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LA SOCIETE • Brio est spécialisée dans la fabrication et la distribution de jouets. D’origine

LA SOCIETE

• Brio est spécialisée dans la fabrication et la distribution de jouets. D’origine suédoise, la société dispose de filiales en Scandinavie, en Allemagne, en France, au Japon et à Hong Kong.

LA SOLUTION

• Une fonction finance centralisée en Centre de Services Partagés

• Mediusflow : Invoice authorize (gestion des factures fournisseurs) et Agreement (gestion des contrats)

• ERP: Microsoft Dynamics AX

• Volumétrie : 35 000 factures/an

• Utilisateur de Mediusflow depuis 2007

BENEFICES

• Hausse de la productivité

• Tracabilité des documents

• Réduction des coûts

• Revalorisation du métier comptable

Le DePARTeMeNT COMPTABLe De BRIO ReNOUe AVeC UN MeTIeR MOTIVANT

crédit photo : Brio
crédit photo : Brio

Brio voulait une organisation plus efficiente

Mediusflow a été un élément déterminant dans la décision de Brio de consolider son département finance et de mettre en place

un centre de services partagés. Soucieux d’accompagner le développement de l’entreprise, Brio voulait également être

sûr de garder la maîtrise de ses processus comptables.

La décision de passer en CSP a été prise en

2006-07 avec l’ambition de pouvoir “faire

plus avec moins” : en gagnant du temps et

en améliorant l’efficacité des processus.

A cette époque, l’entreprise devait batailler

à chaque clôture mensuelle ; elle avait des

difficultés à payer ses fournisseurs dans les délais et les factures papier revenaient des autres départements de façon anarchique. “Nous avions de nombreux petits départements dans différents pays qui travaillaient chacun à leur façon. C’était

quasi impossible de garder le contrôle sur l’ensemble de ces entités”, résume Efva Smårs, Directrice Financière de Brio. Et de

poursuivre : “Aujourd’hui, nous avons une fonction finance centralisée sur laquelle le contrôle est total et nous passons nettement moins de temps à gérer la chaîne de traitement des factures fournisseurs. Grâce à Mediusflow, nous avons fait des économies substantielles.”

Les factures sont codées, approuvées et validées dans le workflow

La centralisation du département finance s’est accompagnée de la mise en oeuvre de Mediusflow et de Microsoft Dynamics AX. Désormais, toutes les factures fournisseurs sont réceptionnées au même endroit ; elles sont numérisées et les données de factures extraites. Mediusflow adresse ces données, via un workflow, aux bons correspondants dans l’organisation.

Ainsi, les factures sont codées, approuvées et validées dans le workflow, conformément aux autorisations accordées : le workflow vérifie que les factures sont traitées en conformité avec les règles de l’entreprise. avant toute comptabilisation. /

www.medius-group.fr

sont traitées en conformité avec les règles de l’entreprise. avant toute comptabilisation. / www.medius-group.fr
Dans une seconde étape du projet, Brio a entrepris de gérer les accords avec Mediusflow.

Dans une seconde étape du projet, Brio a entrepris de gérer les accords avec Mediusflow. La société utilise le module Agreement pour améliorer le contrôle de ses contrats de royalties. “La gestion de ce domaine est désormais plus facile grâce à Mediusflow et nous avons gagné le contrôle nécessaire. Le module fonctionne parfaitement bien et c’est un très bon outil”, souligne Efva Smårs.

“Le travail est plus fun, plus efficace et moins coûteux”

“Aujourd’hui, tout est vraiment plus facile. Les annotations manuelles, les distributions internes de courrier, et bien d’autres choses encore appartiennent au passé. Même s’il est difficile de quantifier exactement le temps

En savoir plus Medius France / 14, Avenue d’Eylau, 75116 Paris Tél : +33 (0)1 73 02 15 43 info@medius-group.fr

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économisé, rien que celui gagné au sein de l’équipe de direction a permis de réduire significativement nos coûts de gestion”, estime Efva Smårs. “Mais le bénéfice le plus important enregistré au sein de mon département vient du fait que nous avons renoué avec un métier motivant où, en lieu et place de tous ces traitements manuels de factures, nous avons retrouvé des tâches stimulantes et à réelle valeur ajoutée.”

“Mes collaborateurs disent parfois qu’ils adorent travailler avec Mediusflow, et je partage leur avis, c’est un outil fantastique. Le travail est plus fun, nous maîtrisons mieux nos processus comptables et nous réduisons nos coûts, tout cela grâce au même outil”, se félicite Efva.

mieux nos processus comptables et nous réduisons nos coûts, tout cela grâce au même outil”, se