Tutorial de Gerenciamento de Projetos

Erika Yamagishi Semana de Qualidade e Gesto Unicamp/FT 13 de maio de 2011

Apresentao
Erika Yamagishi
Engenheira de Computao pela UNICAMP Consultora associada da Auctus Consultoria Instrutora de cursos de GP na Extenso da UNICAMP

Como surgiu o Gerenciamento de Projetos?

Um pouco de histria...

Projetos existem desde o primrdio da civilizao: Pirmides do Egito Muralha da China Canal de Suez Princpios de GP (sc XIX e sc XX): Central Pacific Railroad (1870): construo de estrada de ferro transcontinental Frederick Taylor (1856 1915): pai do gerenciamento cientfico Princpios de Administrao Cientfica Henry Gantt (1861 1919): diagrama de Gantt I e II Guerra Mundial
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Melhores Prticas em Gerenciamento de Projetos

Associaes existentes

PMI: 420.000 membros, presente em 170 pases

APM: 17.500 membros, maior da Europa IPMA: 110.000 certificaes, presente em 40 pases

Guia PMBOK
Project Management Body of Knowledge
Ser um GUIA Ser genrico Criar uma taxonomia Orientar uma conduta tica e profissional

2000

2004

2008

Tailoring
Gerenciamento de Projetos Body of Knowledge

Projeto A

Projeto B

Projeto C 6

Projeto
O que um projeto?

O que um Projeto?
Pela definio do Guia PMBOK: Um projeto um empreendimento temporrio, desenvolvido para criar um produto ou um servio nico

Temporrio
Incio e fim definidos No necessariamente curtos Atingem o fim quando: Objetivos so alcanados Objetivos se tornam impossveis Necessidade no existe mais

nico
Diferente dos demais Nunca havia sido feito Tem algum grau de ineditismo

Projeto x Operaes
Trabalho nas Empresas

Tipos

Operaes

Projetos

Similaridades

Realizados por Pessoas Limitados aos Recursos Disponveis Planejados, Executados e Controlados

Diferenas

Contnuas e Repetitivas

Temporrios e nicos
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Projeto x Operaes
Projetos Construo de uma casa Eleio Organizao de um evento Construo de um software Realizao de uma viagem Operaes Fabricao de um carro Televendas Compra produtos consumo Contabilidade Correo bugs software

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Como surgem os projetos

Viso
Objetivos Tarefas

Patrocinador
Projeto Estratgia
Objetivos

GP
Projeto

Atividade

Atividade

Estratgia

Planejamento Estratgico
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Projeto x Produto
Ciclo de vida

Projeto Projeto

Projeto Projeto

Projeto

Concepo

Crescimento

Maturidade

Declnio

Retirada

Projeto

Projeto Projeto

Projeto

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Programas e Portflios
Gerenciamento de Portflio
Otimizao financeira Seleo de projetos Alinhamento estratgico

Gerenciamento de Programas
Patrocnio de negcio Proprietrios do benefcio Avaliao de investimento em mltiplos projetos

Gerenciamento de Projetos
Entrega dos resultados desejados no prazo e custo 13

Escritrio de Projetos - PMO

Quais so os papis de um PMO?

No criar barreiras!

No dificultar!

No ser dedo-duro!

Ns somos do PMO. Resistncia intil. Voc ser assimilado.

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Escritrio de Projetos - PMO

Project Management Office

Departamento que centraliza o gerenciamento de projetos Atuao

Suporte:

Metodologia e melhores prticas Treinamentos, ferramentas e softwares de GP

Controle:

Carteiras de projeto

Direo:

Possui gerentes de projeto Atuam no gerenciamento dos projetos em execuo

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Estruturas Organizacionais
Influncias organizacionais no projeto

Organizao funcional
Diretoria

Coordenao do Projeto

Gerente RH

Gerente Comercial

Gerente TI

Colaborador Colaborador Colaborador

Colaborador Colaborador Colaborador

Colaborador Colaborador Colaborador

As caixas em preto representam equipes envolvidas nas atividades de projetos.

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Estruturas Organizacionais
Influncias organizacionais no projeto

Organizao por projetos

Diretoria

Coordenao do Projeto
Gerente de projetos Gerente de projetos Gerente de projetos

Colaborador Colaborador

Colaborador
Colaborador Colaborador

Colaborador Colaborador

Colaborador

Colaborador

As caixas em preto representam equipes envolvidas nas atividades de projetos.

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Estruturas Organizacionais
Influncias organizacionais no projeto

Organizao matricial fraca

Diretoria

Gerente RH

Gerente comercial

Gerente TI

Colaborador

Colaborador
Colaborador Colaborador

Colaborador Colaborador

Coordenao do Projeto

Colaborador

Lider

Colaborador

As caixas em preto representam equipes envolvidas nas atividades de projetos.

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Estruturas Organizacionais
Influncias organizacionais no projeto

Organizao matricial balanceada

Diretoria

Gerente RH

Gerente comercial

Gerente TI

Colaborador

Colaborador
Colaborador Colaborador

Colaborador Colaborador

Coordenao do Projeto

Colaborador Gerente de Projetos

Colaborador

As caixas em preto representam equipes envolvidas nas atividades de projetos.

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Estruturas Organizacionais
Influncias organizacionais no projeto

Organizao matricial forte

Diretoria

Gerente RH

Gerente Comercial Colab

Gerente TI

Gerente PMO
Gerente de projetos Gerente de projetos Gerente de projetos

Colab

Colab Colab Colab

Coordenao do Projeto

Colab
Colab

Colab Colab

As caixas em preto representam equipes envolvidas nas atividades de projetos.

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Fatores ambientais

Cultura empresarial e estrutura organizacional Infra-estrutura para o gerenciamento de projetos Funes e departamentos interligados ao gerenciamento de projetos Recursos humanos e polticas aplicveis Polticas de aquisio e contratao da empresa Fatores externos que exercem influncia sobre a empresa

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Cultura empresarial

Valores, normas, crenas e expectativas Polticas e procedimentos Autoridade tica Influncias Formas no usuais ou projetos de alto risco Organizaes empreendedoras ou agressivas Estilo do gestor do projeto e da organizao Participativo ou autoritrio

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Ativos de processos organizacionais

Processos e procedimentos Processos padro Polticas Guidelines Templates Normas internas Procedimentos de controle financeiro Base de conhecimento corporativa Arquivos de projetos Informao histrica Lies aprendidas Banco de dados de configurao Registros em geral
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Restries
Recursos

Expectativas stakeholders

ESCOPO

Gesto mudanas

Gesto dos Stakeholders!

Satisfao do cliente

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Restries

Fonte: http://www.umsabadoqualquer.com/128-no-principio-tiras-que-deveriam-ter-sido-postadasanteriormente/

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Estimativas
Fatores que influenciam

Nvel de esforo

Sndrome do estudante

Tempo da atividade

Nvel de esforo

Lei de Parkinson

Tempo da atividade

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Problemas comuns em projetos

Por que falhamos?

Falha de comunicao entre as partes interessadas. No conseguir mapear as expectativas dos stakeholders. Querer definir tudo no comeo. Falta de visibilidade do andamento real do projetos e de seus problemas (sndrome do iceberg e do piloto de cronograma). No entender que o cliente precisa de ajuda para descobrir o que realmente quer (sndrome do tomador de pedidos). Achar que os conflitos se resolvem sozinhos. Ser reativo. No agir! Se preocupar com a execuo do plano de projeto e esquecer da satisfao das partes interessadas. Seguir um plano, e no um objetivo.

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Stakeholders
Quem so as partes interessadas?

Pessoas ou organizaes que influenciam ou so influenciados, positivamente ou negativamente, pelos resultados de um projeto.
So exemplos de stakeholders:
Gerente do projeto Time do projeto Cliente Usurios do produto ou servio Organizaes governamentais Sponsor Board executivo Gerentes funcionais Fornecedores e outros tantos...

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Stakeholders
...devem ser partes envolvidas

Mario Cortella 29

Por que isto ainda tem graa?

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Estamos fazendo um bom trabalho?

Standish Group, 2002

De quem a culpa?

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Gerenciamento de projetos
O que ?

Requisitos Tcnicas

Habilidades

Conhecimentos

Ferramentas Objetivos do projeto

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Gerenciamento de projetos
O que ?
Grupos de processos reas de conhecimento

Iniciao
Escopo Aquisies Tempo

Encerramento

Planejamento
Risco

Integrao

Custo

Execuo
Comunicao Qualidade RH

Monitoramento & Controle

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Gerenciamento de projetos
reas de conhecimento

Gerenciamento de integrao do projeto

Inclui os processos necessrios integrao efetiva de todos os processos requeridos para realizar o objetivo do projeto dentro dos procedimentos definidos da organizao.

Est intimamente ligado razo de ser do gerente de projeto.

Gerenciamento do escopo do projeto

Trata do que est ou no includo no projeto e inclui os processos

necessrios para garantir que o projeto inclua todo o trabalho

necessrio, e somente ele, para terminar com sucesso.

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Gerenciamento de projetos
reas de conhecimento

Gerenciamento do tempo do projeto

Inclui os processos necessrios para realizar o trmino do projeto no prazo definido.

Gerenciamento de custos do projeto

Inclui processos necessrios para terminar o projeto dentro do

oramento aprovado. Pode-se manter n vises de custo.

Gerenciamento da qualidade do projeto

Inclui processos necessrios para que as polticas de

qualidade sejam implantadas e atendam s necessidades do projeto. Visa tanto o produto/servio quanto o projeto.
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Gerenciamento de projetos
reas de conhecimento

Gerenciamento de recursos humanos do projeto

Inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Funciona como a mola do projeto e est diretamente ligado ao seu fracasso ou sucesso.

Gerenciamento das comunicaes do projeto

Inclui processos necessrios para garantir a gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e destinao final das informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

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Gerenciamento de projetos
reas de conhecimento

Gerenciamento de riscos do projeto

Inclui processos para identificao, anlise, respostas, monitoramento e controle de riscos do projeto. Visa tanto reduzir ou eliminar os impactos negativos quanto explorar/maximizar a probabilidade dos eventos que impactam positivamente.

Gerenciamento de aquisies do projeto

Inclui os processos para comprar ou adquirir produtos, servios ou resultados necessrios de fora da equipe do projeto para realizar o

trabalho.
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Gerenciamento de projetos
Grupos de processos
Processos de Execuo

Nvel de Atividade

Processos de Planejamento Processos de Iniciao Processos de Encerramento

Processos de Controle

Incio da Fase

Tempo

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Fim da Fase

4 edio do Guia PMBOK

Iniciao
Desenvolver o TA do projeto.

Planejamento
Desenvolver o plano de gerenciamento do Projeto

Execuo
Orientar e gerenciar a execuo do projeto

Monitoramento e Controle
Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanas.
Verificar o escopo Controlar o escopo Controlar cronograma

Encerramento
Encerrar o projeto ou fase

INTEGRAO

Stakeholders

Quem so as partes interessadas?

Coletar os requisitos Definir o escopo Criar a EAP Definir atividades Sequenciar atividades Estimar recursos da atividade Estimar duraes da atividade Desenvolver o cronograma Estimar custos Determinar o oramento Planejar a qualidade Desenvolver o plano de Recursos Humanos Identificar as partes interessadas Realizar a Garantia da Qualidade Mobilizar a equipe Desenvolver a equipe Gerenciar a equipe Distribuir informaes Gerenciar expectativas das partes interessadas

ESCOPO

TEMPO

CUSTOS QUALIDADE RECURSOS HUMANOS

Controlar custos Realizar o controle de qualidade

Planejar as comunicaes

Reportar desempenho

COMUNICAES

RISCOS

Planej. gerenciamento de riscos Identificar riscos Realizar anlise qualitativa Realizar anlise quantitativa Planejar respostas aos riscos Conduzir aquisies

Monitorar e controlar riscos

Planejar aquisies AQUISIES

Administrar aquisies

Encerrar aquisies

Iniciao
Termo de abertura (Project Charter)
Lista de Stakeholders

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Planejamento
Plano de Gerenciamento de Projeto
Declarao de escopo e WBS Cronograma Plano de Gerenciamento de Comunicaes Plano de Gerenciamento de Riscos Plano de Gerenciamento de Custos Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos Plano de Gerenciamento de Qualidade Plano de Gerenciamento de Aquisies
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Planejamento

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Execuo
Execuo do projeto:
Gerenciar a equipe Comunicao Garantia da qualidade Execuo das aquisies

Aceitao das entregas

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Monitoramento e Controle
Monitoramento em relao as linhas de base Controle das mudanas Controle de custos, qualidade, cronograma, desempenho, riscos, aquisies

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Encerramento
Transio do produto para o cliente Lies aprendidas, informaes histricas Encerramento de aquisies

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Gerente de projetos
Habilidades necessrias

Metodologia

Liderana

Comunicao

Project Magician
Pacincia

Resoluo conflitos

Bom senso Resoluo problemas Flexibilidade

Criatividade

Planejamento E.T.O.

Negociao

Adm geral

Coragem Pratividade

Gesto do tempo

Persistncia 46

Certificao PMP
Project Management Professional Certificao para profissionais em gerenciamento de projetos

Profissional cuja responsabilidade atingir os objetivos do projeto

Credencial mais importante e reconhecida internacionalmente na carreira de gerenciamento de projetos a um indivduo por comprovar:
Conhecimento de processos de gerenciamento de projetos Treinamento e experincia necessrios para praticar a linha metodolgica definida pelo PMI Utilizao prtica do PMBOK

Atual pr-requisito exigido em corporaes internacionais e nacionais

Desenvolvimento de carreiras Contratao Participao em processos licitatrios 47

Dvidas?

Erika Yamagishi
erikayamagishi@auctus.com.br www.auctus.com.br

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