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de systmes d'information
2 ANAP
12 belles histoires
de systmes dinformation
Batrice Falise-Mirat
Directrice associe, ANAP
BenjaMin leMoine
Charg de projet, ANAP
Prface
LAgence Nationale dAppui la Performance des tablissements de sant et mdicosociaux fdre les expriences et les comptences du GMSIH, de la MAINH et de la MEAH, auxquelles viennent sajouter des comptences complmentaires.
La loi Hpital, Patients, Sant, Territoires lui confie la mission dappuyer les tablissements de sant et mdico-sociaux afin damliorer leur performance. Pour atteindre cet objectif ambitieux, lANAP a bti une mthodologie de travail dont une des rgles dor est la suivante : elle nimpose pas par le haut un modle de performance thorique. Elle a au contraire pour ambition de reprer, susciter, capitaliser et diffuser les expriences des professionnels de terrain. Tel est prcisment lobjectif de ce document de retour dexpriences, qui prsente douze belles histoires dquipes qui ont mis en musique des projets de systmes dinformation, avec succs. Sans prsenter de recommandations officielles, sans caractre prescriptif, cette publication de lANAP mane des professionnels de terrain et a t rdige pour les professionnels de terrain. Elle a pour ambition dactionner un des leviers de la performance que lANAP a identifi pour concentrer son action : optimiser les investissements pour garantir limpact futur de chaque dpense.
Rsum
Ce document prsente 12 projets de systme dinformation mens avec succs dans les tablissements de sant, qui concourent lamlioration des conditions de travail, de la prise en charge des personnes et, in fine, de la performance globale de notre systme de sant. Chacune de ces expriences remarquables est prsente selon le mme canevas : rappel du contexte, objectifs du projet, moyens ncessaires pour sa mise en uvre, retours dexprience, gains qualitatifs et/ou quantitatifs. Les grands enseignements de cette publication sont autant de conditions de russite des projets SI : - limplication de tous, notamment les utilisateurs mais aussi les mdecins - la dtermination de la direction - la simplicit dutilisation, la rponse des besoins concrets - la communication autour du projet - les moyens pour russir. Mots-cls SIH, systme dinformation, belle histoire, ville-hpital, tl cardiologie, prescription, ambulatoire, PACS, tl radiologie, mdicament, DPI, comptabilit analytique, garde administrative.
Summary
In this document, 12 case-studies of successful health information system projects are presented. All these projects aim at better work conditions, better care for patients and finally, an increased performance of the healthcare system. Each case study follows the same pattern: context, project objectives, means required for implementation, return of experience, qualitative and quantitative gains. A key message of these case studies is that successfully implemented IT projects are those that: - involve every relevant actor (users, doctors) - are fully supported by the top management - answer basic and factual needs and are user-friendly - communicate widely about the project - have the relevant means for implementation. Keywords Health Information System, information system, success story, city-hospital, tl cardiology, prescription, ambulatory, PACS, tl radiology, medicine, cost accounting.
Sommaire
Introduction ...................................................................................8 Centre hospitalier dArras
Crer les fondations dun SI prt aux enjeux des territoires ........16
Centre hospitalier dUssel / Service des urgences Centre hospitalier de Valenciennes Centre hospitalier de Valenciennes
Glossaire ......................................................................................34
Introduction
Le monde des systmes dinformation hospitaliers a enfin ses Belles histoires !
Alors que les projets de systmes dinformation dans le milieu hospitalier sont souvent dcris pour les difficults quils rencontrent, lANAP a souhait faire connatre ceux qui sont mens bien avec succs et qui concourent lamlioration des conditions de travail, de la prise en charge des personnes et, in fine, de la performance globale de notre systme de sant.
Ces projets couvrent volontairement des thmes varis et innovants tels que : le dploiement dune comptabilit analytique par ple et par service pour une autonomie des ples ; la robotisation de la dispensation mdicamenteuse ; loptimisation du circuit du patient en hospitalisation de jour ; la mise en place dun suivi tl cardiologique domicile ; linterprtation des radiologies distance... Les tablissements qui ont port ces projets nont pas tous t accompagns par lANAP ou par les structures historiques qui la composent (MAINH, MEAH, GMSIH). Leurs expriences mritent cependant dtre mises en valeur : les quipes ont pilot ces projets et les ont dploys dans leur tablissement, donnant lieu des usages quotidiens par les professionnels tout en mesurant les gains quils apportent aux patients, aux professionnels et ltablissement. Pour identifier ces projets de nombreux acteurs ont t mobiliss : les agences rgionales de lhospitalisation, les fdrations dtablissements, les industriels du secteur Sur plus de 60 projets ainsi identifis, 16 ont donn lieu une rencontre avec les professionnels impliqus et 12 ont t retenus, prsents dans ce livret. Bien que ces Belles histoires de projets de SIH couvrent des sujets trs divers, la lecture de ces retours dexprience permet didentifier de nombreux points communs.
Et bien dautres cls de succs dcouvrir dans ce livret Chacune de ces expriences remarquables est prsente selon le mme canevas : un rappel du contexte, des objectifs et des moyens ncessaires prcde les retours dexprience ainsi que les gains qualitatifs et/ou quantitatifs obtenus dans le cadre de la mise en uvre du projet, dans un souci de capitalisation et daccompagnement des tablissements pour scuriser les investissements SI. En ce sens, ce document de retours dexprience a pour ambition dactionner un des leviers de la performance tel quidentifi par lANAP et consacr des investissements efficaces : optimiser les investissements des tablissements pour garantir limpact futur de chaque dpense.
Projet ville-hpital
Tisser une relation privilgie avec les mdecins libraux pour le bnfice du patient comme de lhpital
ObjeCTIf
MOyenS
Le but tait de scuriser la dmarche (carte CPS) et de ne pas tre intrusif vis--vis de lquipement du mdecin. Le succs de lopration naurait pas t aussi important sans la communication ralise auprs des mdecins libraux par la coordinatrice rseau ville hpital, poste spcialement cr par ltablissement. Sa mission consiste dmontrer en temps rel lintrt du systme aux mdecins non encore inscrits. Elle fait la preuve par lexemple en se connectant directement depuis le cabinet du mdecin au portail de lhpital. Elle est immdiatement informe de toute nouvelle demande dun patient pour un mdecin non connu par ltablissement. Pour adhrer, le mdecin signe alors une charte de bonne utilisation.
Le projet est n dune volont stratgique douvrir lhpital sur son environnement, ouverture se manifestant jusque dans larchitecture du nouveau btiment.
ReTOuR dexPRIenCe
Une forte organisation a t mise en place dans ltablissement pour permettre ce fonctionnement : le bureau des entres et les points dadmissions pour le consentement du patient ; le service informatique pour la gestion du portail et des droits daccs ; la coordinatrice pour ladhsion des patients et la gestion des chartes mdecin. Le projet a fonctionn car il a t pilot par les utilisateurs avec une forte volont impulse par la Direction.
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier dArras (62) MCO, psychiatrie, moyen & long sjour : 1 118 lits et places SIH intgr depuis 2005 www.charras.fr
GAInS ObTenuS
Le nombre de patients envoys par les mdecins libraux inscrits a augment de 10 %. Le nombre de mdecins libraux adhrents est pass de 233 en 2007 292 aujourdhui pour 350 libraux sur la zone couverte (soit 83 % de taux de pntration). Les mdecins de ville ont consult en moyenne 4 000 pages de dossiers mdicaux par mois en 2008. Une tude ralise sur les patients gs suivis en grontologie avec ce dispositif a montr, en premire approche et avec un suivi aigu en relation avec les mdecins de ville, une rduction de la DMs en 1er sjour de 7 jours (de 10,1 2,6 jours) et de 1,5 jour ,5 en second sjour. Outre la fidlisation des mdecins cest aussi une nouvelle image de lhpital qui est donne.
le PROjeT
Portail de services scuriss aux mdecins libraux : accs au dossier patient et alertes aux mdecins (SMS et/ou e-mails) Dbut du projet 2005, mise en uvre en 6 mois Taux de recouvrement : 83 % des mdecins libraux en 3 ans
en SAvOIR PluS...
Natacha Bourdolle, Coordinatrice rseau ville-hpital natacha.bourdolle@ch-arras.fr
Ouvrir lhpital cest lintgrer dans son environnement pour le confort du patient et des professionnels.
Tlsurveillance domicile
ObjeCTIf
Le patient, form lutilisation du terminal, et dont le consentement libre et clair est recueilli, donne alors accord son cardiologue et mdecin traitant pour quils accdent aux informations recueillies via le terminal. Une valuation est faite pour chaque patient au bout de 3 mois. Il ne sagit pas dun systme durgence mais bien dviter les dcompensations en conseillant, voire en dclenchant, des consultations avec le mdecin traitant et/ou le cardiologue de ville.
MOyenS
Le Webiphone permet dassurer le suivi du patient et lentrane quotidiennement son ducation thrapeutique.
ReTOuR dexPRIenCe
L identification des patients cibles (screening) est essentielle la russite du projet ainsi que leur ducation pralable et leur participation des ateliers thrapeutiques. La simplicit et la facilit dutilisation de la solution priment. Elles conditionnent lappropriation du systme par le patient. Cest au patient daller au terminal au moment o il le souhaite. L inverse aboutirait un rejet du systme. Les infirmires sont au premier plan dans la russite du projet. Elles ont fait voluer leurs comptences et leur mtier pour offrir un nouveau type de service. L outil doit tre largement paramtrable pour sadapter la pathologie concerne et aux diffrents profils de patients. La solution est largement exportable dautres pathologies.
leS TAblISSeMenTS
Projet conduit par les : CHU de Caen (Pr Grollier, Belin, Sabatier) CH de Trouville/Mer CH William Harvey CH de Cherbourg CH de Flers Comprend aujourdhui trois hpitaux et deux centres de rducation plus 2 autres CH depuis janvier 2010 (St L et Alenon). Ce projet est soutenu par lARS, lURCAM et la Rgion Basse-Normandie.
GAInS ObTenuS
Diminution des r-hospitalisations pour IC trs coteuses. Dveloppement de la connaissance de la maladie, des signes dalerte, des rgles hyginodittiques ; Amlioration possible de la qualit de vie. Amlioration continue des paramtres pronostiques et optimisation du traitement mdical. Accompagnement du retour domicile. satisfaction des patients : Moi, heureusement que jai eu cette bote sans laquelle je ne me serais occup de rien ! .
le PROjeT
Suivi Clinique Domicile (SCAD) 90 patients quips depuis avril 2009 en Basse-Normandie. 300 500 patients prvus en 2010, nombre suffisant pour valider scientifiquement le modle par une tude randomise Cot total estim du projet : 600 par patient suivi sur 12 semaines
en SAvOIR PluS...
Ulricke Sallot, infirmire sallot-u@chu-caen.fr Rmi Sabatier et Annette Belin, mdecins sabatier-r@chu-caen.fr belin-a@chu-caen.fr
ObjeCTIf
MOyenS
Lide a t de procder par tapes en poussant de linformation pour susciter lenvie puis lusage et, au final le besoin.
ReTOuR dexPRIenCe
Les cls de succs identifies : placer le mdecin au cur de la dmarche ; faire rentrer les outils dans les usages le plus naturellement possible sans forcer les utilisateurs ; dployer les fonctionnalits tape par tape en suscitant lenvie puis le besoin ; accepter de se tromper mais sans abandonner ; obtenir le support constant de la Direction ; accepter une augmentation de son budget informatique (en phase de construction comme en phase dexploitation) ; prendre des dcisions collgiales sur certains sujets : par exemple dfinir une charte pour le partage des informations.
lTAblISSeMenT
Clinique Pasteur Toulouse (31) 197 lits de mdecine 131 lits de chirurgie 42 places dambulatoire 85 places dHAD 500 soignants et 150 mdecins www.clinique-pasteur.com
le PROjeT
Mise en uvre de linformatisation de lensemble de la production mdicale : dossier patient, plan de soins, prescriptions, bloc, contrat de bon usage du mdicament Utilisation par tous les professionnels de ltablissement. Dbut de mise en uvre 2002 Prescriptions 2006 Contrat de bon usage des Mdicaments en 2009.
GAInS ObTenuS
Gain de temps : linformatique est utilise par tous (mdecins, soignants, services hteliers) quotidiennement. Lorganisation est plus efficiente avec moins de perte de temps et une communication plus efficace entre les services. Le papier disparat progressivement. L informatique fait partie intgrante de la culture dentreprise et contribue son image. Elle fait la fiert des utilisateurs. Lutilisation du bloc a t amliore. L inscription des patients au programme opratoire se fait directement depuis la consultation des mdecins dans leur plage opratoire avec validation des inscriptions par la chef de bloc et des praticiens. La traabilit dans un contexte rglementaire toujours plus complexe.
en SAvOIR PluS...
Dominique Pon, informatique d.pon@clinique -pasteur.com Paul Meulat, cadre de soin p.meulat @clinique-pasteur.com Christophe Raspaud, mdecin c.raspaud @clinique-pasteur.com
Crer les fondations dun SI prt aux enjeux des territoires (CHT)
ObjeCTIf
Ces projets ville-hpital perdurent, voire prennent dautres axes de coopration en 2007 et 2008 : pour Dax : changes avec les mdecins traitants avec notification dadmission et de sortie de leur patient ; pour Mont de Marsan : - changes avec les mdecins traitants : envoi de documents mdicaux directement depuis le dossier mdical ; - changes avec les pharmacies de ville avec transmission dordonnances dans les deux sens par messagerie scurise (leur prcisant ainsi la sortie du patient, diminuant les risques dinteractions, explicitant les habitudes des patients et les informant sur lusage de produits complexes notamment rtrocds).
Lquipement mis disposition de la rgulation librale pour la permanence des soins : visioconfrence et accs aux applications. Le mdecin qui passe dun tablissement lautre retrouve le mme environnement.
MOyenS
ReTOuR dexPRIenCe
Les cls de succs identifies : engagement fort des directions des deux tablissements avec formalisation des objectifs de mutualisation au Conseil dadministration afin de garantir la continuit de projets par dfinition trs longs ; susciter les besoins des professionnels puis les associer ds les phases dtude et de spcification des besoins ; dployer les fonctionnalits et sassurer de leur usage avant de passer au projet suivant ; se doter dinfrastructures dimensionnes au besoin avant tout dploiement.
leS TAblISSeMenTS
CH de Dax (40) : 988 lits CH Mont de Marsan (40) : 1 269 lits et places SAMU : 15 mdecins 45 soignants RCP : 3 RCP / semaines 3C : 4 personnes dispatches sur les 2 tablissements www.ch-dax.fr www.ch-mt-marsan.fr
le PROjeT
GAInS ObTenuS
120 130 sances de rCP ralises en visioconfrence entre les deux tablissements pour 5 7 participants, vitant ainsi autant de dplacements (digestif, urologie, sein, gyncologie, thorax, mdecine gnrale). Ce matriel est aussi utilis pour les 3C, les urgences, la tlformation et les runions de conduite de projet. Echanges avec les mdecins pendant la prfiguration du DMP : 45 mdecins, 1 150 dossiers patients crs. Echanges avec les officines : 30 officines concernes soit 50 % de la zone couverte par le CH de Mont-de-Marsan.
Mise en uvre des changes entre les deux tablissements et ouverture vers la ville avant la mise en place dun dossier patient partag incluant limage.
en SAvOIR PluS...
Centre hospitalier de Dax : Gilbert Martin, responsable systme dinformation et organisation marting@ch-dax.fr Centre hospitalier de Mont de Marsan : Philippe Viard, directeur informatique philippe.viard@ch-mt-marsan.fr
ObjeCTIf
Karine Verdin, cadre du service, sattaque dabord aux frontires concernant les macro-process de son activit : consultations / demandes dhospitalisation / placements / bloc. L outil se met en place avant lt pour tre oprationnel en septembre. Pour tout dcalage, les mdecins et anesthsistes sont alerts en temps rel via bipeur pour mieux sorganiser.
MOyenS
ReTOuR dexPRIenCe
La maturit de lquipe soignante doit tre importante afin quelle soit en mesure didentifier les points damlioration et de protocoliser lactivit. L outil doit arriver ainsi dans un terrain propice. En rsolvant avec loutil les difficults des personnes les plus rticentes, on leur donne du confort et on obtient trs vite leur adhsion. La technique des petits pas est la plus pertinente. Elle cre des mulations. On dbloque progressivement des verrous dans lorganisation.
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Douai (59) 757 lits et places : MCO, psychiatrie, SSR, moyen & long sjour : 1 118 lits et places SIH mdical en 2006 HDJ : 22 lits ; 10 IDE, 4 AS, 1 Cadre www.ch-douai.fr
le PROjeT
GAInS ObTenuS
Gains dorganisation : Pour diffrentes prises en charge de ses patients, le praticien visualise globalement toute son activit : ambulatoire, hospitalisation, interventions Il peut mieux se projeter par rapport une volution de son activit. Cela optimise lorientation du patient pour la bonne prise en charge, ainsi que la facturation de ltablissement. Gains quantitatifs : Croissance de lactivit en ambulatoire (en 2 mois de fonctionnement), chaque lit offre deux places par jour au lieu dune. Gain de temps : 1 heure IDE / jour. L outil nous fait gagner bien plus de temps quil ne nous en demande . Gain en confort pour les soignants et les fonctions supports (moins de collage, de recopies et mobilit). La satisfaction du patient est accrue.
Mise en uvre dun workflow de suivi du patient en ambulatoire. Alertes aux soignants sur vnement (bipeur, tlphone). Utilisation des outils de mobilit : ardoise, iPhone. Dbut des travaux : juillet 2009 pour un dmarrage en septembre 2009. Cot total : environ 15 k.
en SAvOIR PluS...
Philippe Huddlestone, directeur de linformatique et des tlcommunications philippe.huddlestone@ch-douai.fr
ObjeCTIf
Une communication indispensable autour du projet Six mois plus tard, un premier bilan faisait apparatre un trs faible volume dchanges. Thodore Girinsky reconnait alors que nous navons pas communiqu, pas form les autres CLCC sur le projet ! , fort de ce constat et aprs une campagne de sensibilisation, daccompagnement et de formation, le projet allait connatre un nouvel essor : les dernires statistiques du second semestre 2009 montrent un volume de transfert aussi important que les 2 dernires annes runies !
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MOyenS
simplicit de mise en uvre Le rseau sinterface facilement avec les quipements dimagerie des tablissements, dont notamment le PACS et les systmes de planification des traitements radiothrapiques. Il assure la confidentialit et la scurit ncessaires aux changes de dossiers par Internet. Partenariats industriels L IGR a fait appel deux partenaires : un diteur pour dvelopper la solution dchange des dossiers dimages et des informations du patient et le SIB*, qui met disposition son propre rseau, hberge la solution et assure la maintenance. Le rseau dchange scuris dimages stend aujourdhui vingt CLCC, vingt-trois hpitaux de laP-hP et sept centres privs.
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ReTOuR dexPRIenCe
La culture de lchange nest pas naturelle dans les habitudes de travail. Ainsi, la mise en place dun tel projet ncessite un accompagnement au changement soign. Ce rseau trouve sa lgitimit dans les usages multiples quil permet : recueil dun second avis, essais cliniques, runions de concertation pluridisciplinaires (RCP), en complment des visioconfrences Il est prvu quil soit tendu dautres spcialits , comme la neurologie et la pdiatrie.
lTAblISSeMenT
Institut Gustave Roussy (94) : Cancrologie : 368 lits et places de jour www.igr.fr
le PROjeT
Rseau dimagerie mdicale reliant 20 CLCC et 30 tablissements Dbut en juillet 2007 et dploy en 7 mois Cot global externe du projet : 300 000 2 examens en moyenne par patient : 1 scanner et 1 PET soit environ 3 000 images en moyenne par dossier.
GAInS ObTenuS
Amlioration de la qualit des soins par la mise en place de la relecture multidisciplinaire des images. Gain de temps : dans le traitement du patient, les changes de dossiers. Dveloppement de la culture du partage de la connaissance. Plus grande homognit de la prise en charge.
en SAvOIR PluS...
Dr. Thodore Girinsky, chef de projet lIGR : theodore.girinsky@igr.fr Claude Ruelle, chef de projet PACS lIGR : claude.ruelle@igr.fr Emmanuel Reyrat, responsable des systmes dinformation de la FNCLCC : e-reyrat@fnclcc.fr
Loutil favorise la culture dchange, homognise les traitements et par consquent augmente la qualit et au final, la scurit du patient.
ObjeCTIf
MOyenS
Circuit du mdicament
Automate
Unit de soin
administration des mdicaments
Complmentation manuelle
sachets nominatifs
Interface avec lautomate
ReTOuR dexPRIenCe
L installation de lautomate, pour deux units de soins totalisant prs de 130 lits, scurise davantage la dispensation des mdicaments, laissant ainsi du temps au pharmacien pour se consacrer son activit principale de validation des prescriptions.
L automatisation de la dispensation de mdicaments optimise aussi les tches rptitives de prparation des traitements par patient et par heure dadministration. Myriam Benda, infirmire, souligne que lautomate facilite notre vie, de la prescription jusqu ladministration des mdicaments . Bernard Georger, cadre de sant, ajoute qu il nous fait gagner du temps, de la fiabilit, de la scurit et en plus, les mdicaments sont emballs . Enfin, Philippe Noiriel, pharmacien chef de service, rsume parfaitement lintgration de ce nouvel outil : aprs linformatisation du circuit du mdicament qui replace le rle du pharmacien, lautomate reprsente ainsi laboutissement de cette scurisation .
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Rouffach (68) : Psychiatrie de 563 lits 1 300 agents dont 60 mdecins www.ch-rouffach.fr
le PROjeT
Automate de dispensation nominative Concernent 126 lits (EHPAD* et unit psychiatrique) Dbut en juillet 2009 et dploy en une semaine Participation de 10 profils mtiers pendant 3 mois : de la rdaction du cahier des charges au dploiement Cot de lautomate : environ 180 000
GAInS ObTenuS
scurit accrue : le taux dincidents (erreur entre prescription et pilulier ou entre les cases du pilulier) passe de 13% moins de 1% ; Gain de temps dans la prparation : 2 h / jour. Meilleure ergonomie de distribution : gain de place avec des sachets individuels remplaant les piluliers.
en SAvOIR PluS...
Philippe Noiriel, pharmacien chef de service : ph.noiriel@ch-rouffach.fr Philippe Pospieszynski, directeur adjoint du GIP Sym@ris : ph.pospi@symaris.com
L avancement du projet par tape prsentant des rsultats visibles a contribu au succs du dploiement du dossier patient informatis
ObjeCTIf
impliquer les mdecins : groupe le plus influent Sylvain Stefanello confirme que cest sur cet objectif de dploiement concret et de pas pas quon a pu fdrer et faire adhrer lquipe des mdecins, groupe le plus influent du processus, celui qui entraine les autres . Prsenter rapidement des rsultats concrets Sylvain Stefanello confirme : on sest organis pour la premire fonctionnalit et on na pas ralenti la progression. La mise en place russie du circuit mdicament nous a fait dmarrer ! et sempresse dajouter quand on a vu que la premire brique tenait, ctait bon pour la suite du dploiement . Proposer accompagnement et formation Le CRF sest donn les moyens pour le projet : on a donn du temps en formation et pour laccompagnement sur site , explique la direction. La formation loutil a t mene en deux temps. Pour le circuit du mdicament, des rfrents mtiers (infirmires, mdecins et un mdecin administrateur mdical) ont t forms. Ils ont reu plus de 100 heures de formations. Les rfrents ont pu dgager du temps pour former le reste du personnel sur le terrain . Ainsi lensemble du personnel du centre a pu tre form. L accompagnement, sur site, quant lui, a totalis prs de 635 heures sur 70 profils. initialisation des donnes par les mdecins eux-mmes ! L initialisation des dossiers patients en cours de traitement a t ralise par les mdecins eux-mmes en 8 jours. L diteur a cependant t sollicit pour une assistance oprationnelle en transposant les documents complexes notamment le recueil des soins infirmiers dans loutil.
MOyenS
PharMaCiens
Kins erGOthraPeUtes
ReTOuR dexPRIenCe
Le dploiement par tape avec des rsultats concrets et visibles a permis ladhsion, ds le dpart, des mdecins, de lquipe mdicale, de la direction et une russite complte du projet.
Sylvain Stefanello conclut ainsi : Si je dois retenir une chose, cest bien ladhsion immdiate de lquipe des mdecins qui a ainsi jou un rle moteur vis--vis des soignants et des rducateurs . L implication des mdecins entrane ladhsion des autres soignants au projet, et le succs rapide du projet. En effet, lquipe mdicale sest appropri rapidement loutil puisquau bout de trois semaines toutes les prescriptions ont t ralises partir du progiciel.
lTAblISSeMenT
Centre de rducation fonctionnelle Sancellemoz (74) : SSR priv de 190 lits 200 agents dont 9 mdecins, 23 kinsithrapeutes et 8 ergothrapeutes et 78 soignants. www.sancellemoz.fr
le PROjeT
Informatisation du dossier patient Dbut en octobre 2007 et dploy en moins de 6 mois Matrise douvrage assure par le chef de projet du CRF Cot total externe du projet : environ 200 k (50 licences, 700h de formation et assistance)
GAInS ObTenuS
Gains de qualit : harmonisation de la structure des dossiers ; mise aux normes des dossiers de soins ; meilleure tenue des dossiers. Gains dorganisation : saisie unique ; partage de linformation ; information accessible en temps rel ; plus besoin de se dplacer pour consulter les dossiers.
en SAvOIR PluS...
Sylvain Stefanello, chef de projet et DSIO : sylvain.stefanello@sancellemoz.fr
La mise en place du PACS en 18 mois sur les trois sites du CHRU de Tours a conduit la disparition du film depuis fin 2007
ObjeCTIf
PACS : un comit de pilotage pour valider les dcisions (tous les 2 mois), un comit de pilotage restreint aprs le dploiement pour le suivi oprationnel (tous les 15 jours) et un comit technique pour rsoudre tous les problmes avec le fournisseur du PACS (au moins tous les 15 jours). Phasage du projet Le projet sest organis en plusieurs phases : 2004 avril : constitution dun groupe projet ; 2005 fvrier septembre : mise en uvre de la procdure dialogue comptitif . Quatre socits ont t retenues pour laide la dfinition des besoins et la rdaction du cahier des charges servant lappel doffres. Le choix final a t fait en septembre ; 2006 janvier juin : installation et configuration de larchitecture technique (serveurs, stations PACS, robots de gravage de CD, interfaces avec tous les appareils dimagerie du CHRU et avec le SIR) et du rseau (renforcement et scurisation). Ces interventions ont t ralises sans interruption de service ; 2006 partir de juin : dmarrage du PACS par tablissement : Clocheville, Bretonneau et Trousseau ; 2007 dcembre : arrt du film sur les trois sites. Formation de 1 400 professionnels 35 rfrents PACS (manipulateurs et imageurs) ont t dabord forms. Ils sont aids et conseills par 5 administrateurs (informaticiens et cadres dimagerie) en charge de la surveillance globale du systme. Le plan de formations sest tendu ensuite aux 75 mdecins imageurs, 110 manipulateurs et aux 1 200 autres personnes (notamment des cliniciens).
MOyenS
PaCs
Gestion Images et donnes
stockage
stockage
ReTOuR dexPRIenCe
Le PACS est un projet pluridisciplinaire mettant en uvre deux techniques : limagerie et linformatique. Il ne faut pas de chef de projet unique mais associer trois domaines : le mdical, le biomdical et linformatique selon Patrice Luquet, chef de projet informatique et copilote du projet. Patrice Minard, administrateur du PACS et copilote du projet, estime que pour mener un tel projet, il faut trouver des personnes extrmement motives et capables dassurer une vritable interface entre limagerie et linformatique . Les changements amens par le PACS dans lorganisation du travail demandent un accompagnement oprationnel et une communication permanente. Le Pr Dominique Sirinelli note que tout le monde doit tre persuad de limportance du changement : de la direction gnrale jusquaux aides soignants, loutil nous oblige rentrer dans un cadre homogne .
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier universitaire rgional de Tours (37) MCO, psychiatrie, moyen & long sjour : 2 000 lits Personnel mdical : 1 600 personnes Personnel non mdical : 6 000 personnes www.chu-tours.fr
le PROjeT
Mise en place du PACS Dbut du projet en 2004, fin du dploiement en 2007 1 400 personnes formes Cot du PACS : 3 100 K Cot de la maintenance : 200 K (cot des films en 2006 avant le PACS : 500 K)
GAInS ObTenuS
rapidit daccs au dossier dimagerie et son historique en tout lieu. Amlioration de la qualit des soins. scurit accrue : depuis 2007 seulement 10 dossiers , perdus sur 200 000 par an. amlioration de lenvironnement lie la disparition du film.
en SAvOIR PluS...
Patrice Luquet, chef de projet informatique : p.luquet@chu-tours.fr Patrice Minard, cadre de la sant , administrateur PACS : p.minard@chu-tours.fr Pr Dominique Sirinelli, responsable du ple imagerie, chef de service de radiologie pdiatrique : sirinelli@med.univ-tours.fr
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ObjeCTIf
MOyenS
sUiVi terrain Main courante des incidents FOrMatiOn Bac sable salle de formation en libre accs
ReTOuR dexPRIenCe
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier dUssel (19) : MCO : 337 places 402 agents dont 42 mdecins www.chussel.fr
le PROjeT
Informatisation du service des Urgences Lancement en juin 2006, dploiement en 10 semaines (avant les congs dt) Cot total externe du projet : environ 36 k
GAInS ObTenuS
Meilleure organisation : on na plus besoin de suivre les mdecins la trace pour savoir ce que lon a faire (Annie Faure, aide soignante). Codage automatique des actes permettant une meilleure analyse de lactivit. Gain de temps : rduction de 10 minutes 2 minutes pour saisir et apporter le bon de radio. ergonomie : consultation des donnes dans la chambre du patient, base de connaissances accessible en temps rel. Amlioration et scurisation de la qualit de transmission des informations.
en SAvOIR PluS...
Dr. Daniel Rouby, chef de service des urgences et chef de projet d.rouby@chussel.fr Maryline Delbast, cadre de sant : m.delbast@chussel.fr
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ObjeCTIf
Paralllement, on passe de 5 3 CREA par an avec des tableaux de bord intermdiaires, la publication dune analyse dtaille des carts et un dialogue systmatis avec les ples. Les managers disposent dsormais dune relle visibilit avec des prix de cession internes prcis.
MOyenS
Dans le cadre de la rforme de la gouvernance, le conseil excutif a exprim ds mars 2005 la volont de mettre en place une vritable autonomie de gestion des ples. Le terreau tait favorable : la direction poussait en ce sens et les responsables de ples taient, eux-mmes, trs demandeurs dune visibilit sur leurs dpenses et lquilibre de leur compte dexploitation. Ds lors un projet est men qui sappuie sur les travaux du rapport commun labor par lENSP et la MEAH : en 2005, mobilisation de la DAF construction du modle, , recherche des solutions logicielles adaptes et renforcement de lquipe informatique avec un spcialiste dcisionnel ; en 2006, mise en oeuvre et ralisation des premiers CREA* avec des units doeuvre concernant principalement le laboratoire, limagerie et les prestations htelires ; en 2007 affinage des imputations des charges indirectes , en augmentant drastiquement le nombre dunits duvre (22) pour imputer les cots la ralit de la consommation ; en 2008, stabilisation du modle, calcul des cots des units duvre sur la base du constat 2007 . La chane de traitement pour lobtention des CREA.
Base infocentre
Temps Affectation du personnel
noyau / structure
Structure uF - uM
ReTOuR dexPRIenCe
Le processus daffinage des chiffres permet chacun dapprhender la ralit des chiffres, de constater lintrt du projet, de sapproprier la dmarche et de mettre en place la bonne organisation. Le rle des gestionnaires de ple est fondamental. tant directement affects au ple, ils acquirent la connaissance du terrain : il est plus facile dclater laffectation dune infirmire travers eux quau travers dune fonction centralise de DRH. La sensibilisation des gestionnaires la qualit de la saisie est cruciale : il faut raliser les imputations aux bonnes UF Rigueur . et respect du dlai sont indispensables. La commission CREA doit bien sentendre sur linterprtation des rsultats pour viter un classement des services.
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Valenciennes (59) : MCO : 867 lits et 69 places Psychiatrie : 109 lits et 54 places SSR, USLD et maisons de retraite 14 ples (logistique et administration inclus) 800 CREA par an par ple et par service www.ch-valenciennes.fr
le PROjeT
Mise en uvre doutils de gestion pour lautonomie des ples (Comptabilit analytique, infocentre) Dbut de mise en uvre 2006, finalisation en 2008
GAInS ObTenuS
La marge bnficiaire de ltablissement est passe de 4 11 %. Lcart technique entre la somme des CREA et lEPRD* a t largement diminu pour passer de 3 millions deuros 500 000 euros aujourdhui, pour un budget de 260 millions. Les investissements mobiliers sont tous passs au crible dun business plan en phase avec les enseignements des CREA et labor par le ple concern qui en assume la charge financire. Les consquences des actions prises tant dans le domaine de lactivit que des volutions dorganisation sont identifies : comme disent eux-mmes les managers de ple : quand on saperoit quune heure de brancardier cote plus cher quune heure de kin, il est temps de ragir . Le corps mdical a rellement pris conscience de la structure des cots de son activit.
en SAvOIR PluS...
Ple biologie : Pr Patrick Duthilleul, chef de ple : duthilleul-p@ch-valenciennes.fr Mlanie Cornille, gestionnaire de ple : cornille-m@ch-valenciennes.fr Ple neuro-dermato-nephro-diabto-dialyse : Dr Isabelle Girard Buttaz, chef de ple : girard-i@ch-valenciennes.fr Florine Fagniard, gestionnaire de ple : fagniard-f@ch-valenciennes.fr Directrice Cellule analyse de Gestion: Audrey Maestre-Lefevre : maestrelefevre-a@ch-valenciennes.fr
1 2
Garde administrative
ObjeCTIf
MOyenS
Grard Mlard, Coordonnateur Gnral des soins, utilisateur assidu du Pocket PC.
ReTOuR dexPRIenCe
Les cadres ont fortement apprci la solution quils ont accueillie dans une dmarche de reconnaissance professionnelle. Les non frus dinformatique ont immdiatement accroch la simplicit de loutil, sa lgret et sa maniabilit. La valise numrique les rassure. L accs distance leur agenda et leur messagerie leur fait gagner un temps prcieux. Le projet de garde administrative numrique a t la premire brique dun systme plus oprationnel, plus efficace, plus sr et rsolument adapt la contrainte de mobilit du cadre.
lTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Valenciennes (59) : MCO : 867 lits et 69 places Psychiatrie : 109 lits et 54 places SSR, USLD et maisons de retraite 3 500 agents dont 495 mdecins et internes www.ch-valenciennes.fr
GAInS ObTenuS
en ltat, ce projet cest : moins de volume de documents transporter ; une mobilit accrue ; la facilit daccs aux donnes ; la scurit de linformation fournie (une seule version : la dernire) ; la simplification des mises jour (la secrtaire met jour une seule fois le document sur le serveur, elle na plus diffuser 17 personnes). Cest aussi : une meilleure image du CH auprs du monde extrieur ; prparer les utilisateurs lavenir : liPhone pour le dictaphone numrique dj en dploiement pour les 350 mdecins et pour le futur Dossier Patient Informatis en 2011.
le PROjeT
Garde administrative, messagerie, agenda Utilisateurs : 17 cadres de direction Dbut en 2006, dploiement en 6 semaines Cot total interne du projet : 5 journes homme de mise en uvre Cot total externe du projet : Pocket PC : 300 soit 5 100 pour 17 utilisateurs Dveloppement : 1 200
en SAvOIR PluS...
Porteur du projet Jean Guicheteau, directeur des finances et du systme dinformation : guicheteau-j@chvalenciennes.fr Frdric Andre, directeur technique : andref@chvalenciennes.fr
Glossaire
anaP arC ars CPs Crea CrF DMs DPi DsiO ePrD FnCLCC GMsih haD inVs iP Mainh Meah
agence nationale dappui la Performance des tablissements de sant et mdico-sociaux association de recherche contre le Cancer agence rgionale de sant Carte de Professionnel de sant Comptes de resultats analytiques Centre de rducation Fonctionnelle Dure Moyenne de sjour Dossier Patient informatis Direction des systmes dinformation et dOrganisation etat Prvisionnel des recettes et des Dpenses Fdration nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer Groupement de Modernisation du systme dinformation hospitalier hospitalisation a Domicile institut national de Veille sanitaire internet Protocol Mission nationale dappui linvestissement hospitalier Mission nationale dexpertise et daudit hospitaliers
OrULiM Observatoire rgional des Urgences du Limousin PaCs PDa PMsi rCP Picture archiving and Communication system, Systme darchivage et de communication des images mdicales Personal Digital assistant Programme de Mdicalisation des systmes dinformation runion de concertation pluridisciplinaire RimpHos Rseau Rgional dEchanges dInformations Mdicales relatives aux Patients HOSpitaliss rseau numrique intgration de services suivi Clinique Domicile suivi educatif Domicile dans linsuffisance Cardiaque syndicat interhospitalier de Bretagne systme dinformation hospitalier systme dinformation radiologique secure sockets Layer Service de soins de suite et de radaptation Virtual Private network, rseau priv virtuel
Nos remerciements vont aux directions et aux quipes des tablissements qui ont accept de partager leurs expriences pour la publication de ce document : Le Centre hospitalier dArras Le Centre hospitalier universitaire de Caen La Clinique Pasteur de Toulouse Le Centre hospitalier de Dax Le Centre hospitalier de Mont de Marsan Le Centre hospitalier de Douai L Institut Gustave Roussy Le Centre hospitalier de Rouffach Le Centre de rducation fonctionnelle Sancellemoz Le Centre hospitalier universitaire de Tours Le Centre hospitalier dUssel Le Centre hospitalier de Valenciennes
Conception et ralisation : www.pixelis-corporate.fr - 2010. Crdit photos : ANAP et Getty images. Imprim par I.M.E, usine certifie ISO 14001, sur du papier 100 % PEFC issu des forts gres durablement.
Ce document de retours dexprience prsente douze projets de systme dinformation mens avec succs dans des tablissements de sant.
Alors que les systmes dinformation sont souvent dcris pour les difficults quils rencontrent, lANAP a souhait capitaliser sur les russites les plus remarquables en prsentant des projets qui concourent lamlioration des conditions de travail, de la prise en charge des personnes et, in fine, de la performance globale de notre systme de sant. Ces projets couvrent des thmes varis et innovants tels que : - le dploiement dune comptabilit analytique par ple ; - la robotisation de la dispensation mdicamenteuse ; - loptimisation du circuit du patient en hospitalisation de jour ; - la mise en place dun suivi tlcardiologique domicile ; - linterprtation des radiologies distance LANAP a pour mission daccompagner les tablissements de sant et mdico-sociaux et les Agences rgionales de sant afin damliorer leur performance. Pour atteindre ses objectifs, elle a identifi les six leviers de la performance sur lesquels elle souhaite concentrer son action :
1
Des tablissements transforms
2
Des processus De proDuction efficients
3
Des parcours De sant optimiss
4
Des ressources humaines valorises
5
Des investissements efficaces
6
une culture partage De la performance
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