LECCIN 1 : ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR DE LAS REUNIONES. Las reuniones y su costo.

Datos estadsticos nos dejan asombrados cuando de reuniones se trata. Solamente en los Estados Unidos de Norteamrica, suceden al da ms de 11,000,000 de reuniones. Consumen ms del 50% del tiempo de los Gerentes y ms del 35% del tiempo de los Ejecutivos. Haciendo una relacin monetaria, en las reuniones se invierte alrededor del 10% del costo de la planilla de una empresa. El movilizar al personal a una reunin durante una jornada, cuesta dinero, mucho dinero. En la actualidad, cuando el trabajo en equipo es prioritario para el xito empresarial, las personas deben reunirse con mucha frecuencia. En la prctica, resulta difcil determinar el tiempo que un empleado, unidad u organizacin debe emplear en reuniones. Todo depende del trabajo que se est llevando a cabo. Pero en cambio, si es posible determinar la necesidad de la reunin o si ya se han conseguido los objetivos previstos. Para qu son tiles las reuniones? Un reunin mal organizada no tiene mayor uso que la prdida del tiempo que provoca a los asistentes. No siempre se pueden evitar reuniones estriles y aburri das, y no siempre es fcil trabajar en grupo. Pero resulta que: Las reuniones brindan la oportunidad de acceder a informacin muy importante. La relacin cara a cara de las reuniones permite un rpido convencimiento y una excelente venta de ideas, algo que no se logra a travs delos escritos. Las reuniones permiten el libre flujo y circulacin de ideas. Pueden aclararse dudas al instante, en el mismo momento en que se realiza la reunin. El trabajo en equipo facilita encontrar fcilmente soluciones a las problemticas planteadas. Una reunin es la forma ms efectiva de lograr la interaccin y el compromiso de personas hacia una meta determinada.

Objetivos de las reuniones. En el caso de las reuniones debe establecerse de manera clara y especfica, y por escrito, el propsito de la reunin; qu es lo que se espera lograr, o a dnde se quiere llegar. Si no se tiene claro el objetivo de la reunin, este debe precisarse, ya que cualquier reunin que se desarrolle sin tener claro lo antedicho, lo ms inequvoco es que resulte desordenada, vaga y frustrante. Si se tiene un propsito prefijado, lo ms indudable es que ya se tenga establecido el motivo y si es posible el mote de la reunin, el cual de alguna forma habr de decir a todos los implicados qu se pretende tratar y qu persigue la sesin. Las reuniones en el quehacer diario. Una reunin, en pocas palabras, es agrupar en un principio lo que est disper so, para exponer y debatir diferentes temas. Agrupa, entonces, a personas que puede estar contrapuestas debido a su educacin, los gustos y preferencias, el temperamento o las aspiraciones, etc. Hace presentes a individuos, clanes, oportunistas, intrusos, personas profundamente imbuidas en su misin y tambin a perfectos hastiados. Debido a la variedad y presencia de diferentes grupos acti vos y dinmicos ya no permiten las decisiones arbitrarias y unilaterales. Por intermedio de reuniones, seminarios y consultas se llega a conciliar lo que pareca irreconciliable al comienzo. Las reuniones sirven de catalizadores y de detonadores: cumplen, pues, un papel social indispensable, ya que nos permi te todos expresarnos democrticamente en un marco amplio o estrecho. LECCIN 2 : VARIABLES QUE INFLUYEN EN UNA REUNIN. Existen variables del grupo que condicionan el desarrollo de una reunin. Veamos a continuacin algunas de stas variables: El tamao del grupo: Podemos hablar de tres distintos tamaos de grupo. Un grupo pequeo , conformado por hasta doce personas, es aquel en el cual los integrantes pueden relacionarse cara a cara y la participacin se vuelve muy activa entre los miembros. Un grupo mediano , conformado por ms de doce personas y menos de

cuarenta; tambin se puede lograr participacin activa de los miembros, aunque no sea tan espontnea como en un grupo pequeo. A veces es mejor subdividirlo en grupos mas pequeos para provocar una mayor participacin en un menor lapso de tiempo. Un grupo grande , compuesto por ms de cuarenta personas, suele suceder que los miembros en forma espontnea forman subgrupos al interior del mismo. Cuando se convoca a un grupo tan grande, generalmente la convocatoria es de carcter informativo o divulgativo. Los objetivos del grupo: Cuando los propsitos de una reunin se encuentran centrados en el contexto de los objetivos ms generales que persigue el grupo, se incrementa la posibilidad de xito de la reunin. Por ejemplo, en una comunidad de jvenes, cuando se trabaja, el grupo estar ms centrado en la tarea que cuando asiste a una festividad. Heterogeneidad (homogeneidad) del grupo: Se encuentra condicionada por diversos factores, tales como edad, gnero, nivel socioeconmico, nivel educativo, sentido de pertenencia al grupo, etc. Cuando existe un denominador comn a los participantes y esta factor es el que los enlaza, entonces, es ah donde se debe centrar la reunin. Un grupo puede ser muy heterogneo en cuanto a sus atributos, pero puede tener un factor comn que los cohesiona, verbigracia, los hijos, seguridad ciudadana, etc. La homogeneidad y la heterogeneidad en un grupo presentan ventajas y desventajas. Un grupo homogneo tiende a relacionarse de una manera ms rpida, debido a que sus integrantes presentan valores e intereses comunes. En los grupos heterogneos existe un gran potencial, debido precisamente a la pluralidad de experiencias que sus miembros poseen y pueden aportar al momento de llevar a cabo la reunin. Personajes en el grupo: En toda reunin participan determinados tipos caractersticos de personalidades, a las cuales hay que saber cmo manejar durante el desarrollo de la misma. Ms adelante dedicaremos una leccin para tratar ste asunto con ms detalle. Recursos: entre los recursos con que se cuentan podemos mencionar los humanos (creatividad, capacidad de trabajo, etc.), materiales (local, fondos, etc.), y el tiempo. Dependiendo de los recursos con que se cuenta para realizar una reunin, as ser la forma en que la misma se lleve a cabo. Efecto multiplicador del facilitador: Cuando el facilitador de la reunin logra motivar al grupo reunido para aprovechar los recursos y lograr sus propsitos, y todo esto, centrado en el grupo, se encuentra brindando normas para que el resto de los integrantes aprendan a facilitar reuniones. Frecuencia de las reuniones y permanencia de sus miembros: Un factor determinante es la frecuencia de las reuniones. Un grupo que se rene peridicamente (por ejemplo, semanalmente) requiere de una facilitacin muy diferente de otro que slo se rene un par de veces al ao. De igual manera, un grupo en que sus miembros son libres de asistir o no, y por lo tanto su composicin cambia constantemente, el lograr una participacin es mucho ms difcil que en un grupo slido con relacin a la asistencia. Distribucin de la autoridad: la autoridad es el principio coordinador de las responsabilidades del grupo al momento de llevar a cabo la reunin. Funda las bases en cuanto a cmo conseguir los objetivos. La autoridad que gua al grupo ocurre de diferentes maneras y en distintos grados, dependiendo de lo que est viviendo el grupo en cuanto a los planes de trabajo, la organizacin y las relaciones afectivas. Las cualidades o atributos de quin ejerce la autoridad son tiles solo en la medida en que sirven a los requerimientos del grupo. Como stos van transformndose a cada instante, las cualidades necesarias para cumplir su rol, tambin son diferentes. Esto brinda posibilidades a la actuacin de cada uno de los participantes del grupo en algn momento, haciendo del liderazgo y convirtindolo en una funcin compartida, una propiedad del grupo. Estructura: entre los aspectos estructurales ms importantes podemos mencionar: la distribucin entre los miembros, de las obligaciones de cada uno, tareas, roles, y la organizacin de recursos y tiempo con que cuentan. La estructura debe ser lo mas flexible posible, para adaptarse a cada tarea del grupo. Una revisin continua de la estructura grupal garantiza sta adaptacin. Normas: los integrantes de un grupo se comportan de acuerdo con patrones, de maneras previsibles porque sus conductas estn guiadas por expectativas comunes interiorizadas. Estas expectativas y formas de comportamiento contribuyen a configurar la historia del grupo que enlaza a sus integrantes. Estos cnones definen el clima de un grupo; constituyen fuerzas poderosas con respecto a la resistencia al cambio. Sin embargo, la creacin de normas que originen la apertura interpersonal, la colaboracin y la tolerancia, pueden incrementar la flexibilidad del grupo.

LECCIN 3 : PREPARATIVOS PREVIOS A LA REUNIN (I). Opciones ante la reunin. Nunca se insistir suficiente sobre el hecho de que una preparacin sumamente minuciosa es un requisito sine qua non de una reunin satisfactoria. Esta es la razn por la cual se dedica este apartado a la parte de la preparacin de la reunin. Si la preparacin es la adecuada, el desarrollo de la reunin no debe tener ningn inconveniente o dificultad, incluso en el caso de que no haya sido la persona que dirigir la reunin quien haya levado a cabo la preparacin. Es evidente que no se puede disponer correctamente ms que aquello que conocemos de antemano, y en cierto grado. Los principios bsicos de la preparacin son valederos en todos los casos y nicamente ciertos detalles son realmente caractersticos de los diversos tipos de reuniones que en una empresa ocurren.

Opciones ante la reunin. Es importante comentar con algunos involucrados o con otros colegas, el nombre de la reunin y su propsito, a manera de obtener diversos puntos de vista o le realicen crticas, siempre que el tiempo y las reservas del caso lo permitan. Las observaciones que recoja le permitirn plantear y analizar la opcin de llevar a cabo la reunin o no realizarla. A continuacin se presentan opciones para convocar a una reunin, en donde se enuncian las ventajas y desventajas de cada una: Opciones para convocar a una Ventajas reunin Entrevista con cada individuo en Relacin personal. su lugar de trabajo Comunicacin, agradable ambiente, pocas personas. Desventajas

Miedo y desconfianza mutuos, bajo dinamismo, agota demasiado tiempo al agregar tiempos parciales con cada individuo. Llamada telefnica a cada Prontitud en preguntar y Interrupciones en ambos lados, persona obtencin de respuestas, no hay control de lo que se dice, acorta distancias, disminuye falta de comunicacin y contacto costos personal Junta telefnica de grupo Evita costos de organizacin y No siempre se cuenta con este de operacin; es ideal. sistema en los aparatos o equipo. Solicitar comentarios por escrito Brevedad, permite su archivo, No hay dinmica; no hay a participantes (notas o meditacin, respuesta, etc. respuesta ni explicaciones; memorndum). comunicacin rgida. Solicitar comentarios mediante Amplitud de puntos de vista y Requiere mucho tiempo; no hay informe, reporte, etc. posturas; puede difundirse, dinmica ni anlisis de grupo. permite acumular informacin. Hacer juntas parciales Control de grupos ms No se produce el impacto de la interdepartamentales o reducidos; facilita la asistencia, junta plenaria; si no resulta, hay interdisciplinarias. permite conocer opiniones que repetir, reduce la perspectiva aisladamente. y el anlisis. No hacer la junta, ni nada ms Evita aumentar un problema, Puede crear confusin, demuestra que algunos resentimiento y mal ejemplo. problemas se solucionan as. Adaptado de: Calidad Total para Juntas y Reuniones, de Erasmo Barbosa Cano, Tomo 2, McGrawHill, Colombia, 1998.

LECCIN 4 : PREPARATIVOS PREVIOS A LA REUNIN (II). Tipos de reuniones. Cinco puntos importantes para el xito de una reunin. Tipos de reuniones. Erasmo Barbosa Cano propone cuatro tipos diferentes de reuniones, que se describen a continuacin: Reuniones informativas : consiste en aquellos tipos de reuniones en las que se hace del conocimiento de los participantes una decisin tomada; se les informa de un plan, de un nuevo proyecto, etc. Su tiempo de duracin es corto ya que por lo general slo se brinda la informacin, aunque en algunos casos se solicitan opiniones y comentarios sobre lo informado. Entre los objetivos especficos que persigue se encuentran los siguientes: Difundir una decisin. Rebatir un chisme o rumor. Notificar un cambio o una serie de cambios. Mostrar el funcionamiento de un equipo. Coordinacin e informacin entre ejecutivos. Reuniones de negociacin : ocurre en aquellas reuniones en las que se toman decisiones, se establecen propsitos, se negocian necesidades o deseos. Este tipo de reuniones son bastante dinmicas y su manejo requiere de suma

experiencia del moderador o conductor, adems exige una planificacin en todos los aspectos, estudio minucioso del tiempo requerido, etc. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones tenemos los siguientes: Diagnosticar, estudiar y/o resolver un problema. Fijacin o modificacin de normas y polticas. Toma de decisiones. Revisin de sueldos o salarios y tambin las prestaciones. Revisin o modificacin de los estndares. Revisin o ajuste del presupuesto. Evaluacin de resultados. Reuniones consultivas : en este tipo de reuniones se persigue escuchar y recabar distintos puntos de vista, necesidades, eleccin de un camino a seguir, etc. La alta gerencia casi no participa ms que para realizar interrogantes, mantener las respuestas dentro del objetivo de la reunin, hacer partcipes a todos los asistentes, etc. Este tipo de reuniones requiere de mucho cuidado por parte de quin ausculta y escucha. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones se encuentran: Diagnstico de un problema o de una situacin problemtica. Conocer reacciones ante un cambio. Proponer alternativas de solucin. Generar una innovacin. Identificar posiciones ante un conflicto. Analizar y estudiar las diversas opciones. Realizar consultas entre los directivos. Reuniones mixtas : Como su nombre lo indica, resulta de un mix o una mezcla en la combinacin de las anteriores. Es bastante probable que este tipo de reuniones sea la ms comn y generalizada en la actualidad, en la mayora de compaas o instituciones, y en todos los niveles de la empresa. Algunos de los propsitos que persigue este tipo de reunin son: Dar a conocer un proyecto e identificar situaciones problemticas potenciales. Desmentir un chisme y conocer las distintas reacciones. Anunciar un cambio y acordar responsabilidades. Dar instrucciones a un equipo de trabajo y establecer la manera y el plazo para evaluar los resultados. Tomar una decisin y generar candidatos o encargados que brinden el seguimiento a la misma. Cinco puntos importantes para el xito de una reunin. El costo econmico y psicolgico de una reunin obliga a los organizadores o a quienes la convocan a prever todos los detalles, por ms mnimos que sean, a no dejar nada al azar y asegurarse de la colaboracin de los participantes. Debemos tomar en cuenta que: Incluso antes de llevarla a cabo, todos estarn de acuer do en el contenido a tratar en la reunin. La metodologa que se utilice para dirigir la reunin debe ser aceptada por los participantes, sin protesta.

 Se nombrar a una persona (facilitador o conductor si es que no lo hubiere) de oficio para asegurar un desarrollo armonioso del debate. El conductor no permitir ninguna agresin personal (entre los miembros) o insi nuacin perversa que perturbe el buen desarrollo de la junta. Antes de que comience la junta, se establecer y apro bar explcitamente por todos el papel de los asistentes. No se tolerarn las intervenciones sin pedir anticipadamente la palabra y se podr expulsar a todo reacio que no se adapte ni acate las reglas establecidas. El poder de mediacin que tiene el conductor es enorme; acta como un agente de seguridad que ordena la circulacin en un cruce de mucho trnsito. Debe mostrarse ante todo, imparcial en el desarrollo de toda la junta.

LECCIN 5 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (I). Los asistentes a la reunin. Es necesario realizar una excelente planificacin de nuestra reunin, ya que el xito de la misma siempre tienen efectos positivos sobre el equipo de trabajo. Verbigracia, todos los empleados de la Unidad saben del problema. Dilucidan sobre l abiertamente en el caf. Si no se ordena, esto no camina decan antes, detenidos en su trabajo, inhabilitados de caminar y seguir adelante, mientras la situacin permaneca en suspenso, en estudio. En una compaa importante, algunos procesos pueden retardarse por una situacin ambigua involucrando, en diferentes niveles, a varios servicios. Al costo financiero que esto representa, se le aade el costo de la inseguridad e incertidumbre. Verbigracia, como Encargado de una Unidad, al fin se tiene una comunicacin positiva para darles a sus colaboradores. Se les anuncia que el debatido plan recibi en la reunin, el refrendo que todos esperaban, como decimos, el visto bueno. Entonces, podemos continuar? -pregunta Jorge, el Supervisor-. Ya estaba pensando en que nuestro trabajo de semanas y hasta meses no iba a servir para nada. Los renes y tu informe suscita el entusiasmo. En la reunin se ha tenido la anuencia de todos. Todo marcha bien. Ahora debemos seguir adelante segn lo previsto. De una sola vez se ha eliminado un largo perodo de ambi gedad y vacilacin. Para toda persona es difcil ser productiva si no sabe a dnde se va, si desconoce qu es lo que se persigue. Muchas de nuestras empresas, al conservar la indecisin, pier den tiempo valioso y mucho dinero, y socavan las fuerzas vivas de sus asistentes . Si existe un proyecto sensato en anlisis, debe existir una pro nunciacin sobre l con un dictamen claro. El xito de una junta bien conducida tiene un valor impactante en la moral de las tropas y/o grupos de la empresa. Como jefe de la Unidad, usted es el encargado de darles luz verde a los trabaja dores y provocar su satisfaccin. Adems, ellos tendrn el sentimiento de que usted es el forjador de ese acuerdo logrado en la reunin. Al planificar la reunin, debemos considerar los siguientes aspectos bsicos: Los asistentes a la reunin. Cuando se realiza la convocatoria a una reunin, nos encontramos con gerentes de diferentes niveles que disfrutan o necesitan que se encuentren presentes todos los miembros de su equipo de trabajo, en muchos de los casos no hay necesidad que todas estas personas participen de la misma, y ms cuando se toma en cuenta lo que dejan de laborar por concurrir a la reunin en la que poco o nada tienen que atender u obrar. Entre los motivos por los cuales un individuo debe ser escogido para participar de una reunin, se encuentran los siguientes:

 Tiene capacidad para tomar decisiones, Posee amplia experiencia, Deben estar conocedores, Tomarn la responsabilidad, Conocen parte de la informacin, Pueden aportar soluciones, Se encuentran involucrados en el asunto tratado, Son quienes tienen la responsabilidad. Con respecto al nmero de participantes, estudios recomiendan que las mejores decisiones se toman en grupos reducidos de individuos, con especial nfasis en los conformados por nmeros impar, por ejemplo, 5, 7, 9, 11. Algunos autores van ms all, y establecen que el nmero ptimo de participantes en una reunin se encuentra entre 5 y 7. Cuando la situacin lo amerite, para evitar que aspectos trascendentales queden sin respuesta porque no se tienen todos los datos o porque se trata de una cuestin desconocida para la mayora de los participantes, puede utilizarse los servicios de un experto. Antes de llevarse a cabo la reunin, se establece su papel, y no debe incomodarse si en el curso de las discusiones puede que se le deje al costado. Tambin puede solicitarse la participacin de un observador. Si un individuo, con la autorizacin del grupo, obtiene permiso para asistir a los debates, puede sentarse un poco alejado del grupo, escuchar, guardar silencio, y expresar (tal vez mediante movimientos o gestos) su acuerdo o su desa probacin a lo que se dice en el grupo. Si sucede que el observador no permanece dentro de los lmites que se le han fijado, el moderador puede pedirle que abandone la reunin. LECCIN 6 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (II). Organizacin de la reunin. Organizacin de la reunin. El autor Charles P. McCormick lo explica de la siguiente manera: La organizacin de un comit es un reconocimiento formal de la naturaleza cooperativa de la accin administrativa y de la asociacin personal en el desarrollo del equipo de trabajo. El equipo de trabajo se logra por la integracin de individuos en lo que los socilogos han llamado grupos primarios con propsito y sentimientos comunes. Estos grupos emanan de la interaccin cara-a-cara, con otros sobre un periodo de tiempo. La satisfaccin social de tales asociaciones tienen un significado motivacional y las sanciones del grupo pueden ayudar a obtener un propsito comn. Los resultados del grupo, ms bien que la competencia individual, son promovidos. Como lo declar un ejecutivo, el sistema de comit alienta al pensamiento cooperativo y hace ceder la tendencia natural para buscar el reconocimiento y la promocin mediante los esfuerzos individuales. Es otra herramienta en la emancipacin del hombre de la tirana de su propio ego. Como bien lo explica McCormick, en un Comit (o en una reunin), debe existir el trabajo cooperativo, ya que sera imposible que una misma persona repique las campanas, de la misa y recoja la limosna . Una vez establecida la nmina de los participantes en la reunin, se debe establecer la estructura organizativa de la misma. Es complicado que una sola persona se haga responsable del contenido o tema de la reunin, del proceso de socializacin y que tambin lleve el registro y control de las ideas, comentarios u observaciones, etc., por ello es importante que stas funciones recaigan en varias personas. Bsicamente, en una reunin deben establecerse los siguientes roles: Presidente o Director de la reunin (lder). Moderador o conductor de los debates de la reunin Secretario (redactor). Asistente de Logstica (opcional)

Brevemente analicemos cada uno de los roles antes descritos: Del moderador de la reunin. Existen algunas pautas que un moderador debe seguir. A continuacin se las detallamos: Debe ser neutral porque est al servicio de todo el grupo. No valora las ideas debatidas y tampoco impone sus propias ideas o las vertidas en la discusin. Encauza el empuje del grupo hacia un fin comn. Plantea mtodos de trabajo o diversos proces os para avivar el transcurso de los debates. Alienta a los miembros a trabajar unidos. Anula a los individuos agresivos e impide las agresiones personales. Vigila el desarrollo de la reunin y previene los mecanis mos para que marche a cabalidad. Asiste a los participantes y los invita a la toma de decisiones. Un buen secretario. El secretario de la reunin se convierte en la memoria del grupo a partir de las intervenciones de los participantes y del registro que l realiza de la reunin. Su tarea consiste en conservar cuanto ocurre y se dice en la reunin y tener esa informacin a disposicin de quienes quieran saber lo que sucedi en la junta. El que un grupo tenga secretario para tomar notas presenta numerosas ventajas: Hace que los asistentes se centralicen en el tema especfico . Brinda a los participantes la perspectiva de recapitular los contenidos y mtodos de trabajo utilizados en la sesin . Evita faltas y duplicaciones a corto y largo plazo, pues es fcil olvidar lo que se hizo o dijo en sesiones pasadas. Brinda la ocasin de cavilar sobre las aseveraciones y proposiciones anteriores, sobre las situaciones buena s y malas que ocurrieron en la reunin. Salva al grupo tomar apuntes mientras ocurre un debate, aun que eso no impide que varios participantes tomen notas por su cuen ta . Otorga crdito de todo lo que se dijo en la sesin. Permite comprobar si todas las mociones han sido apuntadas . Ahorra las reiteraciones y los asuntos. Las actas que redacta pueden ser usadas ms tarde, o en otras oca siones, por otros grupos que necesiten reseas. Tambin los datos apuntados tienen la utilidad de interesar para otros fines: grficos, croquis, diagramas, esquemas, etc. El escrito es una prueba indudable de la faena desarrollada por un grupo en particular. Ayuda a las personas que llegan tarde a retomar el hilo de la sesin y a entender lo que ocurri en su ausencia. Posibilita la deteccin de lagunas, las lneas de fuerza, las pausas o desvos y el camino recorrido, para poder tomar acciones correctivas en futuras sesiones.

 Resulta poco costoso y brinda muchos beneficios, y se encuentra al alcance de todos los grupos que buscan efectividad. Entre los requisitos que debe reunir una persona para que funja como secretario se encuentran los siguientes: Siempre y cuando su escritura sea asequible. Debe tener la capacidad de escribir aceleradamente y buena escritura. Cuando la caligrafa de una persona sea de difcil lectura, es mejor declinar al puesto de secretario. Un buen secretario entiende el lenguaje tcnico y maneja muy bien los ordenadores. Si no se poseen habilidades congnitas, verbigracia, un secretario debe poseer algo de periodista, debe desistir y dejar a otros esa labor. El secretario debe estar atento al desarrollo mismo de la reunin, y sobre todo estar pendiente a la hora de tomar notas. He aqu algunos consejos para ello: No se puede apuntar todo en sus detalles ms mnimos. Cuando un miembro de la reunin se atasca con las palabras y no se expresa con soltura, no deben suplirse sus falencias. Reinventa una tcnica propia de frases cortas y palabras claves. Utiliza abreviaturas. Ello te ser de utilidad. Mantn fresco en la memoria todo aquello que no llegues a escribir. Al momento de tomar nota, las faltas de ortografa no deben ser la prioridad. Recalca las ideas substanciales, las resoluciones y los resultados , as como los acuerdos tomados. Utiliza smbolos como asteriscos, flechas y cifras. Las pgina que utilices para tomar nota es preferible que las numeres, de esta forma las tendrs ordenadas al momento de redactar el informe de la reunin.

En realidad, el secretario tiene un sitio privilegiado como observa dor imparcial de la reunin, pues establece cul ha sido la dinmica del grupo y el ritmo de la sesin. Forma un autntico do con el moderador y le auxilia en su tarea sin intervenir nunca directamente con los asistentes.

LECCIN 7 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (III). Cmo elegir ejecutivos para una reunin? Cmo elegir ejecutivos para una reunin? En primer lugar, es recomendable consultar la posibilidad de designar a un conductor ajeno al grupo en cuestin. Esto posiblemente le brinde considerable fuerza en el ejercicio de su funcin. Tambin, debe buscarse la designacin de un perito en la temtica a tratar, a fin de que funja como espectador, cuando as sea requerido y las normas de la compaa lo permitan. Esta persona puede durante la reunin o fuera de ella, opinar y criticar lo expresado en la sesin. Adems, siempre es necesario nominar a una secretaria para el papel o tarea de registro; en otros no. Regularmente la operacin de registro se distribuye entre el presidente y el moderador quienes, al concluir la reunin, intercambian e integran apuntes. A continuacin se presentan algunos de los formatos que pueden utilizarse para llevar un registro al momento de desarrollarse la reunin (todos han sido tomados de Erasmo Barbosa Cano). Ejemplo de un formato de control para el Presidente de la reunin.

META O RESULTADO

RESPONSABLE

LOGRO OBTENIDO

OBSERVACIONES

Ejemplo de un formato de control para el Moderador de la reunin. TEMA O ASUNTO RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO TIEMPO REAL OBSERVACIONES

Ejemplo de un formato de control para el Secretario de la reunin informativa. TEMA O ASUNTO REACCIONES Y COMENTARIOS NOMBRE

Ejemplo de un formato de control para el Secretario de la reunin de negociacin. ACUERDOS RESPONSABLE (S) FECHA DE INICIO FORMA Y NUMERO DE VOTOS

Ejemplo de un formato de control para el Secretario de la reunin consultiva. NOMBRE OPINIONES SUGERENCIAS

LECCIN 8 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (IV). Las tareas en una reunin. De la convocatoria a una reunin. Las tareas en una reunin. El modelo Deepand* se compone de siete labores frecuentes que se dan en las reuniones de trabajo. En una buena reunin hay que aminorar (si bien no excluir) las funciones de descripcin, previsin y negociacin, que pueden ser efectuadas en otros instantes, y hay que fortalecer las actividades de explicacin, evaluacin, formulacin de alternativas y decisin. Tarea Describir Accin Exponer o relatar hechos que estn detallados en el proyecto en cuestin. Revelar la lnea de raciocinio Valorar la eficacia de las alternativas Meta Construir conocimiento Entendimiento profundo Ordenar las alternativas Pregunta tpica Qu? Cul? Dnde? Quin? Cundo? Por qu? Ejemplo Presentar un cuadro con estimaciones de costes

Explicar

Evaluar

Prever

Establecer valores dados los escenarios futuros Originar nuevas

Elaborar informacin nueva sobre el proyecto Elaborar

Formular

Articular soluciones con los prerrequisitos del proyecto Por qu no? Cul es la mejor? Demostrar que la alternativa Z es ms barata que alternativa Cumple con los W, o que no hay requisitos? suficiente inversin para la opcin Z. Qu pasara si...? Mostrar en un escenario cunto costara un cambio en un material de produccin especfico Qu tal esta nueva Proponer un sistema

alternativas Negociar

alternativas de solucin informacin nueva sobre el proyecto

Decidir

centralizado para la ventilacin de la fbrica Convenir tareas y Determinar el Quin har o ser Precisar la empresa a compromisos responsable de responsable por ...? cargo de lograr una ejecutar las tareas autorizacin de un organismo fiscal Elegir la alternativa que Compromiso con el Entonces haremos... Optaremos por ceder se seguir (o evadir) resultado la sociedad X a la compaa Y

alternativa?

* El nombre Deepand (Garca, Kunz y Fischer, 2003), viene de las iniciales de las tareas en vocablo ingls: Describe, Explain, Evaluate, Predict, Formulate Alternatives, Negociate y Decide. De la convocatoria a una reunin. Una reunin no es ms que una herramienta de trabajo; une a individuos diferentes en sus ideas y forma de pensamiento, en el discernimiento de las cosas y en su manera de ser. La reunin permite la mezcla de ideas y el trfico de informacin para llegar a la toma de decisiones en conjunto. En qu momento hay que convocar una reunin? Podemos considerar que depende de la situacin, pero algunos ejemplos especficos pueden ser los siguientes: El director, gerente general o presidente de una empresa necesita informacin complementaria sobre algn proyecto de importancia para el futuro de la compaa. Para hacer partcipe de la decisin al equipo de trabajo. Para aclarar algunas situaciones que no se encuentran bien especificadas y no se quiere tomar una decisin dictatorial. Para solucionar y erradicar problemas que surjan mes a mes, y que desean resolver de una vez por todas. Para aclarar dudas sobre un tema especfico, los colaboradores solicitan tener una reunin. Estn ocurriendo problemas que afectan la productividad de la organizacin, y entre todos lo buscan una solucin al mismo . Sucede una situacin problemtica, y no hay nadie encargado porque la situacin es un poco confusa y nadie se hace cargo . Como puede observarse, cada reunin requiere de un proceso en particular. Algunas sesiones se realizan con un grupo de 5, 6 o 7 personas, otras con un nmero de participantes mucho mayor, dependiendo de la magnitud del problema y de lo que est en juego dentro de la empresa LECCIN 9 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (V). Del inicio y duracin de una reunin. Del inicio y duracin de una reunin. Para considerar la duracin de la reunin, es importante tomar en cuenta el tipo de sesin que se llevar a cabo, y calcular el tiempo de acuerdo a la misma. Algunas pautas a considerar en este punto son: Las reuniones que sobrepasen las dos horas, siempre es necesario de efectuar un breve receso de 15 o 20 minutos, y este receso debe realizarse al trmino de las dos primeras horas. Reuniones de ms de cuatro horas, es necesario realizar algunas actividades dinmicas, que involucren a todo el grupo. Para reuniones de media jornada, es necesario establecer el mejor momento, ya sea por la maana o por la tarde.

 Para reuniones con una duracin hasta de 8 horas, todo el da, es necesario acordar el da de la semana que mejor se adapte al accionar diario de la empresa. Para la hora de inicio y finalizacin de la reunin, existen algunos considerandos importantes, como los siguientes: Puede que la reunin la est convocando un Jefe superior, de tal forma que se establece hora de inicio y hora de finalizacin, y debemos ajustarnos a este lapso de tiempo. Si la reunin ser ms flexible, puede existir una consulta previa, en la cual se pregunte cundo tiempo requerir la reunin, y con base en los resultados, se establece la hora de inicio y finalizacin de la reunin. Jefes y participantes de comn acuerdan la hora de inicio y finalizacin de la reunin. Un consejo extra, es que la convocatoria a la reunin no se realice en una hora exacta, es decir, 8:00 a.m., 9:00 a.m., 2:00 p.m., etc. Sino que se realice con unos minutos de retraso o adelanto a la hora exacta. Por ejemplo, puede convocarse a una reunin el da de maana, de 8:15 a.m. a 10:15 a.m. Este es un consejo ms que todo psicolgico, pero le sugerimos que lo pruebe en su empresa, ver los resultados que obtiene y tambin notar que la mayora se encontrarn puntuales al momento de iniciar la reunin. LECCIN 10 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (VI). Sitio y recursos necesarios para la reunin. Sitio y recursos necesarios para la reunin. Eleccin cuidadosa de la sala. Elegir el lugar adecuado para llevar a cabo la reunin no debe tomarse a la ligera. El resultado satisfactorio de la reunin puede estribar en eso. Si ms de alguna vez usted ha participado en una reunin, talvez alguno de los siguientes puntos le parezcan familiares con respecto a una reunin mal organizada: Las butacas eran viejas, rechinaban cada vez que se mova alguien en la reunin. No se entregaron todos los flderes o toda la documentacin necesaria para todos los asistentes a la reunin. El equipo audiovisual se encontraba en mal estado, no tena una iluminacin adecuada y proyectaba una imagen borrosa o poco visible. Exista en el lugar un calor sofocante. El local no era el idneo para albergar la reunin, ya que haba ms participantes que superaban la capacidad ptima del sitio. Las butacas estaban incompleta, y hubo que buscar las faltantes en otras oficinas o sala de recepcin. No se tena una agradable ornato, lo que aminoraba el entusiasmo de quienes haban asistido a la cita. El ruido y el bullicio no permitan que la junta se desarrollara normalmente. No haba aislamiento del sonido. Ocurrieron muchas interrupciones en la reunin, por personas que creyeron que el lugar se encontraba libre en ese mismo instante. Como puede observar, existe un sinnmero de situaciones que ocurren en una reunin mal organizada desde el punto de vista de los recursos materiales, y las personas que tienen alguna experiencia en participar en reuniones, en ms de alguna ocasin le habr pasado algo de lo antes descrito. Buscando el lugar idneo. Debemos considerar que la sala debe adaptarse justamente al tipo de reunin que se llevar a cabo. Una sala con cierta inclinacin (tipo auditrium) es ideal para la proyeccin de cintas o celuloides, transparencias, etc., pero no permite que los participantes tengan una visin entre ellos.

Otro aspecto muy importante a evaluar es el de la iluminacin y la ventilacin de la sala. Algunos sitios tienen una iluminacin muy pobre, lo que incomodara a los participantes. Y tambin es necesario revisar la ventilacin del lugar, si es una sala climatizada debe verificarse el funcionamiento del mismo, y si no, debe verificar que las ventanas se desplieguen cmodamente. Debe tenerse bajo control este tipo de situaciones, que de alguna u otra manera afectan el buen desarrollo de una reunin de trabajo. Sobre la colocacin de las sillas. La forma en que se colocan las sillas, en como se encuentran distribuidas en la sala influyen psicolgicamente en todo el grupo. Adems, hay que tomar en cuenta que existen individuos a quienes no les gusta sentarse de frente a la pared o dando la espalda a la puerta, de espalda a la ventana, etc., o en algunos sitios el brillo del sol entra de lleno y causa molestias a la persona que se tiene en ese lugar. Una manera de ordenar las mesas y sillas es en forma circular, en donde todos los participantes puedan verse a los ojos cuando estn aportando ideas, comentando situaciones, y puedan ver las reacciones de los otros miembros; tambin estar sentados en forma circular o semicircular establece que las miradas coincidan alrededor de un nico foco de inters, a fin de que no se disemine la energa y el grupo se concentre mejor. De las sillas vacas. Con respecto a este punto, se presentan las siguientes sugerencias: Una silla vaca siempre significa ausencia o no comparecencia de un participante. Nunca deben permitirse en una reunin. El hecho de tener una silla vacante, turba al resto del equipo. Siempre deben realizarse esfuerzos para que nunca hayan sillas vacas. Cuando, por motivos de causa mayor, alguno de los asistentes faltar a la sesin, es recomendable pedirle la resto de los participantes que eliminen el asiento vaco y se unan ms, ya que el estar prximos ayuda a la solidaridad y respaldo mutuos, fortifica la armona. Tambin, con un grupo slido se facilita el trabajo y se logra encauzar la energa de cada uno de los individuos. LECCIN 11 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (VII). Del contenido de la agenda. De la escritura de la agenda. Orden del contenido. Formato de la agenda propuesta. Del contenido de la agenda. La agenda es la correlacin de las cuestiones que han de concertarse en la reunin y tambin en la libreta o cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, aquellas cosas que se han de hacer; la agenda es un instrumento importantsimo de programacin personal y organizacional cuyo uso vara de persona a persona. La agenda dentro de una reunin es de gran prioridad, y repercute grandemente en los logros y frutos de dicha reunin. Debe contemplar los puntos o temas que se tratarn en la reunin, que se debern convenir o sobre los que se consultar a los asistentes. Adems, recuerde que ser de utilidad a los participantes para enterarse y alistarse, a fin de juzgar, contribuir, etc. Indiferentemente del tipo de reunin, los puntos de la agenda constituyen los objetivos intermedios que posibilitarn alcanzar el objetivo final de la reunin. Dependiendo del tipo de reunin, as ser la necesidad de enviar los puntos de la agenda en forma anticipada. Algunos autores hablan de hasta dos semanas de antelacin, pero un buen promedio es enviar la agenda con 48 horas de anticipacin. De la escritura de la agenda. Al redactar los asuntos de la agenda vigile la composicin de la misma. Su lenguaje debe ser claro, breve y explcito. Algunos autores tambin sugieren que en la agenda se relacionen las actividades a tratar y los resultados esperados de las mismas, con lo que se espera ahorren energas y optimice el tiempo de la reunin, ya que los participantes se centrarn ms en los resultados finales y no en el camino a seguir para llegar a dichos resultados. De preferencia no utilice lenguaje rebuscado, ni demasiado tcnico, salvo que la situacin y la reunin a tratar as lo requieran. Orden del contenido.

Una vez escritos los asuntos en la agenda, es evidentemente significativo reflexionar qu sucesin debern llevar, debe tenerse en cuenta que la sucesin de la agenda denota el comps de la reunin. He aqu algunos ejemplos: Sucesin por grupo uniforme: consiste en agrupar las cuestiones similares, para tratarlas de forma contigua, tales como ventas, decisiones, etc. Sucesin con agenda variada: Radica en tener una o ms agendas alternativas para afrontar una operacin, las que se utilizarn de ayuda segn se necesite. Como pueden observar, este tipo de secuencias se utiliza en reuniones de negociacin, en donde se debe llegar preparado con propuestas y contrapropuestas, segn el camino que la negociacin tome. Formato de agenda propuesta. A continuacin se presenta un breve formato de agenda, para que usted lo adapte segn su conveniencia y dependiendo de la reunin que enfrente. Nombre de la empresa: Agenda de la junta /reunin de: Lugar donde se Da: realizar: Director de la reunin: Secretario: Objetivo de la reunin: Puntos a tratar: Nombre de la Unidad / Departamento: Motivo de la convocatoria: Tiempo previsto de Lugar y fecha: duracin de la reunin: Conductor: Responsable del punto: Tiempo Recursos necesarios asignado al que deben ser llevados punto: por cada participante:

Hora:

Atentamente: Nombre y firma: Este es un formato que usted puede utilizar para planificar las agendas de sus reuniones. Si le faltare algn punto o tem que usted considere importante, dependiendo de su empresa y tipo de reunin, agrgueselo al formato que proponemos. El fin ltimo es que usted comience desde ya a utilizar las herramientas que este breve curso le proporciona, para que sus reuniones sean de ahora en adelante ms efectivas y exitosas. LECCIN 12 : PLANIFICACIN DE LA REUNION (VIII). Forma y contenido de la invitacin a la reunin. Impedir las sorpresas. Sobre los materiales impresos y documentos adjuntos a utilizar. Forma y contenido de la invitacin a la reunin. Cualquier reunin bien coordinada debe poseer el orden del da , que sirve de gua para evitar el desorden al momento de llevarla a cabo. A continuacin se presentan los puntos importantes y que tiene validez para todo tipo de reuniones: Nombre del grupo o de la reunin: Debe identificarse el nombre de la empresa: Verbigracia: Consultores y Asociados Gutirrez, S.A. Tambin es importante colocar el nombre de la reunin o junta que se llevar a cabo: Verbigracia: Reunin para evaluacin del Proyecto ABC.

Objeto de la reunin La reunin debe realizarse con un propsito claro. La agenda lo debe establecer claramente . Ejemplo: Surgimiento de un nuevo competidor. De una sola vez y viendo el propsito de la reunin, los asistentes sabrn a qu atenerse. Convocatoria Aqu deben incluirse los datos genricos de la reunin, as como los responsables de la misma, lugar de desarrollo, etc. Esto facilitar el contacto previo de los participantes con alguno de los responsables, por si quieren aclarar alguna duda o consulta. Como muestra puede verse el siguiente ejemplo: Fecha: Martes, 14 de noviembre de 2006. Lugar: Hotel Belloso Durn (incluir la direccin completa ) Saln: Mayor. Hora: 9 a 11 horas (2 horas) Es necesario que se indique si habr estacionamiento y el lugar del mismo, para que los participantes no tenga la excusa de llegar tarde por culpa de no encontrar aparcamiento. Adems, cuando se establece la hora de inicio y de finalizacin de la reunin, esto permite que los participantes tengan una mejor organizacin de su tiempo. Participantes Es necesario que a cada participante se le haga saber el resto de los asistentes a la reunin, as tendrn una idea con quienes compartirn la sesin de trabajo. Los nombres del Director, moderador y del secretario no deben faltar. Director: Martn Fernndez Moderador: Jaime Daz Secretario: Jorge Lpez No dejes nada al azar. Mxime cuando es una reunin en la que se tomarn decisiones importantes para la empresa, hay que definir de anticipadamente la manera en que se llevar a cabo. Por ejemplo, a quin le corresponder tomar la decisin final? Otro punto importante es evitar improvisaciones, ni estar haciendo cambios a ultima hora en la agenda o en el desarrollo de la reunin, ya que esto no deja de incomodar a los participantes y crea una imagen negativa de quin convoc originalmente o de la empresa misma. Esta es una forma de ser transparente y no jugar con los invitados. Ruegos y preguntas Al incluir un punto de este tipo en la agenda, los participantes sentirn que se toma en cuenta la opinin de ellos y que quin convoca se encuentra atento a cada uno de ellos. Los asistentes pueden aportar sus ideas antes o despus de la reunin, y cuando realicen sugerencias u observaciones con respecto al desarrollo de la sesin, mucho mejor para ir mejorando en las futuras reuniones. As que todos los comentarios que hagan los participantes bienvenidos sean. Impedir las sorpresas. De antemano, todo asistente debe conocer lo que le espera al entrar en sesin. Entonces: Los objetivos deben estar claramente establecidos. Se brindan instrucciones precisas sobre los documentos y/o materiales que haya que llevar. Si fuera el caso y se invita a un observador o a un perito, debe definirse claramente su rol en la reunin.

 Si alguno de los responsables directos (Director, Moderador, Secretario) no estar presente por alguna causa justificada, debe indicrseles a los participantes, as como precisar a la persona que desempear ese rol en la reunin. Con esto se evitarn confusiones y agitaciones en el desarrollo de la sesin, y tambin evitaremos ver a personas corriendo de un lado a otro porque olvidaron tal o cual documento que se analizara en la reunin. Sobre los materiales impresos y documentos adjuntos a utilizar. Si importar el tipo o tamao de la reunin, es muy probable que se deba disponer de materiales impresos, copias o determinada informacin escrita que consolide y apoye el contenido de la agenda. En consecuencia, es necesario conciliar las fechas y horas de entrega para que todos los miembros dispongan de su respectiva documentacin, adems debe revisarse la calidad del mismo, compaginacin, etc. Adems una advertencia, recordemos la poca cultura de lectura que muchos tenemos, de tal forma que aunque nos enven documentacin con muchos das de antelacin, lo ms probable es que no la leamos. Si es necesario que los participantes revisen algn informe o documento, trata que sea lo ms sinttico que se pueda, utiliza en la medida de lo posible informes ejecutivos, etc., para que los participantes tampoco se sientan abrumados con mucho material para leer y poco tiempo destinado a ello.

LECCIN 13 : DIRECCIN DE LA REUNIN (I). Fase inicial de la reunin. Ninguna cosa puede cotejarse ms oportunamente a una reunin que una reaccin qumica: una transformacin de este tipo, suscitada con el panorama de lograr un resultado determinado (como por ejemplo, toma de una decisin importante) debe ser preparada, controlada y catalizada. Debe ser preparada puesto que en la mayor parte de los casos la simple relacin entre los cuerpos qumicos (los participantes en nuestro caso) no es suficiente para desencadenarla y hace falta una mediacin externa: un chispazo, etc. Esto atae, en una reunin, a la misin introductiva del moderador, quien cuida de la comodidad de los asistentes y origina el comienzo de las discusiones. Debe ser controlada porque con mucha frecuencia, al abandonarla a s misma, se desenvuelve de forma exponencial y confluye en un estallido (alboroto, desorden, etc.). Es obligatorio pues restringir en todo momento la temperatura e impedir, moviendo constantemente, que la reaccin se desenvuelva ms rpidamente en ciertos sectores a expensas de la uniformidad del grupo. Esto incumbe a la misin ordenadora del moderador, que gua, controla y dirige la discusin haciendo que todos participen en ella. Debe ser catalizada , pues de lo contrario se corre el riesgo que los productos finales sean desatendidos y dejados a la casualidad. El catalizador (moderador) no concurre verdaderamente en la reaccin y vuelve a hallarse indemne al final, pero su figura es necesaria para obtener al final tal o cual resultado (conclusiones). Esta es la misin de intrprete del moderador, que origina la manifestacin de ideas, brinda forma a la reflexin del grupo y lo lleva a la fabricacin de resoluciones o conclusiones. Fase inicial de la reunin. En una reunin no slo resulta importante su desarrollo, sino tambin su inicio y final. Un buen inicio casi asegura el buen desarrollo, y un buen final sirve de motivacin a los participantes para la prxima reunin, si la hubiere. El responsable directo del comienzo de la reunin es el moderador. Esto no significa que l deba ocuparse de todos y de cada uno de los detalles; debe estar listo el equipo de apoyo (logstica) para la reunin. Sea que el moderador se ocupe personalmente o encargue a otros de realizar algunas funciones, hay una serie de actividades que deben desempearse para asegurar un buen comienzo y un buen final. Iniciacin. Por esto entenderemos no slo la puesta en marcha de la reunin, sino tambin la preparacin de la misma y la iniciativa para plantear otra a futuro. Dentro de la preparacin de la reunin es necesario tomar en cuenta los siguientes factores: Lugar: iluminacin, ventilacin, nmero suficiente de sillas, temperatura o clima agradable, ceniceros (por si se permitir fumar), mesas de trabajo, etc.

 Materiales: tener a mano, antes del inicio de la reunin, todos los materiales que se van a utilizar. Cuando el moderador debe ausentarse para buscar algo que extravi, queda la impresin de desorganizacin, de improvisacin, y adems, se rompe el clima de la reunin. Entre los materiales, conviene que el moderador tenga una pauta con la secuencia de actividades y el tiempo destinado a cada una de ellas. Motivacin: sirve para establecer un clima agradable y entrar rpidamente en materia. Frente al inters por alguna materia o plan de actividades, pueden suceder las siguientes posiciones: no hay inters; existe cierto inters, pero la persona no tiene conciencia de l; hay inters, pero se corre el riesgo de que ste decaiga. La motivacin es el arte de estimular el inters, en el primer caso; inducir al individuo a tomar conciencia, en el segundo, y cultivarlo, en el tercero. Tiempo: es importante iniciar y culminar la reunin a la hora prevista. El retraso en el comienzo y/o terminacin de una reunin da la impresin de desorganizacin. Presentacin: si los participantes no conocen al moderador, ste debe ser presentado o presentarse l mismo de manera muy breve, aludiendo los aspectos de su persona que tienen que ver con el grupo que conducir. Tambin conviene que se presenten los participantes entre s, si son pocos o si es primera vez que la reunin se llevar a cabo, o bien que el moderador haga alusin a aquello que tienen en comn y por lo cual estn reunidos. Adems, esto contribuye a ir rompiendo el hielo y el nerviosismo (si hubiere) entre los participantes. Como sabemos, es casi imposible retener de una sola vez el nombre de cada uno de los participantes, mxime cuando el grupo es numeroso, y aqu resulta indicado utilizar el sistema ya clsico de colocar los nombres de los participantes en la mesa, de manera que todos puedan tenerlo visible y presente para referirnos a cada uno por su propio nombre. Adems, en muchos de los casos, es interesante pedir a cada uno que explique en breves palabras su situacin dentro de la compaa o empresa. Introduccin. Como el moderador habr preparado cuidadosamente su introduccin, esta primera parte debe plantearse de modo natural. El moderador en la introduccin debe: No ser ni demasiado extenso ni demasiado breve (se recomiendan cinco minutos como mximo). Enlazas (en la medida de lo posible) esta reunin con las anteriores. Establecer los lmites exactos de la temtica a tratar. Convencer a los asistentes del inters del tema para ellos mismos. Fijar el tiempo concedido y, de ser necesario, el control del tiempo. LECCIN 14 : DIRECCIN DE LA REUNIN (II). Fase de desarrollo de la reunin. Fase de desarrollo de la reunin. La primera cosa a hacer cuando han llegado los participantes, es ayudarles a que se encuentren muy cmodos. Debe evitarse ante todo tener una actitud altiva. Tambin, si el caso lo permite, puede mantenerse con algunos de los participantes conversaciones particulares antes de comenzar la reunin. Una vez entablada la discusin, corresponde al moderador el procurar que se desenvuelva o camine hacia el propsito preestablecido con la velocidad idnea; para desempear esta misin dispone de un elemento muy importante, cuyas sutilezas y estrategias debe conocer, nos referimos a las preguntas. Aqu encontramos que las preguntas se dividen en dos grandes grupos: Las preguntas dilema, que exigen una respuesta con un si o un no y que deben evitarse en la medida de lo posible. Las preguntas circunstanciales, que comienzan con: qu, por qu, cundo, cmo, dnde, quin, etc., y su uso es mucho ms interesante por cuanto obliga a una intervencin positiva del participante. En esta etapa, encontramos que el moderador de la reunin desempea en todo instante, tres grupos de funciones bsicas, a saber: clarificacin, control y facilitacin.

Tambin se conoce que un grupo de accin vive simultneamente en tres niveles: de contenido (actividades, trabajos, etc.), de procedimientos (organizacin de los recursos) y de sentimiento entre los integrantes (relaciones socioemotivas). Aun cuando ests tres instancias de relacin ocurren permanentemente, cada grupo, segn el momento y la necesidad, estar mas centralizado en alguna de ellas que en las otras dos, y el moderador debe estar consciente de cada uno de estos aspectos sealados. A cada uno de los niveles mencionados corresponde un grupo de tareas especficas que debe desempear el moderador. El moderador ayuda a clarificar. Al nivel de contenido (actividades, tareas, trabajo) corresponde la funcin de clarificacin. Esta funcin se desglosa en las siguientes: Definicin: de los propsitos, de expresiones oscuras, etc. Reformulacin: consiste en re-expresar una afirmacin con otras palabras, parafrasear lo dicho o mencionado. Hacer el puente: articular las partes, vincular el tema tratado, realizar analogas, etc. Resumen: sintetizar oportunamente lo manifestado por el pleno. El moderador ayuda a controlar. Esto ocurre a nivel de procedimiento, y puede dividirse en las siguientes funciones: Estimular: el moderador fomenta la participacin de todo el grupo. Suspender: evita que uno de los participantes o un grupo menor de participantes domine la reunin; evita que hablen demasiado. Recordatorio del tiempo: el moderador hace conciencia del tiempo disponible y la distribucin del mismo. Dar la palabra: conduce el flujo de las intervenciones de los asistentes. No hace falta recordar que una de las principales condiciones para el xito de la reunin es que cada miembro haya participado activamente en la discusin. Cuando en la reunin tenemos personas tmidas que no emiten ninguna opinin, un consejo que siempre funciona es preguntarles directamente qu opinan del tema tratado, podemos lanzar una pregunta as: todava no hemos escuchado la opinin de los seores del fondo, qu dicen a esto?. Aunado a lo anterior, el moderador, durante todo el tiempo que dure la sesin, no deber de cesar de tener presente en la mente esta pregunta: seguimos dentro de la temtica ? Suele suceder que el grupo se aparte claramente del tema, que antes de iniciar la reunin haba sido cuidadosamente delimitado. Entonces se puede hacer volver al grupo por el buen camino de las siguientes maneras: Directamente , haciendo la observacin que la discusin se encuentra mal encaminada (aunque esta forma se desaconseja por el impacto que pueda tener en el grupo); Indirectamente , que es la que los autores recomiendan. Verbigracia, se puede plantear una interrogante cuya respuesta haga volver al grupo automticamente al tema. Con respecto al orden (temperatura), se evitar realizar demasiadas llamadas al orden, ya que son desagradables y coartan la libertad de expresin. En todo caso, lo que cuenta es el objetivo final y la forma de llegar a l es cosa bastante secundaria. Una de las tareas esenciales del moderador es regular convenientemente la velocidad del curso de la discusin. Para acelerar o retardar el ritmo, el moderador puede obrar directamente, ya sea haciendo preguntas que lleven al grupo a detenerse en un detalle pasado por alto, o por el contrario, que ayudan a hacer progresar el debate, como citando ejemplos o casos, que juegan un papel anlogo.

El moderador ayuda a facilitar. De aqu que algunos autores denominen al moderador como facilitador. Esto ocurre en el nivel socio-emotivo o socioafectivo. Los subroles pueden dividirse as: Acogimiento : de los individuos, de sus participaciones y aportes. Relajacin : a travs de la evasin de tensiones intiles. Objetivacin : diferenciar entre las cargas emotivas y las argumentaciones. Verbalizacin : En momentos de tensin es interesante que las personas expresen oralmente lo que sienten. Las emociones verbalizadas son ms faciles de controlar. Ocurren en ocasiones, dentro de una reunin, discusiones incluso dentro del tema, pero que no llevan a ninguna parte, ya sea porque su carcter es eminentemente terico y no tiene ninguna influencia sobre las decisiones prcticas de la reunin, o porque plantean situaciones de principio cuya resolucin sobrepasa el marco de posibilidades de los reunidos, etc. En estos casos, el moderador debe cortar los debates intiles, y enfocarse en los resultados a que se espera llegar con la reunin que el grupo sostiene. Otro aspecto importante que todo moderador debe tomar en cuenta para ir llegando a las conclusiones son los siguientes: Puntos de acuerdo : lo primero que debemos hacer, y lo ms importante, es buscar en una discusin, por muy acalorada que se encuentre, el mnimo sobre el cual los participantes estn de acuerdo. Le corresponde al moderador subrayarlos, y para que nadie los ignore escribirlos en un lugar visible dentro de la sala en donde se sesiona. Puntos en desacuerdo : El moderador se encontrar bastante a menudo ante opiniones discordantes e incluso del todo opuestas. No se trata de disimular las diferencias de opinin para hacer prevalecer la unanimidad cuyo carcter disfrazado no dejara de saltar a la vista, sino muy al contrario, se trata de recalcarlas, ya que son el propio nutriente de la comprensin humana. Bsqueda de la mayora : la opinin del grupo es, en general, la de la mayora de sus miembros; se trata pues, de detectar la opinin del mayor nmero de ellos. Para hacer esto, en casi todos los casos, una sutil oracin como la generalidad de ustedes piensa, pues, que... etc., ser buena en esta situacin. Cundo suspender una reunin? Existen diversos motivos y situaciones por las cuales se puede suspender una reunin. A continuacin se detallan algunos de ellos: Cuando el pleno decide que necesita tener ms informacin al respecto para tomar la mejor decisin. Cuando existen demasiadas discusiones entre los participantes, se muestra que se necesitan ms puntos de vista e informacin adicional, especialmente de quines no se encuentran presentes. El tiempo asignado a la reunin ha caducado, y se requiere de ms tiempo para concluir sobre algn aspecto y tomar las decisiones del caso. Cuando los asistentes no logran ponerse de acuerdo. Cuando se requiere reflexionar sobre algn punto en particular, y se requiere hacer una pausa para ello. LECCIN 15 : DIRECCIN DE LA REUNIN (III). Fase de finalizacin de la reunin. Fase de finalizacin de la reunin. El moderador debe promover en el grupo un anlisis de lo vivido, de los hallazgos del grupo, a fin de que sus miembros tenga una claro juicio del punto en donde se hallan; de cmo ha sido el camino recorrido hasta ahora, qu se hizo bien y conviene mantenerlo; qu se hizo mal y conviene evitar repetir para la prxima reunin, qu actividades faltaron cumplir en el corto, mediano y largo plazo, etc. En definitiva, realizar una evaluacin y autoevaluacin del desarrollo de la reunin.

Al acercarse el final de la sesin, hay que tomar en cuenta y verificar de manera detallada los siguientes puntos: Revisar el control de acuerdos del secretario, y confrontarlos con el pleno, para que queden claramente definidos. Prevenir la insercin y la realizacin de mecanismos de supervisin de los acuerdos concertados y de los variaciones a que ello d lugar, por ejemplo nuevas obligaciones, nuevos esquemas de rendimiento, medidas a tomar o evitar, procesos, etc. Establecer fechas lmite, con el calendario y la agenda en la mano, preponderantemente en presencia de todo el grupo, sancionndolos. Designar supervisores, encomendados del seguimiento, encargados de la ejecucin, y monitores del mismo. Debemos tomar en cuenta que el objetivo no estar alcanzado en este momento, sino hasta cumplir, obedecer, hacer o dejar de hacer lo acordado en la reunin. Un principio claro es no dejar las ideas en el aire, es necesario que queden plasmadas en papel, dejarlas por escrito, para que puedan ser llevadas a la prctica. Cierre de la reunin. En esta etapa, muchos autores aconsejan dedicar algunos minutos a fin de eliminar las tensiones que ocurren como algo normal en los equipos de trabajo, a travs de alguna actividad o dinmica grupal que, prioritariamente, no consuma mucho tiempo. Finalmente, agradezca a todos la asistencia, inters, y aportes a la reunin. Concluya la sesin a tiempo, as respetar los planes y programas subsiguientes de los participantes. Formulario para evaluar una reunin de trabajo. A continuacin se presenta una adaptacin de un formulario que bien puede ser utilizado por ustedes para evaluar las reuniones que desarrollen en su mbito laboral o profesional. Nombre de la empresa Nombre del Departamento Nombre de la reunin Al finalizar la reunin, usted se encuentra informado del asunto por el cual se le invit a asistir? Se tomaron en cuenta sus discrepancias para con el asunto tratado? La forma de dirigir la reunin fue la idnea? La moderacin de la reunin fue la idnea? La organizacin de la reunin fue la mejor? El local elegido fue el ms adecuado? El tiempo asignado a la reunin fue conveniente? Durante la reunin se respet su punto de vista?

MB Bueno Regular Malo MB B R M Si No Si No Si No Si No Si No Si No

Se aclararon dudas y se brindaron causas y motivos?

MB B R M Se motiv su participacin MB y se le brind suficiente B tiempo? R M La agenda de la reunin fue la correcta? El ritmo de la reunin fue El momento de llevar a cabo la reunin fue pertinente? La puntualidad de los participantes fue: La atencin y los refrigerios brindados fueron: El nmero de asistentes fue el adecuado? Si No Dinmico Aburrido Si No MB B R MB B R Si No

Si tuviere comentarios u observaciones para futuras juntas antelos aqu:

Este breve formulario puede ser adaptado dependiendo de sus necesidades propias, lo importante es que lo utilice para evaluar la calidad de sus reuniones y as, pueda mejorar continuamente. LECCIN 16 : ALGUNOS MODELOS DE FORMULARIOS ADICINALES A UTILIZAR EN UNA REUNION. Formato de una minuta. Modelo de acta. Formato de una minuta. ASUNTOS TRATADOS Y RESULTADOS ACUERDOS CONTRADOS

COMISIONES O COMITS FORMADOS

PROBLEMAS RESUELTOS Y PENDIENTES DE RESOLVER

OTROS PROBLEMAS DESCUBIERTOS

ALTERNATIVAS PENDIENTES DE ANALIZAR

LUGAR DE LA REUNION FECHA EN QUE SE LLEVO A CABO Formato de un modelo de acta. ACTA No. ______ En ______________ A LAS _______ DEL ___________________________ SE REUNIERON EN ___________________________________________ LOS SEORES _____________________________________________________________________ DE ___________________________________ A FIN DE EFECTUAR UNA ______________________________________ CON CARCTER DE ___________________________________ A FIN DE TRATAR Y REALIZAR LA SIGUIENTE AGENDA: I) Lectura del acta anterior; II) Resultados de la ltima reunin; III) Seguimiento de acuerdos; IV) Varios; V) Sumario; VI) Agenda propuesta de la prxima reunin. El consenso con relacin a los puntos anteriores son los siguientes: I) II) III) IV) V)

VI)

No habiendo ms que tratar, se cierra la sesin a las ________________ horas del da _______ en el lugar __________________. NOMBRE FIRMA

LECCIN 17 : TIPOS DE PERSONAS QUE PARTICIPAN EN UNA REUNION. Un elemento que el moderador debe tener en cuenta, lo constituyen los distintos tipos de personas que existen en toda reunin. El moderador tiene la obligacin de disciplinar al grupo y llevarlo poco a poco a que siga su objetivo. Cuenta con un tiempo determinado que no puede perder. Por lo tanto, hay que aprovecharlo dando la oportunidad para que todos participen sin perder su tiempo y el de los dems, equilibrando as la reunin. A continuacin se presenta una lista de posibles tipos de personas que se pueden encontrar en un grupo y algunas sugerencias sobre cmo tratarlos. El que siempre pregunta . Siempre quiere hacerse notar o quiere hacer prevalecer lo que l opina, buscando el apoyo del grupo. El moderador debe con mucha energa desviar sus interrogantes al grupo, que sea el grupo quin le conteste, y no contestar las preguntas directamente o tomar partido. El necio . Es el tipo que no entiende razones, no quiere aprender nada de los dems. El moderador puede hacerle ver y pedirle como un favor personal que de momento acepte el punto de vista de la mayora, y que posteriormente habr oportunidad para discutir lo de l. El mudo voluntario . No participa porque se siente muy sobre el tema, entonces toma una actitud aburrida, se dedica a or. Tambin puede ocurrir que se sienta muy bajo el tema, entonces no se atreve a participar. El moderador debe instarle a participar, halagndole y dicindole lo imprescindible que es para el grupo su contribucin. Hay que despertar su inters hacindole preguntas directas y sencillas sobre algo que l conoce. Cuando no hay probabilidad de motivarlo con una pregunta, entonces podemos explicar con palabras sencillas lo que creemos que l no entiende. El silencioso tmido . Es un hombre que tiene ideas pero le cuesta o no se atreve a formularlas. En este caso, el moderador debe hacerle preguntas fciles, debe procurar aumentar la confianza en s mismo y atraer su atencin sobre lo que diga de interesante. El charlatn. Es el que habla todo el tiempo, salindose del tema de un modo cansador, su tema ms interesante es l mismo. El moderador no debe dejarle lanzarse a una discusin ociosa, obrar como si no existiera y conceder la palabra a uno de sus compaeros. Adems podemos interrogarle sobre el sentido exacto de su intervencin, y tambin podemos dejarlo que se meta en un atolladero y que el grupo le ataque. Al finalizar la reunin, podemos encargarle a l que haga el resumen. El distrado. Salta de un punto a otro, desva a los dems de sus propsitos hablando de cualquier cosa en cualquier instante. El moderador no debe dejarlo divagar, interpelarlo con la ayuda de una pregunta fcil dirigida a l. La pregunta debe ser tomada de alguna opinin dada por el grupo y sobre ella, preguntarle qu opina. El detallista. Es el individuo que se embrolla en los detalles ms mnimos, no deja avanzar al grupo. El moderador debe tomarlo con humor y hacerle comprender que los detalles son significativos, pero no tanto. Que incluso se pueden tratar despus de la reunin. Lo que interesa ahora es ponerse de acuerdo en las grandes lneas. El gran tipo. Es el siempre listo del grupo, siempre quiere colaborar. Est seguro de s y de su posicin en el grupo. Est preparado a or a los dems y dejarse convencer. El moderador debe apoyarse en l como una ayuda preciosa durante las reuniones. Hgale que realice sus aportes, tmele en cuenta y mustrese agradecido de sus palabras. El que cala profundo. Habla poco, pero cuando lo hace, es slido, penetrante, va directamente al grano. Lo que le interesa es lo central del problema y ah es donde l ataca. No pierde el tiempo en trivialidades. Para el moderador este

tipo de personas resulta de gran utilidad para el grupo, no hay que dejar que los dems se sientan ni juzgados ni abatidos por l. Hacerlo hablar pero no presentarlo como una autoridad para que los otros miembros no sientan que dependen de l. El que tiene buen humor. Posee la cualidad de hacer rer a los dems fcilmente, contagia con su optimismo. Este tipo de personalidades, bien guiadas, puede ser de gran ayuda al grupo para franquear los momentos de mxima ansia y hacer las reuniones ms amenas y joviales. El concreto. Es el de los hechos de la vida, apela a la experiencia vivida, a lo real. A veces sus ejemplos son de tipo hogareo, muy sencillos y simples. Para el moderador puede ser de gran ayuda en un grupo para hacerlo aterrizar, hay que darle esa oportunidad, pero teniendo cuidado de no quedarse en soluciones simplistas de casos particulares. Lo ms recomendable es tratar de integrar lo tcnico con lo prctico. El positivo. Es el que encuentra siempre el lado bueno de las cosas y de las personas. A menudo defiende a los ms dbiles. Usa mucho el halago. El moderador tambin puede apoyarse en l en el transcurso de la reunin, pero a veces es necesario hacerle ver algunos aspectos negativos, no solo lo positivo. El flojo. Se levanta antes de que termine la reunin y se escabulle. Siempre hace los mismo. Al abandonar el grupo antes que acabe la reunin, el flojo atrae con l una parte de la energa del grupo. Lo turba. Si algunos individuos van a marcharse antes del final de la discusin, sera bueno que se le informe al moderador para que tome las disposiciones apropiadas a las situaciones. El grun. Si no se expresa verbalmente, se manifiesta mediante una conducta compulsiva. Se alza bruscamente, agita la cabeza con energa, mueve los ojos en seal de reprobacin, golpea la mesa, etc., pero no se sabe exactamente lo que quiere o piensa. A la larga es fatigoso. La mejor estrategia para el moderador es hablarle francamente y directamente. El agresivo. Con gran constancia aprovecha las menores ocasiones para irritarse y altercar con todo el mundo, aunque sus argumentaciones no sean de peso, sabe que se impone por su saa y su mal genio. Si este tipo de personas la emprende contra el moderador, lo mejor es dejar que sus ataques se los lleve el viento. El moderador debe agradecerle sus crticas y regresarle el baln (tcnica del boomerang). En un grupo aparecern otros tipologas de personalidades, pero lo realmente importante es extraer lo mejor de cada participante en beneficio del grupo. LECCIN 18 : ALGUNOS CONSEJOS UTILES PARA DESARROLLAR MEJOR UNA REUNION. Es recomendable que al momento de organizar una reunin, nos realicemos las interrogantes de todos conocidas: quin?, qu?, cmo?, cundo?, dnde?, por qu?, cunto?, etc. Al iniciar la reunin: Comienza puntual, a la hora fijada. A los participantes que vayan llegando pregntales qu es lo que esperan de la reunin. Debe definirse visiblemente los roles. Hacer un resumen de la agenda, y si fuera preciso, su contenido debe reorganizarse en funcin de las necesidades encontradas. Deben tenerse presentes las conclusiones de la reunin anterior. Durante la reunin Una sugerencia que debe tomarse en cuenta es que no hay que tratar ms de un problema a la vez, resolverlo y seguir adelante, punto por punto. Al final de la sesin Es necesario establecer las actividades que hay que desarrollar: quin?, qu?, cundo? Realizar una relectura de la agenda.

 Debe fijarse la hora, da y lugar de la prxima reunin. Si es posible, presenta un borrador de la agenda de la prxima reunin. Realizar una evaluacin de la actual reunin. Cierra la sesin con ecuanimidad. Despus Prepara un bosquejo de conclusin con el resultado de la sesin. Hay que planificar la siguiente reunin, ver que estrategias y metodologas se utilizarn a partir de lo realizado en la presente reunin.