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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA
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LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
EN ALMACENES
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FECHA 18 DE DiCiEMBRE DE 2009
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
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FIRMAS DE APROBACiN
C. P. Car:IG&-Hernm:le:Z'Gernimo
Jefe del Departamento de Costos e
Inventarios
Revis:
Aprob:
Ing. Gonzalo E. Robles Valds
Director de Finanzas y Planeacin
Vigencia: Este documento fue autorizado por el Comit de Mejora
Regulatoria Interna en su Sexta Sesin Ordinaria del
18 de diciembre de 2009 y entrar en vigor al dia
siguiente de su autorizacin
FECHA 18 DE DiCiEMBRE DE 2009
eG!NA 1 DE. 70
osecco-. E FINANZAS YPLANEAC1N
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Liconsa
(. Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
'"' Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
I Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
NDICE GENERAL
Pgina
1. INTRODUCCiN --------------------------------------------------------------------- 3
11. OBJETIVOS ---------------------------------------------------------------------------- 4
111. GLOSARIO ----------------------------------------------------------------------------- 5
IV. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------- 7
V. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------- 8
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69 . 1
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VI. POLTICAS GENERALES ----------------------------------------------------------
VII. DESCRI PCIN DE ACTIVIDADES ----------------------------------------------
VIII. DlAGRAMA DE FLUJO -------------------------------------------------------------
IX. RELACiN DE ANEXOS -----------------------------------------------------------
X. HISTORIAL DE CAMBlOS ---------------------------------------------------------
9
23
28
31
XI. AUTORIZACiN DEL COMIT DE MEJORA REGULATORIA 70
INTERNA -------------------------------------------------------------------------------
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FECHA 18 DE DICIEMBrtE.DJ;.._ z ~ 9
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OfRECC!( DE FfNANZAS y PLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Flslca de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
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Liconsa
1. INTRODUCCiN
Uno de los principales objetivos de este manual es apoyar para lograr una eficiente
distribucin, comercializacin y abastecimiento de nuestros productos a la poblacin en
pobreza, por lo que consideramos de primordial relevancia el obtener la mxima
rentabilidad y reforzar el Control Interno de las inversiones, estableciendo normas y
procedimientos que fortalezcan el adecuado control en las operaciones de los
almacenes de Materias Primas, Materiales de Envase y Empaque, Produccin en
Proceso, Productos Semiterminados, Productos Terminados y en Recuperacin,
Herramientas, Refacciones y Accesorios e Inventarios en Poder de Terceros.
El personal que interviene en la recepcin, despacho y control de las existencias que se
encuentran en los almacenes; como servidores pblicos, tienen la responsabilidad de
asistir a cursos de capacitacin, para que estn conscientes de la importancia que
representa mantener las materias primas y los productos terminados en ptimas
condiciones, a fin de ser utilizados en la produccin o para su venta, adems de
mantener el mximo nivel de eficiencia en su manejo fsico y en el flujo de informacin
que se genera a las reas involucradas para su correcta aplicacin y registro contable, "",
de tal forma que, los estados financieros reflejen informacin veraz y confiable como
resultado del proceso de la Toma Fisica de los Inventarios, para que posteriormente
sean valuados apegndose en todo momento a los Postulados Bsicos, incluidos en las
Normas de informacin Financiera emitidos por el Consejo Mexicano para la
Investigacin y Desarrollo de Normas de Informacin Financiera, A.C. y, con base a los
Postulados de Contabilidad Gubernamental, emitidos por el Consejo Nacional /> /
de Armonizacin Contable. ... /
1 /
Por lo anteriormente mencionado, los inventarios representan uno de los rubros ms! /
representativos en los estados financieros consolidados de Liconsa y son la base para '\./
dar respuesta a las diversas estrategias adoptadas por la Administracin de la Entidad, et.
por lo que para cumplir con la Norma Revelacin Suficiente en notas a los Estados l
Financieros, se seala el mtodo de valuacin adoptado por Liconsa; se muestran las
cuentas contables que integran este rengln, incluyendo las estimaciones por baja de 1/\
valor y cuando la Norma lo indique, el importe correspondiente a la actualizacin de las,\
cifras, as como alguna otra situacin importante que pueda afectar a este rengln,'\-
como son las mercancas en trnsito y aquella pendiente de embarcar. I
La adecuada aplicacin del presente documento, permite cumplir con los .
ordenamientos establecidos por el Gobierno Federal en de
Abasto Social y de Responsabilidad de los Servidores Pblicos; asi como dar /
cumplimiento a las disposiciones emitidas por los rganos de Control Int .
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FECHA' ,8 DE DICiEMBRE DE 2009
, pAGiNA 3 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
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IRevisin: 18-12-2009
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Liconsa
11. OBJETIVOS
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Verificar la aplicacin y cumplimiento de los manuales de procedimientos y
politicas establecidas para este fin, as como las disposiciones para el control
interno y el flujo de la informacin y documentacin soporte de las operaciones
hacia las reas involucradas.
Comprobar que los inventarios estn aritmticamente correctos y hayan sido
valuados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Inspeccionar que los almacenes contengan solamente mercancas en buenas
condiciones de uso o para su venta, a excepcin de los almacenes de
recuperacin y herramientas, refacciones y accesorios.
Verificar que los importes y unidades que se muestran en los estados
financieros como inventarios de: Materias Primas, Materiales de Envase y
Empaque, Produccin en Proceso, Productos Semiterminados, Productos
Terminados, Productos en Recuperacin, Herramientas, Refacciones y
Accesorios e Inventarios en Poder de Terceros, estn efectivamente
representados por las existencias fsicas que se encuentran en los almacenes.
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FECHA: 18 DE DICIEMBRE DE 2009
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DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEAC/N
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Liconsa
Revisin: 18-12-2009
No. Revisin: 04 Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
'1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
", Inventarios en Almacenes
111. GLOSARIO
ARTCULOS EN

RECUPERACION:
Materias primas, materiales de envase y empaque y productos
terminados para su reproceso, venta, substitucin, devolucin
al proveedor o destruccin.
ARTCULOS
SEMITERMINADOS:
Incluye bienes comprados o fabricados y no destinados a la
venta, hasta que no sean objetos de transformacin posterior:
Premezclas y mezclas para suplementos alimenticios, leche
entera y descremada en polvo reconstituida, para envasado.
ARTCULOS TERMINADOS: Son productos fabricados por la empresa para su venta o
distribucin, algunos productos son: leche reconstituida en
envase de 1 y 2 litros; leche entera en polvo, sobre de 240 grs.
para abasto social; suplementos alimenticios, sobres de 240
qrs.; para nios y mujeres embarazadas y en estado de
lactancia y leche semidescremada, descremada y entera UHT
de 1 11. Y250.ml. \\
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Son las utilizadas para mantenimiento de la planta productiva,
edificios, oficinas y parque vehicular. En este rubro se
manejan aproximadamente 5,000 artculos.
Forma parte del Activo en el balance y es la suma de todos
aquellos artlculos tangibles propiedad de L1CONSA, S. A, de
C. V., disponibles para su venta o para ser sometidos a algn
proceso de produccin o para consumo en el mantenimiento
de otros bienes.
Polticas, mtodos y sistemas establecidos en almacenes, ~ A
para el control y verificacin de las operaciones de entrada, r Vi'-
salida y almacenaje de mercancias, asi como el suministro de! I
informacin a las reas encargadas del control de almacn.
INVENTARIOS:
HERRAMIENTAS,
REFACCIONES Y
ACCESORIOS:
CONTROL INTERNO:
L1CONSA, S.A. DE C. V.: L1CONSA,
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PGINA: 5 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
l clave: V8T-DFP-PR-003
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MATERIALES DE ENVASE Y
EMPAQUE:
Se asocian directamente con el producto terminado para
contenerlo e identificarlo; los de mayor demanda son:
polietileno para 1 y 2 litros de leche, laminacin para sobres y
cajas de cartn corrugado.
MATERIAS PRIMAS: Materiales e insumos comprados por L1CONSA y que son
sometidos a otras operaciones de transformacin antes de
que se puedan vender como productos terminados. Los ms
importantes: leche en polvo y fresca, maltodextrina,
saborizantes, azcar, mezclas vitamnicas, aceite de
palmolena, grasa de coco y vitamina A+D3.
MERCANCAS Objetos de trato o venta.
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Establece las caractersticas que debe reunir la informacin
financiera contenida en los estados financieros para satisfacer
apropiadamente las necesidades comunes de los usuarios
generales de la misma.
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Materias primas y materiales sujetos a acciones que se r
encuentran interrelacionadas de forma dinmica orientadas a, !
la transformacin; de tal manera que. dichos elementos pasan' !
a ser productos terminados, listos para su venta, tras un cM
proceso en el que se incrementa su valor, que comprende f
materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin.
Valuacin de inventarios por el mtodo de ltimas Entradas-/1
Primeras Salidas.
VALUACiN U. E. P. S.:
PRODUCCiN EN
PROCESO:
NORMA REVELACiN
SUFICIENTE:
FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009
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DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
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IV. MARCO LEGAL
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente.
1. Leyes
- Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente.
Ley del Impuesto al Activo de las Empresas. Vigente.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Vigente.
- Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
Ley General de Contabilidad Gubernamental. Vigente
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara. Vigente
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Vigente. />.
-,
2. Cdigos
- Cdigo Fiscal de la Federacin. Vigente
3
4.
5.
Reglamentos
Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
- Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente
- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
Documentos Normativos Administrativos Internos
- Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de
Bienes Muebles
- Manual de Organizacin General de L1CONSA
Otros
- Circular Tcnica de Normas de Informacin Financiera (NIF-06 BIS)
- Boletines C-4 y B-10 de la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos
- Normas de informacin Financiera del Consejo Mexicano para la Investigacin y
Desarrollo de Normas de Informacin Financiera, AC.
Postulados Bsicos de Contabilidad Gubernamental del Consejo Nacional de
Armonizacin Contable.
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FECHA: 13 DE DICIEMBRE DE 2009


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DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
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Liconsa
V. ALCANCE
A. En Oficina Central
- Direccin de Produccin
- Subdireccin de Aseguramiento de la Calidad
- Subdireccin de Produccin
- Subdireccin de Maquila y Compra de Leche
- Direccin de Materiales
- Subdireccin de Adquisiciones de Consumo Interno
- Subdireccin de Adquisicin de Leche.
- Subdireccin de Adquisicin y Distribucin de Materiales
- Direccin de Administracin
- Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales
- Subdireccin de Recursos Humanos
- Subdireccin de Modernizacin
Subdireccin de Sistemas Informticos
- Direccin de Finanzas y Planeacin
- Subdireccin de Contabilidad General
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- Gerencias de los centros de trabajo
Subgerencias de Administracin y Finanzas
- Subgerencias de Produccin y Mantenimiento
Subgerencias de Distribucin de Leche
Subgerencias de Padrn de Beneficiarios
Cargos similares a las Subgerencias u homlogos en materia de control de
almacenes, incluyendo Jefes de Departamento y dems personal
involucrado
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B. En Centros de Trabajo
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACJN
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No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
i Clave: VST-DFP-PR-003

! Emisin original: 18-04-1992
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VI. pOLTICAS GENERALES
1. Ser responsabilidad de las reas involucradas, cumplir y hacer cumplir este
manual.
a. El titular de la Gerencia de cada uno de los centros de trabajo, ser el
responsable de la programacin, cumplimiento y resultado de la Toma Fsica de
Inventarios de sus almacenes.
b. El titular de la Direccin de Materiales, ser el responsable de la programacin,
cumplimiento y resultado de la Toma Fsica de Inventarios, en el caso de la
leche en polvo de importacin.
4. Este manual aplica para los siguientes almacenes:
2. La Direccin de Finazas y Planeacin, anticipadamente y por escrito, girar \
instrucciones a los titulares de los centros de trabajo y a la Direccin de Materiales, \\.
para la realizacin de la Toma Fsica de Inventarios.
\
\'-
3. En la realizacin de la Toma Fsca del Inventarios, se acatarn las polticas \
establecidas en este manual, as como las instrucciones por escrito, que en su \rlA
caso, sean emitidas por la Direccin de Finanzas y Planeacin o por la I , /
Subdireccin de Contabilidad General. . I
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Cuentas de Mayor Almacenes
Materias Primas
Materiales de Envase y Empaque
Produccin en Proceso
Productos Semiterminados
Productos Terminados
Recuperacin
Herramientas, Refacciones y Accesorios
Inventarios en Poder de Terceros
Mercancas en Custodia (maquila)
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1122
1123
1124
1125
1126
1127
1128
Cuentas de Orden
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5. Efectuar semestralmente inventarios fsicos de los almacenes indicados en el punto
anterior, excepto en el almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios.
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E: FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
Revisin: 18-12-2009
No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992
Clave: VST-DFP-PR-003
tI! Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
e,"" Inventarios en Almacenes
6. El inventario fsico del almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios, se
efectuar anualmente.
7. Efectuar, adicionalmente para su control, inventarios fsicos rotativos mensuales de
los bienes existentes en los almacenes que menciona el punto 4, incluyendo los de
mayor rotacin, los inventarios de lento y nulo movimiento y las herramientas,
refacciones y materiales a resguardo de los empleados. Los inventarios fsicos
rotativos abarcarn de un 10% (diez por ciento) a un 20% (veinte por ciento) de las
existencias, de tal forma que, antes de los recuentos semestrales o anuales, ya se
hayan efectuado conteos al total de partidas, mnimo una vez en el ao.
8. El inventario fsico comprender todas las existencias de los almacenes a cargo del
Centro de Trabajo y/o de la Direccin de Materiales, considerando los puntos 4, 5 Y )
6. I
9. El titular de la Subdireccin de Contabilidad General, designar al encargado r-\i\ \ /
responsable de la Mesa de Control Central. I /
/
10. Ser responsabilidad de las Gerencias de los Centros de Trabajo, a travs de su /
rea de Administracin y Finanzas y/o sus diferentes departamentos y de la ./ I
Direccin de Materiales, a travs de la Subdireccin de Adquisicin y Distribucin dk
de Materiales, lo siguiente: . V'
a. Elaborar por escrito el Programa de Actividades para la Toma Fsica de
Inventarios, mismo que remitirn a la Direccin de Finanzas y Planeacin, con
copia al rgano Interno de Control en L1CONSA y a la Subdireccin de
Contabilidad General, con quince das naturales anticipados a la fecha de dicho
inventario, contemplando lo siguiente:
Fecha de inicio del inventario fsico.
Tiempo estimado de realizacin.
Horario de trabajo.
Personal participante en:
#" Mesa de Control General.
#" Mesa de Control Auxiliar.
#" Parejas de Conteo.
.Jo Grupos de Conteo, (Direccin de Materiales)
Funciones a realizar por el personal participante.
Nombres y firmas del personal que interviene.
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FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009


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D/REceION DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin orginal: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
I Revisin: 18-12-2009
Liconsa
b. Una vez establecido el programa, no podr modifcarse, salvo autorizacin
previa de la Subdireccin de Contabilidad General.
c. Los integrantes del rgano Interno de Control, en su calidad de rgano de
vigilancia y control, podrn estar presentes en las mesas de Control General y
sugerir, en su caso, adecuaciones particulares a la forma de realizar los
inventarios fsicos, adems de recomendaciones para la atencin a la
problemtica particular observada.
d. Los representantes del rgano Interno de Control, podrn realizar durante el
proceso del inventario fsico, las pruebas selectivas que consideren
convenientes.
e. S el Centro de Trabajo mantiene inventarios en Poder de Terceros o en
Custodia, contemplar la Toma Fsica en su programa de actividades, as como
lo indicado en el punto 5.
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f.
g.
Llevar a cabo la Toma Fsica de Inventarios de leche en polvo de importacin
en Poder de Terceros, como lo indican los puntos 4 y 5, por su importancia en
cuanto al valor monetario, cantidad almacenada y con la finalidad de mantener, I
un riguroso control. / y
Para la realizacin de la Toma Fsica de Inventarios, la Subgerencia de
Administracin y Finanzas o el rea designada por el titular de la Gerencia en
los centros de trabajo, as como, la Subdireccin de Adquisicin y Distrbucin
de Materales o el rea designada por el titular de la Direccin de Materiales en
Oficina Central, son los responsables de efectuar los trmites necesarios ante
los terceros responsables de la custodia de los bienes propiedad de L1CONSA.
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h. Si por alguna causa autorizada previamente por la Direccin de Finanzas y
Planeacin, no se lleva a cabo el levantamiento fsico de las existencias en
poder de terceros o en custodia, se efectuar una conciliacin de cifras, por
producto, a la fecha de la Toma Fsica, firmada por el tercero responsable de la
custodia de las mercancas propiedad de L1CONSA.
FECHA 13 DE OlCIEV,BRE DE 2009
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DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Liconsa
Revisin: 18-12-2009
No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992
IClave: VST-DFP-PR-003
(1; Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
~ . Inventarios en Almacenes
i. Un da antes de la Toma Fsica de existencias, el kardex de cada uno de los
almacenes deber estar actualizado y el responsable de la bodega, entregar al
encargado de la Mesa de Control General un listado de dicho kardex, a fin de
poder realizar al trmino de los conteos, la comparacin de cifras a una misma
fecha, contra los resultados obtenidos en el levantamiento fsico.
j. Para un mejor conteo de los productos, un da antes del inventario fsico de
existencias, los marbetes asignados a cada estiba, anaquel, rack, etc. del
almacn, debern estar colocados de manera clara y ordenada.
k. Antes de la realizacin del inventario fsico y con la intencin de determinar
fielmente las cantidades existentes de cada artculo, debern proveerse y
verificar el buen funcionamiento y exactitud adecuada de todos los instrumentos
de medicin, con los cuales se realizarn tanto los conteos, como las pruebas
selectivas.
/\
\
m. Designar en los almacenes el rea, estiba, anaquel, rack, etc. a inventariar, por
cada pareja o grupo de conteo.
1. Al iniciar el conteo, se seguir un orden, de izquierda a derecha y del fondo al
frente, con el objeto de evitar que quede sin contar algn producto.
o. Concentrar las mercancas de caractersticas iguales en una sola rea,
clasificndolas y asignndoles nmero de cdigo segn su naturaleza e igualar
los niveles de las estibas, racks, etc., en igual nmero de sacos, cajas, piezas,
etc. en los distintos almacenes, cuando se requiera.
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n. Elaborar y entregar al encargado de la Mesa de Control General, los planos de r/
piso, mencionando la ubicacin de las mercancas; nmero de marbete /.
asignado a cada estiba, anaquel, rack, etc., as como la distribucin del primero:JA
y segundo conteos a realizar por las parejas o grupos de conteo en las }
diferentes reas de almacenamiento, anexando a dicho plano, la cdula de I ~
Personal de Conteo (ANEXOS 5c 5d). ltIl.-
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FECHA: 18 DE 9 J ~ ~ 2009
PAGINA 12 DE 70
p. La Subgerencia de Administracin y Finanzas o, en su defecto, el rea
designada en los centros de trabajo, ser responsable de la adquisicin, ca
y llenado de los marbetes a utilizar, as como supervisar su colocacin en
visible a fin de poder realizar un adecuado conteo de las mercancas.
DiRECCIN DE FINANZAS YPLANEACJN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 ! No. Revisin: 04
!
Emisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
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Liconsa
q. Cerciorarse que no exista mercanca documentada que no haya sido
despachada. En tal caso, la documentacin se cancelar y se anexar al corte
documental; las mercancas se contarn formando parte del inventario.
r. No se permitir en los almacenes la guarda o custodia de ningn tipo de
mercancas propiedad de empleados, de darse el caso, se solicitar al
responsable de los bienes retirarlos de inmediato.
s, Vigilar que el encargado de cada almacn, ponga los sellos LTIMO DE MES,
en los ltimos documentos utilizados en el mes, para recibir y despachar
mercancas y PRIMERO DE MES, en los primeros documentos a utilizar del
siguiente mes, para recibir y despachar mercancas; esta operacin se realizar
mensualmente en la fecha establecida para el cierre contable de operaciones y ..~
con la finalidad de que se cuente con la documentacn respectiva para el corte \
,
documental, antes de iniciar los conteos del inventario fsico. Los encargados .
de dar el Vo. 80. al corte documental, fecharn y firmarn cada uno de los
documentos, as como la Cdula de Corte Documental (ANEXO 1).
11. Antes de iniciar la Toma Fsica de Inventarios de leche en polvo importada e n / ~ \ J
bodegas propias ylo de terceros, se requiere por parte de la Direccin de Materiales [\!!\
de L1CONSA o por parte del rea que sta designe, lo siguiente: /
/
.A
a. Mantener entarimados y bien acomodados los sacos al momento del inventario, cl:Jl
con el propsito de que los conteos sean giles y se determinen fielmente las i /
cantidades de leche en polvo que se encuentren en las bodegas. /
b. Previo y durante la Toma Fsica, debern retirar las tarjetas, cartelones o
cualquier tipo de documento o anotacin que indique la cantidad de sacos que
conforman la estiba a inventariar; de igual forma debern permanecer las
tarjetas de identificacin del producto, las cuales debern contener como
mnimo los siguientes datos: el tipo de leche, origen o procedencia, nmero de
contrato, nmero de orden de movilizacin y nmero de clave asignada, pero no
mencionar la cantidad de producto.
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FECHA 18 DE OICIEMBRE DE 2009
PGINA 13 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACN
Liconsa
No. Revisin: 04
i Revisin: 18-12-2009 Emisin original: 18-04-1992
Clave: VST-DFP-PR-003
(;1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
-' Inventarios en Almacenes
c. Con el fin de que la Mesa de Control pueda efectuar el corte documental de
formas utilizadas por L1CONSA, para recibir y despachar producto, antes de
iniciar el inventario fsico, se debern entregar al encargado de la Mesa de
Control General, los ltimos documentos utilizados en el mes y los primeros a
utilizar para el mes siguiente.
d. Con el propsito de que previo al inventario, se puedan colocar los marbetes
adecuadamente y en lugar visible y se establezca la distribucin y recorrido del
personal que har los conteos; a la brevedad posible, el rea responsable de
los almacenes deber proporcionar a la Mesa de Control General los planos de
ubicacin de las existencias por almacn.
e. Informar con anticipacin el nmero de bodegas y la cantidad aproximada de
marbetes a utilizarse, de acuerdo al volumen de existencias por almacn.
1( /
.
g. La Direccin de Materiales designar a su personal para participar en la Mesa
de Control Auxiliar, conforme al nmero de bodegas a inventariar y como lo
indica el punto 20.
f. Se establecer una Mesa de Control Auxiliar por bodega, si se necesita, la cual
es responsable de ordenar y relacionar progresivamente los marbetes, vaciar
las cantidades del 1y 2conteos, determinar diferencias entre stos y, en caso
necesario, solicitar a la Mesa de Control General, un tercer conteo definitivo
(Anexo 8).
12. Antes de iniciar la Toma Fsica de Inventarios de leche en polvo importada en
bodegas propias y/o de terceros, se requiere por parte del responsable de la
custodia de las mercancas propiedad de L1CONSA, lo siguiente:
a. Contar con la presencia del encargado del almacn y un auxiliar, con el objetivo
de que cada uno de ellos forme parte de los grupos y poder efectuar los dos
conteos establecidos en el procedimiento para Toma Fsica de Inventarios de
L1CONSA.
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FECHA 186E DICIEMBRE DE 2009
PGiNA 14 DE 70
-CION DE FINANZAS YPLANEAC1N
Liconsa
, Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes
i Clave: VST-DFP-PR-003 i No. Revisin: 04
IEmisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
........
b. Dos copias del cierre de operaciones, una con cifras a la fecha de la Toma
Fsica, para la comparacin de cifras entre el kardex y la cantidad fsica contada
en el inventario, estableciendo las posibles diferencias y aclaracin de las
mismas y otra, a la fecha del cierre de operaciones del mes, a fin de efectuar el
comparativo fsico contra registros contables de L1CONSA
c. Una vez determinadas las existencias de leche en polvo y aceptadas por
L1CONSA y la "almacenadora" o tercero responsable de la custodia de las
mercancas, se solicitar por escrito, la confirmacin de saldos.
d. El servicio de montacargas; para facilitar las labores del personal de conteo y
mover las estibas, en caso necesario.
e. El apoyo indispensable para que el personal de L1CONSA pueda desempear /\
sus funciones \
f
,
\i
/
/}i
I /
/
/ i
. / 'r __
<ja
El nmero de pareja o grupo,
La procedencia de la leche,
El nmero de orden de movilizacin,
La clave de "liberada" o "no liberada",
El nmero del contrato,
El nombre del proveedor
Clave asignada al producto
Resultado de lo contado

14. En los centros de trabajo, la Subgerencia de Administracin y Finanzas o el rea


designada por la Gerencia, ser la encargada de recibir de la Mesa de Control
General, la documentacin original generada durante el inventario, (Punto 18, inciso
"' f
"i") para que, a su vez, entregue copia a los representantes de la Direccin de I

Finanzas y Planeacin y del rgano Interno de Control; en su defecto, enviar dicha


documentacin a la Direccin de Finanzas y Planeacin y al rgano Inte dec--,
Control, dentro del cuadernillo, como lo indica el siguiente punto. r'/
p
<rcn
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13. El personal para conteos, se integrar de dos grupos por bodega y cada uno de
ellos por tres personas, una verificar que las estibas estn completas y auxiliar \\
contando los "restos" desde la parte superior de las estibas; otra, tambin, verificar
que las estibas estn completas y efectuar los conteos y, la otra, anotar en el
espacio correspondiente de cada marbete:
DlR: HNANZA5 YPLANEACfN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
i
! Revisin: 18-12-2009
Liconsa
15. Asimismo, debern integrar a la documentacin: la Cdula Comparativa de
Existencias Fsicas Contra Saldos en Libros por Cdigo (Anexo 10); la Cdula
Comparativa de Existencias Fsicas Contra Saldos en Libros por Almacn (Anexo
11); debidamente valuadas y soportando documentalmente las aclaraciones de las
posibles diferencias determinadas; de igual forma, integrarn a la documentacin, la
Cdula de Saldos de las Cuentas de Inventarios Segn Balanza de Comprobacin,
a la fecha del inventario y con los ajustes correspondientes (Anexo 12). Toda la
documentacin ser enviada a la Direccin de Finanzas y Planeacin, con copia al
rgano Interno de Control, en un cuadernillo junto con el estado financiero del mes
en que se realiz el levantamiento fsico, con el objetivo de que ambas unidades
administrativas acten de acuerdo a sus responsabilidades. Para la aclaracin de
las posibles diferencias de inventarios de leche en polvo de importacin, derivadas
de los comparativos, se reunir al personal de las reas de Contabilidad General y
Adquisicin de Leche.
/\
!
16. En caso de diferencias faltantes no aclaradas, las gerencias de los centros de
trabajo, como responsables de los inventarios en sus respectivos almacenes,
apoyndose en su propio anlisis, procedern a deslindar responsabilidades en
aquellos servidores pblicos que hubieren participado en significativas prdidas
econmicas en contra de L1CONSA, procedindose a la recuperacin mediante el
cobro al responsable del monto de dichas diferencias. De lo anterior, se notificar a
la Direccin de Finanzas y Planeacin, a la Unidad Jurdica y al rgano Interno de
Control, adjuntando la documentacin soporte respectiva.
a. Es importante recalcar, la observancia del Manual de Procedimientos, para el
Registro, Control, Disposicin Final y Baja de Bienes Muebles de Liconsa, S. A.
de C. V. clave VST-DA-PR-04 vigente a partir del 14 de octubre del 2008, as
como las Bases Generales para el Regstro, Afectacin, Disposicin Final y
Baja de Bienes Muebles, clave VST-DA-BS-017 con vigencia del 7 de abril del
2008 y. las disposiciones de la Ley al Valor Agregado en su artculo 8 y su
respectvo reglamento en el artculo 25, considerando las siguientes premisas:
La valuacin de las diferencias resultantes del comparativo fsico contra
contable, ser a la fecha de la Toma Fsica del inventario, contemplando
las diferencias como una operacin adicional en la determinacin de los
costos reales de los Inventarios, previa al cierre mensual para efectos
contables.
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~ ) N <e FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
1 Revisin: 18-12-2009
,
Liconsa
Los Kardex de almacenes y los Registros Contables, debern iniciar
operaciones en el mes siguiente al inventario, con saldos iguales a los
determinados por la Toma Fsica, por lo que, el centro de trabajo deber
reclasificar y/o ajustar en su caso, las diferencias determinadas, a las
cuentas instruidas por la Subdireccin de Contabilidad General.
b. Indiscutiblemente debern anexar a las Cdulas de Determinacin de
Diferencias Definitivas por Producto y por Almacn, (ANEXOS 10 Y 11) copia
de la pliza de aplicacin contable generada, con la cual, se muestren los
ajustes por aclaraciones realizadas en el rubro de inventarios, reuniendo al
personal de las reas de Contabilidad General y Adquisicin de Leche o reas
involucradas.
En los Centros de Trabajo de L1CONSA.
17. Debern integrarse Parejas de Conteo y Mesas de Control General y Auxiliar de
acuerdo a lo siguiente:
a. Las Parejas de Conteo se debern integrar con una persona del rea de
Administracin y Finanzas, quien anotar en los marbetes: la cantidad contada
(verificando los conteos), nmero de pareja y en su caso, las anotaciones o
correcciones adecuadas; otra persona del rea de Almacenes, quien realizar /
/
los conteos y dictara las cantidades contadas, al de Administracin y Finanzas, /
verificando que el producto que est contando, su presentacin y unidad de t /
medida (piezas, litros, kilos, juegos, cajas, etc.), sean idnticos al mencionado
en el marbete. Se estructurar una relacin del personal participante, (anexo . I
'" t>!t
5C)
. !!.
V 1
/1
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.. .CH;:e DE DICIEMBRE DE 2009
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El representante designado por la Direccin de Finanzas y Planeacin
para presenciar la Toma Fisica, quien ser el encargado de la Me a de
Control GeneraL /
La Mesa de Control General, anexo 5A, estar integrada por los titulares o
representantes designados de las siguientes reas:
Integracin de las Mesas de Control Auxiliar; de acuerdo al punto 11. inciso "f",
con personal del rea contable y/o administrativa, relacionando al personal que
interviene, anexo 58; que se establecern una por almacn o ms, cuando el
tipo de Centro de Trabajo y volumen as lo requieran.
b.
c.
DIPECCIN DE FINANZAS YPLANEACJN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992

'
% .
lIl!
Liconsa
Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Como asesor, el representante del rgano Interno de Control.
Subgerencia de Produccin y Mantenimiento o de Padrn de
Beneficiarios.
Subgerencia o Departamento de Control de Calidad.
Departamento de Produccin.
18. Con el objeto de coordinar adecuadamente la Toma Fsica del inventario, las Mesas
de Control General y Auxiliar, realizarn conjuntamente las siguientes funciones:
a. Verificar que se haya llevado a cabo la entrega y recibo de los marbetes para la
Toma Fsica, mediante el Comprobante de Entrega y Recibo. (anexo 3).
e. Verificar en los marbetes que la CANTIDAD, exprese la unidad de medida de la
mercanca contada (kilos, piezas, litros, etc.)
, ~
Recorrer las reas a inventariar, supervisando al personal que interviene en los /li
conteos fisicos, cerciorndose de que sigan las instrucciones especficas del.: !:
procedimiento y aclarndoles las dudas que se presenten. !
Verificar que los marbetes estn colocados en lugar visible y fcil de localizar.
b. Verificar, cotejando con los planos de ubicacin, que el acomodo y marbeteo
de las mercancas sea adecuado, evitando que alguna estiba, rack, etc. quede,
sin marbete de tal forma que los conteos se realicen correctamente. \
\
\\
c.
d.
f. Verificar que los talones de los marbetes contengan el nmero de la pareja que 1'"
realiz el conteo y la fecha de realizacin del inventario. L:::l-
g. Los marbetes debern contener adems de los datos que en ellos se solicitan, ~
el nombre del Centro de Trabajo y la fecha de realizacin del inventario fsico. \ J
h. Elaborar la Hoja de Control de Marbetes (anexo 4)
/
/1
/ I

1. Al finalizar la Toma Fisica de los inventarios, la Mesa de Control Auxiliar


recabar o elaborar segn proceda, y enviar a la Mesa de ' ntrol G J ~ r a l ) ~
siguiente documentacin, por cada almacn: V
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DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
..
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Liconsa
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
i Clave: VST-DFP-PR-003
IEmisin original: 18-04-1992
..................................~
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 5A
Anexo 58
Anexo 5C
Anexo 6
Anexo 7
Anexo 8
Anexo 9
Cdula de Corte Documental.
Marbetes.
Comprobante de Entrega y Recibo de Marbetes.
Hoja de Control de Marbetes.
Mesa de control General.
Masa de Control Auxiliar.
Personal para Conteos.
Mercancas Recibidas Durante el Inventario (si procede).
Mercancas Despachadas Durante el Inventario (si procede).
Relacin de Marbetes.
Comparativo de Existencias Fsicas Contra Kardex.
19. Ser responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control General:
a. Dirigir y supervisar los trabajos de la Toma Fsica de Inventarios.
c. Designar e instruir acerca de los procedimientos a seguir, a los grupos de
personas que efectuarn los conteos fsicos de las mercancas, tanto en los
almacenes de L1CONSA, como en poder de terceros, externos.
b. Prever la cantidad necesaria de empleados con disponibilidad
para realizar los conteos fsicos.
-,
y capacitados \
\
\
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J ,,'
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f. De comn acuerdo declarar suspendida la Toma Fsica, al detectar
irregularidades que afecten el adecuado inicio o conclusin de los trabajos de
inventarios, levantando el Acta Administrativa correspondiente, en la qu se
debern asentar las causas y, en su caso, responsables que leron lu a ...-.
interrupcin del evento.
e. Controlar el desarrollo de los trabajos, desde su inicio hasta la determinacin de
las diferencias y aclaracin de las mismas, entre el primer y el segundo conteos
(anexo 8) y efectuar el tercer conteo, en caso necesario, para determinar las
cifras correctas de las existencias fsicas. Posteriormente, efectuar la
comparacin contra kardex; empleando para ello la Cdula Comparativa de
Existencias Fsicas Contra Kardex de Almacn (anexo 9).
d. Vigilar que antes de iniciar los conteos, en cada uno de los almacenes se
efecte el corte documental de todas las formas utilizadas para recibir y
despachar mercancas, empleando para ello la Cdula de Corte Documental
(anexo 1).
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Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
i No. Revisin: 04

i Revisin: 18-12-2009

Liconsa
20. Ser responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control Auxiliar:
a, Ordenar y relacionar progresivamente los marbetes,
b. Vaciar las cantidades del primer y segundo conteo,
c. Determinar las diferencias entre los primeros y segundos conteos.
d. En caso de existir diferencias entre los primeros y segundos conteos, solicitar
a la Mesa de Control General un definitivo tercer conteo,
e, En caso de efectuar terceros conteos, lo debern realizar personas diferentes
de las que ejecutaron los primeros y segundos,
g, En caso de terceros conteos, verificar que la cantidad determinada como
correcta y definitiva, se transcriba a los talones de primero y segundo conteo,
con la firma del encargado de la Mesa de Control General validando la
correccin de las cantidades
f. Asimismo, nicamente proporcionar al personal que realizar el tercer conteo,
los datos de localizacin de los productos de que se trate, debindolos
acompaar un integrante de la Mesa de Control General, para dar validez a los I
datos que se obtengan, firmando el taln del marbete del tercer conteo, "
, ' ~ \ \
\
/\ s
i )r';
k /
/
//
/
21, La Direccin de Materiales har los trmites necesarios ante los proveedores, para
evitar recepciones de mercancas durante el periodo de Toma Fisica de
Inventarios, Del mismo modo, tomar las medidas necesarias, para evitar que se
realicen transferencas de productos entre los centros de trabajo, previo y durante
la Toma Fisica del inventario.
22, Se evitar el recbo y despacho de mercancas durante la Toma Fsica del
inventario, En casos especiales en que haya necesidad de realizar dichas
operaciones, se har del conocimiento y con la autorizacin de la Mesa de Control
General, utilizando para ello la Relacin de Mercancas Recbidas y/o la Relacin
de Mercancias Despachadas durante el inventario, (ANEXOS 6 y/ 7),
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1, ,
I
J1
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DIRECCIN DE FfNANZAS y PLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Liconsa
i No. Revisin: 04
: Revisin: 18-12-2009 Emisin original: 18-04-1992
Clave: VST-DFP-PR-003
23. Una vez efectuada la Toma Fisica en cada uno de los almacenes, se deber tener
especial cuidado en el control de entradas y salidas de producto, con el propsito
de que al cierre contable, se puedan establecer las cifras para los comparativos de
existencias fisicas contra kardex del almacn y contra los registros contables.
24. El rea de Control de Calidad mediante dictamen o, en su caso, el Personal Tcnico
Especializado mediante Acta Administrativa; son los responsables de determinar el
buen o mal estado de las existencias a inventariar. Por lo que antes de la Toma
Fsica de Inventarios, los productos dictaminados en mal estado o inservibles se
debern contar, relacionar y separar para su envo al almacn de Recuperacin (a
excepcin de las herramientas, refacciones y accesorios); en el caso de leche en
polvo de importacin, se proceder con lo indicado en el apartado XXVI del
"Procedimiento Para la Compra, Internacin y Almacenamiento de Leche en Polvo
de Importacn", a efectos de no ser considerados dentro del inventario. Asimismo,
en la medida de lo posible, evitar existencias por contrato de leche en polvo
menores a treinta toneladas.
25. Previo a la Toma Fisica del inventario y con la finalidad de mantener nicamente
existencias en buen estado en los almacenes, el Centro de Trabajo deber observar
la siguiente normatividad:
\
)

l1
/ '

En el Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios, debern efectuar


un anlisis detallado de las existencias, con el propsito de clasificarlas en:
Movimiento Continuo, Resguardos, Lento Movimiento, Obsoletas, Nulo
Movimiento e Inservibles, por lo que todas aquellas Herramientas, Refacciones
y Accesorios, dictaminadas como: obsoletas, de nulo movimiento o inservbles
(punto 24), debern permanecer en este almacn hasta su desincorporacn o
destruccin, identificando su valor a costo promedio y contabilizar los
movimientos a costo real, as como, crear la provisin para su baja en la cuenta
contable 1134.
En ningn almacn debern existir mercancas ubicadas en los niveles de la
subcuenta 002, "MAL ESTADO" y/o 003, "INSERVIBLE", excepto en el
"ALMACN DE RECUPERACiN", por lo que todas aquellas materias primas,
materiales de envase y empaque, productos semiterminados o terminados,
dictaminados en mal estado o inservibles (punto 24); debern reclasificarse a
dicho almacn, identificando su valor real absorbente (suma del variable y fijo)
y contabilizar los movimientos a costo real. Debern crear la provisin para
baja en la cuenta 1134, de los productos dictaminados como inservibles.
b.
a.
DIRECCiN E FINANZAS YPLANEACIN

Liconsa
! Revisin: 18-12-2009
I
! No. Revisin: 04
,
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
____..... _
c. El saldo de la cuenta 1134.- ESTIMACiN PARA BAJA DE INVENTARIOS,
ser igual al saldo de la cuenta 1126.- ALMACN DE RECUPERACiN,
subcuenta 003.- INSERVIBLE, ms el saldo de la cuenta 1127.- ALMACN DE
HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y ACCESORIOS, subcuentas 100.-
OBSOLETOS Y/O INSERVIBLES Y 300.- NULO MOVIMIENTO; dichos saldos
estarn integrados analiticamente por las cantidades e importes de los 1!I
productos provisionados para su baja. L:::\...
\
\
i /
/
./

I
i1
, .
I I
DE 2009
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DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
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Clave: VST-DFP-PR-003 I -
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......................................
VII. DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
Actividad
Director de
Finanzas y
Planeacin
Responsable I
1
e--------------------I
i Informa oportunamente por escrito, a las reas I
Iinvolucradas, la realizacin de la Toma Fsica,
i indicando la fecha del evento y los almacenes a
Iinventariar.
,
I
i Num.
2 Director de
Finanzas y
Planeacin
IEl inventario fsico es para Leche en Polvo de
IImportacin?
I S ir al paso No. 3.
No ir al paso No. 6.

\
\
lAt-
\
/ '
i Remite diez das despus de haber recibido la
Icomunicacin por escrito de la Dreccin de
IFnanzas y Planeacin, el programa de
i actividades con la siguiente informacin:
Fecha de inicio y terminacin
Personal participante en grupos de i
Conteo y mesas de Control General y
auxiliar
Nmero de bodegas a inventariar
Cantidad de marbetes a utilizar
! Solicita a la Direccin de Materiales o rea I
Iresponsable, el programa de actividades para I
Idicho evento.
I Informa oportunamente por escrito a la Direccin
Ide Materiales o rea responsable, las existencias I
l de leche en polvo importada, la fecha de I
Irealizacin y personal participante en la Toma
IFsica
Director de
Finanzas y
Planeacin
Director de
Finanzas y
Planeacin
Direccin de
Materiales
3
4
i
FECHA la DE 2009
/ PACINA 23 DE 70
DIRECCiN DE FfNANZAS y PLANEACN
(t Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04 j teensa
Emisin original: 18-04-1992 i Revisin: 18-12-2009
i
Paso
Nm.
Responsable [
i
Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
6 Gerente del
Centro de
Trabajo
i Recibe la comunicacin y la hace del i
Iconocimiento de los titulares de los departamentos I
Iinvolucrados en el manejo y control de los I
Ialmacenes.

\;
Anexo 2
Anexo 2
Anexo 3
! Realiza los planes necesarios para el i
i cumplimiento y buen desarrollo de la Toma Fsica i
I de Inventarios. I
1 Recibe los marbetes del rea de Administracin y
IFinanzas, los distribuye y elabora el comprobante
i respectivo para cada almacn.
I
i Recibe los marbetes y la documentacin que le
1 corresponde y previo al inventario, selecciona e
! instruye al personal de su rea, para que un dla
i antes del inventario fsico a ms tardar. los,
Iproductos a inventariar hayan sido acomodados!
Iadecuadamente y queden colocados los marbetes I
Ide todos los artculos de acuerdo a las normas l'
I establecidas.
i _
i Entrega los planos de piso que mencionan la I
. ,
! ubicacin de las mercancas al responsable dell
, ,
i rea de Administracn y Finanzas, para que I
planifique la distribucin de las reas que se I
asignarn a las parejas de conteo. 1-------1
Recibe de su Mesa de Control Generala Auxiliar, I
comunicado de inventario y planos de piso y I
procede, de acuerdo con las instrucciones I
,
recibidas, calendario y horario establecidos, a!
efectuar el conteo fisico.
i
Personal del
primer conteo
Jefe o
Representante
de Almacenes
Jefe o
Representante
Almacn
Involucrado
Jefe o
Representante
Almacn
Involucrado
Subgerente
Administracin
y Finanzas del
Centro de
Trabajo.
8
7
9
11
10
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PAGINA 24 DE 70
oeeccc. DE FINANZAS Y PLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
I No. Revisin: 04
,
I Revisin: 18-12-2009
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
Paso
Num.
Responsable Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
12 Personal del
primer conteo
Desprende la parte correspondiente al primer I
i conteo, por cada estiba, tanque, silo, gaveta,
,
Ipieza, etc., que cuente, comprobando que la
1 descripcin corresponda con el artculo o insumo
Ique se trate y anotando en el espacio de I
I"CANTIDAD" el resultado de lo contado expresado I
Ia la mnima unidad de medida (kilos, litros, i
i piezas, etc.). Al reverso del marbete del primer
I conteo, anotarn las operaciones aritmticas i
'efectuadas para determinar la cantidad de 1
1
'
producto.
13 Personal del
primer conteo
i Cuenta las reas que le fueron designadas al
Iterminar, entrega los talones del primer conteo a la I
IMesa de Control correspondiente. i
14
15
Personal del
segundo
conteo
Personal del
segundo
conteo
/
16 Mesa de
Control General
y Auxiliar
O/REce: 'E FINANZAS Y PLANEAC/N
Liconsa
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 1 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 I Revisin: 18-12-2009
---......................................
Paso
Num.
Responsable Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
17 Mesa de
Control General
y Auxiliar
Se pregunta si Existen diferencias entre
primero y segundo conteo?
S.- ir al paso No. 18
No.- ir al paso No. 20
ell
I
/

Anexo 6
Anexo 8
I \ ~
1.7"'- }
r /VI
'i f
, \
Desprende la parte correspondiente al tercer
conteo, por cada estiba, tanque, silo, gaveta,
pieza, etc., que cuente, comprobando que la
descripcin corresponda con el artculo o insumo
que se trate y anotando en el espacio de
'CANTIDAD" el resultado de lo contado expresado
a la mnima unidad de medida (kilos litros piezas
etc.) Al reverso del marbete del tercer conteo,
anotarn las operaciones aritmticas
efectuadas para determinar la cantidad de
producto
Ordena el tercer conteo de acuerdo al numeral 20
de las Polticas de Operacin.
Mesa de Cancela los marbetes que no hayan sido usados.
Control General
y Auxiliar
Mesa de
Control General
Recibe de le Mesa de Control Auxiliar, la
documentacin, los marbetes del primero, del
segundo y los efectuados del tercer conteo.
Mesa de Verifica que los listados sean correctos.
Control General
y Auxiliar
Mesa de
Control General
y Auxiliar
Personal de
Tercer Conteo
22
21
20
19
18
/7
I I
1Po- '"
, ~ /
FECHA""1a DE DICiEMBRE DE 2009
P,.GiNA 26 DE Te
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
Paso
I Num.
I
Responsable Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
23 Mesa de
Control General
y Auxiliar
Elabora dos listados por cada almacn al terminar
,
los conteos de las existencias, uno relacionando I
todos los marbetes asignados en orden progresivo I
por nmero (anexo 8); para proceder a la I
comparacin de primeros y segundos conteos y
otro, sumando todos los marbetes que conforman
un solo cdigo o producto (anexo 9), para
proceder a la comparacin contra el kardex.
Anexo 8
Anexo 9
\
Anexo 4
i Elabora la Hoja de Control de Marbetes Mesa de 24 ,
,
i
Control General i
,
25 Mesa de IElabora comunicado dirigido al Director de
Anexo 13
,
,
,
Control General IFinanzas y Planeacin, firmado por el Gerente del
I ICentro de Trabajo
i
; Elabora Acta de Terminacin de Toma Fsica de
,
26 Mesa de
Anexo 14
i
Control General Inventarios y la firman todos los integrantes de la
I
/
I
Mesa de Control General, ,
,
I
27 Mesa de Entrega los talones del primero y tercer conteo, al
,
Control General titular del rea de Administracin y Finanzas; los
I
del segundo conteo al titular del rea de
!
Almacenes,
,
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
A
11
/ 1

FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009


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DfRECCU 'E FINANZAS YPLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
i/
/ I
i
~
\ ,
}
/
L
RECiBE COMUNiCADO DE iN'iENTARIO
y PLANOS DE PiSO Y PROCEDE DE
ACUERDO A iNSTRUCCiONES
REC!8IDAS, Al CONTEO FISICO
11 G
DESPRENDE PARTE DEL MARBETE
CORRESPONDIENTE AL PRIMER
CONTEO, ANOTANDO LA CANTiDAD
RESULTADO DE LO CONTADO AL
REVERSO ANOTA OPERACIONES ,
12 G
13
./
RECIBE MARBETES Y CA
DOCUMENTACiN QUE LE
CORRESPONDE Y RREV10
AL INVENTARiO, INSTRUYE
AL PERSONAL DE CONTEO Y
COLOCAN MARBETES EN
9
TODOS LOS ARTiCULOS
F
A INVENTARIAR
ENTREGA PLANOS DE PISO 1>.
ADMINISTRACiN Y FINANZAS PARA
QUE PLANiFIQUE DISTRIBUCiN CE
REAS DE CONTtO
10 F
E
o
NO
REClaE Les MARBETES DEL
AREA DE ADMON. y FINANZAS,
DISTRIBUYE Y ELABORA
COMPROBANTE PARA
CADA ALMACEN
C
ReCBE LA COMUNICACiN Y LA
HACE DEL CONOCIMIENTO DE
LOS TITULARES CE LOS CERTOS.
,NVOlUCRADOS EN EL MANEJO Y
CONTROL DE LOS ALMACENES
8
REAliZA. LOS PLANES NECESARiOS
PAPA l GUMPUMIENTO y BUEN
DES.ARROLlO DE LA TOMA
nSlcA DE iNVENTARIOS
7
6
A
EL INVENTARIO stsrco
ES PARA LECHE EN POLVO
DE IMPORTACiN?
iNFORMAR OPORTUNAMENTE
POR ESCRITO LA REAUZi\CIN
DE LA TOMA FSICA iNDICANDO
LA FECHA DEL EVENTO Y lOS
ALMACENES A iNVENTARIAR
1
B
SI
REMITIR 10 DIAS DESPUES DE
RECiBR COMUNICACION,
EL. PROGRAMA DE ACTiVIDADES
SOLICITARA A LA DIRECCiON
DE MATERIALES o AREA
RESPONSABLE EL PROGRAMA
DE ACT',J:DADES PARA
DICHO EVENTO
iNFORMA OPORTUNAMENTE POR
ESCRiTO A LA DIRECC!QN DE
MATERiA.lES o APEA RESPO
N3A8LE LAS EXiSTENCiAS.
FECHA DE REAUZA.CiON y
PERSONAL PARTiCiPANTE
5
3 A
4 A
FECHA 18 DE DiCIEMBRE DE 2009
P;\GINA 28 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009



-
Liconsa
Al TERMiNAR DE CONTAR
ENTREGA LOS TALONES DEL
PRIMER CONTEO A LA MESA DE
CONTROL CORRESPONDIENTE
13 G
SI "EXISTE ALGUNA
DIFERENCIA ENTRE El
PRIMER Y SEGUNDO
CONTEO?
NO
K
e
!
VERIFICA QUE LOS LISTADOS
SEAN CORRECTOS

! M
1
I

22
21
RECIBE DElA MESA DE
CONTROL AUXILIAR
DOCUMENTACiN DE
MARBETES DE 1ER 200 Y 3ER
CONTEO
20
J
SE ORDENA El 3ER CONTEO DE
ACUERDO A lOS INCISOS O) Y E)
DEL NUMERAL 20 DE LAS
APOLTICAS DE OPERACiN
19
DESPRENDE PARTE DEL
MARBETE CORRESPONDIENTE Al
TERCER CONTEO, ANOTANOO LA
CANTIDAD RESULTADO DE lO
CONTADO AL REVERSO ANOTA
OPERACIONES
18
"<z; 5' ""';':;'iY;>;'F<i< ://;0:<:;< ,JP
'" "',',<:}VY"iJ
'.'
. ,e ., ;\.",
RECIBE DELAS PAREJAS DE
CONTEO LOS TALONES DE
MARBETE Y PROCEDE A
LO ESTABLECIDO EN LOS
PUNTOS 19 Y20
16 I
RECORRER LAS REAS QUE SE
lE ASIGNARON, EN EL MISMO
ORDEN QUE EL PERSONAL DEL
PRIMER CONTEO
14 H
DESPRENDE PARTE DEL MARBt:. TE
CORRESPONDIENTE Al SEGUNDO
CONTEO. ANOTANDO LA CANTIDAD
RESUlTAOO DE LOCONTADO Al
REVERSO ANOTA OPERACIONES
15 H
CHA: 18 DE DICIEMBRE DE zoos
PGINA 29 DE 70
DIREe OE FINANZAS Y PLANEACIN
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Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
:
11
Liconsa
I
/

/
/
/
CANCELA lOS MARBETES
QUE NO HAYAN SIDO USADOS
22 I
ELABORARA LISTADOS
RELACIONANDO CON SUMA
TODOS LOS MARBETES
DESPUES COMPARA
23
CONTRA KAROEX,
I
ELABORARA LA HOJA DE
CONTROL DE MARBETES
24 K
ELABORAR COMUNICADO A
DIRECTOR FINANZAS Y
PlANEACIN FIRMADO POR
GTE CENTRO TRABAJO
25 K
ELABORAR ACTA DE
TERMINACiN DE TOMA FSICA
DE INVENTARIOS
26 K
ENTREGARA LOS TALONES
DEL tER Y 3ER CONTEO A
ADMN y FINANZAS. lOS
TALONES DEL 200 CONTEO
Al REA DE ALMACENES
27 K
FIN
FECHA 18 DE OlCIEM8RE DE 2009
PGINA 30 DE 70
DIREe JN DE FINANZAS YPLANEACfN

Liconsa
Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
!
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes
i Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
,

IX. RELACiN DE ANEXOS
Nm. Nombre del documento Clave
1 Cdula de Corte Documental Anexo 1
2
i
i Instructivo de llenado de Cdula de Corte Documental
3
4
: Marbete
I Instructivo de llenado Marbete
i
Anexo 2
Anexo 3
I Instructivo de llenado de Comprobante de Entrega y Recibo de
IMarbetes
IComprobante de Entrega y de Recibo de Marbetes
!
5
7
8
6
9
10
11
12
13
14
I Parejas para Conteo
,
i Anexo 5C
\
Anexo 6
Instructivo de llenado de Relacin de Marbetes
i Relacin de Mercanca Recibida durante el Inventario
I .
IGrupos para Conteo
i
I Instructivo de llenado de Grupos para Conteos
i
FECHA 12 DE 2009
f'GINA 31 DE i0
21
18
19
20
17
15
16
! Instructivo de llenado de Relacin de Mercancias Recibidas I
i durante el Inventario '
I Relacin de Mercanca Despachada durante el Inventario
, '
i Instructivo de llenado de-Relacin de Mercancas Despachadas i
i durante el Inventario I
-----+-: -1------
Relacin de Marbetes Anexo 8
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
11
,

Liconsa
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
rClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
iEmisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
____
Nm.
23
I
Nombre del documento i Clave
Cdula Comparativa de Existencias Fsicas Contra Kardex de I Anexo 9
Almacn I
24 Instructivo de llenado de Cdula Comparativa de Existencias I
Fisicas Contra Kardex de Almacn
25 Cdula Comparativa de Existencias Fisicas Contra Saldo en I Anexo 10
Libros
''\
\
Instructivo de Llenado de Acta Administrativa de Terminacin i
de Inventarios
34
33
31
32
29
28
30
26
27
Instructivo de llenado de Cdula Comparativa de Existencias i
1----- Fsicas Contra Saldos en Libros, por Producto y Almacn i
Cdula de Determinacin de Diferencias Definitivas por I
1
Anexo 11
Almacn
Instructivo de Llenado de Cdula de Determinacin de I I
I '
Diferencias Definitivas por Almacn I I
Saldo en Cuentas de Inventarios segn Balanza de' Anexo 12 I
Comprobacin 1 ' /
1------ I /\ J /
de Llenado de Saldc:s de las Cuentas de Inventarios, I .v ir
t
/
segun Balanza de Comprobaclon I '1'
Comunicado Oficial a la Direccin de Finanzas y Planeacin 1 Anexo 131 /
Instructivo de Llenado de Comunicado Oficial la Direccin de' 1
Finanzas y Planeacin I
l-
Acta Administrativa (de Terminacin de Toma Fisica de i Anexo 14
Inventarios en Almacenes) I
I
If

FECHA 18 DE OICiEMBRE DE 2009
PAGiNA 32 DE 7D
DIREccnN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 1 No. Revisin: 04
i
11
Liconsa
CENTRI DE TRABAJI:
ALMACN DE:
FECHA:
ANEXO 1
lICONSA, S. A, DE C. V.
CDULA DE CIRTE DICUMENTAl
__W'-- _
__W'-- _
__<ID'-- _
FIRMATI

NMERIDEl
LnMI UTllIZADI
_--'W'--__
NMERIDEl
PRIMERI AUTILIZAR
_--'(J'--__
(Z)'=::=-::=:-====,----_
=NI=M=BR=EYRRMA DEl ALMACENISTA
_ --,(2)-:--::-:--::-:==__-:--::_
MIMBRE YRRMA DEl REPRESENTANTE
DE LA DIRECCiN DE RNANZAS
YPLANEACIN
HUlRARlN
_----'00 _
NIMBREYRRMA DEl REPRESENTANTE
DEl AREA DE ADMINISTRACiN Y
RRANZAS.
Vo.Bo.
_
MIMBRE YFIRMA DEl REPRESENTANTE DEl
RGANIINTERND DE CINTRIl
FECHA 13 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGiNA 33 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
[Revisin: 18-12-2009
..
..
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 1
CDULA DE CORTE DOCUMENTAL
la Direccin de Materiales
Nombre firma del re resentante de la Direccin de Finanzas Planeacin
i
i Nombres de los formatos utilizados en el almacn
1 Se anotar
4
1
2
3
8
9
Nmero
,
5 i Nmeros de los ltimos documentos utilizados en el mes
I
i
6 . Nmeros de los primeros documentos a utilizar en el mes siouiente
!
,
I
7 Nombre v firma del resoonsable del almacn
i
Nombre y firma del representante de Finanzas del Centro de Trabajo o de
i

10 Nombre y firma del representante del Organo Interno de Control


/7
(
)

/
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PAGINA 34 DE 70
DfRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
,
i No. Revisin: 04
i
i Revisin: 18-12-2009
11
Liconsa
ANEXO 2
MARBETE
o
oL....L..L....l
o
o
TERCER CONTEO 1
(4) (4)
3
SECCION
PffiMER como
CornGO
2
fOUO
(11
LOCAUZAClON
3

(41
7
CAlITIOAD
(5)
UNIOAO
(61
(81
PAREJA
7
(9) Reverso de cada parte del marbete.
j
1'1
/ '

.'
. ,
. \
FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGINA 35 DE 70
DIRECCION DE FINANZAS YPLANEACION
liconsa
No. Revisin: 04
i
i Revisin: 18-12-2009
I
Emisin original: 18-04-1992
Clave: V8T-DFP-PR-003
(1) Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
'c* Inventarios en Almacenes
I Nmero
, 1
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 2
MARBETE
, Se anotar
! Nmero consecutivo del marbete
2
3
4
5
6
7
8
9
,
! Al reverso de cada parte del marbete, anotarn las operaciones aritmticas
I efectuadas para determinar la cantidad de producto
/l
/ ~ ./1
/ 11'1
, 'J i
" /
/ - /
/
Jf
b
/'.. -
. /
. ~ / / ~
\
/
FECHA ie DE DICiEMBRE DE 2009
PAGiNA 36 CE 70
DiRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
,
Liconsa
ANEXO 3
lICONSA, S. A. DE C. V.
CIMPRIBANTE DE ENTREGAYRECIBI DE MARBETES
FECHA: UJ _
PARA: JEFE DE ALMACENES
DE: SUBGERENCIA DE ADMINISmAClN yFINANZAS
ACIMPAHAMlSALAPRESENTE-U) MARBETES CIN NMERIS DE FIlII DEl __W,--
ULAL W. PARA LA TIMA FlSICA DEl INVENTAR" EN El A L M A C ~ N DE (.4),--
_'--(.4)
A
; !;
ji' I , '
i f Y
lfj
J I
ENTREG:
RECIBi:
___ill _
HIMBRE YRRMA
---'@------
NIMBRE YRRMA
/
u
f
>
FECHA 18 DE D1CIEMBRE DE 2009
pAGiNA 37 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
11
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 3
COMPROBANTE DE ENTREGA Y RECIBO DE MARBETES
Nmero
1
2
3
4
5
6
Se anotar
Fecha de realizacin del Inventario Fsico
Cantdad de marbetes asi nados al almacn a inventariar
De qu nmero a qu nmero de folio se est entregando para el i
i inventario, conforme al total de marbetes I
i Nombre del almacn al cual se han destinado los marbetes
Nombre y firma del representante de Finanzas del Centro de Trabajo o de
la Direccin de Finanzas y Planeacin I
Nombre y firma del responsable de los almacenes !
~
\
-,
,
\\
' ' ' ~ ~
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGINA 35 DE 70
DIRECCiN DE FfNANZAS y PLANEACIN

11
Liconsa
i No. Revisin: 04
!
IRevisin: 18-12-2009
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii;
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
,
! Clave: V8T-DFP-PR-003

i Emisin original: 18-04-1992

ANEXO 4
L1C1NSA, S. A, DE C. V.
NIJA DE CINTRll DE MARBETES
FECHA: __w'--__
PARA: MESA DE CINTRll GENERAL
DE: MESA DE CINTRll AUXILIAR
AlMActNDE: _----'w'----- _
MARBETES DESTINADIS: DEl m Al m_
MARBETES NI UTllIZADIS:
MARBETES CANCElADIS:
DEl
_----'W'-- _
\ /
,1
RECIBi:
EIITREG:

'1I1"MBRE YFIRMA

MIMBRE YFIRMA
FECHA 18 DE DIC!EM8RE DE 2009
PGINA 39 DE 70
CN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-OFP-PR-003
Emisin orignal: 18-04-1992
iNo. Revisin: 04
1 Revisin: 18-12-2009
,
.JI
Liconsa
Nmero
1
2
3
4
5
6
7
8
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 4
HOJA DE CONTROL DE MARBETES
Se anotar
Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Nombre del almacn que se inventari
I Marbetes que se destinaron para el inventario del almacn, de qu nmero
I a qu nmero
,
; Nombre y firma de encargado de la Mesa de Control Auxiliar
->
'
,
. ' ' ..;--"-
,
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
pAVNA 40 DE zo
DIRECCION DE FINANZAS YPLANEACI(;N
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
"
"
Liconsa
ANEXO 5A
L1CDNSA. S. A. DE C. V.
MESADE CONTROL GENERAL
CENTRO DE TRABAJO:
FECNA:
_----'w'-- _
_---'(,..,,2.1-) _
\
\
\
__w'---__
__w _
FIRMA
__w _
REA QUE
REPRESENTA
DIRECCiN DE
FINANZAS YPLAN.
SUBGCIA. DE ADMN.
YFINANZAS
RGANO INTERNO
DE CONTROL
_---'(R)'---__
_ ---'w'---__
NM. DENOMBRE
NMINA
_ ---'00'---__
_ ---'00'---__
__(-",-10"'-)1-__
(11)
_ ---'(..-"'1,..,,2)1-__
__(13),-__
SUBGCIA. DE PROD.
YMAHTMTO.
SUBGCIA. DE DISTR.
OPADRN
DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE CALIDAD
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCiN
IEFE DE ALMACENES
(14L
_----'w'---__
_----'wC-__
_----'w'---__
_----'wC-__
_----'W'---__
_----'W _

~
j
, ,
,. / ~ j
FECHA 13 OC;:}CIFtv1BRE DE 2009
PAGiNA 41 DE 70
DIRECCiN '3 FINANZAS YPLANEACfN
liconsa
i No. Revisin: 04 Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
(B) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
'"' Inventarios en Almacenes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 5A
MESA DE CONTROL GENERAL
Nmero I Se anotar
1 i Nombre del Centro de Trabajo
2 i Fecha de realizacin del Inventario Fsico
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
i Firmas de los empleados o representantes de cada rea ..., i
i Nombre del empleado representante de la Subqerencia de Administracin y i
I Finanzas del Centro de Trabajo > I
, Nombre del empleado representante de la Subgerencia de Distribucin o I
Padrn, Pro ramas de Abasto Social
I Nombre del empleado representante del Departamento de Control de
Calidad, Plantas Productivas
Produccin, 1
I
I rea a la que representa el empleado agregado
/1
~ /
'''\
\
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGINA 42 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN

"
-dCC .
'"'
Liconsa
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
i Clave: V8T-DFP-PR-003

IEmisin original: 18-04-1992
L
ANEXO 58
lIC1HSA. S. A. DE C. V.
MESA DE CONTROL AUXilIAR
CENTRO DE TRABAl O:
W
ALMACN DE:
al

FECHA:
rn
\

NM. DE NOMBRE AREAA LA QUE ARMA


I
,
,
NMINA
,
PERTENECE
i
!
on.,
rn
FINANlAS
00
//'\N" /
/ ,.

: /
ill-
(ZJ ALMACN
00
'j
/
!
ill- UU
DISTRIBUCiN
00
/
ill- UD
PROD. yMANT.
00
ill-
(10) PADRN
00
ill-
(11) MATERIALES
00
on., (12) (13L
00
I
ill-
(12) (13L
00 /1
l
FECHA: 18 DE DiCiEMBRE DE 2809
PGINA 43 DE 70
otneccto.. s FINANZAS YPLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
1No. Revisin: 04
i
! Revisin: 18-12-2009
11
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 58
MESA DE CONTROL AUXILIAR
Nmero Se anotar
1
2
Nombre del Centro de Trabajo
Nombre del almacn a inventariar
3
4
Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Nmeros de nmina de los empleados o representantes de cada rea
i
~
\
\ N ~ !
Ji i
f .1
, ,
/
/
,,- /
Nombre del empleado representante del rea de Distribucin .
Nombre del empleado representante del rea de Produccin Y.I
, Mantenimiento Plantas Productivas
i Nombre del empleado representante del rea de Finanzas del Centro de i
I Trabajo i '
I Firmas de los empleados o representantes de cada rea !
7
5
6
8
9
,
1
,
,
,
i
10
Nombre del empleado representante del rea de Padrn, Programas de
,
,
,
Abasto Social
,
Nombre del empleado representante del rea de Materiales de Oficina
,
11
,
I
Central
I
12 Nombres de los empleados representantes aareaados
,
13 Areas a las aue representan los empleados aareaados
,
L
/!
i /
h
I
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGINA 44 DE 70
DIRECCIQN DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
No. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009 i Emsin original: 18-04-1992
L
IClave: V8T-DFP-PR-003
".; Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
o?,,' Inventarios en Almacenes
ANEXO 5C
LI CONSA. S. A. DE C. V.
PAREJAS PUACONTEOS
CENTRO DE TRABAJO:
W
ALMACN DE:
al
FECNA: Q}
'\
\
';
PAREJA NOMBRE NM. DE ARIAUDE FIRMA
NM. NOMINA PERTENECE
-,
,
\
I
ID-
FINANZAS
\
1
W
()
\
I
--
'\
_1_
m ID-
ALMACENES ()
-', \
I
,
-\\
i
2
W ID-
FINANZAS ()
",\
I
"
- -
/r"""> h
,
_2_
m ID-
ALMACENES ()
( I
V
\
_3_
W ID-
FINANZAS ()
i
_3_
m ID-
ALMACENES ()
" i [
-.,---y -
_4_
W ID-
FINANZAS () vJ
,
/f.( ..
/./ 1-
4
m ID-
ALMACENES ()
v'-' _
ti
- -
_5_
W ID-
FINANZAS ()
_5_
m ID-
ALMACENES ()
l1L
6 (4)
ID-
FINANZAS ()
~
- -
6
m ID-
ALMACENES ()
- -
FINANZAS
,
_1_
W ID-
()
j
_1_
m ID-
ALMACENES ()
A -
/1
_8_
w ID-
FINANZAS ()
_8_
m ID-
ALMACENES ()
_9_
W ID-
FINANZAS ()
_9_
m ID-
ALMACENES ()
FEC' '" 18 DE DICIEMBRE DE 2009
pAGINA 45 DE 70
DJRECCINS' FINANZAS YPLANEACfN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
liconsa
No. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
____..:-iiiiiiii
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 5C
PAREJAS PARA CONTEOS
Nmero Se anotar
l&-
,
,
!
/1

rF
Nombre del Centro de Trabajo
Nmeros de nmina de los empleados o representantes de cada rea
Firmas de los empleados o representantes de cada rea ,
,
Nombres de los empleados o representantes del rea de Almacenes del i
Centro de Trabajo, para integrar cada pareja '
Nombre del almacn a inventariar
Fecha de realizacin del Inventario Fisico 1

Nombres de los empleados representantes del rea de Finanzas del Centro ,


de Trabajo, para integrar cada pareja
2
3
4
1
5
__ _
i7
!
/
/ ;
ji
. I
FECHA 13 DE D1CIH,.1BRE DE 2009
P/,GL\iA 46 DE. 7C
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
::1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
' ~ . Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
11
Liconsa
ANEXO 5D
II CONSA, S. A. OE C. V.
GRUPOS PARA CONTEOS
.. ~
\
\
_---'w _
___--.:w _
___--.:w _
CENTRO DE TRABAJO:
ALMACN
FECHA:
GRUPO
NM.
1
- -
1
--
NOMBRE
- - - - - ' ~ - -
_ - - . : ~ - -
- - ~ - - -
__00 _
NM. DE
NMINA
AREAAQUE
PERTENECE
---,00,--
---,00,--
_----'00'---
(10L
RRMA
_2_
~
rsi.;
00
(Z)
2
~
rsi.;
00
(Z)
- -
2
~ ill- 00
(Z)
- -
_2_ (11)
.<.ll..Ull
(10L (Z)
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGiNA 47 DE. 70
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
11
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 50
GRUPOS PARA CONTEOS
Nmero Se anotar
1
2
Nombre del Centro de Trabajo
Nombre del almacn a inventariar
3 Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Nombre del Area o Direccin a la que pertenece el empleado representante
. de la Coordinacin de Supervisin
I Firmas de los empleados o representantes de la Coordinacin de
I Sunervisin de la Subdireccin de Adquisicin v Distribucin de Materiales
5
4
6
7
8
9
10
Nombres de los empleados representantes de la Coordinacin de I
i Supervisin de la Subdireccin de Adquisicin y Distribucin de Materiales, I
f - - ~ ~ ~ - + - I para integrar cada pareja !
I Nmeros de nmina de los empleados o representantes de la Coordinacin I
I de Supervisin de la Subdireccin de Adquisicin y Distribucin de I
Materiales I
11 Nombre del auxiliar del almacn
Li-
/J
!
/
FECHA 15 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGIN_A. 48 DE 70
DIRECC/N DE FINANZAS Y PLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin orignal: 18-04-1992
INo. Revisin: 04

IRevisin: 18-12-2009
!
Liconsa
ANEXO 6
I
!
/\
\
\
(16) (15) (14)
/
FECHA 18 O ~ ~ R E DE 20G9
, PAGINA. 49 DE 70
D/REce -c'N DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
i No. Revisin: 04
,
l Revisin: 18-12-2009 Emisin original: 18-04-1992
Clave: VST-DFP-PR-003
(ji Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
" ~ Inventarios en Almacenes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 6
RELACiN DE MERCANCAS RECIBIDAS DURANTE EL INVENTARIO
Nmero
1
2
3
4
5
I Se anotar
I Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacn
I Nmero de remisin o factura que ampara la rece cin de mercanca
/
/\ ~ , \ /
i \jJ /
l' {
"
"
/
i Undad de medida de la mercanca recibda
I Cantdad de mercanca recibida
9
7
8
6
10
11
15
16
12
13
!----:;14
'""
l

l
FECHA 13 DE DICIEMBRE DE 2009
pAGiNA 50 DE 70
)fRE"'- ;:; FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
ANEXO 7
"
,
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
/
/7
/" l

Nombre y firma del Representante


de la Contratara Interna
Nombre y firma del Representante
de! rea de Admn. y Finanzas
Nombre y Firma del Representante
de la Mesa de Control General
(14) (15) (16)

FECHA 18 DE D i C ~ E DE 2C9
P!J.>iNA 51 DE. 70
DIRECC/N DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
lClave: V8T-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
L Inventarios en Almacenes
I Emisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
" " " " " " " ' ~ ~ ~ ~ ' , iiiiiiiiiiii;i""""",................
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 7
RELACiN DE MERCANCAS DESPACHADAS DURANTE EL INVENTARIO
Nmero
1
2
I Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacn
I Nombre del almacn a inventariar
\
\
L ~
/7
,
Nombre v firma del representante del Orqano Interno de Control
Nombre del cliente a uien se enva la mercancia
i Nombre v firma del representante de la Mesa de Control General
Nombre y firma del representante del rea de Admnistracin y Finanzas del
Centro de Trabajo o Direccin de Materiales
! Fecha de embar ue de la mercancia, por L1CONSA
I Nmero de remsin o factura que ampara el envo de mercanca
I Cantidad de mercanca despachada
,
I Suma de importes de la mercanca despachada
Suma de la cantidad de mercanca despachada
,
I Costo unitario de la mercanca despachada, segn factura
I Unidad de medida de la mercanca despachada
I Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Importe de la mercanca despachada segn factura
4
3
7
8
5
9
6
11
10
16
13
14
12
15
FECHA: 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PAGINA 52 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
IClave: V8T-OFP-PR-003
1 Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
II
"
. -
. "
Liconsa
ANEXOS
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE
DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS
I
Elabor
(15)
NOMBRE Y FIRMA
/\
\
\
';
ANEXO 8
,1:0' !
>
FECHA 18 DE DiCIEMBRE DE 20G9
PGINA 53 DE 70
DIRECC/N DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
i Revsln: 18-12-2009
,
INo. Revisin: 04 Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
(1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
"" Inventarios en Almacenes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXOS
RELACiN DE MARBETES
Nmero Se anotar
1
2
Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almn
-------1
Nombre del almacn a inventariar
3
4
. Fecha de realizacin del Inventario Fisico
i
i Nmero de folio consecutivo de los marbetes
5
I Nmero consecutivo de cdigos segn la descripcin del producto y del
I almacn a inventariar
6
7
i Nombre y f i r m ~ del representante de la Mesa de control Auxiliar que i ~
I elaboro la Cdula I
/1
j ,
r-.
I Unidad de medida de los productos
I Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente de primer \
I conteo \
Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente de segundo 1 \
conteo I \
Diferencia resultante de comparar las cantidades indicadas en los marbetes i ,'\ /
I de primero y segundo conteo r\lV\ /
I Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente al tercer! I if /
i conteo, en caso necesario. \ 1/
I Cantidad de producto que se determina como definitiva, posteriormente, I
I verificar que el primero y segundo conteos sean iguales, en su caso, la I 'U'
'1 cantidad indicada en el marbete del tercer conteo i e dI
Nombre y firma del representante del rea de Administracin y Finanzas del I
, Centro de Trabaio i
9
8
13
12
11
15
10
14
/
FECHA: 18 DE D!CiEMBRE DE 2009
PCiNA 54 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
ANEXO 9
\
\
(14)
De Conformidad
(13)
Vo. Bo.
(12)
Vo.80.
NOMBRE Y FIRMA DEL SUBGERENTE
DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS
NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE
ALMACENES
NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO
DEL ALMACN
-.

FECHA 18 DE D!CIEJI;1BRE DE 2G09


PGiNA 55 DE- 70
DIRECCiN {;E FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
i No. Revisin: 04
i Revisin: 18-12-2009
liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 9
CDULA COMPARATIVA DE EXISTENCIAS FSICAS CONTRA KARDEX DE ALMACN
Nmero
1
2
3
4
Se anotar
Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacn
Nombre del almacn a inventariar
11
12
10
! Forma de presentacin de los artculos, considerando su envase
,
1 Minima unidad de medida de los productos, (pza, Its., kgs., sacos, etc) 1\
\
'1' Cantidad de producto determinada como definitiva en el anexo 8, Relacin i ',
de Marbetes I \
Cantidad de cada producto, determinada como inventario final terico en la 1\ }
___._+;relacin del kardex i ,'/
Resultado de restar de las "Existencias .Ias "Existencias si i/\,'I,/
la cantidad del kardex es mayor a la cantidad sica, el efecto sera negativo i V
o faltante ! /
Resultado de restar de las "Existencias Fsicas" las "Existencias Kardex"; si '
la cantidad del kardex es menor a la cantidad fsica, el efecto ser positivo o \ ,

Nombre y firma del titular del rea de Administracin y Finanzas del Centro! '\jJ
'
13
14
Nombre y firma del titular del rea de Almacenes del Centro de Trabajo
Nombre y firma del responsable del almacn del Centro de Trabajo

.:

FECHA -'5 DE DiCiEMBRE DE 2009


PAGiNA 56 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPtANEACiN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. 04 ---J
Revisin: 18-12-2009 1
(1
Liconsa
ANEXO 10
\
'\
\ j
\ !
/
\ \ I
/ \/h I
i id!
I I
/
ANEXO 10
(24)
y
(9) (8) (7)
MWIt)/l ulmARIO uNlOArn;S
(23)
(S)
""''''RE y FiRMA SUBGE?,E>iTE
oe ACl>kll'S"TRAC>Ny
?RS<>iTAC'N uNrOAQ CoSTO fl5ieo
(22)
'""""RE v ",R'4O.
DH CN'-RO mMAJO
{
FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGiNA 57 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS y PLANEAClN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
j
Revisin: 18-12-2009
,
JI
",
. 0 .
,
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 10
CDULA COMPARATIVA DE EXISTENCIAS FSICAS CONTRA SALDOS EN
,
LIBROS, POR PRODUCTO Y ALMACEN
Nmero Se anotar
1 Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacn
2
3
4
I Fecha de realizacin del Inventario Fisico i
f------I Nmero c?nsecutivo de cdigos acorde con la descripcin del producto y I
I del almacen a inventariar j
5
I Descripcin de los productos de acuerdo al nmero de cdigo y almacn a I
I inventariar j
\
6
7
8
9
10
11
12
13
I Forma de presentacin de los articulos, considerando su envase 1/",\
I Mnima unidad de medida de los productos, (pza, Its" kgs" sacos, etc,) \
Resultado de dividir el importe entre las unidades del inventario final del I
mes en que se realiza el inventario fsico, de acuerdo a la valuacire],
S
1\
U,E,P, , \
Las cantidades determinadas como "Existencias Fsicas" en el anexo 9, \,
Cdula Com aratva de Existencias Fsicas contra Kardex de Almacn \ )
Resultado de multiplicar las unidades, nmero 9, por el costo unitario, I '
nmero 8 de este Anexo10 i /\JI 1
Unidades del inventario final del mes en que se realiza el inventario fsico, I! 11',1
de acuerdo a la valuacin U.E.P,S, I
Importe del inventario final del mes en que se realiza el inventario fisico, de ! /
acuerdo a la valuacin U.E.P,S, I
Resultado de restar de las unidades del Inventario Fsico, las unidades del I
Saldo Contable, si el efecto resulta negativo, es faltante,; si resulta positivo i
es sobrante, stas sern las "Diferencias Originales" !
,
14
15
17
16
Resultado de restar del importe del Inventario Fsico el importe del Saldo i
Contable, si el efecto resulta negativo es faltante, si resulta positivo es I
--: e-=:'stas sern las "Diferencias Originales" j
Unidades totales o parciales aclaradas, respecto de las "Diferencias I
,
Originales"; soportando la aclaracin con documentos y pliza contable , I \
Importes totales o parciales aclarados, respecto de las "Diferencias Il",
Originales"; soportando la aclaracin con documentos y pliza contable I /1
Unidade,s totales o parciales no respecto del pro de V 11
aclaraclon de las "DiferenCias On Inales ; Cifras ne atlvas s ,falta tes i / I
DE 2009
" PGiNA: 58 DE. 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
i No. Revisin: 04 i
i, __,.-----\
!Revisin: 18-12-2009
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
i') Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
", Inventarios en Almacenes
18
,
Importes totales o parciales no aclarados, respecto del proceso de i
aclaracin de las "Diferencias Originales"; cifras negativas son faltantes I
19
Unidades totales o parciales no aclaradas, respecto del proceso del
aclaracin de las "Diferencias Originales"; cifras positivas sern sobrantes I
20
Importes totales o parciales no aclarados, respecto del proceso de I
aclaracin de las "Diferencias Originales"; cifras positivas sern sobrantes I
21
i
Suma de las cifras de las columnas 9 a 20
22
23
24
/
Nombre y firma del Gerente del Centro de Trabajo I!
; I

Nombre y firma del titular del rea de Administracin y Finanzas del Centro I //'V
de Trabajo . , i ( V /
Nombre, firma y puesto de la persona del Centro de Trabajo, que elaboro I I
l' r
este anexo 10 . /
.
.
FECHA:'ja DE CICIErv\BRE DE 2009
59 DE 70
DIRECCIN DE FfNANZAS y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
ANEXO 11
""
MAT:RtAS PRIMAS
(VARIABLEI
1130_112' MATERlASPRlMAS
. IflJOI
PROOUCC'ON N ;>R(}C:SO
PRoDUGTO SEMrrERi'lINAOO

eacoucrc
IflJOI
PROO\)CTO TERmNAOO
VARIABLE)
11JO_112
PROOOCTO HRMINAOO
FIJO)
j

I I
\ I
JlA-
I
18)
NoMllAE FIRMA Y
PUESTO
NOMBRE Y fiRMA cm JHt PE
AlMACENES
"0"'8R1O' YFIRMA DEl SlJBGERH'TE
ea AOMIMSTRAc'N ylNANZAS
P< ?OOl'R oe TERCEROS
i\lARl'.BLEj
GRANWTAl-
,;aMSRE y FiRMA DEL GEREr.ITE
ose C:NTRQPE lMSAJO
1111
r
o
.
BO
' (15)
'11)0_112 Ervi'ODEROETERCEROS
'{fUO!
..
-r-
FECHA 13 DE DiCiEMBRE DE 2009
pAGiNA 60 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEAClN
!.', Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
"'t,.? l Inventarios en Almacenes
LClave: VST-DFP-PR-003 i No. Revisin: 04,
IEmisin original: 18-04-1992 i Revisin: 18-12-20"'0"'9:;---"'
L I
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 11
CDULA DE DETERMINACiN DE DIFERENCIAS DEFINITIVAS POR ALMACN
Nmero Se anotar
I Fecha de realizacin del Inventario Fsico
I Nombre del Centro de Trabajo
1:
2
1
4
3
5
Las unidades totales del almacn determinadas como "Inventario Fsico" en ,
I el anexo 10, Cdula Comparativa de Existencias Fsicas contra Saldos en I
!-- Ii-c
L
;=:i.::. b.:..: r07'
s
:..Jpor Producto I
I Los Importes totales por almacn determnados como "Inventario Fsico" en i
'1' el anexo 10, Cdula Comparativa de Existencas Fisicas contra Saldos en I
!-- Libros por Producto I
I Unidades totales por almacn del inventario final del mes en que se realiza i
I el inventario fsico, conforme a la valuacin U.E.P.S. ,
6
7
A.A'-
l
\ .

Importes totales o parciales no aclarados por almacn, respecto del I


proceso de aclaracin de as "Diferencias Originales"; cifras negativas son I
faltantes . i
Unidades totales o parciales no aclaradas por almacn, respecto del i
proceso de aclaracin de las "Diferencias Originales"; cifras positivas sern i
,
sobrantes i
! Resultado de restar del importe del "Inventario Fsico" el importe del "Saldo'
I Contable" por almacn, si el efecto resulta negativo, es faltante; si resulta. \
Ipositivo es sobrante, stas sern las "Diferencias Originales" I '
I Unidades totales o parciales aclaradas por almacn, respecto de las I
I"Diferencias Originales"; soportando la aclaracin con documentos y pliza I . "
li contable. . 1'11
i Importes totales o parciales aclarados por almacen, respecto de las ,('",vi I
i "Diferencias Originales"; soportando la aclaracin con documentos y pliza 'j f' /
j contable ' , /
' Unidades totales o parciales no aclaradas 'por almacn, respecto del'k/
proceso de aclaracin de las "Diferencias Originales"; cifras negativas son I I/L
faltantes i lJL,
9
8
11
12
10
13
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACN
Manual de Fisica de
[clave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
rEmisin original: 18-04-1992 ! Revisin: 18-12-2009
............................................ iiOiiiiiiiiiiiOiiiiiiiiii-__
Importes totales o parciales no aclarados por almacn, respecto del!
14 proceso de aclaracin de las "Diferencias Originales"; cifras positivas sern i
l
I
15 Nombre y firma del Gerente del Centro de Trabajo I
I
16
17 Nombre y firma del titular del rea de Almacenes del Centro de Trabajo i
!
/l
" '1 / ,
J
f
18
Nombre, firma y puesto de la persona del Centro de Trabajo, que elabor I
este anexo 11 I
'------
/
, j
/yLV
:
f !
J i
//
..,J
CHA 13 DE DICIEMBRE DE 2009
PGiNA 62 DE 70
]E FINANZAS Y PLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
liconsa
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009 j Emisin original: 18-04-1992
ANEXO 12
j

\.
\
A i\'
f ,, \
I . -;.
li-
/7,
i
. D
ANEXO 12
y FIRMA DEL i5e
ADMINISTRACiN y FINANZAS
r
8 0
. (12)
5 4
"HALES DE ENVASE

HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y
t,e-CESORIOS
---,_,_-+----+----f--+---+--t--+----+----
? DE TERCEROS
PRODUCTO TERMINADO
(VARIABLE)
MATERIAS PRIMAS
(VARIABLE)
(11)
RE Y FIRMA OEL GERENTE
DEL CENTRO DE TRABAJO
.ccroe EN PROCESO
-PRODUCTO SEMITERMfNAOO
j \24
(VARIABLE)
1126 RECUPERACiN
1125
1121
1130-1121 MATERIAS PRIMAS
,!'IOl
- -=----jf---+----+----f--+---+----f---t----fll
1125 PRODUCTO TERMINADO
\ 1130. (FIJO)
:; 1130.1124 PRODUCTO SEMITERMINADO
- ,(FIJO)
- .,
HoCHA 18 DE DiCIEMBRE DE 2C09
PAGiNA 63 DE ro
-
'.\ DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsca de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisn orginal: 18-04-1992
iiiii;iiiiii
" ,
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 12
SALDOS DE LAS CUENTAS DE INVENTARIOS, SEGN BALANZA DE
,
COMPROBACION
Nmero Se anotar
I
/'1
+ I
/
"
\
"

FECHA DE "OOS
(;4 DE 70
Nombre y firma del Gerente del Centro de Trabajo
Nombre y firma del titular del rea de Administracin y Finanzas del Centro
de Trabajo Sl;. J
$ .....
Importes totales por almacn para determinar el inventario final contable del I
mes en que se realiza el inventario fsco, despus de ajustes de I
inventarios, conforme a la valuacin U.E.P.S., que ser igual a las cifras del I
inventario fisico. 1
,
9
8
7
6
3
4
5
1
2
10
11
12
Unidades sobrantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza I
el inventario fsico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras 1,
-f-c:.:o:.:.n:.:ta:::b:;:.l:.:::e.::s.-::c:.:o;:.:-nJas cifras determinadas por el inventario fsico I
Importes sobrantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza!
,
el inventario fsico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras i /
contables con las cifras determinadas por el inventario fsico t Il A /
Unidades totales por almacn para el fnal. contable i/ \. /
del mes en que se realiza el Inventarla flsico, despues de ajustes de l I /
inventarios, conforme a la valuacin U.E.P.S., que ser igual a las cifras del i /
inventario fisico. .
,
Nombre del Centro de Trabajo
----------_._----...........,
Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Unidades totales por almacn del inventario final del mes en que se realiza I
el inventario fsico, antes de ajustes de inventarios conforme a la valuacin I
UEPS .
. ,
Importe por almacn del inventario final del mes en que se realiza ,el I
Inventarla fISICO, antes de ajustes de Inventarios, conforme a la valuacin I
f--- S;-._. . i
Unidades faltantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza el I
inventario fisico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras 1
contables con las cifras determinadas por el inventario fsico I
Importes faltantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza el I
inventario fisico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras 1
contables con las cifras determinadas por el inventario fsico I
-----
';:iO!NANZAS y PLANEAC/N
,
Liconsa
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
elave:
,.) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
-sss- Inventarios en Almacenes
Emisin original: 18-04-1992
ANEXO 13
(1)FECHA
(2)NMERO DE REFERENCIA
(3)ING. GONZALO E. ROBLES VALDS
DIRECTOR DE FINANZAS Y PLANEACIN
PRESENTE.
Por medio de la presente, hago costar que el Inventario Fsco de los Almacenes de:

Practicado del da @ de (ID al da (Z) del mes
____--..,;(ID de 00 l1
c
O
o)esponde
(a
1 1la
Ltotalidad
de partdas que /\ .A, ./
estn a mi cargo y que los marbetes utilizados del al salvo los cancelados #'
y los no utilizados, contienen la existencia fsica al da establecido para el corte. . i/ /
v /
/
Por lo anterior, deseo certificar que no hay ninguna existencia adicional que haya quedado /
pendiente de inventariar y que el corte documental fue hecho de acuerdo a los lineamientos" A
establecidos en el Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios. Q.
ATENTAMENTE,
(12)
NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE
(13)
NOMBRE DEL CENL.T--R-O-D-E---T-RA-'-;-BAJO
fECHA H) o CiEMlJRE DE 2009
PACiNA >35 DE 70
mee ''; DE FINANZAS YPLANEACfN

Liconsa
IEmisin original: 18-04-1992 j Revisin: 18-12-2009
.........................,.\'iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii ....:.._-
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 13
COMUNICADO OFICIAL A LA DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Nmero
f----+-------------------------------1
1
3
i Nombre de los almacenes donde se llev a cabo el inventario fsico
7
6
1-- 1 Dia en que inici la Toma Fsica de Inventarios
____1 Mes en que inici la Toma Fsica de Inventarios
I Da en que termin la Toma Fsica de Inventarios
I 4
r 5
8
9
10
I
i Mes en que termin la Toma Fsica de Inventarios
,
Ao de realizacin de la Toma Fsica de Inventarios
Nmero del primer marbete destinado a inventario fisico
Nmero del ltimo marbete destinado a inventario fisico
Nombre y firma del Gerente del Centro de Trabajo
Nombre del Centro de Trabajo
\
lL
/7
,
FECHA 18 DE C'C!EMBRE DE 2009
'AGiN,"", 66 DE 70
T I ( ' ~ nNAt,; y PLANEACfN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
Liconsa
ANEXO 14
LI C o NS A, S, A, D E C, v,
ACTA ADMINISTRATIVA
EN (1) SIENDO LAS HORAS DEL DA ill- DE _
___ DE (ID REUNIDOS, POR PARTE DEL CORPORATIVO, LOS SEORES
________-'oo ' REPRESENTANTE DE LA DIRECCiN DE FINANZAS
Y PLANEACIN: (l) REPRESENTANTE DEL RGANO INTERNO DE CONTROL;
POR PARTE DE LA PLANTA O PROGRAMA LOS SEORES: @)c- _
; TITULAR DEL REA DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS; (9.)
---, TITULAR DEL REA DE DISTRIBUCiN DE LECHE O DE PADRN DE BENEFICIAR'-IO-S-O-D-E-P-R-O-D-U-C-C-I'N
y MANTENIMIENTO (10) TITULAR DEL REA DE
PRODUCCiN; (11) , TITULAR DE REA DE CONTROL DE
CALIDAD Y (12) TITULAR DEL REA DE ALMACENES, SE
LEVANTA LA PRESENTE ACTA CON LA CUAL SE DAN POR TERMINADOS LOS TRABAJOS DE TOMA FSICA DE
INVENTARIOS, EFECTUADOS EN ESTE CENTRO DE TRABAJO, FIRMANDO DE CONFORMIDAD LAS CITADAS
PERSONAS OUE INTERVINIERON COMO INTEGRANTES DE LA MESA DE CONTROL
GENERAL======================================================================================
=;::;:;;::-;::::;-;::=::'Lm -----
NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LA
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
________-,-,--'(ZL -----
NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL
RGANO INTERNO DE CONTROL
(ll)
--NO--M--B--R--E--D--E--L=TI=TU--'LAR -OE=-L-A--R--E--A--D--E------
ADMINISTRACiN Y FINANZAS,
00
=TI=TU--'LAR --OE=---LA--S--U--B--G--E=RE=:N--C--,A:----
DE DISTRIBUCiN DE LECHE O
DE PADRN DE BENEFICIARiOS o
DE PRODUCCtN y MANTENltvlIENT.
(10)
--Nc--r--"s--R--E--D
coE--L
=:TI=:TU--'LAR DEL DEPARTAMENTO
DE PRODUCCiN.
(11)
'--'C--'I--AS--R--E--O--E--LCOTCO'T--'ULAR DE=-L-A--R--E--A--O--E------
CONTROL DE CALIDAD.
_________.-J( 12) --
"--JOMBRE OEL TITULAR DEL AREA DE ALMACENES
___--.:(-'-'13!L) _
FIRMA
___--.:(-'-'13!L) _
FIRMA
____-l-(1...",3)'---__
FIRMA
___--.:(13)'--__
FIRMA
___--.:1-'-'13""1 _
FIRMA
(13)
FIRMA
-------'(j1)---
FIRMA
,
<, i
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J
/
: ,"]! j
, I \j
I /
t

I
iI -"
'1.
/ ':
/ i
:
FECHA 12 DE OICir,MBRE DE
f'AuNA 67 DE le
"'jNANZAS y PLANE!ACIN
/
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
lClave: VST-DFP-PR-003 i No. 04
i
L
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 14
ACTA ADMINISTRATIVA DE TERMINACiN DE INVENTARIOS
Nmero Se anotar
1
2
i Nombres de: Municipio, ciudad y estado de ubicacin del Centro de Trabajo
1,
i Hora de levantamiento del acta
I
3 '1 Dia de levantamiento del acta
i
4
5
1, Mes de levantamiento del acta
I
!
6
7
8
9
10

Control
i Nombre del titular del rea de Almacenes del Centro de Trabajo
,
I Firma de todos los representantes, integrantes de la Mesa de
! General
13
11
12
\
/
/
F[oCHA.:18 DE DiCIEMBRE DE 2009
PGiNA SS DE 7J
e FINANZAS Y PLANEACN
Liconsa
! Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
i Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
1Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
~ ~ ........~ ~
X. HISTORIAL DE CAMBIOS
I Actualizacin del Procedimiento
1
I
"Actualizacin del Procedimiento
I
I Descripcin del Cambio
IActualizacin del Procedimiento
I
Fecha de
Aprobacin
I26/05/1999
1
118/04/1992
i Adecuaciones y cambio de I
Inomenclaturas de las reas por I
Ireestructuracin. 11
I
i
i . f
i Homologacin conforme a laV\ ,1 /
!Gua Tcnica para la Elaboraciil l/V
Ide Documentos Normativos COIil, !kl/
i clave VST-DA-GS-002, de fecha i
i \ j
I 3 de febrero de 2005. I
'1" !
! ,
!Adecuaciones y cambio de I
i nomenclaturas de las reas por i
I . , .
__..1__._ _L --'I..:.re:::.e:::.s"'t"'ru::,:c:.:t:::.urc.=aclon. .--1
04 ! 18112/2009 !Actualizacin del Procedimiento
';
03 i 05/05/2005
i
01
Revisin

numo
~ __~ ."."._" _ . _ . _ . _ ~ . _...-..T-__ . ' _ ~ ~ ~ _ ~ _ ' ~ ' --i- . _..~ - _ ...._ . _ - . ~ _ . ,_._"_

i
1------- r-rr--r-r-r
02
'';f,ECCIN DE FINANZAS YPLANEACfN
(1) Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
", Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
Liconsa
XI. AUTORIZACiN DEL COMIT DE MEJORA REGULATORIA INTERNA
NOMBRE
LIC. RAFAEL G. MORGAN LVAREZ
Director de Administracin

ING. GONZALO E. ROBLES VALDES


Director de Finanzas y Planeacin
LIC. ANTONIO LARA LAGUNAS
Director de Materiales
ING. JORGE LUIS SINZ PICOS
Director de Produccin
ING. LVARO CASTRO MANDUJANO
Encargado de la Direccin de Abasto Social
C. IGNACIO DURN LOMEL
Titular de la Unidad de Comunicacin Social
LIC. ADRIANA CAMPOS LPEZ
Titular de la Unidad Jurdica
./
FECHA: 18 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGINA 7D DE. 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN