Communication Cours

U n i ve r s i t é L i b a n a i s e
Fa c u l t é d e G é n i e
Branche III
Communication écrite
3ème année Génie Civil

Semestre 5
SHS315
Année académique: 2021-2022

Dr. Fatima El Hajj Chehade
E-mail Writing
communication-ecrite @ hotmail.com
Dr.Fatima El Hajj Chehade 2

Schéma de communication

Processus de la communication

Processus de la communication

Bien se connaitre pour bien travailler
Avant de vous proposer différentes stratégies pour mieux

communiquer à l’oral comme à l’écrit, il est important que vous
soyez en mesure de situer votre tendance intellectuelle.
En effet, celle-ci est déterminante. Chaque personne est un
filtre qui recueille les informations venues de l’extérieur sur un
mode qui lui est propre. Ainsi, selon la tendance de chacun, la
restitution pourra être ensuite plus analytique ou plus
synthétique.

Comment filtrez-vous les informations ?
Certains, par sélection systématique de l’information, choisissent de se nourrir

d’une quantité réduite de matière. D’autres, au contraire, ont soif d’un volume
important de connaissances pour exercer leur réflexion. Les méthodes que nous
vous proposons conviennent aux deux, mais il est indispensable de connaître sa
propre tendance pour mieux la canaliser.
Affirmer en effet qu’une tendance est synthétique ou analytique ne signifie pas
forcément que celle-ci soit maîtrisée par la personne. Ces tendances révèlent la
qualité et la forme du filtre d’écoute personnel de chacun. Il n’y a pas une valeur
supérieure à être de telle ou telle tendance. Il s’agit seulement d’une observation
de l’existant, utile pour mieux orienter ses axes de travail.

Définition des actes d’analyse et de synthèse
Dans l’ordre des opérations intellectuelles, l’analyse précède la synthèse. C’est l’acte par lequel la
pensée arpente le terrain (avec méthode ou sans méthode). Elle s’appuie alors sur l’observation, sur des
documents, sur elle-même par réflexion intérieure.
Certains tempéraments, généralement plus indifférents Quant à eux, les « synthétiques », peuvent alors avoir
au temps passé, les « analytiques », sont à l’aise dans tendance à vouloir aller trop vite vers l’essentiel pour
la démarche de découverte, souvent minutieuse, qui gagner du temps.
réclame ouverture d’esprit et constant effort d’objectivité. Or, sans passer par l’étape sérieuse de l’analyse, le
La synthèse est l’étape suivante. C’est le moment au résultat peut n’être qu’un relevé d’éléments
cours duquel, au moyen de choix personnels, on décide sélectionnés par survol, qui ne constituent pas au final
de dégager les éléments essentiels, plus génériques, une véritable synthèse. Ces synthèses mal dominées
afin de transmettre rapidement la teneur d’une situation peuvent même fausser parfois la perception des
ou d’un problème. La synthèse est profondément un données en présence, en faisant croire à la clarté par la
acte de communication vers les autres. brieveté du texte alors que le message transmis n’est
qu’une caricature du contenu à transmettre.

Prendre garde aux dérives possibles
Chaque personne possède donc une tendance qui la porte naturellement soit vers le flot de l’analyse, soit
vers le radeau de la synthèse. Certains, toutefois, peuvent avoir déjà établi en eux-mêmes l’équilibre des
deux tendances, naturellement, par formation ou expérience.
Or, au-delà de cette tendance intérieure très personnelle, liée à son propre mode de filtrage de
l’environnement, il faut soi-même apprendre à conduire une analyse avec méthode pour dégager de
manière efficace les éléments clés. Par dérive, une analyse mal conduite peut mener au brouillage et à la
noyade au milieu d’une masse d’informations non contrôlées.
L’acte de synthèse, quant à lui, peut se limiter à un repérage de bribes d’informations, pas forcément
essentielles, mais donnant l’impression trompeuse d’un acte de synthèse par la brièveté du texte émis. Un
volume de texte succinct n’est, en effet, jamais une preuve de qualité de l’acte de synthèse. Ce peut être
tout simplement un amalgame d’idées ou de faits qui, n’ayant rien d’essentiel, viennent apporter seulement
de la confusion par incohérence ou subjectivité de sélections rapidement effectuées.

Prendre garde aux dérives possibles
Caractéristiques des analyses mal Caractéristiques des synthèses mal

conduites conduites
Se noyer dans ses propres notes sans Sélectionner des éléments,
avoir la capacité de les interpréter en arbitrairement, en n’ayant pas effectué au
reportant constamment à plus tard le préalable l’effort d’analyse.
moment de la synthèse.
Partir d’un a priori lié à sa propre vision, Repérer des éléments essentiels mais ne
ne pas tout dépouiller et choisir trop vite pas savoir les mettre en cohérence les uns
des éléments à retenir sans aucune vision par rapport aux autres.
d’ensemble.

Repérez votre tendance intellectuelle…
Afin de vous permettre de situer votre tendance personnelle, nous vous proposons le test suivant, conçu au
contact de nombreux adultes en formation. Il nous permet de mieux organiser notre pédagogie face à un
groupe, et de conseiller les méthodes les mieux adaptées à chacun.
Possédez-vous
des réactions de
type analytique ou
synthétique ?
À vous de juger…

Corrigé du test

Commentaires du corrigé
Si vous avez plus de quinze réponses dans l’une ou l’autre des colonnes, vous voyez apparaître clairement votre
tendance.
Si vous êtes d’une tendance synthétique, il vous faudra être vigilant(e) et retenir davantage d’informations
d’appui, en vous contraignant à bien écouter, en notant davantage d’éléments dans la colonne de droite. Les
personnes de tendance synthétique éprouvent en effet des difficultés à remplir cette colonne.
Si vous êtes d’une tendance analytique, il faut que vous appreniez à trancher dans le flot d’informations que
vous recevez. En effet, tout vous paraît important. Apprenez à bien dégager l’illustration « terrain », d’ordre
très secondaire, de l’information d’appui complétant l’idée-force. Attachez moins d’importance aux
illustrations et aux anecdotes.
Entraînez-vous également à reformuler sous forme de résumé cohérent la colonne centrale intitulée « idées-
forces » lors de votre prises de notes.
Si vous avez un nombre presque équivalent de croix, vous possédez un équilibre des deux tendances. Ce
résultat peut être le signe d’une aptitude naturelle qui vous permet de vous adapter facilement à chacun, mais
c’est parfois aussi le résultat d’une expérience professionnelle qui vous a amené(e) à développer l’autre aspect.
Il est donc très important de cerner les tendances de chacun pour former un groupe de travail par exemple. En
effet, trois personnes de tendance analytique pourront ralentir le rythme d’une équipe de quatre personnes.
Il est donc préférable de mêler de manière équitable les tendances.

La communication en entreprise
La communication interne:
« Elle a pour objectif de mettre en relation les salariés de l’entreprise afin de faciliter leur action collective.
Les objectifs et enjeux sont souvent de différentes natures et peuvent avoir :
– une dimension utilitariste : faire connaître à chaque salarié non seulement le sens de sa « mission » mais aussi, au
quotidien, les instructions relatives à son travail ;
– une dimension humaine : assurer la cohésion sociale contribuant à créer une véritable culture d’entreprise, préparer
au changement…»
La communication externe :
« L’entreprise doit se faire connaître, entretenir une image de marque, nouer des relations avec différents partenaires :
clients, fournisseurs, État, institutions financières… »

La communication interne
Objectifs : contribution à léfficacité, à la cohésion et à la motivation
A. A l’écrit
Créer et modéliser des documents, rédiger et diffuser des documents écrits
B. A l’oral
●Communiquer oralement en interne
●Préparer et animer des réunions
●Prévenir et désamorcer les conflits
●Faciliter les échanges internes
C. Les supports audiovisuels

●Diaporama
●Films internes d’entreprises

Les principaux messages de communication interne:
● La note
La note est très employée dans les organisations. Aujourd’hui, elle est toutefois de plus en plus remplacée par un
système de messagerie interne (Intranet).
o La note de service sert à transmettre des ordres, des instructions (sens descendant : du haut vers le bas de la
hiérarchie).
o La note d’information permet de transmettre des informations au sein de l’entreprise. Elle est soit affichée sur un
panneau, soit transmise directement aux destinataires.
o La note administrative

● Le compte rendu
Il résume des activités, des événements (exemple : compte rendu du salon) ou des propos échangés (exemple : compte
rendu de réunion).
Parfois appelé improprement < procès-verbal», il décrit des faits écoulés. C'est un document qui restitue tout ou partie
du contenu d'une réunion ou d'une activité. Le compte rendu est à la fois la mémoire individuelle et la mémoire du
groupe. En cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est passé.
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d'une réunion ou d'un débat.
Ce peut être par exemple le cas pour une conférence ou un discours.
Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations les plus
importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

●Le rapport
Le rapport permet de communiquer le résultat d’une étude et débouche sur des propositions pour améliorer une
situation examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision. On fait le point sur un thème et on formule ensuite des
propositions au supérieur (exemple : rapport sur l’absentéisme, une création de poste…).
Le rapport circule toujours de manière ascendante, c’est-à-dire du bas de la hiérarchie vers le haut de la hiérarchie. Il
peut être demandé par un supérieur hiérarchique ou rédigé à l’initiative d’un membre de l’organisation.
C'est une des manières dont on rend compte à une autorité responsable d’une question importante en lui proposant des
solutions. C'est un document qui sert, à partir de l'étude d'un problème ou de l'analyse d'une situation, à donner un avis
motivé, à proposer une action et à la prise de décision.
Il se différencie de la note, qui expose toujours brièvement des affaires courantes, comme du compte rendu et du
procès-verbal, qui se bornent à décrire ce qui s'est passé. II comporte généralement un nombre de pages important
(minimum 10 à 15 pages, voire beaucoup plus) et est précédé d'une lettre de présentation.

●Le procès-verbal
II enregistre le passé. Concis et précis, le procès-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son rédacteur. II
enregistre un fait, un événement dont la trace doit être conservée dans l'intérêt d'une communauté.
o Le procès-verbal de réunion
II est établi par un (ou des) participant(s). II permet de garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de référence en
cas de litige ultérieur.
II doit comporter un certain nombre d'éléments comme : nom, date, lieu de réunion, nom de la collectivité qui s'est
réunie, nom et qualité des participants, ordre du jour...
Pour être valide, le procès-verbal doit être approuvé par les participants.
o Le procès-verbal de constatation
II fait la description d'un fait ou d'un événement qui pourrait être ultérieurement contesté. C'est sur la base de procès-
verbaux de constatation que des actions en justice peuvent être intentées.
Documents officiels, les procès-verbaux doivent être archivés chronologiquement par catégorie dans un dossier réservé
à cet effet. Dr.Fatima El Hajj Chehade 20
●La lettre, Le journal d’entreprise
●La convocation
C'est un document destiné à convier une ou plusieurs personnes à une réunion. Il prend la
forme d'une lettre administrative à forme personnelle ou d'une note.
II comporte : l'objet de la réunion, l'ordre du jour, la date et l'heure, le lieu exact, la personne
qui présidera, les personnes invitées. II peut indiquer les travaux préparatoires à exécuter ou
les documents à apporter.
On convoque de supérieur à subordonné, sinon on invite.

La communication externe
Objectif : contribution à la valorisation de límage de léntreprise
A. A l’oral
a. Accueillir et communiquer en face-à-face
o Accueil clientèle
o Accueil fournisseur
o Salons, foires etc.
b. Accueillir et communiquer au téléphone
o Informations, Numéros vert,
o Service consommateurs, service après-ventes

La communication externe
Objectif : contribution à la valorisation de límage de léntreprise
A. A l’écrit
c. Message publicitaire par les médias traditionnels (presse,
a. La lettre télévision, radio)
Elle assure l’échange d’informations entre o La plaquette
o Le catalogue papier
l’entreprise et différents publics externes à o La brochure
l’organisation. Il existe plusieurs types de lettres : o L’affiche
o Le tract, le flyer
lettre commerciale, lettre de relance o Le publi-reportage
b. L’annonce de recrutement o L’annonce
o L’annonce radio, le spot TV
Elle transmet des informations sur l’entreprise d. Communication commerciale par les outils numériques
mais cherche aussi à séduire des candidats. o Le site
o Le chat
L’objectif est de convaincre les meilleurs o Le forum
candidats de rejoindre l’organisation. o Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram etc…
e. Utiliser les autres moyens de la communication hors média :
mécénat, parrainage

Vocabulaire de la communication
Remplacer les mots soulignés par un verbe ou une expression de la liste.

a) rencontrer b) embaucher c) rechercher d) tenir au courant c) se mettre au contact
1. Si vous voulez faire connaissance avec Mme Dutour, voilà son adresse et son numéro de téléphone.
2. Depuis un mois nous essayons de trouver une nouvelle secrétaire de direction.
3. Je vais vous informer régulièrement.
4. Bien sûr, je prends la meilleure candidate pour occuper ce poste.
5. Je vois M. Mercier demain à 9 heures.

S’orienter dans l’entreprise
Dialogue 1
Dialogue 3
- Pardon, je cherche le laboratoire, s’il vous plaît. - Excusez-moi, le bureau 25 s’il vous plaît ?
- Au premier étage, salle 16. - Au deuxième étage, dans le petit couloir à droite, la grande
- C’est où exactement ? porte à gauche.
- Vous prenez l’ascenseur, en sortant, en face, il y a un couloir. - Merci. Où est l’escalier ?
- Derrière vous. Mais, vous avez l’ascenseur juste à droite.
C’est la première salle à gauche dans le couloir.
- Merci.
- Merci beaucoup.
- Je vous en prie.
- De rien. Dialogue 4
Dialogue 2 - Pardon, est-ce qu’il y a un distributeur de boissons ?
- La réunion se passe où aujourd’hui ? - Oui, regardez, là, à droite. Vous avez la cafétéria et au fond,
- Dans la nouvelle salle. il y a le distributeur.
- Faites attention à la marche !
- La nouvelle salle ?!
- Oui, merci.
- Oui, derrière la réception.
- Je vous en prie.
- Ah, oui. Merci.
Dialogue 5 Dialogue 7
- Bonjour, j’ai rendez-vous avec M. Martino. - Excusez-moi, je dois aller en salle de conférence mais je
- Oui, il vous attend. Son bureau est au rez-de-chaussée, ne sais pas où elle est, je suis nouveau.
juste après la baie vitrée. - Laquelle ?
- Merci, je connais le chemin. - Euh, je ne sais pas, pourquoi, il y en a combien ?
Dialogue 6 - 3, une grande et deux plus petites.
- Vous cherchez quelqu’un ? - Je pense que c’est la grande, c’est pour la réunion
- Oui, je crois que je me suis égaré. Je cherche l’atelier de d’information sur le nouveau projet - C’est sûrement la
dessin. salle « Manet », c’est celle du dernier étage. Vous ne
- Oh, c’est complètement à l’opposé. pouvez pas vous tromper.
- Ah oui, je crois que j’ai tourné en rond.
- Ce n’est pas étonnant, quand on ne connaît pas ici.

Dialogue 8
- Vous pouvez m’indiquer les toilettes, s’il vous plaît ?
- Celles de cet étage, sont actuellement en travaux, vous devez
aller au premier. C’est indiqué.
- Merci.
Dialogue 9
- Excusez-moi, l’entrepôt, c’est bien par là ?
- Oui, vous traversez la cour.
- Merci.

1. Répondez aux questions. 3. Qui parle à qui ? Est-ce que les interlocuteurs sont deux
1. Quel est le point commun de tous les dialogues ? membres de l’entreprise (communication interne) ou non
………………………. (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
2. Où se trouvent les personnes qui parlent ? fonction. Remplissez le tableau.
…………………………….
2. Que cherchent-ils ? Remplissez le tableau.
Communication interne Communication externe
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3
Dialogue 4
Dialogue 5
Dialogue 6
Dialogue 7
Dialogue 8
Dialogue 9

Dialogue 1 3. Qui parle à qui ? Est-ce que les interlocuteurs sont deux
- Pardon, je cherche le laboratoire, s’il vous plaît. membres de l’entreprise (communication interne) ou non
- Au premier étage, salle 16. (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- C’est où exactement ? fonction. Remplissez le tableau.
- Vous prenez l’ascenseur, en sortant, en face, il y a un couloir.
C’est la première salle à gauche dans le couloir.
- Merci beaucoup. Communication interne Communication externe
- De rien.
1. Répondez aux questions.

1. Quel est le point commun de tous les dialogues ?
……………………….
2. Où se trouvent les personnes qui parlent ?
…………………………….
Dialogue 1

membres de l’entreprise (communication interne) ou non
- La réunion se passe où aujourd’hui ? (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Dans la nouvelle salle. fonction. Remplissez le tableau.
- La nouvelle salle ?!
- Oui, derrière la réception. Communication interne Communication externe
- Ah, oui. Merci.

Dialogue 1
Dialogue 2

- Excusez-moi, le bureau 25 s’il vous plaît ?
(communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Au deuxième étage, dans le petit couloir à droite, la grande fonction. Remplissez le tableau.
porte à gauche.
- Merci. Où est l’escalier ?
- Derrière vous. Mais, vous avez l’ascenseur juste à droite.
- Merci.
- Je vous en prie.
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3

- Pardon, est-ce qu’il y a un distributeur de boissons ?
(communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Oui, regardez, là, à droite. Vous avez la cafétéria et au fond, fonction. Remplissez le tableau.
il y a le distributeur.
- Faites attention à la marche !
- Oui, merci.
- Je vous en prie.
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3
Dialogue 4

- Bonjour, j’ai rendez-vous avec M. Martino. (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Oui, il vous attend. Son bureau est au rez-de-chaussée, juste fonction. Remplissez le tableau.
après la baie vitrée.

- Merci, je connais le chemin. Communication interne Communication externe
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3
Dialogue 4
Dialogue 5

- Vous cherchez quelqu’un ? (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Oui, je crois que je me suis égaré. Je cherche l’atelier de fonction. Remplissez le tableau.
dessin.
- Oh, c’est complètement à l’opposé. Communication interne Communication externe
- Ah oui, je crois que j’ai tourné en rond.

- Ce n’est pas étonnant, quand on ne connaît pas ici.
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3
Dialogue 4
Dialogue 5
Dialogue 6

- Excusez-moi, je dois aller en salle de conférence mais je ne (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
sais pas où elle est, je suis nouveau. fonction. Remplissez le tableau.
- Laquelle ?
- Euh, je ne sais pas, pourquoi, il y en a combien ? Communication interne Communication externe
- 3, une grande et deux plus petites.

- Je pense que c’est la grande, c’est pour la réunion
d’information sur le nouveau projet - C’est sûrement la salle «
Manet », c’est celle du dernier étage. Vous ne pouvez pas vous
tromper.
Dialogue 7

- Vous pouvez m’indiquer les toilettes, s’il vous plaît ? (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Celles de cet étage, sont actuellement en travaux, vous devez fonction. Remplissez le tableau.
aller au premier. C’est indiqué.

- Merci. Communication interne Communication externe
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3
Dialogue 4
Dialogue 5
Dialogue 6
Dialogue 7
Dialogue 8
Dialogue 9
- Excusez-moi, l’entrepôt, c’est bien par là ? (communication externe) ? Faites des hypothèses sur leur
- Oui, vous traversez la cour. fonction. Remplissez le tableau.
- Merci.
Dialogue 1
Dialogue 2
Dialogue 3
Dialogue 4
Dialogue 5
Dialogue 6
Dialogue 7
Dialogue 8
Dialogue 9

La communication écrite dans les organisations
●La langue commerciale : évolution, tendances, règles et pièges à éviter

●Les supports et leurs caractéristiques
●Le courrier commercial : caractère et typologie
●Le courriel : caractère et typologie
●Application et exercices : la lettre commerciale, le mail

1-La langue commerciale
1.1 - La langue commerciale a évolué dans le temps…

● Sous l’effet du changement des rapports interpersonnels dans la société ;
● de l’émergence d’une volonté de simplifier la communication pour se faire mieux
comprendre ;
● de l’apparition de techniques et/ou d’outils de communication nouveaux incitant à
l’adoption d’un style rédactionnel plus convivial, plus direct (messagerie
électronique…)

1.2 - Les tendances actuelles en matière de rédaction
● Rédiger des phrases courtes (pas plus de 25 mots par phrase), en limitant l’emploi :
- des participes présents (surtout en début de phrase),
- des pronoms relatifs,
- des conjonctions de subordination.
NB : limiter ne signifie pas proscrire absolument… !
● S’exprimer « positivement » !
Les formules négatives ou restrictives (ne… pas, ne… plus, ne… que) répétées dans un même courrier donnent une impression
de fatalité, de soumission aux événements.
Par exemple :
Évitons d’écrire… Écrivons plutôt…
- En conséquence, je ne peux que vous conseiller - En conséquence, je vous conseille ou je vous suggère
- Nous pourrons peut-être alors donner… - Nous pourrons sans doute alors…
● S’adresser directement au correspondant, l’impliquer…
Comme on le ferait au téléphone… en recourant, chaque fois que possible, au sujet « vous » et à l’adjectif possessif « votre »
ou « vos », plutôt que « nous » et « notre » ou « nos ».
Par exemple
Évitons d’écrire… Écrivons plutôt… (bien que ce soit correct)
- Nous vous prions de nous retourner - Vous voudrez bien nous retourner
cette lettre de change acceptée. cette lettre de change acceptée.
- Nous avons étudié votre proposition avec attention . - Votre proposition a retenu toute notre attention.
1.3. - Les pièges à éviter
●Les archaïsmes
Ce sont les expressions stéréotypées, vestiges du 19e siècle, qui ont perdu toute
signification de nos jours, quand elles ne sont pas tout simplement ridicules. Par exemple:
Nous avons l’honneur de…
Nous avons l’avantage de… Nous sommes dévoués à vos ordres… Imagine-t-on un fournisseur qui ne le serait pas ?
Notons que ces expressions sont encore en usage dans le courrier échangé entre fonctionnaires…
Ces formules sont à la correspondance actuelle ce que seraient des manches de lustrine à un cadre d’entreprise !!
●Le vocabulaire affectif
Certaines expressions, certains mots n’ont pas leur place en rédaction commerciale parce qu’ils expriment d’une façon trop
intense l’impression ressentie, la réaction suscitée, l’émotion éprouvée.
Par exemple…
Évitons… Écrivons plutôt…
Votre offre nous a séduits Votre offre nous a vivement intéressés
Nous sommes absolument navrés de ce … Nous regrettons vivement ce… ou Nous déplorons ce…

1.3. - Les pièges à éviter
●Le style recherché ou les « effets de style »
La langue commerciale n’est pas la langue littéraire. La tendance est à la simplicité, à l’utilisation d’un style direct, proche
du langage parlé. Le souci est de se faire comprendre, en privilégiant le vocabulaire et les constructions de phrases
propres au registre professionnel courant.
●La recherche à tout prix de synonymes
Encore une fois, la langue commerciale n’est pas la langue littéraire et il vaut mieux répéter un mot déjà utilisé que de
rechercher à tout prix (et à n’importe quel prix) un synonyme, au risque de se faire mal comprendre ou de se rendre
ridicule ! D’autant qu’il n’existe pas, en français, de synonyme absolu. Ainsi :
- le mot « facture » n’a pas de synonyme courant et actuel ;
- le mot « lettre » peut à la rigueur être remplacé par « courrier » (terme générique) mais certainement pas par « missive
» ou « épître » qui sont pourtant des synonymes littéraires !

2. LA COMMUNICATION ÉCRITE
La communication écrite se distingue de la communication orale. Elle recouvre tout ce
qui se transmet sur papier, se lit. Un document est lisible s’il encourage à la lecture,
favorise la compréhension et facilite la mémorisation.
Ainsi, la qualité des messages écrits contribue non seulement à l’efficacité de la
communication mais aussi à la valorisation de l’image de l’organisation.
Nous avons déjà vu les situations de communication écrite dans les organisations et les
principaux messages de communication interne et externe

2.1. Les qualités nécessaires à une bonne communication écrite dans l’organisation
a. Eléments caractéristiques de la mise en page d’un texte
Une mise en page adaptée doit faire ressortir la structure du texte et permettre au lecteur de dégager les
idées importantes.
Les principaux éléments de cette mise en page sont :
• l’alignement (droite, gauche, centré ou justifié) ;
• la disposition des paragraphes et leur numérotation ;
• le nombre de colonnes ;
• l’interlignage ;
• les polices de caractères utilisées dans les différentes parties du document ;
• les éléments de renforcement : gras, souligné, italique.

2.1. Les qualités nécessaires à une bonne communication écrite dans l’organisation
b. La rédaction des courriers • Elle doit respecter un plan rigoureux
- L’introduction
• Elle doit s’appuyer sur une analyse précise de la Elle rappelle la situation et expose les faits motivant le courrier.
situation - Le développement
Il apporte la (ou les) information(s) principale(s) du courrier ; il sera
Qui ? Qui écrit à qui ? composé d’autant de
Quoi ? Qu’est-ce qui motive la lettre ou la note ? paragraphes que d’informations apportées.
- La conclusion
Où ? Où se situe l’émetteur, où se situe le destinataire ? Elle propose une suite à donner, énonce une attente, prépare les
Quand ? Quelle est la date du document ? relations futures. La
conclusion ne doit pas se confondre avec la formule de politesse.
Comment ? Quel support écrit dois-je privilégier • Elle doit s’appuyer sur un langage adapté
(courrier, journal d’information…) ? Les qualités requises sont les suivantes :
- respect des règles d’orthographe et de syntaxe ;
Pourquoi ? Quelle réaction l’émetteur attend-il du - la rigueur, la précision et le caractère professionnel du vocabulaire
destinataire ? employé ;
- la concision et la simplicité du style (phrases courtes) ;
- un usage pertinent des termes de liaison (donc, cependant…)
mettant en évidence l’enchaînement des idées.
2.2.- La lettre commerciale
b. La rédaction des courriers
• Elle doit s’appuyer sur une analyse précise de la
situation
Qui ? Qui écrit à qui ?
Quoi ? Qu’est-ce qui motive la lettre ou la note ?
Où ? Où se situe l’émetteur, où se situe le destinataire ?
Quand ? Quelle est la date du document ?
Comment ? Quel support écrit dois-je privilégier
(courrier, journal d’information…) ?
Pourquoi ? Quelle réaction l’émetteur attend-il du
destinataire ?

La communication écrite dans les organisations
➢L’annonce de recrutement
➢La lettre de motivation
➢Application et exercices : rédaction d’une annonce et d’une lettre de
motivation

1. L’annonce de recrutement
Le but de l’annonce de recrutement est de décrire les responsabilités liées au poste et le profil de la personne
recherchée de la manière la plus fiable et la plus précise possible. Elle doit permettre à un nombre suffisant de
candidats de s’y identifier.
Une telle communication peut en outre être considérée comme une action de marketing RH qui contribue au
développement de l'image employeur de l'entreprise (étude de cas). Il s’agit donc de préciser trois axes:
● Le type de média retenu (presse écrite / Internet)
● Les éventuels intermédiaires dans la profession du recrutement (cabinets de placement / "chasseurs de tête")
● Les réseaux relationnels / professionnels à contacter (personnel, associations professionnelles…)
A noter que ce profil de poste permettra également de définir les critères-clés du poste. La liste de ces critères
(compétences personnelles et professionnelles, expérience, prétentions salariales, etc.) permettra de créer la
grille de d'évaluation des candidatures (exemple), qui pourra être utilisée tout au long du processus de sélection
des candidats (exemple).
1.1.-Quatre conseils essentiels
Il faut que l'annonce soit la plus précise possible dans la description du profil recherché
et des compétences requises. Plus elle est imprécise, plus le flot de réception de C.V.
aux profils inadaptés sera conséquent, et plus grande sera la perte de temps.
Elle doit également être accrocheuse et percutante.

1.1.1- Respecter le principe de non-discrimination
Il faut qu'elle respecte la réglementation en vigueur et plus spécifiquement le principe de non-discrimination (1). Aller à
l'encontre de ce principe peut coûter cher (fortes amendes, emprisonnement...).
Ainsi, il est notamment interdit de faire référence dans une offre d'emploi à l'un des critères suivants : l'origine, le sexe, l'âge, le
handicap, la grossesse, la situation familiale, la race, l'ethnie ou la nation, les opinions politiques ou syndicales, les convictions
religieuses, l'orientation sexuelle, …
Par exemple, il faut veiller à ne pas exclusivement féminiser un poste (ne pas mettre vendeuse, assistante, …).
L'idéal étant d'utiliser la dénomination au masculin et au féminin en y accolant la mention "H/F" (vendeur/vendeuse H/F,
assistant(e) H/F, …).
Autre exemple, indiquer une limite d'âge, minimum ou maximum, ou une fourchette d’âge est à proscrire (1)(2).
Des discriminations sont autorisées, en matière d'embauche, sur le sexe, l'âge ou l'apparence physique, lorsqu'un tel motif
constitue une exigence professionnelle essentielle et déterminante et pour autant que l'objectif soit légitime et l'exigence
proportionnée. En effet, une distinction sur le sexe des candidats est autorisée lorsque l'appartenance à l'un ou l'autre sexe
constitue la condition déterminante d'un emploi ou d'une activité professionnelle.
1.1.2.- Définir l'intitulé de l'offre
L'intitulé du poste doit être le plus simple et le plus pertinent possible. Il doit parler au candidat concerné.
Il faut donc éviter d'utiliser un vocabulaire propre à l'entreprise et lui préférer des termes génériques,
connus de tous.
Il ne faut pas oublier de préciser le type de contrat proposé (CDD, CDI, contrat aidé,..), à temps partiel ou à
temps complet, ainsi que le lieu de travail.

1.1.3.- Le contenu de l'annonce
Souvent, le début de l'annonce est consacré à un rapide descriptif de l'entreprise et du secteur d'activité. Valoriser les
aspects positifs de la société est un avantage (structure à taille humaine, grand groupe international, leader du secteur,
…).
La rédaction du contenu est décisive. Il faut nécessairement adapter le discours au profil de candidat à recruter.
Il s'agit ensuite de décrire le poste à pourvoir, les missions à remplir et les tâches principales que doit accomplir le
détenteur de l'emploi.
Pour cela, le recruteur peut se servir de la fiche de poste de l'entreprise ou encore des fiches du répertoire opérationnel
des métiers et de l'emploi (ROME) de Pôle emploi. En effet, élaborer une fiche de poste permet d'identifier clairement les
différentes missions inhérentes à l'emploi, les responsabilités liées au poste ainsi que le niveau de formation et de
compétences requises. De plus, une fois rédigée, conservez-là dans un classeur ou un dossier, vous pourrez ainsi vous en
resservir et éviter toute perte de temps.
Si des perspectives d'évolution sont à envisager, il faut le préciser, cela peut en motiver plus d'un !
1.1.3.- Le contenu de l'annonce
Il faut également définir :
● le profil du candidat (formations, expériences, connaissances, compétences et qualités requises, connaissance
certains outils, pratique d'une langue, …),
● et les qualités personnelles qu'il doit détenir (travail en équipe, autonomie, rigueur….).
Il revient à l'annonce de préciser les modalités de réponse à l'offre (envoi de C.V. et lettre de motivation à telle
adresse, sur tel mail, ou réponse en ligne, …).
Indiquer la fourchette de rémunération peut se révéler judicieux. Cela peut par exemple vous éviter une perte de
temps avec un candidat dont les prétentions salariales seraient beaucoup trop élevées.
Si l'entreprise dispose d'un système d'épargne salariale, le mentionner est un plus.
De même, ne pas mentionner l'octroi d'un véhicule de fonction lié au poste, la présence d'une mutuelle
d'entreprise, serait un tort.
Attention : veillez à ne pas exiger de renseignements portant atteinte au droit à la vie privée.
1.1.4.- Les recommandations utiles à la rédaction de l'offre
Il ne faut pas hésiter à utiliser la mise en gras tout au long de l'annonce afin que certains mots clés sautent aux yeux du
postulant. Si l'entreprise a un logo, il faut s'en servir. Une touche visuelle peut être un atout non négligeable pour démarquer
l'annonce.
L'utilisation du "vous" est conseillé. Cela permet au lecteur de se reconnaître, ou non.
L'emploi proposé doit être réel, disponible. Ne mettez aucune fausse information, le contenu de l'offre doit être vérifiable et doit
respecter les principes légaux.
Enfin, l'annonce ne doit pas être trop longue, être rédigée en français et être datée.
Comme vous l'aurez compris, la rédaction de l'offre d'emploi est donc primordiale et est une des étapes clés du processus de
recrutement. La qualité de celle-ci fera que vous recevrez des candidatures en adéquation avec le poste et le profil de candidats
que vous recherchez.
Il s'agit donc d'une étape à ne pas négliger.
Une annonce peu précise ou trop générale fera que vous recevrez probablement beaucoup de demandes que vous devrez traiter
et, si beaucoup ne correspondent pas à ce que vous souhaitez, vous perdrez un temps précieux.
Plus votre offre d'emploi est claire et précise, plus grandes sont les chances de recevoir des candidatures au profil adapté.
Également, il faut essayer de ne pas non plus être trop restrictif, sauf pour certains postes très pointus, car cela peut avoir l'effet
inverse et vous ne recevrez que peu de CV et lettres de motivation.

Exemple
Go to : Apec, indeed, Linkedin…

la lettre de motivation
Premier contact avec un recruteur, la lettre de motivation a pour but de décrocher un entretien.
LA FORME RÉPOND À DES RÈGLES DE STYLE
1. Préciser tous les champs « obligatoires »
•Votre identité, à gauche : nom, prénom, adresse et les moyens de vous contacter (téléphone, e-mail).
•L’identité de votre interlocuteur, à droite : si l’annonce stipule d’envoyer la lettre à une personne précise, adressez-la à cette
personne.
•L’objet : il reprend le titre du poste pour lequel vous postulez et la référence de l’annonce si elle existe.
2. Structurer les informations en 3 grandes parties
•« Vous » : Ce paragraphe montre que vous connaissez l’entreprise et que vous avez compris le besoin du recruteur. Utilisez le
vocabulaire propre au secteur d’activités ou à l’entreprise.
•« Moi » : En quoi votre profil correspond-il à l’attente du recruteur ? Par des exemples et des références à votre parcours, vous
valorisez vos compétences par rapport au poste. Soyez positif en utilisant des verbes d’action : je suis, j’ai réalisé…
•« Nous » : En synthèse, vous expliquez quels bénéfices mutuels l’entreprise et vous pourrez tirer de votre collaboration. Insistez
sur ce que vous pouvez apporter et quelles sont vos motivations.
3. Soyez poli
La lettre de motivation est un exercice de style qui juge votre capacité à écrire une lettre formelle. Commencez avec
un en-tête (« Madame, Monsieur ») et finissez avec une formule de politesse (« Veuillez agréer, Madame,
Monsieur… »).
4. Restez clair et concis
•Une page maximum.
•Une seule police de caractère, ni trop petite, ni trop grosse.
•Une mise en page aérée avec des paragraphes facilement identifiables.
5. Vérifiez orthographe et grammaire
Les correcteurs orthographiques sur ordinateur ne sont pas suffisants. Relisez-vous attentivement plusieurs fois ou
faites-vous relire par une autre personne pour chasser les fautes d’orthographe, grammaire… et de frappe. Une
candidature pertinente contenant des fautes est rapidement éliminée !

LE FOND DOIT VOUS DIFFÉRENCIER DES AUTRES CANDIDATS
6. Une candidature = une lettre
•Créez votre lettre à partir d’une page blanche : retravailler une ancienne lettre, c’est prendre le risque de laisser de
vieilles informations.
•Le contenu doit être différent pour chaque candidature : ton, vocabulaire et arguments doivent être en adéquation.
Bien sûr, vous pouvez vous inspirez de vos précédentes lettres… mais obligez-vous à changer au minimum 3 phrases
dans votre lettre pour la personnaliser vraiment !
7. Prouvez ce que vous dites
Chaque affirmation doit être illustrée. Par exemple, vous écrivez que vous êtes créatif ? Expliquez en quelques lignes
votre réalisation la plus importante.

8. Misez sur l’originalité…
•Soignez l’attaque de votre lettre par une formule percutante afin de capter l’attention de votre interlocuteur.
Pourquoi pas une citation qui vous inspire ?
•Diversifiez votre vocabulaire en utilisant des synonymes. Les recruteurs lisent trop de lettres de candidats «
compétents », « dynamiques », « ouverts » ou « sérieux ».
9. … sans déraper !
•Ne soyez pas familier : le recruteur n’est pas votre ami. Il faut conserver de la distance avec votre interlocuteur.
•Usez d’humour avec parcimonie : si l’humour peut vous différencier des autres candidats, il peut aussi vous desservir.
10. Les erreurs à ne pas commettre
•Critiquer votre ancienne entreprise : cela donne l’image d’une personne qui a mauvais esprit.
•Vous sur-vendre : inutile de « grossir » vos compétences, tout sera vérifié lors de l’entretien.
•Détailler votre parcours complet : c’est inutile puisque vous joignez votre CV.

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U n i ve r s i t é L i b a n a i s e

3ème année Génie Civil

Année académique: 2021-2022

Dr.Fatima El Hajj Chehade 2

Dr.Fatima El Hajj Chehade 3

Dr.Fatima El Hajj Chehade 4

Dr.Fatima El Hajj Chehade 5

Avant de vous proposer différentes stratégies pour mieux

Dr.Fatima El Hajj Chehade 6

Certains, par sélection systématique de l’information, choisissent de se nourrir

Dr.Fatima El Hajj Chehade 7

Dr.Fatima El Hajj Chehade 8

Dr.Fatima El Hajj Chehade 9

Caractéristiques des analyses mal Caractéristiques des synthèses mal

Dr.Fatima El Hajj Chehade 10

Dr.Fatima El Hajj Chehade 12

Dr.Fatima El Hajj Chehade 13

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Dr.Fatima El Hajj Chehade 15

C. Les supports audiovisuels

Dr.Fatima El Hajj Chehade 16

Dr.Fatima El Hajj Chehade 17

Dr.Fatima El Hajj Chehade 18

Dr.Fatima El Hajj Chehade 19

●La lettre, Le journal d’entreprise

forme d'une lettre administrative à forme personnelle ou d'une note.

les documents à apporter.

On convoque de supérieur à subordonné, sinon on invite.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 21

Dr.Fatima El Hajj Chehade 22

Dr.Fatima El Hajj Chehade 23

Remplacer les mots soulignés par un verbe ou une expression de la liste.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 24

Dr.Fatima El Hajj Chehade 26

Dr.Fatima El Hajj Chehade 27

Dr.Fatima El Hajj Chehade 28

1. Répondez aux questions.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 29

- Ah, oui. Merci.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 30

2. Que cherchent-ils ? Remplissez le tableau.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 31

2. Que cherchent-ils ? Remplissez le tableau.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 32

après la baie vitrée.

2. Que cherchent-ils ? Remplissez le tableau.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 33

- Ah oui, je crois que j’ai tourné en rond.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 34

- 3, une grande et deux plus petites.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 35

aller au premier. C’est indiqué.

Dr.Fatima El Hajj Chehade 37

●La langue commerciale : évolution, tendances, règles et pièges à éviter

Dr.Fatima El Hajj Chehade 38

1.1 - La langue commerciale a évolué dans le temps…

Dr.Fatima El Hajj Chehade 39

Dr.Fatima El Hajj Chehade 41

Dr.Fatima El Hajj Chehade 42

Dr.Fatima El Hajj Chehade 43

Dr.Fatima El Hajj Chehade 44

Dr.Fatima El Hajj Chehade 46

➢La lettre de motivation

➢Application et exercices : rédaction d’une annonce et d’une lettre de