AMBIENTE DE LAS ORGANIZACIONES Concepto de Sistemas Un sistema se puede definir como un conjunto integrado de partes relacionadas de manera estrecha

y dinmica, que desarrolla una actividad o funcin y esta destinado a alcanzar un objetivo especifico. Todo sistema forma parte de un sistema mayor (suprasistema, que constituye su ambiente) y esta constituido por sistemas menores (subsistemas). Todo sistema presenta los siguientes elementos fundamentales: Entradas o insumos (inputs): el sistema importa y recibe insumos de ambiente (recursos, energa e informacin), que le proporcionan los medios necesarios para funcionar. Salidas o resultados (outputs): entradas debidamente procesadas y transformadas en resultados que se exportan de nuevo al ambiente en forma de productos o servicios, energa o informacin. Subsistemas: partes del sistema que procesan toda la actividad y constituyen el sistema. En una organizacin, pueden ser departamentos o divisiones. Retroalimentacin (feedback): efecto de retorno de la salida sobre la entrada al sistema para regularlo o mantenerlo dentro de ciertos parmetros (aumentarlo a travs de la retroalimentacin positiva o reducirlo a travs de la retroalimentacin negativa). La retroalimentacin alimenta al sistema con informacin de retorno. Lmites o fronteras: constituyen la separacin entra la organizacin y el ambiente externo que la rodea. Todo sistema tiene flujos de informacin, materiales y energa que proceden del ambiente (entradas), pasan por procesos de transformacin dentro del sistema y emergen como salidas o resultados. Clasificacin de los sistemas En cuanto a su constitucin, los sistemas se pueden clasificar en fsicos y abstractos. Sistemas fsicos y concretos: compuestos de equipos, instalaciones y objetos y elementos reales reciben el nombre de hardware y se pueden describir en trminos de cuantitativos de desempeo. Sistemas abstractos y conceptuales: compuestos de conceptos, abstracciones, hiptesis e ideas. Reciben el nombre de software y estn constituidos por aspectos no fsicos. Casi siempre, las organizaciones necesitan sistemas fsicos como base, y sistemas conceptuales para hacerlos funcionar. Muchos equipos (hardware) requieren programas (software) para funcionar y trabajar. En cuanto a su naturaleza, los sistemas se pueden clasificar en cerrados y abiertos.

Sistemas cerrados: sistemas cuyo intercambio con el ambiente (entradas y salidas) es poco conocido y, por tanto, estn programados por completo y son deterministicos: determinada entrada corresponde a una salida nica y determinada. Sistemas abiertos: sistemas que presentan intensas relaciones de intercambio con el ambiente a travs de mltiples entradas y salidas. Por esta razn, son probabilsticos y flexibles, pues no es posible representar ni conocer todas sus entradas y salidas. Concepto de ambiente Ambiente es todo lo que rodea externamente la organizacin. En otros trminos, ambiente es todo aquello que esta ms all de las fronteras o limites de la organizacin. Como el ambiente es muy amplio, basto, difuso y complejo, no es posible aprehenderlo y comprenderlo en su totalidad. El ambiente se puede desdoblar en dos grandes segmentos: general (o macroambiente) y especifico (microambiente). Ambiente general El ambiente general es el medio, mas amplio que incluye a la sociedad, los pases, las organizaciones, las empresas, las comunidades, etc. Funciona como un contexto amplio que afecta a todos sus componentes e integrantes de modo genrico, aunque algunos puedan experimentar ms influencias y presiones que otros. As todas las organizaciones estn sujetas a su afecto, generalizado y amplio, que repercute intensamente en todas las decisiones administrativas. El ambiente genrico es el escenario ms amplio en que ocurren todos los fenmenos econmicos, tecnolgicos, sociales, legales, culturales, polticos, demogrficos y ecolgicos que influyen en las organizaciones. Los componentes del ambiente general so Condiciones econmicas: representan la parte del ambiente general que define como producen las personas y organizaciones de una comunidad o pas, y como distribuyen y utilizan los diversos bienes y servicios. Condiciones tecnolgicas: representan la parte del ambiente general que incluye nuevos enfoques para la produccin de bienes y servicios. Abarcan procedimientos o equipos, o estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnologa en el ambiente, incluidos la investigacin y desarrollo, y los avances cientficos. Condiciones sociales: representan la parte del ambiente general que describe las caractersticas de la sociedad en que la organizacin opera. Algunos aspectos importantes del componente social son los valores sociales que prevalecen en cuestiones de derechos humanos, las tendencias en la educacin, las instituciones sociales y los estndares sociales de comportamiento. Condiciones legales: representan la parte del ambiente general que contiene los cdigos legales vigentes. Abarca las leyes y reglamentos definidos por la sociedad, asi como la forma de gobierno predominante. Condiciones polticas: representan la parte del ambiente general que contiene los elementos relacionados con asuntos gubernamentales. Se incluyen el estado general de la filosofa y los

objetivos polticos dominantes, los partidos polticos, las representaciones de la sociedad, las actitudes de los gobiernos locales, regionales y nacionales sobre industrias, etc. Condiciones culturales: representan la parte del ambiente general que contienen los elementos relacionados con los valores culturales que prevalecen en la sociedad. Condiciones demogrficas: representan las caractersticas estadsticas de una poblacin incluyen cambios en el nmero de personas y la distribucin del ingreso entre los diversos segmentos de la poblacin. Estos cambios influyen en la receptividad de bienes y servicios en el ambiente y se reflejan en la estrategia de las organizaciones. Condiciones ecolgicas: representan el estado general de la naturaleza y las condiciones del ambiente fsico y natural, as como la preocupacin de la sociedad por el ambiente. Ambiente especifico El ambiente especfico o microambiente es el ambiente ms cercano e inmediato a cada organizacin. En consecuencia, cada organizacin tiene su ambiente particular de trabajo que constituye el nicho donde desarrolla sus operaciones y donde obtiene sus insumos y coloca sus productos y servicios. Esto significa que en el ambiente de trabajo se encuentran los mercados utilizados (mercado de proveedores, mercado financiero, mercado laboral, etc.) y los mercados atendidos por la organizacin (mercado de clientes). El ambiente especifico o ambiente de trabajo esta constituido por los siguientes elementos implicados directamente en cada organizacin. Proveedores Elementos que proporcionan entradas o insumos en forma de recursos, energa, servicios e informacin a la organizacin. Los proveedores ofrecen recursos, como capital, materias primas, maquinas y equipos, tecnologa, conocimientos, publicidad, servicios jurdicos, contables, etc. Clientes Elemento que compran o adquieren los productos o servicios, es decir, absorben las salidas y los resultados de la organizacin, los clientes se pueden llamar usuarios, consumidores, contribuyentes o incluso patrocinadores. Competidores Elementos que disputan las mismas entradas (proveedores) y las mismas salidas (clientes) de la organizacin. Los competidores desarrollan estrategias no siempre esperadas ni conocidas, para ganar espacio y dominio, e intervienen en el ambiente de trabajo, generando incertidumbre en cuanto a sus decisiones y acciones. Agencias reguladoras Elementos que regulan, norman, monitorean, evalan o fiscalizan las acciones de la organizacin. Son los rganos fiscalizadores del gobierno, los sindicatos, las asociaciones de

usuario, asociaciones de clase, asociaciones de proteccin al consumidor, grupos de inters y todas las entidades de tipo regulador. Dinamismo en el ambiente El ambiente funciona como un campo dinmico de fuerzas que interactan provocando cambios y ejerciendo influencias directas e indirectas sobre las organizaciones. Estn procuran aprovechar las influencias positivas en las oportunidades que surgen, y amortiguar y asimilar las influencias negativas o simplemente adaptarse a ellas. En consecuencia, el ambiente es fuente de recursos y oportunidades de donde la organizacin extrae los insumos necesarios para su funcionamiento y subsistencia, pero tambin es fuente de restricciones, limitaciones, coacciones, problemas, amenazas y contingencias para la supervivencia. Si en un extremo el ambiente ofrece recursos, clientes y oportunidades, en el otro ofrece competidores, agencias reguladoras y problemas y desafos continuos a la organizacin. Por esta razn, la cartografa ambiental ha adquirido mucha importancia para las organizaciones que desean tener xito en aprovechar las oportunidades y ventajas, as como en esquivar las amenazas y las restricciones ambientales. Homogeneidad y heterogeneidad ambiental Cuando una organizacin tiene proveedores homogneos es un extremo y clientes homogneos en el otro, y competidores homogneos en el mercado, dice que acta en un ambiente homogneo. La homogeneidad ocurre cuando los elementos ambientales presentan las mismas caractersticas y acciones derivadas de sus necesidades. Por otra parte, cuando la organizacin tiene un extremo proveedores diferenciados y heterogneos, en el otro clientes diferenciados y heterogneos y, en el mercado, competidores diferenciados y heterogneos, se dice que acta en un ambiente heterogneo. Estabilidad e inestabilidad ambiental La complejidad no se limita a esto. Cuando los elementos ambientales de una organizacin (proveedores, clientes, competidores y agencias reguladoras) son estables, conservadores, previsibles y poco variables en sus acciones y decisiones, se dice que la organizacin acta en un ambiente estable, esttico, rutinario y previsible. No obstante cuando los elementos ambientales son inestables, innovadores, impredecibles y cambian constantemente sus acciones y decisiones, se dice que la organizacin acta en un ambiente inestable, cambiante, dinmico y turbulento. Relaciones entre la organizacin y su ambiente Porque las organizaciones estn tan preocupadas por sus ambientes? La principal razn es que el ambiente crea incertidumbre a los administradores de las organizaciones. En la mayor parte de los casos, los administradores aprenden a trabajar con certeza y previsibilidad. Es difcil trabajar con incertidumbre y imprevisibilidad.

Adaptacin ambiental Las organizaciones que enfrentan alto grado de incertidumbre frente a los competidores, clientes, proveedores o agencias reguladoras acostumbran a utilizar varias estrategias para adaptarse a esos cambios: previsin y planeacin, estructura flexible, papeles de frontera, fusiones y joint ventures. Previsin y planeacin. La previsin de cambios ambientales y la planeacin organizacional son actividades tpicas de grandes organizaciones. La previsin es una actividad para delinear tendencias que permitan a los administradores predecir eventos futuros. Muchas organizaciones crean rganos internos de planeacin para evitar cometer errores en situaciones de cambios rpidos o adversos en el ambiente. Estructura flexible. Una estructura organizacional gil y flexible puede servir de medio de respuesta eficaz a los rpidos cambios externos. Papeles fronterizos. Los rganos que representan papeles fronterizos unen y coordinan la organizacin con los elementos clave de su ambiente externo. Los vnculos fronterizos cumplen dos propsitos en la organizacin: detectar y procesar informacin sobre los cambios ambientales, y defender los intereses de la organizacin en el ambiente. Fusiones y joint ventures. La fusin ocurre cuando dos o ms organizaciones deciden convertirse en una sola. El joint venture es una alianza estratgica entre dos o mas organizaciones, para constituir un nuevo negocio o una nueva organizacin independiente de las que la forman. Influencia del ambiente La otra estrategia para enfrentar la incertidumbre ambiental es pasar por encima y tratar de modificar aquellos elementos ambientales que causan problemas. Las estrategias mas empleadas por las organizaciones para influir y adaptarse el ambiente a sus conveniencias incluyen publicidad y relaciones pblicas, actividad poltica y asociaciones de organizaciones. Publicidad y relaciones pblicas. La publicidad ha sido un medio exitoso para administrar la demanda de productos o servicios de una organizacin. Actividad poltica. La actividad poltica representa una accin organizacional para influir en la legislacin y la regulacin del gobierno. Asociaciones de organizaciones. Muchas organizaciones se alan con otras de intereses semejantes para constituir asociaciones de intereses propios. En este sentido, las organizaciones trabajan juntas para influenciar el ambiente e intentar modificar la legislacin y las regulaciones federales, estatales y municipales.