A emergncia da colaborao e a construo de portais corporativos

Um dos fatores de gesto do conhecimento que contribuem para sua expanso o incentivo colaborao, responsvel pelo registro de inovao, do conhecimento tcito e pela circulao de informaes nos ambientes empresariais ou estatais. E a colaborao se d atravs de ambientes digitais que possibilitam a participao como os portais. Uma arquitetura da participao (onde so definidas regras e benefcios de participao) define os requisitos dos ambientes digitais e as necessidades institucionais que impactam na elaborao dos ambientes colaborativos, sejam eles a governana, arquitetura de informao, plataforma tecnolgica e a estruturao da informao (taxonomia e metadados). A arquitetura da participao a forma de planejar a colaborao no portal corporativo, transformando a emergncia da participao em um ativo de negcio.
Cada vez maior o nmero de empresas e instituies que utilizam os portais corporativos como instrumento de gesto documental e de informaes. Os portais corporativos alm de gerarem informaes sobre a gesto da empresa (o papel de registrar aes e transaes), tambm geram arquivos das comunicaes entre os colaboradores, de circulares, notcias selecionadas e instrumentos de relacionamentos. Sem falar naqueles contedos classificados como institucionais, alm dos educacionais. O profissional da informao deve exercer seu papel na defesa de registros que realmente interessam como prova e registro de aes das administraes. Os arquivos digitais acumulam-se representando o prprio dia-adia da administrao. Mas mesmo assim, nos espaos digitais, temos que otimizar o armazenamento e acesso a esses arquivos. Muitas vezes, por falta de planejamento das bases de dados e dos sistemas informacionais que esto nos portais e que administram as trocas de informaes ou, ainda, pela simples falta de previso e projeo de um futuro prximo, estes arquivos acabam parados em listas indexadas somente por ordem cronolgica, desconhecendose tabela de temporalidade, de classificao ou ainda avaliao e descarte. Milhares de pginas de contedo humano e pginas com informaes pessoais fazem os usurios perderem muito tempo para escolher ou pesquisar a informao que procura. Mesmo os sistemas de busca ainda no reconhecem a semntica. E o tempo envolvido para selecionar as fontes ou localizar o documento ser muito maior para o usurio. E outro problema que esses documentos devem ser armazenados em mdias, porm, mesmo as mais modernas mdias digitais tm durabilidade limitada. Os CDs duram em mdia cinco anos e, se houver algum problema em seu armazenamento (ou at em sua utilizao), todos os dados ficam inacessveis, mesmo os computadores mais comuns usados como servidores, muitas vezes, precisam de reinstalaes de sistemas e de espaos liberados. As mdias tambm avanam e mudam constantemente. Antigamente, os disquetes de oito polegadas armazenavam os dados com eficincia mas hoje difcil encontrar um hardware para acessar estas informaes. Como atuar Cada vez mais a acumulao documental gerada nesses bancos de dados corporativos e nas instituies precisa ser tratada de uma melhor forma, precisa de uma classificao. Aqui, necessrio muita criatividade em criar linguagem documentrias que o usurio mais comum possa utilizar na hora da produo do documento. O usurio tambm indexa e arquiva o documento.

A viso para criar essa linguagem a ser aplicada nos metadados, deve ser a mesma do usurio final, a pessoa que est em algum terminal e que gera um documento, um arquivo ou troca e-mails. com essa mentalidade que o arquivista deve pensar, como o usurio final. necessrio pensar que o portal corporativo que armazena e troca essas informaes necessita uma aplicao de tabela de temporalidade. No podemos gastar bytes (que acumulam e precisam ser otimizados) com um documento que no tem valor para a administrao ou no represente prova de ao ou tenha valor futuro. Muitos documentos tm valor quando de sua criao, mas logo so substitudos por outros ou at so incorporados por outra srie ou fundo. o controle de versionamento, que na fase de arquivo permanente deve considerar apenas a ultima verso do documento. A multiplicidade de informao nas redes digitais proporcional ao caos que um sistema sem planejamento e a preocupao com a classificao. Para solucionar isto necessrio atentarmos para os princpios diplomticos e de arquivstica, como autenticidade e valorao. O principal ator deste ato O arquivista entra com o crebro, definindo as regras do negcio, o perfil de metadados e at a arquitetura de informao de ambientes digitais. E no trabalhando mais como eram feitas o tratamento tcnico no tempo do papel. H um perigo, neste processo, no momento que o usurio final ou algum intermedirio possa deixar de classificar de forma devida algum documento que possa servir administrao ou tenha um sentido histrico. Com a folcsonomia (a classificao social) isso pode tornar-se uma realidade em breve. Isso to importante que hoje, documentos impressos no-pblicos so considerados cpias de arquivos digitais, minimamente classificados por metadados estruturados nos ambientes digitais. s ver uma batida da Policia Federal. Alm dos larpios serem presos, os computadores sempre aparecem embaixo do brao de um policial nas operaes que aparecem na TV. As mquinas tm limitaes de espao e durabilidade. Ento a preocupao do arquivista deve ser alm de definir a classificao e seleo dos arquivos digitais tambm um sistema constante de back-ups, isso para no falar em certificao/assinatura digital. Ou seja, a questo da veracidade muito importante, assim como imparcialidade e autenticidade dos documentos. A participao dos arquivistas no planejamento do banco de dados comea, portanto, na determinao do fluxo de informao, utilizando o recurso da Arquitetura de Informao. Esta participao passa tambm pelo entendimento da utilizao do portal pensar com a mentalidade do usurio final e imaginar que, na gerao dos arquivos estes devem ser pr-classificados (atravs de metadados), organizados atravs de linguagem documentria e que possibilitem uma maior facilidade no futuro processo de seleo. O maior desafio transmitir aos profissionais da rea de tecnologias esses requisitos bsicos. E isto possvel ao pensar na arquitetura de informao, na organizao lgica das informaes e num sistema de indexao eficiente. Assim, devemos ter condies de interferir no processo de planejamento de portais que gerem arquivos e documentos. Devemos pensar como o usurio e facilitar um processo de pr-classificao desses arquivos. Devemos ter condies de pensar na arquitetura de informao destes sistemas para facilitar o acesso as informaes digitais. Devemos otimizar o arquivamento de documentos para equacionar a questo de armazenagem e disponibilidade das informaes e documentos. So tarefas urgentes e que cabe a ns, profissionais da informao, sua devida execuo. O mundo digital e no podemos deixar para trs de encenar esta histria.