Tcnico de Restaurao Variante Restaurante-Bar TIC 2011/2012

O Ambiente de trabalho
A folha de clculo O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3. Mas devemos ao Excel o fato de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de conhecimentos informticos. A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adiante, fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impraticveis de realizar.

A quadrcula virtual da folha e clculo electrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 at 1.048.576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD (16384 colunas), num total de 17.179.869.184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1.500% no nmero de linhas e de 6.300% no nmero de colunas. Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.

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O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel chama-se livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas. A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada livro novo.

1. Barra de ttulo 2. O Friso 3. Boto do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Caixa Nome 8. Barra de frmulas 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ...) e colunas(A, B, C, ...) 10. Barra de deslocamento vertical

11. Separador de folhas 12. Boto de macros 13. Modo de visualizao normal 14. Modo de esquema de pgina 15. Pr-visualizao de quebras de pginas 16. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel 17. Pgina anterior 18. Pgina seguinte 19. Comando de diviso do documento

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O que h no Friso?

H trs componentes bsicos no friso: 1 Separadores: Existem sete separadores na parte superior. Cada um representa tarefas principais executadas no Excel. 2 Grupos: Cada separador tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. 3 Comandos: Um comando um boto, uma caixa para inserir informaes ou um menu.

Os principais comandos do Excel esto no primeiro separador, o separador Base. Os comandos desse separador so aqueles que a Microsoft identificou como os mais utilizados quando as pessoas realizam tarefas bsicas com folhas. Por exemplo, os comandos Colar, Cortar e Copiar so organizados primeiramente no separador Base, no grupo rea de Transferncia. Os comandos de formatao de caracteres esto prximos, no grupo Tipo de Letra. Comandos para centralizar o texto ou alinhar texto esquerda ou direita esto no grupo Alinhamento e comandos para inserir e excluir clulas, linhas, colunas e folhas esto no grupo Clulas. Os grupos renem todos os comandos que precisas para um tipo especfico de tarefa e, durante toda a tarefa, eles permanecem em exibio e disponveis, em vez de serem ocultados em menus. Esses comandos vitais ficam visveis acima do seu espao de trabalho. Mais comandos, mas apenas quando precisas deles Cria um grfico clicando no boto do separador Base no grupo Grficos. Em seguida, os separadores Ferramentas de Grfico ficam disponveis: Estrutura, Esquema e Formatar. Os comandos do Friso so utilizados com mais frequncia. Em vez de mostrar todos os comandos a todo momento, o Excel 2010 mostra alguns comandos quando eles podem ser necessrios, em resposta a uma aco efectuada por ti. Por exemplo, se no tiveres um grfico na tua folha, os comandos para trabalhar com grficos no so necessrios. Mas depois de criado um grfico, as Ferramentas de Grfico aparecem com trs separadores: Estrutura, Esquema e Formatar. Nesses separadores, encontrars os comandos necessrios para trabalhar com o grfico. O Friso responde tua aco. Utiliza o separador Estrutura para alterar o tipo de grfico ou para mover o local do grfico; o separador Esquema para alterar ttulos de grficos ou outros elementos grficos; e o separador Formatar para adicionar cores de preenchimento ou para alterar estilos de linha. Quando conclures o grfico, clica fora da rea do grfico. As

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Ferramentas de Grfico desaparecem. Para mostra-las, clica dentro do grfico. Os separadores reaparecem. Portanto, no se preocupe se no vir todos os comandos necessrios em todos os momentos. Execute as primeiras etapas. Em seguida, os comandos necessrios estaro visveis. Mais opes, se precisares delas

Clica na seta na parte inferior de um grupo para obter mais opes se precisar delas. 1 Clica na seta no grupo Tipo de Letra. 2 A caixa de dilogo Formatar Clulas aparecer. Quando vires esta seta no canto inferior direito de um grupo, haver mais opes disponveis para o grupo. Clique na seta e voc ver uma caixa de dilogo ou um painel de tarefas. Por exemplo, no separador Base, no grupo Tipo de Letra, tens todos os comandos utilizados com mais frequncia para fazer alteraes de tipo de letra: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho da fonte e aplicar negrito, itlico ou sublinhado. Se desejares mais opes, como sobrescrito, clique na seta direita de Tipo de Letra e vers a caixa de dilogo Formatar Clulas, que tem sobrescrito e outras opes relacionadas a tipos de letra.

O Boto Office
Do lado esquerdo do ambiente de trabalho do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office. Nele, se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar, Imprimir, etc.

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As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.

Comandos do boto Office: Comando Novo: cria um novo livro no Excel, seja ele em branco ou baseado em algum modelo predefinido. Comando Abrir: anteriormente. abre um livro j guardado

Comando Guardar: guarda o livro activo no momento. Comando Guardar como: exibe opes adicionais, do lado direito. Pode clicar directamente no boto Salvar Como (ou a tecla F12) para abrir o dilogo standard de gravao.

Comando Imprimir: pode ser usado directamente ou pressionando simultaneamente Ctrl+P, o que far surgir o dilogo standard de impresso o formato varia ligeiramente conforme a sua impressora.

Podes tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso, nomeadamente impresso rpida (ou seja, directo para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.

Comando Preparar: rene funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, ttulo, etc.) e possibilidades de proteco, entre outras.

Comando Enviar: destina-se a enviar o documento para outra pessoa atravs de correio electrnico ou fax neste caso, atravs de um servio de fax da internet.

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Comando Publicar: especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras reas partilhadas onde os seus documentos possam ser utilizados por mais do que uma pessoa. Comando Fechar: fecha o documento activo e mantm o Excel aberto.

Barra de ferramentas de acesso rpido Ao lado do boto Office e por cima dos separadores, existe uma rea chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, cuja predefinio inclui trs cones, mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os cones predefinidos (assinalados com so trs (Guardar, Anular e Repetir). Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui vamos colocar a opo visualizao de impresso, que ser visualizada com o cone de um documento com uma lupa. Barras de ferramentas flutuantes O Excel 2010 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas funes, nomeadamente no mbito da formatao. Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa clula, surgir imediatamente uma barra flutuante com comandos bsicos de formatao. O Comando Zoom O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e () de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%.

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Isto pode ser til quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo. Barra de Estado A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007/2010, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.

Para alterar a Barra de estado, clica nela com o boto direito do rato.

Conceitos bsicos
Trabalhar com folhas Como j vimos anteriormente, cada arquivo um Livro e cada Livro tem vrias Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poders verificar quais as folhas que se encontram no teu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3. Podes clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Podes igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-lo para outra posio. Colunas, linhas e clulas Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma quadrcula formada pela interseco de linhas com designaes

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numricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

A interseco de uma coluna com uma linha chama-se clula. As clulas so designadas pela conjuno do nome da coluna com o nome da linha. Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrares aquela que pretendes. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde podes digitar directamente a clula para onde pretendes ir (seguido de Enter) Por exemplo, a clula fruto da interseco da coluna B com a linha 4 ser chamada B4.

Seleccionar, cortar, copiar e colar No Excel, as funes de seleco, corte, cpia e colagem de dados so bastante mais flexveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse que foi obtido de forma automtica pelo Excel, atravs de uma frmula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a frmula? E, como as clulas podem ter comentrios anexados, pretendemos tambm copilos? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posio da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo? Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. A primeira coisa que tem de saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo funciona, partida, como a cpia de quaisquer outros elementos num documento de texto, por exemplo. Isto , tudo o que aprendes-te sobre clicar, arrastar o rato e soltar, para seleccionar uma rea num texto, aplica-se igualmente numa folha de clculo: clica numa

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clula e, sem largar o rato, arrasta-o na horizontal e na vertical, de forma a seleccionares a rea que pretendes.

O mesmo acontece quando pretendemos seleccionar clulas que no so contnuas basta, ao realizarmos as seleces com o rato, pressionar a tecla Ctrl do teclado. Neste exemplo, seleccionamos apenas as clulas de B5 at D5 e de B8 at D8. Nota que nas rguas de designao das linhas e colunas h uma mudana de cor para ajudar a visualizar as clulas seleccionadas. Depois de seleccionadas as clulas pretendidas, podemos copi-las para qualquer outra zona da mesma folha ou at para outra folha do mesmo livro ou de outro qualquer.

Podes utilizar as teclas convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer ao menu de contexto com o boto direito do rato. Este ltimo prefervel no caso de pretender o comando Colar especial Ao seleccionares um conjunto de clulas, e depois escolheres a opo Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a rea a copiar.

Para inserir os dados copiados, clica com o boto direito do rato, na clula de destino e escolhe a opo Colar.

Uma vez que as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exactamente o que pretendemos colar.

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Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma simples soma dos valores das clulas imediatamente acima.

Clicando com o boto direito do rato na clula de destino, e escolhendo a opo Colar Especial surge uma caixa de dilogo que nos permite escolher o que queremos colar.

Inserir e apagar linhas e colunas Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel. 1. Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comea por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha ser inserida acima da linha seleccionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha seleccionada e todos os valores descem uma posio. 2. Depois, clica com o boto direito do rato, e escolha a opo Inserir. O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado de posio, o Excel muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados.

O mesmo processo valido para as colunas

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Introduo de dados
Tipos de dados Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados numa folha de Excel: - Numricos: valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas. - Texto: valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto. - Datas e horas: dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real. - Frmulas: as frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.

Introduo de dados Introduzir dados numa clula simples: selecciona a clula pretendida com o rato ou teclado e tecla os valores pretendidos.

Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e viceversa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos. Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direccionais do seu teclado. Introduo de dados num conjunto de clulas Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta seleccionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comea por seleccionar as clulas com o rato tendo em ateno que a clula onde o valor ir ser introduzido a que fica no canto superior esquerdo da seleco.

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Sem clicar em mais lado nenhum (caso contrrio a seleco deixa de estar activa) introduz os valores numricos pretendidos. Uma vez introduzidos os valores, carregua simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

Formatao de clulas dimenses Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007/2010, e quando se tratava de um valor numrico, o fato era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #. No Excel 2007/2010 isto s acontece quando foramos uma formatao muito estreita de uma coluna, afectando assim a clula correspondente. Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. (1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo (2) Clique e arraste at a largura pretendida; (3) Largue o boto do rato O mesmo processo pode ser feito para as linhas ;

Formatao de clulas Cores e Limites Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas.

A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letra do Separador Base.

A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupo de clulas a formatar.

Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato. Podes atribuir limites a grupos de clulas

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