TECSUP

Sistema de Matrcula Visin

Versin 1.0

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Versin: 1.0 Date: 15/FEB/2011

Revisin Histrica
Date 15/FEB/2011 Version 1.0 Description Versin inicial del documento Author Arturo Clariana Jos Garca Willy Zevallos Erick Benites Marco Pizarro

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Tabla de Contenidos
1. Introduccin 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. Propsito Alcance Definiciones, acrnimos y abreviaturas Referencias Resumen 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 4 4 4 5 5 5 5 5 5 6 6 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 iii

Objeto de estudio y campo de accin Objeto de Estudio 2.1.1 Visin 2.1.2 Misin 2.1.3 Valores 2.1.4 Tecnologa 2.1.5 tica 2.1.6 Calidad 2.1.7 Superacin 2.1.8 Unin 2.1.9 Pasin 2.2 Campo de Accin 2.1

3.

Posicionamiento 3.1 3.2 3.3 Oportunidad de Negocio Declaracin del Problema Objetivos 3.3.1 Objetivo General 3.3.2 Objetivo Especficos

4.

Descripcin de Stakeholders y Usuarios 4.1 4.2 4.1 4.2 4.3 4.4 Resumen de Stakeholders Resumen de Usuarios Medioambiente del usuario Perfil de los stakeholders Perfil de los usuarios Alternativas y competencias

5.

Resumen del producto 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Perspectiva del producto Resumen de capacidades Suposiciones y dependencias Costos y precios Licencias e instalacin

6.

Facilidades del producto 6.1 6.2 6.3 6.4 Facilidades relacionadas con las fichas de solicitudes. Facilidades relacionadas con la pre-matrcula. Facilidades relacionadas con la matrcula. Facilidades relacionadas con la calidad del sistema. UPC 2011

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Sistema de Matrcula Documento Vision visin.vis 7. 8. 9. 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 11. 11.1 12. Restricciones Rangos de calidad Prioridad y precedencias Otros requerimientos Estndares Requerimientos de implementacin Requerimientos de rendimiento Requerimientos de medio ambiente. Requerimientos de documentacin Manual de usuario y adiestramiento Apndice 1 Atributos de las facilidades

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Visin
1. Introduccin
El propsito de este documento es capturar, analizar y definir las necesidades y requisitos de alto nivel del Sistema de Matrcula. Se focaliza en las capacidades solicitadas por los stakeholders, las necesidades de los usuarios y el porqu existen estas necesidades.
1.1 Propsito

El propsito de este documento es presentar los principales aspectos del sistema de Matrcula con la finalidad de que quede claro su alcance, a quien va dirigido y todos los miembros del proyecto tanto tcnicos como usuarios compartan una misma idea general del producto de software a desarrollar.
1.2 Alcance

El alcance del sistema comprende la automatizacin de los proceso de matrcula de la institucin educativa TECSUP; vinculado los procesos de pre-matrcula y matrcula.
1.3 Definiciones, acrnimos y abreviaturas

Todos los trminos del negocio y tcnicos estn descritos en el documento Glosario de trminos.
1.4 Referencias

La informacin del producto y de la compaa se encuentra en el siguiente enlace: Pgina web de la institucin: http://www.tecsup.edu.pe/webuds/web/principal
1.5 Resumen

Los diferentes contenidos de este documento estn organizados en secciones. La seccin de Organizacin objetivo y campo de accin presenta una breve descripcin tanto de la institucin TECSUP como de los procesos que se han tomado como base para la captura de muchas de las facilidades. Luego se describe el posicionamiento del producto acompaado de los problemas a resolver. Tambin se describen los diferentes usuarios y stakeholders con sus perfiles y necesidades vinculados con el software. Por ltimo, se describen las facilidades, requerimientos tcnicos, atributos de calidad y requisitos de documentacin.

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2.
2.1 2.1.1

Objeto de estudio y campo de accin

Objeto de Estudio Visin

Ser la universidad peruana en ingeniera aplicada de clase mundial, que forma tcnicos, ingenieros, magsteres y doctores.
2.1.2 Misin

Desarrollar personas y empresas mediante formacin, capacitacin y asesora

2.1.3 Valores

Los valores son una importante fuerza impulsadora del cmo se hacen las cosas dentro de la institucin y que vienen a ser las siguientes: Tecnologa "Buscamos continuamente la aplicacin prctica de nuevas ideas, conceptos, productos y servicios." "Obramos en todo momento con integridad y en concordancia con lo que decimos." "Logramos la excelencia mediante la mejora continua, la planificacin previa y la realizacin eficiente de nuestras actividades". "Cada meta que logramos es el inicio de un nuevo reto". "Trabajamos en equipo respetando y aceptando a todos por igual". "Ponemos energa, entusiasmo, alegra y entrega en todas nuestras actividades logrando el desarrollo de personas".

tica

Calidad

Superacin

Unin

Pasin

2.2

Campo de Accin

El presente proyecto es el "Proceso de Matrcula en Lnea" mediante el cual se encargar de la consolidacin de notas, control de atencin de las solicitudes, proceso de preparacin de fichas y matrcula en lnea.
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Para este fin se han definido las actividades a realizar dentro de este negocio, donde la primera etapa tiene como objetivo obtener toda la informacin necesaria que permita tomar decisiones correctas en el momento de administrar la pre-matricula, para ello, la secretaria docente se encarga de promediar los resultados de las notas parciales (Exmenes, laboratorios, etc.) y registrar el promedio final. El Departamento de Servicios Educativos verifica el estado del plan curricular, si es que este ha sido modificado o no si as fuese se debe obtener el nuevo plan curricular y la respectiva tabla de convalidaciones. Por otra parte, el Responsable encargado de Servicios Educativos consolida todos los ingresantes identificando sus respectivas carreras. La ltima actividad de esta primera etapa se realiza tomando en cuenta factores como historial de nmero de secciones, estimados de re-ingresantes, etc. Informacin con la cual se puede hacer un estimado inicial del nmero de secciones que se podran abrir para cada ciclo de una carrera. Antes de continuar con la etapa de pre-matricula se recepciona todas las solicitudes tanto para cambio de turno, cambio de especialidad etc. con el objetivo resolver a tiempo para disponer de informacin acadmica actualizada de los participantes del proceso de matrcula. Para mayor detalle, se obtiene la informacin del proceso de administracin de horarios y administracin de recursos adems de verificar la informacin de los resultados acadmicos finales luego se dan prioridades a las solicitudes dependiendo de su tipo, con esta informacin se decide que solicitudes podran ser atendidas y que otras no. Se emite el resultado de las solicitudes recepcionadas a los responsables como a los solicitantes. Una vez obtenidos los alumnos a los que se les ha aceptado la solicitud, se procede a actualizar los datos acadmicos de estos y realizar las convalidaciones necesarias en los casos que as lo amerite. Luego de que se cuenta con toda la informacin consolidada se procede a la etapa de prematrcula, la cual consiste en administrar de forma inmediata y eficiente la generacin de fichas de pre-matricula. Para el logro de este proceso, el departamento de Servicios Educativos verifica la congruencia entre el nmero de secciones y grupos que ha definido por cursos, contra el nmero de alumnos habilitados para llevarlos. De ser necesario procede a cerrar secciones o a ampliarlas o incluso a crear nuevas. Definidos los horarios de clases, la carga acadmica de cada alumno y con la informacin de montos de pensiones por crdito de curso, el Departamento de Servicios Educativos genera las fichas de pre-matrcula en forma masiva para todos los alumnos. Una vez emitida la ficha de pre-matrcula los alumnos podran solicitar una modificacin de la misma; para esto se debe presentar una solicitud al departamento de servicios educativos, la cual es evaluada por el responsable del proceso. En caso de ser aceptada el responsable del proceso emite la nueva ficha de matricula acompaada del calendario de pagos.

La ltima etapa de matrcula permite administrar de forma confiable y eficaz el registro de los

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alumnos en las actividades educativas en las que vayan a participar. Para ello, los alumnos se presentan al proceso de matrcula y se identifican ante el responsable designado por el departamento de servicios educativos para tal fin, luego de lo cual se verifica si el alumno tiene algn impedimento ya sea econmico o deuda con biblioteca etc., si tuviera uno de estos se los remite al rea competente para resolver el impedimento. Una vez validado el alumno se realiza una actualizacin de datos y se registra el alumno en las actividades que figuran en la prematrcula, finalizando con la entrega de documentos tales como el horario y la boleta de venta. Una vez finalizado el da de matricula se verifica el registro de alumnos matriculados contra el esperado de matrcula, si existieran alumnos no matriculados se realiza un seguimiento para poder conocer si es que realmente van a participar o no del proceso de matrcula, si existieran cupos generados por la no participacin de estos se verifica si algunas de las solicitudes que fueron rechazadas podran ahora atenderse si este fuera el caso se realizara la comunicacin pertinente regresando a la etapa anterior. Finalmente, una vez que se ha decidido cerrar el proceso de matricula se verifican los alumnos registrados en el periodo y las vacantes que quedaron libres en caso las hubiera, para luego emitir los documentos finales de cierre de matrcula. Todo este proceso queda documentado a travs de los documentos finales de matricula como Nminas y diferentes reportes de actividades.

3.
3.1

Posicionamiento
Oportunidad de Negocio

La introduccin de un software online le permitir a la institucin gestionar de manera ms eficiente la atencin de matrculas. Los alumnos podrn participar de manera dinmica en la seleccin de sus cursos y esto conlleva a una mejor rapidez y satisfaccin en la atencin.
3.2 Declaracin del Problema

El problema de afecta El impacto est

Una solucin adecuada sera

Existe demora en los procesos de matrcula. Al alumno El alumno tiene que efectuar documentacin que muchas veces es tediosa y conlleva a demoras en la atencin. El alumno en algunos casos desconoce los procesos de matrcula y a veces no logra concluir satisfactoriamente su matrcula en todos sus cursos completos. Contar con una herramienta de software: Que permita automatizar el proceso de atencin de matrcula. Que permita al personal de institucin reducir la documentacin fsica referente a los trmites de la matrcula. Que permita tener la informacin a tiempo de tal forma que le permita a la institucin reducir el nmero de alumno que no estn siendo matriculados.

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Sistema de Matrcula Documento Vision visin.vis 3.3 3.3.1 Objetivos Objetivo General

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Proporcionar a la administracin general de una herramienta de software segura que permita una rpida atencin de los alumnos en su proceso de matrcula. As mismo, que le permita tener un control total de cada proceso. 3.3.2 Objetivo Especficos Posibilitar la actualizacin del plan curricular. Tener la informacin acadmica actualizada de los participantes del proceso de matrcula. Mejor respuesta en la atencin de solicitudes presentadas por el alumno. Facilitar el registro adecuado y estratgico de las solicitudes y dems documentos. Controlar y posibilitar el control y seguimientos del trmite de matrcula. Permitir una rpida atencin en cuanto a los procesos. Generar reportes de gestin de las solicitudes, pre-matrcula, y cierre del proceso de matrcula.

4.
4.1

Descripcin de Stakeholders y Usuarios

Resumen de Stakeholders

Nombre

Descripcin

Rol

Director Administrador

Administrador de la institucin Administrador del Dpto. de Servicio

Confirmar proceso de matrcula Confirmar plan curricular y gestionar el proceso de matrcula.

4.2

Resumen de Usuarios Nombre Representa a Rol

Encargado de Secretaria Acadmica

Gestionar la Solicitud de Resoluciones

Verificar fechas para envi de solicitudes. Realizar las actualizaciones correspondientes en caso de solicitudes de cambios. Verificar requisitos para las solicitudes Aprobar solicitudes

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Encargado del Dpto. de Servicios Educativos

Encargado de gestionar la Prematrcula y matrcula

Consultar secciones disponibles Consultar estado de matrcula en lnea Generar secciones y horarios Generar cupos y horarios en el sistema Generar informes finales Generar fichas de pre matricula Actualizar secciones. Actualizar fichas de pre matrcula. Presenta su solicitud de impedimentos y otros documentos. Presenta su inscripcin de matrcula.

Alumno

Beneficiario del proceso del matricula.

4.1

Medioambiente del usuario

El medio ambiente del usuario ser un un aplicativo cliente-servidor. Los usuarios contarn con una identificacin de usuario y un password. El sistema proporcionar facilidades de interaccin entre las distintas reas: En primer lugar los Alumnos podrn presenta sus solicitudes, as como tambin participar de la matrcula de sus cursos. En segundo lugar Secretara Acadmica recibe las solicitudes, verifica su conformidad, y de acuerdo al resultado de su anlisis aprueba las Solicitudes. Finalmente, el Encargado de Servicios Acadmicos recibe las solicitudes aprobadas, el cual se basa para genera secciones y horarios, como tambin, actualizar las fichas de pre-matrculas. Actualmente la institucin mantiene una base de datos, lo cual, se aprovechar dicha estructura complementando segn el nuevo requerimiento del nuevo sistema, como tambin los datos histricos debern poder ser consultados desde el nuevo aplicativo. Se est proveyendo un entorno intuitivo y de fcil manejo, con la finalidad de que los usuarios no tengan mayores dificultades, ni tampoco requieran indicaciones de secuencias de pasos de cmo efectuarlo.
4.2 Perfil de los stakeholders NOMBRE USUARIO (ROL) RESPONSABILIDADES CLAVE BACKGROUND TCNICO ENTREGABLES REPORTA A PROBLEMAS

Encargado de Registrar
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Aplicativo

Ficha de

Asistente
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Sistema de Matrcula Documento Vision visin.vis NOMBRE USUARIO (ROL) RESPONSABILIDADES CLAVE BACKGROUND TCNICO

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ENTREGABLES

REPORTA A

PROBLEMAS

Secretara Acadmica

solicitudes y seleccionar cursos a matricularse. Encargado de Verificar Secretara conformidad de Acadmica solicitudes. Encargado del Generar Departamento secciones, de Servicios horarios. Acadmicos.

de escritorio Aplicativo de escritorio Aplicativo de escritorio

solicitud.

de Secretara Administr ador Administr ador

Aprobar / Denegar solicitudes Actualizar fichas de prematrculas

Actualmente las fichas son procesadas manualmente. El aplicativo actual permite generar secciones y horarios pero con algunas limitaciones.

4.3

Perfil de los usuarios NOMBRE USUARIO (ROL) RESPONSABILIDADES CLAVE BACKGROUND TCNICO ENTREGABLES REPORTA A PROBLEMAS

Administrador

Confirmar

Aplicativo de escritorio

Aprobar las ficha de solicitud y otros trmites dentro el proceso de matrcula.

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4.4

Alternativas y competencias Luego de un anlisis de los productos de otras instituciones podemos resumir lo siguiente.

Alternativa Competitiva

Producto Solucin

Fortalezas

Debilidades

Sitio Web

Cuenta con una intranet con diferentes servicios orientado a facilitar la gestin de los alumnos.

5. Resumen del producto

En esta seccin describiremos las funciones ms importantes del producto a travs de tres aspectos: la perspectiva, las funciones o tareas a automatizar, propiamente dichas y las suposiciones y dependencias.
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Sistema de Matrcula Documento Vision visin.vis 5.1 Perspectiva del producto

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El producto cuenta con aspectos de diseo y uso de componentes que facilitarn la rpida incorporacin de nuevas propuestas y campaas destinada a mantener la fidelidad del cliente.
5.2 Resumen de capacidades Entre las capacidades relevantes del sistema se encuentran las siguientes. Funcin Caractersticas Beneficios

Aplicativo

Arquitectura de componentes

Todos los usuarios podrn acceder a los servicios principalmente para registro de solicitudes (cambio de turno, convalidaciones de cursos, etc) De acuerdo a un estndar corporativo, las funcionalidades de la aplicacin estarn repartidas en diferentes componentes tipo. El ambiente de Intranet estar restringido a usuarios autorizados. Ambos entornos estarn protegidos de manera que nadie pueda alterar los contenidos de las pginas WEB ni los datos que se ingresen a travs de ellas. Contar con ayudas en lnea y con agentes gua que facilitarn al usuario en el manejo de las distintas opciones. Las pruebas del sistema se realizarn de manera exhaustiva de manera que la aplicacin no se cancele abruptamente. Contar con una pgina de preguntas frecuentes sobre la calidad de los servicios y de la atencin de consultas por correo.

Permitir que los usuarios se familiaricen rpidamente con la aplicacin. Permitir que se adicionen nuevas funcionalidades fcilmente sin tener que pasar por largos periodos de mantenimiento. Garantizar a la administracin la fiabilidad de los datos.

Seguridad

Calidad

Facilitar el uso adecuado del software y la recepcin rpida de inquietudes de los diferentes alumnos.

5.3

Suposiciones y dependencias

Para garantizar el trmino de una transaccin de las operaciones. Todo trmino de transaccin satisfactorio o insatisfactorio ser notificado inmediatamente al usuario.
5.4 5.5 Costos y precios

El estudio de los costos no forma parte de este documento.

Licencias e instalacin

El sistema se instalar tanto en el servidor web como en el servidor de aplicaciones que forman parte de los recursos actuales de la compaa.
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6. Facilidades del producto

6.1 Facilidades relacionadas con las fichas de solicitudes.

Para el registro de ficha de solicitud deber ser clara y lo menos engorroso de tal forma que el usuario intuitivamente pueda completar los datos, adicionalmente los motivos de la solicitud deben de contar con una descripcin que ayude identificar rpidamente.
6.2 Facilidades relacionadas con la pre-matrcula. El proceso de generar ficha de pre-matrcula deber ser un proceso con menor tiempo posible de transaccin, donde adems le permita al usuario generar dichas ficha ya sea por especialidad, por cursor en general . Durante el proceso automtico de pre-matrcula el sistema deber mostrar un reporte, as como tambin registrarlos en un archivo histrico de inconsistencias de tal manera que le permita levantar dichas observaciones para luego volver a proceder la informacin . 6.3 Facilidades relacionadas con la matrcula. El proceso de matrcula deber ser confiable y eficaz de tal manera que pueda atenderse a los alumnos de manera rpida, para ello deber contar con opciones de consultas que permita extraer la informacin rpidamente y completar la ficha de matrcula . 6.4 Facilidades relacionadas con la calidad del sistema. El sistema deber estar disponible 16 horas al da y 6 das a la semana, y los das que no est disponible se podr utilizar para el mantenimiento a la base de datos y el sistema . El tiempo lmite de respuesta para una transaccin normal no debe de superar los 10 segundos, con excepcin de los procesos automticos que manejan procesos de informacin masiva . Mantener la seguridad de los datos replicando la informacin de las transacciones en un servidor backup, dicha actualizacin deber estar en simultaneo y sincronizada con el servidor primario de tal manera que si deja de operar el servidor secundario ingrese a operar .

7. Restricciones
El hardware requerido por las diferentes reas es el adecuado y adems se ha efectuado la inversin de implementar dos nuevo servidor para albergar la nueva base de datos corporativa (un servidor servir de backup y que replicar la informacin de la otra) .

8. Rangos de calidad
En lneas generales el sistema debe: Poseer interfaces de usuario amigables. Estar disponible las 16 horas del da los 6 das de la semana. El sistema debe favorecer la rpida modificacin de sus componentes. El sistema debe ser altamente escalable. El sistema debe ser altamente extensible. El sistema debe ser tolerable a fallas imprevistas como cortes de fluido elctrico que pueden daar los contenidos de la BD.

9. Prioridad y precedencias
La forma como se establece la prioridad y precedencia est administrada por los atributos de los requerimientos que se explican en el anexo, ms adelante en este documento y en el Requisite Pro.

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10. Otros requerimientos

Otros requerimientos importantes para el sistema son los siguientes: 10.1 Estndares 10.2 Lenguaje de desarrollo: .NET Base de datos Oracle

Requerimientos de implementacin Como ya se mencion la institucin cuenta con los equipos requeridos. Requerimientos de rendimiento El requerimiento estar asociado tambin a la respuesta del servidor por el que se est solicitando la adquisicin de una nueva. Requerimientos de medio ambiente. El aplicativo deber estar disponible principalmente de 7:00 am a 11:00 pm

10.3

10.4

11. Requerimientos de documentacin

Para describir los requerimientos de documentacin nos concentraremos en describir los documentos orientados al usuario final como son: Manual de Usuario y la Ayuda en Lnea. 11.1 Manual de usuario y adiestramiento El sistema contar con manuales que permitir explicar de manera general el uso y aplicacin de cada una de las opciones del sistema, as como tambin, el uso de cada uno de los procesos para ello se incluirn videos que facilite el entendimiento. Adicionalmente, el personal recibir horas de capacitamiento para una rpida introduccin de los usuarios.

12. Apndice 1 Atributos de las facilidades

Los atributos que se estn considerando para evaluar las funciones del sistema son los siguientes: ATRIBUTOS Categora DESCRIPCIN Indica la importancia de un caso de uso para el sistema Indica el grado de necesidad de implantacin de una funcin determinada. VALOR P: Primario S: Secundario O: Opcional A: Alta M: Media B: Baja PESO 7 5 3 5 3 1

Prioridad

El criterio de planificacin de iteraciones o implementaciones, ser escoger en primer lugar las funciones de mayor peso tanto en prioridad como precedencia.

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