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Comunicacin oral y escrita Teora de la Comunicacin El estudio de la Comunicacin puede subdividirse en 3 reas: 1. Sintctica: abarca los problemas relativos a la transmisin de informacin. Se refiere a los problemas de codificacin, canales, capacidad, ruido, redundancia, etc. 2. Semntica: el significado constituye la preocupacin central de la semntica. Toda informacin compartida presupone una convencin semntica. 3. Pragmtica: cuando la comunicacin afecta a la conducta. Comunicacin y conducta se usan como sinnimos, ya que toda conducta comunica. Comunicar no implica solo el lenguaje verbal. As, desde la perspectiva de la pragmtica, toda conducta y no solo el habla, es comunicacin. Adems, no solo interesa el efecto de una comunicacin sobre el receptor, sino tambin el efecto que la reaccin del receptor tiene sobre el emisor. Retroalimentacin Cuando un sistema ingresa informacin, sale informacin y sta info que sale , vuelve a entrar al sistema como nueva informacin. La interaccin es circular (retroalimentacin). A este tipo de sistema se lo llama retroalimentacin. Este sistema mantiene el equilibrio mientras sea posible. Al sistema que busca mantener el equilibrio se lo llama HOMEOSTASIS (equilibrio). Cuando no se puede mantener mas el equilibrio, tengo que cambiar la norma, sino se rompe el equilibrio. 1. Retroalimentacin Positiva: cuando sale del sistema. Ej: jugando al truco, uno mezcla y luego otro corta, sabe lo que tienen que hacer, si no lo hace, est saliendo del sistema, lo est cortando. Es cuando la norma se muestra ineficaz y hay que cambiarla. 2. Retroalimentacin Negativa: es la que mantiene el sistema funcionando. Devuelve al emisor toda la informacin que necesita para corregir la pauta de entrada. Mantiene el sistema estable y que siga funcionando. Redundancia: Cuando la comunicacin se repite, se establece una pauta. Cuando empezamos a habituarnos a una pauta de repeticin, podemos comenzar a predecirla. Un gesto aislado no significa nada, empieza a tener significacin con la repeticin a travs de la cual se va transformando en hbito. En la redundancia contamos con un monto elevado de conocimientos que nos permiten predecir la conducta. (al tener conocimientos, vamos a poder predecir lo que vendr, s qu esperar del otro). Meta comunicacin: Es la comunicacin que habla acerca de la comunicacin misma. Es cuestionarse lo que dijo la otra persona. Se refiere a como tengo que entender lo que me estn diciendo, como debo interpretar el contenido en funcin de la relacin que tengo con la otra persona. Cuando no entiendo mucho el significado de algo, es aclarar el sentido de cmo tengo que interpretarlo, en base a mi relaciona con el otro. .Axiomas de la Comunicacin 1. La Imposibilidad de no Comunicar: No hay nada que sea lo contrario de conducta. En otras palabras, no hay no-conducta, es imposible no comportarse. Por mucho que uno lo intente, no puede dejar de comunicar. Actividad o inactividad, palabras o silencio, tie nen siempre

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valor de mensaje: influyen sobre los dems, quienes a su vez, no pueden dejar de responder a tales comunicaciones, y por ende, tambin comunican. Por lo tanto, es imposible no comunicarse, ya que debo comunicar que NO quiero comunicar. Axioma: "Es imposible no Comunicar" 2. Los Niveles de Contenido y relaciones de la Comunicacin: Una comunicac in no solo transmite informacin sino que al mismo tiempo, impone conductas. Toda Comunicacin significa algo: contenido Toda Comunicacin se establece entre dos partes: relacional Mi comunicacin con el comunicante me dice como debo entender el contenido de la comunicacin, es decir, que para entender el contenido de una comunicacin, debo entender la relacin de los comunicantes. Meta comunicacin: La comunicacin entre los comunicantes nos dice como debemos entender esa comunicacin. Axioma: "Toda comunicacin tiene un aspecto de contenido y un aspecto relacional tales que el segundo califica al primero, y es por ende una meta comunicacin". 3. La Puntuacin de la Secuencia de Hechos: Otra caracterstica bsica de la comunicacin es la interaccin, es decir, el intercambio de mensajes entre los comunicantes. La falta de acuerdo con respecto a la manera de puntuar la secuencia de hechos es la causa de incontables conflictos en las relaciones. Supongamos que una pareja tiene un problema marital. Sus discusiones son: "me retraigo porque me regaas" y "te regao porque te retraes". El marido dice que su retraimiento es una defensa contra los constantes regaos de su mujer, mientras que ella dir que lo critica debido a su pasividad. El problema radica en su incapacidad para metacomunicarse acerca de su respectiva manera de pautar su interaccin. Axioma: Toda comunicacin se establece segn una secuencia de puntuacin. Siempre en cualquier comunicacin hay una aceptacin de la puntuacin, es decir quien comienza la comunicacin. 4. Comunicacin Digital y Analgica: En toda comunicacin humana es posible referirse a los objetos de dos maneras totalmente distintas. Estos dos tipos de comunicaciones se llaman analgicas y digitales. La Comunicacin Analgica es todo lo que sea comunicacin no verbal, pero esto se presta a confusiones ya que solo se lo limita a movimientos corporales, pero el trmino incluye tambin las posturas, las miradas, estados de nimos, etc. La Comunicacin Digital son cdigos que le corresponden una significacin (todo lo verbal). Si recordamos que toda comunicacin tiene un aspecto de contenido y uno relacional, el aspecto relativo al contenido se transmite de forma digital, mientras que el aspecto relativo a la relacin, se transmite de forma analgica. Axioma: Los seres humanos se comunican tanto analgica como digitalmente. El lenguaje digital cuenta con una sintaxis lgica compleja, pero carece de una semntica adecuada. El lenguaje analgico posee una semntica pero no una sintis adecuada. 5. Interaccin Simtrica y Complementaria: La relacin simtrica y complementaria son relaciones basadas en la igualdad o en la diferencia. En la Simetra, los participantes tienden a igualar su conducta reciproca y as su interaccin puede considerarse simtrica (una relacin entre hermanos).

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En la Complementaria, la conducta de uno de los participantes complementa la del otro (padre hijo). La interaccin simtrica se caracteriza por la igualdad, mientras que la interaccin complementaria est basada en las diferencias. En la relacin complementaria ninguno de los participantes impone al otro este tipo de relacin, sino que cada uno se comporta de una manera que presupone la conducta del otro. Axioma: Todos los intercambios comunicacionales son simtricos o complementarios, segn estn basados en la igualdad o en la diferencia. La Comunicacin Patolgica Cada uno de los axiomas ya descriptos implica ciertas patologas inherentes que vamos a examinar. 1. La imposibilidad de no comunicarse: Una situacin tpica de esta clase es un encuentro entre 2 desconocidos, uno de los cuales quiere entablar una conversacin y el otro no: dos pasajeros en un avin que comparten un asiento. Supongamos que A es el que noquiere hablar. Hay 2 cosas que no puede hacer: abandonar el avin y no comunicarse. Hay unas pocas reacciones posibles: a. Rechazo de la comunicacin: Pasajero A puede hacer sentir a B, en forma ms o menos descorts, que no le interesa conversar, lo que implica una situacin incmoda y se necesita valor para hacerlo. b. Aceptacin de la Comunicacin: el pasajero A terminara por ceder y entablar conversacin. Una vez que A ha comenzado a responder, le resultara cada vez ms difcil detenerse. c. Descalificacin de la comunicacin: A puede defenderse mediante la tcnica de la descalificacin, puede comunicarse de modo tal que su propia comunicacin o la del otro quede invalidada (cambios de tema, oraciones incompletas, etc) d. El Sntoma como comunicacin: A puede fingir sueo, sordera, borrachera o ignorancia del idioma, o cualquier otra incapacidad que justifique la imposibilidad de comunicarse. 1. La Estructura de niveles de la comunicacin (contenido y relacin): Una pareja en terapia relato en siguiente episodio: El esposo invito a un amigo a quedarse en su casa, sabiendo que eso agradara a su mujer. Sin embargo cuando se enter, discutieron por esa invitacin. Cuando el problema se examin, ambos estuvieron de acuerdo en que esa invitacin era lo ms adecuado y natural. Por un lado estaban de acuerdo y sin embargo, de algn modo tambin estaban en desacuerdo. En realidad estaban en desacuerdo en el nivel metacomunicacional (relacional), pero trataban de resolverlo en el nivel de contenido, donde el desacuerdo no exista. Se pueden dar las siguientes situaciones: a. Desacuerdo en el Contenido y Acuerdo en la Relacin. Quizs esta sea la forma ms madura de manejar el desacuerdo. (los participantes acuerdan estar en desacuerdo). b. Desacuerdo en el Contenido y en la Relacin (cuando esta todo mal) c. Desacuerdo en la Relacin y acuerdo en el Contenido (tiene consecuencias nefastas en la comunicacin. El fenmeno del desacuerdo ofrece un buen marco de referencia para estudiar los trastornos de la comunicacin debidos a la confusin entre el contenido y la relacin. El desacuerdo puede surgir en cualquiera de los dos niveles y ambas formas dependen una de la otra.

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Definicin del Self y el otro: Supongamos que ahora se trata de dos fsicos. La respuesta del otro va a expresar rabia, dolor; "se que piensas que soy un idiota, pero debo confesarte que fu a la escuela". Lo que vara en esta i interaccin es que no hay desacuerdo en el nivel de contenido, ya que el resultado es conocido por los dos fsicos. Para tomar un punto de partida arbitrario, la persona A puede ofrecer a la otra B, una definicin de s misma. A puede hacerlo en alguna de las numerosas formas posibles, pero cualquiera sea el contenido, su meta comunicacin ser: "As es como me veo". Es inherente a la naturaleza humana el hecho de que existan 3 respuestas posibles por parte de B a la autodefinicin de A: a. Confirmacin: B puede aceptar (confirmar) la definicin que A da de s mismo. Sin este efecto auto confirmador, no habra motivos para comunicarse. Sin embargo la experiencia demuestra que gran parte de nuestras comunicaciones tienden precisamente a este propsito. La gran gama de emociones que los individuos experimentan entre s (desde el amor al odio), probablemente no existira y viviramos en un mundo vacio. El hombre tiene que comunicarse son los otros a los fines de su auto percepcin. El hombre es incapaz de mantener su estabilidad emocional durante periodos prolongados en que solo se comunica consigo mismo. b. Rechazo: La segunda respuesta posible de B, consiste en rechazarla. Sin embargo por penoso que resulte, el rechazo presupone por lo menos un reconocimiento limitado de lo que se rechaza, y por ende no niega necesariamente la imagen que A tiene de s mismo. c. Desconfirmacin: La tercera posibilidad es quizs, la ms importante. Se trata del fenmeno de la desconfirmacion que es muy distinto del rechazo de la definicin que el otro da de s mismo . Impenetrabilidad: Un hombre siente que su esposa no lo comprende. Esto podra significar que l cree que ella no comprende que l se siente abandonado, etc. Su esposa puede sentir que el creo que ella cree que el es egosta, cuando todo lo que ella quiere es que el sea un poco menos reservado. Este ejemplo da una idea bastante clara de la compleja estructura de estos conflictos, de su peculiar impenetrabilidad y de los sentimientos de desconfianza y confusin. Lo que hace que la impenetrabilidad sea tan difcil de resolver es el hecho de que las relaciones no son realidades concretas sino experiencias puramente subjetivas. Estos conflictos relacionales, permiten ver muchos de los cuadros clnicos de la psicologa tradicional. 1. La puntuacin de la secuencia de hechos: la discrepancia en cuanto a la puntuacin de las secuencias de hecho tienen lugar en aquellos casos en que por lo menos uno de los comunicantes no cuenta con la misma cantidad de informacin que el otro, pero no lo sabe. Supongamos que A escribe una carta B invitndolo a una fiesta. B acepta, pero su contestacin nunca le llega a A. Despus de un tiempo A piensa que a B no le interesa su propuesta, y por eso decide no darle bola. Por otro lado B se siente ofendido porque no tuvo contestacin a su carta y tambin decide no establecer nuevo contacto con A.

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2. Errores de "traduccin" entre material analgico y digital: el mensaje analgico carece de muchos de los elementos que forman parte de la morfologa y sintaxis del lenguaje digital. As, al traducir mensajes analgicos al lenguaje digital, es necesario proveer tales elementos. Cul es el significado digital de temblar, transpirar y tartamudear cuando se somete a una persona a un interrogatorio?. Puede ser la prueba de su culpa o bien tan solo la conducta de una persona inocente que sabe que se lo acusa y sabe que su temor puede interpretarse como culpa. 3. Patologas potenciales en la interaccin simtrica y complementaria: Ambos conceptos se refieren simplemente a dos categoras bsicas en las que se puede dividir a todos los intercambios comunicacionales. Escalada Simtrica: En una relacin simtrica existe siempre el peligro de la competencia. En una relacin simtrica sana, cada participante puede aceptar la mismicidad del otro, lo cual lleva al respeto mutuo y a la confianza. Complementariedad Rgida: Un problema caracterstico de las relaciones complementarias surge cuando A exige que B confirme una definic in que A da de s mismo y que no concuerda con la forma en que B ve a A. Ello coloca a B frente a un dilema muy particular: debe modificar su propia definicin de s mismo de forma tal que complemente y as corrobore la de A., pues es inherente a la naturaleza de las relaciones complementarias el que una definicin del self slo pueda mantenerse si el otro participante desempea el rol especifico complementario COMUNICACIONES ESCRITAS ACUERDOS CONCEPTO.- Las instituciones pblicas y privadas para estimular, felicitar, triunfos y hechos positivos o para realzar reprobar actitudes negativas, as como para lamentar hechos luctuosos que afectan a sus miembros, se valen de un documento escrito llamado ACUERDO que puede ser de felicitacin, de condolencia, de protesta, etc. Segn las circunstancias. ESTRUCTURA Y CONTENIDO. - Un acuerdo contiene bsicamente el ACUERDO y el CONSIDERANDO. CONSIDERANDO.- Justifica el porqu del acuerdo y puede constar de varios numerales o considerandos. ACUERDO.- Contiene las resoluciones que constituyen la esencia del Acuerdo. Este documento se estructura de la siguiente forma:        Identificacin de la Institucin que expide el acuerdo La Palabra CONSIDERANDO escrito al centro y con maysculas Uno o ms considerandos, segn el caso y que pueden ir numerados o no. La palabra ACUERDA, con maysculas, al centro y seguidos de dos puntos. Los puntos que se han acordado ( dos, tres, o cuatro segn el caso) Lugar y Fecha donde se ha expedido el acuerdo, con preferencia escrita con letras. Las firmas de quienes en representacin de la institucin expiden el acuerdo.

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EJEMPLO: EL SEOR VICARIO GENERAL, EL CLERO SECULAR Y EL PERSONAL DE LA CURIA DIOCESANA DE RIOBAMBA CONSIDERANDO y Que Monseor GERMN TRAJANO PAVON PUENTE, en su calidad de Administrador Apostlico de la Dicesis de Riobamba, ha realizado una importante labor al dirigir con esmero y dedicacin nuestra Dicesis Que durante estos diez meses ha realizado importantes gestiones en bien de nuestra querida Provincia Que es deber de todos los que formamos la Dicesis enaltecer y reconocer dicha labor y esmero . A C U E R D A: y Dejar constancia de su felicitacin a Monseor GERMN PAVN PUENTE por su notable desempeo Expresar su imperecedero agradecimiento por la decidida colaboracin recibida Recomendar su nombre al Seor Nuncio Apostlico como smbolo permanente de Gua y Pastor Publicarlo por la prensa.

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Dado en la sala de sesiones del Clero de Guaranda a los diez das del mes de diciembre del dos mil cuatro. Mons. Jos Luis Garca S. VICARIO GENERAL Rvdo. Wilson Salazar Ch. SECRETARIO DEL CONSEJO Rev. Fausto Gaibor SECRETARIO CANCILLER Lcda..Ana Ros SECRETARIA DE LA CURIA

OFICIO.- Como su nombre lo indica, es la comunicacin utilizada por las entidades oficiales, gubernamentales El oficio se diferencia de la carta porque lleva el membrete de la institucin en la que se origina. Se acostumbra en las instituciones pblicas poner la palabra oficio antes del nmero que corresponde a la comunicacin. Su redaccin al igual que la carta o cualquier otro documento de correspondencia, debe ser clara y concisa, tomando en cuenta las siguientes recomendaciones: y y y y y Conviene exponer una idea en cada prrafo. Utilice oraciones cortas.- facilitan la comprensin, siempre que el sentido sea concreto. Es preferible utilizar la construccin lgica.El vocabulario debe ser comprensible.- se debe evitar palabras rebuscadas. Sea agradable

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Introduccin

Tratamiento Nombre Cargo Vocativo o saludo

Cuerpo

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tili t t t l tili i i t t i Seor Doctor Eduardo Granja Garcs En su Despacho. Seor Subsecretario: Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD;
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REPBLICA DEL ECUADOR Nmero de Oficio MINISTERIO DE FINANZAS OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTOS Oficio N: DMP-78
Lugar y Fecha

DEPENDENCIA: Subdireccin Nacional de Presupuesto ASUNTO: Emtase informe favorable sobre comisin de servicio. Quito, 3 de febrero del 2009.

Subsecretario de Educacin Pblica

Visto su atento Oficio N: 3167 de 8 de febrero del ao en Curso, as como la comunicacin N: ONP- SUB-000707 de 10 de iguales mes y ao, suscrito por el Seor Subdirector Nacional de Personal Encargado, este despacho de conformidad con lo previsto en la Dcimoquinta Disposicin General de la Vigente Ley de Presupuesto del Gobierno Nacional emite informe favorable sobre la comisin de servicio en el exterior con derecho a sueldo a favor del Seor Lcdo. Luis Lpez Profesor del Colegio , Maldonado de la ciudad de Riobamba, a fin de que realice estudios de Pos-Grado de Lengua y Literatura Espaola que se llevar a efecto en Madrid-Espaa. Los gastos por concepto de pasajes de ida y retorno, as como de estada estn a cargo del Centro Iberoamericano de cooperacin que le concede la mencionada beca. Con sentimientos de distinguida consideracin.
Despedida

Econ. Bruno Vinueza Pez; SUBDIRECTOR NACIONAL DE PRESUPUESTO .

Nombre de quien suscribe

Cargo

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CLASES DE OFICIOS: Los oficios pueden ser Individuales, Circulares y de Trascripcin. Son oficios Individuales los que sirven para dirigirse en forma particular a una sola persona. Son oficios Circulares aquellos que se repiten con el mismo texto para varios destinatarios a la vez. Son oficios de Trascripcin aquellos que deben ser conocidos por varias personas, por lo cual, el original destinatario, lo reproduce en las copias necesarias, con el cuidado de entrecomillar el texto. Se conoce tambin al oficio con el nombre de Regular cuando no tiene ninguna circunstancia especfica, parte de las caractersticas generales y comunica por escrito aquello que es propio de los organismos estatales. EJEMPLO: a. OFICIO REGULAR (Individual)

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cumplimient l esoluciones opt s en l euni n e personeros el inisterio e P E ucaci n e los representantes e las elegaciones E tranjeras, el 4, 5 e abril en uito, con el propsito e exponer formas e ayuda t cnica y profesional para la Educaci n oderni ada Siglo XXI ; se pondrn en igencia las siguientes disposiciones: a) nificar cronolgicamente los iclos de osta, Sierra, Galpagos y Oriente. El ao lecti o en todas las regiones del pas, tendr inicio en octubre y terminar en julio. b) Para la Educacin edia, se incluir el sistema de Seminarios en asignaturas de tipo t cnico y prctico. c) Se contratarn asesores especiali ados para cada Institucin, a fin de tener la ayuda inmediata, de darse posibles inquietudes.

Atentamente, IOS, PA RIA Y LIBERTA , Ral Egez ceres I ISTRO E E A IN

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REPBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE EDUCACI N Y CULTURA : PE Ofi i i i Pl ifi i E ti Seccin: i t i E ti Asunto: E it , l 4

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b.

INSTITUTO 1ro de Mayo Chimborazo

Riobamba, noviembre 2 del 200

Seor Profesor de la Asociacin 1ro. de Mayo Presente

Seor Profesor: Me permito comunicar a usted que la Directiva de la Asociaci de Profesores del Instituto 1ro. n De Mayo, en la ltima sesin del 20 de noviembre, resolvi por unanimidad, rendir un homenaje de estmulo a los profesores que obtienen mritos acadmicos especiales, y a los profesores que celebren sus respectivos cumpleaos a lo largo del ao correspondiente. Se pide por este motivo acercarse a la sede de la Asociacin, para ratificar o informar sobre la fecha de nacimiento, o acerca de cualquier hecho que signifique un triunfo ms, en condicin de docente del Instituto. Cordialmente,

Lcdo. Mario Gutirrez Presidente de la APISL

Adj. Nmima

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I I I i l Oficio Circular N.233.APPA

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Oficio N: 9 -303 Guayaquil, Junio 10 del 200 .

De mi consideracin: Para su conocimiento me permito transcribir el Oficio N:2311, suscrito por el Presidente de la Repblica el cual dice: Por ser parte de mi competencia y en mi calidad de Presidente de la Repblica, solicito a usted se digne tomar las medidas necesarias para que, tanto el personal a su cargo, as como los documentos de informacin correspondientes al ao en curso, estn a disposicin del personal de la contralora General del Estado; situacn que ha sido programada, i para realizar la Auditora Interna de las Aduanas.

Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

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Dr. Edwin Vsquez F. I E E E t l i

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Licenciado l Pi , DIRECTOR AUDITORA INTERNA Presente.

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Direccin General Ordnese Auditora Interna Trascripcin.

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concordancia desde el principio del texto hasta el final (nmero, gnero). El Plan seguir los siguientes pasos: Introduccin, Cuerpo, conclusin. Entonces se puede hacer referencia a: Solicitudes en primera persona Solicitudes en tercera persona Ejemplos: Solicitud en primera persona Guayaquil, noviembre 24 del 2004

Seor Ingeniero Arturo Llerena SUBDECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERA MECNICA Presente

Seor Subdecano: Yo, Santiago Crespo Cedeo, alumno del paralelo C, 2do ao, de la Facultad de Ingeniera Mecnica, me dirijo para expresarle lo siguiente: En los das correspondientes a la poca de exmenes del primer trimestre (15 al 22 de agosto), deb someterme a una intervencin quirrgica urgente, por lo que no pude presentarme a rendir los exmenes respectivos. Adjunto el certificado mdico que confirma esta aseveracin. En consecuencia pido a Ud., se digne autorizar la rendicin de estas pruebas, e los das y horas n que los profesores sealen.

Muy cordialmente

SANTIAGO CRESPO CEDEO C.I 060184930-9 Adj. Lo indicado

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Solicitud en tercera persona

Ambato, 24 de noviembre del 2004

Ingeniero Jos Luis Garca Silva DIRECTOR EJECUTIVO DE PLAN VIVIENDA Ciudad Seor Director: Jos Fernando Merchn Gavilanes, contador Pblico autorizado No. 1485 del registro del Colegio de Contadores del Guayas, se dirige a Ud., Para manifestarle que, de acuerdo con el aviso de prensa del da 22 de noviembre, conoce la existencia de una vacante de Contador General, en la Planta de Procesamiento de Productos Lcteos La Esperanza de su direccin. Al reunir los requisitos necesarios para desempear el trabajo en mencin, solicita comedidamente, concederle una entrevista en el da y hora que Ud., se digne sealar, a fin de exponerle personalmente ms detalles acerca de la capacitacin, experiencia y voluntad para acceder a dicho trabajo. Agradecer mucho a usted, por la atencin que se d a este pedido.

Atentamente,

Jos Fernando Merchn Gavilanes Direccin: Cdla. Los Trigales No. 415, Telf.:032-589151

La carta de recomendacin DEFINICIN: La carta de recomendacin ayuda al beneficiario a conseguir un bien especfico, pero como es propio de esta carta, hablar de cualidades y mritos de alguien. CONDICIONES: Una carta de recomendacin debe tener las siguientes condiciones o aspectos: 1. Exposicin de la razn de la carta 2. Explicacin de quien es el recomendado y el tiempo que se le ha conocido 3. Valores del recomendado, especficamente los ticos y los de capacitacin para un trabajo. 4. Demostrar estimacin por la atencin e inters que se ponga en esta comunicacin.

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Ejemplo: CARTA DE RECOMENDACI N Riobamba, Junio 10 del 2004 Of. 058 DR.CE.04

Arquitecto Pablo Andino DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ILUSTRE MUNICIPIO DE QUITO Presente

Seor Director: Me permito a travs de la presente carta, saludarle atentamente y manifestarle que la Dra. Dolores Lidia Bonilla Bonilla, a quien conozco desde hace catorce aos, ha desempeado el cargo de Secretaria en la Institucin que dirijo. Es una persona poseedora de cualidades y valores, por lo que, me permito recomendar su nombre como un elemento profesional positivo. Conozco que la Dra. Bonilla est interesada en conseguir un cargo en el Municipio de Quito; y, por su idoneidad como trabajadora, as como por su responsabilidad y don de gentes, pienso que sera una eficiente colaboradora para vuestra Institucin Agradezco mucho a Usted por la atencin e inters que d a mi comunicacin.

Atentamente,

Mons. Jos Luis Garca Silva VICARIO GENERAL DE LA DIOCESIS DE RIOBAMBA.

EL CERTIFICADO Es una comunicacin escrita, que permite desde un punto de vista tico, hablar de hechos, mritos o derechos, sobre los cuales hay certeza y que tienen que ver con alguna persona o personas. Las condiciones que el certificado debe cumplir son: o o o Dignidad de la persona que extiende esta comunicacin Conocimiento de la persona o personas para quienes se extiende esta comunicacin Veracidad de las afirmaciones

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Concesin de libertad para el uso de este escrito.

I N GE N I E R OS A S O C I A D OS O l m e d o 3 2 - 9 9 y M xi c o . Te l e f a x 2 9 8 7 6 7 8 Ri ob am ba E c ua d or C E R T I F I C A D O Certifico que el Doctor Washington Gustavo Valverde Valverde trabaja, en calidad de Tcnico del rea del cantn Guano, desde el primero de septiembre del ao 2003 hasta la presente fecha. El Doctor Valverde, se ha desempeado en el rea bovina de produccin lechera, con reconocida solvencia profesional y, en todos sus actos ha demostrado su gran calidad humana y responsabilidad. El mencionado profesional puede dar uso al presente certificado, para todo fin que l crea conveniente. Riobamba, 14 de agosto del 2004 Ing. Jos Luis Garca Silva GERENTE GENERAL

El memorndum La palabra Memorndum, viene del latn, responde a la funcin mnemnica, relacionada con la memoria. Este significado se aplica a la finalidad de esta comunicacin. Por lo cual, el memorndum es un recordatorio escrito de los acontecimientos, pedidos, sugerencias, rdenes y ms hechos que se dan en las Instituciones, Empresas, etc. El mbito de su circulacin es el espacio interno de las entidades en las que se emite y, esta es la mayor contribucin al xito de las mismas. Adems, carece de saludo y des pedida, por lo que es una comunicacin corta y de la empresa, depende el diseo que se le d. Partes bsicas o generales del memorndum: 1. Membrete: on la razn social de la empresa 2. Nombre de la comunicacin: El nombre Memorndum 3. Nmero: Del Memorndum 4. Encabezamiento: Fechan destinatario, remitente, asunto. 5. Texto o cuerpo: Del memorndum 6. Se puede recurrir a expresiones de cortesa irma: Del remitente 7. Estilos del memorndum: 1. Bloque 2. Bloque extremo 3. Impreso 4. Tamao medio oficio

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El informe Es la presentacin escrita de hechos o investigaciones realizadas. frecuencia en las empresas comerciales y estatales. a. Caractersticas En un informe se aprecian las siguientes: 1) Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles soluciones. 2) Casi siempre se dirige a un superior jerrquico. 3) Puede ser de diverso tamao o contenido (largo, mediano o corto) 4) Es de carcter interno. 5) Puede ir acompaado de anexos: cuadros, fotografas, dibujos mapas, planos, etc. b. Clases El informe puede ser: 1) Informe general, ordinario o regular. 2) Informe tcnico 3) Es este captulo slo nos vamos a referir al informe general u ordinario. 4) El informe general se presenta en la misma forma que un memorando; de ah su similitud. 24 c. Partes Las partes primordiales del informe general son: 1) Ttulo: Est relacionado con la ndole del informe y puede ser de actividades de control, etc. 2) Encabezamiento: El encabezamiento puede constar de los siguientes datos: a) PARA: Identifica al destinatario del informe, incluido el cargo. b) DE: Identifica al autor del informe. c) PERIODO: Especifica el perodo que cubre, iniciacin y terminacin. 3) Problema: Clarifica la ndole del problema en forma resumida 4) Anlisis o Investigacin: Relata en forma pormenorizada y resumida el anlisis o la investigacin realizada. 5) Sugerencias: Llamado tambin recomendaciones. 6) Conclusiones: El planteamiento de las causas y efectos del problema y sus posibles soluciones. 7) Datos del autor: Nombre o cargo, de acuerdo con la informacin que apare zca en el encabezamiento. 8) Fecha: La fecha cierra el documento. Se elabora con mucha

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INFORME SOBRE CONTROL EN LA INSPECCIN GENERAL PARA: Dr. Patricio Montenegro, Rector DE: Genaro Gaibor R. PERIODO: De Septiembre a Octubre del 2004 EL PROBLEMA: Por instrucciones del Rectorado se ha buscado determinar por qu la Inspeccin General no ha cumplido hasta ahora con su funcin: mantener la disciplina y el orden en los estudiantes. ANLISIS Los reclamos sobre la indisciplina de los estudiantes, recaen directamente sobre el Departamento de Inspeccin. Ocasionado por la despreocupacin de los Seores Inspectores de Curso. La indisciplina repercute en el prestigio de la institucin y causa malestar en la ciudadana. SUGERENCIAS El Departamento de Inspeccin debe re estructurar su planteamiento y poner mayor nfasis en su labor. CONCLUSIN: Con un comprometimiento de los seores inspectores, pienso que si va a existir mayor control y la imagen de la institucin mejorar, pues, recobrar el prestigio que siempre ha tenido. Prof. Genaro Gaibor R. INSPECTOR GENERAL San Miguel de los Bancos, 22 de Noviembre del 2004

A menudo tenemos que redactar informes, sobre alguna comisin cumplida, un trabajo realizado, etc. De la manera que se realice este trabajo, especialmente en el campo de las relaciones comerciales, depende el xito o fracaso de los negocios y aun, en muchos casos, la carrera. De ah, la importancia de saber hacerlos. QU ES UN INFORME? .- Es una redaccin ordenada de algo que se ha realizado o que se va a realizar. Los informes pueden ser orales o escritos. El informe escrito, entre otras, presenta las siguientes ventajas: 1.- Obliga a quien redacta a ser exacto y veraz. 2.- No puede ser distorsionado por que las ideas llegan directamente de una persona a otra. 3.- Se puede conocerlo siempre que sea necesario

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Cmo redactar un informe Fundamentalmente comprende los siguientes pasos: 1.- Hacer un esbozo con los puntos principales. 2.- Determinar las fuentes de informacin, si fueren necesarias. 3.- Recopilar datos, seleccionarlos y organizarlos. 4.- Redactar el informe con los datos o hechos, presentados objetivamente, con claridad, precisin y elegancia. ESTRUCTURA DE UN INFORME: La estructura y presentacin de un informe es similar al oficio. La extensin del informe depende del contenido, es decir, de lo que se tenga que informar. Unos son cortos y otros largos y documentados. Hay algunos informes a los que se deben acompaar ANEXOS, como estadsticas, documentos, o algn material complementario. acompaan. A lnea de anexos se escribe desde el margen izquierdo, debajo de las iniciales de identificacin. RECOMENDACIONES: 1. El contenido del informe debe ser preciso, claro, veraz. 2. Los anexos que se acompaen deben estar bien presentados y numerados. 3. Cuando el informe es abundantes se lo debe entregar en carpeta, a fin de que no se extravan os documentos adjuntos. 4. La oportunidad y puntualidad en la presentacin de un informe, en muchos casos, puede ser decisiva en la vida de una institucin, especialmente en el mundo de los negocios. 5. Insistimos en que todo documento escrito no debe tener errores ortogrficos. 6. Una buena costumbre al redactar informes es numerar cada uno de los aspectos que se informan. 7. Veracidad, exactitud, claridad y oportunidad son cualidades que no deben descuidarse en la presentacin de informes. En conveniente indicar en el mismo informe qu anexos de

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San Miguel de los Bancos, noviembre 12 de 2004. Ofic. Inf. N. 215-DOVE-04

DEPENDENCIA: Departamento de Orientacin Vocacional. ASUNTO: Emtase informe sobre problemas de inasistencia.

Seor Doctor Luis Luna M. RECTOR DEL COLEGIO DIEZ DE ENERO Presente.

Seor Rector: En vista de haberse agravado la situacin de inasistencia de los seores Juan Carlos Mora y Rogelio Guerra, alumnos de Dcimo Ao de Educacin Bsica, tengo a bien informar lo siguiente 1. Con el registro de asistencia del Sr. Inspector de Curso, se ha podido comprobar el excesivo nmero de faltas y de fugas de los mencionados estudiantes. 2. Se ha citado a los seores padres de familia, para dialogar al respecto, y ellos se han comprometido a ejercer mayor control a sus hijos en el hogar y en el ingreso a clases. 3. Los estudiantes dicen fugarse o no asistir a clase porque no han podido realizar los deberes. 4. Se someter a observacin a estos estudiantes durante un perodo de un mes (noviembre), si vuelven a reincidir en su aptitud irresponsable, se les separar del colegio. 5. Se les ha dado las respectivas recomendaciones he indicado que su inasistencia podr repercutir en su rendimiento.

Muy atentamente DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

-------------------------------------------Lcda. Luz Vsquez Ynez ORIENTADORA VOCACIONAL

Anexos: Informe de Asistencia de los estudiantes. Copias del Acta de Compromiso redactada con los seores Padres de Familia.

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P i l t t l i i i i , li f i t i l, i t . i , i i l l l l f l , l l , t , li lS. S i t i t l l i tit i l. i l l i l l i i t i t ifi l t i t , i i t l B l t i i l ti i l l ti i i l i l ll l i t , Vi i i . t l l . i l l P t i i i l t f t , t l f i l l l i , t i l l li l t l til l t E l , i , i l t P l l j l i i . i t l i . i i l, l tit l i it i i B l t i i i i l l . l , . l f l E i t i t , l , j t l l

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comprometido a reconocer la participacin del estudiante y es peramos que tambin lo haga el H. Consejo Directivo. CONCLUSIONES 1. Es loable la iniciativa de la Direccin Provincial de Educacin de Bolvar, al planificar estas actividades que son un estmulo para que los estudiantes se preocupen por escribir bien. 2. La representacin del colegio fue excelente, y sirve de estmulo para los dems estudiantes. 3. Ha sido valiosa la colaboracin de las autoridades de la institucin para que se lleve a efecto este concurso. RECOMENDACIONES 1. Todos los docentes, no slo los de Lenguaje y Comunicacin, debemos poner mayor inters y enseemos a nuestros discpulos a escribir correctamente. 2. Las Autoridades del Colegio deben estimular a quienes obtienen logros. Atentamente, Lcdo. Jos Gaibor Mora DIRECTOR DEL REA

EL ACTA Es frecuente que los miembros de una cooperativa, de un barrio, club, los estudiantes de un curso, profesores, trabajadores de fbrica, etc. Se organicen para tratar asuntos de inters comn. Entonces, se dice que estn en SESION o se han reunido en una ASAMBLEA. El secretario de una sesin o asamblea debe elaborar el acta correspondiente. QU ES EL ACTA? Es un documento escrito de lo deliberado, tratado y acordado en una sesin. Constituye el reflejo de la vida de una institucin. En el mundo actual el acta representa un documento muy importante dentro del rol de secretara, por ello debe tener una informacin clara, concisa, concreta y fiel. Para poder redactarla y se debe llevar en un libro correspondiente ya que da a conocer toda una trayectoria de una in stitucin. LO QUE DEBE CONSTAR EN EL ACTA: 1. Lugar, fecha y hora de iniciacin. 2. Clase de asamblea o sesin. 3. Quin preside, el secretario, nmero de socios (Si se trata de una sesin de la directiva, es conveniente hacer constar los nombres de los asistentes) 4. Observaciones hechas al acta anterior 5. Se deja constancia de las comunicaciones recibidas y enviadas. 6. Un informe de las comisiones (Si las hay) 7. Las resoluciones, identificando al autor de las mociones, quien apoya y el resultado de la votacin. 8. Hora de terminacin de la sesin.

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9.

Firma de quien presidi la sesin y secretario.

EL LIBRO DE ACTAS: Todas las instituciones u organismos llevan el libro de actas. Este debe: Ser foliado (pginas numeradas) Estar sin borrones ni enmiendas. Estar escrito con calidad y precisin. Contener todas las actas numeradas. No contener pginas en blanco. E EMPLO:

ACTA N: 3 del Colegio Nacional Vicente Rocafuerte, en En la sala de clase de TERCER CURSO Guayaquil oy martes 5 de mayo de mil novecientos ochenta a las diez de la maana se renen los cincuenta alumnos integrantes de dicho paralelo, en sesin ordinaria, con la presencia del profesor dirigente, Lcdo. Nelson Rojas: El Presidente del Curso, compaero uan Ruales, declara instalada la sesin y pide al secretario que d lectura el orden del da que consta de los siguientes puntos: . Lectura del acta anterior. . Lectura de comunicaciones. . Participacin del curso en los juegos deportivos del Colegio y, 4. Asuntos varios. Se aprueba el orden del da y se da lectura al acta anterior, siendo aprobada sin ninguna modificacin. e inmediato se da a conocer un oficio del epartamento de Educacin sica en el que se solicita la participacin del Curso en los juegos deportivos del Colegio. Acto seguido el Presidente del Curso pide criterios a los compaeros sobre cmo y en que deportes se participara. Luego de algunas deliberaciones se aprueba la mocin presentada por el compaero Ral Tapia en el sentido de que se participe en bsket, ftbol y atletismo. Inmediatamente se organizan las correspondientes comisiones: comisin para el equipo de ftbol: Luis Prez, Ral Rodrguez y Enrique Crespo. Comisin para conformar el equipo de bsquet: Carlos Tapia, Luis Bedoya, orge Huacho y austo Inca. Comisin para el atletismo: Eduardo Aguirre y ngel Tene. El compaero orge Benavides eleva a mocin que sea la irectiva del curso la que elija el modelo y el color de los uniformes con un representante de cada comisin antes nombrada, mocin que tiene apoyo de Milton alazar y luego de una larga discusin es aprobada. En asuntos varios, el presidente informa que el compaero Luis Salas no ha concurrido a clases por encontrarse hospitalizado a causa de un accidente de trnsito. Se nombra una comisin integrada por los compaero Vctor Anido, s: Eduardo abala y Ral Moreno para que, en representacin del curso concurran a visitarlo. Sin tener ms que tratar y siendo las : el presidente declara clausurada la sesin.

austo reire PRESI ENTE

Luis Carpio SECRETARIO

ACTA DE SESIN EXTRAORDINARIA DEL H. CONSEJO DIRECTIVO. A los ocho das del mes de noviembre del 2004, a las 20 horas, en la oficina del rectorado del Instituto Tecnolgico Superior Misael Acosta Sols, ubicada en la ciudad de San Miguel, Avda.

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Velasco Ibarra y Sucre, de la ciudad de Ibarra, se renen los miembros del Consejo Directivo, con el fin de elaborar el programa para las fiestas patronales del Colegio, a realizarse el 10 de Enero del 2005. El Sr. Rector, Dr. Patricio Romero, solicita a la Sra. Edita Jarrn, Secretaria de la Institucin, verificar si existe el qurum correspondiente y por as constatarlo, el seor Rector instala la sesin. Se lee el orden del da, a pedido del seor Rector y se procede a discutir el primero y nico punto de tratamiento: Elaboracin del programa de festividades patronal s del e establecimiento. El mismo que luego de algunas deliberaciones queda elaborado de la siguiente manera: 2 de enero: Limpieza de la institucin y sus alrededores. 3 de enero: Eleccin y Proclamacin de la Reina del Instituto 4 de enero: Inauguracin de las festividades 5 de enero: Proclamacin de Abanderados y Escoltas. 6 de enero: Exposiciones de las reas de Especialidad 7 de enero: Exposiciones de las reas de Cultura General. 8 de enero: rea de Cultura Fsica: Gimnasias y juegos deportivos. 9 de enero: Sesin Solemne. Se clausura la sesin cuando son las 10 horas con 25 minutos. Para constancia, adicional a las firmas de rigor, firman los seores miembros del Consejo Directivo. Rector Vicerrector Prim er Vocal

Segundo Vocal

Tercer Vocal

Secretaria

CURRCULUM VITAE Son dos palabras latinas que literalmente significan curso de la vida: Es una informacin escrita de los datos personales, estudios, ttulos merecimientos y experiencias profesionales que una persona tiene sobre una determinada actividad. Actualmente se va generalizando la costumbre de acompaar a la solicitud de un cargo el llamado currculum vitae. Tambin puede traducirse que es una biografa o exposicin de los estudios, ttulos y actividades profesionales del titular. CONTENIDO Y ESTRUCTURA: Instituciones pblicas y privadas, empresa, etc. cuando requieren seleccionar personal calificado, convocan a concurso de merecimientos. Solicitan entonces, a los interesados enviar el Currculum vitae que generalmente consta de: 1. 2. Informacin sobre datos personales Informacin sobre estudios realizados y formacin en general

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3. 4.

Informacin sobre la experiencia profesional Informacin sobre otros aspectos( numerarlos especficamente)

ESTUDIOS REALIZADOS O PREPARACI N ACAD MICA: Comprende todos los niveles de estudios realizados, los certificados y ttulos conseguidos, con un registro de la fecha y del lugar de la obtencin. Se incluyen tambin los estudios de Postgrado, los del nivel Acadmico, Superior, Cursos, Cursos y Seminarios, que por su importancia, ameritan incluirse en este escrito. EXPERIENCIA PERSONAL: Estos datos corresponden a los trabajos desarrollados en las distintas I stituciones o empresas, n en las cuales se ha laborado. Son los certificados de trabajo o las referencias de personas con capacidad para informar al respecto, los que testificaran acerca de este importante aspecto. OCUPACI N ACTUAL: Se anota el cargo, la institucin en la que trabaja, el tiempo de trabajo, el sueldo. Se podran anotar los argumentos que motivan buscar un nuevo cargo. PUBLICACIONES: A este punto corresponden libros publicados, artculos de revistas, manuales, folletos, que proceden de la autora de la persona, de quien se hace el Currculum Vitae. IDIOMAS: Son los que habla el dueo del Currculum Vitae. ASPIRACI N DE SUELDO: Corresponde a una cantidad de dinero mensual o manual, que aspirara a recibir de remuneracin el dueo del Currculo Vitae. Nota: Si no existen datos para Publicaciones, Idiomas (ms de uno) y la Aspiracin de sueldo (dato arriesgado), es preferible omitirlos para no dejar los subttulos colgantes. Es importante al final registrar responsabilidad, con la firma y rbrica. Se debe considerar que en relacin al mbito profesional, debe considerarse incluir aspectos relacionados al puesto de trabajo.

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