Objetivos de la seccin

Al finalizar la seccin, los participantes sern capaces de analizar una solicitud de formar una cooperativa y disear el esquema de los estatutos. Puntos clave de aprendizaje

Informacin clave necesaria para la formacin de una cooperativa Regulaciones legales Intereses y perspectivas de los asociados Finanzas Instalaciones Comercializacin Administracin Los estatutos Nombre y lugar de negocios El objetivo Asociados rganos de la cooperativa

La asamblea general de los asociados El consejo de administracin El comit de control Capital propio y responsabilidad conjunta Funciones y regulaciones Estrategia de enseanza

Estudio de caso: Empleando el estudio de caso referido en el punto siguiente y el material de referencia antes indicado, los participantes deben trabajar en grupos de 5-10 personas para preparar un borrador de un conjunto de puntos para discusin por asociados de una nueva cooperativa. Imaginen ustedes los intereses de los agricultores en la formacin de la cooperativa. Una cooperativa de agricultores En la provincia Agar, los agricultores se estn preocupando por los precios cada vez ms bajos que reciben por sus productos de los comerciantes que van a sus aldeas a comprarles. Ellos estn considerando formar una cooperativa de comercializacin para vender su produccin directamente y 15 agricultores discuten juntos algunas de las necesidades de los asociados. Las aldeas tienen calles en las que se conduce en forma adecuada con vehculos de cuatro ruedas durante la mayor parte del ao, aunque puede haber problemas durante la estacin de las lluvias. Al presente la mayora de los productos se vende por los comerciantes en las principales ciudades de la provincia en la cual hay un nmero de industrias de dimensiones de grandes a medianas comprometidas en el procesamiento de alimentos y tambin un sector turstico considerable. Los agricultores producen maz, trigo y una serie de frutas y vegetales. La calidad es buena pero podra mejorarse y a veces, ellos no pueden vender sus productos a los comerciantes. Los grupos deben considerar, en particular, los siguientes puntos formulando sugerencias cuando sea posible o haciendo una lista de preguntas que se requiere contestar. Cualquier suposicin que se efecte podra necesitar un control.

Objetivos y actividades de la cooperativa Instalaciones necesarias para la cooperativa Conjunto de asociados (o membresa, en algunos pases) Administracin de la cooperativa Finanzas-capital propio y responsabilidad conjunta Notas

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Informacin de referencia
Formacin y organizacin de una cooperativa de comercializacin

Considerando o no formar una cooperativa, es necesario discutir un nmero de problemas. Antes de ir a los planes detallados, los asociados necesitan tener claro lo que ellos esperan lograr a travs de la cooperativa; por ej. cul es el propsito y es sta la mejor va para alcanzar tal meta? El objetivo de una cooperativa de comercializacin, por ejemplo, puede ser asistir a las familias rurales interesadas en la comercializacin de sus productos sobre una base sostenible, proveyendo de este modo, al aumento de los ingresos y al mejoramiento de las condiciones de vida. La cooperativa podra necesitar entonces disear, organizar un plan y aplicar todas las actividades relacionadas con ese objetivo.

Por ejemplo:

Realizar investigaciones de mercado y estudios para examinar qu clase, calidad y cantidad de productos quieren los clientes; celebrar contratos con los clientes; proveer capacitacin a los asociados para mejorar y mantener la calidad de su produccin; asistir a los agricultores en el mejoramiento y aumento de su produccin agrcola; acopiar productos a la puerta del campo, o estar listo para recibir los productos que entregan los mismos agricultores; controlar los productos respecto a la cantidad y calidad; preparar la produccin para su entrega a los clientes. Por ej., procesamiento, empaque, depsito y entrega.

Principales fases y actividades en la formacin de una cooperativa (Adaptado de DGRV 1990: 35)

Fase I: Mantener una reunin inicial para tratar temas Mantener una reunin informal de aquellos interesados en la formacin de una cooperativa es lo primero necesario para tratar la siguiente lista (no exhaustiva) de puntos: i. Intereses y perspectivas de los asociados

cul es el propsito de una empresa cooperativa? Cul ser su mbito? cules son los intereses comunes de los asociados en la formacin de una cooperativa? cules son las necesidades e intereses de los asociados para suministrar, procesar y comercializar? cules sern las actividades de la cooperativa? cules sern las ventajas de llegar a ser un asociado?

ii. Regulaciones

qu autorizacin es necesaria para fundar y hacer funcionar una empresa cooperativa?

cunto costar cualquier autorizacin? hay condiciones favorables que favorecern el proceso de desarrollo cooperativo. Por ej. programas de asistencia del gobierno, condiciones favorables de crdito, etc.? qu reglamentos internos ("estatutos" o "reglamentos") se necesitan acordar por los asociados fundadores a fin de adquirir una clara comprensin del grupo cooperativo y sus actividades?

Contacte a las autoridades locales para estudiar la ley y los estatutos respecto a las cooperativas en la zona. Pueden conseguirse modelos de estatutos que podran guiar este proceso. iii Finanzas

son capaces los asociados de contribuir con sus propios recursos a la cooperativa (cuotas de participacin en el capital de la cooperativa)? cuntos asociados se unirn a la cooperativa, y con cuntas cuotas (a pagar)? cunto capital de trabajo es necesario? Cunto ser disponible? (dinero en efectivo, obligaciones contraidas)? son capaces las familias de los asociados, y estn interesadas en suministrar su produccin en la cantidad y calidad necesarias sobre una base sostenida?

Un plan necesita ser preparado, precisando los recursos financieros requeridos y de dnde vendrn para financiar las actividades planeadas. iv Instalaciones

qu instalaciones (oficinas, espacios para almacenar)son necesarias? Las alquilarn o construirn con sus propios medios? qu equipamiento (instalaciones de transporte, equipo de oficina, instalaciones de depsito, embalaje y envase, y equipo de manipulacin) es necesario? qu personal (oficinistas, contadores, tcnicos en capacitacin, jornaleros para recepcin de los productos, para embalarlos y distribuirlos, etc.) es necesario?

v Comercializacin

cmo pueden identificarse las necesidades de los clientes? cules son las posibles salidas para vender la produccin de los asociados? cmo son hechos los contratos a largo plazo con tales proveedores y clientes? quines son los competidores en la regin?

vi Administracin

qu personas dirigirn las actividades de la cooperativa de comercializacin? cmo sern seleccionadas? las personas elegidas son dignas de confianza y honestas?

tienen ellas conflictos de intereses mientras realizan otras actividades por cuenta propia? tienen ellas el conocimiento y experiencia indispensables?

Fase 2: Preparar los estatutos de las cooperativas/reglamentos (Adaptado de Gachanja 1989: 11)

Los resultados de las discusiones sobre los puntos anteriores deben ser incluidos en los estatutos de las cooperativas o reglamentos que son la interpretacin de la ley de cooperativas para esa cooperativa particular. Los estatutos regulan no solamente la existencia de una cooperativa, sino tambin la relacin directa entre la sociedad cooperativa y sus asociados. Ellos son la legislacin interna de la cooperativa. Cuando una cooperativa est en sus fases de formacin, los asociados fundadores tienen la tarea de cumplir todas las condiciones que sean necesarias para que la cooperativa tenga una base slida. Los movimientos cooperativos, gobiernos u otras instituciones a menudo disponen de un conjunto de estatutos modelo como gua para ayudar a los asociados fundadores a formular estatutos para su cooperativa especfica. No obstante los estatutos modelo se destinan slo como guas, el hecho que existan, no significa que deban ser impuestos a los asociados fundadores. Las nuevas cooperativas con frecuencia aceptan modelos de estatutos sin discutir el contenido seccin por captulo, lo que implica que los asociados no comprendan el significado de los estatutos o que ellos sean necesarios para su cooperativa en particular. Si los estatutos no son propiamente discutidos, puede suceder que unos pocos asociados creen e impongan sus propias reglas y funciones a las cooperativas de acuerdo a su propio estilo y para su propio beneficio. Probablemente resulta de sto que los asociados estn insatisfechos con los resultados y sean indiferentes acerca de su compromisos en la cooperativa. Los asociados fundadores necesitarn formular los mismos estatutos de la cooperativa. Aparte de personas especializada en recursos humanos, puede ser necesario, particularmente en esta fase, alguien familiarizado con el proceso y los requisitos legales. Puede ser ms prctico la formacin de un subgrupo para compilar la informacin necesaria y esbozar los estatutos, para su discusin por todos los asociados fundadores.

Contenido de los estatutos/reglamentos de la cooperativa

Los estatutos son la base ms importante para las relaciones legales entre el asociado y la cooperativa y consecuentemente deben ser tan detallados como sea posible. Las cooperativas son libres, dentro de los lmites de la ley de cooperativas, elaboran los estatutos teniendo en cuenta todas las materias necesarias para el funcionamiento de la organizacin cooperativa y para alcanzar sus objetivos. Algunas cooperativas incluyen en los estatutos los aspectos relacionados con la ley de cooperativas a pesar de estar ya establecidos en esa ley. A menudo los asociados de la cooperativa tienen ms fcil acceso a los estatutos que a la ley de cooperativas, de ese modo son capaces de obtener toda la informacin legal necesaria desde un documento. Los estatutos se dividen en los ttulos principales siguientes: Firma (nombre) y sede de la empresa (residencia) Una cooperativa debe ser reconocible por su nombre. La funcin econmica debe tambin ser evidente en el nombre, por ej. comercializacin, compra, produccin, multi-propsito, cooperativa agrcola integrada, etc. Su lugar debe tambin ser parte del nombre. Por ej. "Cooperativa de comercializacin agrcola del distrito Arango". Aparte de los requisitos legales en relacin al nombre es conveniente elegir un nombre razonablemente corto que sea fcil recordar, pronunciar y tambin identificarlo con la cooperativa. Un nombre deber tambin sobrevivir a los cambios que pueden tener lugar con el desarrollo de la cooperativa, por ej. una expansin de actividades y negocios. El objetivo Una cooperativa une a las personas que tienen al menos un inters comn que generalmente est articulado como un problema que los asociados quisieran resolver. En la definicin del objetivo, es importante que los asociados consideren que primero est el origen de los problemas antes de decidir cmo se resuelven (por ej., ingresos bajos ms que falta de mercados para una cosecha especial). La cooperativa puede solamente realizar actividades cuyos trabajos se dirigen hacia los objetivos para los que se form. Por lo tanto, la cooperativa necesita tener en mira todas sus actividades deseadas al definir sus objetivos. Esas actividades o funciones de la cooperativa pueden identificarse una vez que se haya definido la naturaleza de todos los problemas de sus asociados y se hayan acordado las medidas necesarias para resolverlos. Por ejemplo, una cooperativa de comercializacin no solamente debe comercializar los productos de sus miembros sino tambin mostrarles nuevos o mejores mtodos para perfeccionar la calidad de sus productos. Los objetivos de la cooperativa deben incluir una declaracin general as como los propsitos de la cooperativa, por ej. "comercializar la produccin agrcola de sus

asociados". Una declaracin especfica debera pues detallar las metas de la sociedad, a travs de la cual la cooperativa puede cumplir sus fines. Por ejemplo:

investigacin de mercados para determinar qu productos, de qu calidad y cantidad quieren los clientes construccin y mantenimiento de instalaciones de depsito mantenimiento de un sistema para recolectar la produccin desde el campo procesamiento y empaque de la produccin antes de su venta si es necesario comercializacin de la produccin para obtener el mejor precio posible, y aconsejar a los asociados sobre cmo mejorar su produccin y desarrollar diferentes productos para ajustarlos al mercado.

Asociados Las cooperativas son muy slidas en cuanto lo son sus asociados. Los asociados necesitan tener conciencia de su doble papel, de propietarios y de clientes de las cooperativas. Tambin necesitan comprender las reglas que gobiernan las operaciones de una cooperativa si ellos deben desempear esos dos papeles exitosamente. Las materias relacionadas al ser asociado deben, por lo tanto, reglamentarse con el mayor cuidado. El ser asociado debe estar vinculado a los pre-requisitos y si estos llegan a no ser vlidos en algn punto, es necesario disponer la cancelacin del asociado. Por ejemplo, los asociados deben ser agricultores y ejercer su profesin y comercio. Esta disposicin es importante pues la cancelacin del ser asociado por la cooperativa no es posible de otro modo (aunque los asociados algunas veces pueden darse de baja). Debe preverse un perodo de aviso (por ej., de 3 meses a un ao) para cancelar la asociado. El ser asociado puede heredarse, si el heredero cumple los requisitos establecidos en los estatutos. Mientras en principio un asociado tiene el derecho a utilizar los servicios de la cooperativa, sta, por s misma, no puede forzar al asociado a usar el servicio si no fu establecida una disposicin especfica en los estatutos. Para ser calificada para su inscripcin en el registro, la cooperativa necesita tener un cierto nmero de asociados tiene que expuesto en los estatutos. En muchos pases, el nmero mnimo es de diez aunque esto vara de pas a pas. Sin embargo, la cooperativa no debe pensar, que justo por tener el nmero requerido de asociado, debe comenzar las operaciones. En muchos casos, el nmero mnimo puede ser demasiado bajo para que funcione eficazmente como una empresa. Los puntos principales concernientes a ser asociado que deben incluirse en los estatutos son:

logro de la condicin de asociado - quin pueden ser asociado? terminacin del ser asociado - cundo puede acabar el ser asociado? o transferencia de las cuotas de capital del asociado o muerte de un asociado

o exclusin de un asociado acuerdos entre asociados y cooperativa o derechos de los asociados o obligaciones de los asociados

En algunos casos, puede decidirse que a aquellos que no son asociados les sea permitido hacer uso de alguno o de todos los servicios de la cooperativa. Si es as, sto podr tambin incluirse en los estatutos pero con carcter adicional solamente como opuesto al propsito principal de la cooperativa.

rganos de la cooperativa (Adaptado de Gachanja 1989: 71)

i La Asamblea General de asociados La asamblea general de asociados es el rgano supremo de la cooperativa. Esto significa que la asamblea general elabora todas las decisiones bsicas respecto a la estructura y actividad de la cooperativa y cualquier decisin tomada en una asamblea general invalida las decisiones tomadas en cualquier otro foro. No obstante, en las primeras fases de las actividades cooperativas, especialmente, los asociados no pueden estar en situacin de participar eficazmente en el proceso de toma de decisiones, por ejemplo, porque:

los asociados pueden no ser capaces de comprender la complejidad de los problemas respecto de los cuales se les llama para tomar una decisin; la organizacin de la asamblea puede hacer difcil la toma de decisin (por ej. muchas personas); un grupo puede dominar la asamblea evitando discusiones efectivas; la cooperativa tiene un crecimiento tan grande que la administracin mantiene toda la informacin por s misma, lo que reduce la importancia del papel de los asociados en la toma de decisiones.

A fin de asegurar que los asociados participen activamente en las asambleas y sean capaces de hacer contribuciones efectivas e informadas, se sugiere que la cooperativa organice seminarios de discusin antes de la asamblea general. En esos seminarios los asociados podran ser informados en detalle y discutir los problemas respecto de los cuales se necesitan tomar decisiones ante la asamblea general. Tales "seminarios" deben ser parte integral de los estatutos. La cooperativa debe evaluar qu problemas necesitan discusiones prioritarias en esa forma. Sera tambin posible invitar al seminario a "recursos humanos" tales como oficiales de banco y a los que toman decisiones localmente, quienes estn en situacin de analizar problemas desde todos los ngulos. De este modo, los asociados pueden ser informados extensamente pero se les deja que formen su propia opinin. Esos seminarios podran realizarse junto con la asamblea. No obstante, el seminario debe tener una finalizacin oficial y la asamblea un comienzo formal. El estatuto puede contener las siguientes disposiciones para la asamblea general:

cumplimiento de los derechos de asociado

perodo de tiempo y lugar de la asambles convocatoria y agenda presidencia de la asamblea temas para la toma de decisiones requisitos de la mayora licenciamiento de los asociados del comit votacin y elecciones derecho a solicitar informacin registros, minutas

En las organizaciones cooperativas ms pequeas es corriente para todos los asociados tener iguales derechos de voto "un asociado - un voto", en la asamblea general (a pesar de la posibilidad que algunos asociados puedan tener una parte mayor de propiedad que otros). Esto puede ser til para permitir a los asociados transferir sus derechos de votos a otros asociados, parientes, etc. si ellos son incapaces de votar personalmente. ii El Consejo de Administracin El consejo de administracin (comit de administracin o consejo de directores) es responsable del funcionamiento de la cooperativa. Este debe constar al menos de dos asociados a los que puede pedrseles que acten en nombre de la cooperativa conjunta o individualmente. Es aconsejable actuar conjuntamente para garantizar el control de la administracin. Los estatutos deben anunciar sea que el consejo puede actuar y tomar decisiones solamente con la autoridad y aprobacin explcita de y por los asociados, o que el Consejo puede actuar ms independientemente, por lo tanto, actuar en nombre de los asociados sin tener que consultar a ellos sobre cada problema. El consejo de administracin puede realizar sus actividades como su trabajo principal, como un trabajo parcial, o como una ocupacin honoraria, dependiendo de la dimensin de la cooperativa y de la cantidad de trabajo involucrado. En muchas cooperativas las funciones pueden realizarse sobre la base de tiempo parcial con una o dos secretarias pagadas para asistir al consejo. Cuando los negocios y necesidades de los asociados se expanden, no obstante, cada vez ser necesario mayor tiempo y puede llegar a ser necesario el empleo de un gerente a tiempo completo. Tambin debe decidirse por qu perodo se elige el consejo (generalmente entre dos y cinco aos). Pueden definirse en los reglamentos los siguientes aspectos del comit de administracin de la organizacin cooperativa:

quin es responsable de la gestin de la organizacin cooperativa quin representa a la organizacin cooperativa cules son las tareas y obligaciones del comit de gestin quin informa al consejo de control (ver abajo) cul es la composicin, deberes, obligaciones y reglamentos de servicio del comit de administracin?

qu decisiones necesitan aprobarse por el comit de control? cundo debe participar el comit de administracin en las reuniones del comit de control?

iii El Consejo de Control Mientras el Consejo de administracin (y, en otras culturas, llamado Consejo Supervisor) es responsable del funcionamiento de la cooperativa, el propsito del comit de control es el ejercicio por los asociados del control de las decisiones adoptadas por el Consejo de Administracin. Las funciones del comit de control tambin deben ser establecidas en los estatutos. El comit de control debe constar, al menos, de tres asociados elegidos por la asamblea general. Pueden incluirse en los estatutos algunas restricciones sobre las personas que pueden ser elegibles, por ej, mnimo o mximo de edad, un cierto nivel de educacin o experiencia profesional, etc. Pueden incluirse en los reglamentos/estatutos las siguientes disposiciones:

deberes y obligaciones del comit de control reuniones conjuntas del consejo de administracin y del comit de control, materias que necesitan la aprobacin del comit de control composicin y procedimientos de eleccin constitucin y toma de decisiones.

Capital propio y responsabilidad conjunta El capital propio (propiedad del capital) debe determinarse en los estatutos. Debe calcularse el monto de los negocios para garantizar el buen funcionamiento de la empresa cooperativa. Puede incluirse en los estatutos que el capital propio se pague a plazos en lugar del pago total en un mismo tiempo. De cualquier modo, debe fijarse una suma (o porcentaje) mnima. Los estatutos deben tambin establecer disposiciones para cualquiera de las reservas estatutarias requeridas por ley, y cualquiera otras reservas (fondo de reserva voluntario) que se consideren necesarias. La responsabilidad solidaria adems del capital debe al menos ser tan alta como la parte de capital que aumenta el crdito que merece la cooperativa. La distribucin de cualquier excedente neto necesita la decisin de la asamblea general. Los excedentes deben distribuirse de acuerdo a las transacciones con la cooperativa y puede ser de acuerdo al pago de las cuotas de los asociados. La participacin de los asociados en la financiacin de la cooperativa, sin embargo, no debe restringirse a la cuota de las contribuciones y pagos en la reserva. Puede persuadirse a los asociados a efectuar grandes contribuciones para el financiamiento de la cooperativa

cuando esto se ve en beneficio de ellos, por ejemplo, pagndoles una forma de dividendo sobre el dinero de los asociados, que excede los requisitos estatutarios. Los estatutos deben definir claramente:

qu dinero de los asociados forma parte de la autofinanciacin cooperativas. cmo se trata cualquier dinero extra, por ej., como forma de capital prestado (prstamos de los asociados) sobre los cuales debe pagarse un inters, o como depsitos, etc. cmo se calcula el valor de las contribuciones no peculiares - tales como trabajo por los asociados.

Los fondos prestados forman otra fuente de financiamiento de la cooperativa. Es necesario aclarar en los estatutos materias tales como:

cualquier responsabilidad extra que puede ser impuesta a los asociados cuando la cooperativa contrajo prstamos de dinero exteriormente. quines dan la autorizacin para prestar y a quines debe concederse esta autorizacin el propsito de tales fondos de emprstito y cules fuentes de financiamiento son aceptables.

Procedimientos y reglamentos La ley de cooperativas solamente contiene disposiciones generales para el funcionamiento de la cooperativa. A fin de evitar malas interpretaciones, los estatutos deben establecer disposiciones para detalles tales como invitaciones, llamadas y presidencia de asambleas, el establecimiento de subcomits y reglas para votar. Esto ayudar a los asociados y a los rganos a proteger sus obligaciones y derechos. En los estatutos deben mencionarse los libros de registros y el mantenimiento de registros cuando se establecen las formalidades con respecto a:

qu libros deben estar a disposicin de aquellos a quienes se les confa la supervisin y cualquier otro rgano supervisor? a qu libros han de tener acceso los asociados en general? Y cules rganos o personas pueden acceder a los libros o hacer alteraciones?

Otras disposiciones pueden incluir regulaciones contables tales como las fechas del ao financiero, hojas de balance anual e informe de situacin, cobertura de prdidas, etc. Tambin es necesario reglamentar la liquidacin, fusin, disolucin y separacin de organizaciones cooperativas. Finalmente, se deben hacer recomendaciones relacionadas con violaciones y agravios. Fase 3: Celebracin de una reunin a fin de fundar la cooperativa de comercializacin

Cuando todos los puntos anteriores han sido minuciosamente discutidos y comprendidos por aquellos que deseen formar una cooperativa, es necesario concertar la realizacin de una conferencia para acordar o enmendar los estatutos y establecer legalmente la cooperativa. Una vez realizado esto, los lderes de la cooperativa deben solicitar el certificado ante la autoridad correspondiente a fin de inscribirla en el registro. Notas

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