GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHCULOS

CDIGO: Z-PR-12.007.009 VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 2

Proceso: Servicios generales y de apoyo administrativo Subproceso: Servicio de mantenimiento y aseo 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Efectuar el mantenimiento preventivo a los vehculos de acuerdo a sus requerimientos, para garantizar el buen funcionamiento y estado de los vehculos. ALCANCE: Inicia en la planeacin del mantenimiento preventivo hasta el registro de mantenimiento del vehculo en su hoja de vida. Aplica para vehculos de sede. DEFINICIONES: 1. Mantenimiento preventivo: es el mantenimiento efectuado a los vehculos de la Universidad con el fin de evitar que por fallas mecnicas ocurran siniestros o algn tipo de incidente. 2. Revisin tcnico mecnica: es la revisin efectuada anualmente a los vehculos con el fin de mejorar su funcionamiento y disminuir el dao ambiental. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Decreto 628 2 MAR 2007, Por el cual se fijan las escalas de viticos dictado por el Presidente de la Repblica de Colombia 2. Resolucin 1018 de 2007 de la Rectora de la Universidad Nacional de Colombia. 3. Resolucin 077 del Consejo Superior Universitario. 4. Resolucin 567 de 2007 de la Rectora de la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. La revisin tcnico mecnica hace parte del mantenimiento preventivo y se efecta anualmente de acuerdo y la fecha de revisin depende del modelo y numero de la placa 2. Las personas autorizadas para ingresar con el vehculo a la revisin tcnico mecnica son: - Propietario del vehculo (con tarjeta de propiedad). - Conductor identificado con carnet y/o tarjeta de control expedida por la empresa a la que esta afiliado. - Autorizacin mediante carta expedida por la gerencia de la empresa. 3. Documentos que debe presentar en la revisin tcnico mecnica: - Tarjeta de Propiedad. - Seguro Obligatorio vigente. 4. Equipos de prevencin y seguridad que se exigen en la revisin tcnico mecnica: - Llanta de repuesto inflada. Gato. Cruceta. Triangulo de sealizacin. - Extintor Cargado con fecha de Vencimiento vigente. - Tacos o Cuas de Bloqueo. Botiqun. 5. Sistemas que se revisa en la revisin tcnico mecnica: - Direccin y Suspensin. - Alineacin y balanceo. - Instrumentos de control y seguridad. - Limpia-brisas y velocmetro funcionando. - Emisin de gases y contaminantes. - Luces Generales. - Estado General de la Carrocera. - Existencia de espejos retrovisores y guardabarros. - Existencia de defensas o bompers. - Puertas funcionando. - Salidas de emergencia. - Sillas de y butacas fijas. - Buen estado de pisos. - Existencia de cinturones de seguridad. - Labrado de llantas no inferior a 2 ml. - Sistemas de Combustible en buen estado. - Chasis en buen estado. - Sistema de frenos en buenas condiciones. 2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO Y/O O UNIDAD DE PUESTO DE GESTIN TRABAJO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIN

Planear mantenimien to preventivo Llevar vehculos a revisin tcnico mecnica Recibir diagnostico de revisin Coordinar Cambios de repuestos o hacer mantenimien to

Se planea el mantenimiento preventivo de acuerdo a lo estipulado en la hoja de vida de cada vehculo de la sede, se planean las revisiones de manera especfica, dado que hay partes del vehculo que requieren una inspeccin ms frecuente que otras. Se lleva el vehculo al centro diagnostico de acuerdo en las fechas estipuladas por el ministerio de transporte, tales fechas estn determinadas de acuerdo al modelo y numero final de la placa del automvil. Despus de efectuar revisin tcnico mecnica se recibe el diagnstico, en el cual se encuentran las recomendaciones de mantenimiento de acuerdo a las inconsistencias presentadas en los sistemas revisados. Si entre las recomendaciones enviadas estipula el cambio de repuestos o algn tipo de mantenimiento es necesario coordinar los repuestos y/o el mantenimiento. Ver el procedimiento para rdenes de compra y de servicios Z-PR-12.002.002.

Seccin de transporte de sede

Coordinador

Planeacin, hoja de vida del vehculo Tarjeta de Propiedad, Seguro Obligatorio vigente

NA

Seccin de Trasporte de sede

Conductor

NA

Seccin de Trasporte de sede

Coordinador

Diagnostico

NA

Seccin de Trasporte de sede

Coordinador

ODS, ODC

QUIPU

GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHCULOS

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO Y/O O UNIDAD DE PUESTO DE GESTIN TRABAJO

CDIGO: Z-PR-12.007.009 VERSIN: 0.0 Pgina 2 de 2

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN

Hacer revisin intersemes tral

En los periodos nter-semestrales se efecta revisin al total de vehculos de la sede, para verificar: el estado del equipo de carreteras, el desgaste de las llantas, estado de lmina y pintura. De acuerdo a las inconsistencias presentadas se procede a cambiar repuestos o hacer mantenimiento. Peridicamente de manera ms habitual que las otras revisiones, se inspeccionan aspectos como: los frenos, el aceite, los rodamientos, entre otros. Si se notan daos o deterioros se procede a cambiar repuestos o se hace mantenimiento. Antes de efectuar algn viaje o salida universitaria o administrativa por fuera de la ciudad se hace la inspeccin del vehculo, se revisa el motor, las luces, la presin de aire, la documentacin del conductor y el aseo del vehculo. De acuerdo a las inconsistencias presentadas se procede a cambiar repuestos o hacer mantenimiento segn la actividad del paso 4. Despus de efectuar cualquier mantenimiento, reparacin, alineacin, entre otros, se procede a llenar los datos del formato de hoja de vida de vehculo en la cual est especificada la descripcin y las caractersticas del vehculo, fechas de cambios, valor de mantenimiento y proveedor de: cambio frenos, de suspensin, de transmisin, de motor, de carrocera. Tambin se registra e kilometraje del vehculo.
REVIS

Seccin de Trasporte de sede

Coordinador/ Conductor

ODS, ODC

QUIPU

Inspeccionar frenos y rodamientos

Seccin de Trasporte de sede

Coordinador/ Conductor

ODS, ODC

QUIPU

Efectuar revisin antes de salida acadmica o administra tiva

Seccin de Trasporte de sede

Coordinador/ Conductor

Programacin de salidas, ODS, ODC

QUIPU

Registrar en hoja de vida de vehculo y formato de control de vehculo

Seccin de Trasporte de sede

Coordinador

Hoja de vida de vehculo

NA

ELABOR

Juan Carlos Osorio Carolina Cardona Escobar Jefe de Transporte y correspondencia de sede. Profesional de Apoyo UN-SIMEGE 29 de septiembre 2008

Alberto Antonio Agudelo (Equipo Tcnico SIMEGE) Director Administrativo (Director de Nodo). 05 de octubre de 2008

APROB

Jaime Len Delgado Jefe de servicios generales de sede 27 de febrero 2009

CARGO

CARGO

CARGO

FECHA

FECHA

FECHA