Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Braslia, 2010
2010 Organizao Pan-Americana da Sade. Todos os direitos reservados. permitida a reproduo parcial ou total dessa obra, desde que citada a fonte e que no seja para venda ou qualquer fim comercial. Tiragem: 100 exemplares Elaborao, distribuio e informaes: Organizao Pan-Americana da Sade/Organizao Mundial da Sade - OPAS/OMS Representao no Brasil Setor de Embaixadas Norte, Lote 19 CEP: 70800-400 Braslia/DF Brasil http://www.paho.org/bra Representante Diego Victoria Coordenao tcnica e editorial Diego Victoria Luciana Chagas Elaborao Luciana Chagas Reviso tcnica e aportes Cleuber Fortes Paula Villas-Boas Carvalho Sabrina Baiocco Silva William Rodrigues Colaborao Enrique Gil Flix Rgoli Jos Moya Luis Codina
Editorao All Type Assessoria Editorial Ltda Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Ficha Catalogrfica Organizao Pan-Americana da Sade Manual de planejamento, programao, controle e avaliao de projetos da Representao da OPAS/OMS no Brasil / Organizao Pan-Americana da Sade. Braslia : Organizao Pan-Americana da Sade, 2010. 78p.: il. 7 volumes. ISBN: 978-85-7967-011-4 1. Avaliao de Programas e Projetos de Sade. 2. Formulao de Projetos. I. Organizao PanAmericana da Sade. II. Ttulo. NLM: W 84.4
Unidade Tcnica de Informao em Sade, Gesto do Conhecimento e Comunicao da OPAS/OMS no Brasil
Sumrio
LISTA DE SIGLAS PREFCIO 1. Introduo Objetivos do Manual de Planejamento Documentos Bsicos Metodologia para a elaborao do Manual 2. O processo de planejamento 2.1 Aspectos conceituais 2.2 A metodologia do marco lgico 2.3 O processo de planejamento da OPAS/OMS 2.4 O processo de planejamento da Representao da OPAS/OMS no Brasil 3. Instrumentos de Planejamento 3.1 Instrumento orientador 3.2 Instrumento de elaborao 3.3 Instrumentos de programao 3.4 Instrumentos de monitoramento e avaliao 4. Fluxos de planejamento na Representao da OPAS/OMS no Brasil 4.1 Ciclo de elaborao do projeto 4.2 Elaborao do Plano de Trabalho Anual (PTA) 4.3 Elaborao do Plano de Trabalho Semestral (PTS) 4.4 Ajustes/atualizaes mensais do PTS 5. Etapas de controle 6. Sistema de gesto dos projetos da PWR/BRA ANEXOS ANEXO 1: Matriz lgica para a elaborao de Projetos ANEXO 2: Modelo de Plano de Trabalho Anual ANEXO 3: Modelo de Plano de Trabalho Semestral ANEXO 4: Modelo de Relatrio de Gesto de Projetos
5 7 9 9 11 11 13 13 14 17 24 35 35 37 38 39 41 41 44 47 50 53 55 57 57 58 60 62
LISTA DE SIGLAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
Cooperao Tcnica CT Cooperao Tcnica entre Pases TCP Coordenador de Unidade Tcnica CUT Gabinete da Representao GR Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica GACI Gesto Baseada em Resultados GBR Grupo da Unidade de Administrao GUA Grupo de Administrao Desconcentrada GAD Grupo de Gerncia de rea de Coordenao GGAC Grupo de Planejamento e Administrao GAP Grupo de Tarefa Interprogramtico GTI Grupo Interprogramtico GI Grupo Interprogramtico Ampliado GIA Grupos timos GO Mecanismo de Coordenao e Comunicao MCC Plano de Desenvolvimento Institucional PDI Plano de Trabalho Anual PTA Plano de Trabalho Bianual PTB Plano de Trabalho Semestral PTS Plenria Geral PG Rede de Relacionamento Estratgico RRE Representante PWR Technical Cooperation Between Countries - TCC Termo de Cooperao/Termo de Ajuste TC/TA Unidade Tcnica UT
PREFCIO
O cenrio em que a Representao da OPAS/OMS no Brasil atua bastante complexo. Para o binio 2010-2011, visou contribuir para o alcance dos 16 Objetivos Estratgicos da OPAS/OMS por meio dos 54 resultados esperados de pas (OSER) , dos 85 indicadores e de aproximadamente 193 produtos e servios do Plano de Trabalho Bianual 10-11, sendo necessria uma organizao sistmica desconcentrada das reas de planejamento e administrao para a execuo anual estimada para o binio de USD 380 milhes por meio de 90 mil operaes administrativas e financeiras, conforme normas e procedimentos da Organizao, a fim de garantir a transparncia e o controle interno da gesto. Isso requer a gesto interprogramtica da cooperao tcnica de forma articulada entre os 44 Projetos de cooperao, sendo 33 Termos de Cooperao (TC) assinados com o governo brasileiro e 13 Projetos Especiais de recursos extraoramentrios, regionais, globais e regulares sob a responsabilidade da Representao. Estima-se para o binio 2010-2011 trabalhar com 7 Projetos de Cooperao Tcnica entre Pases (CTP). Para lidar com essa complexidade, a Representao se estruturou de forma a realizar uma gesto interprogramtica e desconcentrada desse grande nmero de projetos que conformam a abertura programtica dos Planos de Trabalho Bianual 2010-2011, alm de desconcentrar a administrao dos recursos nas gerncias e unidades tcnicas devido ao alto nmero de operaes administrativas e financeiras que sustentam a execuo da cooperao tcnica no Brasil. Dessa forma, a OPAS/OMS no Brasil tem liderado a elaborao e a avaliao dos Projetos sob gesto de suas Gerncias de rea e coordenao de suas Unidades Tcnicas. incontestvel que o esforo de todas as equipes tem contribudo para o avano do processo de planejar, acompanhar e avaliar a execuo de projetos e atividades. Alm disso, a prtica do planejamento tem facilitado a disseminao de informaes, a socializao de experincias internas e, mais relevante, tem garantido a transparncia da gesto e da prestao de contas da OPAS/OMS a seus parceiros. As aes de planejamento da OPAS/OMS no Brasil permitem apoiar o Governo Brasileiro e outros parceiros institucionais na racionalizao do uso e da distribuio dos recursos oramentrios na execuo das atividades de cooperao tcnica. Alm disso,
7
possibilita adotar a prtica de antecipao para a ao e de avaliao das atividades e a identificao de possibilidades de disseminao de experincias, aes importantes para assegurar a melhoria da sade das populaes da Regio. importante destacar que a institucionalizao do ato de planejar s possvel com o apoio dos assessores internacionais e dos consultores tcnicos e administrativos da Representao no trabalho conjunto com os parceiros. Tornar disponvel este Manual de Planejamento representa valorizar esse processo como um instrumento fundamental no alcance de resultados consistentes em sade pblica nos nveis global, regional e local. Espera-se que o presente documento facilite o trabalho dos funcionrios e contrapartes na atuao em um novo ciclo de planejamento institucional. importante lembrar que esse manual um documento vivo, disponibilizado na intranet e nos arquivos eletrnicos/file cabinet da Representao para consultas e atualizaes, e que deve ser complementado por contribuies de seus usurios a fim de possibilitar seu aperfeioamento constante. Diego Victoria Representante da OPAS/OMS no Brasil
1. Introduo
O processo de planejamento adotado pela Representao da OPAS/OMS no Brasil baseia-se no dilogo participativo de seus funcionrios e de suas contrapartes como uma oportunidade de expressar e alinhar suas perspectivas em um cenrio comum. Assim, quanto maior for a clareza compartilhada sobre sua misso, propsito e valores, maior ser o nvel de confiana entre os atores envolvidos no processo. Isso porque, apesar das diferenas, todos tero o mesmo conhecimento sobre os compromissos e os propsitos da Organizao em relao cooperao tcnica a ser realizada conjuntamente com seus parceiros. Dessa forma, o planejamento visa direcionar aes, definindo as relevantes e as de pouco impacto baseado nos seus passos fundamentais que consistem em conhecer a situao atual e a que se deseja alcanar. O diagnstico torna-se, pois, uma importante ferramenta de orientao porque revela o cenrio atual e ajuda a identificar resultados a serem perseguidos. Assim, a Representao da OPAS/OMS no Brasil identificou a necessidade de definir os critrios para desenvolver e fortalecer o processo de planejamento como um mecanismo articulador, orientador, descentralizador e sistematizador da gesto da cooperao tcnica da OPAS/OMS no Brasil. Dessa forma, pretende corresponder com o desenvolvimento de uma gerncia baseada em resultados, a qual possibilita o aprimoramento da gesto para que se torne mais efetiva e transparente, reforando o papel da Organizao junto aos Estados-Membros; para que possa apoiar a Regio a preparar-se e adaptar-se aos desafios da agenda inconclusa e aos novos desafios da sade pblica; para que possa estabelecer alianas intersetoriais que potencializem aes e reduzam a duplicidade de esforos nos pases.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
13. 14.
nolgicos da Repre sentao definidos no Plano de Desenvolvimento da Representao para o binio 2010-2011. Permitir programar, implementar, monitorar e avaliar o Plano de Trabalho Bianual 10-11 de forma a poder cumprir com os Objetivos Estratgicos Especficos do Pas (OSER), os indicadores, os produtos e servios e as tarefas com suas respectivas contribuies ao Plano Estratgico da OPAS. Melhorar a gesto da OPAS/OMS, visando eficincia e eficcia para responder as agendas local, regional e global de sade e avanar no aprimoramento de ferramentas de gesto baseada em resultados. Fornecer uma direo aos gerentes de rea, aos coordenadores de Unidade Tcnica e demais profissionais envolvidos com os Termos de Cooperao (TC) (assessores internacionais e consultores nacionais tcnicos e administrativos). Apoiar os processos de descentralizao e desconcentrao de recursos na Representao, por meio da gesto baseada na eficincia e na transparncia administrativa. Estabelecer esforos coordenados de programao, execuo e controle. Apoiar os processos de descentralizao e desconcentrao de recursos na Representao, por meio da gesto baseada na eficincia e na transparncia administrativa, no contexto da gesto corporativa sistmica. Antecipar as aes administrativas de apoio cooperao tcnica. Reduzir incertezas e esclarecer consequncias na execuo das aes planejadas. Reduzir atividades sobrepostas ou redundantes, evitando desperdcio de tempo e recurso no desenvolvimento da cooperao tcnica. Estabelecer objetivos e/ou padres que ajudem no controle dos projetos do sistema AMPES, TC/TA, CTP e Projetos Especiais. Apoiar no treinamento dos funcionrios tcnicos e administrativos da Representao da OPAS/OMS no Brasil (PWR/BRA) no processo de planejamento, programao, controle e avaliao tendo como base o plano de capacitao baseado nessas competncias. Disponibilizar na intranet e no arquivo eletrnico/file cabinet a verso eletrnica do manual para consultas. Fortalecer a cultura institucional de programao, monitoramento, avaliao e prestao de contas.
10
Documentos Bsicos
Agenda de Sade para as Amricas. Plano Estratgico da OPAS 2008-2012. Oramento por programas 2010-2011. Planejamento operativo (Planos de Trabalho Bianuais PTB). Documento Mais Sade: direito de todos 2008-2011 . Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil 2008-2012. Plano de Trabalho Bianual 2010-2011. Modelo de Gesto da Representao da OPAS/OMS no Brasil 2008-2012. Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011. Diretrizes para a elaborao e gesto dos termos de cooperao. Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003.
11
2. O processo de planejamento
Estratgia
A palavra estratgia tem origem grega: stratos = exrcito + ego = lder. Significa conduzir, liderar para superar obstculos e alcanar o objetivo esperado.
Planejamento Estratgico
Consiste em pensar sobre o que existe, o que se quer alcanar, com que meio agir, que resultado se pretende alcanar, com que recursos e critrios, como se pretende avaliar. Est relacionado com a tomada de deciso, com a anlise de riscos, com o seguimento do processo, com a identificao de agentes sociais e econmicos envolvidos.
Baseado em: 1. Chiavenato, Idalberto. Planejamento Estratgico Fundamentos e Aplicaes, Rio de Janeiro, Campus, 2003. 2. P. Drucker, Introduo a Administrao, So Paulo, Pioneira, 1984.
13
O ciclo de projetos
O ciclo de projetos consiste de 3 etapas bsicas3, relacionadas ao seu desenho, execuo e monitoramento e avaliao.
Desenho Etapa composta da anlise de situao e do planejamento. Na anlise de situao so identificados os problemas prioritrios, que devem ser considerados como algo a ser aprimorado no futuro para se alcanar uma situao desejada e, por isso, deve ser visualizado de forma positiva. Nessa fase so identificados objetivos a serem alcanados e a anlise de interessados (atores externos que podem influenciar o andamento do projeto). Com a concluso dessa fase, so definidos os subsdios para a fase de planejamento. Na fase de planejamento, realizada a hierarquia de resultados esperados, a definio de indicadores que permitam acompanhar o andamento do projeto, as fontes de verificao e todos os elementos que influenciam o projeto. Execuo4 Etapa operacional que se desenvolve a partir das definies da etapa anterior. So fatores crticos para a execuo de um projeto a direo, controle e comunicao. A direo deve considerar aspectos de liderana, ambiente de trabalho produtivo, orientao para resultados, concluso de tarefas, delegao de
O marco lgico surgiu no ps-guerra para apoiar a reconstruo da Europa; foi sendo adaptado s necessidades de diferentes agncias internacionais durante sua ao nesse perodo. A descrio detalhada dessa metodologia adaptada OPAS/OMS encontra-se no documento Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003. Gerncia de projetos AMPES. OPAS/OMS, 2005 (apresentao Power point).
14
autoridade e responsabilidades, organizao, motivao. So fatores crticos do controle o avano do trabalho, os custos, o entorno do projeto, calendrios e datas de limites, fatores externos que influenciam o desenvolvimento do projeto, a produtividade, a informao para a tomada de deciso e as avaliaes. Deve-se considerar como fatores crticos da comunicao a relao com as contrapartes nacionais, a gerncia da equipe. So caractersticas da fase de execuo de um projeto: Gerenciar a equipe do projeto Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto. Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execuo. Assegurar os recursos necessrios dinheiro, pessoal e equipamentos para executar o projeto aprovado.
Monitoramento e avaliao5 Processo contnuo que deve ser realizado periodicamente a fim de apontar desvios, necessidade de atualizaes e ajustes ao projeto, identificar experincias exitosas e lies aprendidas que permitam aprimorar o processo. So caractersticas das etapas de monitoramento e avaliao dos projetos: Monitorar os desvios do programado. Tomar aes corretivas para harmonizar o executado com o programado. Avaliar as solicitaes de alterao do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. Quando necessrio, reprogramar o projeto. Quando necessrio, ajustar o nvel de recursos. Proceder os ajustes necessrios e obter a aprovao dos patrocinadores do projeto.
Helio E. Marodin; Srgio Mylius da Silva. Gesto de Projetos Instrumento de Gerenciamento da Inovao tecnolgica (apresentao Power point).
15
Figura 1:
Etapas de elaborao de um projeto.
DESENHO
Etapas do projeto
ANLISE
Anlise da situao e identicao de problemas Identicao dos objetivos Primeira aproximao Anlise de interessados
PLANEJAMENTO
Hierarquia de objetivos Indicadores Fontes de vericao Supostos
EXECUO
MONITORAMENTO E AVALIAO
Resumos e conceitos do enfoque lgico Identificar e analisar problemas (interessados e alternativas). Identificar objetivos apropriados. Definir indicadores para medir o xito. Estabelecer atividades para alcanar os resultados esperados. Definir os supostos que so crticos para o projeto. Estabelecer as fontes de verificao dos avanos. Definir os recursos necessrios para a execuo. Definir as responsabilidades do gerente. Estabelecer os procedimentos para determinar o que se alcanou concretamente com o projeto.
16
17
sua vez, esto ligados a instrumentos de medio que permitem acompanhar, monitorar e avaliar seu estgio de avano. Portanto, o enfoque de gesto baseada em resultados possibilitou o alinhamento entre objetivos globais, regionais e nacionais por meio da composio de 13 Objetivos Estratgicos da OMS, 81 Resultados Esperados Globais (OWER), 16 Objetivos Estratgicos da OPAS (SO), 88 Resultados Esperados Regionais (RER) e um nmero considervel de Resultados Esperados Especficos por Pas (OSER). Assim, quando definido o planejamento operativo nacional, que corresponde elaborao do PTB, so definidos os OSER a serem trabalhados e sua relao com os RER com os quais contribuem, alinhando-se aos resultados regionais e, por consequncia, aos globais. Da mesma forma, os indicadores para os OSER do PTB estaro relacionados aos indicadores dos RER selecionados. Eles permitem avaliar o alcance dos resultados e apontar para a necessidade de adotar medidas corretivas e manter o referencial de excelncia que se espera desses resultados. Esses indicadores permitem realizar controle semestral e anual, por meio da identificao e anlise de cumprimento de metas semestrais, e avaliar bianualmente os resultados. Nesse processo, est refletido o custo real dos programas por SO, alinhando os gastos nos diferentes nveis hierrquicos. Para apoiar o processo de planejamento e gesto baseada em resultados, a OPAS/OMS utiliza a ferramenta AMPES American Region Planning and Evaluation System que possui como reas conceituais a seo analtica, a articulao do plano de trabalho e o monitoramento e avaliao, tendo como base o enfoque lgico. Isso facilita a definio de objetivos a partir da anlise de problemas e estabelece bases para uma programao orientada a resultados. Essa ferramenta compreende s etapas de planejamento e programao, execuo e monitoramento e avaliao. Nota-se, portanto, que o processo de planejamento de programas e projetos da OPAS/OMS permite a integrao entre os nveis estratgico, conformado pelos resultados esperados globais e regionais, e operativo, conformado por resultados esperados nacionais, contando com a participao de atores de todos os nveis hierrquicos na sua elaborao e execuo. Por considerar a anlise de situao, orienta a atuao da cooperao tcnica em reas de maior necessidade e seu alinhamento s prioridades globais, regionais e nacionais em sade. Ainda, contem-
18
pla a avaliao dos resultados, dando maior visibilidade execuo de produtos e servios e utilizao de recursos. A Figura 2 ilustra a relao entre os nveis de planejamento estratgico e operativo da OPAS/OMS e como os instrumentos de planejamento nos seus diferentes nveis esto articulados.
Figura 2:
Relao entre os nveis de planejamento estratgico e operativo da OPAS/OMS
Planejamento Estratgico
Planejamento Operativo
Fonte: PBR/OPAS/OMS
De acordo com a Figura 2, pode-se perceber que, no centro da relao entre os planejamentos estratgico e operativo est o Plano Estratgico da OPAS 2008-2012 (PE), que tem estabelecido 5 anos de vigncia e foi aprovado pela Conferncia Sanitria Pan-Americana. O PE o instrumento de mais alto nvel de planejamento da Organizao e orienta e sincroniza os demais instrumentos globais, regionais e do pas. Com o nvel global, tem uma relao direta com o Plano Estratgico de Mdio Prazo da OMS 2008-2013, relacionando os Objetivos Estratgicos da OPAS aos da OMS. Tambm se relaciona aos Programa Geral de Trabalho da OMS 2006-2015
19
por meio da Agenda de Sade das Amricas 2008-2017 (ASA). Isso se d ao se vincular s oito reas de ao da ASA, definidas com base na Agenda Sanitria Mundial proposta pelo Programa Geral de Trabalho da OMS e com os Objetivos de Desenvolvimento do Milnio. O Oramento por Programas da OMS e da OPAS vo definir metas e oramento por binio. O PE se relaciona, ainda, com a Estratgia de Cooperao com os Pases, o que o aproxima das prioridades nacionais e do prprio planejamento operativo. Isso acontece pelo estabelecimento dos Planos de Trabalho Bianuais para onde convergem os esforos de todos os nveis global, regional e de pas. Todos esses instrumentos se relacionam com GBR conforme mostrado na Figura 3.
20
Figura 3:
Relao entre instrumentos de planejamento da OPAS/OMS e GBR
Instrumentos de Planejamento
Cadeia de Resultados
Medio
reas de Ao
Objetivos Estratgicos
Indicadores OE
CONTRIBUEM
OWERs
Indicadores OWER
AGREGAM E CONTRIBUEM
SP e PB da OPAS/OMS
RERs
Indicadores RER
AGREGAM E CONTRIBUEM
Indicadores OSER
A M P E S
Tarefas
A relao entre esses instrumentos de planejamento e GBR ocorre por meio de uma cadeia de resultados. Ou seja, cada instrumento corresponde a resultados definidos para seu respectivo nvel hierrquico. No nvel de pas, ao se definir o Plano de Trabalho Bianual (PTB), so identificados OSER e seus respectivos pro21
dutos/servios e tarefas. A realizao desses produtos/servios e suas respectivas tarefas permite o alcance do OSER, o que desencadeia uma srie de contribuies para o alcance dos resultados regionais e globais at chegar aos objetivos estratgicos globais. O monitoramento e a avaliao desses resultados acontece pela definio tambm hierarquizada de indicadores. Esse indicadores, da mesma forma, vo agregar e contribuir para o alcance dos Objetivos Estratgicos propostos. Como se percebe, trata-se de um processo bastante dinmico e transparente que acompanhado por meio de informes. Para isso, utilizada uma ferramenta de planejamento e avaliao denominada AMPES: Sistema de Planejamento e Avaliao da Regio das Amricas. De uma forma esquemtica, pode-se notar como o AMPES um sistema til para a execuo do planejamento e da programao da Organizao no marco de GBR (Figura 4).
22
Figura 4:
Sistema de planejamento da OPAS/OMS
ENTIDADE do AMPES
RER
OSERs
Indicador de RER
PROJETO do AMPES
Vinculao a funes bsicas e habilitadoras PRODUTOS & SERVIOS Vinculao a Prioridades Transversais CUSTO $$ PPF (% tempo alocado) No-PPF, inclui % tempo alocado ao pessoal
Tarefas (PTS)
CUSTO $$
Subtarefas (PTS)
Fonte: PBR/WDC
Na Figura 4, observado como so definidos os elementos do PTB de uma entidade e seu vnculo com os RER e seus indicadores. Como a execuo das aes acontecem no nvel de planejamento operativo, o cumprimento dos resultados e indicadores
23
desse nvel fundamental para o alcance dos Objetivos Estratgicos propostos pelo Plano Estratgico da OPAS e sua contribuio aos objetivos globais. Entende-se como entidade do AMPES qualquer unidade que elabora PTB e que possua oramento. Nesse esquema, consideremos como entidade um pas X. Para elaborar seu PTB, esse pas X dever considerar as prioridades do pas por meio de sua Estratgia de Cooperao entre Pases (CCS) e, assim, realizar uma anlise de situao, identificar problemas e intervenes e propor estratgias de implementao. Essa etapa analtica permite entidade definir seus OSER. Cada um desses OSER corresponde a um RER com o qual contribuir. Esse o vnculo do pas X com os nveis regional e global. Da mesma forma, os indicadores de pas vo se relacionar com indicadores regionais. O acompanhamento desses indicadores ocorre por meio de marcos semestrais, registrados em Informes de Progresso Semestrais (IPS). Dessa forma, os OSER possuem recursos que lhes permite executar produtos/servios e tarefas programadas no PTB a cada semestre, as quais esto relacionadas ao cumprimento das metas propostas nesse mesmo perodo. Os recursos podem ter trs origens: regulares da OPAS pela cota dos Estados-Membros; regulares da OMS; contribuies voluntrias de agncias doadoras ou outras fontes. Somente sero executados recursos que estejam relacionados a tarefas e produtos/servios programadas no PTB.
24
Figura 5:
Relao entre os nveis de planejamento na OPAS/OMS Brasil
CCS 2008-2012
PTB
Retroalimentao
Nvel institucional
Responsveis: Grupo de Administrao e Planejamento (GAP), composto pelo Representante, Oficial de Administrao e de Programas, e Grupo de Gesto Gerencial (GGG), composto pelo GAP, pelos Gerentes de rea de Coordenao Interprogramtica e pelo Coordenador da Unidade Tcnica de Informao em Sade, Gesto do Conhecimento e Comunicao. Atribuies: Definir o planejamento geral da OPAS/OMS no Brasil, os objetivos estratgicos e polticas a serem seguidas por toda a Organizao. Abordar planos de longo prazo na relao da Organizao com as contrapartes nacionais e com os nveis regional e global e definir como dever ser seu comportamento diante das oportunidades e ameaas da cooperao tcnica. Realizar o mapeamento do ambiente poltico e estratgico no qual a OPAS/OMS dever atuar, avaliando foras e limitaes da Organizao. Abrangncia: Toda a OPAS/OMS no Brasil.
25
Nvel intermedirio
Responsveis: Gerentes de rea de Coordenao Interprogramtica e Administradores-Planejadores. Atribuies: Realizar o planejamento ttico, que faz a relao entre os planos de cada unidade tcnica como os objetivos traados no nvel institucional. Trabalhar com os objetivos e desafios definidos no planejamento geral. Abrangncia: Administradores-Planejadores, coordenadores, tcnicos e administradores de UT.
Nvel operacional
Responsveis: Coordenadores e Administradores de Unidade Tcnica. Atribuies: Elaborar planos de atividades que configuram a programao das operaes fundamentais da Organizao, realizar sua execuo e avaliar os resultados e como se inserem no planejamento geral. Abrangncia: Tcnicos e administradores da UT.
Representante
1. Conduzir o Plano de Desenvolvimento Integral da PWR 2007-2012: responsvel pela Entidade (CCS 2008-2012)/PTB 2008-2009 e conduo do planejamento e a administrao estratgica (Modelo de Gesto 2008-2012). Aprovar o processo de programao anual e a avaliao semestral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos. Conduzir e incentivar a coordenao interprogramtica e interagencial da PWR. Conduzir a participao da CT da PWR nos processos de integrao sub-regional, regional e global, incentivando e controlando politicamente o correto uso dos TC/TA e CTP. Conduzir poltica e estrategicamente a execuo do PTB 10-11. Conduzir o processo de gesto do conhecimento, informao e comunicao de forma transversal CT da OPAS/OMS. Conduzir o processo de desconcentrao administrativa da PWR.
2. 3. 4.
5. 6. 7.
26
8. Conduzir o processo de delegao de autoridade e assinatura da PWR. 9. Elaborar e monitorar a RRE do Gabinete da PWR. 10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaos de participao que conformam o Mecanismo de Coordenao e Comunicao (MCC) da PWR: Gabinete da Representao (GR), Grupo de Planejamento e Administrao (GAP), Grupo de Gesto Gerencial (GGG), Grupo Interprogramtico Ampliado (GIA), Plenria Geral (PG). 11. Fomentar trabalho em equipe, incentivando a conformao de Grupos timos (GO) e de Grupo de Tarefa Interprogramtico (GTI). 12. Conduzir o processo de programao e avaliao dos 10 Programas do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). 13. Conduzir o apoio de diferentes reas de gerncia e UT da PWR no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS. 14. Participar ativamente do Equipe de pas das Naes Unidas (UNCT). 15. Supervisionar em primeiro nvel o Oficial de Programas, Oficial de Administrao, Gerentes de rea de Coordenao Interprogramtica, Coordenadores de Unidade Tcnica, Assessores Internacionais, Regionais e Sub-regionais, secretrias e motorista do Gabinete. 16. Substituir interinamente o Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica.
Oficial de Programas
1. Assessorar e apoiar o PWR, os Gerentes de rea, Administradores-Planejadores) ADP e Coordenadores de UT no processo integral de Gesto Baseada em Resultados. Cuidar da implantao do Modelo de Gesto da Representao no processo integral de planejamento, programao, controle e avaliao da cooperao tcnica. Assessorar a elaborao do ciclo de projetos. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP no processo de programao anual e semestral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos. Assessorar e apoiar o PWR na conduo e coordenao dos processos de trabalho da CT de carter interprogramtico e interagencial. Assessorar e apoiar o PWR na conduo, programao e controle dos TC/TA e CTP para a integrao regional e global em sade. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP na conduo da programao e avaliao do do PTB 10-11; preservar coerncia tcnica, administrativa e financeira do processo.
27
2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Elaborar e monitorar sua Rede de Relacionamento Estratgico (RRE). Assessorar e apoiar o PWR na convocatria com agendas predefinidas de GR, GAP, GI, GIA, PG. Elaborar ajuda de memria do GAP, GI e GIA, especificando compromissos adquiridos e informar sobre seu cumprimento ao PWR. Assessorar e apoiar o PWR na convocatria, seguimento e avaliao do funcionamento dos GO e GTI. Assessorar e apoiar o PWR no processo de programao e avaliao do PDI. Assessorar e apoiar o PWR no processo de transversalizao da gesto do conhecimento, informao e comunicao da CT da OPAS/OMS. Assessorar e apoiar o PWR na conduo e apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS. Assessorar e apoiar o PWR na participao do UNCT. Substituir interinamente o Oficial de Administrao.
Oficial de Administrao
Supervisar e controlar o processo administrativo da Representao. Cuidar da implementao do Modelo de Gesto da Representao no que corresponda ao processo integral de administrao. 3. Controlar a coerncia administrativa e financeira da execuo das partidas oramentrias. 4. Coordenar a execuo do programa de desconcentrao administrativa e de fortalecimento dos processos de controle, superviso e auditoria interna da Unidade Administrativa. 5. Apoiar o PWR no processo de delegao de autoridade e assinatura na PWR. 6. Aprovar o pagamento de instrumentos administrativos. 7. Aprovar obrigaes de para os diferentes tipos de contratos de funcionrios, previamente autorizadas pelo PWR. 8. Aprovar reembolso de caixa pequeno, restituio de passagens e solicitaes de importao e exportao (DSI/DSE). 9. Elaborar e monitorar a RRE da Unidade de Administrao baseada na eficincia e na transparncia da gesto. 10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaos de participao do MCC: Grupo da Unidade de Administrao (GUA) Participar ativamente no GAP, GI, GIA, PG. 11. Participar de GO e incentivar os funcionrios da Unidade de Administrao a que participem.
28
1. 2.
12. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade. 13. Supervisionar o desempenho dos funcionrios da Unidade Administrativa, em primeiro nvel, e os ADP e Administradores de UT, em segundo nvel. 14. Substituir interinamente o Oficial de Programas.
29
Administrador-Planejador de rea
1. Sob a superviso do Gerente de rea, controlar o processo de GBR/PTB, PTS e IPS do Projeto e processos administrativos descentralizados. 2. Controlar a coerncia administrativa e financeira do processo de planejamento, programao e controle de TC/TA, CTP, Projetos Especiais. 3. Controlar a coerncia administrativa e financeira do processo de planejamento, programao, controle e avaliao do PTB 10-11. 4. Responsabilizar-se pela eficcia e pela transparncia do processo de desconcentrao administrativa em sua rea. 5. Elaborar e monitorar sua RRE. 6. Apoiar o Gerente de rea na convocatria com agendas predefinidas do GGAC e elaborar as ajudas de memria das reunies, especificando compromissos adquiridos e entregar relatrio de seu cumprimento ao Gerente de rea. 7. Participar ativamente no GGAC, GI, GIA e PG. 8. Participar ativamente de GO. 9. Capacitar-se nas normas de planejamento e administrao em sua rea. 10. Supervisionar o desempenho funcional dos Administradores de UT que faam parte de sua rea de Gerncia para cumprimento dos procedimentos administrativos conforme normas da OPAS/OMS. 11. Substituir interinamente o ADP de outra rea de Gerncia, quando solicitado. 12. Desempenhar as funes de Administrador de UT.
Coordenador de UT
1. 2. Definir o OSER e executar as respectivas atividades de cooperao tcnica da Unidade Tcnica. Sob delegao, assinar os seguintes instrumentos administrativos: contratos por produto com pessoas fsicas e jurdicas, cartas-acordo, apoio financeiro para cursos e seminrios, ordens de compra nacionais e internacionais, autorizaes de viagens coletivas, autorizaes de viagens nacionais com recursos de contribuies voluntrias. Coordenar o processo de planejamento, programao e controle dos TC/TA, CTP e Projetos Especiais de sua UT. Coordenar o controle e avaliao dos OSER, indicadores e metas e a programao de produtos/servios e tarefas do PTB 2010/2011 que correspondam UT.
3. 4.
30
5.
Coordenar e programar os TC/TA, CTP e Projetos Especiais que apiem todas as iniciativas de sua UT e que contribuam para a integrao regional e global em sade. Elaborar e monitorar o RRE da Unidade Tcnica, responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperao tcnica. Convocar o Grupo da UT com agendas predefinidas. Participar ativamente do GI, GIA, GGAC e PG. Participar de GO e incentivar a conformao de GO em sua UT. Implementar a gesto do conhecimento, comunicao e informao na UT. Participar ativamente no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos rgos Diretivos da OPAS e da OMS. Supervisionar, em primeiro nvel, os tcnicos, o administrador de UT e os secretrios e, em segundo nvel, os assistentes administrativos. Substituir interinamente outro Coordenador de UT que faa parte de sua rea de Gerncia, preferencialmente, quando solicitado. OBS.: Especificamente, o Coordenador da UT de Gesto do Conhecimento, Informao e Comunicao dever ainda: Definir as polticas de implementao da gesto do conhecimento, informao e comunicao de forma transversal CT da OPAS/OMS; coordenar, facilitar e acompanhar o processo de implementao.
Assessor Internacional
1. 2. 3. 4. 5. 6. Assegurar a coerncia tcnica entre as atividades nacionais para que responda aos mandatos sub-regionais, regionais e globais da cooperao tcnica. Identificar processos nacionais e internacionais que sirvam de exemplo troca de experincias e lies aprendidas entre pases. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe correspondam. Participar ativamente nos espaos de coordenao interprogramtica e interagencial que lhe corresponda. Participar ativamente no TC/TA e CTP para apoiar os processos de integrao regional e global em sade. Elaborar, controlar e avaliar os indicadores e marcos e programao dos produtos/servios das tarefas que lhe correspondam do PTB 2010/2011.
31
Participar ativamente nas atividades de gesto do conhecimento, informao e comunicao que lhe correspondam. Participar ativamente no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos rgos Diretivos da OPAS e OMS. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperao tcnica. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG. Participar ativamente de GO. Substituir interinamente outros assessores internacionais no que se refere responsabilidade de assinatura de instrumentos administrativos, quando solicitado. Monitorar a execuo de cartas-acordo, cursos e seminrios e contratos e aprovar relatrios tcnico e financeiro e produtos que lhe correspondam.
32
Administrador de UT
Sob a superviso direta do Coordenador de UT e superviso funcional do ADP, executar e controlar os procedimentos administrativos das aes programadas no PTS. 2. Elaborar a informao administrativa e financeira do processo de planejamento, programao e controle da TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe corresponda. 3. Implementar a desconcentrao administrativa nas UT e supervisionar os assistentes administrativos conforme procedimentos e normas aprovados: Analisar e revisar a prestao de contas e relatrios financeiros (cartas-acordo, curso e seminrio, contratos e grants), semanalmente. Monitorar o vencimento de instrumentos administrativos e pagamentos, mensalmente. Controlar o arquivo de produtos e relatrios tcnicos e financeiros, semanalmente. Monitorar obrigaes, mensalmente. Monitorar a execuo oramentria, mensalmente. Monitorar e controlar collective travels, semanalmente, e solicitaes de restituio de passagens e dirias. Realizar o reclamo e clculo de PAHO 110. Controlar a presena e horrio do staff da UT. Monitorar o vencimento de partidas e TC. 4. Apoiar os Coordenadores de UT na coordenao dos processos de programao, controle e avaliao do PTB 2010/2011. 5. Apoiar os tcnicos nos processos de programao anual e semestral e reviso mensal. 6. Capacitar tcnicos e assistentes administrativos nas normas e procedimentos administrativos. 7. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus processos administrativos. 8. Participar ativamente do GUT, GIA, GAD, GGAC e PG. 9. Participar ativamente do GO. 10. Substituir interinamente outros administradores de sua rea de Coordenao, quando solicitado. 11. Supervisionar, em primeiro nvel, os Assistentes Administrativos. 1.
33
Assistente Administrativo
1. 2. 3. 4. Participar ativamente do GUT e PG. Participar ativamente de GO. Executar os procedimentos administrativos desconcentrados nas UT de acordo com as normas e procedimentos. Substituir interinamente outros assistentes administrativos de sua UT ou rea de Coordenao, quando solicitado.
3. Instrumentos de Planejamento
O processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil conta com instrumentos relacionados orientao do processo, elaborao, programao, ao monitoramento e avaliao das atividades desenvolvidas.
35
Figura 6:
Plano de Desenvolvimento Integral da cooperao tcnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012
Representao no Brasil
Representao no Brasil
Representao no Brasil
Representao no Brasil
Representao no Brasil
Atualiza
A cooperao tcnica da OPAS/OMS com o Brasil est orientada a partir de quatro documentos bsicos que conformam o Plano: a Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil 2008-2012, que determina e prioriza todas as atividades de cooperao que a OPAS/OMS desenvolver com o Brasil nesse perodo; o Plano de Trabalho Bianual 2018-2011, que contribui com o cumprimento dos indicadores, metas e produtos/servios programados para 2010-2011, a partir dos objetivos globais da Organizao Mundial da Sade que foram trabalhados no Brasil e os resultados esperados regionais e locais a que a cooperao se compromete a cumprir, e que requer um Modelo de Gesto 2008-2012, que orienta os processos de planejamento e administrao da Representao para o alcance de uma organizao do trabalho eficiente, eficaz e baseada em resultados; e o Plano de Desenvolvimento Institucional 2008-2009, que subsidia a atualizao do CCS de forma a contribuir
36
com o alinhamento dos recursos humanos, financeiros e tecnolgicos da Representao, buscando estabelecer programas, processos e mecanismos para que a cooperao tcnica acontea de forma planejada, organizada e participativa.
A descrio detalhada dos elementos da matriz encontra-se no documento Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003.
37
Atividades: identificam o que se deve fazer para produzir os resultados definidos. O Anexo 1 apresenta o modelo de matriz lgica para a elaborao de projetos, de acordo com a metodologia utilizada pela Organizao.
Total estimado (R$): soma dos valores estimados de recursos por instrumento administrativo. Responsvel OPAS/OMS: tcnico responsvel pelo gerenciamento das aes programadas por perodo. O Anexo 2 apresenta o modelo de PTA utilizado para a programao das atividades dos projetos.
39
b. Informe de Progresso Semestral (IPS) Esse documento apresenta a avaliao da execuo tcnica e financeira do PTB. Possui uma primeira parte que consiste nos relatrios emitidos pelo grupo de Gesto Executiva do Escritrio Central da OPAS (EXM/OC) (02 formulrios para anlise de alcance de metas e de execuo financeira). Na segunda parte, apresentado o relatrio de avaliao dos Projetos definidos para o PTB/AMPES. Essa avaliao elaborada sob a responsabilidade do Gerente de rea, com o apoio de todos os Coordenadores de Unidades Tcnicas e sua equipe envolvidos com suas aes. um processo participativo que permite realizar: 1. Anlise de resultados: procura-se verificar se os resultados do Projeto esto sendo alcanados, tendo em vista seus OSER, indicadores e marcos. 2. Anlise de pertinncia: visa analisar se o Projeto contribui efetivamente para atingir os indicadores e graus de execuo fsica e financeira das atividades e tarefas, bem como das demais aes que o constituem. 3. Anlise de execuo: verifica-se se os recursos de toda ordem previstos no Projeto esto adequadamente alocados, se o modelo gerencial e a estrutura organizacional incorporam a gesto baseada em resultados da OPAS/OMS, apesar dos conflitos previsveis decorrentes da mudana.
Dessa forma, pode-se identificar resultados e recomendaes de melhorias do Projeto AMPES e seus componentes, alm de mostrar aspectos importantes de cada Projeto, identificados por meio de uma anlise qualitativa das metas/indicadores e OSER. O Anexo 5 apresenta o roteiro para a elaborao dos IPS.
c. Informe Anual Compila as informaes do IPS, possibilitando uma avaliao anual de todo o desenvolvimento da cooperao tcnica. Possui a mesma estrutura do IPS. Serve de subsdio para a elaborao do Informe Bimestral. d. Informe Bimestral7 Compila as informaes do Informe Anual, possibilitando uma avaliao bimestral de todo o desenvolvimento da cooperao tcnica.
O informe final sobre o Plano Estratgico da OPAS 2008-2012 ser composto pelos informes quadrienais compilados de todas as entidades do AMPES e ser apresentado aos Corpos Diretivos em 2014.
40
41
A aprovao da proposta tcnica se dar por meio de anlise quanto a sua relevncia tcnica e quanto ao valor agregado que a OPAS/OMS aportar ao resultado final do projeto.
II)
Aprovao do projeto
Aps aprovao da proposta tcnica e elaborao do projeto, os documentos sero encaminhados Sede da Organizao (OC), em Washington. Aprovado pela Sede, sero abertos subsdio e linha oramentria que permitiro a execuo dos projetos. No caso de TC/TA, o documento ser encaminhado ao Ministrio das Relaes Exteriores para seu conhecimento.
III)
Execuo do projeto
O projeto s ser executado se estiver programado no Plano de Trabalho Bianual da Organizao e se tiver um Plano de Trabalho Anual (PTA) e Semestral (PTS). O PTA e o PTS permitem a programao de todas as ope-
No caso de o projeto ser um TC/TA, a anlise do projeto ser realizada pela Comisso Coordenao Gerencial, instncia responsvel pelas decises institucionais no processo de cooperao, envolvendo o Ministrio da Sade e a OPAS/OMS, sob conduo conjunta da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade do Brasil e do Representante da OPAS/OMS. Participam os responsveis pelo TC de nvel tcnico (diretores tcnicos de projeto do Ministrio da Sade e coordenadores de unidades tcnicas da OPAS/OMS) e de nvel administrativo (Assessoria do Secretrio Executivo do Ministrio e Administrador da Representao da OPAS/OMS), conforme descrito no documento Diretrizes para a elaborao e gesto dos Termos de Cooperao.
raes a serem executadas nos respectivos perodos, bem como sua atualizao mensal. A execuo dos projetos deve seguir os procedimentos e prazos administrativos da Organizao.
IV)
V)
Processamento
O processo iniciado no momento em que a Unidade Tcnica da PWR/BRA tem a aprovao poltica dada pelo Representante para a formalizao de um projeto. O oficial de projeto elabora a matriz lgica conjuntamente com a contraparte e com o apoio do Administrador de UT. Finalizada sua elaborao, a matriz dever ser impressa, assinada pelo oficial de projeto e pelo Coordenador da Unidade Tcnica e encaminhada para anlise tcnica do Gerente de rea, para parecer da Oficial de Programas e para aprovao do Representante.
43
Fluxograma:
reas tcnicas da OPAS/OMS e contraparte Aprovao da proposta tcnica preliminar (Representante da OPAS/OMS e contraparte)
Proposta tcnica preliminar reas tcnicas OPAS/OMS e contraparte Elaborao do projeto OPAS/OMS Brasil e Sede em WDC
Fase de elaborao
Aprovao do projeto
Fase de aprovao
Aprovao pela Sede da OPAS/OMS Relatrios tcnico e nanceiro semestrais Escritrio Central, CFS, Gerncias Tcnicas
Fase de execuo
II)
III)
Responsabilidade
Ambas as etapas de elaborao e de atualizao do PTA so de responsabilidade do tcnico e do Coordenador da Unidade Tcnica correspondente e devem ser realizadas conjuntamente com a contraparte.
44
IV)
Aprovao
A aprovao do PTA feita pelo Representante da OPAS/OMS no Brasil, aps o parecer da Oficial de Programas e assinaturas do tcnico, coordenador e gerente relacionados ao PTA.
V)
Processamento
Etapa 1. O PTA do projeto elaborado conjuntamente pelo tcnico oficial de projeto e a contraparte, contando com o apoio do Administrador de UT, de acordo com a matriz lgica previamente aprovada. Etapas 2 e 3. A verso eletrnica padronizada do PTA encaminhada para anlise tcnica do Coordenador de UT e do Gerente de rea e para a verificao da coerncia entre atividades, recursos e normas pelo ADP. Etapa 4. O ADP recebe os comentrios do Coordenador de UT e do Gerente de rea e faz o intercmbio com o tcnico oficial de projetos e Administrador de UT para realizar eventuais ajustes. O ADP encaminha a verso ajustada em meio eletrnico para a Oficial de Programas. Etapa 5. A Oficial de Programas analisa o PTA e emite parecer em meio eletrnico ao ADP. Etapa 6. O ADP realiza os ajustes necessrios junto aos responsveis, imprime a verso final, coleta as assinaturas do tcnico oficial responsvel, do Coordenador de UT e do Gerente de rea, anexa o parecer eletrnico final da Oficial de Programas e encaminha ao Representante. Etapa 7. Aprovao do Representante e retorno ao ADP. Etapa 8. O ADP informa ao tcnico oficial responsvel, ao Coordenador de UT, ao Gerente de rea, Oficial de Programas e ao Oficial de Administrao que o PTA foi aprovado. Digitaliza o documento final e disponibiliza no Sistema de Gesto de TC/TA. Retroalimenta a todos os envolvidos no caso de haver grandes modificaes nas atualizaes anuais.
45
Fluxograma:
ELABORAO DO PTA a) Responsvel: Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial b) Trabalho conjunto com a contraparte c) Utilizao do modelo padronizado em Excel d) Apoio do Administrador de UT e) Encaminhamento ao Coordenador de UT e Gerente de rea para anlise (eletrnico)
Coordenador de UT
Gerente de rea
a) Anlise do PTA: vericao de coerncia entre atividades, recursos e normas administrativas b) Intercmbio com tcnico e administrador de UT para ajustes c) Encaminhamento Ocial de Programas (eletrnico)
AdministradorPlanejador
Ocial de Programas
a) Intercmbio com a rea para ajustes b) Impresso, coleta de assinaturas, anexa mensagem de parecer da Ocial de Programas c) Encaminhamento ao Representante
AdministradorPlanejador
Representante
GESTO DA INFORMAO a) Responsvel: Administrador-Planejador b) Informa rea, Ocial de Programas e ao Ocial de Administrao que o PTA foi aprovado c) Disponibiliza a verso digitalizada no Sistema de Gesto dos TC/TA d) Verica a coerncia de valores anuais e semestrais e) Informa a todos sobre grandes modicaes nas atualizaes anuais dos PTA
AdministradorPlanejador
46
II)
III)
Responsabilidade
Ambas as etapas de elaborao e de atualizao do PTS so de responsabilidade do tcnico e do Coordenador da Unidade Tcnica correspondente e devem ser realizadas conjuntamente com a contraparte.
IV)
Aprovao
A aprovao do PTS feita pelo Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica, aps o parecer da Oficial de Programas.
V)
Processamento
Etapa 1. O PTS do projeto elaborado conjuntamente pelo oficial de projeto e a contraparte, contando com o apoio do Administrador de UT, de acordo com a matriz lgica e com o PTA previamente aprovados. Etapa 2. Encaminhamento do PTS por meio eletrnico ao Coordenador de UT e ao Gerente de rea para anlise tcnica e para verificao da coerncia entre atividades, recursos e normas pelo ADP. Etapa 3. O ADP faz o intercmbio entre o tcnico oficial de projeto e o administrador de UT para ajustes e encaminha Oficial de Programas. Etapa 4. A Oficial de Programas emite parecer eletrnico ao ADP. Etapa 5. O ADP faz o intercmbio entre o tcnico oficial de projeto e o administrador de UT para ajustes, imprime a verso final, coleta assinaturas, anexa a mensagem de parecer da Oficial de Programas e encaminha ao Gerente de rea para aprovao.
47
Etapa 6. O Gerente de rea analisa e encaminha a verso aprovada do PTS ao ADP. Etapa 7. O ADP informa ao tcnico oficial responsvel, ao Coordenador de UT, ao Gerente de rea, Oficial de Programas e ao Oficial de Administrao que o PTA foi aprovado. Digitaliza o documento final e disponibiliza no Sistema de Gesto de TC/TA. Realiza o controle seletivo das solicitaes em relao programao no PTS. Recebe dos Administradores de UT as solicitaes no programadas no PTS e as encaminha, juntamente com a justificativa, para aprovao do Gerente de rea. Retroalimenta a todos os envolvidos no caso de haver grandes modificaes nas atualizaes semestrais.
48
Fluxograma:
ELABORAO DO PTS a) Responsvel: Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial b) Trabalho conjunto com a contraparte c) Utilizao do modelo padronizado em Excel d) Apoio do Administrador de UT e) Encaminhamento ao Coordenador, Gerente da rea e ADP (eletrnico) f) Encaminhamento da atualizao mensal das aes programadas no PTS ao Administrador de UT
1
Coordenador de UT e Gerente de rea
a) Anlise do PTS: vericao de coerncia entre aes, recursos e normas administrativas b) Intercmbio com tcnico e administrador de UT para ajustes c) Encaminhamento ao Ocial de Programas (eletrnico)
AdministradorPlanejador
3
Ocial de Programas
a) Intercmbio com a rea para ajustes b) Impresso, coleta de assinaturas, anexa mensagem de parecer da Ocial de Programas c) Encaminhamento ao Gerente de rea
Gerente de rea
GESTO DA INFORMAO a) Responsvel: Administrador-Planejador b) Informa rea, Ocial de Programas e ao Ocial de Administrao que o PTS foi aprovado c) Disponibiliza a verso digitalizada no Sistema de Gesto dos TC/TA
AdministradorPlanejador
CONTROLE SELETIVO a) Responsvel: ADP b) Faz o controle seletivo das solicitaes em relao programao PTS c) Recebe dos Administradores de UT as solicitaes no programadas no PTS e as encaminha, juntamente com a justicativa, para aprovao do Gerente de rea
49
II)
Etapas de atualizao
O PTS dever ser atualizado mensalmente.
III)
Responsabilidade
A atualizao mensal do PTS de responsabilidade do tcnico oficial de projeto e deve ser realizada conjuntamente com a contraparte.
IV)
Aprovao
A aprovao da atualizao mensal do PTS dada pelo Coordenador de UT, aps parecer do ADP.
V)
Processamento
Etapa 1. Aprovado o PTS, as atualizaes devero ser realizadas pelos tcnicos, com apoio dos administradores de UT. Etapa 2. A verso eletrnica atualizada9 pelo tcnico oficial de projeto dever ser encaminhada ao Coordenador de UT para anlise tcnica e ao ADP para parecer. So realizados intercmbios entre o ADP e o tcnico e administrador para ajustes. Etapa 3. Aps o parecer positivo do ADP, o Administrador de UT dever imprimir a verso atualizada do PTS e coletar a assinatura do tcnico e do Coordenador de UT. Etapas 4. A verso atualizada e assinada ser digitalizada pelo Administrador de UT, responsvel por informar ao tcnico oficial de projeto, Coordenador de UT e ADP e por disponibilizar a verso digitalizada no
Utiliza-se o mesmo modelo do PTS para sua atualizao, destacando-se a data, as atividades modificadas/ substitudas/alteradas e inserindo-se comentrios, se necessrio.
50
Fluxograma:
ATUALIZAO MENSAL DO PTS a) Responsvel: Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial b) Trabalho conjunto com a contraparte c) Utilizao do modelo padronizado em Excel d) Apoio do Administrador de UT e) Envio ao ADP (eletnico)
Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial
Anlise tcnica
1
Coordenador de UT
ADP
a) Anlise do PTS: vericao de coerncia entre aes, recursos e normas administrativas b) Intercmbio com tcnico e administrador de UT para ajustes c) Emisso de parecer d) Envio ao Administrador de UT
2 2
sistema de gesto dos TC/TA. O Administrador de UT far o controle das solicitaes programadas no PTS e informar ao ADP as solicitaes no programadas para providncias.
a) Impresso do PTS atualizado, anexa o parecer do ADP, coleta de assinaturas do tcnico e do Coordenador. b) Informa a todos os envolvidos no processo que o PTS atualizado foi aprovado e disponibiliza a verso atualizada no sistema de gesto dos TC/TA
Administrador de UT
CONTROLE a) Responsvel: Administrador de UT b) Garante que as solicitaes executadas estejam programadas no PTS c) Informa o ADP das solicitaes no programadas para providncias
51
5. Etapas de controle
Os processos de planejamento, programao, monitoramento e avaliao dos projetos da PWR/BRA passam por etapas de controle com o objetivo de garantir o equilbrio e o balano estratgico entre a execuo das operaes dos processos de Planejamento e Administrao nas diferentes Gerncias. Esse controle se d no nvel do Gabinete da Representao, por meio do Oficial de Programas e da Unidade de Administrao, e no nvel das trs Gerncias de rea, por meio dos Administradores-Planejadores (ADP). Alm disso, na OPAS/OMS Brasil, existem nove instncias organizacionais de gesto direta de operaes para a execuo dos processos de planejamento e administrao. Essas instncias so conformadas pelas unidades10 tcnicas e administrativa, que exercem um papel relevante e possuem uma relao matricial com as instncias de controle mencionadas no pargrafo anterior. As instncias de gesto direta das operaes e os mecanismos de controle interno constituem o Sistema de Controle Estratgico da Representao (Figura 7).
10
Unidades tcnicas de Informao em Sade, Gesto do Conhecimento e Comunicao, de Polticas de Recursos Humanos em Sade, Servios de Sade, de Medicamentos, Tecnologia e Pesquisa, de Doenas Transmissveis e no Transmissveis, de Desenvolvimento Sustentvel e Sade Ambiental, de Sade Familiar, de Segurana Alimentar e Nutrio.
53
Figura 7:
Sistema de controle dos processos de planejamento, programao, monitoramento e avaliao dos projetos da PWR/BRA
Ocial de Administrao
ADP
UNIDADES TCNICAS
Considerando o processo de gesto do conhecimento na PWR/BRA e o compartilhamento da informao sobre a gesto de Projetos, foi criado o sistema de gesto de Projetos da PWR/BRA como uma ferramenta de apoio ao registro histrico e acompanhamento da cooperao tcnica (Figura 8). O Sistema est localizado na intranet da OPAS/OMS no Brasil e permite acesso remoto por meio de senhas. A Web 2.0 da PWR/BRA tambm d acesso intranet e ao sistema.
Figura 8:
Sistema de Gesto dos Projetos da PWR/BRA
55
Esse sistema permite acessar informaes sobre os projetos, tais como: propsito, RER/OSER relacionado, ponto focal, valor, matriz lgica do projeto, vigncia, histrico de atividades realizadas, dentre outras. A responsabilidade de atualizao das informaes do tcnico responsvel pelo Projeto.
ANEXOS
INDICADORES
MEIOS DE VERIFICAO
SUPOSTOS
FIM
PROPSITO
Lgica Vertical
RESULTADOS
11
A descrio detalhada dos elementos da matriz encontra-se no documento Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003.
57
58
TC/TA:
Data de atualizao:
NMERO BRA 01.01.01.001 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 5.000,00 1 300.000,00 10 20 10.000,00 1.000,00 50 300 50.000,00 150.000,00 2 1 20.000,00 300.000,00 Passagens
AO
TAREFA AMPES
03 estudos sobre X
01 evento sobre Y
200.000,00 Beltrano
03 eventos sobre W
316.000,00 Sicrano
NMERO BRA 01.01.01.002 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente BRA 03.02.02.004 A5.2 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 986.000,00 5 100.000,00 Passagens 100.000,00 Sicrano 1 50.000,00 Passagens 50.000,00 Fulano
AO
TAREFA AMPES
LOCALIzAO NO MARCO LGICO ELEMENTO DE DESPESA QUANTIDADE ESTIMADA TOTAL ESTIMADO (R$) RESPONSVEL OPAS/OMS
01 reunio sobre X
05 estudos sobre Z
Total
59
60
TC/TA:
Data de atualizao:
NMERO BRA 01.01.01.001 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 5.000,00 1 300.000,00 10 20 10.000,00 1.000,00 50 300 50.000,00 150.000,00 2 1 20.000,00 300.000,00 Passagens
AO
TAREFA AMPES
03 estudos sobre X
01 evento sobre Y
200.000,00 Beltrano
03 eventos sobre W
316.000,00 Sicrano
NMERO BRA 01.01.01.002 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente BRA 03.02.02.004 A5.2 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 986.000,00 5 100.000,00 Passagens 100.000,00 Sicrano 1 50.000,00 Passagens 50.000,00 Fulano
AO
TAREFA AMPES
LOCALIzAO NO MARCO LGICO ELEMENTO DE DESPESA QUANTIDADE ESTIMADA TOTAL ESTIMADO (R$) RESPONSVEL OPAS/OMS
01 reunio sobre X
05 estudos sobre Z
Total
61
Braslia-DF, 2009.
62
Sumrio
APRESENTAO 1. IDENTIFICAO DO TC 3. ATIVIDADES E RESULTADOS 4. CONTRIBUIO PARA O PROGRAMA MAIS SADE 5. LIES APRENDIDAS/RECOMENDAES 6. EXECUO FINANCEIRA 7. AUTENTICAO 8. FORMATAO 9. CONCLUSO ANEXOS XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX
63
APRESENTAO
O Manual para a elaborao de relatrio de gesto de Termos de Cooperao (TC) tem como objetivo orientar o gestor e obter simetria nos relatrios de gesto apresentados. Esse documento fruto do trabalho conjunto da Diretoria de Programa da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade, por meio de sua Coordenao Geral de Execuo de Projetos, com a participao das secretarias e demais reas do ministrio da sade, e da OPAS/OMS, Representao no Brasil. Esperamos que este Manual facilite a elaborao do Relatrio de Gesto e possibilite o acompanhamento e avaliao da execuo dos TC de modo que possam contribuir com o alcance dos objetivos propostos no Mais Sade do Brasil e no Plano Estratgico da OPAS/OMS para o perodo 2008-2012. Para mais esclarecimentos, favor comunicar-se com a Coordenao Geral de Execuo de Projetos/SE/MS ou com a Unidade Tcnica correspondente na OPAS/OMS.
64
1. IDENTIFICAO DO TC
Nesse item necessrio preencher o quadro abaixo com dados que permitam a identificao do Termo de Cooperao firmado entre o Ministrio da Sade e a Organizao Pan-Americana da Sade / Organizao Mundial da Sade OPAS/OMS
1.1 rea tcnica responsvel: - Pelo TC/TA no MS: - Pelo TC/TA na OPAS/OMS: Ttulo/Nmero do TC: Objeto do TC: Nmero do processo: Perodo de vigncia: Nmero do SIAFI no TC: Nmero de TA: Valor total dos TA e total no TC:
65
2.
INTRODUO
Nesse item necessrio preencher o quadro com uma breve descrio do Termo de Cooperao, constando os seguintes dados: data da assinatura/vigncia, propsito do TC e comentrios gerais sobre a cooperao tcnica.
66
3. ATIVIDADES E RESULTADOS
Para descrio desse item, necessrio utilizar a matriz lgica proposta para cada TC e as programaes semestrais de trabalho para cada TA. Indicar os produtos, os eventos realizados (comentando resultados e desdobramentos), principais publicaes e tecer comentrios sobre o acompanhamento dos indicadores/metas descritos na matriz do TC.
Fim DEFINIDO NA MATRIZ DO TC Propsito DEFINIDO NA MATRIZ DO TC As atividades de cooperao a seguir apresentadas tiveram incio em xxxxx, com o repasse de recursos do xx TA. Para cada TA, identificar qual(is) Resultado(s) Esperado(s) e atividade(s) da matriz do TC foram trabalhados no perodo, com base nas aes programadas para o semestre. Exemplo: RE xx: descrio descrio descrio descrio descrio descrio descrio descrio Atividades realizadas: Principais produtos (definidos na programao semestral) Principais eventos realizados, comentando resultados e desdobramentos (definidos na programao semestral) Principais publicaes (definidas na programao semestral) Comentrios sobre o acompanhamento dos indicadores descritos na matriz do TC.
67
5. LIES APRENDIDAS/RECOMENDAES
Identificar oportunidades, debilidades e recomendaes para a execuo do TC no semestre seguinte.
68
6. EXECUO FINANCEIRA
1. 2. 3. Recursos repassados: Recursos desembolsados: Saldo em definir o perodo:
7. AUTENTICAO
Assinaturas a serem includas ao final do Relatrio de Gesto: 1. 2. 3. Gestor do TC/TA e seu respectivo cargo no MS. Responsvel da rea a que o TC est vinculado no MS. Responsvel tcnico pelo TC/TA na OPAS/OMS.
8. FORMATAO
O desenvolvimento do relatrio dever ser na fonte 10, letra Verdana, espao simples. As planilhas devero ser seguidas na forma estabelecida pelo Manual. Caso o gestor queira transferir para outro programa como Excel, ficar atendo para que nenhuma informao solicitada seja perdida. Dever ter capa, sumrio e ao final dever constar a autenticao.
8.1 Capa
A capa dever constar nome da OPAS/OMS, MS e das respectivas reas responsveis pelo TC/TA de ambas as instituies na parte superior da folha. O ttulo do relatrio dever estar centralizado na fonte tamanho 18. Abaixo do ttulo dever constar o perodo do relatrio, identificao do TC e dos TAs e local. Ver modelo Anexo III.
69
8.2 Sumrio
O Sumrio dever conter: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identificao do TC Introduo Atividades e Resultados Execuo do Objeto Contribuio para o Programa Mais Sade Lies Aprendidas/Recomendaes Execuo Financeira Autenticao Anexos (se houver)
9. CONCLUSO
O objetivo desse Manual auxiliar os gestores na elaborao do Relatrio de Gesto e dar direcionamento sem, contudo, limitar as informaes. Portanto, permitida a incluso de novos dados, desde que se mantenha o mnimo estabelecido pelo manual. A proposta de que esse documento possa ser aprimorado medida que seja utilizado pelos gestores. Dessa forma, as contribuies para a melhoria do modelo so bemvindas.
ANEXOS
ANEXO I: Identificao do TC
Descrio sumria e instrues para preenchimento. CAMPO 1.1 Ttulo do TC: o ttulo publicado no documento original. CAMPO 1.2 Cdigo do TC: o nmero dado pela OPAS/OMS. CAMPO 1.3 Nmero de TA: o nmero de Termos Aditivos publicados. CAMPO 1.4 Valor dos TA e total do TC: Corresponde soma dos valores publicados nos TA.
70
CAMPO 1.5 Reviso: Corresponde a ltima reviso do TC. Citar data da publicao no DOU. CAMPO 1.6 Vigncia: Corresponde a data de incio e encerramento do TC. CAMPO 1.7 rgo Executor: o rgo responsvel pelo TC. Identificar a pessoa responsvel pelo TC, seu respectivo cargo, funo, nome completo, endereo fsico e eletrnico (e-mail). CAMPO 1.8 Nmero do SIAFI do TC: Independentemente do nmero de TAs, o nmero SIAFI nico. Se existir nmero de TA diferente do TC dever ser informado. CAMPO 1.9 Nmero do Processo: Identificar o numero do processo do TC no SIPAR/MS.
ANEXO II: Glossrio 1. Termo de Cooperao (TC): instrumento firmado entre a OPAS/OMS e as instncias governamentais brasileiras, sob a intervenincia do Ministrio da Sade (MS), que permite o desenvolvimento e a execuo da cooperao tcnica no pas, mediante definio de critrios e procedimentos para a conduo de aes de natureza tcnica, cientfica, operacional e administrativa de reas especficas da sade. Tem vigncia mdia de 5 anos. 2. Termo de Ajuste (TA): dispositivo que permite a operacionalizao do Termo de Cooperao por meio da alocao de recursos financeiros para a implementao das aes de sade aprovadas e de alteraes que prorroguem a sua vigncia ou acrescentem aes ao objeto inicial, apresentando novo plano de trabalho com detalhamento das tarefas das atividades e prevendo os recursos financeiros correspondentes. Sua vigncia coincide com a do TC ao qual est vinculado. 3. Matriz lgica: instrumento utilizado quando da aplicao da metodologia do Marco Lgico, utilizada pela OPAS/OMS na elaborao de projetos. Permite definir, conjuntamente com os parceiros, o fim, propsito, resultados esperados e suas metas, atividades a serem alcanados durante o perodo de execuo do TC. So componentes da matriz lgica: Fim: objetivo macro com o qual o TC contribui e que expressa a razo fundamental da elaborao de um TC. Propsito: objetivo que expressa o impacto do TC. Resultado esperado: objetivo que expressa o produto especfico do TC. Indicador: ferramenta para acompanhamento e avaliao do resultado esperado; ajuda a identificar o avano no alcance dos objetivos propostos e o xito do TC. Deve ter como caractersticas: possuir uma base mensurvel para sua avaliao;
71
mostrar quantidade, qualidade e tempo em relao ao objetivo proposto. OBS.: Indicadores so ndices que permitem avaliar o progresso das metas. Metas: so fraes dos objetivos; passos que devem ser dados para alcanar os objetivos; representam suas aes concretas que mostram o que deve ser feito para alcanar os resultados esperados propostos. Atividades: identificam o que se deve fazer para produzir os resultados definidos. 4. Programao de Trabalho12: parte integrante do Termo de Ajuste, elaborado em conjunto pelos responsveis tcnicos da OPAS/OMS e da instituio parceira, permite estimar a programao das aes a serem executadas no perodo proposto. Deve ser elaborado anualmente, por meio do Programao de Trabalho Anual, ajustado e atualizado semestral e mensalmente por meio do Programao de Trabalho Semestral e ajuste mensal, respectivamente. 5. Relatrio financeiro: instrumento oficial da OPAS/OMS que discrimina, semestralmente, o montante de ingresso, gasto com detalhamento fsico e saldo para os seguintes instrumentos administrativos: 1) passagens; 2) dirias; 3) servios de pessoa fsica; 4) servios de pessoa jurdica; e 6) material de consumo.
12
Foi adotado o termo Programao de Trabalho no lugar de Plano de Trabalho para evitar confuso com outras utilizaes deste termo pelo MS.
72
Organizao Pan-Americana da Sade OPAS MINISTRIO DA SADE Organizao Mundial da Sade OMS Secretaria Executiva Unidade Tcnica Diretoria de Programa (Citar rea do qual o responsvel do TC est vinculado)
Termo de Cooperao no X 1, 2, 3...... 5 TA. (Citar o n. do TC, o nome do TC e relacionar todos os TAs)
Braslia/DF
73
ANEXO IV: Roteiro para a elaborao dos Informes de Progresso Semestral ROTEIRO PARA ANLISE DOS PROJETOS AMPES DA OPAS/OMS-BRA
A Programao, Controle e Avaliao do Projeto responsabilidade do Coordenador do Projeto, de todos os Coordenadores de Unidades Tcnicas e equipe envolvidos com suas aes. Deve ser um processo participativo e incluir outras percepes, alm da viso do prprio Coordenador. Entende-se que seja o resultado de consultas s equipes do Projeto AMPES e s contrapartes. A anlise do Projeto AMPES est dividida em trs grupos: 1. Anlise de resultados: procura-se verificar se os resultados do Projeto esto sendo alcanados, tendo em vista seus OSER, indicadores e metas. 2. Anlise de pertinncia: visa analisar se o Projeto contribui efetivamente para atingir os indicadores e graus de execuo fsica e financeira dos projetos/servios e tarefas, bem como das demais aes que o constituem. 3. Anlise de execuo: verifica-se se os recursos de toda ordem previstos no Projeto esto adequadamente alocados, se o modelo gerencial e a estrutura organizacional incorporam a gesto baseada em resultados da OPAS/OMS, apesar dos conflitos previsveis decorrentes da mudana.
74
2.
Analise os indicadores no exerccio do perodo atual, considerando o cumprimento da meta definida para o perodo. COMENTRIO: _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
3.
Descreva os principais resultados obtidos no exerccio atual: elaborar uma relao comentada das 3 principais realizaes no perodo. COMENTRIO: _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
4.
Comente os principais resultados programados para o prximo perodo. COMENTRIO: _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
75
1.
Comente sobre a continuidade da pertinncia do Projeto AMPES para a resoluo do problema ou atendimento demanda que o originou, considerando a possibilidade de atualizao da situao de sade analisada inicialmente. COMENTRIO: _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
2.
Analise os indicadores/metas atuais definidos para alcanar os produtos/servios do Projeto AMPES. Para avaliar a adequao dos indicadores/metas, considere que ele deve atender, simultaneamente, as seguintes exigncias: expressar o problema e os objetivos do OSER a que se refere, ser representativo de suas aes e passvel de apurao em tempo oportuno para a avaliao. COMENTRIO: _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
3.
Analise o alinhamento (coerncia e consistncia) do Projeto AMPES e seus respectivos produtos/servios com as prioridades nacionais, regionais e globais COMENTRIO: _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
76
4.
Quais aspectos podem ser considerados importantes para melhorar a execuo dos produtos/servios programados no Projeto AMPES, se houver condies, para perodo seguinte? Considerar os seguintes mbitos: a) da gerncia: b) da execuo: c) da capacitao da equipe: d) da comunicao interprogramtica: e) da comunicao com a administrao: f ) da comunicao com os parceiros da rede de relacionamento:
77
3.
Considerando a experincia atual, relacione, pela ordem de importncia, at cinco aes executadas pelo Projeto AMPES e seus respectivos produtos/servios que mais influenciaram na obteno dos OSER e a sua situao em termos de cumprimento dos indicadores/metas. Aes: ___________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
4.
Caso o Projeto AMPES com seus respectivos produtos/servios tenham apresentado dificuldades na execuo, indicar as principais restries. Tipo de restries: (assinale os tipos mais representativos) Oramentrias Financeiras Polticas Institucionais Judiciais / Legais Administrativas Ambientais Tecnolgicas Outras
5.
Analise o desempenho das aes do seu Projeto AMPES envolvendo os outros Projetos, considerando o grau de articulao existente entre Gerentes e Coordenadores de Unidades Tcnicas e sua equipe. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
78