UNIVERSIDADE DE BRASLIA Faculdade de Economia, Administrao, Contabilidade e Cincia da Informao Departamento de Cincia da Informao e Documentao INTRODUO BIBLIOTECONOMIA E CINCIA

A DA INFORMAO 2/2007 Profa. Dra. Sely Maria de Souza Costa BIBLIOTECAS E CENTROS DE DOCUMENTAO FUNES E SERVIOS A organizao de suportes de informao nos diversos tipos de unidades de informao (bibliotecas, centros de documentao e informao, etc.). compreende as atividades inerentes a cada funo desempenhada e aos servios prestados. Essas funes e servios tm, via de regra, relao com os objetivos da unidade, os quais, por sua vez, se relacionam com as necessidades dos usurios a quem devem servir. Com base no perfil da comunidade de usurios a que se destina atender, as bibliotecas e centros de documentao podem ser de diferentes tipos: -Escolares: objetivam responder s necessidades de informao da comunidade de estudantes e professores de primeiro e segundo graus; -Universitrias: objetivam responder s necessidades de informao da comunidade acadmica (estudantes e professores de terceiro grau em nvel de graduao e ps-graduao, pesquisadores, etc.); -Pblicas: objetivam responder s necessidades de informao da comunidade em geral de uma determinada localidade; -Especializadas: objetivam atender s necessidades de informao de uma comunidade especfica de usurios pertencentes a uma instituio pblica ou privada; -Nacionais: objetivam funcionar como o depsito legal de toda a produo bibliogrfica de uma nao, o que possibilita o atendimento das necessidades de informao de uma comunidade de usurios diversificada. Cada tipo de biblioteca ou centro de documentao e informao desenvolve seus prprios servios, de acordo com seus objetivos, o que faz com que tanto o acervo (coleo) quanto os servios prestados variem de uma para outra. Entretanto, pode-se identificar um ncleo de servios e funes comum maioria, os quais podem ser divididos em duas categorias: 1 SERVIOS-MEIO (Processos tcnicos) - voltados para o tratamento dos suportes de informao (livros, peridicos, materiais especiais como vdeos, fitas K7, CDs, mapas, etc.); compreendem as atividades COM o acervo e consistem basicamente de: 1.1 Seleo a escolha do material que deve compor o acervo da unidade. Ocorre tanto com relao ao que deve ser adquirido como com relao ao que deve ser descartado. Cada unidade deve desenvolver uma poltica de seleo e descarte, com base no perfil das necessidades dos usurios -reais ou potenciais- e/ou nas estatsticas de uso do acervo. 1.2 Aquisio - Consiste na obteno do material necessrio para compor o acervo. Ocorre em trs modalidades diferentes: compra (o material obtido por solicitao da biblioteca, atravs de pagamento feito a seu distribuidor); doao (o material adquirido sem qualquer

despesa, por solicitao da biblioteca ou por iniciativa de quem faz a doao); ou permuta (o material adquirido atravs de intercmbio com outras bibliotecas). As aquisies decorrem de solicitaes feitas pelos usurios ou de iniciativas da chefia da biblioteca, da equipe de referncia, etc. Os peridicos so adquiridos por assinatura, (geralmente feita pelo perodo de um ano), por doaes de seus editores ou de outras instituies (permuta). 1.3 Tombamento - o registro do material adquirido (geralmente s livros so tombados), ao qual atribudo um nmero de tombo atravs do qual cada exemplar na biblioteca, individualmente, identificado como patrimnio da instituio. Livros e outros documentos tombados precisam ser "baixados" (eliminao do nmero de tombo ou registro) para serem descartados. 1.4 Classificao - Resulta da anlise do contedo do documento, com a atribuio de um cdigo numrico retirado de uma tabela de assuntos hierarquicamente organizada. Esse cdigo representa o contedo do documento. As tabelas mais utilizadas, em nvel internacional, so a CDU (Classificao Decimal Universal) e a CDD (Classificao Decimal de Dewey). Existem outros tipos de tabelas e de sistemas de classificao, assim como existem bibliotecas que desenvolvem seu prprio sistema de classificao. As tabelas de classificao consistem na organizao sistemtica do conhecimento em classes de assunto e suas subdivises. 1.5 Indexao Tambm resulta da anlise do contedo do documento, e consiste na atribuio de termos que representam os principais conceitos tratados no mesmo. Os termos so retirados de um tesauro (descritores organizados em um vocabulrio hierarquicamente estruturado, de acordo com a composio das diversas reas do conhecimento), de um vocabulrio controlado (termos ou palavras-chave no esto hierarquizados mas s podem ser utilizados os que so previamente definidos e constam do vocabulrio) ou de vocabulrio livre (no h hierarquia nem escolha prvia de termos para uso, apenas o controle de palavras que no devem ser usadas), etc. A indexao pode ser feita manual ou automaticamente (sistemas computadorizados que realizam a "leitura" do contedo do documento e identificam os conceitos). 1.6 Catalogao - Consiste da descrio fsica do documento, feita de forma reduzida, incluindo os elementos necessrios para a identificao do mesmo. Baseia-se em normas preestabelecidas, geralmente internacionalmente aceitas. As normas mais utilizadas, em nvel internacional, so as do Anglo-American Cataloguing Rules, 2a edio, mais conhecido como AACR2 ou CCAA2 (Cdigo de Catalogao Anglo Americano, em portugus). Pode ser feita manual (registrada em: fichas padronizadas de 7,5 x 12,5cm datilografadas e organizadas em catlogos), ou automaticamente (registrada em arquivos de computador e exibida na tela). No Brasil a ABNT (Associao Brasileira de Normas Tcnicas) o rgo que regulamenta algumas das normas usadas em catalogao, mas a AACR2 mais amplamente utilizada. 1.7 Resumo - consiste na condensao do contedo do documento em um texto que o representa e que pode substitu-lo (permite conhecer o contedo e dar base para deciso sobre a necessidade ou no de ler) apresentando as idias principais tratadas no mesmo. H vrios tipos de resumos bibliogrficos. Os dois mais utilizados so o resumo indicativo (sintetiza em poucas palavras o contedo do documento) e o informativo (procura conter informaes sobre todos os pontos importantes abordados no documento original).

1.8 Preparao para estante e emprstimo - a colocao de etiquetas na lombada de livros ou no invlucro de outros materiais, e de bolsos e fichas de emprstimo, se o processamento for manual, ou cdigos de barra e ficha de data, se for automatizado. Pode envolver, ainda, a magnetizao do material, para efeito de segurana. Materiais especiais como slides, fitas de vdeo, CDs, disquetes, microformas, etc., necessitam ser acondicionados em embalagens especiais antes de irem para as estantes, que, por sua vez, tambm so especiais. 1.9 Armazenagem - a ordenao do material nas estantes, de acordo com a codificao utilizada para sua identificao e localizao. Livros so geralmente armazenados por ordem de nmero de chamada (cdigo de classificao, nmero de Cutter, etc.). Peridicos so geralmente armazenados em ordem alfabtica de ttulos e cronolgica de volume, nmero e data; podem tambm ser organizados inicialmente por rea do conhecimento (assunto) e, dentro destas, por ordem alfabtica e cronolgica. Materiais especiais (mapas, filmes, fotos, slides, CDs, fitas K7, fitas de vdeo, disquetes, etc.) so geralmente armazenados em "estantes" especiais, de acordo com as exigncias de seu uso (equipamentos para "leitura" de seu contedo), e devem ser organizados por assunto, como os livros. A armazenagem de todo material deve levar em conta questes de segurana e conservao. 1.10 Conservao - Consiste de procedimentos que propiciam a manuteno do estado satisfatrio do acervo. Relaciona-se com questes ambientais como temperatura, umidade, poeira, luz, vento, etc., com questes de restaurao de documentos, com questes de assistncia tcnica para equipamentos necessrios utilizao de materiais especiais (aparelhos de televiso e vdeo cassete, projetores, toca-fitas, computadores, etc.), e com questes de segurana (cuidados especiais que garantam a integridade do acervo). 1.11 Segurana - procedimentos que permitem manter a integridade do acervo. H vrios sistemas de segurana utilizados em bibliotecas e centros de documentao, entre os quais: reviso do material portado pelos usurios sada, magnetizao do material constante do acervo, guarda dos pertences dos usurios em local apropriado entrada, circuito interno de TV, etc. 1.12 Definio de Metadados o uso de metadados se aplica a documentos digitais e constitui hoje uma das principais formas de descrever e controlar tais documentos. O tipo de metadados mais usados na rea de informao o Dublin Core. A estrutura definida permite o uso de at 15 conjuntos de elementos, com 10 elementos cada, que podem ser usados em documentos ou objetos digitais para o que no meio tradicional corresponde a catalogar, classificar, indexar, definir procedimentos de segurana e de armazenagem, alm de uma variedade de outros aspectos necessrios ao tratamento e controle desse tipo de fontes de informao. Em bibliotecas/centros automatizados a maior parte das rotinas realizada diretamente em computadores de grande, mdio ou pequeno porte (microcomputadores). Em centros mais avanados parte dos procedimentos centralizado em algumas poucas instituies e compartilhados/usados por todas as outras, que trabalham sob um esquema de consrcio ou rede. 2 SERVIOS-FIM (Processos informativos) - voltados para o usurio; compreendem atividades SOBRE o acervo. Podem ser bastante diversificados, dependendo dos objetivos da biblioteca ou centro de documentao:

2.1 Referncia (atendimento e orientao ao usurio) - a atividade que consiste em responder "questes de referncia", orientar sobre a utilizao dos recursos que a biblioteca/ centro de documentao dispe, auxiliar em pesquisas bibliogrficas, treinar no uso do acervo, de bases de dados, da Internet, etc. 2.2 Consulta - usurios in loco, por telefone, carta, fax, e-mail, etc., solicitam e, via de regra, obtm informao sobre o que necessitam. Geralmente requer a orientao do bibliotecrio e a utilizao das ferramentas que a unidade coloca disposio. 2.3 Disseminao - consiste das atividades de divulgao e fornecimento de informaes sobre o acervo e os servios da biblioteca. Os produtos resultantes dos servios de disseminao podem ser elaborados de forma generalizada (iguais para todos os usurios) ou seletiva (de acordo com o perfil de interesse individual dos usurios), tais como: a) os servios de alerta: elaborao e distribuio de produtos sobre novidades de interesse dos usurios. So boletins de novas aquisies (listas com as referncias bibliogrficas das fontes de informao recebidas em uma unidade de informao em um determinado perodo de tempo 15 dias, um ms, etc.); sumrios correntes (reproduo, compilao e distribuio de sumrios dos peridicos recebidos em um perodo), palestras e exposies (sobre um novo produto ou servio ou sobre um assunto de interesse dos usurios); circulao dirigida de peridicos (envio de fascculos recm recebidos aos usurios interessados - tem que haver um controle dessa circulao); boletins ou listas eletrnicos (edio e divulgao, via Intranet ou Internet, de qualquer produto ou servio); etc. b) as buscas bibliogrficas: levantamentos feitos manualmente ou por computador, utilizando os recursos da unidade e/ou de outras unidades, que resultam na edio de uma lista de referncias bibliogrficas sobre um tema, um autor, um evento, etc. Pode resultar de um pedido do usurio ou da iniciativa da unidade); c) disseminao seletiva de informaes (DSI): elaborao de perfis dos usurios (temas de seu interesse individual) e de acervo de dados, atravs dos quais so identificados, recuperados e divulgados, periodicamente, itens que interessam a cada usurio individualmente - geralmente so automatizados. 2.4 Circulao e emprstimo - So as atividades por meio das quais o usurio "toma posse" do material disponvel na unidade por um determinado perodo de tempo. necessrio que haja uma poltica para determinao de que parte do acervo pode ser emprestada, que usurios podem ser cadastrados no servio/sistema de emprstimo, qual deve ser o prazo do emprstimo, que tipo de penalidade deve haver para atrasos e extravios, como deve ser efetuada a cobrana de documentos emprestados e em atraso na devoluo, etc.. H vrias modalidades de circulao e emprstimo, utilizadas de acordo com o tipo de material. A mais comum o emprstimo domiciliar, permitido a todos os usurios cadastrados (podem ser determinados prazos diferentes para emprstimo, dependendo da procura por alguns suportes); artigos de peridicos e partes de obras de referncia podem ser fornecidos atravs de cpias xerox; documentos constantes do acervo de outras bibliotecas podem ser obtidos para consulta atravs de emprstimo interbibliotecrio, controlado pela biblioteca, assim como documentos constantes do acervo da biblioteca devem ser emprestados a usurios externos atravs das bibliotecas a que esto vinculados, etc.

2.5 Reprografia/Reproduo - a atividade que consiste no fornecimento de cpias de textos constantes do acervo. No Brasil, o programa COMUT permite o acesso e distribuio de cpias de materiais de um centro para outro, via computador. Alguns materiais especiais (fitas K7, por exemplo) podem ser reproduzidos, dependendo de autorizao dos autores de seus contedos. 2.6 Sistemas de Informao (Recuperao de Informao em Bases de Dados) consistem da organizao de informaes (coleta, armazenamento, processamento, recuperao e disseminao de informaes) com a finalidade de atender s necessidades dos usurios. As informaes so armazenadas em bases de dados e estas so disponibilizadas em CD-ROM, ou online. A tendncia hoje disponibilizar esses sistemas/servios via Internet para que sejam acessveis ao maior nmero de usurios. 2.7 Fornecimento de bases de dados - produo e comercializao de bases de dados em CD-ROM. Sua aquisio pressupe atualizaes peridicas. 2.8 Download Como advento da Internet, alguns dos servios como emprstimo, circulao, reprografia, entre outros, so substitudos pela baixa (download) dos contedos que esto disponveis em forma eletrnica (fontes digitais). Obs.: necessrio que a unidade de informao esteja atenta s novas tecnologias que so colocadas no mercado constantemente. O scanner, por exemplo, um instrumento valioso para o atendimento rpido a usurios que necessitam do acesso informao e que se encontram em locais distantes da biblioteca. Entretanto, a tecnologia tem que procurar estar de acordo com os objetivos da unidade e, principalmente, as necessidades dos usurios. De fato, preciso estar constantemente atento s necessidades dos usurios, para poder responder satisfatoriamente s suas demandas por informaes. Para isso, no pode prescindir de: -formar acervos relevantes (que correspondem s necessidades dos usurios); -utilizar tecnologias apropriadas (adequadas ao tratamento e fornecimento da informao necessria); -prestar servios efetivos (alm de eficientes e eficazes, devem atingir um elevado ndice de sucesso). Convm tambm manter atividades de cooperao com outras unidades. Redes e sistemas de cooperao entre bibliotecas facilitam e dinamizam o servio, alm de evitarem em alguns casos duplicidade de trabalho. So um instrumento de otimizao dos servios-meio e um extraordinrio instrumento das possibilidades e modalidades de servios-fim. H outros servios-meio (microfilmagem, por exemplo) e servios-fim (como a comutao bibliogrfica) que podem ser oferecidos para os usurios de informao. Dependendo do tipo de unidade, nem todos os servios descritos aqui so necessrios. No entanto, esses servios e funes esto geralmente presentes na maioria das bibliotecas e centros de documentao. Dependendo do tipo de unidade, nem todos os servios descritos aqui so necessrios. Outros no descritos, como alguns tpicos de bibliotecas escolares, so imprescindveis. No entanto, os servios e funes aqui includos esto geralmente presentes na maioria das bibliotecas pblicas, especializadas, universitrias e nacionais e tambm nos chamados centros de

documentao. O planejamento adequado a cada tipo de unidade que vai determinar o conjunto de funes e servios, o que torna necessrio o conhecimento dos mtodos e tcnicas de planejamento em todos os nveis.