PROCÉDURE D'INVENTAIRE DU

GAZ VRAC - AIR LIQUIDE COTE Rev : 00

D'IVOIRE
Page 1 sur

Avertissement

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D'IVOIRE . Le présent document est confidentiel et est la propriété exclusive d’Air Liquide COTE D'IVOIRE . Air Liquide COTE D'IVOIRE
décline toute responsabilité en cas d’utilisation par un tiers des informations contenues dans ce document, de quelque façon que ce soit,
sans l’autorisation préalable d’Air Liquide COTE D'IVOIRE . Air Liquide COTE D'IVOIRE ne donne aucune garantie et, n’assume aucun
engagement concernant ces informations ou suggestions. En particulier, Air Liquide COTE D'IVOIRE ne donne aucune garantie quant au
caractère exhaustif du présent document et décline toutes responsabilités, explicites ou implicites, y compris la garantie de qualité
marchande et la garantie d’aptitude à satisfaire un usage ou un objet particulier

Révision Date Préparé par Vérifié par Vérifié par Approuvé par Modifications

Jean Mathieu
13/12/2022 13/12/2022
KACOUYE
Sommaire
LISTE DE DIFFUSION
• Directeur Général
• Directeur Administratif & Financier
• Chef comptable
• Comptable fournisseur & stocks
• Responsable des opérations
• Chef de la production
• Tous les demandeurs

• Objet
La présente procédure définit les dispositions prises par Air Liquide COTE D'IVOIRE pour la mise
à jour des données (coûts) dans le logiciel NAVISION.
• Domaine d’application
Cette procédure s’applique aux services achats et production d’Air Liquide COTE D'IVOIRE . Cette
procédure est générale et doit donc être suivie quelque soit le service qui ordonnance l’achat.
• Références
• ISO 9001 :2015
• IMS-PG12
• Définitions et/ou abréviations
• Demande d’achat (DA) : Expression de besoins faite par un service ou un utilisateur. Elle
indique une quantité définie et une description du besoin.
•
• Responsabilités
Le responsable Achats/Appros/Transit est garant de la mise en œuvre de cette procédure. Le
responsable Achats/Appros/Transit est garant de son application effective.
1.4. ABBREVIATIONS
RA : Responsable Achat
DA : Demande d’achat
CA : Commande Achat
BL : Bon de livraison
RA : Réception Achat
CO: Commande Ouverte
SBL : Sous business Line

1.5. RÈGLES DE GESTION

OPTION ACHATS
RDG 1: Toute facture d'achat doit être réceptionnée dans le système de NAVISION par le
demandeur de l'achat, qui achemine la facture auprès du comptable fournisseur & stocks. Après
saisie comptable de la facture dans le système, la facture est envoyée à l'assistante de Direction
pour expédition dans Aodocs.

RDG 2: Dans le cas d'une importation, les factures d'achats sont réceptionnées par le
Responsable du service achats, qui fait la réception dans le système et ensuite envoie la facture
et le bon de réception au comptable fournisseur & stocks. Après saisie de la facture dans le
système, la facture est envoyée à l'assistante de Direction pour expédition dans Aodocs.

OPTION PRODUCTION

RDG 3: Toutes les pertes de stockage de gaz doivent être saisies de façon hebdomadaire dans le
logiciel NAVISION par le Chef comptable.

RDG 4: Les coûts de production doivent être saisies en temps réel dans le logiciel NAVISION
après leur consommation.

RDG 5: Toutes les consommations de PDR doivent être saisies en temps réel dans le logiciel
NAVISION par le chef de la production.
RDG 6: Une délégation de validation doit être effectuée lorsque le besoin se présente (en cas
d'absence temporaire ou autre événement similaire) via l'application myITcorner.

RDG 7: (TONGON)Le gestionnaire de stocks doit être informé dans un délai maximum de (03)
semaines après réception des produits.

1.7. RÉFÉRENCES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS

RÉFÉRENCES DÉSIGNATIONS
Procurement CBS Core business model Navision 2016
Buebook Procédure achat

DOCUMENTS ANNEXES DÉSIGNATIONS

Annexe 1 Circuit d’approbation

2. RESPONSABILITÉS (ACTEURS & RÔLES DE LA PROCÉDURE)

• Bénéficiaire
• Acheteur
• Approbateurs DA
• Approbateurs CA
• Responsable référentiel
• Magasinier
3. LOGIGRAMME DE LA PROCÉDURE
4. OPÉRATIONS DE LA PROCÉDURE

Exprimer le besoin Saisie

Acteur(s) : Le Demandeur d’achat

• Dans le cas où le bénéficiaire n’a pas accès au système (NAVISION), il exprime son besoin
à un créateur de demande d’achat. L’expression du besoin se faisant hors système doit
être tracée par écrit ou par mail …
• Dans le cas où le bénéficiaire a accès au système (NAVISION), il saisit directement la
demande d’achat.

Vérifier l’existence de l’article/ initier la création Saisie

Acteur(s) : Demandeur d'achat

Après l’identification du besoin, le Demandeur d'achat vérifie l’existence de l’article sur système.
S’il ne trouve pas l’article dans le référentiel, le Demandeur d'achat initie la création de l’article
avec les informations qui relèvent de sa responsabilité (Désignation de l’article).( Cf.procédure
création article)

Créer un nouvel article Saisie

Acteur(s) : Responsable référentiel

Le responsable référentiel vérifie la cohérence des données renseignées par les différentes
parties, avant validation de la création du nouvel article. (cf.procédure création article).
Si les données ne sont pas cohérentes, le responsable référentiel ne crée pas l’article, il notifie
aux personnes concernées les motifs de rejet de création.

Saisir une demande d’achat Saisie

Acteur(s) : Demandeur d'achat

La demande d’achat peut être générée par :

-Module de réappro : une DA est générée automatiquement quand le responsable de l’activité
valide la proposition de réapprovisionnement du système
-Saisie de la demande achat. Si le motif de la DA est le stock alors le taux de couverture est
mentionné dans la DA, si c’est pour un client le demandeur saisit le N° de la commande client
système (SO).
Avant de passer une commande de stock, tout demandeur est tenu de vérifier l’état du stock
ainsi que les commandes en cours.

La demande d’achat mentionne les informations suivantes :

• Le type d’achat : Selon les type d’achat défini par la filiale y compris les immobilisations
• L’objet de l’achat : article, service, immobilisation
• Motif : stock, client, maintenance, projet
• La quantité
• Le fournisseur : Si le Demandeur d'achat ne connaît pas le fournisseur il peut affecter le
compte “fournisseur acheteur”.
• Le prix : Le système ramène par ordre de priorité, le prix sur le contrat, s’il n’y a pas de
contrat alors le système ramène le dernier coût direct. Le Demandeur d'achat doit
mettre le prix sur la base d’un devis validé.
• Le magasin de réception
• Le bénéficiaire (par défaut le créateur de la DA sera mentionné)
• La date de livraison souhaitée

Le Demandeur d'achat doit contrôler le centre de coût et la SBL, notamment pour les achats
non stockés, le demandeur doit s’assurer que le centre de coût et la SBL correspondent à la
destination des achats (bénéficiaire).
Une fois la DA saisie, son statut est “ouvert”.

Envoyer la demande pour approbation Envoi

Acteur(s) :Demandeur d'achat

Le Demandeur d'achat envoie la DA pour approbation, son statut est “en attente approbation”

Approuver la demande d’achat Approbation

Acteur(s) : Approbateurs (cf.Annexe 1)
La demande doit être approuvée par un ou deux approbateurs étant les supérieurs
hiérarchiques n+1 et , n+2 du demandeur, selon le montant de la DA et le type d’achat
( Immobilisations, opérations) ( Cf. circuit d’approbation en Annexe 1).
Les approbateurs s’assurent que les données renseignées par le Demandeur d'achat sont
correctes et que les spécifications des produits/ services à acheter sont clairement définies
(moyennant un cahier des charges techniques, si nécessaire). L'approbateur valide le besoin tel
qu’exprimé par la DA au montant global de la DA. Il peut :

• Approuver la DA : Dans ce cas elle est envoyée au niveau d’approbation supérieur du

circuit d’approbation défini, une fois le circuit d’approbation terminé, le statut de la DA
est “lancé”, la DA devient visible à l’acheteur. L’approbateur peut approuver une quantité
inférieure à la quantité demandée.

• Rejeter la DA : L'approbateur peut rejeter la DA avec un motif de rejet, dans ce cas la DA

est en statut “rejeté’, une notification est envoyée au Demandeur d'achat, qui peut
rouvrir la DA pour modification.

Modifier la DA Modification

Acteur(s) :Demandeur d'achat

Lorsque l’un des approbateurs rejette une DA avec un motif de rejet, le Demandeur d'achat
peut rouvrir la DA pour la modifier et la renvoyer pour approbation, un nouveau cycle
d'approbation est lancé.

Consulter et choisir le fournisseur Consultation

Acteur(s) :l’acheteur

Pour chaque fournisseur référencé sur système, un acheteur responsable est spécifié, le
système propose par priorité : l’acheteur lié au type de l’achat sinon l’acheteur du site par
défaut.
l’acheteur traite les DA approuvées, Il contrôle la conformité de la DA par rapport au choix du
fournisseur, prix d’achat, validité de l’article par rapport au catalogue fournisseur et conformité
des quantités commandées au format proposé par le fournisseur..

l’acheteur est responsable du prix d’achat. Il va donc organiser sa consultation fournisseur selon
les procédures d’achat de la filiale. En tout état de cause, il peut choisir un fournisseur différent
de celui de la DA dans le respect des spécifications techniques et commerciales de la DA.

L’acheteur a la responsabilité de mettre à jour:

• Le catalogue (liste des prix ) des fournisseurs
• Prix estimé de la fiche article ( le prix estimé est une donnée achat qui ne relève pas de
la responsabilité du référentiel)

S’il s’agit d’un nouveau fournisseur, l'acheteur initie la création de la fiche fournisseur selon la
procédure de la filiale.

Les informations suivantes peuvent être renseignées dans le système concernant le fournisseur :

• La qualification des fournisseurs:

Un fournisseur peut être qualifié sur système, l’acheteur saisit la date de qualification (
début/fin), et attache le document de qualification. Une alerte sera envoyée afin de prévenir
l’acheteur de l’échéance de la qualification pour la mise à jour.Attention, le système ne permet
de vérifier l’exactitude de la qualification du fournisseur (pas de contrôle documentation).
( procédure de référence : Procédure de qualification des fournisseurs/ GP 03)
• Sélection des fournisseurs et évaluation :
L’acheteur peut saisir sur système, l’évaluation effectuée pour le fournisseur en renseignant les
critères d’évaluation et en attachant tous documents liés à l’évaluation ( cf. Procédures gestion
des appels d’offres et consultations / GP 03).
La filiale peut décider de ne renseigner que la même grille dans le système.
Contrat fournisseur :
Lors de la signature d’un contrat, l’acheteur saisit le contrat sur système en renseignant le type
du contrat : Prix spécial/ remise spécial/ take or pay (cf. 1.3.Définitions).

Consultation Sourcing
Acteur(s) :l’acheteur
Après la sélection du fournisseur qualifié, il faut procéder donc à la méthodologie du sourcing
selon la (GP02 du groupe AL.)

Création ou activation d’un contrat fournisseur Création

Acteur(s) : Responsable référentiel

Le responsable référentiel créé le nouveau fournisseur sur système sur la base de la demande
de création fournisseur transmise par l’acheteur.(cf.procédure création fournisseur).

cas de rejet

Générer la commande achat à partir de la DA Génération

Acteur(s) :L’acheteur

L’acheteur génère une ou plusieurs commandes achat à partir de la DA, il peut générer une
commande achat à partir de plusieurs DA ayant le même type d’achat. Pour ce faire, il doit
passer par la fonction de regroupement de DA.

Sur la commande, l’acheteur peut modifier le prix ou appliquer une remise lorsque le prix n’est
pas contractuel, l’acheteur peut aussi changer le fournisseur du produit ou service après
négociation. Par contre en aucun cas il ne peut modifier l’article et les quantités demandées.

Si l’article est critique le fournisseur doit être listé sur la table des fournisseurs par articles (cf.
procédure Achat du matériel et équipements critiques) sinon le système ne permet pas de
générer la CA.

Si l’acheteur ne peut pas traiter entièrement une DA quelque soit la raison, il peut générer une
CA partielle, la DA n’est alors pas archivée et l’acheteur pourra ultérieurement passer une autre
CA jusqu’à épuisement de la quantité approuvée.

L’acheteur peut regrouper les DA d’un seul Demandeur d'achat ou les DA du même type achat,
les demandes groupées sont archivées, et le numéro de la nouvelle DA regroupée est créé.
L’acheteur peut transformer totalement ou partiellement la demande d’achat en commande, le
statut de la DA est “commandé” et le statut de la CA “ ouvert”.

Créer une commande ouverte Création

Acteur(s) :L’acheteur

Certains achats sont effectués de manière récurrente dans le cadre de contrats cadres conclus
soit au niveau du Groupe soit localement avec certains fournisseurs. Ces achats, de part leur
nature récurrente ne font pas l’objet de demandes d’achats mais de « commandes ouvertes ».

L’acheteur saisit une commande ouverte, en saisissant les quantités prévisionnelles, les dates de
début et fin ainsi que le prix contractuel. La commande ouverte peut être générée à partir d’un
contrat fournisseur.

Approuver la commande ouverte Création

Acteur(s) : Approbateur

Si la Commande Ouverte est générée à partir d’un contrat elle n’est pas approuvée, si elle est
saisie elle est approuvée

Générer une CA à partir d'une commande ouverte Création

Acteur(s) :L’acheteur

l’acheteur ou l’acheteur demandeur, génère une commande achat à partir d’une commande
ouverte , en saisissant la quantité à réceptionner

Saisir une Commande directe Saisie

Acteur(s) : Acheteur/ RH/ automatiques / employés :

Les commandes directes ne sont autorisées que dans 3 cas de figures :

 • Les commandes achat directement générées par le module projet
• Les commandes achats émises par les responsables RH en relation directe avec les
contrats de certains employés
• Les notes de frais si elles sont gérées par le système.

La commande directe suit le même circuit d’approbation que les autres commandes achat.

Envoyer la CA pour approbation Envoi

Acteur(s) :Acheteur

L’acheteur ou le demandeur, envoie la CA pour approbation, son statut est “ en attente

approbation”
(cf.circuit annexe 3).

Approuver la commande d’achat Approbation

Acteur(s) : Approbateurs (cf.Annexe 1)

La commande achat peut être approuvée par différents opérateurs, selon le type d'achat
(stock,immobilisation, frais généraux et services…) et les limites d’approbations (Cf. circuit
d’approbation en Annexe 1).

Les approbateurs s’assurent que les données renseignées par l’acheteur sont correctes et
conformes à la politique achat, ils peuvent par ailleurs vérifier que les spécifications des
produits/ services à acheter sont clairement définies (moyennant un cahier des charges
techniques, si nécessaire).
Un approbateur peut:

• Approuver la CA : Dans ce cas elle est envoyée à l’approbateur suivant dans le circuit
d’approbation défini par la filiale. Une fois le circuit d’approbation terminé, le statut de la
CA est “lancé”, une notification est envoyée à l’acheteur.

• Rejeter la CA : Avec un motif de rejet, dans ce cas la CA est en statut “rejeté’, une
notification est envoyée à l’acheteur.
 Modifier la CA Modification
Acteur(s) :Acheteur

l’acheteur peut modifier la CA :

• modifier les prix
• les conditions d’achat
• les frais annexes

Lorsque l’un des approbateurs rejette une CA avec un motif de rejet, l’acheteur peut rouvrir la
CA pour la modifier :
Lors de la réouverture de la CA, elle est directement archivée et une nouvelle version est créée
et nécessite une approbation. Le circuit d’approbation est lancé.

S’il ya nécessité de modifier les quantités, l’acheteur demande à l’approbateur de la DA qui

rejette la DA, pour que le processus recommence depuis la DA.

Imprimer la CA Impression
Acteur(s) :Acheteur

Après approbation de la commande, le bon de commande est imprimé par l’acheteur

responsable de la commande,chaque bon de commande doit être accompagné des conditions
générales d’achat (Cf.Annexe 2), dûment validées selon les conditions légales de la filiale
( signature / cachet…)

Envoyer le bon de commande au fournisseur Envoie

Acteur(s) :Acheteur

L’acheteur envoie le bon de commande au fournisseur par fax ou par mail avec le bénéficiaire et
le réceptionnaire en copie.
Selon la législation de la filiale un bon de commande électronique peut être envoyé directement
au fournisseur.

Créer un dossier import Envoie

Acteur(s) :Acheteur/ Approvisionneur
Dans le cas des achats de produits et matériels à l’étranger, l’acheteur doit créer un dossier
d’import sur système qu’il rattache à la commande. Ce dossier import doit comporter le nom du
transitaire et ensuite l’ordre de transit qui lui sera envoyé.
Ce dossier sera alimenté après la réception de la commande en ramenant les lignes de la
réception achat telles que validées dans le système, puis par l’ensemble des factures des frais
d’approche.

Le dossier d’import permet d’avoir une synthèse du prix de revient des articles achetés lors
d’une importation.
Le calcul du prix de revient des articles réceptionnés peut se faire en se basant sur :
• Les frais annexes facturés (composante réelle du coût de revient)
• les frais en attente (Estimation du coût de revient) ( attention ces frais ne sont pas
rattachés à la comptabilité dans la version actuelle du système.). Ils permettent
seulement de définir une estimation du prix final de revient pour une communication en
interne.

les dossiers d’import physiques regroupent les informations relatives à une importation telles
que :
• BC
• Factures Marchandises reçues
• Factures Frais annexes affectés
• Factures transitaire
• Fiche de liquidation
• Certificats d’analyse (si nécessaire)
• Ordre de transit
• Engagement d’importation
• Bon de livraison
• Ticket de pesées...
Voir check list (Dossier import Annexe 4)

Contrôler la marchandise Contrôle

Acteur(s) :Magasinier
Le magasinier a la responsabilité de contrôler la conformité de la marchandise :

• Marchandise conforme : Le magasinier réceptionne la marchandise

 • Marchandise non conforme : Le magasinier réceptionne les quantités conformes et pour
les articles non conformes il suite la procédure relative à la gestion des non-conformité
achat.

Réceptionner marchandise Réception

Acteur(s) :Magasinier

Pour les achats stockés, la réception est effectuée uniquement et obligatoirement par le
magasinier. Il procède ou fait procéder sous sa responsabilité.

Produits reçus avec un certificat de conformité ou une preuve enregistrée de conformité : le

certificat fait alors foi et la réception technique est validée.

Les essais peuvent également être réalisés chez le fournisseur lui même, dans ce cas ils font
l’objet de clauses particulières dans le bon de commande.

Pour les achats non stockés, le bénéficiaire procède lui même à la réception.

Pour les achats non stockés, le bénéficiaire vise le bon de livraison ou le PV de réception du
fournisseur. S’il s’agit d’achats non stockés matériels, le bénéficiaire peut déléguer la réception
au magasinier qui procède à la réception, conformément à la procédure.( contrôle interne).

Le magasinier cachette et vise les bons de réception afin d’attester la bonne réception des
marchandises puis il classe manuellement chaque bon de livraison.

Cas particulier des matériels hors gabarit directement reçus sur site extérieur à AL : le bon de
livraison est signé par le bénéficiaire/ chef de projet, et transmis au magasinier qui procède à la
réception système conformément aux documents reçus par le bénéficiaire/chef de projet. Étant
donné que le matériel est déjà sur site, le magasinier procède immédiatement à la sortie du
stock (BL,transfert…).

Toute réception sans exception doit être enregistrée dans Navision :

• dans les 48h de la livraison effective pour les produits,
• dès l’acceptation de la fin des travaux ou services pour les prestations, sur la base
d’un bon de réception des travaux ou service commandé.
Tous les documents de réception originaux doivent être transmis au département achat.

Traiter la non conformité avec le fournisseur Traitement

Acteur(s) :Acheteur
A la récupération des documents, l’acheteur fait le rapprochement entre bon de commande et
bon de réception. En cas de non-conformité du produit livré par rapport aux spécifications de la
commande, l’acheteur doit prendre en charge le traitement avec le fournisseur.
Une fois en accord, l’acheteur archive manuellement le bon de réception dans le dossier
commande.

5. INDICATEURS DE PERFORMANCE :

Indicateur Abréviation Description Fréquence

6. LES ÉTATS DE CONTRÔLE :

Etat Lien
Suivi des dossiers d’import non clôturés
Fichier de suivi des litiges fournisseurs
Fichier de suivi des évaluations fournisseurs
Etat des achats sans BC
Etat des achats de régularisation (BC avec date ultérieure à la
date de la facture)