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Liconsa
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA
,
LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
EN ALMACENES
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FECHA 18 DE DiCiEMBRE DE 2009
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
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liconsa
FIRMAS DE APROBACiN
C. P. Car:IG&-Hernm:le:Z'Gernimo
Jefe del Departamento de Costos e
Inventarios
Revis:
Aprob:
Ing. Gonzalo E. Robles Valds
Director de Finanzas y Planeacin
Vigencia: Este documento fue autorizado por el Comit de Mejora
Regulatoria Interna en su Sexta Sesin Ordinaria del
18 de diciembre de 2009 y entrar en vigor al dia
siguiente de su autorizacin
FECHA 18 DE DiCiEMBRE DE 2009
eG!NA 1 DE. 70
osecco-. E FINANZAS YPLANEAC1N
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Liconsa
(. Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
'"' Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
I Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
NDICE GENERAL
Pgina
1. INTRODUCCiN --------------------------------------------------------------------- 3
11. OBJETIVOS ---------------------------------------------------------------------------- 4
111. GLOSARIO ----------------------------------------------------------------------------- 5
IV. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------- 7
V. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------- 8
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69 . 1
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VI. POLTICAS GENERALES ----------------------------------------------------------
VII. DESCRI PCIN DE ACTIVIDADES ----------------------------------------------
VIII. DlAGRAMA DE FLUJO -------------------------------------------------------------
IX. RELACiN DE ANEXOS -----------------------------------------------------------
X. HISTORIAL DE CAMBlOS ---------------------------------------------------------
9
23
28
31
XI. AUTORIZACiN DEL COMIT DE MEJORA REGULATORIA 70
INTERNA -------------------------------------------------------------------------------
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FECHA 18 DE DICIEMBrtE.DJ;.._ z ~ 9
PGiNA: 2 DE. 70
OfRECC!( DE FfNANZAS y PLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Flslca de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
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Liconsa
1. INTRODUCCiN
Uno de los principales objetivos de este manual es apoyar para lograr una eficiente
distribucin, comercializacin y abastecimiento de nuestros productos a la poblacin en
pobreza, por lo que consideramos de primordial relevancia el obtener la mxima
rentabilidad y reforzar el Control Interno de las inversiones, estableciendo normas y
procedimientos que fortalezcan el adecuado control en las operaciones de los
almacenes de Materias Primas, Materiales de Envase y Empaque, Produccin en
Proceso, Productos Semiterminados, Productos Terminados y en Recuperacin,
Herramientas, Refacciones y Accesorios e Inventarios en Poder de Terceros.
El personal que interviene en la recepcin, despacho y control de las existencias que se
encuentran en los almacenes; como servidores pblicos, tienen la responsabilidad de
asistir a cursos de capacitacin, para que estn conscientes de la importancia que
representa mantener las materias primas y los productos terminados en ptimas
condiciones, a fin de ser utilizados en la produccin o para su venta, adems de
mantener el mximo nivel de eficiencia en su manejo fsico y en el flujo de informacin
que se genera a las reas involucradas para su correcta aplicacin y registro contable, "",
de tal forma que, los estados financieros reflejen informacin veraz y confiable como
resultado del proceso de la Toma Fisica de los Inventarios, para que posteriormente
sean valuados apegndose en todo momento a los Postulados Bsicos, incluidos en las
Normas de informacin Financiera emitidos por el Consejo Mexicano para la
Investigacin y Desarrollo de Normas de Informacin Financiera, A.C. y, con base a los
Postulados de Contabilidad Gubernamental, emitidos por el Consejo Nacional /> /
de Armonizacin Contable. ... /
1 /
Por lo anteriormente mencionado, los inventarios representan uno de los rubros ms! /
representativos en los estados financieros consolidados de Liconsa y son la base para '\./
dar respuesta a las diversas estrategias adoptadas por la Administracin de la Entidad, et.
por lo que para cumplir con la Norma Revelacin Suficiente en notas a los Estados l
Financieros, se seala el mtodo de valuacin adoptado por Liconsa; se muestran las
cuentas contables que integran este rengln, incluyendo las estimaciones por baja de 1/\
valor y cuando la Norma lo indique, el importe correspondiente a la actualizacin de las,\
cifras, as como alguna otra situacin importante que pueda afectar a este rengln,'\-
como son las mercancas en trnsito y aquella pendiente de embarcar. I
La adecuada aplicacin del presente documento, permite cumplir con los .
ordenamientos establecidos por el Gobierno Federal en de
Abasto Social y de Responsabilidad de los Servidores Pblicos; asi como dar /
cumplimiento a las disposiciones emitidas por los rganos de Control Int .
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FECHA' ,8 DE DICiEMBRE DE 2009
, pAGiNA 3 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
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IRevisin: 18-12-2009
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Liconsa
11. OBJETIVOS
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Verificar la aplicacin y cumplimiento de los manuales de procedimientos y
politicas establecidas para este fin, as como las disposiciones para el control
interno y el flujo de la informacin y documentacin soporte de las operaciones
hacia las reas involucradas.
Comprobar que los inventarios estn aritmticamente correctos y hayan sido
valuados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Inspeccionar que los almacenes contengan solamente mercancas en buenas
condiciones de uso o para su venta, a excepcin de los almacenes de
recuperacin y herramientas, refacciones y accesorios.
Verificar que los importes y unidades que se muestran en los estados
financieros como inventarios de: Materias Primas, Materiales de Envase y
Empaque, Produccin en Proceso, Productos Semiterminados, Productos
Terminados, Productos en Recuperacin, Herramientas, Refacciones y
Accesorios e Inventarios en Poder de Terceros, estn efectivamente
representados por las existencias fsicas que se encuentran en los almacenes.
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FECHA: 18 DE DICIEMBRE DE 2009
i'AGiNA: 4 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEAC/N
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Liconsa
Revisin: 18-12-2009
No. Revisin: 04 Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
'1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
", Inventarios en Almacenes
111. GLOSARIO
ARTCULOS EN
RECUPERACION:
Materias primas, materiales de envase y empaque y productos
terminados para su reproceso, venta, substitucin, devolucin
al proveedor o destruccin.
ARTCULOS
SEMITERMINADOS:
Incluye bienes comprados o fabricados y no destinados a la
venta, hasta que no sean objetos de transformacin posterior:
Premezclas y mezclas para suplementos alimenticios, leche
entera y descremada en polvo reconstituida, para envasado.
ARTCULOS TERMINADOS: Son productos fabricados por la empresa para su venta o
distribucin, algunos productos son: leche reconstituida en
envase de 1 y 2 litros; leche entera en polvo, sobre de 240 grs.
para abasto social; suplementos alimenticios, sobres de 240
qrs.; para nios y mujeres embarazadas y en estado de
lactancia y leche semidescremada, descremada y entera UHT
de 1 11. Y250.ml. \\
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Son las utilizadas para mantenimiento de la planta productiva,
edificios, oficinas y parque vehicular. En este rubro se
manejan aproximadamente 5,000 artculos.
Forma parte del Activo en el balance y es la suma de todos
aquellos artlculos tangibles propiedad de L1CONSA, S. A, de
C. V., disponibles para su venta o para ser sometidos a algn
proceso de produccin o para consumo en el mantenimiento
de otros bienes.
Polticas, mtodos y sistemas establecidos en almacenes, ~ A
para el control y verificacin de las operaciones de entrada, r Vi'-
salida y almacenaje de mercancias, asi como el suministro de! I
informacin a las reas encargadas del control de almacn.
INVENTARIOS:
HERRAMIENTAS,
REFACCIONES Y
ACCESORIOS:
CONTROL INTERNO:
L1CONSA, S.A. DE C. V.: L1CONSA,
FECHA: 18 DE DiCIEMBRE DE 2009
PGINA: 5 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
l clave: V8T-DFP-PR-003
n-o-r'''''ig-cin-a-cI-:1;C:8C-:_
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Liconsa
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MATERIALES DE ENVASE Y
EMPAQUE:
Se asocian directamente con el producto terminado para
contenerlo e identificarlo; los de mayor demanda son:
polietileno para 1 y 2 litros de leche, laminacin para sobres y
cajas de cartn corrugado.
MATERIAS PRIMAS: Materiales e insumos comprados por L1CONSA y que son
sometidos a otras operaciones de transformacin antes de
que se puedan vender como productos terminados. Los ms
importantes: leche en polvo y fresca, maltodextrina,
saborizantes, azcar, mezclas vitamnicas, aceite de
palmolena, grasa de coco y vitamina A+D3.
MERCANCAS Objetos de trato o venta.
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Establece las caractersticas que debe reunir la informacin
financiera contenida en los estados financieros para satisfacer
apropiadamente las necesidades comunes de los usuarios
generales de la misma.
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Materias primas y materiales sujetos a acciones que se r
encuentran interrelacionadas de forma dinmica orientadas a, !
la transformacin; de tal manera que. dichos elementos pasan' !
a ser productos terminados, listos para su venta, tras un cM
proceso en el que se incrementa su valor, que comprende f
materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin.
Valuacin de inventarios por el mtodo de ltimas Entradas-/1
Primeras Salidas.
VALUACiN U. E. P. S.:
PRODUCCiN EN
PROCESO:
NORMA REVELACiN
SUFICIENTE:
FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009
P:\GiNA 6 DE Te
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
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Liconsa
IV. MARCO LEGAL
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente.
1. Leyes
- Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente.
Ley del Impuesto al Activo de las Empresas. Vigente.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Vigente.
- Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
Ley General de Contabilidad Gubernamental. Vigente
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara. Vigente
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Vigente. />.
-,
2. Cdigos
- Cdigo Fiscal de la Federacin. Vigente
3
4.
5.
Reglamentos
Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
- Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente
- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
Documentos Normativos Administrativos Internos
- Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de
Bienes Muebles
- Manual de Organizacin General de L1CONSA
Otros
- Circular Tcnica de Normas de Informacin Financiera (NIF-06 BIS)
- Boletines C-4 y B-10 de la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos
- Normas de informacin Financiera del Consejo Mexicano para la Investigacin y
Desarrollo de Normas de Informacin Financiera, AC.
Postulados Bsicos de Contabilidad Gubernamental del Consejo Nacional de
Armonizacin Contable.
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FECHA 186E DICIEMBRE DE 2009
PGiNA 14 DE 70
-CION DE FINANZAS YPLANEAC1N
Liconsa
, Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes
i Clave: VST-DFP-PR-003 i No. Revisin: 04
IEmisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
........
b. Dos copias del cierre de operaciones, una con cifras a la fecha de la Toma
Fsica, para la comparacin de cifras entre el kardex y la cantidad fsica contada
en el inventario, estableciendo las posibles diferencias y aclaracin de las
mismas y otra, a la fecha del cierre de operaciones del mes, a fin de efectuar el
comparativo fsico contra registros contables de L1CONSA
c. Una vez determinadas las existencias de leche en polvo y aceptadas por
L1CONSA y la "almacenadora" o tercero responsable de la custodia de las
mercancas, se solicitar por escrito, la confirmacin de saldos.
d. El servicio de montacargas; para facilitar las labores del personal de conteo y
mover las estibas, en caso necesario.
e. El apoyo indispensable para que el personal de L1CONSA pueda desempear /\
sus funciones \
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<ja
El nmero de pareja o grupo,
La procedencia de la leche,
El nmero de orden de movilizacin,
La clave de "liberada" o "no liberada",
El nmero del contrato,
El nombre del proveedor
Clave asignada al producto
Resultado de lo contado
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Liconsa
Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Como asesor, el representante del rgano Interno de Control.
Subgerencia de Produccin y Mantenimiento o de Padrn de
Beneficiarios.
Subgerencia o Departamento de Control de Calidad.
Departamento de Produccin.
18. Con el objeto de coordinar adecuadamente la Toma Fsica del inventario, las Mesas
de Control General y Auxiliar, realizarn conjuntamente las siguientes funciones:
a. Verificar que se haya llevado a cabo la entrega y recibo de los marbetes para la
Toma Fsica, mediante el Comprobante de Entrega y Recibo. (anexo 3).
e. Verificar en los marbetes que la CANTIDAD, exprese la unidad de medida de la
mercanca contada (kilos, piezas, litros, etc.)
, ~
Recorrer las reas a inventariar, supervisando al personal que interviene en los /li
conteos fisicos, cerciorndose de que sigan las instrucciones especficas del.: !:
procedimiento y aclarndoles las dudas que se presenten. !
Verificar que los marbetes estn colocados en lugar visible y fcil de localizar.
b. Verificar, cotejando con los planos de ubicacin, que el acomodo y marbeteo
de las mercancas sea adecuado, evitando que alguna estiba, rack, etc. quede,
sin marbete de tal forma que los conteos se realicen correctamente. \
\
\\
c.
d.
f. Verificar que los talones de los marbetes contengan el nmero de la pareja que 1'"
realiz el conteo y la fecha de realizacin del inventario. L:::l-
g. Los marbetes debern contener adems de los datos que en ellos se solicitan, ~
el nombre del Centro de Trabajo y la fecha de realizacin del inventario fsico. \ J
h. Elaborar la Hoja de Control de Marbetes (anexo 4)
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i Revisin: 18-12-2009
Liconsa
20. Ser responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control Auxiliar:
a, Ordenar y relacionar progresivamente los marbetes,
b. Vaciar las cantidades del primer y segundo conteo,
c. Determinar las diferencias entre los primeros y segundos conteos.
d. En caso de existir diferencias entre los primeros y segundos conteos, solicitar
a la Mesa de Control General un definitivo tercer conteo,
e, En caso de efectuar terceros conteos, lo debern realizar personas diferentes
de las que ejecutaron los primeros y segundos,
g, En caso de terceros conteos, verificar que la cantidad determinada como
correcta y definitiva, se transcriba a los talones de primero y segundo conteo,
con la firma del encargado de la Mesa de Control General validando la
correccin de las cantidades
f. Asimismo, nicamente proporcionar al personal que realizar el tercer conteo,
los datos de localizacin de los productos de que se trate, debindolos
acompaar un integrante de la Mesa de Control General, para dar validez a los I
datos que se obtengan, firmando el taln del marbete del tercer conteo, "
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21, La Direccin de Materiales har los trmites necesarios ante los proveedores, para
evitar recepciones de mercancas durante el periodo de Toma Fisica de
Inventarios, Del mismo modo, tomar las medidas necesarias, para evitar que se
realicen transferencas de productos entre los centros de trabajo, previo y durante
la Toma Fisica del inventario.
22, Se evitar el recbo y despacho de mercancas durante la Toma Fsica del
inventario, En casos especiales en que haya necesidad de realizar dichas
operaciones, se har del conocimiento y con la autorizacin de la Mesa de Control
General, utilizando para ello la Relacin de Mercancas Recbidas y/o la Relacin
de Mercancias Despachadas durante el inventario, (ANEXOS 6 y/ 7),
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FECHA: 18 DE DICiEMBRE E 2009
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DIRECCIN DE FfNANZAS y PLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Liconsa
i No. Revisin: 04
: Revisin: 18-12-2009 Emisin original: 18-04-1992
Clave: VST-DFP-PR-003
23. Una vez efectuada la Toma Fisica en cada uno de los almacenes, se deber tener
especial cuidado en el control de entradas y salidas de producto, con el propsito
de que al cierre contable, se puedan establecer las cifras para los comparativos de
existencias fisicas contra kardex del almacn y contra los registros contables.
24. El rea de Control de Calidad mediante dictamen o, en su caso, el Personal Tcnico
Especializado mediante Acta Administrativa; son los responsables de determinar el
buen o mal estado de las existencias a inventariar. Por lo que antes de la Toma
Fsica de Inventarios, los productos dictaminados en mal estado o inservibles se
debern contar, relacionar y separar para su envo al almacn de Recuperacin (a
excepcin de las herramientas, refacciones y accesorios); en el caso de leche en
polvo de importacin, se proceder con lo indicado en el apartado XXVI del
"Procedimiento Para la Compra, Internacin y Almacenamiento de Leche en Polvo
de Importacn", a efectos de no ser considerados dentro del inventario. Asimismo,
en la medida de lo posible, evitar existencias por contrato de leche en polvo
menores a treinta toneladas.
25. Previo a la Toma Fisica del inventario y con la finalidad de mantener nicamente
existencias en buen estado en los almacenes, el Centro de Trabajo deber observar
la siguiente normatividad:
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I I
DE 2009
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DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
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Clave: VST-DFP-PR-003 I -
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......................................
VII. DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
Actividad
Director de
Finanzas y
Planeacin
Responsable I
1
e--------------------I
i Informa oportunamente por escrito, a las reas I
Iinvolucradas, la realizacin de la Toma Fsica,
i indicando la fecha del evento y los almacenes a
Iinventariar.
,
I
i Num.
2 Director de
Finanzas y
Planeacin
IEl inventario fsico es para Leche en Polvo de
IImportacin?
I S ir al paso No. 3.
No ir al paso No. 6.
\
\
lAt-
\
/ '
i Remite diez das despus de haber recibido la
Icomunicacin por escrito de la Dreccin de
IFnanzas y Planeacin, el programa de
i actividades con la siguiente informacin:
Fecha de inicio y terminacin
Personal participante en grupos de i
Conteo y mesas de Control General y
auxiliar
Nmero de bodegas a inventariar
Cantidad de marbetes a utilizar
! Solicita a la Direccin de Materiales o rea I
Iresponsable, el programa de actividades para I
Idicho evento.
I Informa oportunamente por escrito a la Direccin
Ide Materiales o rea responsable, las existencias I
l de leche en polvo importada, la fecha de I
Irealizacin y personal participante en la Toma
IFsica
Director de
Finanzas y
Planeacin
Director de
Finanzas y
Planeacin
Direccin de
Materiales
3
4
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FECHA la DE 2009
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DIRECCiN DE FfNANZAS y PLANEACN
(t Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04 j teensa
Emisin original: 18-04-1992 i Revisin: 18-12-2009
i
Paso
Nm.
Responsable [
i
Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
6 Gerente del
Centro de
Trabajo
i Recibe la comunicacin y la hace del i
Iconocimiento de los titulares de los departamentos I
Iinvolucrados en el manejo y control de los I
Ialmacenes.
\;
Anexo 2
Anexo 2
Anexo 3
! Realiza los planes necesarios para el i
i cumplimiento y buen desarrollo de la Toma Fsica i
I de Inventarios. I
1 Recibe los marbetes del rea de Administracin y
IFinanzas, los distribuye y elabora el comprobante
i respectivo para cada almacn.
I
i Recibe los marbetes y la documentacin que le
1 corresponde y previo al inventario, selecciona e
! instruye al personal de su rea, para que un dla
i antes del inventario fsico a ms tardar. los,
Iproductos a inventariar hayan sido acomodados!
Iadecuadamente y queden colocados los marbetes I
Ide todos los artculos de acuerdo a las normas l'
I establecidas.
i _
i Entrega los planos de piso que mencionan la I
. ,
! ubicacin de las mercancas al responsable dell
, ,
i rea de Administracn y Finanzas, para que I
planifique la distribucin de las reas que se I
asignarn a las parejas de conteo. 1-------1
Recibe de su Mesa de Control Generala Auxiliar, I
comunicado de inventario y planos de piso y I
procede, de acuerdo con las instrucciones I
,
recibidas, calendario y horario establecidos, a!
efectuar el conteo fisico.
i
Personal del
primer conteo
Jefe o
Representante
de Almacenes
Jefe o
Representante
Almacn
Involucrado
Jefe o
Representante
Almacn
Involucrado
Subgerente
Administracin
y Finanzas del
Centro de
Trabajo.
8
7
9
11
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FECHA DE DiCiEMBRE E 2009
PAGINA 24 DE 70
oeeccc. DE FINANZAS Y PLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
I No. Revisin: 04
,
I Revisin: 18-12-2009
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
Paso
Num.
Responsable Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
12 Personal del
primer conteo
Desprende la parte correspondiente al primer I
i conteo, por cada estiba, tanque, silo, gaveta,
,
Ipieza, etc., que cuente, comprobando que la
1 descripcin corresponda con el artculo o insumo
Ique se trate y anotando en el espacio de I
I"CANTIDAD" el resultado de lo contado expresado I
Ia la mnima unidad de medida (kilos, litros, i
i piezas, etc.). Al reverso del marbete del primer
I conteo, anotarn las operaciones aritmticas i
'efectuadas para determinar la cantidad de 1
1
'
producto.
13 Personal del
primer conteo
i Cuenta las reas que le fueron designadas al
Iterminar, entrega los talones del primer conteo a la I
IMesa de Control correspondiente. i
14
15
Personal del
segundo
conteo
Personal del
segundo
conteo
/
16 Mesa de
Control General
y Auxiliar
O/REce: 'E FINANZAS Y PLANEAC/N
Liconsa
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 1 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 I Revisin: 18-12-2009
---......................................
Paso
Num.
Responsable Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
17 Mesa de
Control General
y Auxiliar
Se pregunta si Existen diferencias entre
primero y segundo conteo?
S.- ir al paso No. 18
No.- ir al paso No. 20
ell
I
/
Anexo 6
Anexo 8
I \ ~
1.7"'- }
r /VI
'i f
, \
Desprende la parte correspondiente al tercer
conteo, por cada estiba, tanque, silo, gaveta,
pieza, etc., que cuente, comprobando que la
descripcin corresponda con el artculo o insumo
que se trate y anotando en el espacio de
'CANTIDAD" el resultado de lo contado expresado
a la mnima unidad de medida (kilos litros piezas
etc.) Al reverso del marbete del tercer conteo,
anotarn las operaciones aritmticas
efectuadas para determinar la cantidad de
producto
Ordena el tercer conteo de acuerdo al numeral 20
de las Polticas de Operacin.
Mesa de Cancela los marbetes que no hayan sido usados.
Control General
y Auxiliar
Mesa de
Control General
Recibe de le Mesa de Control Auxiliar, la
documentacin, los marbetes del primero, del
segundo y los efectuados del tercer conteo.
Mesa de Verifica que los listados sean correctos.
Control General
y Auxiliar
Mesa de
Control General
y Auxiliar
Personal de
Tercer Conteo
22
21
20
19
18
/7
I I
1Po- '"
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FECHA""1a DE DICiEMBRE DE 2009
P,.GiNA 26 DE Te
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
Paso
I Num.
I
Responsable Actividad
Nombre y
Clave del
Documento
de Trabajo
23 Mesa de
Control General
y Auxiliar
Elabora dos listados por cada almacn al terminar
,
los conteos de las existencias, uno relacionando I
todos los marbetes asignados en orden progresivo I
por nmero (anexo 8); para proceder a la I
comparacin de primeros y segundos conteos y
otro, sumando todos los marbetes que conforman
un solo cdigo o producto (anexo 9), para
proceder a la comparacin contra el kardex.
Anexo 8
Anexo 9
\
Anexo 4
i Elabora la Hoja de Control de Marbetes Mesa de 24 ,
,
i
Control General i
,
25 Mesa de IElabora comunicado dirigido al Director de
Anexo 13
,
,
,
Control General IFinanzas y Planeacin, firmado por el Gerente del
I ICentro de Trabajo
i
; Elabora Acta de Terminacin de Toma Fsica de
,
26 Mesa de
Anexo 14
i
Control General Inventarios y la firman todos los integrantes de la
I
/
I
Mesa de Control General, ,
,
I
27 Mesa de Entrega los talones del primero y tercer conteo, al
,
Control General titular del rea de Administracin y Finanzas; los
I
del segundo conteo al titular del rea de
!
Almacenes,
,
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
A
11
/ 1
-
Liconsa
Al TERMiNAR DE CONTAR
ENTREGA LOS TALONES DEL
PRIMER CONTEO A LA MESA DE
CONTROL CORRESPONDIENTE
13 G
SI "EXISTE ALGUNA
DIFERENCIA ENTRE El
PRIMER Y SEGUNDO
CONTEO?
NO
K
e
!
VERIFICA QUE LOS LISTADOS
SEAN CORRECTOS
! M
1
I
22
21
RECIBE DElA MESA DE
CONTROL AUXILIAR
DOCUMENTACiN DE
MARBETES DE 1ER 200 Y 3ER
CONTEO
20
J
SE ORDENA El 3ER CONTEO DE
ACUERDO A lOS INCISOS O) Y E)
DEL NUMERAL 20 DE LAS
APOLTICAS DE OPERACiN
19
DESPRENDE PARTE DEL
MARBETE CORRESPONDIENTE Al
TERCER CONTEO, ANOTANOO LA
CANTIDAD RESULTADO DE lO
CONTADO AL REVERSO ANOTA
OPERACIONES
18
"<z; 5' ""';':;'iY;>;'F<i< ://;0:<:;< ,JP
'" "',',<:}VY"iJ
'.'
. ,e ., ;\.",
RECIBE DELAS PAREJAS DE
CONTEO LOS TALONES DE
MARBETE Y PROCEDE A
LO ESTABLECIDO EN LOS
PUNTOS 19 Y20
16 I
RECORRER LAS REAS QUE SE
lE ASIGNARON, EN EL MISMO
ORDEN QUE EL PERSONAL DEL
PRIMER CONTEO
14 H
DESPRENDE PARTE DEL MARBt:. TE
CORRESPONDIENTE Al SEGUNDO
CONTEO. ANOTANDO LA CANTIDAD
RESUlTAOO DE LOCONTADO Al
REVERSO ANOTA OPERACIONES
15 H
CHA: 18 DE DICIEMBRE DE zoos
PGINA 29 DE 70
DIREe OE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
:
11
Liconsa
I
/
/
/
/
CANCELA lOS MARBETES
QUE NO HAYAN SIDO USADOS
22 I
ELABORARA LISTADOS
RELACIONANDO CON SUMA
TODOS LOS MARBETES
DESPUES COMPARA
23
CONTRA KAROEX,
I
ELABORARA LA HOJA DE
CONTROL DE MARBETES
24 K
ELABORAR COMUNICADO A
DIRECTOR FINANZAS Y
PlANEACIN FIRMADO POR
GTE CENTRO TRABAJO
25 K
ELABORAR ACTA DE
TERMINACiN DE TOMA FSICA
DE INVENTARIOS
26 K
ENTREGARA LOS TALONES
DEL tER Y 3ER CONTEO A
ADMN y FINANZAS. lOS
TALONES DEL 200 CONTEO
Al REA DE ALMACENES
27 K
FIN
FECHA 18 DE OlCIEM8RE DE 2009
PGINA 30 DE 70
DIREe JN DE FINANZAS YPLANEACfN
Liconsa
Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
!
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes
i Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
,
IX. RELACiN DE ANEXOS
Nm. Nombre del documento Clave
1 Cdula de Corte Documental Anexo 1
2
i
i Instructivo de llenado de Cdula de Corte Documental
3
4
: Marbete
I Instructivo de llenado Marbete
i
Anexo 2
Anexo 3
I Instructivo de llenado de Comprobante de Entrega y Recibo de
IMarbetes
IComprobante de Entrega y de Recibo de Marbetes
!
5
7
8
6
9
10
11
12
13
14
I Parejas para Conteo
,
i Anexo 5C
\
Anexo 6
Instructivo de llenado de Relacin de Marbetes
i Relacin de Mercanca Recibida durante el Inventario
I .
IGrupos para Conteo
i
I Instructivo de llenado de Grupos para Conteos
i
FECHA 12 DE 2009
f'GINA 31 DE i0
21
18
19
20
17
15
16
! Instructivo de llenado de Relacin de Mercancias Recibidas I
i durante el Inventario '
I Relacin de Mercanca Despachada durante el Inventario
, '
i Instructivo de llenado de-Relacin de Mercancas Despachadas i
i durante el Inventario I
-----+-: -1------
Relacin de Marbetes Anexo 8
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
11
,
Liconsa
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
rClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
iEmisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
____
Nm.
23
I
Nombre del documento i Clave
Cdula Comparativa de Existencias Fsicas Contra Kardex de I Anexo 9
Almacn I
24 Instructivo de llenado de Cdula Comparativa de Existencias I
Fisicas Contra Kardex de Almacn
25 Cdula Comparativa de Existencias Fisicas Contra Saldo en I Anexo 10
Libros
''\
\
Instructivo de Llenado de Acta Administrativa de Terminacin i
de Inventarios
34
33
31
32
29
28
30
26
27
Instructivo de llenado de Cdula Comparativa de Existencias i
1----- Fsicas Contra Saldos en Libros, por Producto y Almacn i
Cdula de Determinacin de Diferencias Definitivas por I
1
Anexo 11
Almacn
Instructivo de Llenado de Cdula de Determinacin de I I
I '
Diferencias Definitivas por Almacn I I
Saldo en Cuentas de Inventarios segn Balanza de' Anexo 12 I
Comprobacin 1 ' /
1------ I /\ J /
de Llenado de Saldc:s de las Cuentas de Inventarios, I .v ir
t
/
segun Balanza de Comprobaclon I '1'
Comunicado Oficial a la Direccin de Finanzas y Planeacin 1 Anexo 131 /
Instructivo de Llenado de Comunicado Oficial la Direccin de' 1
Finanzas y Planeacin I
l-
Acta Administrativa (de Terminacin de Toma Fisica de i Anexo 14
Inventarios en Almacenes) I
I
If
FECHA 18 DE OICiEMBRE DE 2009
PAGiNA 32 DE 7D
DIREccnN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 1 No. Revisin: 04
i
11
Liconsa
CENTRI DE TRABAJI:
ALMACN DE:
FECHA:
ANEXO 1
lICONSA, S. A, DE C. V.
CDULA DE CIRTE DICUMENTAl
__W'-- _
__W'-- _
__<ID'-- _
FIRMATI
NMERIDEl
LnMI UTllIZADI
_--'W'--__
NMERIDEl
PRIMERI AUTILIZAR
_--'(J'--__
(Z)'=::=-::=:-====,----_
=NI=M=BR=EYRRMA DEl ALMACENISTA
_ --,(2)-:--::-:--::-:==__-:--::_
MIMBRE YRRMA DEl REPRESENTANTE
DE LA DIRECCiN DE RNANZAS
YPLANEACIN
HUlRARlN
_----'00 _
NIMBREYRRMA DEl REPRESENTANTE
DEl AREA DE ADMINISTRACiN Y
RRANZAS.
Vo.Bo.
_
MIMBRE YFIRMA DEl REPRESENTANTE DEl
RGANIINTERND DE CINTRIl
FECHA 13 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGiNA 33 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
[Revisin: 18-12-2009
..
..
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 1
CDULA DE CORTE DOCUMENTAL
la Direccin de Materiales
Nombre firma del re resentante de la Direccin de Finanzas Planeacin
i
i Nombres de los formatos utilizados en el almacn
1 Se anotar
4
1
2
3
8
9
Nmero
,
5 i Nmeros de los ltimos documentos utilizados en el mes
I
i
6 . Nmeros de los primeros documentos a utilizar en el mes siouiente
!
,
I
7 Nombre v firma del resoonsable del almacn
i
Nombre y firma del representante de Finanzas del Centro de Trabajo o de
i
/
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PAGINA 34 DE 70
DfRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
,
i No. Revisin: 04
i
i Revisin: 18-12-2009
11
Liconsa
ANEXO 2
MARBETE
o
oL....L..L....l
o
o
TERCER CONTEO 1
(4) (4)
3
SECCION
PffiMER como
CornGO
2
fOUO
(11
LOCAUZAClON
3
(41
7
CAlITIOAD
(5)
UNIOAO
(61
(81
PAREJA
7
(9) Reverso de cada parte del marbete.
j
1'1
/ '
.'
. ,
. \
FECHA 18 DE DICiEMBRE DE 2009
pAGINA 35 DE 70
DIRECCION DE FINANZAS YPLANEACION
liconsa
No. Revisin: 04
i
i Revisin: 18-12-2009
I
Emisin original: 18-04-1992
Clave: V8T-DFP-PR-003
(1) Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
'c* Inventarios en Almacenes
I Nmero
, 1
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 2
MARBETE
, Se anotar
! Nmero consecutivo del marbete
2
3
4
5
6
7
8
9
,
! Al reverso de cada parte del marbete, anotarn las operaciones aritmticas
I efectuadas para determinar la cantidad de producto
/l
/ ~ ./1
/ 11'1
, 'J i
" /
/ - /
/
Jf
b
/'.. -
. /
. ~ / / ~
\
/
FECHA ie DE DICiEMBRE DE 2009
PAGiNA 36 CE 70
DiRECCIN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
,
Liconsa
ANEXO 3
lICONSA, S. A. DE C. V.
CIMPRIBANTE DE ENTREGAYRECIBI DE MARBETES
FECHA: UJ _
PARA: JEFE DE ALMACENES
DE: SUBGERENCIA DE ADMINISmAClN yFINANZAS
ACIMPAHAMlSALAPRESENTE-U) MARBETES CIN NMERIS DE FIlII DEl __W,--
ULAL W. PARA LA TIMA FlSICA DEl INVENTAR" EN El A L M A C ~ N DE (.4),--
_'--(.4)
A
; !;
ji' I , '
i f Y
lfj
J I
ENTREG:
RECIBi:
___ill _
HIMBRE YRRMA
---'@------
NIMBRE YRRMA
/
u
f
>
FECHA 18 DE D1CIEMBRE DE 2009
pAGiNA 37 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
INo. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
11
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 3
COMPROBANTE DE ENTREGA Y RECIBO DE MARBETES
Nmero
1
2
3
4
5
6
Se anotar
Fecha de realizacin del Inventario Fsico
Cantdad de marbetes asi nados al almacn a inventariar
De qu nmero a qu nmero de folio se est entregando para el i
i inventario, conforme al total de marbetes I
i Nombre del almacn al cual se han destinado los marbetes
Nombre y firma del representante de Finanzas del Centro de Trabajo o de
la Direccin de Finanzas y Planeacin I
Nombre y firma del responsable de los almacenes !
~
\
-,
,
\\
' ' ' ~ ~
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGINA 35 DE 70
DIRECCiN DE FfNANZAS y PLANEACIN
11
Liconsa
i No. Revisin: 04
!
IRevisin: 18-12-2009
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii;
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
,
! Clave: V8T-DFP-PR-003
i Emisin original: 18-04-1992
ANEXO 4
L1C1NSA, S. A, DE C. V.
NIJA DE CINTRll DE MARBETES
FECHA: __w'--__
PARA: MESA DE CINTRll GENERAL
DE: MESA DE CINTRll AUXILIAR
AlMActNDE: _----'w'----- _
MARBETES DESTINADIS: DEl m Al m_
MARBETES NI UTllIZADIS:
MARBETES CANCElADIS:
DEl
_----'W'-- _
\ /
,1
RECIBi:
EIITREG:
'1I1"MBRE YFIRMA
MIMBRE YFIRMA
FECHA 18 DE DIC!EM8RE DE 2009
PGINA 39 DE 70
CN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-OFP-PR-003
Emisin orignal: 18-04-1992
iNo. Revisin: 04
1 Revisin: 18-12-2009
,
.JI
Liconsa
Nmero
1
2
3
4
5
6
7
8
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 4
HOJA DE CONTROL DE MARBETES
Se anotar
Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Nombre del almacn que se inventari
I Marbetes que se destinaron para el inventario del almacn, de qu nmero
I a qu nmero
,
; Nombre y firma de encargado de la Mesa de Control Auxiliar
->
'
,
. ' ' ..;--"-
,
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
pAVNA 40 DE zo
DIRECCION DE FINANZAS YPLANEACI(;N
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003 No. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
"
"
Liconsa
ANEXO 5A
L1CDNSA. S. A. DE C. V.
MESADE CONTROL GENERAL
CENTRO DE TRABAJO:
FECNA:
_----'w'-- _
_---'(,..,,2.1-) _
\
\
\
__w'---__
__w _
FIRMA
__w _
REA QUE
REPRESENTA
DIRECCiN DE
FINANZAS YPLAN.
SUBGCIA. DE ADMN.
YFINANZAS
RGANO INTERNO
DE CONTROL
_---'(R)'---__
_ ---'w'---__
NM. DENOMBRE
NMINA
_ ---'00'---__
_ ---'00'---__
__(-",-10"'-)1-__
(11)
_ ---'(..-"'1,..,,2)1-__
__(13),-__
SUBGCIA. DE PROD.
YMAHTMTO.
SUBGCIA. DE DISTR.
OPADRN
DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE CALIDAD
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCiN
IEFE DE ALMACENES
(14L
_----'w'---__
_----'wC-__
_----'w'---__
_----'wC-__
_----'W'---__
_----'W _
~
j
, ,
,. / ~ j
FECHA 13 OC;:}CIFtv1BRE DE 2009
PAGiNA 41 DE 70
DIRECCiN '3 FINANZAS YPLANEACfN
liconsa
i No. Revisin: 04 Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
(B) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
'"' Inventarios en Almacenes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 5A
MESA DE CONTROL GENERAL
Nmero I Se anotar
1 i Nombre del Centro de Trabajo
2 i Fecha de realizacin del Inventario Fsico
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
i Firmas de los empleados o representantes de cada rea ..., i
i Nombre del empleado representante de la Subqerencia de Administracin y i
I Finanzas del Centro de Trabajo > I
, Nombre del empleado representante de la Subgerencia de Distribucin o I
Padrn, Pro ramas de Abasto Social
I Nombre del empleado representante del Departamento de Control de
Calidad, Plantas Productivas
Produccin, 1
I
I rea a la que representa el empleado agregado
/1
~ /
'''\
\
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGINA 42 DE 70
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN
"
-dCC .
'"'
Liconsa
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
i Clave: V8T-DFP-PR-003
IEmisin original: 18-04-1992
L
ANEXO 58
lIC1HSA. S. A. DE C. V.
MESA DE CONTROL AUXilIAR
CENTRO DE TRABAl O:
W
ALMACN DE:
al
FECHA:
rn
\
: /
ill-
(ZJ ALMACN
00
'j
/
!
ill- UU
DISTRIBUCiN
00
/
ill- UD
PROD. yMANT.
00
ill-
(10) PADRN
00
ill-
(11) MATERIALES
00
on., (12) (13L
00
I
ill-
(12) (13L
00 /1
l
FECHA: 18 DE DiCiEMBRE DE 2809
PGINA 43 DE 70
otneccto.. s FINANZAS YPLANEAC/N
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
1No. Revisin: 04
i
! Revisin: 18-12-2009
11
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 58
MESA DE CONTROL AUXILIAR
Nmero Se anotar
1
2
Nombre del Centro de Trabajo
Nombre del almacn a inventariar
3
4
Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Nmeros de nmina de los empleados o representantes de cada rea
i
~
\
\ N ~ !
Ji i
f .1
, ,
/
/
,,- /
Nombre del empleado representante del rea de Distribucin .
Nombre del empleado representante del rea de Produccin Y.I
, Mantenimiento Plantas Productivas
i Nombre del empleado representante del rea de Finanzas del Centro de i
I Trabajo i '
I Firmas de los empleados o representantes de cada rea !
7
5
6
8
9
,
1
,
,
,
i
10
Nombre del empleado representante del rea de Padrn, Programas de
,
,
,
Abasto Social
,
Nombre del empleado representante del rea de Materiales de Oficina
,
11
,
I
Central
I
12 Nombres de los empleados representantes aareaados
,
13 Areas a las aue representan los empleados aareaados
,
L
/!
i /
h
I
FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PGINA 44 DE 70
DIRECCIQN DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
No. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009 i Emsin original: 18-04-1992
L
IClave: V8T-DFP-PR-003
".; Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
o?,,' Inventarios en Almacenes
ANEXO 5C
LI CONSA. S. A. DE C. V.
PAREJAS PUACONTEOS
CENTRO DE TRABAJO:
W
ALMACN DE:
al
FECNA: Q}
'\
\
';
PAREJA NOMBRE NM. DE ARIAUDE FIRMA
NM. NOMINA PERTENECE
-,
,
\
I
ID-
FINANZAS
\
1
W
()
\
I
--
'\
_1_
m ID-
ALMACENES ()
-', \
I
,
-\\
i
2
W ID-
FINANZAS ()
",\
I
"
- -
/r"""> h
,
_2_
m ID-
ALMACENES ()
( I
V
\
_3_
W ID-
FINANZAS ()
i
_3_
m ID-
ALMACENES ()
" i [
-.,---y -
_4_
W ID-
FINANZAS () vJ
,
/f.( ..
/./ 1-
4
m ID-
ALMACENES ()
v'-' _
ti
- -
_5_
W ID-
FINANZAS ()
_5_
m ID-
ALMACENES ()
l1L
6 (4)
ID-
FINANZAS ()
~
- -
6
m ID-
ALMACENES ()
- -
FINANZAS
,
_1_
W ID-
()
j
_1_
m ID-
ALMACENES ()
A -
/1
_8_
w ID-
FINANZAS ()
_8_
m ID-
ALMACENES ()
_9_
W ID-
FINANZAS ()
_9_
m ID-
ALMACENES ()
FEC' '" 18 DE DICIEMBRE DE 2009
pAGINA 45 DE 70
DJRECCINS' FINANZAS YPLANEACfN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
liconsa
No. Revisin: 04
IRevisin: 18-12-2009
Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
____..:-iiiiiiii
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 5C
PAREJAS PARA CONTEOS
Nmero Se anotar
l&-
,
,
!
/1
rF
Nombre del Centro de Trabajo
Nmeros de nmina de los empleados o representantes de cada rea
Firmas de los empleados o representantes de cada rea ,
,
Nombres de los empleados o representantes del rea de Almacenes del i
Centro de Trabajo, para integrar cada pareja '
Nombre del almacn a inventariar
Fecha de realizacin del Inventario Fisico 1
IRevisin: 18-12-2009
!
Liconsa
ANEXO 6
I
!
/\
\
\
(16) (15) (14)
/
FECHA 18 O ~ ~ R E DE 20G9
, PAGINA. 49 DE 70
D/REce -c'N DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
i No. Revisin: 04
,
l Revisin: 18-12-2009 Emisin original: 18-04-1992
Clave: VST-DFP-PR-003
(ji Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
" ~ Inventarios en Almacenes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 6
RELACiN DE MERCANCAS RECIBIDAS DURANTE EL INVENTARIO
Nmero
1
2
3
4
5
I Se anotar
I Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacn
I Nmero de remisin o factura que ampara la rece cin de mercanca
/
/\ ~ , \ /
i \jJ /
l' {
"
"
/
i Undad de medida de la mercanca recibda
I Cantdad de mercanca recibida
9
7
8
6
10
11
15
16
12
13
!----:;14
'""
l
l
FECHA 13 DE DICIEMBRE DE 2009
pAGiNA 50 DE 70
)fRE"'- ;:; FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
ANEXO 7
"
,
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
/
/7
/" l
FECHA 18 DE D i C ~ E DE 2C9
P!J.>iNA 51 DE. 70
DIRECC/N DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
lClave: V8T-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
L Inventarios en Almacenes
I Emisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
" " " " " " " ' ~ ~ ~ ~ ' , iiiiiiiiiiii;i""""",................
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 7
RELACiN DE MERCANCAS DESPACHADAS DURANTE EL INVENTARIO
Nmero
1
2
I Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacn
I Nombre del almacn a inventariar
\
\
L ~
/7
,
Nombre v firma del representante del Orqano Interno de Control
Nombre del cliente a uien se enva la mercancia
i Nombre v firma del representante de la Mesa de Control General
Nombre y firma del representante del rea de Admnistracin y Finanzas del
Centro de Trabajo o Direccin de Materiales
! Fecha de embar ue de la mercancia, por L1CONSA
I Nmero de remsin o factura que ampara el envo de mercanca
I Cantidad de mercanca despachada
,
I Suma de importes de la mercanca despachada
Suma de la cantidad de mercanca despachada
,
I Costo unitario de la mercanca despachada, segn factura
I Unidad de medida de la mercanca despachada
I Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Importe de la mercanca despachada segn factura
4
3
7
8
5
9
6
11
10
16
13
14
12
15
FECHA: 18 DE DICIEMBRE DE 2009
PAGINA 52 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
Inventarios en Almacenes
IClave: V8T-OFP-PR-003
1 Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
II
"
. -
. "
Liconsa
ANEXOS
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE
DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS
I
Elabor
(15)
NOMBRE Y FIRMA
/\
\
\
';
ANEXO 8
,1:0' !
>
FECHA 18 DE DiCIEMBRE DE 20G9
PGINA 53 DE 70
DIRECC/N DE FINANZAS YPLANEACIN
Liconsa
i Revsln: 18-12-2009
,
INo. Revisin: 04 Clave: VST-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
(1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
"" Inventarios en Almacenes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXOS
RELACiN DE MARBETES
Nmero Se anotar
1
2
Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almn
-------1
Nombre del almacn a inventariar
3
4
. Fecha de realizacin del Inventario Fisico
i
i Nmero de folio consecutivo de los marbetes
5
I Nmero consecutivo de cdigos segn la descripcin del producto y del
I almacn a inventariar
6
7
i Nombre y f i r m ~ del representante de la Mesa de control Auxiliar que i ~
I elaboro la Cdula I
/1
j ,
r-.
I Unidad de medida de los productos
I Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente de primer \
I conteo \
Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente de segundo 1 \
conteo I \
Diferencia resultante de comparar las cantidades indicadas en los marbetes i ,'\ /
I de primero y segundo conteo r\lV\ /
I Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente al tercer! I if /
i conteo, en caso necesario. \ 1/
I Cantidad de producto que se determina como definitiva, posteriormente, I
I verificar que el primero y segundo conteos sean iguales, en su caso, la I 'U'
'1 cantidad indicada en el marbete del tercer conteo i e dI
Nombre y firma del representante del rea de Administracin y Finanzas del I
, Centro de Trabaio i
9
8
13
12
11
15
10
14
/
FECHA: 18 DE D!CiEMBRE DE 2009
PCiNA 54 DE 70
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
Liconsa
ANEXO 9
\
\
(14)
De Conformidad
(13)
Vo. Bo.
(12)
Vo.80.
NOMBRE Y FIRMA DEL SUBGERENTE
DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS
NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE
ALMACENES
NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO
DEL ALMACN
-.
\.
\
A i\'
f ,, \
I . -;.
li-
/7,
i
. D
ANEXO 12
y FIRMA DEL i5e
ADMINISTRACiN y FINANZAS
r
8 0
. (12)
5 4
"HALES DE ENVASE
HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y
t,e-CESORIOS
---,_,_-+----+----f--+---+--t--+----+----
? DE TERCEROS
PRODUCTO TERMINADO
(VARIABLE)
MATERIAS PRIMAS
(VARIABLE)
(11)
RE Y FIRMA OEL GERENTE
DEL CENTRO DE TRABAJO
.ccroe EN PROCESO
-PRODUCTO SEMITERMfNAOO
j \24
(VARIABLE)
1126 RECUPERACiN
1125
1121
1130-1121 MATERIAS PRIMAS
,!'IOl
- -=----jf---+----+----f--+---+----f---t----fll
1125 PRODUCTO TERMINADO
\ 1130. (FIJO)
:; 1130.1124 PRODUCTO SEMITERMINADO
- ,(FIJO)
- .,
HoCHA 18 DE DiCIEMBRE DE 2C09
PAGiNA 63 DE ro
-
'.\ DE FINANZAS Y PLANEACIN
Manual de Procedimiento para la Toma Fsca de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003
Emisn orginal: 18-04-1992
iiiii;iiiiii
" ,
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 12
SALDOS DE LAS CUENTAS DE INVENTARIOS, SEGN BALANZA DE
,
COMPROBACION
Nmero Se anotar
I
/'1
+ I
/
"
\
"
FECHA DE "OOS
(;4 DE 70
Nombre y firma del Gerente del Centro de Trabajo
Nombre y firma del titular del rea de Administracin y Finanzas del Centro
de Trabajo Sl;. J
$ .....
Importes totales por almacn para determinar el inventario final contable del I
mes en que se realiza el inventario fsco, despus de ajustes de I
inventarios, conforme a la valuacin U.E.P.S., que ser igual a las cifras del I
inventario fisico. 1
,
9
8
7
6
3
4
5
1
2
10
11
12
Unidades sobrantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza I
el inventario fsico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras 1,
-f-c:.:o:.:.n:.:ta:::b:;:.l:.:::e.::s.-::c:.:o;:.:-nJas cifras determinadas por el inventario fsico I
Importes sobrantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza!
,
el inventario fsico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras i /
contables con las cifras determinadas por el inventario fsico t Il A /
Unidades totales por almacn para el fnal. contable i/ \. /
del mes en que se realiza el Inventarla flsico, despues de ajustes de l I /
inventarios, conforme a la valuacin U.E.P.S., que ser igual a las cifras del i /
inventario fisico. .
,
Nombre del Centro de Trabajo
----------_._----...........,
Fecha de realizacin del Inventario Fisico
Unidades totales por almacn del inventario final del mes en que se realiza I
el inventario fsico, antes de ajustes de inventarios conforme a la valuacin I
UEPS .
. ,
Importe por almacn del inventario final del mes en que se realiza ,el I
Inventarla fISICO, antes de ajustes de Inventarios, conforme a la valuacin I
f--- S;-._. . i
Unidades faltantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza el I
inventario fisico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras 1
contables con las cifras determinadas por el inventario fsico I
Importes faltantes por almacn a contabilizar en el mes en que se realiza el I
inventario fisico, conforme a la valuacin U.E.P.S., para igualar las cifras 1
contables con las cifras determinadas por el inventario fsico I
-----
';:iO!NANZAS y PLANEAC/N
,
Liconsa
No. Revisin: 04
Revisin: 18-12-2009
elave:
,.) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
-sss- Inventarios en Almacenes
Emisin original: 18-04-1992
ANEXO 13
(1)FECHA
(2)NMERO DE REFERENCIA
(3)ING. GONZALO E. ROBLES VALDS
DIRECTOR DE FINANZAS Y PLANEACIN
PRESENTE.
Por medio de la presente, hago costar que el Inventario Fsco de los Almacenes de:
Practicado del da @ de (ID al da (Z) del mes
____--..,;(ID de 00 l1
c
O
o)esponde
(a
1 1la
Ltotalidad
de partdas que /\ .A, ./
estn a mi cargo y que los marbetes utilizados del al salvo los cancelados #'
y los no utilizados, contienen la existencia fsica al da establecido para el corte. . i/ /
v /
/
Por lo anterior, deseo certificar que no hay ninguna existencia adicional que haya quedado /
pendiente de inventariar y que el corte documental fue hecho de acuerdo a los lineamientos" A
establecidos en el Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios. Q.
ATENTAMENTE,
(12)
NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE
(13)
NOMBRE DEL CENL.T--R-O-D-E---T-RA-'-;-BAJO
fECHA H) o CiEMlJRE DE 2009
PACiNA >35 DE 70
mee ''; DE FINANZAS YPLANEACfN
Liconsa
IEmisin original: 18-04-1992 j Revisin: 18-12-2009
.........................,.\'iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii ....:.._-
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 13
COMUNICADO OFICIAL A LA DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
Nmero
f----+-------------------------------1
1
3
i Nombre de los almacenes donde se llev a cabo el inventario fsico
7
6
1-- 1 Dia en que inici la Toma Fsica de Inventarios
____1 Mes en que inici la Toma Fsica de Inventarios
I Da en que termin la Toma Fsica de Inventarios
I 4
r 5
8
9
10
I
i Mes en que termin la Toma Fsica de Inventarios
,
Ao de realizacin de la Toma Fsica de Inventarios
Nmero del primer marbete destinado a inventario fisico
Nmero del ltimo marbete destinado a inventario fisico
Nombre y firma del Gerente del Centro de Trabajo
Nombre del Centro de Trabajo
\
lL
/7
,
FECHA 18 DE C'C!EMBRE DE 2009
'AGiN,"", 66 DE 70
T I ( ' ~ nNAt,; y PLANEACfN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003
Emisin original: 18-04-1992
Liconsa
ANEXO 14
LI C o NS A, S, A, D E C, v,
ACTA ADMINISTRATIVA
EN (1) SIENDO LAS HORAS DEL DA ill- DE _
___ DE (ID REUNIDOS, POR PARTE DEL CORPORATIVO, LOS SEORES
________-'oo ' REPRESENTANTE DE LA DIRECCiN DE FINANZAS
Y PLANEACIN: (l) REPRESENTANTE DEL RGANO INTERNO DE CONTROL;
POR PARTE DE LA PLANTA O PROGRAMA LOS SEORES: @)c- _
; TITULAR DEL REA DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS; (9.)
---, TITULAR DEL REA DE DISTRIBUCiN DE LECHE O DE PADRN DE BENEFICIAR'-IO-S-O-D-E-P-R-O-D-U-C-C-I'N
y MANTENIMIENTO (10) TITULAR DEL REA DE
PRODUCCiN; (11) , TITULAR DE REA DE CONTROL DE
CALIDAD Y (12) TITULAR DEL REA DE ALMACENES, SE
LEVANTA LA PRESENTE ACTA CON LA CUAL SE DAN POR TERMINADOS LOS TRABAJOS DE TOMA FSICA DE
INVENTARIOS, EFECTUADOS EN ESTE CENTRO DE TRABAJO, FIRMANDO DE CONFORMIDAD LAS CITADAS
PERSONAS OUE INTERVINIERON COMO INTEGRANTES DE LA MESA DE CONTROL
GENERAL======================================================================================
=;::;:;;::-;::::;-;::=::'Lm -----
NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LA
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
________-,-,--'(ZL -----
NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL
RGANO INTERNO DE CONTROL
(ll)
--NO--M--B--R--E--D--E--L=TI=TU--'LAR -OE=-L-A--R--E--A--D--E------
ADMINISTRACiN Y FINANZAS,
00
=TI=TU--'LAR --OE=---LA--S--U--B--G--E=RE=:N--C--,A:----
DE DISTRIBUCiN DE LECHE O
DE PADRN DE BENEFICIARiOS o
DE PRODUCCtN y MANTENltvlIENT.
(10)
--Nc--r--"s--R--E--D
coE--L
=:TI=:TU--'LAR DEL DEPARTAMENTO
DE PRODUCCiN.
(11)
'--'C--'I--AS--R--E--O--E--LCOTCO'T--'ULAR DE=-L-A--R--E--A--O--E------
CONTROL DE CALIDAD.
_________.-J( 12) --
"--JOMBRE OEL TITULAR DEL AREA DE ALMACENES
___--.:(-'-'13!L) _
FIRMA
___--.:(-'-'13!L) _
FIRMA
____-l-(1...",3)'---__
FIRMA
___--.:(13)'--__
FIRMA
___--.:1-'-'13""1 _
FIRMA
(13)
FIRMA
-------'(j1)---
FIRMA
,
<, i
- !
/\/f
J
/
: ,"]! j
, I \j
I /
t
I
iI -"
'1.
/ ':
/ i
:
FECHA 12 DE OICir,MBRE DE
f'AuNA 67 DE le
"'jNANZAS y PLANE!ACIN
/
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
lClave: VST-DFP-PR-003 i No. 04
i
L
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 14
ACTA ADMINISTRATIVA DE TERMINACiN DE INVENTARIOS
Nmero Se anotar
1
2
i Nombres de: Municipio, ciudad y estado de ubicacin del Centro de Trabajo
1,
i Hora de levantamiento del acta
I
3 '1 Dia de levantamiento del acta
i
4
5
1, Mes de levantamiento del acta
I
!
6
7
8
9
10
Control
i Nombre del titular del rea de Almacenes del Centro de Trabajo
,
I Firma de todos los representantes, integrantes de la Mesa de
! General
13
11
12
\
/
/
F[oCHA.:18 DE DiCIEMBRE DE 2009
PGiNA SS DE 7J
e FINANZAS Y PLANEACN
Liconsa
! Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
i Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 No. Revisin: 04
1Emisin original: 18-04-1992 Revisin: 18-12-2009
~ ~ ........~ ~
X. HISTORIAL DE CAMBIOS
I Actualizacin del Procedimiento
1
I
"Actualizacin del Procedimiento
I
I Descripcin del Cambio
IActualizacin del Procedimiento
I
Fecha de
Aprobacin
I26/05/1999
1
118/04/1992
i Adecuaciones y cambio de I
Inomenclaturas de las reas por I
Ireestructuracin. 11
I
i
i . f
i Homologacin conforme a laV\ ,1 /
!Gua Tcnica para la Elaboraciil l/V
Ide Documentos Normativos COIil, !kl/
i clave VST-DA-GS-002, de fecha i
i \ j
I 3 de febrero de 2005. I
'1" !
! ,
!Adecuaciones y cambio de I
i nomenclaturas de las reas por i
I . , .
__..1__._ _L --'I..:.re:::.e:::.s"'t"'ru::,:c:.:t:::.urc.=aclon. .--1
04 ! 18112/2009 !Actualizacin del Procedimiento
';
03 i 05/05/2005
i
01
Revisin
numo
~ __~ ."."._" _ . _ . _ . _ ~ . _...-..T-__ . ' _ ~ ~ ~ _ ~ _ ' ~ ' --i- . _..~ - _ ...._ . _ - . ~ _ . ,_._"_
i
1------- r-rr--r-r-r
02
'';f,ECCIN DE FINANZAS YPLANEACfN
(1) Manual de Procedimiento para la Toma Fsica de
", Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 INo. Revisin: 04
Emisin original: 18-04-1992 IRevisin: 18-12-2009
Liconsa
XI. AUTORIZACiN DEL COMIT DE MEJORA REGULATORIA INTERNA
NOMBRE
LIC. RAFAEL G. MORGAN LVAREZ
Director de Administracin