II.

Création d’une base de données simple : gestion des

emprunts dans une bibliothèque
L’objectif de cet exercice est de créer une base de données simple pour la gestion d’une
bibliothèque.

II.1 Cahier des charges

La base de données devra contenir au minimum :

- les abonnés avec leur nom, prénom, etc.
- les livres avec leur titre, leur auteur, leur genre, etc.
Remarque : il peut exister plusieurs exemplaires d’un même livre.
- les prêts avec la date d’emprunt, l’abonné effectuant l’emprunt et les exemplaires
empruntés

Pour vous aider, une structure possible pour cette base de données est proposée sur la figure
suivante :

Figure 1 - Structure proposées pour la base de données Bibliothèque

Vous créerez 4 formulaires :

1. Nouveau livre et exemplaires de ce livre ;
2. Nouvel Abonné ;
3. Nouveau Prêt et exemplaires empruntés ;
4. Un menu général permettant d’accéder aux trois formulaires ci-dessus.

Vous réaliserez un état permettant d’afficher:

- l’ensemble des livres classés par genre, dans l’ordre alphabétique ainsi que le
nombre d’exemplaire de chaque livre.

Améliorations possibles :
- proposer le choix du genre de livre (Policier, Science fiction, etc.) à l’aide d’un menu
déroulant ;
- mémoriser, en plus de son nom et de son prénom, l’adresse de l’abonné dans un
format prédéfini ;
- créer une requête pour afficher les abonnés ayant emprunté au moins deux livres du
genre « Science-Fiction ».

Remarque importante : il n’est pas nécessaire que cette base de données gère des conflits du
type : un exemplaire ne peut pas être emprunté car il n’est plus en stock.
II.2 Guide pour créer une base de données

Ci-dessous sont décrites les étapes essentielles dans la création d’une base de données.

II.2.1 Création de la base de données

1) Cliquer sur le bouton office et choisir « Nouveau »

2) Choisir un nom de fichier et l’emplacement désiré
3) Cliquer sur le bouton « créer »

II.2.2 Création des tables

II.2.2.1 Création d’une table simple

A la création de la base de données, une première table est automatiquement créée et ouverte
en mode « feuille de données ». Il est possible de créer les champs de la table dans ce mode,
mais il est préférable de passer en mode création car plus d’options sont disponibles.

1) Basculer en mode « création ».

2) Une fenêtre « Enregistrer sous » s’ouvre alors. Choisir le nom de la table et cliquer sur
le bouton « Ok ».
3) Un premier champ est automatiquement créé. Il correspond à la clé primaire.
4) Modifier son nom en respectant une syntaxe du type « ID_nomdelatable ».
5) Créer les autres champs de la table en complétant les lignes suivantes (en précisant à
chaque fois un nom de champ, un type de données et une description)
6) Pour créer une nouvelle table, il suffit de cliquer sur le bouton « Table » du groupe
« Tables » de l’onglet « Créer ».

Remarque 1 : il est possible de forcer la mise en forme d’un champ. Ceci est possible grâce à
un masque de saisie. Par exemple, pour un champ « numéro de téléphone », il suffit de :
- se placer dans la case « Type de données »
- choisir un type de données « texte »
- en bas de la fenêtre, placez-vous dans la case « masque de saisie » de l’onglet
« Général »
- cliquer sur le bouton « … » pour démarrer l’assistant « masque de saisie » et laissez
vous guider.

Remarque 2 : il est par ailleurs possible de faire apparaître une liste de choix dans un champ.
Pour ce faire :
- se placer dans la case « Type de données »
- choisir un type de données « Assistant liste de choix »
- choisir « je taperai les valeurs souhaitées » et cliquer sur « suivant »
- choisir un nombre de colonnes égal à « 1 » et rentrer l’ensemble des valeurs
possibles dans la première colonne
- cliquer sur « terminer »
- vérifier le résultat en mode « feuilles de données »
II.2.2.2 Création d’une table de jonction

La procédure est la même que pour créer une table simple. La seule différence est qu’une table
de jonction ne comporte pas de clé primaire qui lui est propre mais fait apparaître plusieurs clés
primaires (généralement deux) d’autres tables. La procédure pour créer une table de jonction
est la suivante :
1) Créer une nouvelle table et basculer en mode « création »
2) Pour les deux premiers noms de champs, indiquer le nom des clés primaires de deux
autres tables (par exemple « ID_table1 » et « ID_table2 »).
3) Pour le type de données, choisir « numérique » (et non « NuméroAuto »)
4) Sélectionner les deux premières lignes et cliquer sur le bouton « Clé Primaire » du
groupe « Outils » de l’onglet « Création ». Un symbole en forme de clé est alors affiché
en face de ces deux lignes.
5) Créer éventuellement d’autres champs comme pour une table simple.

II.2.3 Création des relations entre les tables

Une fois l’ensemble des tables créées :

1) Cliquer sur le bouton « Relations » du groupe « Afficher/Masquer » de l’onglet « Outils
de base de données ».
2) Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner l’ensemble des tables et cliquer sur le bouton
« Ajouter ». Fermer cette fenêtre.
3) Pour lier les champs des différentes tables, effectuer un cliquer-déplacer d’un champ
d’une table vers un champ d’une autre table
4) Une fenêtre « Modifier des relations » s’affiche.
5) Cocher la case « Appliquer l’intégrité référentielle » et cliquer sur le bouton « créer ».
6) Faites de même pour toutes les relations inter-tables.

Remarque : les tables doivent être fermées pour pouvoir définir des relations.

II.2.4 Création d’un formulaire

Pour créer des formulaires, vous pouvez utiliser l’assistant formulaire.

1) Cliquer sur le menu-déroulant « Plus de formulaires » du groupe « Formulaires » de
l’onglet « Créer » et choisir « Assistant formulaire »
2) Choisir l’ensemble des champs (pouvant appartenir à différentes tables) intervenant
dans le formulaire à réaliser
3) Cliquer à plusieurs reprises sur « suivant » et laisser les options par défaut (au moins
dans un premier temps) jusqu’à arriver sur la dernière page de l’assistant.
4) Choisir un titre pour le formulaire et cliquer sur le bouton « Terminer »
5) Le formulaire est alors affiché en mode « formulaire » et peut déjà être utilisé.

Remarque : la mise en forme du formulaire peut ensuite être modifiée en mode « page » et en
mode « création ».

II.2.5 Création des requêtes et états

Pour la création des requêtes et états, reportez-vous à la première partie.

II.2.6 Création d’un menu général

Afin de rendre la base de données plus conviviale pour un utilisateur, vous pouvez (comme cela
était fait dans l’exemple étudié dans la première partie) créer un « menu général ». Celui-ci
offre la possibilité d’ouvrir les formulaires et d’afficher les états que vous avez créés. Pour créer
un menu général :
1) Cliquer sur le bouton « Formulaire vierge » du groupe « Formulaires » de l’onglet
« Créer».
2) Passer en mode création.
3) Dessiner des boutons pour ouvrir les différents formulaires à l’aide de l’outil « Bouton »
du groupe « Contrôles » de l’onglet « Création » (suivre les instructions de l’assistant
qui apparaît après avoir dessiné le bouton).
4) Ajouter des étiquettes avec l’outil « Étiquette » du groupe « Contrôles » de l’onglet
« Création » pour donner un titre à votre formulaire et aider l’utilisateur.

Remarque : pour ouvrir automatiquement le menu général à l’ouverture de la base de données :

- cliquer sur le bouton office et choisir « options access »
- dans le volet de gauche, choisir « base de données active »
- trouver la ligne « Afficher le formulaire » et sélectionner « Menu général »
- cliquer sur « Ok »