FICHEIROS COM EXEMPLOS

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Microsoft Excel 2003 Coleco: Software Obrigatrio Autores: Isabel Cristina Lopes e Mrio Paulo Pinto Direco grfica: Antnio Jos Pedro Reviso final: Centro Atlntico Capa: Antnio Jos Pedro Centro Atlntico, Lda., 2004 Av. Dr. Carlos Bacelar, 968 - Escr. 1-A - 4764-901 V. N. Famalico Rua da Misericrdia, 76 - 1200-273 Lisboa Portugal Tel. 808 20 22 21 geral@centroatlantico.pt www.centroatlantico.pt Impresso e acabamento: Inova 1 edio: Novembro de 2004 ISBN: 989-615-003-6 Depsito legal: 219700/04

Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e servios, foram apropriadamente capitalizados. A utilizao de um termo neste livro no deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de produto ou servio. Microsoft Windows e Microsoft Excel 2003 so marcas registadas pela Microsoft Corporation. O Editor e os Autores no se responsabilizam por possveis danos morais ou fsicos causados pelas instrues contidas no livro nem por endereos Internet que no correspondam aos Websites pretendidos.

ndice

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I. O Microsoft Excel 2003 II. Apresentao do Microsoft Excel 2003 Novidades da verso 2003 A janela do Microsoft Excel 2003 III. Formatao bsica Formatar clulas Formatar linhas e colunas Formatao automtica Formatao condicional IV. Formatao avanada Folhas de clculo Criar um cabealho e rodap Configurar reas de impresso Fixar painis Proteco de dados Partilhar dados V. Grficos Criar um grfico Formatar um grfico Escolher o tipo de grfico adequado

50 51 53 55 56 57 58 62 62 64 77 77 79 82 84 88 88 89 92 98 99 101 104 104

VI. Frmulas Referncias relativas e absolutas Referncias para outras folhas ou livros Erros mais comuns nas frmulas Utilizar nomes de clulas nas frmulas Preenchimento automtico Auditoria de frmulas VII. Funes Inserir funes numa frmula Categorias de funes VIII. Funes avanadas e tcnicas de simulao Tabelas de simulao Cenrios Atingir objectivo Solver IX. Bases de dados no Excel Criar uma lista Inserir dados numa lista Importar dados externos Ordenar uma lista de dados Filtrar uma lista de dados Calcular totais numa lista X. Anexos Atalhos de teclado

II. APRESENTAO DO MICROSOFT EXCEL 2003

O Microsoft Windows SharePoint uma novidade do Office 2003 que disponibiliza um site utilizvel para criar documentos em colaborao com outras pessoas. A gesto desses documentos feita atravs do painel de tarefas REA DE TRABALHO PARTILHADA. As novas funcionalidades de segurana do Office 2003 permitem definir restries de edio e formatao de folhas de clculo, atravs de uma ferramenta chamada Information Rights Management (IRM) que vem O que sofreu maiores alteraes foi talvez a includa na edio profissional do Office 2003 forma como feita a gesto de listas: ao escolher ou na edio autnoma do Excel 2003. Com no menu DADOS > LISTA > CRIAR LISTA, -lhe pedido esta ferramenta podem-se criar documentos para seleccionar o intervalo de clulas que impossveis de ser copiados, impressos ou constituir a lista. Imediatamente activado o enviados por correio-electrnico, e inclusive filtro automtico na linha do cabealho, incluindo possvel definir uma data de validade para um agora opes de ordenao, adicionada uma documento colocado na rede. linha de insero para adicionar dados lista e A tarefa de reviso de ficheiros est mais surge a nova barra de ferramentas LISTA que facilitada com a opo de comparar livros do rene vrias funcionalidades prticas para gerir a Excel lado a lado. Se escolher o menu JANELA > sua lista, tais como ver uma verstil linha de COMPARAR LADO A LADO COM, os dois ficheiros totais, usar um formulrio para ver ou inserir aparecem em simultneo e a nova barra de dados, ou mesmo publicar a lista num servidor ferramentas COMPARAR surge, disponibilizando do Microsoft Windows SharePoint (para saber um prtico boto para fazer o deslocamento mais sobre listas consulte o captulo IX). sincronizado das duas folhas de clculo.

Novidades da verso 2003

O Microsoft Excel 2003, includo nas vrias edies do Microsoft Office 2003, tem um design mais apelativo que as anteriores verses, graas s novas cores nos menus e ao design renovado dos cones e painis de tarefas, e ainda traz algumas funcionalidades melhoradas.

A possibilidade de procurar sinnimos deixa de ser um privilgio do Word e estende-se agora tambm ao Excel, atravs do novo painel de tarefas PESQUISAR. Clicando com o boto direito do rato numa palavra e escolhendo CONSULTAR, abre-se o Painel de tarefas PESQUISAR com vrios sinnimos alternativos palavra digitada e
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Microsoft Excel 2003

possvel pesquisar informao relacionada em enciclopdias online e motores de busca, sem sair do Excel.

DICA Para adicionar mais servios ao painel de tarefas PESQUISAR, clique em OPES DE PESQUISA e active os dicionrios e enciclopdias que desejar.

O suporte para XML foi aperfeioado, embora alguns dos melhoramentos apenas surjam na edio profissional do Microsoft Office 2003. O novo painel de tarefas ORIGEM XML permite adicionar um esquema XML personalizado folha de clculo do Excel: para mapear as clulas v ao menu DADOS > XML > ORIGEM XML. A vantagem de organizar livros com esquemas XML reside em que, ao separar a informao da formatao, torna-se possvel identificar e extrair partes especficas comuns a vrias situaes. O XML usado em contextos to diversos como a configurao do aspecto de documentos oficiais ou as trocas de dados empresariais. O Office 2003 j oferece suporte para Tablet PC, permitindo entradas nas folhas de clculo do Excel atravs da escrita manual. H ainda diversas funes estatsticas do Excel que foram melhoradas em questes de arredondamentos e que agora geram resultados com maior preciso.

A rea de Transferncia do Office foi melhorada: permite armazenar at 24 itens, inclusive de outros programas que no o Office, e mantm-se activa enquanto pelo menos uma aplicao do Office estiver aberta, mostrando um cone na rea de notificao do Windows (junto do relgio).
DICA Para iniciar a rea de Transferncia do Office prima CTRL+C duas vezes.

Deve manter o Office actualizado descarregando os patches e updates que o site do OfficeUpdate disponibiliza, pois alm de corrigirem pequenas falhas do programa, deixam-no menos susceptveis a vrus. Se utiliza a funo ALEATRIO,
II. Apresentao do Microsoft Excel 2003 7

 muito importante que faa a actualizao, pois no pacote inicial do Office 2003 esta funo devolve resultados errados. O menu AJUDA > VERIFICAR A EXISTNCIA DE ACTUALIZAES leva-o pgina Web de transferncias do Office, onde deve clicar no boto VERIFICAR EXISTNCIA DE ACTUALIZAES e seguir as instrues do ecr. Mensalmente deve ir ao menu INICIAR > TODOS OS PROGRAMAS > MICROSOFT OFFICE > FERRAMENTAS DO MICROSOFT OFFICE > ASSISTENTE PARA GUARDAR AS DICA DEFINIES DO UTILIZADOR DO MICROSOFT OFFICE 2003 para criar um ficheiro com as suas definies do Se costuma utilizar determinada pasta para guardar os Office. Esta ferramenta permite restaurar essas seus documentos, h uma forma de a tornar disponvel definies mais tarde, em caso de problemas ou mais rapidamente nas caixas de dilogo ABRIR e GUARDAR. ao configurar um computador novo.
1. V ao menu FICHEIRO > ABRIR e seleccione a pasta pretendida. No menu FERRAMENTAS escolha ADICIONAR AOS MEUS LOCAIS. Aparece um cone de atalho para essa pasta na barra lateral esquerda, que pode visualizar clicando na pequena seta existente na parte de baixo dessa barra.

2. Pode ainda diminuir o tamanho dos cones, de modo a ganhar espao para mais atalhos, clicando com o boto direito sobre um dos cones do lado esquerdo e escolhendo CONES PEQUENOS, ou pode redimensionar a caixa de dilogo, arrastando o canto inferior direito.

A janela do Microsoft Excel 2003

A janela do Microsoft Excel 2003 exibe geralmente, na parte de cima, trs linhas: a primeira contm a barra de menus, a segunda partilhada pelas barras de ferramentas PADRO e FORMATAO e a terceira linha inclui a BARRA DE ENDEREO, botes para aceitar ou rejeitar a introduo de dados, um boto para inserir uma funo na clula e a BARRA DE FRMULAS, onde pode ver e inserir dados e frmulas na clula activa. Na parte de baixo so visveis os separadores das vrias folhas de clculo do livro aberto e a BARRA DE ESTADO. No Microsoft Excel 2003 surge ainda, direita da folha de clculo, o PAINEL DE TAREFAS.
DICA O painel de tarefas que surge ao iniciar o Excel mostra, por definio, vrios links para o site do Office online. Se no gostar de os ver a pode desactiv-los da seguinte forma: 1. Prima F1 para abrir o Painel de tarefas AJUDA e clique em 2. Na caixa de dilogo desactive a opo Da prxima vez que iniciar o Excel ver o efeito desejado. . e clique em OK.

Microsoft Excel 2003

Um ficheiro do Microsoft Excel denominado livro e pode conter vrias folhas de clculo. Uma folha de clculo est organizada em linhas e colunas, que quando se intersectam formam uma clula. Na imagem, a clula activa (seleccionada) tem o endereo E11, o que significa que pertence coluna E (5 coluna) e linha 11.
Nome do Livro Menus Ver mais botes ou personalizar as barras de ferramentas Barra de Ferramentas Formatao Ajuda Fechar

Barra de Ferramentas Padro Inserir Cancelar Aceitar alteraes alteraes funo Barra de Frmulas

Barra de Endereo

Linha Activa Clula Activa

Ver as folhas de clculo anteriores ou seguintes Painel de Tarefas

Barra de Estado

Separador com o nome da folha de clculo activa

DICAS As barras de ferramentas apresentam os ltimos botes utilizados; para ver os botes menos usados clique em Os menus do Excel so predefinidos para apresentar inicialmente apenas os ltimos comandos utilizados e, s aps alguns segundos, os restantes; desactive esta animao indo ao menu FERRAMENTAS > PERSONALIZAR > OPES e active . Ver como poupa tempo encontrando logo os comandos que procura.

Para mostrar ou ocultar uma barra de ferramentas basta clicar com o boto direito do rato em cima de qualquer barra visvel e escolher a pretendida.

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