Manual de Organizacin

PRESENTACIN
Este documento tiene por objeto proporcionar un marco descriptivo del esquema orgnico funcional de las instalaciones de la Central Rio Grande, constituida como una sociedad Annima de Capital Variable con Personalidad jurdica y Patrimonio Propio. El presente documento contiene un apartado en el cual se especifica el Objetivo, que da origen a esta unidad de servicio. Tienen como propsito establecer los fundamentos que permitan desarrollar oportuna y eficientemente las labores Administrativas proporcionado un correcto desarrollo de las actividades, as como la delimitacin de funciones y responsabilidades.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Ofrecer una visin de organizacin y los procesos de la empresa. Precisar las reas de responsabilidad y competencia de cada rea, orientadas stas a la consecucin de los objetivos estratgicos de la empresa, evitando la duplicidad de funciones, que repercuten en el uso indebido de recursos y en decremento de la calidad y productividad. Actuar como medio de informacin, comunicacin y difusin para apoyar la accin del personal, y orientar al de nuevo ingreso en el contexto de la institucin. Servir de marco de referencia para la evaluacin de resultados.

FUNCIONES JUNTA DIRECTIVA

I. Conocer y aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la empresa, as como definir y autorizar las fuentes de financiamiento; II. Administrar el presupuesto de la empresa, proponer las modificaciones presupuestales necesarias y realizar el seguimiento y control del ejercicio del gasto; III. Asociar el gasto con las metas de la empresa, mediante una programacin detallada, procedimientos de control, verificacin y seguimiento que permita conocer con objetividad, precisin y oportunidad el cumplimiento de su objeto y el ejercicio del presupuesto; IV. Participar en el financiamiento de la empresa conjuntamente con el departamento de recursos financieros; V. Conocer y evaluar los resultados de las auditorias que le efecten tanto interna como externamente; VI. Determinar los lineamientos y establecer las polticas que crea convenientes; VII. Nombrar y en su caso remover a los Gerentes y jefes de departamentos; VIII. Autorizar a propuesta del Gerente General la estructura organizacional y los puestos de trabajo de la empresa; IX. Las dems que le confieran otras disposiciones legales.

IDENTIFICACIN:
Nombre del Puesto: Gerente General

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No. de Plazas: Una Ubicacin: Direccin General RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Asamblea General Subordinados: secretaria general
departamento de recursos humanos departamento de recursos financieros departamento de recursos materiales departamento de seguridad departamento tcnico

PROPSITO DEL PUESTO Planear, dirigir, organizar, evaluar, elaborar e integrar el desarrollo de acciones de la empresa, y actividades necesarias para la operacin del organismo e informar a la Asamblea General sobre el estado de la administracin a su cargo. FUNCIONES: I. Representar legalmente a la empresa, con facultades de apoderado general para actos de administracin y dominio; II. Informar anualmente a la Asamblea General sobre el estado de la administracin a su cargo y rendir en cualquier tiempo los informes que la propia Asamblea le solicite; III. Someter a la aprobacin de la Asamblea General los presupuestos de ingresos y egresos del organismo; IV. Supervisar el funcionamiento de las unidades tcnicas y administrativas de la empresa; V. Llevar la contabilidad del ente econmico a travs de las oficinas que al efecto se establezcan, as como responder del estado y manejo financiero del mismo; VI. Gestionar el otorgamiento de crditos a favor de la empresa; VII. Cumplir con los procedimientos y normas de calidad que sean establecidos; VIII. Nombrar, remover y reubicar al personal de la empresa en los trminos de las disposiciones legales aplicables;

IDENTIFICACIN:
Nombre del Puesto: Secretaria de Gerente General. No. de Plazas: Una Ubicacin: Gerencia General. RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Director General. PROPSITO DEL PUESTO Proporcionar los servicios secretariales asistenciales, capturar la informacin, manejo de archivo y correspondencia para el mejor funcionamiento de la Gerencia General, con la gestin de calidad. FUNCIONES:

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I. Atender las llamadas telefnicas tomando nota de los recados y efectuar aquellas que le indique el Gerente General; II. Llevar el seguimiento de la agenda de trabajo del Gerente General; III. Llevar el registro de la correspondencia y contestar aquella que le seale el Gerente General; IV. Integrar y Archivar los documentos de la Gerencia General; V. Proporcionar, de acuerdo con las instrucciones del Gerente General, la informacin que puedan requerir los departamentos; VI. Realizar y Revisar los trabajos capturados en la computadora que le asigne el Gerente General; VII. Integrar y controlar y resguardar copia de todo aquel documento que firme el Gerente General; VIII. Apoyar a los responsables de cada departamento en el desahogo de trabajos, previa autorizacin del Gerente General; IX. Cumplir con las dems funciones que le asigne el Director General y que sean afines a los propsitos del puesto;

IDENTIFICACIN:
Nombre del Puesto: Jefe de Departamento Tcnico. No. De plazas: Una. Ubicacin: departamento tcnico. RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Director General. Subordinados: Auxiliar de mantenimiento PROPSITO DEL PUESTO. Disear, desarrollar, coordinar, y supervisar, la implementacin, operacin, y mantenimiento de los sistemas y equipos de cmputo que componen la infraestructura tecnolgica de la empresa para ayudar con la integracin de las funciones y tareas de operacin del organismo. FUNCIONES: I. Coordinar el diseo, el desarrollo, la implementacin, la operacin, y el mantenimiento de los sistemas de cmputo que eficienticen las tareas de los jefes de departamentos de cada rea; II. Coordinar y organizar la integracin y actualizacin de sistemas de comunicacin que permitan una mayor fluidez en el manejo de la informacin para un mejor desempeo de las funciones internas y externas de la empresa; III. Coordinar y supervisar el diseo, el desarrollo, la implementacin, la operacin, y el mantenimiento de una infraestructura tecnolgica, la cual ayude al crecimiento natural y estratgico de la empresa; IV. Elaborar e integrar propuestas estratgicas para la optimizacin de los recursos en la infraestructura tecnolgica de manera tal, que sta brinde los servicios que la empresa requiere y para lo cual fue implementada, tratando de minimizar costos; V. Dirigir, organizar, y supervisar las funciones operativas de las reas subordinadas correspondientes a este departamento; VI. Mantener dentro de normatividad la instalacin y buen uso del software;

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IDENTIFICACIN:
Nombre Del Puesto: Jefe del Departamento de Recursos Humanos. No. de Plazas: Una. Ubicacin: Departamento de Recursos Humanos. RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Gerente general Subordinados: Administrativos Especializados PROPSITO DEL PUESTO: Planear, desarrollar y evaluar las actividades de a la administracin de los recursos humanos de la empresa, de conformidad con las normas y lineamientos vigentes. FUNCIONES: I. Conocer y aplicar las normas, lineamientos y polticas que emita la Gerencia General, para la administracin de recursos humanos de la empresa; II. Atender los asuntos de tipo laboral que le planteen los trabajadores de la empresa, informando al Gerente General para lo conducente; III. Atender y orientar a los departamentos de cada rea, sobre dudas en los movimientos administrativos del personal; IV. Operar el sistema de reclutamiento que permita atender las necesidades del personal que requiera la empresa y supervisar su operacin; V. Aplicar las evaluaciones necesarias para la seleccin y contratacin del personal tcnico y administrativo, de acuerdo a las polticas de las empresa, vigilando su aplicacin; VI. Realizar la induccin del personal de nuevo ingreso, proporcionando los elementos informativos y normativos necesarios para su integracin a la empresa; VII. Efectuar los movimientos e incidencias del personal; VIII. Elaborar con toda oportunidad la nmina quincenal y su distribucin; IX. Elaborar, distribuir y vigilar oportunamente las nminas extraordinarias, de aguinaldo, prima vacacional u otros pagos que deban efectuarse al personal de la empresa; XI. Custodiar y resguardar copia de las nminas por pagos ordinarios, complementarios, extraordinarios u otros conceptos, al personal de la empresa; XII. Efectuar las retenciones y deducciones al personal de la empresa, as como la presentacin a las autoridades fiscales de las declaraciones informativas a que este obligada la empresa; XIII. Detectar las necesidades de capacitacin de actualizacin del personal y disear y operar el programa autorizado para su atencin; XIV. Establecer y aplicar mecanismos de control sobre asistencias y puntualidad del personal, aplicando las sanciones o medidas disciplinarias autorizadas; XV. Integrar y actualizar el archivo de expedientes personales de los trabajadores de la empresa; XVI. Difundir entre el personal los reglamentos, polticas, lineamientos, procedimientos o disposiciones que norman las actividades de la empresa y vigilar su observancia; XVII. Implementar programas de seguridad e higiene en la empresa;

IDENTIFICACIN:
Nombre Del Puesto: Jefe del Departamento de Recursos Financieros. No. de Plazas: Una. Ubicacin: Departamento de Recursos Financieros. RELACIONES DE AUTORIDAD:

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Jefe Inmediato: Gerente General. Subordinados: Administrativos Especializados Auxiliares Contables. PROPSITO DEL PUESTO: Planear, desarrollar y evaluar las actividades de la administracin de los recursos financieros de la institucin, de conformidad con las normas y lineamientos vigentes. FUNCIONES: I. Proponer los criterios y procedimientos que regulen la administracin de los recursos financieros de la empresa, establecer y difundir los autorizados y vigilar su observacin; II. Captar y registrar los ingresos propios derivados de servicios prestados u otros conceptos; III. Solicitar a los jefes de departamento, la informacin que se requiera para control y actualizacin de los registros de ingresos propios; IV. Implantar y operar los sistemas de contabilidad de acuerdo con las disposiciones emitidas por las entidades normativas; V. Asegurar el pago de sueldos y dems remuneraciones y prestaciones al personal; VI. Elaborar y presentar oportunamente los estados financieros, balances, informes mensuales o cualquier otra informacin contable-financiera; VII. Fiscalizar y validar la documentacin justificativa y comprobatoria de las erogaciones que se realicen en la empresa; VIII. Efectuar el pago de adquisiciones, arrendamientos, servicios u otras obligaciones contradas por la empresa, as como proporcionar a los departamentos los recursos financieros necesarios para desarrollar adecuada y oportunamente sus funciones, de acuerdo con el presupuesto autorizado, normatividad y procedimientos establecidos; IX. Requerir a los deudores las cantidades pendientes de pagar; X. Cumplir en los plazos y trminos establecidos por las disposiciones vigentes, con las obligaciones fiscales; XI. Mantenerse actualizado en las nuevas disposiciones o resoluciones fiscales que sean aplicables a la empresa; XII. Determinar las necesidades de modificaciones presupuestarias y someterlas a la consideracin del Gerente General; XIII. Organizar, integrar y custodiar los archivos contables de la empresa;

IDENTIFICACIN:
Nombre Del Puesto: Personal de seguridad. No. de Plazas: tres. Ubicacin: Departamento de seguridad. RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Gerente general. PROPOSITO DEL PUESTO: Vigilar la seguridad de los bienes e instalaciones de las oficinas centrales, durante el da y cuando lo requieran las autoridades de la empresa. FUNCIONES: I. Cuidar las instalaciones, personal, valores, mobiliario, equipo y documentacin de las oficinas centrales de la empresa;

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II. Elaborar los reportes actividades, incidencias y anomalas generadas en el desempeo de su funcin y presentarlos al Director Administrativo para lo conducente; III. Cumplir con las dems funciones que le asigne el Director Administrativo y que sean afines a los propsitos del puesto.

IDENTIFICACIN:
Nombre Del Puesto: Personal de mantenimiento. no. de plazas: ocho. Ubicacin: Departamento de seguridad y mantenimiento. RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: gerente general. PROPOSITO DEL PUESTO: Mantener permanentemente en condiciones adecuadas de limpieza y seguridad las instalaciones de la empresa. FUNCIONES: I. Realizar los servicios de limpieza en las instalaciones, mobiliario, equipo, as como en las aceras del edificio de oficinas generales; II. Controlar y conservar en buen estado las herramientas y equipo de trabajo a su cargo; III. Trasladar mobiliario, equipo o material, de acuerdo a las indicaciones que reciba del Jefe del Departamento; VII. Cumplir con las dems funciones que le asigne el Director Administrativo y que sean afines a los propsitos del puesto.

IDENTIFICACIN:
Nombre Del Puesto: Jefe del Departamento de Recursos Materiales. No. de Plazas: Una. Ubicacin : Departamento de Recursos Materiales . RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Gerente General. PROPOSITO DEL PUESTO: Planear, desarrollar y evaluar las actividades inherentes a la administracin de los recursos materiales y la prestacin de los servicios generales de la empresa, de conformidad con las normas y lineamientos vigentes. FUNCIONES: I. Proponer los criterios y procedimientos que regulen la administracin de los recursos materiales y la prestacin de servicios generales de la empresa, establecer y difundir los autorizados y vigilar su observacin; II. Formular el presupuesto anual de la empresa, con base a las necesidades de cada rea interna de la empresa; III. Procurar la integracin y funcionamiento de las compras, arrendamientos y servicios de la empresa; IV. Presentar las cotizaciones de los materiales, mobiliario, equipos y maquinaria requerida para las reas y planteles de la empresa, de acuerdo con los lineamientos y normas establecidos;

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V. Llevar a cabo las requisiciones autorizadas de material de consumo general, incluyendo mobiliario, equipo maquinaria y el material concerniente a la conservacin y al mantenimiento de activo fijo que requieran las reas de las oficinas; VI. Verificar que los bienes y materiales adquiridos por la empresa, cumplan con las normas de calidad establecidas; VII. Establecer y operar los controles internos de acuerdo a los procedimientos establecidos, para llevar a cabo la recepcin, almacenamiento, registro y control de los materiales y bienes de la empresa; VIII. Controlar y codificar los bienes y materiales almacenados, de acuerdo con el catlogo establecido en la empresa; IX. Efectuar en los plazos establecidos, el inventario fsico de los materiales y bienes de la institucin existentes; X. Suministrar a las reas y planteles del colegio, los materiales y equipos que requieran para su operacin, de acuerdo con los procedimientos y lineamientos establecidos; XI. Organizar, coordinar y supervisar los servicios de intendencia, mantenimiento, vigilancia, mensajera, correspondencia, transportes, impresin o reproduccin de documentos y otros que requiera la institucin; XII. Proporcionar, conforme las prioridades establecidas, los servicios de telfonos, telgrafos, correos, fax, energa elctrica, entre otros;

IDENTIFICACIN:
Nombre Del Puesto: Jefe del Departamento de atencin al ciudadano y al transportador. No. de Plazas: Una. Ubicacin : Departamento de servicios al ciudadano y al transportador . RELACIONES DE AUTORIDAD: Jefe Inmediato: Gerente General. FUNCIONES: I. Establecer la comunicacin entre la empresa y el cliente. II. Supervisar la debida satisfaccin al cliente mediante la atencin de sus dudas, quejas y sugerencias. VI. Gestionar los apoyos necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes. VII. Supervisar el desarrollo de la empresa. VIII. Convocar a reuniones a los miembros de la empresa para analizar la problemtica y posibilidades de mejora. IX. Propiciar y coordinar la difusin de los servicios que ofrecen en la empresa.