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Assistente & Auxiliar Administrativo

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  • 1 Assistente Administrativo

Assistente & Auxiliar administrativo

Assistente & Auxiliar Administrativo

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  • 2 Direitos Autorais

DIREITOS AUTORAIS

Nem todo nem parte deste material podem ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma, eletrônica ou mecânica, incluindo fotocópia ou qualquer outro meio de armazenamento sem a prévia autorização do autor.

Por Jhonny Lopes – www.caminhosdoemprego.com

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com

Feliz é o homem que acha sabedoria, e o homem que adquire entendimento; Provérbios 3.13.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Introdução:

Com a expansão do mercado de trabalho as profissões sofrem mudanças a cada dia, tais mudanças não são acompanhadas por todos os setores ao mesmo tempo, em um país do “Jeitinho”

como o Brasil muitas empresas preferem manter uma secretária, por exemplo, registrado como assistente ou assessora, a fim de pagar menos impostos. Outro exemplo é a profissão de Assistente Administrativo que é comumente confundida com a do Auxiliar administrativo e vice-versa. Todavia tem diferença de Auxiliar para Assistente Administrativo. Ao final deste Livro, você estará apto a diferenciar essas duas profissões, bem como entender suas atribuições em cada uma das quatro principais ocupações como: Administração geral, Recursos Humanos, Finanças e Logística.

Boa Leitura!

Jhonny Lopes!

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com

Sumário:

Conteúdo

Introdução:

3

Entendendo as diferenças

6

Exemplo de hierarquia: ........................................................................

7

Auxiliar Administrativo de Diretoria

11

Auxiliar Administrativo de Presidência

11

Auxiliar Administrativo Bilíngüe

11

Auxiliar Administrativo de Trilingue

11

Principais funções relacionadas com a área de ESCRITÓRIO:

13

Principais funções relacionadas com área de VENDAS:

14

Sistema Tributário Nacional Noções Básicas

15

Legislação Empresarial Noções Básicas

18

Algumas atribuições do Auxiliar Administrativo

23

Pontos de sucesso

24

Perfil esperado do auxiliar administrativo

25

Assistente

26

Comunicação:

27

Voz

28

28

Assistente & Auxiliar Administrativo

Olhar Oportunidades ....................................................................

..................................................................................

28

29

Clareza

................................................................................

30

Estudo

................................................................................

30

Bom Senso

..........................................................................

30

Relacionamento

..................................................................

31

Construa Seu Marketing Pessoal .......................................................... O que não é Marketing Pessoal?

..................................................

32

32

4 PASSOS PARA UM CURRÍCULO EFICIENTE

...........................

36

no objetivo? ........................................................
2 ............................................................................

  • 1 - O que colocar - Erros comuns

36

36

  • 3 - Que modelo eu devo utilizar?

.....................................................

37

  • 4 - Experiência profissional

.............................................................

37

Excel – Dicas Práticas

.........................................................................

39

Cálculo com datas horas e valores

.......................................................

41

Calculando a Idade dos Funcionários:

...............................................

52

Outro exemplo da fórmula Datadif:

..................................................

54

Bibliografia

.........................................................................................

58

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Entendendo as diferenças

As principais ocupações do Assistente e Auxiliar Administrativo CBO 4110-10 contemplam as seguintes áreas administração em geral, recursos humanos, finanças e logística: tratar documentos (receber, triar, conferir, classificar, distribuir, controlar e arquivar); preparar relatórios, formulários e planilhas (pesquisar e coletar informações, digitar textos e planilhas, redigir e efetuar cálculos); acompanhar processos administrativos (verificar prazos, localizar e controlar processos, atualizar cadastros); atender fornecedores e clientes na empresa; executar rotinas na área de recursos humanos; prestar apoio logístico (levantar necessidades, realizar pesquisa de mercado, receber, conferir, distribuir e controlar requisições e materiais); comunicar-se oralmente e por escrito (redigir cartas, ofícios e memorandos); utilizar recursos tecnológicos

(computador, internet, telefone, fax, copiadora e calculadora) etc.

O que os diferenciam é a posição Hierárquica, a formação, tempo de experiência, salário, nível de responsabilidade e outros fatores que estudaremos no decorrer deste livro.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Exemplo de hierarquia: Administrador Assistente Administrativo Auxiliar Auxiliar Administrativo Administrativo
Exemplo de hierarquia:
Administrador
Assistente
Administrativo
Auxiliar
Auxiliar
Administrativo
Administrativo

Auxiliar

Administrativo

3 Hierarquia

Administrador (Coordenador) CBO: 2521-05 Média Salarial: R$

7.477,00;

Assistente

Administrativo

CBO:

4110-10.

Média

Salarial

R$

1.883,00;

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Assistente Técnico Administrativo CBO: 4110-10 Média Salarial R$ 4.506,00;

Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05 Média Salarial R$

1.300,00.

Notamos

a

primeira

diferença

vem na

Brasileira de ocupações).

CBO

(Classificação

Assistente Administrativo CBO: 4110-10.

Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05

A segunda diferença está na média salarial

Assistente Administrativo R$ 1.883,00.

Auxiliar Administrativo R$ 1.300,00.

Por fim o que pude perceber em minhas pesquisas é que geralmente o Assistente Administrativo está em uma posição Hierárquica mais acima do que o Auxiliar Administrativo. O Assistente Administrativo executa e é responsável pelo serviço e pode cumpri-lo sozinho, assistindo alguém superior e ou tendo a ajuda de um auxiliar administrativo.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Pré – requisitos Auxiliar e Assistente Administrativo

ATRIBUIÇÕES

Desenvolver dentro de cada setor as atribuições referentes

à sua função. Manter documentos arquivados e organizados.

Controle das rotinas de cada setor.

Digitação

COMPETÊNCIA

Requisitos Mínimos:

2º grau completo.

Conhecimento em informática: Windows, Word e Excel.

Noções básicas do departamento Pessoal, Departamento de Contabilidade, Departamento financeiro e Departamento de Compras.

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Administrador Assistente Administrativo Auxiliar Auxiliar Administrativo Administrativo 4 Hierarquia II
Administrador
Assistente
Administrativo
Auxiliar
Auxiliar
Administrativo
Administrativo
4 Hierarquia II

Auxiliar

Administrativo

Assistente & Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo de Diretoria

Auxiliar Administrativo de Presidência

Auxiliar Administrativo Bilíngüe

Auxiliar Administrativo de Trilingue

Pré

-

requisitos:

(Formação Nível superior em Secretariado,

destaca-se quem tem fluência em dois ou mais idiomas)

Esses profissionais pertencem a CBO 2523 suas principais funções: (Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços a secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências. Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos.)

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Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional.

Conhecimentos Básicos Necessários para o Assistente Administrativo.

CONHECIMENTOS BÁSICOS NECESSÁRIOS

  • 3. ROTINAS DE CONTABILIDADE BÁSICA

    • 3.1 Contabilidades: Patrimônio, inventário e balanço

    • 3.2 Estudo geral da conta, escrituração comercial e lançamentos

    • 3.3 Contas principais do Plano Oficial de Contabilidade (POC) e a

rotina contábil mensal.

  • 4. INFORMÁTICA NA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA

    • 4.1 Ambientes de escritório eletrônico

    • 4.2 Utilizações de aplicação informática na atividade administrativa

    • 4.3 Aplicações integradas das práticas administrativas

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5. RECEPÇÃO PRESENCIAL E TELEFÔNICA

5.1 Atendimentos presenciais e encaminhamento

5.2 Comunicações telefônicas

5.3 Utilizações de meios informáticos na gestão da comunicação entre as empresas.

Principais funções relacionadas com a área de ESCRITÓRIO:

Tramitar entrada e saída de correspondência.

Recepção de documentos.

Atender chamadas telefônicas.

Atender ao público.

Arquivar documentos.

Manter atualizada a agenda, tanto telefônica como de pendências.

Ter conhecimento de uso de máquinas de escritório, de calculadoras a fotocopiadoras, computadores e os programas usados.

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Principais funções relacionadas com área de VENDAS:

Elaborar

propostas

comerciais,

de

acordo

com

as

necessidades do cliente.

 

Manter registro das consultas de clientes, para futuros contatos e negociações.

Negociar com clientes, visando à obtenção do pedido dentro de condições mutuamente satisfatórias.

Acompanhar o mercado quanto às práticas de preços, visando subsidiar a definição das políticas da empresa na área comercial.

Contratar transportadoras e carreteiros, negociando preços de fretes, visando assegurar a pontualidade nas entregas dos pedidos.

Supervisionar o controle de documentos do departamento comercial, visando facilitar a sua rastreabilidade, visando a um pronto atendimento das necessidades dos clientes internos e externos.

Preparar

propostas

para

participação

em

licitações

públicas.

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Sistema Tributário Nacional Noções Básicas

TRIBUTO é contribuição compulsória, instituída por lei, com a finalidade de suprir as necessidades financeiras de um ente político

do Estado organizado.

Espécies: Impostos, Taxas e Contribuições

Níveis: Federal, Estadual e Municipal.

Nível Federal

IMPOSTOS:

Imposto sobre a Renda P. Jurídica - IRPJ

Imposto sobre a Renda P. Física - IRPF

Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI

Imposto sobre Importação - I.I.

Imposto sobre Exportação - I.E.

Imposto sobre Operações Financeiras - IOF

Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR

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TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de serviços realizado por uma repartição federal.

Exemplo: taxa aduaneira; taxa do IBAMA; taxa de passaporte; taxa de vistorias etc.

Contribuição:

recolhimento

que

se

faz

para

atender

uma

finalidade

específica;

isto

é,

de

acordo

com

o

que

ficou

estabelecido na lei que a criou.

Exemplo: contribuição para previdência social - INSS; contribuição de intervenção do domínio econômico - CIDE; Fundo Fiscalização Telecomunicações - FISTEL etc.

Nível Estadual

IMPOSTOS:

Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços - ICMS

Imposto Sobre a Propriedade de Veículos Automotores - IPVA

Imposto Sobre a Transmissão de Bens e Doações - ITCMD

TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de serviços realizado por uma repartição estadual.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Exemplo: taxa de bombeiros; taxa de licenciamento veículo; taxa de licença de diversões; taxa de vistorias etc.

Contribuição:

recolhimento

finalidade

específica;

isto

é,

que

de

faz para atender acordo

se

com

o

que

uma

ficou

estabelecido na lei que a criou.

Exemplo: contribuição para previdência estadual - IPESC; contribuição de melhoria por obras públicas - CMOP etc.

Nível Municipal

IMPOSTOS:

Imposto Sobre a Propriedade Territorial Urbana - IPTU

Imposto Sobre a Prestação de Serviços - ISS

Imposto Sobre a Transmissão de Bens Imóveis - ITBI

TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de serviços realizado por uma repartição municipal.

Exemplo: taxa de localização e funcionamen-to; taxa de uso de logradouro público; taxa de coleta de lixo urbano; taxa de vistorias etc.

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Contribuição:

recolhimento

que

se

faz

para

atender

uma

finalidade

específica;

isto

é,

de

acordo

com

o

que

ficou

estabelecido na lei que a criou.

Exemplo: contribuição para previdência municipal - IPM; contribuição de melhoria por obras públicas - CMOP etc.

Legislação Empresarial Noções Básicas

TITULOS DE CRÉDITO

Definição: instrumento jurídico que representa, ao seu detentor, a titularidade de um crédito junto a um terceiro [pessoa física ou pessoa jurídica]

Espécies no Direito Brasileiro: Letra de Câmbio; Nota Promissória; Cheque; Duplicata; Cédula de Crédito Industrial; Cédula de Crédito Comercial; Cédula de Crédito Rural etc.

Letra de Câmbio

Assistente & Auxiliar Administrativo

A letra de câmbio é o saque de uma pessoa contra outra, em favor de terceiro. É uma ordem de pagamento que o sacador dirige ao sacado, seu devedor, para que, em certa época, este pague certa quantia em dinheiro, devida a uma terceira, que se denomina tomador. É, enfim, uma ordem de pagamento à vista ou a prazo.

Quando for a prazo, o sacado deve aceitá-la, firmando nela sua assinatura de reconhecimento: é o aceite. Nesse momento, o sacado se vincula na relação jurídico-material, obrigando-se ao pagamento.

Portanto, a relação se estabelece entre três pessoas: o sacador, o sacado e o tomador. Entretanto, a lei faculta que uma mesma pessoa ocupe mais de uma dessas posições. Nada impede que a letra de câmbio possa ser sacada em benefício do próprio sacador ou o sacador seja a mesma pessoa do sacado (LU, art. 3.º).

Nota Promissória

É uma promessa direta que o devedor faz ao credor, pois ela é emitida pelo devedor.

Trata-se de um título autônomo que independe da indagação da causa que motivou a obrigação. “Nota promissória regularmente emitida e avalizada, mesmo originária de um contrato particular, -

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decidiu o Tribunal - pode circular. Uma vez endossada, representa dívida autônoma, com causa legítima” (in RT 659/150).

Já a letra de câmbio é emitida por uma pessoa que dá uma ordem ao seu devedor (sacado) para pagar certa quantia a um terceiro

Cheque

Disciplinado pela Lei nº 7.357 de 02/09/1985, é uma ordem de pagamento à vista, sacada contra um banco e com base em suficiente provisão de fundos.

Qualquer cláusula que altere ou modifique a natureza do cheque deve ser considerada não-escrita. A pós-data, por exemplo, não gera efeito ao banco sacado; ela é considerada não-escrita, vinculando apenas o credor à obrigação de observá-la.

Vale ressaltar que o cheque comporta apenas um endosso. Isto é, o credor originário pode transferir a um terceiro. Entretanto, este está proibido de efetuar novo endosso.

Não

há de se falar em aceite,

pois se trata de uma ordem de

pagamento à vista.

Assistente & Auxiliar Administrativo

A apresentação de um cheque ao banco é de 30 (trinta) dias para cheque da mesma praça de pagamento e 60 (sessenta) dias para cheque de outra praça.

Duplicata

A lei obriga entre partes domiciliadas no Brasil, a emissão de fatura em toda venda mercantil, com prazo não inferior a 30 dias, onde o vendedor descreve as mercadorias vendidas ou indica, apenas, os números e valores das notas fiscais expedidas. Permite-se que a nota fiscal e a fatura estejam num mesmo documento, chamada Nota Fiscal/Fatura, facilitando tanto o aspecto comercial quanto o fiscal.

Emitida a fatura, poderá o empresário extrair uma duplicata.

Definição: A duplicata mercantil é, então, saque do empresário contra o comprador de mercadorias a prazo. [Este prazo não pode ser inferior a 30 dias]

Com base em uma ou mais notas fiscais, o empresário extrai a fatura, sendo a duplicata, praticamente, a sua cópia. Não uma mera reprodução, mas um documento para o empresário fazer circular.

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É a fatura, o documento do contrato de compra e venda mercantil, que enseja a emissão da duplicata.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Dicas Práticas

O que é ser um auxiliar administrativo?

O auxiliar, ou assistente, administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida as contas a pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.

Algumas atribuições do Auxiliar Administrativo

Conhecer o Regimento interno da Empresa onde trabalha;

Conhecer a documentação interna e externa da empresa;

Conhecer Livros Fiscais;

Saber sobre o arquivo de documentos da empresa,

respeitando a codificação; Recebimento e distribuição de correspondências;

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Manutenção e coordenação de arquivos do setor;

Atendimento a clientes, fornecedores ou funcionários;

Preenchimento e requisições de materiais;

Preenchimento de formulários de uso do setor;

Controle de entrada e saída de funcionários para outros departamentos;

Devemos lembrar que estas atribuições variam muito de empresa para empresa e que não se trata de uma regra para todas. Antes de analisarmos a função do auxiliar administrativo devemos levar em consideração os seguintes pontos:

O tipo de serviço desenvolvido pela empresa;

O tamanho da empresa;

O grau de informatização;

A visão de seus diretores.

Pontos de sucesso

  • 1. Respeitar a hierarquia administrativa;

  • 2. Conhecer as suas atribuições;

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  • 3. Dar informações preciosas;

  • 4. Ser organizado no trabalho;

  • 5. Pontualidade.

Perfil esperado do auxiliar administrativo

Competência

Discrição

Cortesia

Responsabilidade

Sinceridade

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Assistente administrativo

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com Assistente administrativo O profissional não é simplesmente alguém que executa funções que

O profissional não é simplesmente alguém

que executa funções que lhe foram determinadas e sim alguém que consegue diferenciar em meio a outros que muitas vezes realizam as

mesmas

tarefas

 

diárias.

As empresas estão à procura deste tipo de profissional para o

seu quadro

pessoal.

Com

o

surgimento

de

padrões

de

qualidade, o termo time is Money torna-se cada vez mais

real, pois a equação “tempo x qualidade” tem que ser muito bem administrada. Com isso a procura por profissionais que possam desenvolver multe - funções sem que a qualidade

possa

ser

colocada

à

parte

está

cada

vez

maior.

A necessidade de profissionais com uma visão mais ampla de mercado e com possibilidade de crescimento dentro de uma

organização

faz

com

que

o

Assistente administrativo

seja

bem

mais

valorizado

_ Li recentemente em uma revista internacional, uma matéria sobre a valorização do profissional, a matéria falava justamente

Assistente & Auxiliar Administrativo

da profissão assistente administrativo, em entrevista a gestora diz: “O nosso bem maior são nossos funcionários!” a repórter surpresa indagou: Não seriam os clientes o bem mais precioso? A gestora novamente respondeu: Sim certamente, e nossos funcionários são em primeiro lugar nossos clientes, e merecem ser tratados da melhor forma possível, porque toda empresa precisa manter o seu banco de talentos!

Não é uma profissão nova no mercado de trabalho, entretanto continua valorizada e valorizando seus profissionais e premiando a competência daqueles que enxergam o futuro não apenas o presente.

Comunicação:

Podemos afirmar que a comunicação eficaz é a base para o

crescimento profissional nos dias atuais. Comunicar-se bem no ambiente de trabalho, no dia-a-dia, e saber tratar as pessoas de diversos níveis, desde o porteiro até o presidente, sem arrogância e

sem submissão,

são fundamentais.

Quando se aprende a trabalhar a comunicação, torna-se necessário

colocá-la em prática para que

suas chances de crescimento

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profissional aumentem. Vamos a alguma lições importantes nessa área:

Voz

A sua dicção deve ser clara e o tom de voz deve transmitir segurança, sem ser agressivo. Procure treinar para melhorar cada vez mais, quer uma ajudinha? Lá vai! Leia em voz alta:

“Há quatro quadros três e três quadros quatro. Sendo que quatro destes quadros são quadrados, um dos quadros quatro e três dos quadros três.” — Conseguiu? Não? Tente outra vez!

Postura

Evite cruzar braços, colocar mãos no bolso o tempo todo e ficar segurando objeto enquanto expõe idéias. O aperto de mão deve ser forte e decidido. Fique atento a Expressão do seu rosto, sempre deve está de acordo com aquilo que está afirmando.

Olhar

Em todas as situações você deve olhar nos olhos da pessoa a quem está se dirigindo. No caso de uma palestra, evite

Assistente & Auxiliar Administrativo

olhar para uma única pessoa, sempre alterne o olhar, passando firmeza e segurança e da credibilidade ao que você diz.

Aparência

Estar bem cuidado e vestido é fundamental. As Roupas devem ser discretas e impecáveis, assim como o cabelo e a maquiagem.

Oportunidades

Não Tenha medo e aproveite todas as chances de mostrar seu potencial. Reuniões, palestras, negócios com clientes e até eventos sociais são momentos propícios para você se

expor mais e fazer sua presença notada sem com isso forçar a barra. ”A dica aqui é: Seja o mais natural possível, lembre-se da humildade”.

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Clareza

Não fique falando de assuntos que você não domine. Isso fará com que suas informações sejam imprecisas. Fale sobre os assuntos que domina. Quanto maior clareza conseguir transmitir para os outros, maior sua chance de crescimento profissional. ”Lembre – se mentira tem pernas curtas!”

Estudo

Use seu conhecimento como diferencial no ambiente de trabalho. Leia bastante, assista noticiários, saiba o que está acontecendo no seu país e também no mundo. Informe-se

sobre tudo o que puder e use isso sempre que houver uma oportunidade. “Eu particularmente, acompanho as noticias nos grandes portais da internet, portais que utilizam a atualização automática, sempre exibem as notícias praticamente ao vivo”, e é claro que, a leitura de um bom Blog, ajuda muito!

Bom Senso

Assistente & Auxiliar Administrativo

Quanto mais você pensar antes de tomar determinadas

atitudes, maiores serão suas chances de acertos. Profissionais sensatos são cada vez mais valorizados no mercado de trabalho. ”Talvez você já conheça o provérbio que diz:

Quem fala demais, dá bom dia cavalo!”

Relacionamento

É preciso ter cuidado para não ser muito agressivo e nem submeter de mais. Saiba impor seu ritmo com jogo de cintura e mantenha um relacionamento cordial com o resto da equipe. Cuidado para não estimular intrigas ou inveja. Use essas informações no processo seletivo e também quanto você estiver desenvolvendo suas atividades no ambiente de trabalho. A máxima aqui é: Saiba dizer não! e mais do que nunca provando para seus superiores que a qualidade está acima da quantidade.

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Marketing pessoal é tudo que você faz para promover seu

profissional. Quando se fala em Marketing pessoal é comum, as pessoas confundirem essa atitude com “Puxa-saquismo”. Mas uma coisa não tem nada a ver com a outra. O que acontece, muitas vezes, é que as pessoas não sabem o que é Marketing Pessoal e acabam fazendo puxa-saquismo mesmo. E uma coisa interessante é que, quando se fala em ser bajulador logo se relaciona você a um chefe. Mas na realidade, você pode estar sendo puxa saco de você mesmo! Quando uma pessoa confunde Marketing Pessoal com puxa-saquismo ela pode cometer atitudes negativas e em

decorrência disso, deixa de praticar ações que seriam recomendáveis para ampliar seu potencial de realização.

O que é Marketing Pessoal?

Marketing pessoal é tudo que você faz para promover seu profissional.

O que não é Marketing Pessoal?

— Puxa-saquismo, sujeição servil de qualquer espécie, querer

Assistente & Auxiliar Administrativo

aparecer e “mostrar serviço”, valorizando realizações menos relevantes, falar bem de si mesmo, tentar projetar-se por truques infantis como uso de roupa estranha, corte de cabelo maluco, comportamento excêntricos.

Boas práticas de Marketing pessoal

Desenvolver trabalhos úteis e valorosos.

Comunicar-se adequadamente – com clareza, precisão,

assertividade, convicção, projetando assim uma imagem de competência e profissionalismo. Procurar feedback para saber se o trabalho que se está

fazendo, como está fazendo, vem atendendo as expectativas. Buscar uma atuação qualitativa e profissional, para por

meio dela realizar, não só os objetivos da função, mas também os legítimos objetivos pessoais de crescimento. O Marketing pessoal é muito importante nos dias de hoje, mas ele não pode servir de propaganda para pessoas que não tem conteúdo para oferecer ao mercado de trabalho.

O primeiro passo para um Bom marketing pessoal é

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perguntar: Quem sou eu? Que tipo de identidade eu construí? .

Para ter sucesso, nunca podemos segui os passos de outra pessoa, temos que ser originais. Observar outras pessoas é válido, mas copiar a identidade de outra pessoa não. Se uma pessoa não busca

ser original e melhorar os pontos frágeis de sua imagem, nunca terá um Marketing Pessoal sustentável.

Dicas para obter um bom Marketing pessoal.

Expressões – Tome cuidado para não expressar emoções

no seu ambiente de trabalho, principalmente expressões de raiva, choro ou explosão de comportamento. Seja verdadeiro – se fizer uma promessa mantenha.

Se disser que vai fazer algo cumpra. Quando estabelecer

uma data limite, cumpra. Respeito alheio – Não critique o trabalho de outra pessoa,

antes disso imagine como poderia ajudar a resolver o problema. Atrasos – Não cheque atrasado no serviço, isso pode parecer que você não te responsabilidades.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Alimentar-se – não se alimente durante o trabalho, faça isso nas horas apropriadas.

Ao telefone – Atenda de forma animada e tranqüila, isso gera uma energia boa que é percebida, do outro lado da linha. Ouça o que a pessoa tem a dizer, e só depois comece a responder.

Cuidados gerais Cuidado com a maneira de se vestir saiba ouvir, saiba se comportar tenha boas maneiras seguindo as regras básicas de etiqueta, cuide de sua comunicação.

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com

  • 4 PASSOS PARA UM CURRÍCULO EFICIENTE

  • 1 - O que colocar no objetivo?

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com <a href=4 PASSOS PARA UM CURRÍCULO EFICIENTE 1 - O que colocar no objetivo? Muitos dos meus alunos de informática me perguntam o que devo colocar no objetivo em meu currículo? A resposta é simples! Como o título sugere, seja objetivo! Coloque o título da vaga em questão: Ex: Operador (a) de Telemarketing, Auxiliar de Loja, Vendedor, Gerente de projetos, assistente comercial, gerente de projetos com ênfase em SAP e MBA ... Etc.! 2 - Erros comuns • Como já coloquei em matérias anteriores, jamais coloque mais de um cargo no objetivo. 36 " id="pdf-obj-35-9" src="pdf-obj-35-9.jpg">

Muitos dos meus alunos de

informática me perguntam o que devo colocar no objetivo em meu currículo?

A resposta é simples! Como o título sugere, seja objetivo! Coloque o título da vaga em questão: Ex: Operador (a) de Telemarketing, Auxiliar de Loja, Vendedor, Gerente de projetos, assistente comercial, gerente de projetos com

ênfase em SAP e MBA

...

Etc.!

  • 2 - Erros comuns

Como já coloquei em matérias anteriores, jamais coloque mais de um cargo no objetivo.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Jamais coloque frases do tipo, "crescer com a empresa", "atuar de maneira produtiva", "Qualquer vaga disponível"

etc

...

Eu disse jamais

...

Isso é coisa do passado!

  • 3 - Que modelo eu devo utilizar?

Seguindo as dicas deste blog e de muitos outros profissionais na internet, você deverá criar seu próprio modelo, Evite modelos generalizados, principalmente os modelos que muitas agências de emprego disponibilizam, são modelos totalmente ultrapassados, "digo isso por experiência própria".

  • 4 - Experiência profissional

Como o título sugere neste quesito você deve relacionar as três últimas empresas que trabalhou; o cargo; o resumo das atividades desenvolvidas; e sua contribuição para a empresa, faça tudo de maneira que suas experiências se encaixem no perfil da vaga em questão.

É o meu primeiro emprego e agora? Não possuo experiência.

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Seja ousado! Já experimentei isso com alguns alunos e tem

funcionado muito bem! Você nunca trabalhou de carteira assinada, porém tenho certeza, que vai ao banco para a mãe, pai, tia, primo, vai ao supermercado, já realizou um "bico", "trabalho extra" para alguém. Relate isso em experiência profissional, como por exemplo:

Office Boi, Auxiliar de serviços gerais, Assistente administrativo, etc.

você terá uma grande surpresa! É claro e evidente que você terá

que ser muito comunicativo na hora da entrevista e jamais minta. Pelo contrário seja honesto, diga sempre a verdade, seja firme em seu objetivo e nas suas respostas.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Excel Dicas Práticas

Deparou-se com um número excessivo de cálculos e operações matemáticas? Recorra ao Excel, você pode encontrar diversos comandos que poderão ajudá-lo a resolver velhos problemas diários. Através de exemplos práticos, com a utilização dessas instruções pode facilitar e melhorar sua rotina de trabalho. Confira uma pequena Lista de comandos utilizados no Excel para realizar algumas operações:

Comando

Descrição

TAXA

Comando utilizado para se calcular a taxa de juros de determinado período (dia, mês, ano etc.).

NPER

Calcula o número de períodos ou de parcelas existentes em uma operação

PGTO

Faz o cálculo do pagamento, ou seja, do

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valor a ser desembolsado a cada período (valor de cada parcela)

VF

Calcula o valor futuro, obtido ao final de um determinado período.

VP

Efetua o cálculo do valor atual de uma determinada operação financeira.

SOMA()

Faz a somatória de todos os números em um intervalo de células.

(+)

Somatória de valores

(-)

Subtração de valores

(*)

Multiplicação de valores

(/)

Divisão de valores

(^)

Potenciação de valores

HOJE()

Exibe a data atual do sistema

AGORA()

Exibe a data e a hora atual do sistema

Assistente & Auxiliar Administrativo

DATADIF()

Calcula a diferença entre duas datas, ideal para verificar a pendências de clientes, parcelas em atraso. Exibe os valores em dias meses e anos.

SE()

Função condicional.

PROCV

Procura vertical de valores em uma matriz.

PROCH

Procura Horizontal de valores em uma matriz.

MEDIA()

Calcula a média aritmética.

Cálculo com datas horas e valores

1 Abra o Excel

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Jhonny Lopes / www.caminhosdoempre go.com 2 Em seguida com o livro de pontos em mãos, planilha

2 Em seguida com o livro de pontos em mãos, planilha todos os dados anotados por cada durante o decorrer do mês.

passe para a funcionário

Assistente & Auxiliar Administr ativo

Assistente & Auxiliar Administr ativo 3 – Depois de passar os dados para a planilha, precisa

3 – Depois de passar os dados para a planilha, precisa mos calcular o total de horas trabalhadas por cada funcionário e o v alor a ser pago a cada um deles.

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Jhonny Lopes / www.caminhosdoempre go.com 4 – Posicione o cursor na primeira célula abaixo do ca

4 – Posicione o cursor na primeira célula abaixo do ca mpo que deverá exibir o número de horas diárias trabalhadas po r cada funcionário.

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Assistente & Auxiliar Administr ativo 5 – Subtraia o horário de saída do almoço do de

5 – Subtraia o horário de saída do almoço do de entra da e some o horário de saída da empresa ao horário de retorno do almoço. Com a seguinte formula:

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Jhonny Lopes / www.caminhosdoempre go.com 6 – A fórmula será criada observando os dados acima (D6,

6 – A fórmula será criada observando os dados acima (D6, E7, F8, G9 Etc.). Assim, sua fórmula será =E6-d6+G6-F6.

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Assistente & Auxiliar Administr ativo 7 – Repita a operação na coluna Total de Horas. O

7 – Repita a operação na coluna Total de Horas. O val or total pode ser a soma das horas multiplicada pelo valor da h ora ou os valores por dia.

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Jhonny Lopes / www.caminhosdoempre go.com 8 – Digite na barra =Soma(H6: H31). Altere a formata ção

8 – Digite na barra =Soma(H6: H31). Altere a formata ção para [hh]mm. Em total a ser pago, digite =H35*A22*24.

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Assistente & Auxiliar Administr ativo 9 – Para cálculos divididos por dias, em Total a ser

9 – Para cálculos divididos por dias, em Total a ser pa go digite =H6*A22*24. Essa fórmula é o número de horas veze s valor vezes 24.

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Jhonny Lopes / www.caminhosdoempre go.com 10 – Agora realize a soma total a ser recebido no
  • 10 – Agora realize a soma total a ser recebido no mês. Ative o

comando =Soma e indique o intervalo de células que s erá utilizado

(I6:I31).

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Assistente & Auxiliar Administr ativo 11 – Confira tudo. Pronto! Agora você já sabe trabalh ar

11 – Confira tudo. Pronto! Agora você já sabe trabalh ar com soma, subtração e Multiplicação de valores, Horas e d atas no Excel. Viu como é fácil?

Obs: Eu tinha prazo para terminar o Livro, por isso ut ilizei telas antigas, salvas em meu arquivo pessoal, no entanto, es sas mesmas fórmulas se aplicam em qualquer versão do Excel das antigas a mais atual Excel 2010.

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E para não ficar somente nessas telas vamos fazer um último exercício?

Calculando a Idade dos Funcionários:

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com E para não ficar somente nessas telas vamos fazer um último exercício?

Digite os dados como no exemplo acima:

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Assistente & Auxiliar Administrativo Na Célula C4 Digite a fórmula =DATADIF(B4;HOJE(); Y ) ONDE : Datadif

Na Célula C4 Digite a fórmula =DATADIF(B4;HOJE(); Y ) ONDE : Datadif é a função que calcula a diferença entre duas datas e exibe o resultado em Anos “y”; meses “m” ou dias “d”. A sintaxe é:

=datadif(data_inicial;data_final; modo_de_exibição ). NO exemplo acima a data inicial é B4 representando a data de nascimento, a data final, ou seja, o dia em que você quer saber o resultado da idade da pessoa está representado pela fórmula hoje(), a fórmula hoje exibe a data atual, e finalmente o modo de exibição “y” pois queremos saber quantos anos a pessoa tem.

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Outro exemplo da fórmula Datadif:

Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com Outro exemplo da fórmula Datadif: 1 - Digite os dados da planilha
  • 1 - Digite os dados da planilha acima

  • 2 Em C4 digite: =B4+30, copie a formula e cole nas células abaixo.

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Assistente & Auxiliar Administrativo 3 Digite as informações acima nas células seguintes: 4 Em D4 digite:
  • 3 Digite as informações acima nas células seguintes:

  • 4 Em D4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"y")&" Ano (s)" onde:

D4 é a data de vencimento da parcela inicial, Hoje() é a data final, “Y” é para sabermos quantos anos de atraso tem a parcela, & “ Ano (s)” é a função concatenar ou seja juntar o resultado da função datadif com o texto Ano (s) para facilitar a compreensão dos dados apresentados na Célula.

  • 5 Em C4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"m")&" Mês(es)"

  • 6 Em D4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"d")&" Dia (s)"

O resultado final será:

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Jhonny Lopes / www.caminhosdoemprego.com Ainda tem outros exemplos, essa função poderá ser utilizada com outras funções

Ainda tem outros exemplos, essa função poderá ser utilizada com outras funções como, por exemplo:

=Se(datadif;a1;hoje(); Y );Procv(a2;matriz;0); resposta

alternativa ). Complicado? Isso é apenas um exemplo que deixarei para o próximo livro de Excel Intermediário e Avançado para Assistente administrativo.

Assistente & Auxiliar Administrativo

Jhonny Lopes é professor de informática, e possui conhecimentos avançados do Excel. Caso você queira envie suas dúvidas, e sugestões para um próximo Livro “Excel para Assistente Administrativo”, onde abordaremos passo a passo como montar sua própria folha de pagamento no Excel, importando dados da internet para cálculo de FGTS, IRF, ETC. O e-mail para enviar suas sugestões é: inst.jhonny@ gmail.com.

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Bibliografia

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Imagens: Artes próprias + Google imagens

Curso de Capacitação Assistente Administrativo: Convenio Univali – Associação Lar Padre Jacó.

MTE – Ministério do Trabalho e Emprego