LUCAS UNIVERSITIES COLLEGES

LICENCE PROFESSIONNELLE EN SCIENCES DE

L’INFORMATION DOCUMENTAIRE ET DE LA
COMMUNICATION (SIDC)

Option : ARCHIVES

PROJET PROFESSIONNEL

OPTIMISATION DES ARCHIVES DE L'OFFICE

TOGOLAIS DES RECETTES (OTR) EN VUE D'UNE
DIGITALISATION DES TITRES FONCIERS : CAS
DE LA DIRECTION DU CADASTRE DE LA
CONSERVATION FONCIERE ET DE
L'ENREGISTREMENT
Présenté par :( DCCFE)
AKANTO Gnimpoussara

Sous la Direction de
Dr. DANKLOU K. Holonou Junior
Conservateur d’Archives, Enseignant-Chercheur,
Responsable de la Bibliothèque de l’EAMAU

Novembre 2023
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 LUCAS UNIVERSITIES COLLEGES

LICENCE PROFESSIONNELLE EN SCIENCES DE

L’INFORMATION DOCUMENTAIRE ET DE LA
COMMUNICATION (SIDC)

Option: ARCHIVES

PROJET PROFESSIONNEL

OPTIMISATION DES ARCHIVES DE L'OFFICE

TOGOLAIS DES RECETTES (OTR) EN VUE D'UNE
DIGITALISATION DES TITRES FONCIERS : CAS
DE LA DIRECTION DU CADASTRE DE LA
CONSERVATION FONCIERE ET DE
L'ENREGISTREMENT
Présenté par :
( DCCFE)

AKANTO Gnimpoussara

Sous la Direction de
Dr. DANKLOU K. Holonou Junior
Conservateur d’Archives, Enseignant-Chercheur,
Responsable de la Bibliothèque de l’EAMAU

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 Novembre 2023

SOMMAIRE

DEDICACE................................................................................................................................................. 5
REMERCIEMENTS..................................................................................................................................... 6
SIGLES ET ACRONYMES ............................................................................................................................ 7
INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 8
PREMIERE PARTIE: PRESENTATION DU RAPPORT DE STAGE.................................................................. 10
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LADIRECTION DU CADASTRE, DE LA CONSERVATION FONCIERE ET DE
L'ENREGISTREMENT (DCCFE) ................................................................................................................. 11
I. HISTORIQUE, MISSIONS ET ATTRIBUTIONS LA DCCFE ........................................................................ 11
II. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DCCFE ....................................................................... 13

CHAPITRE II: DEROULEMENT DU STAGE ................................................................................................ 19

I. ORGANISATION DU STAGE .................................................................................................................. 19
II- BILAN DU STAGE ................................................................................................................................ 29

DEUXIEME PARTIE : PROJET PROFESSIONNEL ....................................................................................... 34

CHAPITRE III: PRESENTATION DU PROJET .............................................................................................. 35
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET ........................................................................................... 35
II. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ATTENDUS DU PROJET............................................................................... 39

CHAPITRE IV: DESCRIPTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PROJET ................................ 43

I. DESCRIPTION ET PLANNING DES ACTIVITÉS DU PROJET .................................................................... 43
II. ORGANISATION, GESTION DU PROJET, MOYENS A METTRE EN ŒUVRE ET FONCTIONNEMENT ...... 51

CHAPITRE V: FINANCEMENT DU PROJET ............................................................................................... 54

I. LES COÛTS ........................................................................................................................................... 54
II. EFFETS, IMPACTS ET DIFFICULTÉS ...................................................................................................... 59

CONCLUSION GENERALE ....................................................................................................................... 62

SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 64
ANNEXES ................................................................................................................................................ 67

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 DEDICACE

Je dédie ce mémoire à mes géniteurs

Mr AKANTO Ahime Hampat et
Mme ABONI Afiwa Mawuena.

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 REMERCIEMENTS

La réalisation de ce travail a été effective grâce au soutien de plusieurs

personnes. C’est donc l’occasion pour nous de dire merci à ceux qui m’ont
soutenu durant cette formation.

Nos remerciements vont également au Commissaire Général de l’OTR qui

a bien voulu nous accepter dans la structure dont il a la charge ; Nous
sommes reconnaissantes à tout le personnel administratif de de l’OTR pour
leurs conseils, en particulier à mon maitre de stage Monsieur AGBAYI ZATO,
Chef Division par intérim de la Conservation et Chef section des post-
immatriculation à la DCCFE

Nous témoignons notre très profonde gratitude à nos collaborateurs.

Nous manquons de mots plus forts que Merci à l’égard de nos parents pour
tous les efforts déployés pour notre éducation ; particulièrement à ma
Maman, rien ne vaut au monde tous les efforts fournis jours et nuits pour
notre éducation et bien être.

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 SIGLES ET ACRONYMES

OTR : Office Togolais des Recettes

CD : Commissariat des Douanes

CG : Commissariat Général

CI : Commissariat des Impôts

CSG : Commissariat des Services Généraux

DCCFE : Direction du Cadastre, de la Conservation Foncière

et de l'Enregistrement

ICA-ISDF : Norme Internationale pour la Description des fonctions

ISAAR (CPF): Norme Internationale sur les notices d’autorité archivistiques

relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles,

ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique

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 INTRODUCTION

Dans un contexte mondial marqué par l'évolution rapide des technologies

de l'information, les institutions gouvernementales se tournent de plus en
plus vers la numérisation et la digitalisation de leurs processus pour
améliorer l'efficacité, la transparence et la gestion des données.

L'Office Togolais des Recettes (OTR), en tant qu'acteur majeur dans la

collecte des ressources financières de l'État togolais, se trouve confronté au
défi crucial de moderniser ses pratiques, notamment dans le domaine de la
conservation foncière.

La préservation et la gestion des titres fonciers revêtent une importance

capitale pour garantir la sécurité juridique des biens immobiliers et faciliter
les transactions foncières. Au cœur de cette mission, la Direction du
Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement joue un rôle
essentiel en archivant et en traitant un volume considérable de documents
fonciers. Cependant, le maintien de ces archives de manière traditionnelle
peut présenter des limites en termes d'accessibilité, d'efficacité
opérationnelle et de préservation à long terme.

La transition vers la numérisation des titres fonciers au sein de l'Office

Togolais des Recettes (OTR) est une étape cruciale dans l'effort global de
modernisation des pratiques administratives. Cependant, cette entreprise
ambitieuse n'est pas exempte de difficultés et de problèmes majeurs. Parmi
ceux-ci, le souci de stockage de la masse documentaire en constante
expansion émerge comme une préoccupation primordiale, directement liée
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aux défis associés au revers de dossiers numérisés dans le Système
d'Archivage Electronique (SAE). De plus, la détérioration des plans,
l'absence d'une application flexible pour suivre l'évolution du système, et les
obstacles rencontrés lors du revers des documents par le Système
d'enregistrement des titres fonciers, complexifient davantage cette
transition. Cette dissertation s'attellera à analyser en profondeur ces
difficultés, mettant en lumière leurs implications, leurs causes sous-
jacentes, et proposera des pistes de solutions pour surmonter ces
obstacles.

C’est dans ce contexte que nous avons dans le cadre de notre formation
pour l’obtention du diplôme de Licence professionnelle en Sciences de
l’Information Documentaire et de la Communication (SIDC) proposer un
projet professionnel intitulé : Optimisation des Archives de l'Office
Togolais des Recettes (OTR) en vue d'une Digitalisation des Titres
Fonciers : Cas de la Direction du Cadastre de la Conservation Foncière
et de l’Enregistrement.

Cette étude se propose d'explorer les enjeux liés à l'optimisation des

archives de l'OTR, en mettant particulièrement l'accent sur la digitalisation
des titres fonciers, avec un focus spécifique sur la Direction du Cadastre de
la Conservation Foncière et de l’Enregistrement. Nous évoquerons les
démarches techniques, les technologies inhérentes et les activités
essentielles à réaliser, contribuant ainsi à une compréhension
approfondie des implications et des opportunités de cette démarche
novatrice.

Pour conduire ce mémoire, nous l’avons subdivisé en quatre chapitres

comme suit : Chapitre I : présentation du projet, Chapitre II : description,

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organisation et fonctionnement du projet, chapitre III : financement du projet
et enfin Chapitre IV : suivi, évaluation et plan de financement du projet.

PREMIERE PARTIE:
PRESENTATION DU RAPPORT DE
STAGE

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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA DIRECTION DU CADASTRE,
DE LA CONSERVATION FONCIERE ET DE L'ENREGISTREMENT
(DCCFE)

I. HISTORIQUE, MISSIONS ET ATTRIBUTIONS LA DCCFE

1.1. Historique de la DCCFE
Avant les années 80, le service du Cadastre appelé service
topographique, était partie intégrante du Ministère de l’Economie et des
Finances, mais après les années 80, le Cadastre fut successivement
rattaché au Ministère des Travaux Publics, au Ministère de la Ville, puis au
Ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat. Pour relever le défi et surtout dans
le cadre des nouvelles réformes et innovations entreprises par les hautes
autorités du pays, le service du Cadastre est désormais ramené au
Ministère de l’Economie et des Finances par décret « N°2010- 027bis/PR
» du 30 mars 2010 modifiant et complétant le décret « N° 2007- 011/PR
» du 28 février 2007 portant attributions et organisation de la Direction
Générale des Impôts. Dès lors, le service du cadastre a connu
successivement trois positions :
▪ Au 30 Mars 2010 il est rattaché à la Direction Générale des Impôts

▪ Après création de l’Office Togolais des Recettes en 2012 et son

opérationnalisation en 2014, il est rattaché au secrétariat général du
ministère de l’économie et des finances
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 Depuis le 02 Février 2018, il est rattaché au commissariat des
impôts de l’Office Togolais des Recettes par arrêté N° 011/MEF/SG
du 02 Février 2018 portant rattachement du cadastre et de la
conservation foncière à l’Office Togolais des Recettes.
1.2. Missions et attributions de la direction
1.2.1. Mission technique
La mission technique du cadastre est assurée par l’identification de la
propriété et les attributs techniques notamment, la surface, les
coordonnées et les constructions existantes. Il s’agit entre autres de :

▪ L’exécution des travaux de bornage contradictoire ;

▪ L’établissement et la mise à jour du plan cadastral ;
▪ L’exécution des expertises foncières ;
▪ L’élaboration du canevas cadastral ;
▪ Levé topographique des réserves administratives en vue de
leur immatriculation ;
▪ Contrôle et homologation des plans parcellaires déposés par
les contribuables ;
▪ L’exécution des travaux topographiques demandés par les
contribuables.
1.2.2. Mission fiscale
La mission fiscale du cadastre est réalisée par l’identification des attributs
qui sont utilisés pour une évaluation de la propriété (la catégorie d’usage,
la destination, la nature, les caractéristiques physiques) et l’établissement
correct de l’assiette fiscale. Il s’agit de déterminer les valeurs locatives ou
vénales des immeubles bâtis ou non bâtis en fonction de leur nature,
consistance, situation géographique, état d’entretien et affectation. Ces
valeurs permettent le calcul des impôts fonciers et taxes annexes.

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 1.2.3. Mission juridique
La mission juridique du cadastre est assurée par l’identification du
propriétaire et le statut juridique de l’immeuble. Bref, l’établissement de la
matrice cadastrale.

II. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DCCFE

2.1. Organisation administrative
Direction du cadastre, de la conservation foncière et de l'enregistrement,
comprend :
2.1.1. Les administrations regroupées au sein du Guichet
Foncier Unique (GFU)
➢ La Direction de l’Aménagement et de la Mécanisation agricole
(DAEMA)
Elle est chargée de l'étude et de l'homologation des plans parcellaires
établis en zone rurale. Elle élimine ou rejette tous les plans ruraux
confectionnés dans des zones non autorisées (forêts classées, faunes,
etc.).

➢ La Direction Générale de l'Urbanisme, du

Développement Municipal, de l'Habitat et du Patrimoine
Immobilier (DGUDMHPI).
Cette direction est chargée de l'élaboration des schémas directeurs des
villes, la Direction générale de l’urbanisme, du développement municipal,
de l’habitat et du patrimoine immobilier intervient dans l'établissement des
titres fonciers en homologuant les plans parcellaires urbains.

➢ La Direction du Cadastre, de la Conservation Foncière et de

I ‘Enregistrement (DCCFE)

La DCCFE est chargée de la création des titres fonciers. Elle a trois (03)
divisions opérationnelles : la division du cadastre, la division de la
conservation foncière et la division de l'enregistrement.
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 ➢ La division du cadastre
D'après le dictionnaire Petit Larousse illustré, le cadastre est un «
ensemble de documents sur lesquels sont enregistrés le découpage d’un
territoire en propriétés et en cultures ainsi que le nom des propriétaires
des différentes parcelles. C'est aussi l'administration chargée d'établir et
de conserver les registres fonciers. Au Togo, le cadastre est une division
de la DCCFE. II est représenté dans les cinq régions économiques du
Togo. Dans le cadre de la création des titres fonciers, le cadastre est
chargé de l'homologation des plans parcellaires qui viennent de la DAEMA
et de la DGUDMHPI. Le cadastre détermine la valeur vénale des terrains
et exécute les bornages contradictoires.

➢ La division de la conservation foncière

La division de la conservation foncière se charge de l'étude juridique des
dossiers issus du bornage contradictoire qu'elle reçoit de la division du
cadastre. Elle s'occupe de la création du titre foncier et travaille en étroite
collaboration avec la division du cadastre et celle de l'enregistrement.

➢ La division de l'enregistrement
La division de l’Enregistrement est chargée de la perception des droits
d'enregistrement gui peuvent être définis comme des impôts sur la
circulation des biens. Outre l’échange de propriété et les actes d'usufruit,
la division de l'enregistrement s'occupe des formalités d'enregistrement
d'autres actes comme les décisions de justice, les donations,
les cessions, etc.

2.1.2. Les autres administrations

➢ Les chefs cantons

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Dans la procédure d'obtention de titre foncier, les requérants qui
empruntent la voie administrative ont recours aux chefs cantons pour
l’établissement du contrat de vente. Après l'achat de terrain, ils présentent
le reçu d'achat aux chefs cantons qui leur établissent les contrats de vente
qui seront introduits par la suite à la mairie pour certification.
➢ La mairie
Avec la décentralisation, la mairie joue le rôle dévolu à la préfecture
auparavant. Après vérification de la régularité des ventes et du droit de
propriété des cédants, elle certifie les contrats de vente établis aux
requérants par les chefs cantons.

Les documents utilisés dans la création du titre foncier sont :

Les documents utilisés dans le cadre de la voie notariale

- Reçu d'achat de terrain

- Plan parcellaire signé par le géomètre agrée sur le calque

- Fiche de renseignements

- Dossier technique (calculs et calque)

- Pièce d'identité (Carte d'identité/ passeport/ carte d'électeur/

certificat de nationalité/ acte de naissance)

- Les statuts, carte unique de création pour les entreprises

- Autorisation préalable pour les étrangers

- Procuration ou mandat pour les collectivités, biens indivis et autres

Ces documents réunis permettent au Notaire d'établir l'acte

notarié pour l’enregistrement.
Les documents utilisés dans le cadre de la voie administrative sont :

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- Reçu d'achat de terrain
- Plan parcellaire signé par le géomètre agrée sur le calque
- Fiche de renseignements carte
- Dossier technique certificat (calculs de et nationalité/ calque)
- Pièce d'identité acte de naissance) (Carte d'identité / passeport/ carte
d'électeur
- Les statuts, carte unique de création pour les entreprises
- Autorisation préalable pour les étrangers
- Procuration ou mandat pour les collectivités, biens indivis et autres
Avec le reçu d'achat de terrain et le plan parcellaire, le chef canton établit
le contrat de vente qu'il signe avec les notables, le vendeur et l'acquéreur.
Après cette étape, le contrat est certifié par le Maire.

2.2. Fonctionnement
2.2.1. Les activités
1- Contrôle et homologation des plans parcellaires dressés par les
professionnels du secteur privé que sont les
géomètres agréés par l’état ;
- Délai : 2 semaines à 1 mois ;

- 2 à 10 jours pour les mutations.

2- Exécution des travaux de bornage contradictoire et rédaction des

procès- verbaux pour la création des titres fonciers ;

3- Exécution des travaux d’expertises foncières ;

4- Recherche et renseignement sur la position des dossiers déposés

pour homologation grâce à l’application CADASTRO ;
5- Exécution des levés sollicités par l’Etat, ses démembrements et autres

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 - Délai : 1 semaine.

6- Mise à jour des plans en vue d’assurer la sécurisation foncière des

parcelles.

2.2.2. La procédure d'immatriculation foncière

La procédure d'immatriculation foncière est un processus engagé au sein

de la Direction du Cadastre, de la Conservation Foncière et de
l'Enregistrement (DCCFE) pour l'obtention d'un titre foncier. On distingue
deux (02) sortes d’immatriculations : la première concerne les parcelles de
terrains qui n'ont jamais été immatriculées au registre foncier de la
République Togolaise et la deuxième (morcellement ou mutation partielle)
qui concerne les parcelles de terrains déjà immatriculées dont on veut
transférer une partie du droit de propriété à une autre personne.

La première immatriculation se résume comme suit :

- Dépôt du dossier au Guichet Foncier Unique et attribution de la valeur
vénale du terrain ;
- Etude liquidation des droits frais de du bornage dossier (frais
contradictoire, de dépôt, droits frais de d'enregistrement, publication au
Paiement des droits à la caisse)
Envoi du dossier (30jours) au Journal Officiel de la République Togolaise
- Exécution des travaux de bornage contradictoire (bornage, calculs,
dessin, foncier reproduction, (75 jours) contrôle et mise à jour du fichier,
signature de la copie du titre ;

- Création d'immatriculation, du titre inscription foncier (contrôle de toutes

les pièces de la procédure dans le livre foncier, création et attribution
numéro du titre foncier (52jours)
- Envoi du titre foncier au bureau du Conservateur pour signature (21 jours)
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- Envoi du titre foncier signé au Guichet Foncier Unique pour retrait.

Après la présentation de la Direction du Cadastre, de la Conservation

Foncière et de l'Enregistrement (DCCFE), nous allons aborder dans le
chapitre suivant le déroulement du stage.

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 CHAPITRE II: DEROULEMENT DU STAGE

I. ORGANISATION DU STAGE
1.1. Cadre du stage
La gestion saine et efficace des archives passe d’abord par une bonne
organisation et un bon traitement des documents. Pour faciliter la recherche
et communiquer à temps l’information, les archives doivent être traitées
selon les normes archivistiques et les techniques modernes de classement.
Le traitement physique des documents d’archives de la DCCFE s’est
déroulé dans toutes les divisions de la Direction à savoir :
- La division de la conservation foncière,
- La division du cadastre,
- La division de l’enregistrement et timbres.
LA DIVISION DE LA CONSERVATION FONCIERE
SECTION ARCHIVES DE LA CONSERVATION FONCIERE
Elle est placée sous la responsabilité de la section post-immatriculation

• Section post immatriculation ou bureau de transfert de

propriété les types d’opération :
- Ventes : cession d’un bien immeuble d’un tiers à un autre
moyennant une charge financière
- Succession : opération de mutation des biens au noms des
héritiers
- Donation : c’est le fait de donner un bien de son vivant
- Legs : c’est le fait de donner un bien (après le décès du legateur)
- Prénotation : formalité consistant à rendre indisponible un titre
foncier
- Commandement valant saisie réelle : formalité consistant à
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 effectuer une saisie sur un immeuble.
- Dépôt de duplicata
- Adjudication : opération de saisie et de vente par la banque d’un
bien appartenant à un requérant pour remboursement d’une
dette
- Dation en paiement : s’acquitter d’une dette avec un droit réel
(céder un immeuble en contrepartie d’une dette)
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS AU TRAITEMENT
PREALABLE
• Dépôt de dossier, vérification par la lecture de la réquisition
• Vérification l’enregistrement
• Mention des archives
• Liquidation des droits et tirage de la fiche de liaison puis paiement
• Dépôt dans le registre des dépôts
• Lecture
• Cachet/ traitement
• Transmission pour la lecture
• Inscription dans le livre foncier
• Préparation des bordereaux analytiques puis signature du
conservateur.

Les types de documents produits et reçus

- L’acte
- Les copies de la CNI des deux parties
- La réquisition
- Expédition
- Certificat du notaire

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 - Quittance de paiement
- Les timbres fiscaux
- Les bordereaux analytiques
- La décharge

BUREAU TRAITEMENT FORMALITES PREALABLES ET

TRAITEMENT AFFICHAGE

❖ Bureau formalité préalable

Description des taches

Le traitement des nouvelles réquisitions (Première immatriculation)
- Attribution des réquisitions
- Avis de demande d’immatriculation
- Le renseignement des registres (noms et prénoms, contenance,
lieu)
- Le classement des dossiers

Apres réception des dossiers du cadastre après bornage contradictoire

- Etude de dossier
- Vérification de la charge
- Transmission à la saisie
❖ Traitement et affichage
- Vérification des dates d’affichage
- Bordereaux d’envoi
- Renseigner les registres
- Envoi des dossiers au cadastre
- Préparation des extraits
- Préparation des accusés de réception.

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 ❖ Bureau création

Description des taches

A partir de la réception des dossiers :
- Mise à jour dans le registre de dépôt
- Estampillage (cachet annulation, satisfaction)
- Inscription du volume, Folio, N° d’ordre du dossier, N° du titre
- Inscription dans le livre foncier et dans la copie du titre
- Diminution dans la copie du titre et dans la copie du livre foncier
(pour les morcellements)
- Enregistrement dans la base
- Signature du titre
- Collage des bordereaux analytiques
- Envoi du titre foncier signé au bureau du retrait des titres.
- Renseignement des requérants sur les dossiers.

❖ Bureau Retrait Des Titres Fonciers

Apres réception du titre foncier signé par le conservateur national, les

dossiers sont envoyés au bureau retrait des titres.
Les titres sont d’abord, enregistres dans le registre de retrait des titres,
puis dans la base de données. Un classement numérique, les dossiers
sont rangés sur des rayonnages. Les requérants passent munis de leur
carte nationale d’identité pour signature et retrait du titre. La copie du titre
est remise au requérant et les pièces ayant servis pour l’établissement
sont gardés pour envoie aux archives.

Pour les petites opérations (mutations, hypothèques,

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commandements…), dès la réception, les dossiers sont enregistrés dans
un registre de mise à jour. Ensuite Le collage des bordereaux analytiques.
Les notaires peuvent alors passés pour retrait du titre.

Le bureau s’occupe également de la saisie et du traitement des

renseignements, états descriptifs, et photocopie. Apres signature du chef
division, ces dossiers reviennent au bureau et le requérant passe avec la
quittance de paiement pour le retrait.

Les types de documents constituant les archives de la conservation

foncière :
- Les titres fonciers
- Les livres fonciers
- Les GRUNDBUCHS
- Les petites opérations (Morcellements, mutations, hypothèques,
radiations, commandements, prénotations)

1.2. Activités réalisées lors du stage

Les taches liées a la gestion des archives de la conservation foncière

Pour le traitement des documents :
- Le tri, le classement, rangement des plans
- Le récolement
- Préparation des rayonnages
- Etiquetage des chemises suspendues
- La suspension des chemises suspendues
- Insertion des dossiers dans les chemises suspendues
- Le collage des bordereaux analytiques
- Insertion des documents ayant servi aux nouvelles opérations dans
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 les titres mères.
1.2.1. Le traitement des morcellements
La vérification de la conformité des documents utilisés pour constituer un
dossier de morcellement, puis application de la mention. Enfin, viens la
signature de la responsable et l’apposition de son cachet.

1.2.2. Autres tâches

Le traitement des renseignements (1) : il consiste à fournir des
informations sur les noms et prénoms, situation, contenance et préciser la
présence d’une charge sur un immeuble.

L’Etat descriptif (2) : Etant plus précis et concis, il fournir des informations
sur la désignation et description de l’immeuble, la contenance, la situation,
le folio, les modifications dans l’exercice du droit de propriété, les
opérations effectuées sur le titre, les privilèges et hypothèques.
Les demandes de photocopie : tout citoyen peut demander des
photocopies des pièces d’un titre foncier moyennant des droits
pécuniaires

1.2.3. Le traitement des archives du cadastre

Avant d’entamer le travail, une situation des archives a été faite et a permis
de connaitre les documents déjà triés et ceux qui ne le sont pas. La situation
nous a également permis d’identifier tous les types de documents :
- Les plans visés
- Les reçus d’achat
- Les dossiers techniques (PV, croquis, calque, plan, feuille de
calcul, copie de titre foncier)
- Les bornages nuls

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 - Les plans cartographiques
- Les anciens titres du territoire du Togo et Cercle de Lomé.
- Les registres des titres fonciers

La phase de tri a permis de réunir les documents selon les types de

documents suscités. Les documents sont donc triés et classés par année.
Le tri a permis de retrouver et de sortir les documents qui sont mélangés
à d’autres tas. Le total des documents triés de 2005 à 2019 est de 28 695.
De nouveaux dossiers sont réceptionnés chaque semaine faisant
continuellement augmenter le nombre des dossiers triés.

Le classement effectué est numérique. Il est effectué selon l’ordre de

production des documents. Les documents sont ainsi classés pour faciliter
les recherches.
Les documents classés sont conditionnés dans des chemises dossiers et
des chemises à sangle. Au total 2 500 nouvelles chemises dossiers et 1
250 chemises à sangles sont préparés et utilisés pour la protection des
documents. Des anciennes chemises a sangles déchirées et hors usage
sont aussi changées avec de nouveaux. Les documents triés, classés sont
rangés par année et par numéro de plan ou de titre foncier. Au total 189
780 dossiers sont rangés.

La situation des documents de 2015 à 2020 traités est indiquée dans le

tableau ci- après

Types de documents Nombre

Dossiers techniques 35 000
Dossiers de réquisition des bornages nuls 2 500
Dossiers du Territoire du Togo (TT) 1 600
Dossiers du Cercle de Lomé (CL) 680
Plans parcellaires ou plans visés 150 000
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Total 189 780

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Après les recherches, les documents sortis pour satisfaire les
demandes des requérants sont remis à leur place initial de rangement
d’où l’insertion des documents.
Le versement concerne la transmission de nouveaux documents par le
<< Bureau Facturation >> et le << Bureau Retrait de Titres Fonciers>>
au Bureau Archives. Le Bureau Archives enregistre et saisit les
informations pour servir de recherche et de preuve. Chaque semaine,
255 plans de titres fonciers sont en moyenne transmis aux archives.
De plus, 273 dossiers techniques sont transmis chaque semaine par le
bureau facturation.
Quant à l’estampillage, les nouveaux dossiers techniques transmis
sont traités en apposant sur chaque pièce d’un dossier le numéro du
titre foncier avec un numéroteur manuel.

1.2.4. Le traitement à la Division de la Conservation Foncière

Les activités ont commencé avec le récolement qui a permis de

connaitre le nombre des documents déjà classés et rangés sur les
rayonnages avant notre arrivée. La situation desdits documents est
indiquée dans le tableau ci-après :

Types de documents Nombre

Dossiers du Cercle d’Aného (CAn) 122

Dossiers du Cercle de Kloto (CK) 115
Dossiers du Cercle d’Atakpamé (CAt) 128
Dossiers du Cercle de Sokodé (CS) 61
Dossiers du Cercle de Lomé (CL) 680
Dossiers du Territoire du Togo (TT) 3 726
Dossiers de la République Togolaise (RT) 27 548
Total 32 380

Page 27 sur 72
Après le recollement, 449 dossiers de titres fonciers manquaient.
Durant le tri, 183 dossiers ont été retrouvés. A ce jour les manquants
desdits dossiers s’élèvent à 266 dossiers.
La phase de tri a consisté à rassembler les titres fonciers par série. Au
total, 47 725 dossiers de la série de 20 000 à 69 000 sont triés. De
nouveaux dossiers sont réceptionnés chaque semaine faisant
continuellement augmenter le nombre des dossiers triés.
Le classement effectué est numérique. Il est effectué en tenant compte
de la production des titres fonciers.
Les étiquettes à accrocher sur chaque chemise de titre foncier sont
préparées manuellement. Les numéros des titres fonciers sont inscrits
sur les étiquettes. Les chemises sont ensuite suspendues sur le
rayonnage. Au total 19 725 étiquettes et chemises ont été préparées et
suspendues.
Les dossiers de titres fonciers classés et dont les étiquettes et les
chemises sont suspendues, sont rangées sur les rayonnages.
Le rangement consiste à disposer les documents triés, classés par
série les uns après les autres afin de vite retrouver l’information
recherchée et la communiquer. Au total 37 725 dossiers sont rangés.
Après la communication de l’information, les titres fonciers sortis pour
satisfaire les demandes des requérants sont remis à leur place initiale
de rangement d’où l’insertion des documents.

MISE A JOUR DU DOSSIER DU REQUERANT

La phase de mise à jour des dossiers a consisté à coller dans chaque
dossier de titre foncier, les nouveaux bordereaux analytiques produits
suites aux nouvelles opérations de mutation, d’hypothèque, de
commandement, de duplicata, de pré notation, de rectification ou
changement de nom, de réévaluation ou plus-value et de morcellement.
Page 28 sur 72
Les documents ayant servis à l’établissement des bordereaux
analytiques sont intégrés dans les dossiers où les bordereaux sont
collés.
Les documents vracs qui étaient attachés pêle-mêle sont triés en
fonction des numéros de titres fonciers qui sont inscrit sur chaque
pièce. Après le tri, lesdits documents sont insérés dans les dossiers de
titres fonciers correspondants. Le volume des documents vracs est de
5 mètres linéaires.

Le versement concerne les nouveaux dossiers transmis par le <<

Bureau Retrait des titres fonciers >> et le << Bureau Transfert de
propriété >>. Le Bureau archives enregistre et saisie les informations
des versements pour servir de recherche et de preuve. Chaque
semaine, 245 dossiers de titres fonciers sont en moyenne transmis aux
archives. De plus, 42 dossiers de mutation, de commandement,
d’hypothèque, de duplicata, de prenotation, de rectification ou
changement de nom, de réévaluation ou plus-value sont aussi transmis
par le bureau de transfert de propriété.
Par ailleurs, 80 demandes des requérants relatives aux états
descriptifs, renseignements et photocopies sont en moyennes traités
par semaine.

II- BILAN DU STAGE

2.1. LES BENEFICES DU STAGE

Les avantages tirés de ce stage ont été nombreuses et diverses. Ce

stage nous a permis de prendre contact avec les réalités du foncier à
l’échelle national ; de déployer nos compétences sur le terrain, de
participer à l’amélioration de la gestion des archives.
Page 29 sur 72
En effet, avant de venir à la DCCFE, nous avons une connaissance
approximative du fonctionnement du foncier. C’est un domaine sensible
et continuel et évolutif, car le terrain est là et les opérations se font autour
d’elle. D’où la nécessité de bien organiser les documents ayants servi à
son immatriculation. Ce stage nous a permis de nous cultiver sur les
procédures d’immatriculations, les erreurs à éviter avant, pendant et
après l’achat d’un terrain. Les divers rouages des procédures foncières.
Nos compétences ont également été déployé pour trier, organiser et
sécuriser les archives. Afin nous avons proposé des solutions visant à
améliorer la réception, l’organisation et la conservation des archives.

2.1. Insuffisances identifiées dans la gestion des documents à la

direction

- Absence d’une procédure de versement des archives

- Le taux de versement des documents est très intense
- Insuffisance et inadaptation des matériels (rayonnages et
chemises suspendus)
- L’étroitesse de la salle des archives
- Manque des systèmes de sécurité autour et au sein des archives
- Faible conscientisation du personnel sur l’importance de la
bonne gestion et la gestion des archives
- Faible communication entre les producteurs et les archivistes
- Absence d’un budget allouer à la section.

2.2. RECOMMANDATIONS

Le bon fonctionnement d’un service des archives au sein d’une

Page 30 sur 72
institution permet d’avoir de bons résultats. Ainsi pour une gestion
optimale des archives de la DCCFE, il faut :

- mettre en place un registre pour le mouvement des dossiers au

sein du service archives pour retracer toutes les entrées et sorties
des documents de la salle d’archives ;

- la règlementation des versements en définissant des délais de

versement,

- aménager de nouvelles salles (rappelons que les salles prévues

pour la conservation ont atteint et dépassés leur contenance)
- équiper les salles d’archives des matériels de conditionnement
(chemises ou dossiers suspendus armoire, chemises à sangle,
chemises dossiers) pour le traitement des archives ;

- équiper également les salles d’archives de détenteurs de fumée, des

extincteurs et des humidificateurs d’air pour lutter contre les
incendies, les moisissures et le développement des bactéries qui
sont source de maladie pour le personnel des archives ;

- classer et ranger les nouveaux dossiers au fur et à mesure qu’ils

sont calculés, scannés et retournés aux archives pour éviter la perte
de temps lors des recherches ;

- faire le contrôle de tous les documents envoyés au cadastre fiscal

et aux scannage lors du retour desdits documents et tenir une base
de données de tous les mouvements des anciens et nouveaux
dossiers,

- la participation des services producteurs au traitement préalable de

leur production,
- conscientisation du personnel face à la place cruciale qu’occupe les
Page 31 sur 72
archives au sein de la direction.

Page 32 sur 72
CONCLUSION

La gestion des archives nécessite tout particulièrement des outils et méthodes

spécifiques prenant en compte l’ensemble des contraintes liées à la gestion des
documents. Les procédures d’archivage demandent davantage de rigueur et de
logique, car elle comprend :
- Le traitement des documents : de leur création à leur destruction ;
- Leur conservation dans de bonnes conditions : éviter toute dégradation
ou perte accidentelle.
- Leur accessibilité : rendre les archives accessibles pour les consulter, les
restituer.

Par ailleurs, ce stage nous a beaucoup apporté dans le sens où il nous a ouvert les
portes d’un domaine inconnu jusque-là. Il a été une sorte de « passerelle » entre
le monde de l’enseignement et celui des archives en général et des archives du
cadastre en particulier.

C’est avec enthousiasme que nous avons découvert le monde de l’archivistique,

du traitement des dossiers, de leur mise en valeur, de leur rangement et de leur
conservation.

Page 33 sur 72
 DEUXIEME PARTIE :
PROJET PROFESSIONNEL

Page 34 sur 72
 CHAPITRE III: PRESENTATION DU PROJET

Ce chapitre traite dans un premier temps de la présentation du contexte

et justification du projet puis sa localisation et dans un second temps des
objectifs et résultats attendus du projet.

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET

1.1. Contexte du projet

Au sein de l'Office Togolais des Recettes (OTR), la gestion des archives,

en particulier celles de la Direction du Cadastre de la Conservation
Foncière et de l’Enregistrement, est confrontée à un environnement
complexe et en constante évolution. La volumétrie croissante des
documents fonciers et l'essor des technologies de l'information ont mis en
lumière la nécessité d'une modernisation urgente des pratiques
archivistiques. Dans ce contexte, la digitalisation des titres fonciers se
profile comme une réponse stratégique et incontournable pour optimiser
les processus, accroître l'efficacité opérationnelle et assurer une gestion
plus agile et sécurisée des données foncières.

La digitalisation des titres fonciers s'impose aujourd'hui comme une

réponse stratégique et incontournable pour remodeler les pratiques de
gestion des données foncières. Dans un contexte de mondialisation et de
transformation numérique, cette évolution technologique offre des
opportunités significatives pour optimiser les processus, accroître
l'efficacité opérationnelle et garantir une gestion agile et sécurisée des
titres fonciers. Cette dissertation explore les multiples facettes de cette
transformation, examinant les avantages et les défis qu'elle présente dans
le contexte de la modernisation des systèmes cadastraux.

Page 35 sur 72
La croissance constante de la masse documentaire, les inefficiences
opérationnelles liées aux processus manuels, et les risques potentiels liés
à la perte ou à la détérioration des documents fonciers sont autant de
problématiques qui motivent la recherche de solutions innovantes.

De l'optimisation de l'espace de stockage à la réduction des erreurs

humaines en passant par l'accélération des processus, la transition vers
des systèmes numériques offre une panoplie d'avantages susceptibles de
révolutionner la manière dont les données foncières sont gérées.

En permettant une gestion plus efficiente, sécurisée et agile des données,

la digitalisation de la conservation des Titres Fonciers ouvre la voie à une
modernisation significative des systèmes cadastraux, positionnant cette
institution foncière à l'avant-garde de l'efficacité administrative dans un
monde de plus en plus numérique.

1.2. Justification du projet

Plusieurs facteurs justifient le projet d'optimisation des archives de l'OTR

en vue de la digitalisation des titres fonciers, notamment au sein de la
Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement.

1. Gestion du Volume Documentaire : La masse documentaire liée

aux titres fonciers ne cesse de croître, engendrant des défis en
matière de stockage physique, d'accessibilité et de gestion
efficiente. La digitalisation offre une solution viable pour optimiser
l'espace, faciliter la recherche d'informations et garantir la
préservation des documents dans le temps.
2. Efficacité Opérationnelle : Les processus manuels actuels
entraînent des retards, des erreurs potentielles et une complexité
accrue dans la gestion des dossiers fonciers. La digitalisation

Page 36 sur 72
 permettra une automatisation des tâches, accélérant ainsi le
traitement des demandes et améliorant la réactivité de la Direction
du Cadastre.
3. Sécurité Juridique : La numérisation des titres fonciers renforce la
sécurité juridique en réduisant les risques de perte, de détérioration
ou de manipulation des documents. Cela contribue à instaurer un
environnement de confiance pour les transactions immobilières.
4. Adaptation aux Nouvelles Technologies : La mise en œuvre d'un
système digitalisé permettra à la DCCFE de s'adapter aux
évolutions technologiques, garantissant ainsi la pérennité du
système et sa compatibilité avec les standards internationaux.

1.3. Localisation du projet

Le projet sera localisé à la Direction du Cadastre de la Conservation

Foncière et de l’Enregistrement. La localisation d'un projet de digitalisation
des titres fonciers au sein de la Direction du Cadastre de la Conservation
Foncière et de l’Enregistrement revêt une importance capitale dans l'effort
global de modernisation des pratiques administratives. Cette direction est
le gardien des informations foncières cruciales, ce qui la place au cœur
de l'effort de digitalisation pour une gestion plus efficace.

Cette entité, au cœur de la gestion des données foncières, doit définir une
localisation stratégique pour assurer le succès et la pertinence du projet.

1.4. La cible du projet

Le Projet de Digitalisation des Titres Fonciers à la Direction du Cadastre

de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement implique plusieurs
parties prenantes, chacune jouant un rôle spécifique dans la mise en
œuvre et la réussite du projet. Les principales personnes concernées
peuvent être classées en plusieurs catégories :
Page 37 sur 72
1. Personnel de la DCCFE :
• Responsables du Cadastre : Ils sont directement impliqués dans la
supervision et la coordination des activités liées à la digitalisation
des titres fonciers.
• Techniciens et Agents du Cadastre : Ils sont chargés de la collecte,
de la numérisation et de la gestion des données foncières au
quotidien.

2. Autorités Gouvernementales Locales :

• Responsables de l'Administration Foncière : Ils participent à la
planification stratégique du projet et assurent la coordination avec
d'autres services gouvernementaux.
• Autorités Locales : Les représentants des gouvernements locaux
peuvent être impliqués dans le processus pour assurer une
intégration harmonieuse avec les politiques locales et régionales.

3. Partenaires Externes et Fournisseurs de Solutions :

• Fournisseurs de Logiciels et de Matériels : Ils fournissent les
solutions technologiques nécessaires à la digitalisation des titres
fonciers.
• Consultants en Technologie : Ils peuvent être engagés pour
conseiller la DCCFEsur les meilleures pratiques et les technologies
les plus adaptées.

4. Utilisateurs Finaux :
• Professionnels de l'Immobilier : Agents immobiliers, notaires et
autres professionnels travaillant dans le secteur foncier peuvent
utiliser les données numérisées pour faciliter les transactions.

Page 38 sur 72
 • Citoyens : Les individus intéressés par des transactions foncières
peuvent bénéficier d'un accès plus facile et rapide aux informations
grâce à la digitalisation.

5. Organisations Internationales et Financières :

• Organisations de Développement : Elles peuvent apporter un
soutien financier et technique au projet.
• Institutions Financières : Elles peuvent être impliquées en raison de
l'impact du projet sur la sécurité juridique des transactions foncières.

6. Société Civile et Organisations Non Gouvernementales (ONG) :

• Groupes de Défense des Droits Fonciers : Ils peuvent suivre et

évaluer l'impact du projet sur les droits fonciers des citoyens.
• ONG œuvrant dans le Domaine de la Gouvernance Foncière : Elles
peuvent jouer un rôle de surveillance et de plaidoyer pour garantir
une mise en œuvre transparente et équitable.

L'implication de ces parties prenantes est essentielle pour garantir une

mise en œuvre réussie du projet de digitalisation des titres fonciers à la
Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement.
La collaboration étroite entre ces acteurs contribuera à maximiser les
avantages du projet tout en minimisant les défis potentiels.

II. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ATTENDUS DU PROJET

2.1. Objectifs du Projet
2.1.1. Objectif Général du Projet
L'objectif général du projet est de moderniser et d'optimiser la gestion des
données foncières en transitionnant vers un système numérique. Il vise à
instaurer une infrastructure technologique robuste qui améliorera
l'efficacité opérationnelle, la transparence, et la sécurité juridique des
transactions foncières.
Page 39 sur 72
 2.1.2. Objectifs Spécifiques du Projet

Les objectifs spécifiques détaillent les aspects particuliers que le projet

cherchera à accomplir. Ils incluent :

• Optimisation des Processus : Rationaliser et automatiser les

processus liés à la gestion des titres fonciers pour accroître
l'efficacité et réduire les délais de traitement.
• Sécurisation des Données Foncières : Mettre en place des
mécanismes de sécurité avancés pour assurer l'intégrité et la
confidentialité des données foncières, garantissant ainsi la sécurité
juridique des transactions.
• Accessibilité Améliorée : Faciliter l'accès aux informations
foncières à travers une plateforme numérique conviviale, bénéficiant
aussi bien au personnel interne qu'aux utilisateurs externes.
• Formation du Personnel : Dispenser une formation adéquate au
personnel de la DCCFE pour garantir une transition fluide vers le
nouvel environnement numérique.
• Intégration aux Normes Internationales : Adapter le système aux
normes internationales en matière de gestion des données foncières
pour favoriser la compatibilité et l'interopérabilité.

2.2. Résultats Attendus

Les résultats attendus représentent les changements concrets que le
projet est censé apporter. Ils comprennent :

• Système de Digitalisation Opérationnel : La mise en place d'un

système de digitalisation fonctionnel au sein de la Direction du
Cadastre, prêt à être utilisé pour la gestion quotidienne des titres
fonciers.

Page 40 sur 72
 • Réduction des Délais de Traitement : Une diminution significative
des délais de traitement des demandes liées aux titres fonciers
grâce à l'optimisation des processus.
• Renforcement de la Sécurité Juridique : Une amélioration notable
de la sécurité juridique des transactions foncières, minimisant les
risques liés à la perte ou à la manipulation des documents.
• Accroissement de l'Accessibilité : Une meilleure accessibilité aux
informations foncières, tant pour le personnel interne que pour les
utilisateurs externes, favorisant ainsi une gestion transparente et
collaborative.
• Compétences du Personnel Améliorées : Un renforcement des
compétences du personnel de la Direction du Cadastre, les rendant
aptes à opérer efficacement dans l'environnement numérique
nouvellement instauré.
• Conformité aux Normes Internationales : Une conformité du
système aux normes internationales en vigueur, favorisant
l'alignement sur les meilleures pratiques mondiales en matière de
gestion des titres fonciers.

Ce premier chapitre est consacré à la présentation du projet de

Digitalisation des Titres Fonciers à la Direction du Cadastre de la
Conservation Foncière et de l’Enregistrement. Il ressort clairement que
cette initiative revêt une importance stratégique dans la modernisation des
pratiques de gestion des données foncières. Nous avons examiné en
détail les enjeux actuels auxquels est confrontée la DCCFE, mettant en
lumière la nécessité d'adopter une approche innovante pour relever ces
défis.

L'objectif général du projet, tel que défini dans ce chapitre, est de

propulser la gestion foncière vers l'ère numérique, instaurant ainsi un
Page 41 sur 72
système moderne, efficient et sécurisé. Les objectifs spécifiques détaillent
les aspects clés que le projet cherchera à adresser, allant de l'optimisation
des processus à la formation du personnel, en passant par la sécurisation
des données et l'intégration aux normes internationales.

Les résultats attendus, quant à eux, décrivent les changements tangibles

que nous anticipons grâce à la mise en œuvre réussie du projet. De la
réduction des délais de traitement à l'accroissement de l'accessibilité et à
l'amélioration de la sécurité juridique, ces résultats reflètent les bénéfices
concrets que le projet apportera à la DCCFE et à l'ensemble du système
foncier.

Ce chapitre constitue la base conceptuelle du projet, posant les fondations

nécessaires pour la compréhension approfondie de son cadre, de ses
objectifs et des résultats escomptés. Dans les chapitres à venir, nous
explorerons plus en détail les différentes étapes de la mise en œuvre, les
défis anticipés, ainsi que les stratégies envisagées pour assurer le succès
de cette entreprise novatrice. La digitalisation des titres fonciers à la
Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement
se dessine ainsi comme une évolution inévitable et prometteuse dans la
gestion moderne des données foncières au service du développement.

Page 42 sur 72
 CHAPITRE IV: DESCRIPTION, ORGANISATION ET
FONCTIONNEMENT DU PROJET

Le Chapitre II constitue une plongée approfondie dans l'anatomie du projet

de Digitalisation des Titres Fonciers à la Direction du Cadastre de la
Conservation Foncière et de l’Enregistrement. Alors que le Chapitre I a
posé les fondements conceptuels et énoncé les objectifs, notre attention
se tourne maintenant vers la manière dont ces aspirations seront
concrètement réalisées. Ce nouveau chapitre offre une vision détaillée de
la description, de l'organisation et du fonctionnement du projet, dévoilant
ainsi les mécanismes qui le propulseront vers le succès.

I. DESCRIPTION ET PLANNING DES ACTIVITÉS DU PROJET

1.1. Description des activités du projet

La digitalisation des titres fonciers à la Direction du Cadastre de la

Conservation Foncière et de l’Enregistrement consiste à transformer les
processus de gestion des titres fonciers, traditionnellement basés sur des
documents physiques, vers un environnement numérique. Cette transition
implique l'utilisation de technologies de l'information et de la
communication pour collecter, stocker, traiter et gérer les informations
foncières de manière électronique. Les principaux aspects de la
digitalisation des titres fonciers dans ce contexte spécifique sont :

• Numeration des Documents

C’est la conversion des documents physiques (titres de propriété, plans
cadastraux, etc.) en formats numériques. Cela se fait par le biais de la
numérisation des documents existants, créant ainsi des versions
électroniques.

Page 43 sur 72
 • Gestion Électronique des Documents
Il s’agit de mettre en place d'un système de gestion électronique des
documents (GED) pour organiser, indexer et stocker les titres fonciers
numérisés de manière efficace. Cela facilite la recherche, la consultation
et la modification des documents de manière électronique.

• Système d'Archivage Électronique (SAE)

Instauration d'un système d'archivage électronique sécurisé pour la
conservation à long terme des titres fonciers numérisés. Cela garantit
l'intégrité et la pérennité des données. Il se fera par l’intégration d’un
processus automatisés pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Cela
inclut l'automatisation des workflows liés à la gestion des titres fonciers,
réduisant ainsi les délais de traitement.

• Sécurisation des Données

Il sera mis en œuvre de mesures de sécurité pour protéger les données

foncières sensibles. Cela inclut la gestion des accès, la cryptographie, et
d'autres dispositifs de sécurité informatique.

• Formation du Personnel

Il sera procédé à la formation des employés de la DCCFE pour s'assurer

qu'ils sont compétents dans l'utilisation des nouveaux outils et systèmes
électroniques.

1.2. Déroulement des activités

1.2.1. Mise en place du comité de projet

La mise en place d'un comité de projet pour l'initiative de digitalisation des

titres fonciers revêt une importance capitale afin d'assurer la coordination
efficace, la collaboration entre les parties prenantes, et la réalisation des
objectifs du projet.

Page 44 sur 72
Composition de l'équipe, en tenant compte des rôles et des
responsabilités spécifiques :

Un Chef de Projet : Responsable global de la coordination, de la

planification et de la supervision du projet ; il assure la communication
entre les parties prenantes et veille à la réalisation des objectifs du projet
dans les délais et le budget.

Un Responsable Technique : C’est un technicien en archivage physique

et électronique des documents. Il supervise la mise en place des solutions
technologiques pour la digitalisation des titres fonciers, y compris la
numérisation, la gestion électronique des documents, et la sécurité des
données.

Dix archiviste-documentalistes : Responsable de la numérisation et de

l'intégration des documents dans le système de GED-SAE existant. Ils
assurent l’organisation physique et la numérisation des documents.

1.2.2. Elaboration du cahier des charges des activités

L'élaboration du cahier des charges des activités est une étape essentielle
dans la planification du projet de Digitalisation des Titres Fonciers à la
Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement.
Le cahier des charges définit les objectifs, les exigences et les
spécifications pour chaque activité du projet.

Le cahier des charges (CDC) sert à définir de manière détaillée les

activités, les exigences, les spécifications et les contraintes du projet. Il
sera élaboré par l’équipe de projet.

Page 45 sur 72
 1.2.3. Les équipements

Dans le cadre du projet de Digitalisation des Titres Fonciers à la Direction

du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement, plusieurs
équipements sont nécessaires pour assurer le succès de l'initiative. Les
besoins spécifiques peuvent varier en fonction des exigences du projet.

Liste générale d'équipements à acquérir :

• Cinq (05) Scanners Haute Résolution

Des scanners de haute qualité sont essentiels pour la numérisation

précise des documents fonciers, y compris les plans cadastraux et les
titres de propriété.

• Un (01) Serveur de Stockage

Un serveur robuste et sécurisé est nécessaire pour stocker de manière

centralisée les documents numérisés et les données foncières.

• Système de Gestion Électronique de Documents (GED)

Un logiciel de GED permet de cataloguer, organiser et gérer de manière

efficace les documents numérisés, facilitant leur accès et leur recherche.

Ce système existe déjà et les documents numérisés seront intégrés dans

le secteur réservé à la DCCFE.

• Cinq (05) Postes Informatiques

Des ordinateurs équipés des logiciels nécessaires pour le personnel

chargé de la gestion des documents et de la numérisation.

Page 46 sur 72
 • Équipements de Réseau

Des équipements réseau tels que des routeurs, des commutateurs et des
points d'accès Wi-Fi pour assurer la connectivité entre les différents
systèmes. Ces équipements existent déjà au sein de l’OTR et de la
DCCFE et ne seront plus achetés.

• Dispositifs de Stockage Externe

Des dispositifs de stockage externe, tels que des disques durs externes,
pour créer des copies de sauvegarde hors site.

Imprimantes et Photocopieuses :
Des équipements d'impression et de photocopie pour la reproduction de
documents au format papier si nécessaire.

1.2.4. Suivie des activités

Le suivi consiste à fournir et à utiliser des informations permettant au

comité du projet de juger de l’évolution, de l’exécution et de prendre à
temps les décisions qui s’imposent selon le programme prévu. Le suivi est
un moyen d’améliorer le processus de gestion. Le suivi comporte trois
volets : le suivi de l’exécution financière, le suivi de l’exécution physique
et le suivi du progrès vers la réalisation des objectifs du projet. Dans le
cadre de ce projet, le coordonnateur assure un suivi régulier de toutes les
activités qui sont menées afin d’apprécier l’état d’avancement de
l’exécution des différentes tâches conformément au chronogramme des
activités. Il sera organisé des réunions de suivi tous les mois durant le
projet. Ces réunions verront la participation de toute l’équipe du projet.
Des rapports réguliers sur l’état d’avancement des différentes activités

Page 47 sur 72
seront produits, des difficultés relevées et des propositions de
réajustement seront faites.

1.2.5. Evaluation du projet

L’évaluation a pour but de déterminer si les objectifs du projet, exprimés

en termes de produits directs, d’effets et d’impacts, sont ou seront atteints.
C’est un processus qui vise à déterminer de la façon la plus systématique
et la plus objective possible, la pertinence, l’efficacité, l’effet et l’impact des
activités du projet au regard de ses objectifs. Cela implique une
appréciation des résultats obtenus.

Dans le cadre de ce projet, l’évaluation est assurée par le coordonnateur

du projet et permet d’apprécier le niveau d’atteinte des objectifs fixés en
rapport avec les moyens mis en œuvre.

Cette évaluation se fera à deux (02) niveaux :

• l’évaluation à mi-parcours fera le point sur l’état d’avancement

du projet pour que l’équipe de gestion puisse faire d’éventuels
ajustements si cela s’avère nécessaire ;
• l’évaluation en fin d’activité permettra de faire le constat sur la
qualité des résultats obtenus. Elle permettra également de
mesurer les impacts liés à la mise en place d’un système
d’archivage numérique à la DCCFE.

1.2.6. Chronogramme et planning des activités de la mise en place

du projet

Le chronogramme et le planning des activités pour la mise en place du

projet de Digitalisation des Titres Fonciers à la Direction du Cadastre de
la Conservation Foncière et de l’Enregistrement nécessite une analyse

Page 48 sur 72
approfondie des tâches, des dépendances entre les activités, des
ressources disponibles, et des contraintes temporelles.

Le tableau suivant dresse le chronogramme des activités

Page 49 sur 72
Tableau 1 : Chronogramme des activités

N° ACTIVITES S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S22 S23 S24 S25 S26 S27 S28 S29

1 Mise en place du comité de

projet
2 Recrutement ou désignation
des autres intervenants sur le
projet
3 Elaboration du cahier des
charges des intervenants
4 Acquisition des équipements

5 Collecte d’information

6 Mise en place des procédures

et des outils
7 Traitement des documents

8 Suivie des activités

9 Evaluation des activités

Source : Notre recherche, Octobre 2023

Page 50 sur 72
II. ORGANISATION, GESTION DU PROJET, MOYENS A METTRE EN
ŒUVRE ET FONCTIONNEMENT
2.1. Organisation et gestion du projet
2.1.1. Organisation
L'organisation du projet de Digitalisation des Titres Fonciers à la Direction
du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement est
structurée de manière à assurer une mise en œuvre efficace et efficiente.
L’organisation est structurée comme suit :

1. Comité de Pilotage :

• Responsabilité : Superviser l'ensemble du projet, prendre des

décisions stratégiques, et garantir l'alignement avec les objectifs
organisationnels.
• Membres Potentiels : Directeur, Chef Division, Représentants de
la Direction Générale, Responsable Informatique, etc.

2. Chef de Projet :

• Responsabilité : Assurer la coordination générale du projet, gérer

les ressources, superviser les équipes, et rapporter au Comité de
Pilotage.
• Compétences : Gestion de projet, leadership, communication.

3. Équipe de Projet :

• Responsabilité : Mettre en œuvre les différentes phases du projet,

de la planification à la réalisation, en passant par la formation et la
transition.
• Membres Potentiels : Archivistes -Documentalistes, Techniciens
en numérisation, Experts en GED, Formateurs, etc.

Page 51 sur 72
4. Responsable Informatique :

• Responsabilité : Superviser l'aspect technique du projet, garantir

l'intégration avec les systèmes existants, et assurer la sécurité des
données.
• Compétences : Informatique, Sécurité des Systèmes d'Information.

Cette structure organisationnelle peut être ajustée en fonction des

spécificités du projet, de la taille de l'organisation, et des compétences
disponibles. Une communication régulière, une collaboration étroite entre
les équipes, et une gestion proactive des risques sont essentielles pour
le succès du projet.

2.1.2. Fonctionnement du projet

2.1.2.1. Composition de l’équipe du projet

L’équipe du projet sera composée de :

• un (01) coordonnateur Chef service Archives ;

• l’équipe de traitement sera constituée des archivistes de niveau BTS
(5 personnes)
• l’équipe de techniciens sera composée d’électroniciens,
o un Electronicien
o un Informaticien
o deux autres Techniciens spécialistes en sécurisation des
infrastructures.
2.1.2.2. Description des tâches
• le coordonnateur du projet est chargé de suivre l’exécution des
activités retenues et veiller à ce que les résultats du projet soient
atteints ;

Page 52 sur 72
 • l’équipe de traitement a pour rôle de vérifier les documents, les
mettre dans les cartions et les classer, de faire l’inventaire des
documents
• Comme dans le cas d’un classement physique, une base numérique
sera créée en regroupant, par nature les documents numérisés dans
des dossiers appropriés. A l’issue de cette numérisation, les
documents seront accessibles via un réseau intranet.
2.1.2.3. Moyens à mettre en œuvre
Les moyens à mettre en œuvre concernent les ressources humaines,
matérielles, et financières.

2.1.2.4. Ressources humaines

Les ressources humaines sont constituées des différents spécialistes cités
plus haut.

2.1.2.5. Moyens matériels

Le matériel qui sera utilisé pour ce projet sera composé de :

• matériel informatique ;
• Cartons d’archives ;
• Fournitures de bureau ;
• matériel pour la sécurisation des archives ;
• équipements du dépôt d’archives.
2.1.2.6. Moyens financiers
Les ressources financières de ce projet seront mobilisées auprès des
officiels de l’OTR et des partenaires internationaux. Les détails des
ressources financières seront développés dans le chapitre suivant.

Page 53 sur 72
 CHAPITRE V: FINANCEMENT DU PROJET

Ce chapitre nous permet de faire l’évaluation du coût du projet qui se fera

en deux sections à savoir :

• le coût d’investissement et d’exploitation ;

• le suivi et évaluation du projet.
Ces deux parties nous permettront d’avoir une idée du coût estimatif du
projet et de déterminer si les objectifs du projet, exprimés en termes de
produits directs, d’effets et d’impact, sont ou seront atteints. Ils permettront
également de juger de l’évolution de l’exécution et de prendre à temps les
décisions qui s’imposent selon le programme des activités prévu par le
projet.

I. LES COÛTS
Cette section nous permet de faire la lumière sur les charges relatives à
la mise en place du dispositif de numérisation et de conservation. Les
différentes dépenses sont présentées à travers des tableaux. Il s’agira du
coût d’investissement et du coût d’exploitation.

1.1. Coût d’investissement

Le coût d’investissement comprendra, le coût de l’équipement, le matériel,

le mobilier de bureau, les frais des intervenants. Le Coût de des
archivistes et des techniciens devant intervenir sur le projet.

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 1.2. Charges du personnel

No Salaire/
Personnel Diplôme Grade Nombre Salaire/an
d’ordre mois

1 Coordinateur Licence BAC+3/5 1*6mois 250 000 1 500 000

professionnelle en
science archivistique
2 Archiviste BTS en science BAC+2 5*6mois 200 000 6 000 000
archivistique
3 techniciens Licence professionnel BAC+3 5*3mois 200 000 3 000 000
en informatique
TOTAL 10 500 000

1.3. Coût estimatif du matériel

Coût
N° d’ordre Désignation Qtité Montant
unitaire
Ordinateur de bureau complet HP P400
1 core i5-7500 DD500/RAM 4GB ; écran 05 595.000 2 975 000
20,7’’
2 Cartons d’archives 2000 2 500 5 000 000
3 Fournitures de bureau Forfait 2 500 000 2 500 000
Matériels de sécurisation (caméra
4 3 000 000 3 000 000
Vidéo, portiques, etc.) Forfait
TOTAL 14 350 000

Source : MEF (Togo), octobre 2023 ; Répertoire des prix

Le Budget global du projet est estimé à Vingt-quatre million Huit-

cent cinquante mille (24 850 000) Francs CFA.

Page 55 sur 72
 CHAPITRE VI. SUIVI, EVALUATION ET IMPACT DU PROJET

Pour la réussite de tout projet, il est important de faire un suivi et une

évaluation de façon régulière.

I. SUIVI ET EVALUATION
1.1. Suivi des activités

Le contrôle et suivi du projet se traduit généralement par le suivi

d'indicateurs de type ratios comparant le “prévisionnel” et le “réalisé” en
termes de temps, de consommation, de budget et de ressources. Ces KPI
sont regroupés dans des tableaux de bord, qui sont de véritables outils de
pilotage du projet.

Dans le contexte du projet de Digitalisation des Titres Fonciers à la

Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et de l’Enregistrement,
les indicateurs de performance clés (KPI) sont des mesures spécifiques
qui permettent d'évaluer le succès et l'efficacité du projet.

Les indicateurs de performance clés qui pourraient être pertinents pour ce

projet sont :

• Nombre de Documents Numérisés

Mesure la quantité de documents fonciers qui ont été numérisés et
intégrés dans le système de gestion électronique de documents (GED).

• Taux de Précision de la Numérisation

Évalue la qualité de la numérisation en mesurant la précision des
documents numérisés par rapport aux originaux.

• Respect des Délais de Numérisation

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Mesure si les délais prévus pour la numérisation des documents sont
respectés. Aide à identifier tout écart par rapport au calendrier initial.

• Taux de Satisfaction des Utilisateurs

Évalue la satisfaction des utilisateurs finaux, y compris le personnel

interne et les parties prenantes externes, par rapport au nouveau système
de gestion des titres fonciers.

• Niveau d'Accessibilité des Données

Mesure la facilité d'accès aux données foncières à travers le système

numérisé, en évaluant la convivialité de l'interface utilisateur.

• Réduction du Temps de Traitement

Évalue la réduction du temps nécessaire pour traiter les demandes liées

aux titres fonciers grâce à la digitalisation.

• Taux de Conformité aux Normes de Sécurité :

Mesure le degré de conformité du système aux normes de sécurité des

données, assurant ainsi la protection adéquate des informations
sensibles.

• Utilisation du Système :

Mesure la fréquence et l'intensité d'utilisation du système de gestion

électronique de documents par le personnel.

• Efficacité des Processus Internes :

Évalue l'efficacité des processus internes liés à la gestion des titres

fonciers, en analysant les temps morts et les retards.
Page 57 sur 72
Ces indicateurs de performance clés permettront de suivre l’évolution et
la performance du projet des objectifs spécifiques du projet et des priorités
de la Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et de
l’Enregistrement. Ils serviront à évaluer le succès du projet et à prendre
des décisions éclairées tout au long de sa mise en œuvre.

1.2. Evaluation des activités

L'évaluation des activités dans le cadre du projet de digitalisation des

Titres Fonciers à la Direction du Cadastre de la Conservation Foncière et
de l’Enregistrement est une étape cruciale pour mesurer la performance,
identifier les points forts et les opportunités d'amélioration, et assurer
l'atteinte des objectifs fixés. L’approche générale pour l'évaluation des
activités du projet sont :

• Définir les Critères d'Évaluation : Établir des critères clairs et

pertinents pour évaluer chaque activité. Ces critères peuvent être
liés à la qualité, à la conformité, aux délais, aux coûts, à la
satisfaction des utilisateurs, etc.
• Collecter des Données : Mettre en place des mécanismes de
collecte de données tout au long du projet. Cela peut inclure des
rapports d'avancement, des retours d'utilisateurs, des indicateurs de
performance clés (KPI), etc.
• Analyser les Performances : Analyser les données collectées en
comparant les résultats réels aux objectifs fixés. Identifiez les écarts
et les tendances pour chaque activité.
• Évaluer la Qualité : Pour les activités de numérisation, évaluez la
qualité des documents numérisés. Utiliser des critères prédéfinis
tels que la résolution, la lisibilité, et la précision.

Page 58 sur 72
 • Évaluer la Conformité aux Délais : Comparer les délais réels avec
les délais prévus dans le planning du projet. Identifier les activités
qui ont pris plus de temps que prévu et rechercher les raisons.
• Évaluer la Conformité aux Coûts : Analyser les coûts réels par
rapport au budget initial. Identifier les dépassements éventuels de
budget et examinez les raisons.
• Évaluer la Satisfaction des Utilisateurs : Solliciter des retours
d'expérience des utilisateurs finaux. Évaluer leur satisfaction par
rapport au nouveau système de gestion des titres fonciers.
• Évaluer l'Intégration des Systèmes : Vérifier la qualité de
l'intégration du nouveau système avec les systèmes existants.
S’assurer de la compatibilité et de la continuité opérationnelle.

En mettant en œuvre une approche continue d'évaluation, le projet peut

s'adapter aux changements, anticiper les problèmes, et s'assurer que les
résultats répondent aux besoins et aux attentes de manière efficace et
efficiente.

II. EFFETS, IMPACTS ET DIFFICULTÉS

2.1. Effets du projet

Le projet permettra à la Direction du Cadastre, de la Conservation
Foncière et de l'Enregistrement d’avoir une gestion plus transparente des
Titres Fonciers. Il favorisera la création de l’espace dans les locaux de
conservation et la pérennisation des documents d’archives.

Au niveau social, à travers ce projet, les propriétaires de terrains et les

agents du Cadastre auront un accès facile à l’information et à la demande
des actes pour la constitution de leurs dossiers pour réaliser leur Titres
Fonciers. Il réduira le temps d’attente long pour la réception d’une

Page 59 sur 72
demande de Titre Foncier. Il facilitera également la recherche des dossiers
et évitera les pertes de documents.

Au niveau économique, le projet va contribuer à la réduction des conflits

entre les communautés et les collectivités.

2.2. Impacts du projet

Nous croyons que la réalisation de ce projet, apportera un grand
changement dans la gestion des dossiers de la DCCFE notamment les
Titres Fonciers. Il conduira à la valorisation des documents et à la
protection des documents contre les facteurs de dégradation ou
d’altération.

Ce projet permettra aussi de réduire les coûts de conservation des

dossiers à travers la réduction du volume documentaire que va entrainer
la numérisation. Il contribuera à la conservation de la mémoire de la
Direction et de l’Office. Sa réalisation sera aussi profitable aux étudiants
en formation dans le domaine archivistique. Il leur permettra d’ajouter à
leur formation théorique des connaissances pratiques dans la
numérisation et la conservation des archives. Ce projet sera une
innovation dans les services proposés par l’OTR.

2.3. Difficultés ou risques du projet

Le projet pourrait rencontrer certaines difficultés dont la non adhésion des

autorités de l’OTR qui se traduira par la non mobilisation des ressources
humaines, financières et matérielles nécessaires à la réalisation de ce
projet. En effet au Togo les archives constituent « les parents pauvres »
de l’administration. Cet état de fait s’explique par l’inexistence de
procédures et de règles de gestion, de conservation et d’archivage des
documents définies par une loi.

Page 60 sur 72
Des plaidoyers seront donc menés auprès des autorités de l’OTR et des
partenaires pour montrer le bien-fondé de la réalisation de ce projet afin
d’avoir leur adhésion audit projet.

Pour cela, nous avons dans cette deuxième partie évaluer à travers le
projet les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires
pour la réussite de cette opération. Le coût du projet s’élève à Vingt-
quatre million Huit-cent cinquante mille (24 850 000) Francs CFA.

Le dispositif va contribuer à l’amélioration des conditions de conservation

et de l’accès facile à l’information cadastrale.

Les archives sont donc importantes dans la vie d’une nation. Elles
représentent une source d’informations pour toute administration. Elles
constituent un outil indispensable pour le développement.

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 CONCLUSION GENERALE

Au terme de notre travail, il ressort que la DCCFE au cours de l’exercice

de ses missions reçoit et produit une masse importante de documents qui
s’accumulent. Il y’a, dès lors, la nécessité de les conserver et de les
préserver aussi bien pour la continuité et la justification de l’action
administrative que pour les besoins de l’histoire. Une bonne administration
repose sur une bonne gestion des documents, c’est-à-dire, une gestion
rationnelle de l’information.

Les archives bien organisées constituent une source fondamentale

d’informations pour les agents de l’administration, le public ou les usagers
et les chercheurs. C’est ce que la loi sur les archives de France prévoit
dans son article 1er : « la conservation des documents est organisée dans
l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des
droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que
pour la documentation historique de la recherche »1.

Les archives offrent donc d’immenses avantages notamment la fourniture

des informations, l’utilisation des données présentes et passées, la
fourniture de preuves, la recherche historique et culturelle. L’information
joue un rôle capital dans l’efficacité de l’administration et dans la
gouvernance. Il est donc indéniable que le développement ou le progrès
ne puisse se passer des archives.

A travers la première partie de ce projet, nous avons exploré les

avantages qu’offre la conservation des Titres Fonciers à travers la mise
en place d’un dispositif de conservation physique. La mise en place de ce

1 https://www.persee.fr/doc/gazar : Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives consulté le 21/12/2020 à

5h53

Page 62 sur 72
projet va nécessiter des ressources financières, matérielles et humaines
que nous avons évoquées dans cette partie. Ce dispositif de apportera
une valeur ajoutée à l’organisation des tâches administratives en ce sens
qu’il permettra de sécuriser les dossiers des Titres Fonciers contre les
agents de détérioration et facilitera d’éventuelles recherches
d’informations.

Nous souhaitons que toutes les parties impliquées (OTR, DCCFE

partenaires et équipe d’intervention) s’investissent davantage pour la
réussite de ce projet.

Page 63 sur 72
 SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

1. CACALY Serge, 2004 : Dictionnaire de l’information, Armand Colin,

Paris, 274 p.
2. -CHAUMIER Jacques, 2006 : Document et numérisation : enjeux
techniques, économiques, culturels et sociaux, ADBS éditions, Paris,
120p.
3. Larousse, 2005 : Le Petit Larousse 100eme édition, 21, rue du
Montpamasse, 75283, Paris Cedex 06.
4. TCHAMIE Tchiou T. K., 2006 : Lexique du patrimoine culturel, 1ère
édition, Presse de l’UL, Lomé, 131 p.
5. -DAO Salifou, 2018 : Gestion des archives et fonctionnement des
douanes ivoiriennes, Thèse de doctorat unique, Arts, Culture et
Développement, IRES-RDEC, Lomé, 388 p.
6. -APETA Komi, 2017 : La gestion des dossiers administratifs des agents
publics togolais, Mémoire de cycle 2, ENA, Lomé, 48 p.
7. -ATIPATE Kpatcha, 2015 : La numérisation des fonds d’archives
coloniales de la direction de la bibliothèque et des archives nationales
du Togo : une contribution à l’amélioration de la conservation des fonds
documentaires, Mémoire de licence, EPA, Porto-Novo, 85 p.
8. -BADOUTCHIA Essohanam Abiré, 2017 : La nécessité de
l’informatisation des services de la bibliothèque et des archives
nationales du Togo, Mémoire de cycle 2, ENA, Lomé, 52 p.
9. -BOUWE Essognim, 2016 : Problématique de la gestion des archives
du personnel de la fonction publique : mise en place d’une base de

Page 64 sur 72
 données informatisées, Mémoire de BTS, monseigneur Bakpessi,
Kara, 42 p.
10. -DJALOGUE Damtar, 2011 : La gestion des archives de
l’administration publique togolaise, Mémoire de cycle 3, ENA, Lomé, 62
p.
11. -DRAMANE Mama Machioudou, 2018: Contribution à la gestion du
patrimoine archivistique: création et informatisation d’un dépôt de pré-
archivage au ministère du tourisme, de la culture et des sports du
Benin, Mémoire de master, IRES-RDEC, Lomé, 88 p.
12. - KABLY Zahi Guy Clotaire, 2014 : Numérisation des archives de
l’inspection général du ministère de l’éducation nationale et de
l’enseignement technique de la Côte d’Ivoire, Mémoire de master,
EBAD, Dakar, 159 p.
13. -KONAN Amani Anicet, 2008 : Conservation des dossiers d’archives
des fonctionnaires et agents de l’Etat de Côte d’Ivoire: mise en place
d’un dispositif de numérisation, Mémoire de master, IRES-RDEC,
Lomé, 152 p.
14. -LAKIGNAN Naka, 2015 : La gestion des archives au centre
hospitalier universitaire campus, Mémoire de cycle 2, ENA, Lomé, 50
p.
15. -PIOU Mayi Ninko, 2020 : Conservation des archives au ministère
chargé de la communication : mise en place d’un système d’archivage
numérique, Mémoire de master, IRES-RDEC, Lomé, 96 p.
16. -SALIOU O. A. Aline, 2016 : Valorisation du patrimoine
documentaire : préalable à la mise en place d’un système intégré de
gestion du fond documentaire de la cours suprême du Benin, Mémoire
de master, IRES-RDEC, Lomé, 84 p.
17. -TCHASSAMA Moumouni, 2011 : La gestion des archives et des
dossiers personnels des agents de l’état au ministère de la fonction

Page 65 sur 72
 publique et de la réforme administrative, Mémoire de cycle 2, ENA,
Lomé, 30 p.
18. - WOGODO Atsou, 2016 : La gestion des archives et de la
documentation au sein du ministère des enseignements primaire,
secondaire et de la formation professionnelle, Mémoire de cycle 3,
ENA, Lomé, 63 p.

II - Webographie

19. -http://www.arcalys.com/archivage/définition-numérisation/ Définition

: Numérisation des archives (arcalys.com) consulté le 19/12/2020 à 8h30.

20. -https//www.proarchives-systèmes- fr. /archivage numérique/

consulté le 19/12/2020 à 10h28
21. -https://www.arcalys.com/archivage/societe-archivage-demande-de-devis/ consulté
le 19/12/2020 à 11h42
22. -https://www.arcalys.com/archivage/definition-archives/ consulté le 19/12/2020
à 15h53
23. -https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/64628-guide-de-gestion-d-
un-projet-de-numerisation.pdf consulté le 19/12/2020

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ANNEXES

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ANNEXE 1 : Etat des archives à la DCCFE

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Page 69 sur 72
 TABLE DES MATIERES
_Toc151997926
DEDICACE................................................................................................................................................. 5
REMERCIEMENTS..................................................................................................................................... 6
SIGLES ET ACRONYMES............................................................................................................................ 7
INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 8
PREMIERE PARTIE: PRESENTATION DU RAPPORT DE STAGE.................................................................. 10
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LADIRECTION DU CADASTRE, DE LA CONSERVATION FONCIERE ET
DE L'ENREGISTREMENT (DCCFE) ........................................................................................................... 11
I. HISTORIQUE, MISSIONS ET ATTRIBUTIONS LA DCCFE ........................................................................ 11
1.1. Historique de la DCCFE ................................................................................................................... 11
1.2. Missions et attributions de la direction .......................................................................................... 12
1.2.1. Mission technique ....................................................................................................................... 12
1.2.2. Mission fiscale ............................................................................................................................. 12
1.2.3. Mission juridique ......................................................................................................................... 13
II. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DCCFE ....................................................................... 13
2.1. Organisation administrative ........................................................................................................... 13
2.1.1. Les administrations regroupées au sein du Guichet Foncier Unique (GFU) ............................ 13
2.1.2. Les autres administrations........................................................................................................... 14
2.2. Fonctionnement ............................................................................................................................. 16
2.2.1. Les activités.................................................................................................................................. 16
2.2.2. La procédure d'immatriculation foncière .................................................................................... 17
CHAPITRE II: DEROULEMENT DU STAGE ................................................................................................ 19
I. ORGANISATION DU STAGE .................................................................................................................. 19
1.1. Cadre du stage ................................................................................................................................ 19
1.2. Activités réalisées lors du stage ................................................................................................. 23
1.2.1. Le traitement des morcellements ............................................................................................... 24
1.2.2. Autres tâches ............................................................................................................................... 24
1.2.3. Le traitement des archives du cadastre....................................................................................... 24
1.2.4. Le traitement à la Division de la Conservation Foncière ............................................................. 27
II- BILAN DU STAGE ................................................................................................................................ 29
2.1. LES BENEFICES DU STAGE ............................................................................................................... 29
2.1. Insuffisances identifiées dans la gestion des documents à la direction .................................... 30
2.2. RECOMMANDATIONS ................................................................................................................ 30
DEUXIEME PARTIE : PROJET PROFESSIONNEL ....................................................................................... 34
CHAPITRE III: PRESENTATION DU PROJET .............................................................................................. 35

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I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET ........................................................................................... 35
1.1. Contexte du projet.......................................................................................................................... 35
1.2. Justification du projet ..................................................................................................................... 36
1.3. Localisation du projet ..................................................................................................................... 37
1.4. La cible du projet ............................................................................................................................ 37
II. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ATTENDUS DU PROJET .............................................................................. 39
2.1. Objectifs du Projet .......................................................................................................................... 39
2.1.1. Objectif Général du Projet ........................................................................................................... 39
2.1.2. Objectifs Spécifiques du Projet.................................................................................................... 40
2.2. Résultats Attendus .......................................................................................................................... 40
............................................................................................................................................................... 43
CHAPITRE IV: DESCRIPTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PROJET ................................ 43
I. DESCRIPTION ET PLANNING DES ACTIVITÉS DU PROJET .................................................................... 43
1.1. Description des activités du projet ................................................................................................. 43
• Numeration des Documents.......................................................................................................... 43
• Gestion Électronique des Documents ........................................................................................... 44
• Système d'Archivage Électronique (SAE) ....................................................................................... 44
• Sécurisation des Données ............................................................................................................. 44
• Formation du Personnel ................................................................................................................ 44
1.2. Déroulement des activités .............................................................................................................. 44
1.2.1. Mise en place du comité de projet .............................................................................................. 44
1.2.2. Elaboration du cahier des charges des activités .......................................................................... 45
1.2.3. Les équipements ......................................................................................................................... 46
1.2.4. Suivie des activités....................................................................................................................... 47
1.2.5. Evaluation du projet .................................................................................................................... 48
1.2.6. Chronogramme et planning des activités de la mise en place du projet .................................... 48
II. ORGANISATION, GESTION DU PROJET, MOYENS A METTRE EN ŒUVRE ET FONCTIONNEMENT...... 51
2.1. Organisation et gestion du projet ................................................................................................... 51
2.1.1. Organisation ............................................................................................................................... 51
2.1.2. Fonctionnement du projet .......................................................................................................... 52
2.1.2.1. Composition de l’équipe du projet ........................................................................................... 52
2.1.2.2. Description des tâches ............................................................................................................. 52
2.1.2.3. Moyens à mettre en œuvre ...................................................................................................... 53
2.1.2.4. Ressources humaines ............................................................................................................... 53
2.1.2.5. Moyens matériels .................................................................................................................... 53
2.1.2.6. Moyens financiers .................................................................................................................... 53

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CHAPITRE V: FINANCEMENT DU PROJET ............................................................................................... 54
I. LES COÛTS........................................................................................................................................... 54
1.1. Coût d’investissement .................................................................................................................... 54
1.2. Charges du personnel ..................................................................................................................... 55
1.3. Coût estimatif du matériel ............................................................................................................. 55
CHAPITRE VI. SUIVI, EVALUATION ET IMPACT DU PROJET ..................................................................... 56
I. SUIVI ET EVALUATION ......................................................................................................................... 56
1.1. Suivi des activités....................................................................................................................... 56
1.2. Evaluation des activités ............................................................................................................. 58
II. EFFETS, IMPACTS ET DIFFICULTÉS ...................................................................................................... 59
2.1. Effets du projet .............................................................................................................................. 59
2.2. Impacts du projet ........................................................................................................................... 60
2.3. Difficultés ou risques du projet ...................................................................................................... 60
CONCLUSION GENERALE ....................................................................................................................... 62
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 64
ANNEXES ................................................................................................................................................ 67

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