refiere a materiales para la conservacin diaria de las instalaciones o servicios. 5. Tiempo de Pedido y Embarque Es el perodo que transcurre desde la indicacin de la accin de recompletamiento del sotck de una instalacin, (pedido), hasta la recepcin de los artculos solicitados por dicha instalacin; es decir, es el intervalo de tiempo, entre un pedido de abastecimiento y la recepcin fsica de este, por el solicitante. El tiempo de pedido y embarque es un factor que se de considerar en el calculo de abastecimientos y comprende: 1. 2. Tiempo que dura la tramitacin administrativa del pedido, mas. El trnsito de los abastecimientos entre el proveedor y la empresa. Aunque este tiempo normalmente es fruto de la en cuenta que se experiencia, hay que tener

realizan las actividades siguientes: Preparacin del pedido en la empresa Formulacin de extractos del pedido para los proveedores. Despacho a los proveedores. Procesamiento y preparacin del pedido proveedores por los

Tiempo de transporte desde las instalaciones hasta el pueblo de embarque. Carga en el punto de embarque. Tiempo d transporte. Descarga en los terminales Transporte del terminal a los almacenes. Estos plazos aumentarn o disminuirn en

proporcin al alejamiento fsico entre el solicitante, y el proveedor y las facilidades en medios de transporte y manipulacin de abastecimientos. El plazo para pedidos de emergencia ser mucho menor, as mucho mayor. 6. Elementos de Juicio El calculo de necesidades, cualquiera que sea la naturaleza a que se refiera, es de suma importancia, y en su determinacin intervienen factores diversos, que en algunas oportunidades son determinantes. Estos factores o criterios, son elementos de juicio, los cuales no deben perderse de vista, para realizar una efectiva gestin. Entre ellos, tenemos". 1. Poltica de la empresa La poltica, tomada como un plan concreto de accin y teniendo en cuenta su definicin como el arte de lo posible, debe ser el factor que en ltima instancia, significa el tener que respetar ciertas modalidades impuestas por la empresa. juicio. Por ejemplo, puede considerarse como elementos de como el plazo total para pedidos de artculos de obtencin especial ser

Emplear

en

la

produccin,

materiales

exclusivamente nacionales (o importados). Tener o no almacenado, las materias primas a emplearse, o los artculos que se produzcan. Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado, (o al crdito), etc. 2. La Capacidad econmica o Financiera De acuerdo a esto, la empresa puede determinar mayores o menores niveles de abastecimiento de consumo o de reserva, y consecuentemente, la mayor o menor produccin que prev. Es un factor que gravita en forma muy importante en cualquier empresa. 3. Facilidades de las Instalaciones. Ac hay que determinar si la empresa est funcionando con el 100% de su capacidad instalada, o slo con un porcentaje de dicha capacidad de produccin, o slo con un porcentaje que dicha capacidad de produccin. As mismo, las facilidades en cuanto a locales,, personal, equipo, vez que el empleo de estos planificarse en forma armnica. Lo econmicamente deseable es que las empresas, sobre todo las de tipo industrial, tengan una capacidad de funcionamiento igual a la capacidad de funcionamiento igual a la capacidad instalada, aunque para ello se tengan que organizar ms de un turno de trabajo. etc., toda debe medios

4.

Adelanto tecnolgico que se emplea. Este elemento incluye el tipo de mquina que se utiliza, o la cantidad de mano de obra especializada o no especializada que se debe emplear. Normalmente el adelanto tecnolgico, implica un menor empleo de mano de obra, creando conflictos laborales en aquellas partiendo empresas de que se han de desarrollado procedimientos

produccin rudimentarias. 7. Coordinaciones El efectuar el clculo de necesidades, implica tener que realizar una serie de coordinaciones a diferentes niveles, debido principalmente a que estas necesidades tienen su origen en otras dependencias de la empresa. Por lo tanto, el equipo de personas encargadas de efectuar estos calculase, debe poner especial atencin en las coordinaciones especialmente con los siguientes elementos: (1) Gerente de Produccin A fin de poder determinar: (a) Los productos, (materia primas, insumos, paquetes CKD, etc) que se van a requerir para las operaciones de produccin en el volumen previsto; (b) Periodicidad con que se requieren estos productos (c) a fin de poder determinar el momento de colocar los pedidos; La calidad y tipo de cada artculo o material a adquirirse.

(2)

Gerente de Logstica Para determinar (a) (b) (c) (d) (e) (f) Cantidad de artculos que se encuentran estoqueados (jefe de almacn) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo, (para efectos de balance); Nuevas necesidades o nuevas experiencias en almacenaje; Equipo y material para el transporte; Capacidad del equipo y material para el transporte. Nuevo equipo y material para operar en los almacenes; etc.

(3)

Gerente de Compras Para definir: (a) (b) Forma La de mantener adecuada la de continuidad los artculos de a abastecimientos; calidad adquirirse, que en muchas ocasiones no siempre es la mejor; (c) Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministro, etc.

(4)

Gerente de Ventas Eventualmente, y en especial en las empresas de tipo comercial, para: (a) (b) (c) Proporcionar datos sobre stocks disponibles; Capacidad de almacenes, etc. La funcin de almacenamiento debe ayudar a la produccin, en nivelar las fluctuaciones de la demanda de ventas de los artculos y

ayudar a ventas para que los productos estn disponibles cuando se necesiten. (5) Contabilidad Con el propsito de conocer la conformidad de: (a) (b) (c) Los registros de inventarios que hace, para determinar los activos de la empresa; La conciliacin que se hace del inventario de los almacenes; Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios. Estas coordinaciones se efectan mediante visitas, llamadas telefnicas, memorndumes, etc. A Fin de solicitar los datos deseados, fijando los plazos para obtener las respuestas de las personas o dependencias con las cuales se est coordinando, de tal manera que la informacin recibida pueda ser utilizada oportunamente, en los calculase de necesidades que se hagan. 8. Responsabilidades El clculo de necesidades, es una tarea de mucha responsabilidad, que requiere la aplicacin de ciertas tcnicas y mucha responsabilidad, que requiere la aplicacin de ciertas tcnicas y mucha coordinacin con diferentes elementos de la empresa, para asegurar que no se est omitiendo artculo alguno. En esta actividad se acostumbra a formar un equipo de trabajo, integrado por programadores especializados, encargados de efectuar todos los clculos. Este equipo se rene cuantas veces fuere necesario, para realizar las

tareas especficas que se las seale. Lgicamente, cada uno de los programadores integrantes de este equipo, tienen responsabilidades que no es posible eludir, dada la importancia de las operaciones por realizar. 9. Clculos (1) Para determinar las necesidades de los artculos de Consumo y Reemplazo, hay que tener en cuenta que Estos deben efectuarse casi siempre, para el total de lo que se necesita producir., en u perodo de tiempo determinado. En este caso, hay que tener presente las disponibilidades de cada uno de los artculos existentes en los almacenes, a fin de poder aplicar la frmula; Nt0m E+ F Donde: N Necesidad Total E Existencias en almacenes F Lo que falta adquirir

De esta frmula, lgicamente se deduce que: F = Nt - E es decir, que lo que falta adquirir, es igual a las necesidades totales que se ha determinado, menos las existencias en stock en almacenes. (2) Procedimientos para el calculo

Diversos investigadores han ideado formulas para determinar la cantidad que debe pedirse, a fin de obtener un tipo deseado de rendimiento sobre el capital mvil. Los resultados tienen que someterse al criterio de que efecta la compra. Segn el mtodo desarrollado por Davis, el calculo matemtico de la cantidad ms econmica por comprar, desde el punto de vista de las cargas por adquisicin, almacenamiento ecuacin siguiente: Q =g/k+ H En la que: k, es un factor de inters = C'I/2S y H, es un factor de costo de almacenamiento ... = BE/S. de modo que la expresin anterior pueda reducirse a: Q = 2GS/C'I + 2BE. Los trminos empleados se definen como sigue: Q= G= Cantidad total a comprar, para obtener el costo unitario mnimo de compra en nmero de unidades. Costo total de preparar el pedido de compra, en dlares u otras unidades monetarias (gasto de funcionamiento del departamento de compras, costo de los impresos y otros materiales, gastos exteriores de compra, compaa con relacin al pedido, etc. costos como viajes, cualquier tiempo gastado por ejecutivos de la e intereses, da como resultado la

S=

Consumo del material en unidades por ao

C'I= Precio total de compra de una unidad del material, incluidos los cargos de fletes, en dlares u otras monedas. I= Tipo de inters sobre el dinero, en tanto por uno, o sea puesto al tanto por ciento en forma decimal. B= E= Area del piso de almacenaje, ocupado por una unidad del material en metros cuadrados. Carga anual por almacenamiento por metro cuadrado de rea de suelo, en dlares y otra moneda. Ejercicios aplicativos: Compra de la cantidad adecuada. a) Mtodo analtico Cul es la cantidad que debe comprarse a un proveedor y cuando debe hacerse el pedido?. En base a los siguientes datos: Cantidad en existencia Plazo de entrega Reserva para casos imprevistos en almacenes. Desarrollo La cantidad de existencia, 750 unidades divide entre 300 unidades de consumo mensual, da: 750/200 = 2.5. meses de consumo, o sea: 2.5. x 4.33 (promedio de semanas por mes) = 10.825 = 11 semana. 750 unidades 3 semanas 4 semanas

Existencia mxima que puede haber 17 semanas

Si se mantienen reservas suficientes para cuatro semanas y el plazo de entrega es de tres semanas, por consiguiente el pedido debe hacerse dentro de 11-7 = 4 semanas. El punto de hacer el pedido, se alcanza por consiguiente, cuando la cantidad de existencia y disponible, baja a : 7 x 300/4.33 = 485 unidades. Puesto que la cantidad mxima que puede haber en almacn es el consumo de 17 semanas, o sea 1,178 unidades (incluidas las reservas para cuatro semanas), la cantidad que hay que pedir, es el consumo de 13 semanas, esto es tres meses, que es 3 x 300 = 900 unidades. As pues, el material se pedir cuatro veces por ao. Las existencias mnimas sern. 4 x 3004.33 = 277 unidades. Las cifras que anteceden no han tenido en cuenta al calculo de la importancia econmica de lote que debe comprarse, que adems de servir a las necesidades de produccin y de proporcionarse reservas y puntos de pedidos ordenado, introduce tambin el anlisis de los descuentos a los precios unitarios reducidos, que se consiguen al comprador en cantidad, frente a los costos en que se incurre, al tener que poseer y almacenar el material. Para determinar la importancia econmica del lote que debe comprarse de un artculo, deben considerarse

fundamentalmente los factores que en ellas intervienen y que se enunciaron anticipadamente. 6. OBTENCION O RECEPCIN a. Conceptos generales Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a ser mas que la demanda de abastecimiento en determinados artculos. Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la recepcin apropiada de los artculos, ya que los procedimientos incorrectos de recepcin dan origen a: (1) (2) (3) Cuentas inexactas Identificacin incorrecta de los artculos Recepcin de artculos daados, etc. Si estos errores se producen en la recepcin, permanecern ocasin artculos. b. Definicin Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesin fsica de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya se solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usara el material o por el Comit de Clculo de Necesidades. de durante todo el proceso de almacenamiento, hasta que sean efectuar inventarios descubiertos, con fsicos, acarreando

mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos

Mas que la simple aceptacin de dichos bienes, se requiere de una constante preparacin para contribuir a la operacin continuada de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. Las actividades de recepcin u obtencin no se

consideran completas, hasta que las mercaderas se hayan clasificado correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de acomodamiento, acondicionamiento o distribucin en los almacenes. En caso de mercaderas deterioradas o no conformes, el proceso termina con al expedicin de la documentacin necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamacin, devolucin, etc). Al efectuar un informe para proceder a

reclamaciones, es conveniente consignar algunos datos tales como: 1. 2. 3. 4. c. Tipo general del articulo Los problemas que han presentado. Algunas normas para su reclamacin. Sugerencias para evitar que se repita.

Tareas que se realizan Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtencin son la siguientes: (1) Supervisin o Planificacin

Esta actividad dependencia.

corresponde al jefe de la en prever, planificar,

Consiste

coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepcin y control de mercaderas. Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la dependencia, teniendo en cuenta la mercadera, por recibir, en base a la documentacin que se recibe del Servicio de Compras. El supervisor deber prepararse con los

medios humanos y materiales, que le permitan efectuar una recepcin gil y un control adecuado. Tendr en cuenta el volumen, las caractersticas y el momento en que la mercadera va a ser recibida, a fin de efectuar una labor eficiente. (2) Supervisin y Planificacin Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia. coordinar, Consiste en preveer, planificar, dirigir y controlar todas las actividades el

de recepcin y control de mercaderas. Tarea muy importante, es la de planear trabajo de la dependencia, teniendo en cuenta la mercadera por recibir, en base a la documentacin que se recibe del Servicio de Compras. El supervisor deber prepararse con los medios humanos y materiales, que le permitan efectuar una recepcin gil y un control adecuado. Tendr en cuenta el volumen, las caractersticas y el momento en que la

mercadera va a ser recibida, a fin de efectuar una labor eficiente. (2) Recepcin fsica (Descarga y desembalaje) La recepcin fsica, comprende la descarga del material y el desembalaje de los artculos que se recepcin. elementos, La cuya actividad fundamental, de esta de la dependencia, puede estar encargada a preparacin, uno o varios

conocimientos

mercadera y sus caractersticas y experiencia, lo facultan a relacionarse entre los con una variada gama de proveedores, no siempre se encuentran cuales,

caractersticas de honestidad. (a) Descarga: Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artculos de los medios en que han sido transportados recepcionados. hasta el lugar en que sern o Puede realizarse manual

mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artculos, sepa con anticipacin cul es la mercadera que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo tiempo con los medios adecuados y con seguridad. (b) Desembalaje Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artculos exteriores en que han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para o cual se debe contar con personal especializado en

esta labor, a fin de evitar los deterioros que se puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frgiles. (3) Verificacin o Control de Calidad (Chequeo) Otra actividad mercadera cantidad correcta. Las fbricas productoras necesariamente debe tener un departamento de Control de Calidad, el cual es responsable del embarque de productos terminados, previo control de calidad apropiado. Esto no libera a que quien recibe el articulo tambin efecte el control de calidad respectivo. Para verificar con precisin las caractersticas de todas las mercaderas que se reciben. para la Organizacin. Cuando existan unidades o elementos de inspeccin y control de calidad, deben proporcionrseles las especificaciones y las directivas a aplicarse en las operaciones de almacenamiento. Para efectuar una buena verificacin es preciso que el personal disponga de algunos medios como: catlogos apropiados, winchas, balanzas, calibradores, etc, y se dicten normas o pautas que ayuden al recepcionista en su labor. Estas pueden referirse a: Esto a su vez convertira a la zona de recepcin en un dique peligroso de importancia, la constituye el Consiste en verificar si control de las caractersticas o especificaciones de la solicitada. verdaderamente se trata de los artculos solicitados, si la concuerda con el pedido y si la calidad es la

Igualad de terminologa y clasificacin entre las dependencias de compras y almacn. Modalidad e entrega por los proveedores, notas de entrega por los proveedores, notas de entrega por enviar, etc.

Modalidad de recepcin para cada tipo de material (criterio de comprobacin cuantitativa, criterio de estibaje antes del control, registro a efectuar, mtodos y medios a usar en el transporte interno_.

Responsabilidad en cuenta al control de calidad (condiciones tcnicas exigidas).

(4)

Registro de Entrada Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercadera, (notas de entrada), con los datos de la mercadera recibida. Igualmente esta labor deber estar dirigida a cancelar las rdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos totales o parciales de la mercadera.

(5)

Entrega Luego de realizadas las actividades procedentes, se requiere hacer entrega de la mercadera al almacn correspondiente, comunicndolo al interesado y al Jefe de Almacn. Este aspecto de la recepcin requiere de la formulacin de un informe, en el que se consideran datos diferentes, para que Compras, Ventas, Contabilidad, etc. pueden efectuar el pago y la utilizacin de la mercadera llegada. Este parte, es remitido al Jefe de Almacenes para que a su vez proceda a informar interesados. a otros elementos

d.

Documentos de recepcin Solicitud de Compra Es la informacin previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de acuerdo al Plan de Adquisiciones que se formule y se apruebe. Esta solicitud de compra o Pedido se hace

normalmente en formatos establecidos, pero puede ser en forma de telegrama o verbal a veces.

Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos: De Recompletamiento: a fin de mantener los nivel es o dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto de pedido. Especiales: Para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de compra par recompletamiento. De emergencia: Para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones contables en la produccin y ocasionalmente por desastres.

(2)

Orden de compra Es la copia del documento que ha sido entregrado el proveedor y en el cual figura el detalle de la mercadera, a recibir. formato (una carta). Es preparado por quien va a efectuar la adquisicin, a veces sin

(3)

Informacin Tcnica Segn las caractersticas de la empresa, puede ser conveniente contar con un archivo de planos y especificaciones o catlogos en esta dependencia. Con ella se simplifica la redaccin de las ordenes de compra y se facilita el control de la mercadera. En todo caso, el recibido deber disponer oportunamente de dicha informacin para efectuar las consultas tcnicas del caso.

(4)

Informacin Comercial Cuando la complejidad de una adquisicin requiere de la formulacin de contratos, negociaciones, bases de licitacin y condiciones generales de compra, es indispensable contar con toda esta documentacin, a fin de cumplir y exigir el cumplimiento de los convenios: garantas, plazos de entrega, penalidades, repuestos, instruccin, etc.

(5)

Autorizacin de Devolucin Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolucin o reclamacin que previamente se ha planteado a la Gerencia . En realidad puede ser el documento de gestin donde se sugiere el devolucin, pero con el visto bueno de una autoridad competente.

7.

ALMACENAMIENTO a. Conceptos Generales El concepto de almacenamiento, implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los

artculos del almacn. El manejo y la disposicin fsica de los materiales existentes, es de responsabilidad definitiva del almacenamiento. Esto quiere decir que el Jefe de almacenes, tienen la responsabilidad permanente de familiarizarse con las nuevas tcnicas de manejo y almacenaje; debe igualmente, ser capaz de ofrecer asesoramiento tcnico y responder a las consultas que sobre su especializacin se el formule; as como tambin, debe saber aceptar observaciones y sugerencias con respecto a sus funciones. b. Definicin El almacenamiento es el conjunto de operaciones que se realizan con el objeto de internar, acondicionar, y proporcionar los artculos a los usuarios, en el momento preciso, evitando la inmovilizacin de capitales, por abastecimientos excesivos.

c.

Clasificacin de los materiales En esta fase no hay que descuidar las operaciones referentes a los embarques, los que deben seguir un procedimiento adecuado; as tambin dar seguridad a los materiales almacenados, resulta de vital importancia. Sin embargo los procedimientos de recepcin, quiz resulten la mayor importancia, no obstante lo cual, a menudo, se descuida es todo.

d.

Personal de Almacenes. Como en toda actividad administrativa, el papel del hombre resulta siempre el ms importante y

cuando se trata de almacenes, la calidad del personal es especialmente imperiosa. Tngase en cuenta que las mercaderas son dinero, que resulta, ms difcil de administrar que el dinero mismo, debido a que su forma, volumen y caractersticas son ms complejos. si adems se reconoce, que cuando se trata de materiales, la gente tiende a ser menos aprehensiva; las cualidades del personal de almacenes son fundamentales. En orden aproximado de prioridad, pero no

excluyente, se enumeran las principales caractersticas que debe reunir dicho personal: (1) Honestidad a toda prueba Sera recomendable, al contratar personal para estas actividades, efectuar pruebas [psicolgicas y psicotcnicas que permitan determinar con certeza la existencia de esta cualidad. (2) Preparacin y/o Capacitacin Es otra caracterstica importante en toda actividad, pero que no siempre se exige para los mandos medios y elementos auxiliares que se destinan a los almacenes. El personal nuevo que se tome para esta actividad deber estar los preparado incentivos y/o y tener experiencia que le equivalente. En todo caso, la empresa deber otorgarle facilidades permitan prepararse convenientemente. (3) Condicin Fsica

Se requiere tener en cuente que el desplazamiento al cetro de los almacenes, as como la manipulacin y control de los materiales exigen una aptitud fsica acorde con l funcin a desempear (4) Otras Cualidades. Desde luego se requerir que este personal rena cualidades de diligencias, espritu de servicio, sentido de responsabilidad, lealtad,, etc,; comunes a todas las actividades de la empresa. e. Medios de almacenaje, proteccin y seguridad Para poder cumplir con sus objetivos, todo almacn deber estar dotado de los recursos fsicos necesarios. En orden de importancia se sealan los principales: (1) Instalaciones Ubicadas y diseadas de acuerdo con el tipo de mercaderas a almacenar. As por ejemplo: Ser necesario disponer de reas y techadas, ambientes con a compartimientos cerrados

temperaturas y humedad adecuadas, si es que la mercadera as lo requiere. Igualmente, se deber disponer de espacios

abiertos (si techo) en la medida en que el volumen y caractersticas de los materiales lo permita. Se requerirn igualmente oficinas y servicios para dar comodidad y facilidades al personal, de acuerdo con el nmero y tipos de plazas existentes o necesarias. (2) Equipo de proteccin y Seguridad

Teniendo en cuenta el valor e importancia de los materiales almacenados, deber disponerse de los equipos y medios de proteccin contra incendios y/o hurtos para el local y material existente, as como para el personal que all labora, especialmente cuando manipulen sustancia custica, explosivos etc. (3) Medios de Manipulacin La variedad y caractersticas de estos medios, debe ser tambin adecuada a las necesidades del servicio que se espera recibir del almacn. No existen recetas nicas para cubrir todas las necesidades. Sin embargo, la direccin de la empresa deber tener en cuenta que la rapidez y eficiencia de u almacn est en relacin directa con el grado de implementacin de estos recursos. La experiencia del personal y la ayuda de la ingeniera Industrial, permitirn adoptar los medios ms adecuados, en busca de ahorros de riesgo, esfuerzo, tiempo y movimientos. f. Niveles de Almacenamiento Los niveles de almacenamiento, llamados tambin Ncleos de Inventarios, no son de responsabilidad normal del almacenamiento. Sin embargo, si ordena o alerta sobre la reposicin de las existencias, en los ncleos siguientes: (1) Nivel Normal (Operativo)

Cantidad de abastecimientos que requiere una empresa para asegurar su produccin, (operacin o funcionamiento)_, durante un perodo determinado, durante el intervalo entre dos pedidos, o entre la llegada de dos embarques sucesivos, procedentes de otros centro d produccin. Es la cantidad de abastecimientos para consumo. Se basa entre otras consideraciones, en el ciclo de recompletamiento establecido, (semanal, quincenal, mensual, etc) y la distancia de abastecimiento, el estado de las vacas de comunicaciones y las posibilidades d los medios de transporte. (2) Nivel de Seguridad Cantidad de abastecimiento en adicin al normal, que se requiere de para la continuar apoyando en caso la de produccin empresa,

interrupciones en los recompletamientos normales o en caso de fluctuaciones imprevistas en la demanda de abastecimientos. Es la cantidad de abastecimientos para emergencia. Este nivel debe ser lo ms complejo posible en situaciones normales, se expresa en % respecto al Nivel Normal y se le llama tambin Nivel de Proteccin. (3) Nivel Mximo Es la cantidad mxima autorizada de abastecimientos que se debe tener disponible en la empresa, a fin de apoyar la produccin prevista. Es la suma de los niveles normales y de seguridad.

(4)

Nivel Mximo(Punto de partida) Es la cantidad de abastecimientos disponibles en stock, indicadora de que debe hacerse un nuevo pedido o efectuar obtencin para realizar el recompletamiento oportuno y evitar el consumo del nivel de seguridad. Tambin se le llama Punto de Pedido, o sea el momento en que los abastecimientos llegan a un punto de aviso o alerta para efectuar u pedido. nuevo

(5)

Nivel de Stock Es la cantidad de abastecimiento que los almacenes estn autorizados a mantener para su entrega en casos necesarios . Constituye del cual un objetivo las cuantitativo, alrededor fluctan

disponibilidades listas para la entrega . Se expresa en unidades, (medida o peso), por cada artculo. Niveles de Abastecimiento Estos diferentes niveles se determinan en virtud de los requerimientos de mercadotecnia o produccin y generalmente es funcin que corresponde a un equipo de trabajo especial o a u departamento separado, integrado por programadores, calculistas d logstica, ventas y/o produccin. g. El Gerente o Jefe de los Almacenes (1) Generalidades El Gerente o Jefe de almacn, es el personaje de quien dependen esencialmente, la forma como se

desarrollen las actividades de un

almacn y de

cuya eficiencia depende el buen funcionamiento de ste. Aparte de las condiciones de honestidad y del conocimiento d las diversas funciones de su dependencia, se requiere que sea una persona eminentemente ejecutiva y "movediza", de tal manera que sean pocas las ocasiones en que se siente a su escritorio a efectuar labores administrativas de rutina. Mas bien el Jefe de almacenes se le concibe como la persona "gil" que est constantemente controlando la accin de su personal en cada u a de las actividades que a estos les competen. Solo as podr saber, qu se recibi cunto tiene y si se ha cumplido con los despachos ordenados para poder informar con oportunidad y precisin. (2) Descripcin del Puesto

La descripcin escrita del Puesto de Gerente o Jefe de Almacn, ayudar a guiar a esta persona en el desempeo de sus funciones; a valorar su trabajo para el nivel apropiado de sueldo y ayudar a la administracin al control de sus funciones. h. Elementos de Juicio para su estudio Para determinar el tipo de almacn por emplear, su amplitud, su ubicacin, as como de su acondicionamiento interno, es preciso efectuar un estudio detallado de una serie de elementos de juicio o factores, directamente relacionados con las caractersticas de la Zona de Almacenaje.

Entre estos elementos, se pueden citar: (1) (2) (3) (4) (5) i. Cantidad y variedad de artculos. Naturaleza y caractersticas de los materiales por almacenar; Espacio disponible y caractersticas del almacn. Condiciones ambientales y especiales que se requieran par ala conservacin de los artculos. Frecuencia de salida o despacho de los materiales.

Normas par el almacenamiento La organizacin interna de u almacn, tiene mucho que ver con el xito de su funcionamiento. Por eso es conveniente respetar una serie de oficina, relacionados con almacenes. A continuacin se precisan algunas normas: (1) (2) (3) Efectuar la recepcin y el despacho en forma gil y al menor costo posible; La distribucin debe permitir un control fcil y permanente; Debe facilitar el acomodo y redistribucin de los artculos, (4) de manera que resulte fcilmente adaptable y flexible. Debe permitir el crecimiento en volumen y variedad de (5) materiales, de acuerdo a los proyectos elaborados. Debe respetarse un ordenamiento de la disposicin de los artculos, de manera que s aplique :"un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"; (6) Respetar las alturas de ramas siguientes: Para almacenamiento cubierto : 2.5 m norma s que son aplicables, an en ,los puestos administrativos y de

Para almacenamiento abierto : 2.0 m. Es conveniente dejar establecido que estas normas, criterios o recomendaciones, no siempre, son aplicables a cualquier almacn. j. Descripcin Almacn. En el anexo a, se presenta a titulo informativo, la manera cmo se podra confeccionar la descripcin de las diversas tareas que puede cumplir un Gerente o Jefe de Almacn. Las funciones all descritas no son todas. k. Documentacin requerida La documentacin que se formula tiene por objeto lograr un eficiente control de los artculos en el rea de almacenamiento. La variedad de los documentos que se utilicen, depender del tipo de operaciones y del volumen de transacciones que se realicen. 8. DESPACHO O DISTRIBUCION a. Conceptos Generales Esta actividad es la Ultima etapa del almacenamiento y previa al transporte y entrega de las mercaderas que es importante, por que de la eficiencia con que se realice , permitir entre otras cosas: (1) Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos , de acuerdo con el orden de prioridad o presentacin. (2) Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y eventualmente, controlar los saldos fsicos de del puesto de Gerente o Jefe de

aquellos, cuyos artculos se han despachado en parte. (3) Evitar el congestionamiento en las horas ms crticas. b. Definicin Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del usuario o cliente, encargndose de la distribucin o entrega de las mercancas solicitadas. ES decir, consiste en la entrega de los artculos que guarda el almacn, a cambio de una orden o vale de salida. c. Entrega de Materiales o Artculos En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el Almacn Central o en locales e dependencias auxiliares fuera de la ciudad. d. Organizacin del Area de Despacho Como de espacios en el caso de para Recepcin el y de Almacenamiento, para el despacho se requiere disponer adecuados estacionamiento provisional y entrega de mercaderas a los usuarios o clientes. e. Embarque, Transporte y Flete Despus del proceso de produccin y almacenamiento se contina con la actividad de enviar los productos a los clientes. Esto requiere acciones previas que corresponden hacerse dentro del, proceso de almacenamiento y que comprende. (1) Embarque

Es el eslabn fsico entre el productor (vendedor) y el cliente (comprador); de esta actividad, depende las relaciones futuras entre ambos. (2) Transporte En general el almacn es directamente responsable de la eleccin y administracin de los transportes que acarrean la carga de salida. (3) Flete Es el pago que se efecta por el transporte de bienes. 9. CONTROL DE STOCK a. Conceptos Generales Esta actividad es necesaria e importante, an que no siempre se incluye en el ciclo de almacenamiento, En todo caso, siempre constituye una parte imprescindible de la funcin de abastecimiento, debido a que todas las transacciones de entrada y salida de materiales y salida de materiales, deben ser contabilizadas y constituye elemento importante del balance de la empresa. b. Definicin Es el proceso mediante el cual, a travs de un sistema de registros e informes, se mantienen los datos necesarios referentes a la cantidad, ubicacin y condiciones de los materiales o artculos disponibles en un almacn, por recibir o por entregar. c. Responsabilidades

Los (1)

rganos

de

control

de

stock,

tienen

las

responsabilidades generales siguientes: Asegurar un control eficiente y oportuno d todos los artculos asignados durante su recepcin, almacenamiento y distribucin.

(2)

Formular los pedidos (solicitudes de compra), de completamiento, para mantener los niveles autorizados e informar a la Seleccin Distribucin, sobre los artculos por llegar;

(3)

Formular y enviar las solicitudes de compra, a las oficinas de adquisiciones.

(4) d.

Adems de un buen control de Stock.

Control y Registro de Existencias Es importante asegurar una disposicin adecuada del, fichero de almacn de manera tal, que permita encontrar rpidamente y con seguridad la ficha deseada.

e.

Fichas de Perforacin Marginal Otro medio ideal para clasificar y reagrupar a mano, con rapidez y seguridad fichas de almacn y cualquier otro tipo de comprobante, lo constituyen las fichas perforadas al, margen, que nos son otra cosa sino fichas normales de casi todos los tamaos cuyos mrgenes estn provistos de perforaciones, que segn los datos que se quiera representar o retener, se amplian o distienden hacia afuera.

f.

Coeficiente d Rotacin Es el ndice que seala cuantas veces se ha motivado el stock en un perodo determinado. se obtiene dividendo el total de las salidas del perodo considerado, entre el valor medio del stock durante el mismo.

CONCLUSIONES

El

abastecimiento

simplifica

regula

sistematiza

los

requerimientos y las necesidades en la empresa.

Es necesario el adecuado acondicionamiento y almacenamiento de los productos y mercaderas que necesita la empresa, con el fin de manejar una adecuada estructura y un mejor control del abastecimiento.

La capacidad econmica en el empresa, es la que determina el adecuado nivel de abastecimiento y al mismo tiempo pautas y determina las polticas a seguir. de

La organizacin y una adecuada metodologa minimiza costos y al mismo tiempo disminuye el riesgo en la ejecucin y control del abastecimiento.

RECOMENDACIONES

El abastecimiento, las compras, y el almacenaje debe de ser autnomos en una empresa; pues no deben de tener un trato contable, ya que en el mundo de hoy, competitivo y globalizado este debe tener econmico. un trato financiero y ser manejado con criterio

Deben de crearse sistemas computarizados y programas destinados a controlar y manejar los abastos en la empresa a consecuencia de ello el margen de error y el riesgo innato en la administracin del abastecimiento disminuyen considerablemente.

BIBLIOGRAFIA

1.

ENCICLOPEDIA DE LOGSTICA EMPRESARIAL AUTOR: CESAR A. MARTHANS GARRO EDICIONES BUHO TOMO I. ESTA COLECCIN SE COMPONE DE 3 TOMOS. IMPRESO POR LITOCOLOR S.A.

2.

ADMINISTRACION LOGSTICA AUTOR; ARMANDO VALDES PALACIO