RESUMEN Dentro de una empresa, una parte de gran importancia es la oficina, la cual tiene caractersticas propias y desempea un papel

fundamental en su funcionamiento. En las reas administrativas es donde se toman las decisiones y se dirige la empresa, adems, en estos espacios deben interactuar diariamente muchas personas con necesidades similares pero a la vez muy personales, segn el cargo que desempeen y las metodologas de trabajo que empleen. Los negocios en los noventas se han distinguido por su flexibilidad y adaptacin a los cambios y esta situacin se ha reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnolgicos y los cambios organizacionales han generado nuevos conceptos en el trabajo y como consecuencia de esto las oficinas han tenido que cambiar para adaptarse a las nuevas exigencias y necesidades. La distribucin fsica del espacio de trabajo tiene un profundo efecto en la productividad personal y simples cambios como la ubicacin de los implementos o el telfono puede ayudar a los empleados a conservar la energa y rendir ms. ABSTRACT Within a company, a place of great importance is the office. It is the place which has its own characteristics and play a fundamental role in the operation of the company. In the administration area is where decisions are made and the company is directed. Furthermore, in this area many people with similar and personal needs must interact, in accordance with their individual duties and the working method they employ. Businesses in nineties have been distinguished by their flexibility and ability to adjust to changes and this situation is reflected in the workplace. The technological advances and the organizational changes have created new working concepts, and as a consequence they have had to change to adapt themselves to the new requirements and needs. The physical distribution of the work space has a deep effect on the personnel productivity, and small changes like the placement of equipment, or the telephone, can be of help in conserving energy and increase productivity. 1. INTRODUCCIN Con este trabajo pretendo dar una visin general de lo que es el diseo de oficinas hoy en da y cuales son sus aspectos ms relevantes. Muchas veces dentro de una empresa, especialmente del tipo industrial, se considera que las oficinas son un espacio aislado que no tiene mucho que ver con los objetivos de la empresa, pero cada vez cobran mayor importancia conceptos tales como empresas de servicios, grupos de trabajo, gerencia de proyectos, etc.; los cuales requieren una renovacin de los ambientes de oficina tradicionales para su ptimo desarrollo. Es por esto que a nivel mundial se fija la atencin en la influencia que ejerce el ambiente de trabajo en el desempeo de los trabajadores y esto incluye por supuesto a aquellos que realizan sus labores en las oficinas. As, el diseo de oficinas abarca desde la distribucin del espacio hasta la eleccin de los muebles y suministros adecuados para hacer el trabajo ms eficiente.

Hay empresas dedicadas a facilitar las tareas de quienes desarrollan labores de oficina y suministran soluciones especficas para sus necesidades. El solo hecho de facilitar tareas repetitivas o ubicar de una mejor forma los elementos de trabajo puede constituir la diferencia. Para la realizacin de este trabajo se consult un libro dedicado al tema y otros libros que incluan captulos con alguna informacin adicional, para la parte que habla de las tendencias se busc informacin en Internet por medio del buscador Altavista, ya que para hablar de este tema era necesario conseguir informacin muy reciente. Para la parte de costos se hicieron algunas entrevistas con empresas que se ocupan principalmente del mobiliario y los equipos y suministros; tambin se consult a travs de Internet. 2. DISEO DE ESPACIOS DE OFICINAS 2.1. Objeto El objeto de la planeacin de oficinas es planear la mejor distribucin y organizacin de oficinas posible, de manera que haya flexibilidad completa, eficacia y economa, satisfaccin de todos los arreglos funcionales, comodidad para el empleado, impresin de amplitud en las zonas ms congestionadas, y que se preste para un sistema de control del espacio de oficinas.

2.2. Proceso Se deben determinar los requisitos presentes y futuros de las oficinas desde el punto de vista del espacio, personal, equipo y mobiliario, y del flujo de trabajo y de las relaciones que hay entre los empleados y los departamentos. La planificacin del espacio de oficinas requiere la cooperacin de muchos talentos. Hoy en da, en los contratos de construccin de edificios de oficinas, se exige que la firma de arquitectos a cargo del proyecto tenga un equipo de arquitectos, ingenieros y personas encargadas de planear la disposicin de oficinas, y que este equipo trabaje en contacto estrecho con el equipo del propietario, para que logren los mejores resultados en una planificacin de la disposicin de las oficinas totalmente integrado con los elementos arquitectnicos y de ingeniera del edificio. Adems, hay numerosas firmas especializadas en resolver los problemas de distribucin de espacios en las reas administrativas, que se basan en programas de computador adaptados especialmente para el diseo de oficinas. Cuando se piensa en disear una oficina se requiere un "administrador de espacio de oficinas" que ser quien se encargue de planificar y distribuir las superficies de las

diferentes oficinas y asegurarse de que los departamentos, empleados, las mquinas y los registros han quedado colocados en la relacin de espacio ms lgica posible unos con otros. Tambin debe asegurarse de que todos los medios necesarios han sido incluidos en la distribucin de las oficinas y de que dicha distribucin es la disposicin de espacio ms funcional que ha sido posible lograr de acuerdo a las necesidades y propsitos de la compaa. El administrador de espacio debe, como primera medida, obtener informacin sobre la superficie total requerida por cada departamento y la relacin de trabajo de cada departamento con los dems dentro de la empresa. Luego, hay otros factores que tienen que ser tenidos en cuenta, evaluados y finalmente, sobre los cuales hay que tomar una decisin. Una de las primeras decisiones que deben tomar el administrador del espacio y el gerente, es el principio de espacio bsico que hay que seguir en la disposicin de cada uno de los departamentos de la oficina principal. Es necesario decidir si se utilizar un plan de disposicin de oficinas abierto integrado o el convencional por compartimentos. Actualmente, lo ms usado es la distribucin integrada que consiste en reas abiertas para la oficina general con un mnimo de divisiones, ya sean estas de tipo biombo movible o del tipo fijo desde el piso hasta el techo. Este sistema ofrece flexibilidad, economa de espacio, una supervisin del empleado ms cmoda y una igualdad de facilidades para todas las partes de la oficina en contraposicin con la antigua disposicin tradicional, en la que se empleaban divisiones departamentales hechas a la medida.

Una vez se tan tomado las decisiones de este tipo, el administrador de espacios puede empezar a preparar el plan esquemtico (distribuciones del rea en bloques) y la ubicacin de los departamentos y hasta el arreglo interno de las instalaciones dentro de cada departamento. Luego se comienza un proceso de refinamiento continuo en la creacin del plano definitivo de disposicin de la oficina, en el paso de una distribucin general a cada distribucin especfica departamental, y en la mejora constante de ambas.

3. LA OFICINA ABIERTA 3.1. Concepto de las oficinas sin muros Se refiere a la concepcin arquitectnica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos. 3.2. Ventajas Cohesividad del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de informacin Permite un control fsico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el rea de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. Son soluciones dinmicas y flexibles 3.3. Desventajas Prdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desrdenes visuales

3.4. Otras consideraciones Dadas estas condiciones, la disposicin de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida, hecha a la medida, sin las desventajas del espacio compartido. En aquellos sitios en los que es necesaria o est justificada la separacin fsica por medio de una pared, se emplean, dentro del rea general, divisiones movibles de altura parcial, tabiques o paredes de tableros. Este sistema proporciona un espacio abierto que no est restringido por sistemas arquitectnicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Aquellas reas que deban ser fijas, como baos, ascensores y escaleras, se deben tratar de ubicar en el permetro de la construccin. Para el suministro de energa elctrica y telfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fcil acceso segn la disposicin de los mdulos. En estos sistemas se debe utilizar iluminacin general para toda el rea pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente. Los nuevos avances tecnolgicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta fsica, se deben incorporar entonces, facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar, que ya se hace comn en pases como Estados Unidos, donde, segn investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas. Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta, como los colores, la msica ambiental, los pisos, el manejo del cableado, las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta. 3.5. Mobiliario El mobiliario para las oficinas de hoy en da tiende a ser igual de flexible que la distribucin del espacio. Son muy populares los mdulos de trabajo, en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor. En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios, archivadores, sillas, mesas para el computador, divisiones, implementos y accesorios que hacen juego entre s, para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas, al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario. En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger.

4. TENDENCIAS 4.1. Cambios organizacionales Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio, y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnolgicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del telfono y el mdem), hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos). Como resultado, propietarios, inquilinos, administradores y corredores de bienes races se enfrentan a un cambiante conjunto de parmetros con respecto al espacio de oficinas, y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades. Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseo de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). En las ltimas dcadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan tambin su estructura fsica. La reestructuracin de las corporaciones se est dando en dos direcciones. Por una parte estn las compaas organizadas bajo lineas funcionales rgidas, y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos, donde la meta es llegar al mercado rpidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. Por otra parte, algunas empresas estn haciendo un intento por tener sus empleados ms cerca de los clientes. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y ms oficinas para alojar equipos de trabajo. 4.2. Tendencias actuales Algunas de las tendencias actuales son: Los espacios de oficina se hacen menores. Hasta hace poco el rea promedio por empleado poda ser de 60 a 76 metros cuadrados, esto incluyendo los salones de reuniones, reas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeteras. En estos das, sin embargo, el promedio es de 46 metros cuadrados y

la norma estndar de 38 metros para las oficinas privadas est siendo rpidamente reemplazada por oficinas tan pequeas como de 20 metros cuadrados. La planificacin de oficinas abiertas (que es contrario a tener un nmero de oficinas individuales, cerradas) gana popularidad. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimizacin del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los fabricantes tambin han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" ms ligeros y fciles de organizar. Oficinas ms pequeas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta, significa que ahora se necesitan ms reas para reuniones. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro, donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. En respuesta a esta creciente demanda, muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunin como un valor agregado para sus inquilinos. Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas tambin han aumentado y uno de los pasos ms importantes ha sido la eliminacin de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado. A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera, los cobertores de vinilo y los cielo rasos antihumedad. El mandato hoy es hacer ms con menos. 4.3. Tendencias futuras Ya vimos el escenario actual, pero lo que veremos en un futuro prximo, respecto a espacios de oficinas es: Las oficinas "instantneas" sern muy atrayentes. Los propietarios desarrollarn ms "show suites" diseadas para la ocupacin inmediata. Las salas que comparten inquilinos sern muy utilizadas. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarn desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunin. Las oficinas abiertas sern la regla general. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarn sobre las oficinas privadas. La esttica de una oficina llegar a ser una consideracin poco relevante en el diseo de las oficinas. Es decir, la forma como luzca un espacio ser menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo. Se exigir mayor seguridad. El inquilino dar una mayor importancia a la proteccin de su local. Las renovaciones de un espacio existente prevalecern sobre adquirir nuevos espacios, los cuales sern escasos. La gente tambin tendr mayor conciencia de los costos de lo que son ahora, entonces sern merecedores del espacio que ocupan. Habr plazos de tiempo ms cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante, porque habr presin para hacer las cosas ms rpido. 5. COSTOS Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades especficas de cada cliente. El costo de diseo de la distribucin depende en gran medida de quien sea el diseador: o Una persona vinculada a la empresa. o Una empresa externa.

 La empresa ZesTop Publishing, ubicada en San Francisco (U.S.A.), cobra $65 dolares por hora para el diseo de su oficina. Las horas requeridas dependen del caso especfico. En cuanto a muebles, los costos son muy variables tambin, se encuentran sillas giratorias (ergonmicas) desde $40.000 hasta $200.000 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos. Una estacin de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782.960 en Office Depot. Incluye: Escritorio y biblioteca, archivo con seguro, armario con luz interna, escritorio en U (puente y pennsula) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del escritorio y silla con respaldo ajustable.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Como conclusin podemos decir que las oficinas forman una zona neurlgica de la organizacin y deben ser miradas ms que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeacin de la organizacin. Esto hace que la forma como estn diseadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organizacin sistmica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece. Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos, tambin velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su da laboral en ellas. Si se quiere ampliar la informacin sobre el tema yo recomiendo buscar en Internet ya que all hay mucha informacin disponible. Se puede encontrar desde los pasos para disear un espacio de trabajo en casa, hasta las especificaciones de los ms avanzados programas para diseo de oficinas. La bibliografa que se consigue en las bibliotecas de Medelln no est muy actualizada pero se pueden consultar las memorias de los seminarios anteriores donde se habla del tema.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS RIPNEN, Kenneth. Administracin de Espacio de Oficinas. Mxico, Editorial Diana, 1981. p 221. Memorias del Tercer Seminario de Diseo de Plantas. Universidad Nacional. Facultad de Minas 1996. pp 115 - 120. Documentos obtenidos por medio de Internet